Axel Weese: Nicht wenige IT-Abteilungen verwalten ihre Systeme oder Bereiche ihrer IT-Infrastruktur separat und mit eigener Software. Bei kleineren Umgebungen mag das funktionieren und ausreichen. Mit zunehmender Größe und Bedeutung der Infrastruktur wird es jedoch wichtiger, das Gesamtbild zu verstehen und die Abhängigkeiten der Assets, also beispielsweise Server, Netzwerke und Anwendungen, untereinander zu kennen.

Mit einem zentralen Tool behalten Administratoren den Überblick und können sowohl kosten- als auch zeiteffizient arbeiten. Erst dieser Ansatz erlaubt eine holistische Sicht auf die gesamte Infrastruktur – sowohl in ihrer Breite als auch in ihrer Tiefe. Für das effizientere Management der gesamten IT-Infrastruktur bedarf es eines breiteren Sets an Funktionalitäten, angefangen von einer vernünftigen GUI über beispielsweise Planungsfunktionalitäten und vielfältige Schnittstellen bis hin zur Prozessintegration und Automatisierung. Ein entsprechendes Tool unterstützt dabei, die Infrastrukturlandschaft einfacher planen und verwalten, Störungen schneller beseitigen, Ressourcen und Bedarfe optimal synchronisieren sowie neue digitale Services flexibel und automatisiert bereitstellen zu können.

Kosten entstehen vor allem dann, wenn durch die Nichtbeachtung von Lebenszyklen die Infrastruktur fehleranfällig wird oder die Performance eingeschränkt ist. Denken wir zum Beispiel an Wartungs- und Supportlebenszyklen: Werden diese überschritten, erfolgt bei einem Ausfall die Reparatur nicht mehr innerhalb vereinbarter Wiederherstellungszeiten. Im schlimmsten Fall stehen überhaupt keine Ersatzteile mehr zur Verfügung oder der Support des Herstellers muss kostenpflichtig eingekauft werden. Die Folgekosten von ungeplantem Stillstand und dem Arbeitsausfall belaufen sich dann schnell auf Zahlen im sechsstelligen und höheren Bereich. Das heißt, wer die Lebenszyklen in seinem Assetmanagement gleich mit verwaltet, behält den Überblick und kann solchen Folgekosten ganz einfach vorbeugen.

Grundsätzlich ist das Thema für alle Unternehmen relevant, deren Infrastruktur eine gewisse Größe, Komplexität und Kritikalität erreicht hat. Auch KMU können kritische und komplexe Infrastrukturen betreiben, für die sie eine Managementtool benötigen. Erschwerend kommt bei KMU aber vielleicht hinzu, dass die Personaldecke in den verantwortlichen IT-Abteilungen oftmals noch dünner ist als bei Konzernen. Und je weniger interne Ressourcen vorhanden sind, desto mehr sind die betroffenen Admins mit dem Tagesgeschäft beschäftigt. Da bleibt wenig Zeit, sich um strategische Fragen zu kümmern.

Zunächst ist es ratsam, genau zu sondieren, welche Assets und Bereiche der Infrastruktur bereits dokumentiert wurden und welche besonders wichtig sind. Unter Umständen müssen Daten bereinigt oder angereichert werden. Über Schnittstellen lassen sich vorhandene Dokumentationen und Datentöpfe dann in ein zentrales Tool importieren. Noch nicht dokumentierte Bereiche muss das Unternehmen im zweiten Schritt sukzessive manuell aufnehmen. Wichtig ist eine Priorisierung, die sich meist an der Kritikalität der Infrastrukturen oder Services für das Unternehmen orientiert. Je kritischer, desto wichtiger, dass alles läuft. Die Roadmap kann zum Beispiel mit einer Klassifizierung aller Standorte nach Größenklassen erfolgen. Je nach Größe legt das Unternehmen dann fest, wie tief dokumentiert werden soll und mit welchen Standorten sie beginnen.

Ein Software-as-a-Service-Ansatz bietet viele Vorteile: Das Tool ist ohne zusätzlichen Integrationsaufwand sofort und remote nutzbar und – nicht zu unterschätzen – auch für externe Serviceprovider einfach erreichbar.