Beschränkte sich das klassische Office-Paket mit Excel, PowerPoint und Word noch auf die Kernapplikationen zur lokalen Installation, hat Microsoft das Angebot in den letzten Jahren konsequent weiterentwickelt. Den gewohnten Varianten der Desktopanwendungen zur Installation unter Windows oder macOS hat der Hersteller Webversionen sowie Apps für die mobilen Betriebssysteme Apple iOS, iPadOS und Google Android zur Seite gestellt. Falls Sie ein Chromebook Ihr Eigen nennen, müssen Sie dort allerdings mit den Webversionen vorliebnehmen, da Microsoft die Verwendung der Android-Apps unter Chrome OS nicht mehr unterstützt.

Clouddienste wie Teams, OneDrive oder auch SharePoint Online bauen plattformübergreifend die Funktionalität aus und befördern die gemeinsame Arbeit im Team, gerne auch gleichzeitig an ein und demselben Dokument. Weitere Funktionen kümmern sich um die zentrale Verwaltung von Einstellungen sowie um Sicherheit und Compliance.

Doch Obacht im Lizenzdschungel: Microsoft schnürt diverse Pakete mit unterschiedlichen Funktionen und nicht jedes davon enthält sowohl die Desktopapplikationen als auch deren Webversionen und die mobilen Office-Apps. Der Plan "Microsoft 365 Business Basic" als günstigstes Angebot für kleine und mittelständische Unternehmen beschränkt sich ausschließlich auf den Webzugriff und die mobilen Begleiter, die ausgewachsenen Desktopapplikationen sind nicht enthalten [1]. Dies gilt ebenso für die Pläne "Office 365 E1" und "Microsoft 365 F3" [2].

Die übrigen Pläne "Microsoft 365 Business Standard/Premium", "Microsoft 365 Apps for Enterprise", "Office 365 E3/E5" sowie "Microsoft 365 E3/E5" beinhalten sämtliche Varianten der Office-Anwendungen – jeweils ergänzt um verschiedene Kombinationen weiterer Dienste [3]. Im Folgenden legen wir den Fokus auf die Bearbeitung von Dokumenten in den klassischen Anwendungen Word, PowerPoint sowie Excel.

Was deren Desktopversionen in Jahrzehnten an Funktionsvielfalt angesammelt haben, nutzen viele Endanwender nur zu einem Bruchteil. Office im Web und auf den mobilen Plattformen bildet entsprechend längst nicht alle Funktionen ab. Viele User mögen den reduzierten Funktionsumfang und die aufgeräumte Oberfläche als Wohltat empfinden. Doch gerade in größeren Unternehmen existieren für zahlreiche Anlässe Office-Vorlagen, die erweiterte Funktionen nutzen, sowie Regelwerke zum Corporate Design (CD), die zu verwendende Schriftarten und millimetergenau das Layout vorgeben. Entsprechend lohnt sich ein Blick darauf, was Office im Browser sowie in Form von mobilen Apps leistet und was nicht.

In den App-Stores von iOS und Android bietet Microsoft passend zum Office-Ökosystem zahlreiche Apps an, darunter eigenständige Ausgaben von Word, Excel und PowerPoint. Daneben hat der Hersteller bereits im vergangenen Jahr eine integrierte App veröffentlicht, die schlicht die Bezeichnung "Microsoft Office" trägt und die Funktionen der drei einzelnen Office-Anwendungen unter einer Haube vereinigt. Bislang lässt Microsoft keine Ambitionen erkennen, den einen oder anderen Entwicklungszweig aufzugeben. Sie können folglich die Apps parallel installieren und nutzen.

Die integrierte App beansprucht weniger Speicherplatz als die drei einzelnen Apps. Sie bringt zudem eine Registerkarte mit zusätzlichen Funktionen mit, wie die Erkennung von Text und Tabellen in Bildern, was bislang die separate App "Office Lens" erforderte. Sie können weiterhin PDF-Dateien per Stift oder Fingerabdruck signieren und auch per Kamera fotografierte Inhalte direkt in ein PDF überführen. Außerdem bindet die App den Dienst "transfer.office.com" ein, mit dem Sie Dateien zwischen mobilem Gerät und einem Desktopcomputer austauschen können. Der Dienst ist aber optional, da alle Apps bestens mit OneDrive zusammenspielen.

Ansonsten ist der Funktionsumfang der integrierten App weitestgehend identisch mit den eigenständigen Ausgaben der Word-, Excel- und PowerPoint-Apps sowie deren Webversionen. Letztere funktionieren allerdings nur mit dauerhafter Onlineverbindung, während die Apps in Grenzen auch offline arbeiten.

