Managementsysteme für zentrales Wissen haben in den vergangenen Jahren einen heftigen Boom erlebt. Viele Unternehmen setzen auf proprietäre Lösungen, oft kommt etwa Atlassians Confluence zum Einsatz. Dass das jedoch nach hinten losgehen kann, mussten insbesondere Confluence-Betreiber kürzlich schmerzhaft lernen: Kurzerhand strich Atlassian nämlich die On-Premises-Version für kleine Setups; stattdessen, so das Unternehmen lapidar, sollen die von Atlassian in der Cloud gehosteten Instanzen von Confluence zum Einsatz kommen. Wer das nicht will oder aus recht- lichen Gründen nicht kann, hängt nun in der Luft.

Dass es auch anders geht, zeigt Open-Source-Software in Situationen wie diesen immer wieder. Tatsächlich existiert am Markt eine Vielzahl potenter Systeme für das Wissensmanagement in Unternehmen auf Open-Source-Basis. Eines davon ist BlueSpice von der Regensburger Hallo Welt! GmbH. Das Werkzeug kann nicht nur auf eine edle Provenienz verweisen – es basiert auf MediaWiki, der Software hinter Wikipedia –, sondern es präsentiert sich im Alltag auch auf Augenhöhe mit Confluence & Co. bei verschiedenen Themen.

Wir testen BlueSpice in der "Pro"-Edition in fünf Kategorien auf Herz und Nieren: Neben der Grundfunktionalität kommen die Sicherheitsfunktionen samt Compliance-Features von BlueSpice auf den Prüfstand. Unternehmen wollen außerdem, dass zentrale Systeme wie BlueSpice der eigenen Unternehmens-Corporate-Identity folgen – ist das mit BlueSpice möglich? Wie steht es außerdem um die Erweiterbarkeit? Unser fünftes Kriterium beschäftigt sich schließlich mit der Frage, wie Anwender Inhalte in BlueSpice finden und den Überblick nicht verlieren.

Die meisten Unternehmen stellen an ein Wissensmanagement keine so hohen Anforderungen – ein zentraler Aspekt ist aber stets ein hoher Umfang an Funktion gepaart mit einer intuitiven, leicht verständlichen Schnittstelle hin zum Benutzer. Hallo Welt! hat durch die Wahl von MediaWiki als Fundament sich selbst hier natürlich ideale Grundlagen geschaffen – abgesehen von der GUI. Unstrittig ist, dass MediaWiki riesige Mengen an Wissen sinnvoll verwalten kann, das Werkzeug stellt das in der Wikipedia jeden Tag weltweit unter Beweis. Die grafische Schnittstelle von MediaWiki jedoch wirkt auf viele Menschen altbacken, kompliziert und schwerfällig.

BlueSpice begegnet diesem Problem durch eine in weiten Teilen umgebaute Optik. Wer BlueSpice öffnet, fühlt sich – wohl auch wegen der Farbwahl – instinktiv eher an Confluence denn an MediaWiki erinnert. Am linken Rand des Fensters findet sich eine klassische Seitenleiste, deren Elemente der Admin aber festlegen kann. Rechts erscheint der Text eines Artikels, sobald ein Nutzer auf einen Link zu diesem klickt.

Wer von Confluence kommt, muss sich mit der inneren Struktur von BlueSpice zunächst anfreunden. Die Art und Weise, wie BlueSpice seine Artikel organisiert, übernimmt das Programm logischerweise vollständig von MediaWiki. Die aus Confluence bekannten und bei vielen Nutzern beliebten "Spaces" gibt es daher in Blue-Spice in dieser Form nicht. Für denselben Effekt muss der IT-Verantwortliche mittels "BlueSpice Farm" stattdessen mehrere BlueSpice-Instanzen miteinander verketten. Unterseiten unterstützt BlueSpice zwar, ihre Verwendung ist aber nicht sonderlich üblich. Namespaces und Kategorien sind mithin die gängigsten Wege, Daten in BlueSpice sinnvoll zu strukturieren. Wobei Kategorien eigentlich auch nur die Elemente eines speziellen Namespaces sind, die es schnell ermöglichen, indizierte Listen aller Artikel zu einem bestimmten Thema zu erstellen und zu präsentieren. Insgesamt wirkt die Struktur von BlueSpice weniger strikt und weniger komplex als jene von Confluence, doch sind klare Vorteile weder für das eine noch für das andere System zu erkennen. Die Ansätze sind "anders" und wer an den einen Ansatz gewöhnt ist, wird etwas Zeit benötigen, um sich zurechtzufinden.

