Für die meisten mittelständischen und großen Firmen ist IT-Asset-Management essenziell und alle Geräte im Unternehmen – ob physisch oder virtuell – sollten sich mit nur einem Tool managen lassen. So lässt sich eine umfassende Abbildung der gesamten IT-Landschaft und sämtlicher Verträge und Lizenzmodelle, auch aus der Cloud, sicherstellen. Neben der vollständigen Inventarisierung und den damit einhergehenden Aufgaben ist eine umfangreiche Kostenbetrachtung empfehlenswert.

Um das IT-Asset-Management auch bei der Desktopvirtualisierung (VDI) zu nutzen, muss die gesamte Umgebung vollständig inventarisiert werden. Bei VDI mit gehosteten Desktops ist allerdings mehr Flexibilität notwendig als in herkömmlichen Umgebungen. Da bei VDI häufig Thin oder Zero Clients zum Einsatz kommen, müssen diese ebenfalls gescannt werden.

Das Gleiche gilt für die komplette Serverlandschaft, ESXi-Hosts, Data Stores, die virtuellen Server sowie die physischen und die virtuellen Desktops. Für physische PCs und Notebooks ist der vollständige Scan der Hard- und Software erforderlich, bei gehosteten Desktops mit virtualisierter Hardware und immer gleichen Anwendungen ist dagegen lediglich die Softwarenutzung für das Application Metering interessant. Zudem ist es notwendig, die Cloudressourcen zu scannen, falls die Umgebung oder Teile davon in der Cloud laufen. Diese Basis schafft einen Überblick über die eingesetzten Endgeräte, Desktops und Server, die Hard- und Software sowie die Zuordnung von Mitarbeitern und Abteilungen.

Praktisch kann ein Szenario wie folgt aussehen: Schematisch befindet sich bei einer VMware-vSphere-Umgebung in der untersten Ebene der Data Store, also Festplatten. In der Ebene darüber liegen die physischen, leistungsstarken Server, die auf einer Virtualisierungsplattform mit Hypervisor ihre Arbeit verrichten. Der Hypervisor sorgt für die Trennung von physischer Hardware und den Gastsystemen. Auf den Servern laufen dann beliebig viele virtuelle Maschinen, je nachdem, wie leistungsstark der Server ist und wie viele Ressourcen die VM erhalten. Eine der VMs ist für die vCenter-Managementsoftware reserviert. Diese stellt eine Schnittstelle (API) bereit, um darüber die ganze Umgebung, wie Data Stores, die Ausstattung der physischen Server sowie die virtuellen Maschinen, zu scannen und die Daten in eine IT-Managementsoftware zu übertragen. In diesem Szenario wäre zeitgleich auch ein IT-Managementwerkzeug als virtuelle Maschine im Einsatz. Als Endgeräte dienen IGEL Thin und Zero Clients.

Durch unterschiedliche Scantechniken lässt sich eine vollständige und weitestgehend automatisierte Inventarisierung erreichen. Für den Scan der vSphere-Umgebung sorgt die Managementsoftware, die sich mit der API des vCenters verbindet. Dadurch ist eine Inventarisierung der kompletten Infrastruktur möglich. Die Informationen werden über die vCenter-API direkt aus der virtuellen ESXi-Umgebung ausgelesen und umfassen somit auch die Hardwaredaten der physischen ESXi-Hostsysteme. Das IT-Managementsystem importiert und ordnet die ausgelesenen Daten, um nachfolgend die Geschäftsprozesse zu unterstützen.

Für die IGEL-Endgeräte und Zero Clients gibt es einen speziellen Scanner. Dieser lässt sich beispielsweise über einen Tracker per SSH auf die Zielgeräte ausrollen. Die gesammelten Scandaten von Hard- und Software werden in die Datenbank der IT-Managementsoftware zurückgeliefert. Für sämtliche Windows-basierte Geräte gibt es einen Windows-Scanner. Dieser scannt zeitgesteuert oder auf Knopfdruck die physischen PCs und Server sowie auch die virtuellen Maschinen und Desktops als Gastsysteme der ESXi-Hosts. Dazu müssen die Scanner-Agenten auf die jeweiligen Maschinen, physische wie auch virtuelle, ausgerollt werden.

Das Lizenzmanagement ist im Fall virtueller Desktops nicht computerbezogen, sondern basiert vor allem auf dem Modell der Named User und auf serverseitigen Lizenzmodellen.

