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2021

03

2021-03-01T12:00:00

IT-Automatisierung

SCHWERPUNKT

100

Automatisierung

Ansible

Verknüpfung analoger und digitaler Prozesse

Symbiose auf Knopfdruck

von Myrko Rudolph

Veröffentlicht in Ausgabe 03/2021 - SCHWERPUNKT

Unabhängig von Branche, Abteilung oder Unternehmensgröße spielen automatisierte Prozesse eine immer exponiertere Rolle. Zu einem stimmigen Gesamtpaket geschnürt ergeben sich flüssige Workflows, die die Arbeit erleichtern und effizienter gestalten. Um ein perfektes Zusammenspiel zu erreichen, müssen jedoch digitale und analoge Arbeitsschritte miteinander verknüpft werden – helfen können dabei individuelle Software sowie hauseigene Multifunktionsgeräte.

In der neuen Arbeitswelt wimmelt es nur so vor vielsagenden Anglizismen und Wortneuschöpfungen. Workflow reiht sich in die lange Liste der Begrifflichkeiten ein: Er beschreibt die definierte Folge von Arbeitsschritten zur Produktion von Ergebnissen, mit dem Ziel einer inhaltlichen, zeitlichen und logischen Struktur innerhalb und zwischen den Prozessen. Ein Workflow besteht aus vier Elementen: Bearbeiter, Aktivitäten, Ergebnisse und Zustände.
Hat in einem Beispiel Mitarbeiter M1 die Aktivität A1 noch nicht abgeschlossen und das Ergebnis E1 noch nicht fertiggestellt, kann Mitarbeiter M2 noch nicht mit der Aktivität A2 und der Erstellung des Ergebnisses E2 beginnen. Zustände definieren dabei die Bedingungen und Voraussetzungen dieses Vorgangs. Bei der stets wachsenden Menge an neuen Abläufen, ob bereits digital oder noch analog, kann eine Ordnung dieser Schritte oft nur durch eine grundlegende Automation gelingen.
Prozesse optimieren
Um alle Arbeitsabläufe in einen geordneten Fluss zu bringen, müssen sie zunächst alleinstehend funktionieren. Dies macht eine genaue Analyse und gegebenenfalls eine individuelle Verbesserung notwendig. Analoge und digitale Prozessoptimierung werden oft als Gegensätze verstanden, wobei Erstere scheinbar als vergangen und angestaubt und Letztere als der neuste Schrei gelten. Ein Trugschluss, ebenso wie die Annahme, digitale Prozesse laufen eigenständig ab und optimieren sich komplett von selbst.
In der neuen Arbeitswelt wimmelt es nur so vor vielsagenden Anglizismen und Wortneuschöpfungen. Workflow reiht sich in die lange Liste der Begrifflichkeiten ein: Er beschreibt die definierte Folge von Arbeitsschritten zur Produktion von Ergebnissen, mit dem Ziel einer inhaltlichen, zeitlichen und logischen Struktur innerhalb und zwischen den Prozessen. Ein Workflow besteht aus vier Elementen: Bearbeiter, Aktivitäten, Ergebnisse und Zustände.
Hat in einem Beispiel Mitarbeiter M1 die Aktivität A1 noch nicht abgeschlossen und das Ergebnis E1 noch nicht fertiggestellt, kann Mitarbeiter M2 noch nicht mit der Aktivität A2 und der Erstellung des Ergebnisses E2 beginnen. Zustände definieren dabei die Bedingungen und Voraussetzungen dieses Vorgangs. Bei der stets wachsenden Menge an neuen Abläufen, ob bereits digital oder noch analog, kann eine Ordnung dieser Schritte oft nur durch eine grundlegende Automation gelingen.
Prozesse optimieren
Um alle Arbeitsabläufe in einen geordneten Fluss zu bringen, müssen sie zunächst alleinstehend funktionieren. Dies macht eine genaue Analyse und gegebenenfalls eine individuelle Verbesserung notwendig. Analoge und digitale Prozessoptimierung werden oft als Gegensätze verstanden, wobei Erstere scheinbar als vergangen und angestaubt und Letztere als der neuste Schrei gelten. Ein Trugschluss, ebenso wie die Annahme, digitale Prozesse laufen eigenständig ab und optimieren sich komplett von selbst.
