Ordnungsliebe

von Dr. Christian Knermann

Colligo Email Manager for Microsoft 365 hilft dabei, E-Mails und deren Metadaten strukturiert in SharePoint Online, Teams und OneDrive zu erfassen. Die Software erlaubt, archivierte Nachrichten mit Metadaten anzureichern, und soll so zu einer verbesserten Suche führen. Zudem verlagert die Anwendung das E-Mail-Archiv nach SharePoint Online und will so auch in größeren Mengen von E-Mails die Suche nach Objekten optimieren.

Colligo Networks aus Kanada hat sich auf Produkte rund um das Microsoft-Backoffice spezialisiert – insbesondere SharePoint und Exchange sowie deren Onlinevarianten aus dem Portfolio der Microsoft-365-Clouddienste. Der Colligo Email Manager for Microsoft 365 (CEM) verbindet Outlook mit SharePoint und erlaubt so, Informationen in E-Mails strukturiert zu archivieren und im Team zu teilen.

Colligo verfügt nach eigenen Angaben über mehr als 15 Jahre Erfahrung in der Entwicklung von Office-Add-ins und bietet mit dem Vorgängerprodukt "Colligo Email Manager for Outlook" ein Werkzeug an, das auch mit lokal installierten Instanzen von Exchange und SharePoint integriert.

Alles neu für die Cloud

Beim Colligo Email Manager for Outlook handelt es sich allerdings um ein herkömmliches COM-Add-in, dessen Nachteile auch dem Hersteller bewusst sind. So müssen COM-Add-ins ganz klassisch lokal auf den Clientcomputern installiert werden. In größeren Organisationen bedeutet dies in der Regel, Pakete für eine zentrale Softwareverteilung zu schnüren und regelmäßig Updates dafür auszurollen. Das funktioniert nur für die Desktopvariante von Outlook und gewährleistet folglich keine konsistente Benutzererfahrung über alle Geräte und Sichten vom Desktop über das Webmail-Frontend bis hin zu mobilen Applikationen.

Im Falle von COM-Add-ins läuft der Großteil der Anwendungslogik dezentral auf den Clients, nutzt deren lokalen Ressourcen und verlangsamt die Ausführung abhängig von der Hardware-Ausstattung des Clients und anderen lokal laufenden Applikationen. Insbesondere bei paralleler Nutzung mehrerer verschiedener COM-Add-ins entscheidet Outlook bei zu großen Verzögerungen in nicht vorhersagbarer Weise, einzelne Add-ins abzuschalten, sodass deren Funktionalität nicht zuverlässig gegeben ist. Weiterhin fehlt COM-Add-ins die tiefe Integration mit Teams und generell den neueren Diensten sowie Funktionen von Microsoft 365 in der Cloud.

Colligo pflegt das COM-Add-in daher zwar für diejenigen Kunden weiter, die noch nicht auf die Microsoft-365-Plattform wechseln können oder wollen, legt jedoch seit mehreren Jahren den Fokus auf die Entwicklung moderner cloudbasierter Add-ins, wie den Colligo Email Manager for Microsoft 365 sowie den "Colligo Content Manager for Microsoft 365" – beides native Add-ins für Microsofts Office-Ökosystem in der Cloud.

Add-ins verlagern hierbei nach dem Prinzip von Software-as-a-Service (SaaS) ihre Anwendungslogik zu einem Großteil in die Azure-Cloud, wo auch Colligo die hauseigenen Serverdienste hostet. Die Anwendungen kommen so weitestgehend ohne lokal auf den Endgeräten gespeicherten Code aus und der Bedarf für clientseitige Updates entfällt. Die Hersteller, in diesem Fall Colligo, liefern zur Bereitstellung von Add-ins lediglich sogenannte Manifestdateien im XML-Format zur zentralen Integration ins Microsoft 365 Admin Center. Die Mechanismen von Microsoft kümmern sich dann um die automatische Verteilung an die Clients. In dieser Weise bereitgestellte Add-ins funktionieren gleichermaßen auf Desktops, im Web sowie in mobilen Apps.

Lokale Integration nicht automatisch

Colligo unterstützt die Bereitstellung und Konfiguration des CEM mit Online-Dokumentationen sowie mit einer Reihe von sehr gut nachvollziehbaren Tutorial-Videos auf YouTube. Im Rahmen unseres Tests stellte uns der Hersteller temporäre Lizenzen zur Verfügung. Wir mussten diese nur noch mit unserem Microsoft-365-Tenant verbinden und über das Microsoft 365 Admin Center das zugehörige Add-in für unsere Benutzer provisionieren.