Virtuelle Desktops entstehen oft generisch zur Laufzeit und werden nach der Nutzungszeit wieder verworfen (nicht-persistente Desktops). Anwendungen aus dem Katalog lassen sich demnach meist über Gruppen aus dem Active Directory direkt den Mitarbeitern zuordnen. Während der Scan der Softwareanwendungen von gehosteten Desktops also nicht unbedingt von Bedeutung ist, gilt es für die Steuerung der Softwarelizenzen weiterhin zu wissen, ob und wie häufig die gekauften Anwendungen auf den virtuellen Clients der Mitarbeiter in Betrieb sind.

Deshalb sollte es immer die Möglichkeit geben, den Einsatz der Softwarelizenzen durch Application Metering zu optimieren, also die Softwarenutzung aufzuzeigen und festzustellen: Wo ist eine Lizenzreduktion möglich, weil eine bestimmte Software nicht genutzt wird?

Bietet eine Software zudem einen klaren Blick über die Total Cost of Ownership (TCO), hilft das gleichzeitig, Kosten zu minimieren. Durch die Möglichkeit, kommerzielle Daten abzubilden, Kosten zu erfassen und zu konsolidieren, sind auch für eine Umgebung mit Desktopvirtualisierung Kosten ermittelbar. Zunächst gilt es, sämtliche beteiligten Komponenten wie Clientgeräte, Netzwerkelemente, Server, Speichermedien und Softwarelizenzen im System zu erfassen. Dies wird, wie oben beschrieben, entweder durch automatischen Scan, Import von Daten oder die manuelle Anlage erreicht. Softwarelizenzen lassen sich beispielsweise auf Basis von Active-Directory-Gruppen automatisiert den Mitarbeitern zuordnen.

Eine komplette und saubere Inventarisierung ist die Grundlage für die nachfolgende Kostenermittlung. Die Kaufdaten, Finanzierungsdaten und Kosten müssen darüber hinaus möglichst vollständig eingetragen und geführt werden. Für jedes Asset sollten dazu kaufmännische Daten und ein Objektbuch für die Kostenerfassung bereitstehen. In speziellen Serviceobjekten lassen sich etwa Summen für Dienstleistungen führen, die keinem Asset zugeordnet werden. Objektbücher bieten beispielsweise die Möglichkeit, auf allen Ebenen im System Kosten abzubilden.

Zu den TCO bei Desktopvirtualisierung gehören vor allem folgende Kosten: Endgeräte, Datencenter und Server, Data Stores, Betrieb der virtuellen Desktops, Komponenten des Netzwerks, Softwarelizenzen und Betrieb des Rechenzentrums. Werden die virtuellen Desktops und Anwendungen von einem Clouddienstleister gehostet und gemanagt, so gehen auch die Abrechnungsdaten des Dienstleisters in die Gesamtbetrachtung ein. In der Microsoft Azure Cloud lassen sich die Nutzungsgebühren oftmals auf Knopfdruck abrufen und importieren.

Essenziell für einen kompletten TCO-Überblick ist es, dass in der IT-Managementsoftware sämtliche Kosten in der Kostenanalyse zusammenlaufen und dort konsolidiert werden. Vorteilhaft ist auch die Darstellung solcher Beträge in verschiedenen Dimensionen (Objektgruppen, Objekttypen, Kostenstellen, Zeitraum), wodurch sich diese aufsplitten und analysieren lassen. Jeder Kosteneintrag sollte einem Buchungskreis und einer Kostenstelle zugeordnet sein. Unter dem Strich lassen sich so Kosten erheblich besser steuern und letztlich reduzieren, was einen enormen Vorteil für den Verantwortlichen mit sich bringt.

Eine Software, die die vollständige Inventarisierung von Thin Clients, Virtualisierungsplattformen und Cloudum­gebungen unterstützt und zusätzlich ermöglicht, dass sämtliche Kosten in der Kostenanalyse zusammenlaufen und dort konsolidiert werden, liefert IT-Verantwortlichen fundierte Fakten, auf deren Basis sie belastbare Entscheidungen für die Zukunft treffen können. Compliance im Bereich Lizenzmanagement und ein vollständiges Lifecycle-Management sind weitere Punkte, die von großem Vorteil sind.