IT-Administrator: Was sind Ihrer Meinung nach die derzeitigen Trends im Bereich Kommunikation und Collaboration und welches Thema treibt den deutschen Mittelstand dabei besonders um?

Tobias Stepan: Ein aktuell sehr wichtiges Thema – vielleicht sogar das wichtigste – ist, einen durchgängigen Informationsfluss für sämtliche Mitarbeiter, Kunden und Zulieferer über alle mobilen Endgeräte hinweg zu ermöglichen. Und das zu jeder Zeit, von jedem Ort, zu jedem Anlass. Gemeint sind dabei nicht nur diejenigen, die im Home Office arbeiten, sondern auch mobile Arbeitskräfte ohne E-Mail-Zugang oder Büroarbeitsplatz. Hier braucht es möglichst wenig Tools. Oder noch besser ein einziges Werkzeug, das alle Anwendungsfälle hinsichtlich der Kommunikation und Zusammenarbeit abdeckt.

Die klassischen Wege wie Telefon oder E-Mail werden nicht verschwinden. Aber ihre Bedeutung wird weiterhin abnehmen. Denn die Vorteile von Videokonferenzen und Messaging sind jedem bewusst geworden. Ich bin davon überzeugt, dass hier in den nächsten Jahren noch viele Innovationen zu erwarten sind. So werden digitale Kommunikationstools Unternehmen immer mehr dahingehend unterstützen, ihre Kommunikationsprozesse zu automatisieren – was sich nicht nur positiv auf die Produktivität auswirkt, sondern auch Kosten einspart.

Um dem Wildwuchs Herr zu werden, empfiehlt es sich, Managed Devices in eine UEM-Plattform einzubinden. Darüber lassen sich Apps und Collaboration-Tools steuern und gegebenenfalls "blacklisten". Bei Unmanaged Devices ist es zwingend, unmissverständlich auf freigegebene Anwendungen hinzuweisen und die Nutzung von nicht datenschutzkonformen Apps wie etwa WhatsApp zu untersagen. In jedem Fall brauchen Administratoren Kommunikationswerkzeuge, die ein umfassendes Admin-Portal bieten. Denn damit lassen sich das Tool, seine Nutzer sowie sämtliche Einstellungen einfach und zentral verwalten.

Ein neues Tool einzuführen, bringt für alle Mitarbeiter einen entscheidenden Faktor mit sich: Veränderung. Das bedeutet, die Komfortzone zu verlassen und sich auf unbekanntes Terrain zu begeben. Je skeptischer Mitarbeiter sind, desto geringer ist die Chance, dass sie ein neues Produkt akzeptieren. Daher gilt es, die Einführung als Teil eines Change-Prozesses zu betrachten. Diesen gilt es, gut vorzubereiten und zu begleiten – also das "Warum" zu erklären, Anwendungsszenarien vorzustellen, Anlaufstellen bei Fragen und Feedbackmöglichkeiten zu bieten. Ein Pluspunkt ist außerdem, wenn die Software von Anfang an mit einer intuitiven Bedienung auftrumpft.

Die "neuen" Kommunikationswege gab es bereits vor der Pandemie. Und ja, Corona hat ihre Etablierung beschleunigt. Dennoch ist ein Umbruch kein Argument, Datenschutz und Sicherheit in der Unternehmenskommunikation zu vernachlässigen. Mittlerweile gibt es ein breites Angebot an DSGVO-konformen Kommunikationstools. Insbesondere die deutschen Anbieter haben hier stark aufgeholt. Trotzdem sind im Messenger-Bereich WhatsApp, Telegram und Signal in der Schatten-IT von Unternehmen weit verbreitet. Die Frage, die sich Unternehmen hier stellen sollten, ist: Möchte ich kostenfreie Produkte amerikanischer Anbieter in amerikanischen Clouds mit fragwürdigem Datenschutz nutzen? Oder bin ich bereit, für die Sicherheit meiner Kunden- und Unternehmensdaten zu zahlen? Sinnvoll ist, wenn Unternehmen eine Art Compliance-Checkliste führen, in der etwa folgende Aspekte erfüllt werden: eine professionelle Nutzeradministration, sichere App-Container, DSGVO-Konformität, unternehmensweite Sicherheitseinstellungen wie Datenspeicherfristen, Zugriffskontrollen und die Möglichkeit, Daten remote zu löschen oder einzelne Geräte zu sperren.

Im Unterschied zu Threema Work, das aus einer Consumer-App hervorgegangen ist, ist Teamwire als reine Business-Lösung konzipiert und viel mehr als ein sicherer Messenger. Wir bieten Business-Funktionen wie Alarmierungen, Statusnachrichten und Push-to-Talk, mit denen wir die speziellen Anforderungen von Unternehmen mit vielen mobilen Arbeitskräften und Non-Desk-Workern adressieren.