Für erste Tests kann ein Benutzer lokal im Outlook-Client über den Menüpunkt "Start / Add-ins durchsuchen / Alle" das Add-in im Microsoft Office Store suchen und hinzufügen. Falls der Zugriff auf den Store deaktiviert sein sollte, hilft das von Colligo auf Anfrage bereitgestellte XML-Manifest dabei, das Add-in einzurichten. In beiden Fällen kann ein Anwender aber nicht ohne administrative Hilfe tätig werden, da ein Administrator das Add-in zentral im Microsoft-365-Tenant berechtigen muss.

Zentrale Bereitstellung in wenigen Minuten

Daher entschieden wir uns für die zentrale Bereitstellung über das Microsoft 365 Admin Center. Auf diesem Weg konnten wir das Add-in einer Gruppe von Benutzern zuweisen, die es dann automatisch in allen Outlook-Instanzen auf Desktops, in den mobilen Apps unter Apple iOS und Google Android sowie in der Browser-Ansicht nutzen konnten. Hierzu erstellten wir zunächst eine dynamische Sicherheitsgruppe, da nach Angaben des Herstellers die Option "Gesamte Organisation" Add-ins nicht immer zuverlässig an neue hinzukommende Benutzer ausliefert.

So gerüstet, starteten wir im Bereich "Einstellungen / Integrierte Apps" des Microsoft 365 Admin Centers die Aktion "Apps abrufen", suchten im AppSource-Onlineverzeichnis nach dem Colligo Email Manager und klickten in dessen Detailansicht auf "Jetzt herunterladen". Der Assistent fragte uns zunächst, ob wir das Add-in nur dem ausführenden Benutzer, der gesamten Organisation oder bestimmten Benutzern beziehungsweise Gruppen zuweisen wollten. Hier entschieden wir uns für Letzteres und suchten nach unserer zuvor erstellten Sicherheitsgruppe.

Da CEM mit Exchange Online, SharePoint Online, OneDrive und Teams die zentralen Funktionsbereiche von Microsoft 365 miteinander verknüpft, ist die Liste der erforderlichen Berechtigungen lang. Sobald wir den Assistenten über die Schaltfläche "Bereitstellung fertig stellen" beendeten, blieb uns entsprechend nur, sämtliche angeforderten Berechtigungen im Namen unserer Organisation zu akzeptieren. Nach einer kurzen Wartezeit – deutlich weniger als die maximal 24 Stunden, die Microsoft in der offiziellen Dokumentation zum Office App Store angibt – erschien das CEM-Add-in in den Outlook Apps und dem Webmail-Frontend der zugewiesenen Benutzerkonten.

Innerhalb des Add-ins mussten wir uns noch einmal mittels Microsoft-Account authentifizieren. Anschließend waren wir darüber unmittelbar in der Lage, E-Mails in den persönlichen OneDrive-Bereich des jeweiligen Benutzers, in Dokumentenbibliotheken von SharePoint-Sites sowie in die Dateiablagen von Teams-Kanälen hochzuladen. Indem wir das Add-in über das Reißnagel-Icon in der obersten Zeile anhefteten und dann weitere E-Mails auswählten, konnten wir auch mehrere Objekte in einem Arbeitsgang in SharePoint Online hochladen.

Dabei bot uns das Add-in zunächst nur "Document" als "Content Type" an und fragte nach einem Titel für das Zielobjekt. Daraufhin speicherte CEM die gewählte Nachricht im MSG-Format am gewünschten Zielort. Mittels der Option "Separate Attachements / Edit File names" waren wir in der Lage, eine oder mehrere Anlagen einer E-Mail auszuwählen, die das Add-in dann als separate Objekte in SharePoint ablegte. Alle Anlagen erbten dabei die Metadaten der ursprünglichen E-Mail-Nachricht. Abschließend bot uns das Add-in optional weitere Schritte an, darunter die Möglichkeiten, einen Link zum gespeicherten Objekt in SharePoint zu verschicken, den Speicherort im Browser zu öffnen oder in einen Teams-Kanal zu posten.