Klassische Abläufe wie beispielsweise das Bearbeiten von Papierdokumenten lassen sich noch immer nicht gänzlich vermeiden und bleiben wohl auch in Zukunft Teil unseres Alltags. Wer den digitalisierten Part verbessern und auf ein neues Level heben möchte, der muss sich zuallererst durch analoge Prozessoptimierung ein Fundament schaffen. Potenziale lassen sich beispielsweise in Form von Standardisierung, Harmonisierung oder der Bereinigung überflüssiger Schnittstellen und nicht wertschöpfender Projektschritte nutzen. An welcher Stelle genau ein Unternehmen anpacken muss, lässt sich zuvor analysieren. Deckt diese Erhebung eine Störung im Informationsfluss auf – bleibt beispielsweise bei der Rechnungsverarbeitung ein Beleg zu lange in einer Abteilung oder einem Arbeitsschritt hängen –, bietet der Prozess Verbesserungspotenzial. Im Idealfall sollte sogar erst dann mit der Digitalisierung begonnen werden. Aber auch nachträglich lässt sich auf diesem Weg noch einiges korrigieren.
Digitalanaloge Symbiose
Analoge Prozessoptimierung bleibt weiterhin als Basis und notwendige Ergänzung zu ihrem moderneren Pendant bestehen. Die meisten digitalen Prozesse arbeiten innerhalb ihrer definierten Grenzen. In der ganzen Digitalisierungseuphorie gilt es dann, das richtige Verhältnis zwischen dem anfallenden Aufwand inklusive Kosten und den erzielbaren Einsparungen oder Qualitätssicherungen zu finden.
So eignen sich zum Beispiel seltene Sonderfälle ebenso wenig wie schwer wandelbare Prozesse für eine Transformation. Banken dürften der älteren Generation wohl niemals die Überweisung auf Papierträgern abgewöhnen können und nicht nur viele große Verwaltungen bestehen in ihrem Einstellungsverfahren weiterhin auf papierbasierte Anschreiben. Diese analogen Prozesse bleiben also erhalten, müssen aber für einen funktionierenden Workflow dennoch in den digitalen Alltag eingebunden werden. Lassen Unternehmen diese beiden Arbeitswelten parallel und ohne jegliche Berührungspunkte laufen, verschenken sie damit nicht nur immens viel Potenzial, sondern nehmen auch gesteigerte Fehleranfälligkeit und die Möglichkeit von Abstimmungsproblemen in Kauf.
Mit Blick fürs große Ganze
Für einen perfekten Workflow gilt es nicht nur, die unterschiedlichen Arten der Abläufe im Auge zu behalten – auch abteilungs- und themenübergreifend gibt es immer wieder Verbindungen, die so hindernisfrei wie möglich ablaufen müssen. Prozessoptimierung bedeutet erfahrungsgemäß nicht zuletzt, den Prozess ganzheitlich als Baustein einer Organisation und im Kontext verschiedener Systeme zu verstehen: IT-Landschaft, Strategie, Recht, Gesetz, Sicherheit, Personal, Kunden und Organisation müssen ein schlüssiges Gesamtbild ergeben. Verändert sich eine dieser Dimensionen, sollten sich die anderen anpassen und dementsprechend austarieren.
Als eigentliche Herausforderung tritt nun die lückenlose Verfügbarkeit dieser Daten, innerhalb jeder Abteilung und von allen relevanten Mitarbeitern, hervor. Innovative Softwarewerkzeuge schaffen mittlerweile nicht nur beim eigentlichen Digitalisierungsprozess Abhilfe, sondern liefern auch intelligente Verknüpfungen zwischen den koexistierenden digitalen und analogen Prozessen und deren verschiedenen Ausführungen in den unterschiedlichsten Unternehmensbereichen. Multifunktionsgeräte in der Hardwarerolle können Software-optimiert als die ultimative Vernetzung für automatisierte Workflows dienen.
MFPs als Bindeglied