Hat sich der Nutzer an die MediaWiki-Art der Datenhaltung erstmal gewöhnt, geht diese allerdings leicht von der Hand. Vorteile haben freilich Anwender, die auch bei der großen Wikipedia schonmal mitgearbeitet haben. Sie wissen etwa, wie sich Artikel indirekt miteinander verbinden lassen – etwa durch passende Links von einem auf einen anderen Text. Das BlueSpice-GUI ermöglicht es ohne große Verbiegungen, solche Links einzufügen.

Das zentrale Gestaltungselement in Blue-Spice sind einzelne Artikel, die als Seiten des Wikis auftreten. Hier spielt sich die eigentliche Arbeit ab, dort hinterlegen Nutzer Text oder reichern diesen um zusätzliche Details wie Tabellen an. Blue-Spice wartet hier mit einigen pfiffigen Features auf: Office-Dokumente etwa lassen sich nativ integrieren und auch aus BlueSpice heraus anzeigen. Bilder lassen sich einfach und gut einbinden. Und weil sich der Dienst Draw.io per Erweiterung ebenfalls einbinden lässt, ist es auch kein Problem, schematische Zeichnungen in BlueSpice-Artikel zu integrieren.

Insgesamt hat uns BlueSpice im Test den Einstieg in die Arbeit leicht gemacht. Verwirrungen oder Unklarheiten rührten bei unserem Test meist daher, andere Herangehensweisen von anderen Systemen gewohnt zu sein. Sie sind also nicht darauf zurückzuführen, dass bestimmte Features in BlueSpice besser oder schlechter implementiert sind als in anderen Tools – sondern einfach anders. Unternehmen, die BlueSpice einführen, dürfen jedenfalls davon ausgehen, dass die eigene Nutzerschaft nicht stundenlang Dokumentation wird wälzen müssen, um sich im Programm zurechtzufinden.

Besonders umfangreich präsentierte sich BlueSpice im Hinblick auf Sicherheits- und Compliance-Features. Hier hat der Hersteller erkennbar viel Arbeit investiert, denn MediaWiki selbst ist ab Werk nicht mit allzu vielen entsprechenden Funktionen ausgestattet. Bei BlueSpice spielen die Themen Sicherheit und Compliance hingegen gleich auf mehreren Ebenen wichtige Rollen. Zunächst im Hinblick auf die Software selbst: Sämtliche großen Unternehmen haben heutzutage ein zentrales Benutzerverzeichnis, basierend auf LDAP oder Active Directory. BlueSpice lässt sich nahtlos an LDAP ankoppeln (und indirekt damit auch an das Active Directory), sodass das zentrale Nutzerverzeichnis sich aus der Software heraus verwenden lässt.

Alternativ liefert BlueSpice auch eine eigene Benutzerverwaltung, die aber eher in kleineren Organisationen ohne zentrales Verzeichnis nützlich sein dürfte. Große Firmen müssen schon aus juristischen Gründen dafür sorgen, dass Ehemalige keinen Zugriff auf die Daten des Unternehmens mehr haben. Deaktiviert ein Admin den Benutzerzugang eines Anwenders, kann dieser sich automatisch auch nicht mehr in BlueSpice einloggen, wenn dieses aus demselben zentralen Verzeichnis seine Benutzerinformationen erhält.

Im Alltag viel wichtiger wird stattdessen die Rechteverwaltung sein, die zu BlueSpice gehört und eine deutlich aufgebohrte Variante der Rechteverwaltung aus MediaWiki ist. Hier konnten wir den Zugriff auf einzelne Bereiche des Wikis, auf Kategorien oder einzelne Namespaces fein granuliert steuern.

Darüber hinaus kommt BlueSpice ab Werk mit einer Vielzahl an Funktionen, die das Einhalten von Compliance-Regeln im Unternehmen massiv erleichtern. Wer etwa zum Zweck allfälliger Zertifizierungen Audit-Trails für betriebliche Vorgaben pflegen muss, findet die entsprechenden Werkzeuge dafür in BlueSpice – beispielsweise versionierte Dokumente und Changelogs. Obendrein lässt sich das Produkt auf verschiedene Arten im Unternehmen einsetzen, um Kollaboration systematisch zu ermöglichen oder zu erzwingen. So funktioniert BlueSpice nicht nur als zentrale Wissensdatenbank im Unternehmen, sondern kann etwa auch die Blogging-Plattform für die Mitglieder einzelner Teams sein. Vorrangig entscheidet über die Art und Weise, wie BlueSpice zum Einsatz kommt, die vom Nutzer für eine Seite ausgewählte Optik sowie deren Layout.