Hilfreiches Admin Center

Diese grundlegende Funktionalität konnten wir zu einer strukturierten Ablage ausbauen und dabei auch die E-Mails zur Archivierung sowie späteren Auffindbarkeit mit zusätzlichen Metadaten versehen. Die erste Anlaufstelle hierfür war das Colligo Admin Center unter "https://admin. colligo365.com". Nachdem wir uns dort wiederum per Microsoft-Account authentifiziert hatten, präsentierte die Webseite ein Dashboard, das über vorhandene Lizenzen der verschiedenen Produkte von Colligo und deren Nutzung informierte.

Die vertikale Navigation am linken Bildrand bot vier weitere Bereiche. Der Punkt "Organization" lieferte einen detaillierten Überblick über unsere Lizenzen und deren Ablaufdatum. Weiterhin konnten wir hier zentral einige Einstellungen als Richtlinie vorgeben, etwa das Bearbeiten von Metadaten durch Endbenutzer deaktivieren oder den Dateitypen archivierter E-Mails von "MSG" auf "EML" ändern. Zudem durften wir an dieser Stelle individuelle Spaltennamen in SharePoint konfigurieren, auf die CEM die Metadaten von E-Mails abbilden sollte. Doch dazu später mehr.

Die übrigen drei Menüpunkte "User Set-up", "Groups" und "Sites" erwiesen sich als sehr nützlich dabei, das Add-in für die Endbenutzer zentral mit einer Auswahl empfohlener Ablageorte zu versorgen. Im Bereich des "User Setup" erschienen die Benutzerkonten unserer Endanwender automatisch, sobald sie das Add-in benutzten. Alternativ dazu konnten wir Benutzer auch vorab manuell anlegen und ihnen die gewünschten Produkte zuordnen. Weiterhin waren pro Benutzer die Rollen "User" oder "Administrator" wählbar, wobei Letztere alle Bereiche des Colligo Admin Centers verwalten darf. Accounts in der Rolle "User" ließen sich im weiteren Verlauf auch nur zur Verwaltung einzelner Gruppen berechtigen.

Schnelle Integration mit SharePoint

Zuvor konfigurierten wir aber im Bereich der "Sites" einige SharePoint-Sites, die für unsere Benutzer als Ablageorte für E-Mails dienen sollten. Dazu benötigten wir lediglich die URL zur jeweiligen Site, die wir aus der Browser-Ansicht von SharePoint Online entnahmen. Der Administrationsbereich "Groups" definiert Gruppen innerhalb von Colligo. Solche Gruppen bringen Benutzerkonten, SharePoint-Sites sowie "Quick Links" zusammen. Als Quick Links bezeichnet Colligo direkte Verknüpfungen einzelner Dokumentenbibliotheken innerhalb von SharePoint-Sites.

Entsprechend legten wir hier exemplarisch einige Gruppen an und ordneten diesen jeweils Benutzerkonten zu. Dabei konnten wir einzelne Benutzer als Gruppen-Administratoren festlegen. Diese durften sich daraufhin selbst mittels ihres Microsoft-Kontos am Colligo Admin Center anmelden, dort aber nur ihre Gruppe verwalten. Weiterhin wiesen wir den Gruppen unsere zuvor konfigurierten Sites zu und definierten auch Quick-Link-Gruppen. Eine solche Gruppe stellt jeweils das übergeordnete Objekt für einen oder mehrere Quick Links dar.

Um schließlich einen Quick Link zu konfigurieren, wählten wir die gewünschte SharePoint-Site aus einem Dropdown-Feld und mussten dann nur noch den relativen Pfad zur Zielbibliothek in ein Freitextfeld eintragen. Den Pfad ermittelten wir wiederum aus der Browser-Ansicht von SharePoint Online. Unsere vorkonfigurierten Speicherorte erschienen anschließend im Add-in der jeweiligen Benutzer als neue Bereiche "Featured Quick Links" und "Featured Sites" (Bild 1).

Sprachbedingte Zuordnung von Metadaten

Beim Hochladen von E-Mails bot uns SharePoint ohne Weiteres in unseren Dokumentenbibliotheken ausschließlich den Inhaltstyp "Dokument" an, der nur sehr wenige Metadaten aus Outlook übernahm. So setzte Colligo den Dateinamen einer archivierten E-Mail aus Absender, Datum und Betreff zusammen. Ansonsten fanden wir Metadaten in den Spalten "Erstellt", "Erstellt von", "Geändert von" sowie dem "Titel" vor. Letzteren konnte CEM zunächst nicht automatisch befüllen, da die Software nach dem englischen Spaltennamen "Title" suchte.