Scantechniken machen bereits einen großen Teil der digitalen Transformation aus – laufen aber im Normalfall nach einem anderen, simpleren Schema ab. Dokumente wie Rechnungen lassen sich direkt scannen und in unternehmensinterne Prozesse einbinden oder ablegen. So entsteht die Brücke zwischen den Arbeitsbereichen: Die analog erhaltenen Informationen finden ihren Weg in die automatisierte Infrastruktur und lassen sich für alle weiterführenden Prozesse nutzen – egal ob es sich um eine Hard Copy des Dokuments oder die Extraktion dessen Informationen handelt.
Exakt für diesen Zweck gestaltete Onlineplattformen oder eigens generierte, intelligent operierende Cloudapplikationen bringen eine neue Dimension der Automatisierung in den Arbeitsbetrieb. Dort lassen sich nicht nur durch einfaches Scannen Dokumente für alle einsehbar und zugreifbar ablegen, sondern auch wiederkehrende Aufgaben für die Mitarbeiter erstellen. Individuell programmierte oder vorgegebene Erinnerungsfunktionen können Mitarbeiter automatisiert motivieren und, wenn nötig, ihren Arbeitsstand kontrollieren. So entfällt der Mittelsmann zwischen dem analogen Dokument und seiner digitalisierten Version – diesen Platz übernimmt ein Mulitfunktionsdrucker (MFP) in Gänze.
Dezentral, autonom und auf Knopfdruck
Digitalisierungstechnologie dieser Art lässt sich, um ein Beispiel zu nennen, perfekt auf ein IT-Unternehmen mit Außendienstleistung anpassen. Angenommen 50 angestellte Techniker nutzen die hauseigenen Kraftfahrzeuge und müssen deshalb einmal im Quartal den Nachweis erbringen, dass sie im Besitz eines gültigen Führerscheins sind. Zuvor langwierige Prozesse unter Einbezug mehrerer Mitarbeiter lassen sich nun durch einen gespeicherten Rhythmus automatisieren: Die Verknüpfung mit dem dezentralen Netzwerk erlaubt einen HR-Workflow, der nach einer beliebig wählbaren Zeit alle Techniker per E-Mail erinnert und sie dazu auffordert, eine Kopie des Führerscheins einzureichen.
Im gleichen Moment erstellt das System eine Aufgabe pro Mitarbeiter und ordnet dem Prozess den Status "warten" zu. Nun können die Techniker an jedes beliebige MFP innerhalb des Betriebs gehen, sich mit einem Mitarbeiterlogin, der die Sicherheit des Systems gewährleistet, anmelden und den wartenden Scanauftrag bearbeiten – heißt, die Aufgabe mit nur einem Knopfdruck erledigen. Der Mitarbeiter scannt seinen Führerschein selbstständig ein und über die Schnittstelle landet das Dokument gleich im übergeordneten System. Zur gleichen Zeit erhält die Personalabteilung eine Information über die Speicherung des Scans und kann den Vorgang als abgeschlossen einbuchen.
Neben Technik auch Mitarbeiter gefragt
Multifunktionsgeräte machen innerhalb dieses automatisierten Prozesses ihrem Namen alle Ehre und dienen jedem Mitarbeiter als vielseitige Servicestation. Für spürbare, aber auch messbare Ergebnisse braucht es als Zusatz zur technologischen Hilfe nur noch die richtige Einstellung.
Denn sollen Veränderungen erfolgreich in den Arbeitsalltag integriert werden, müssen alle Beteiligten an einem Strang ziehen. Nur wenn sich jeder Mitarbeiter bereit zeigt, seine Routinen zu ändern, aus seiner jahrelang aufgebauten Komfortzone zu kommen und technischen Fortschritt als Mehrwertfaktor zu sehen, kann moderne Technologie greifen. Kluges Change Management, offene Kommunikation und Transparenz erweisen sich bei der Prozessoptimierung als unerlässlich und können nur in Kombination zu perfekt automatisierten Workflows führen.
Fazit
Um das volle Potenzial aus den unternehmenseigenen Prozessen zu holen, bedarf es flüssiger Workflows – auch zwischen analogen und digitalen Bereichen. Dies lässt sich durch eine Kombination aus der richtigen Herangehensweise und technischen Hilfsmitteln wie softwareunterstützten MFPs erreichen.
(ln)
Myrko Rudolph ist Gründer und Geschäftsführer des Berliner Software-Unternehmens exapture GmbH.