Die Anwendung kommt zudem mit umfangreichen Reporting-Features daher. Wie bereits erwähnt, lässt sich der schreibende Zugriff auf einzelne Seiten per Rechtevergabe unterbinden; falls ein Vier-Augen-Prinzip für Änderungen an einer Seite gilt, informiert BlueSpice bei Änderungen auf Wunsch automatisch die zu Reviewern erklärten Personen. Wer es noch detaillierter braucht, freut sich über eine Art Lifecycle-Management für Dokumente: Hier lassen sich von Mitarbeitenden Änderungen für Dokumente vorschlagen, die ein Review-Verfahren durchlaufen und nach der Absegnung durch eine autorisierte Person automatisch gültig werden. Ein kompletter Audit-Trail bleibt erhalten. Und falls Auditoren die Prozessdokumentation auch analog und nicht nur digital benötigen, baut die Exportfunktion von BlueSpice aus den entsprechenden Dokumenten auf Wunsch auch druckbare Bücher.

Nicht zuletzt sei an dieser Stelle zudem die API-Schnittstelle erwähnt, über die externe Anwendungen mittels ReST mit BlueSpice kommunizieren. Über Lua lassen sich in BlueSpice-Dokumenten damit Aktionen automatisch ausführen, falls externe Ereignisse eintreten – ein Commit in ein Git-Verzeichnis der CI/CD-Toolchain etwa könnte automatisch einen neuen Changelog-Eintrag auf der Wiki-Seite zum jeweiligen Tool erstellen.

Was in kleineren Unternehmen oft nicht weiter ins Gewicht fällt, ist für viele Konzerne von riesiger Bedeutung: Die konsequente Umsetzung der eigenen Corporate Identity, und zwar auch in Wer- kzeugen wie dem zentralen Tool für das Management von Wissen. Confluence bietet hier umfangreiche Funktionalität, die zu meistern allerdings einiges an Vorwissen bedingt. Die gute Nachricht ist, dass auch BlueSpice diese Fähigkeit besitzt und einmal mehr erbt es sie unmittelbar von MediaWiki. Denn MediaWiki selbst bietet ebenfalls sehr umfangreichen Support für Themes, auch wenn Wikipedia das eigentlich nicht zeigt. Denn seit 2010 dominiert das "Vector"-Thema das Geschehen der weltweiten Wikipedia.

Praktisch ist, dass die Inhalte der Navigationsleisten links und oben in BlueSpice wie in MediaWiki auch einfache Seiten im Wiki selbst sind, die sich mit relativ geringem Lernaufwand verändern lassen. Die genutzten Farben konnten wir zudem direkt in der Konfiguration des Wikis anpassen. Das Logo oben auf der Seite tauschten wir ebenfalls über den Dialog zur Konfiguration des Wikis.

In Summe präsentierte sich BlueSpice in seiner Optik dadurch als ausgesprochen anpassbar. Ganz gleich, ob der Administrator lediglich einzelne Teile der BlueSpice-Optik verändern oder dem Dienst eine komplett neue Optik verpassen möchte. Ganz ohne Lernkurve geht das allerdings nicht und wer schnell ein optisch passendes BlueSpice braucht, tut möglicherweise besser daran, bei einem Dienstleister ein speziell angepasstes Thema für MediaWiki (und mithin auch für BlueSpice) zu kaufen.

Damit der Nutzer trotzdem findet, was er sucht, bieten sich ihm in BlueSpice mehrere Möglichkeiten. Die ab Werk vorhandene Suchfunktion übernimmt die Software direkt aus MediaWiki. Diese durchwühlt im Wesentlichen die an das Wissensmanagement angeschlossene Datenbank nach den Schlüsselwörtern, die der Nutzer in die Suchmaske einträgt. Sonderlich effizient ist das nicht, weshalb in der Pro-Variante von BlueSpice "ExtendedSearch" Teil des Angebotes ist. Das ist ein Plug-in für MediaWiki, das auch mit BlueSpice gut funktionierte und die Suche deutlich effizienter gestaltete.

ExtendedSearch koppelt Elasticsearch an das Wiki an. Die im Wiki vorhandenen Inhalte indiziert ElasticSearch und macht sie so schnell durchsuchbar. In der Praxis bedeutete das einen erheblichen Komfortgewinn bei der Volltextsuche im Wiki. Und weil ElasticSearch stets den gesamten Inhalt des Wikis indiziert und eine der Stärken des Programms die schnelle Suche ist, fühlte sich die Aktivierung der ExtendedSearch-Funktion in Sachen Geschwindigkeit an wie ein echter Quantensprung.