Insgesamt wertet CEM 23 Attribute einer E-Mail aus und versucht, diese in einer Spalte in SharePoint abzubilden. So liest Colligo etwa die Anzeigenamen und E-Mail-Adressen aus den Feldern "An", "Cc" und "Bcc" einer Nachricht und schreibt diese auf der Seite von SharePoint in die Metadaten, soweit dort ein passendes Feld vorhanden und im Datentyp definiert ist.

Der Hersteller hatte uns dazu ein Support-Dokument zur Verfügung gestellt, dem wir entnehmen konnten, welche Spaltennamen CEM erwartet. Da diese alle englische Bezeichnungen trugen, wir unseren Microsoft-365-Tenant aber primär in deutscher Lokalisierung verwenden wollten, nutzten wir den Bereich "Organization Email Metadata Mapping" des Colligo Admin Centers, um exemplarisch einige Metadaten auf deutsche Spaltenbezeichnungen abzubilden (Bild 2).

Benutzerdefinierter Inhaltstyp in SharePoint nötig

Nun mussten wir noch auf der Seite von SharePoint einen individuellen Inhaltstyp konfigurieren und diesen unseren Dokumentenbibliotheken zuordnen. Hierbei unterstützte uns der Hersteller wiederum mit einem einfach nachvollziehbaren Tutorial-Video, das uns durch die nötigen Schritte führte. So meldeten wir uns im Microsoft 365 Admin Center an, das uns zunächst in der Navigation zur Linken mit einem reduzierten Menü begrüßte. Sobald wir den Punkt "Alle anzeigen" wählten, erschien die Option "SharePoint", die uns in das SharePoint Admin Center führte.

Dort folgten wir den Empfehlungen von Colligo, einen neuen Inhaltstyp auf Basis des bereits existierenden Typs "Dokument" zu erstellen und diesen dann um zusätzliche Spalten zu erweitern. Dazu navigierten wir zum Bereich "Inhaltsdienste / Inhaltstypkatalog", der uns alle in unserem Tenant verfügbaren Inhalts-typen auflistete. Über die Schaltfläche "Inhaltstyp erstellen" generierten wir einen neuen Inhaltstyp namens "E-Mail", den wir der Kategorie "Dokumenteninhaltstypen" zuordneten, und aus derselben Kategorie das "Dokument" als übergeordneten Inhaltstyp bestimmten. Das SharePoint Admin Center öffnete anschließend automatisch die Eigenschaften des neuen Inhaltstyps.

Nun konnten wir mittels der Schaltfläche "Sitespalte hinzufügen / Neue Sitespalte erstellen" den Datentyp nach unseren Wünschen erweitern. Dabei nutzten wir die Spaltennamen, die wir zuvor im Colligo Admin Center eingetragen hatten (Bild 3). Anschließend wählten wir aus der Kopfzeile die Aktion "Veröffentlichen", um den Datentyp in SharePoint Online bereitzustellen. Anders als im Tutorial in Aussicht gestellt, mussten wir nicht längere Zeit warten, sondern konnten unseren neuen Inhaltstyp bereits nach wenigen Minuten in unseren SharePoint-Bibliotheken verwenden.

Inhaltstyp in SharePoint schnell eingebunden

Den neuen Inhaltstypen fanden wir in der Browser-Ansicht von SharePoint Online in unseren Bibliotheken. Dort waren über das Zahnradsymbol oben rechts die "Bibliothekseinstellungen" und schließlich die Seite "Erweiterte Einstellungen" aufzurufen. Hier aktivierten wir die Option "Verwaltung von Inhaltstypen zulassen?", womit SharePoint bei den Einstellungen den neuen Bereich "Inhaltstypen" einblendete. Hier nutzten wir nun die Aktion "Aus vorhandenen Websiteinhaltstypen hinzufügen", um unseren benutzerdefinierten Inhaltstyp "E-Mail" auszuwählen. Zu guter Letzt blieb uns nur noch, mittels der Aktion "Reihenfolge der neuen Schaltflächen und Standardinhaltstyp ändern" unseren Datentyp als Standard zu definieren.

Da eine Teams-Gruppe unter der Haube jeweils einer Site in SharePoint Site entspricht, konnten wir diese Anpassungen auch für alle Dateiablagen in Teams vornehmen, indem wir aus dem Teams-Client heraus mit der Aktion "In SharePoint öffnen" zur Browser-Ansicht des entsprechenden Teams navigierten.

Sobald wir nun in Outlook eine oder mehrere E-Mails zum Upload nach SharePoint Online auswählten, extrahierte CEM automatisch die Metadaten und schrieb sie in die passenden Spalten in SharePoint Online. Im Browser konnten wir schließlich eine neue Ansicht erstellen oder die aktuelle Ansicht der jeweiligen Dokumenten-Bibliothek bearbeiten, um die zusätzlichen Spalten mit den Metadaten anzuzeigen und die archivierten E-Mails danach zu sortieren und zu filtern.

Verwaltete Metadaten individuell anpassbar

Zur weiteren Verfeinerung unserer Metadaten empfahl uns Colligo, zusätzlich die SharePoint-Funktion "Verwaltete Metadaten" einzubinden, und unterstützte auch dies mit einem gut nachvollziehbaren Tutorial. Hintergrund hierfür ist, dass wir zwar direkt innerhalb der Browser-Ansicht einer Dokumentenbibliothek Spalten der Typen "Auswahl" und "Nachschlagen (in Informationen, die sich bereits auf dieser Website befinden)" nutzen konnten. Diese erlauben aber nur flache Listen von Begriffen, keine Hierarchien. Weiterhin sind diese Spalten nur innerhalb einer SharePoint Site und nicht im gesamtem Tenant verfügbar.

Stattdessen begaben wir uns im SharePoint Admin Center zum Bereich "Inhaltsdienste / Terminologiespeicher". Dort konnten wir eine Ausdrucksgruppe hinzufügen, die eine Taxonomie von Begriffen abbildet. Damit waren wir in der Lage, eine Struktur von Termen über Sites hinweg im gesamten Tenant bereitzustellen und so den Typ einer E-Mail zu klassifizieren – etwa "Angebotsanfrage\ Kunde A" und "…\ Kunde B" oder "Supportanfrage\ Produkt A" und "...\Produkt B".

Daraufhin erweiterten wir unseren individuellen Inhaltstypen um eine Spalte vom Typ "Verwaltete Metadaten", verknüpft mit unserer Taxonomie. Sobald wir den geänderten Inhaltstyp veröffentlicht hatten, präsentierte uns das Outlook-Add-in beim Archivieren von E-Mails ein passendes Eingabefeld zur Auswahl des gewünschten Terms aus der Taxonomie.

Fazit

Der Colligo Email Manager for Microsoft 365 schlägt die Brücke von Outlook zu SharePoint. Das eröffnet eine interessante Möglichkeit, Informationen in E-Mails strukturiert zu archivieren und im Team zu teilen. Besonders gut hat uns die Umsetzung als modernes Add-in gefallen, das ohne umständliche Installation plattformübergreifend den Weg zum Anwender findet.

Die Möglichkeiten, archivierte Nachrichten mit Metadaten anzureichern, gehen deutlich darüber hinaus, was Archiv-Ordner in Exchange und die Suchfunktion von Outlook leisten. CEM verlagert das E-Mail-Archiv nach SharePoint Online und erleichtert auch in größeren Mengen von E-Mails das Suchen sowie Finden einzelner Objekte signifikant. Wer in der Gegenrichtung aus Outlook heraus möglichst einfach auf Inhalte in SharePoint Online zugreifen möchte, sollte auch dem Colligo Content Manager for Microsoft 365 eine Chance geben. Der ergänzt den Email Manager und sorgt für eine bidirektionale Verknüpfung der Funktionsbereiche von Microsoft 365.

Produkt	Add-in zur Archivierung von E-Mails in Microsoft SharePoint Online, Teams und OneDrive
Hersteller	Colligo Networks https://www.colligo.com/sharepoint-addons/microsoft-365/
Preis	Ab 5 Euro pro Benutzer und Monat; Staffelpreise auf Anfrage
Systemanforderungen	Microsoft 365 (ehemals Office 365); Unterstützung für die Desktopvariante, Webansicht sowie mobilen Apps von Microsoft Outlook 365
Technische Daten	https://www.it-administrator.de/downloads/datenblaetter