Einen Stich hat das Glück allerdings: Damit ExtendedSearch in BlueSpice funktioniert, ist der Einsatz von ElasticSearch notwendig. Die Entwickler empfehlen, dieses auf derselben Maschine zu betreiben wie das Wiki selbst. Dazu sollte allerding genug RAM ebenso vorhanden sein wie sehr schneller, lokaler Speicher – idealerweise in Form von NVMe-Geräten oder schnellen SSDs. Die Installation von ElasticSearch ist einigermaßen simpel, trotzdem holt der Admin sich in dieser Konstellation ein komplexes Stück Software ins Haus, das zu warten ist.

Wem ElasticSearch nicht genügt, der kann in BlueSpice zudem eine semantische Suche etablieren. Dabei werden Artikel über bestimmte Schlagworte miteinander verknüpft, und jene Schlagworte sind zudem katalogisierbar und durchsuchbar. Der Aufbau etwaiger semantischer Verknüpfungen gestaltet sich je nach Umfang der vorhandenen Information zwar einerseits komplex – doch ist diese Arbeit erstmal erledigt, bringt die semantische Suche schnelle und gute Resultate in BlueSpice.

Wir haben bereits die Erweiterungen angesprochen, die BlueSpice von MediaWiki erbt. Implizit ist die Antwort auf die Frage, ob und inwiefern BlueSpice sich per Plug-in ausbauen lässt, freilich schon gegeben. Es sei an dieser Stelle aber auch nochmal ausdrücklich betont: BlueSpice erbt die Plug-in-Schnittstelle von MediaWiki und ist mit den Erweiterungen kompatibel, die für MediaWiki zur Verfügung stehen. Einen großen Teil seiner Zusatzfunktionen zu MediaWiki implementiert BlueSpice selbst ebenfalls in Form von Plug-ins.

Dass das im Alltag sehr hilfreich ist, zeigt sich an verschiedenen Stellen. Eine Gretchenfrage bei jeder Form von Texteingabe im Internet ist die nach der genutzten Software dafür. Praktisch alle CMS-Systeme etwa kommen mit eigenen Editoren, so genannten "What you see is what you get"-Editoren (WYSIWYG), in denen Text sich bereits so formatieren lässt, wie er später auf der fertigen Website aussehen soll. MediaWiki hat mehrere Editoren an Bord, die verschiedene Betriebsmodi unterstützen. Dazu gehört ein echter WYSIWYG-Editor ebenso wie ein Modus, der die Markup-Sprache von MediaWiki nutzt und dadurch in Sachen Formatierung manchmal etwas flexibler ist als der (deutlich intuitivere) Standard-Editor.

Und auch ansonsten lohnt sich ein Blick in die Plug-in-Liste von MediaWiki, falls dem Admin eine konkrete Funktion bei BlueSpice fehlen sollte. Dass seine Entwickler die MediaWiki-Plug-in-Schnittstelle übernommen haben und die Kompatibilität zu den offiziellen Plug-ins beibehalten, erwächst dem Produkt jedenfalls zum großen Vorteil.

Auf Basis des wohl meistbeanspruchten Wissensmanagements der Welt – der Software hinter Wikipedia – ist es den Hallo Welt!-Entwicklern gelungen, ein potentes Wissensmanagement für den Einsatz in Unternehmen aller Größe zu entwickeln. Dass BlueSpice vollständig quelloffene Software ist, verhindert den typischen Lock-In-Effekt bei einem Hersteller, den Confluence-Nutzer aktuell leider zu spüren bekommen. BlueSpice ließe sich so einfach nicht durch den Anbieter abdrehen, um den Kunden in die eigene, DSGVO-inkompatible Cloud zu zwingen.

Auf der Technikseite beeindruckt das Wissensmanagement mit Blue-Spice durch eine deutlich ansprechendere Optik als bei MediaWiki, eine wesentlich intuitivere Bedienung und schlaue Zusatzfunktionen. Die Integration von Werkzeugen wie ElasticSearch ist ebenso gelungen wie die Features im Hinblick auf Compliance und Sicherheit. Die Erweiterungsschnittstelle tut ihr Übriges, weil Unternehmen im Falle eines Falles Funktionalität sogar selbst nachrüsten können. In Summe präsentiert BlueSpice sich damit als leistungsfähige Alternative zu anderen Werkzeugen des Genres, vor allem aber zum Hauptkonkurrent Confluence. Wer auf der Suche nach zentralem Wissensmanagement ist, sollte das Programm daher auf der Uhr haben.