Kompliziert wird es, sofern Ihr Corporate Design Schriftarten vorsieht, die nicht bereits auf den gewünschten Zielplattformen vorhanden sind. Wie Office sich verhält und Ihre Dokumente anzeigt, hängt dann gleich von mehreren Faktoren ab:

- Ist die jeweilige Schriftart auf einem Clientgerät installiert?

- Ist die Schriftart eingebettet?

- Und falls ja, hat der Hersteller der Schriftart alle Anwendungsfälle freigegeben oder die Nutzung technisch eingeschränkt?

Die gute Nachricht vorweg: Bislang haben sich fehlende Schriftarten bei der Bearbeitung als nicht-destruktiv erwiesen. Das bedeutet, wenn eine bestimmte Schriftart fehlt, ersetzt Office diese durch eine mehr oder weniger passende Standardschriftart des Clients. Anzeigen am Bildschirm und Ausdrucke sind in dieser Situation dann zwar nicht originalgetreu, Sie können aber ein Dokument durchaus bearbeiten, Texte verändern und ergänzen. Sobald Sie das Dokument dann wieder auf einem Client mit installierter Schriftart öffnen, stellt Office es korrekt dar.

Die ausgewachsenen Versionen von Word und PowerPoint bieten beim Speichern von Dokumenten in den erweiterten Eigenschaften die Option, Schriftarten in die jeweilige Datei einzubetten. Excel beherrscht dies dagegen nicht. Das Einbetten ist im Einzelfall praktisch, wenn Sie ein Dokument mit Nutzern teilen möchten, auf deren Clients die gewünschte Schriftart nicht vorhanden ist. Je nach verwendeten Schriftarten kann dies aber die Größe eines Dokuments von wenigen KByte auf mehrere MByte aufblähen.

Bei Schriftarten, die zur privaten und geschäftlichen Verwendung frei verfügbar sind, haben wir ansonsten keine negativen Effekte festgestellt. Web- und App-Versionen von Word und PowerPoint stellen die eingebetteten Fonts korrekt dar und erlauben auch das Bearbeiten von Dokumenten. Hersteller kostenpflichtiger Fonts schränken aber oftmals in ihren Lizenzbedingungen die Nutzungsmöglichkeiten ein und verankern dies auch gern technisch in den Installationsdateien der Fonts.

Wir haben die Erfahrung gemacht, dass Word im Browser manche geschützten Schriftarten bei der Darstellung einfach durch einen Standard-Font ersetzt, aber zumindest die Bearbeitung zulässt. PowerPoint reagiert stattdessen nur mit der Meldung "SCHREIBGESCHÜTZT – Diese Präsentation enthält schreibgeschützte eingebettete Schriftarten. Um sie zu bearbeiten, verwenden Sie die App." Welche Schriftart genau der Übeltäter ist, verrät die Meldung leider nicht (Bild 1).

Unter iOS und Android waren sich die integrierte App sowie die eigenständigen Versionen von Word und PowerPoint einig. Alle wollten unsere Word- und PowerPoint-Dateien ausschließlich schreibgeschützt zur Anzeige öffnen, solange sie eingebettete Schriftarten enthielten, die deren Hersteller nur für das Drucken oder die Vorschau lizenziert hatten. Hier war die Fehlermeldung noch weniger aussagekräftig und verwies lediglich auf "Inhalte", die eine Bearbeitung verhindern. Das Einbetten von Fonts kann also kontraproduktiv sein. Ob dies auf die Schriftart Ihrer Wahl zutrifft, kann jeweils nur ein Test zeigen. Etwaige Probleme vermeiden Sie, indem Sie Schriftarten nicht einbetten, sondern auf den Clientgeräten installieren.

Unter Windows und macOS installieren Sie Schriftarten (erkennbar an der Dateiendung TTF oder OFT) einfach per Doppelklick auf die jeweilige Datei. Alternativ bringen Sie die Schriftarten per zentraler Softwareverteilung aus. Dies ist auch für Clients unter iOS und iPadOS der einfachste Weg. Sind Ihre Apple-Geräte in ein Mobile Device Management (MDM) eingebunden, verteilen Sie Fonts per Konfigurationsprofil.

Ungleich schwerer haben es Einzelkämpfer, deren Gerät nicht mit einem MDM verbunden ist, da Apples mobile Betriebssysteme die lokale Installation von Schriftarten nicht ohne Weiteres vorsehen. Mehrere Alternativen führen in diesem Fall zum Erfolg: Als Abonnent der kostenpflichtigen Adobe Creative Cloud (CC) installieren Sie Schriftarten über die mobile CC-App. Die möchte allerdings mindestens alle 60 Tage geöffnet werden, um zu überprüfen, ob Ihr Abonnement noch gültig ist. Die App "Font Diner" beinhaltet mehrere Fonts zur kostenfreien persönlichen Nutzung. Ansonsten schnürt die App Schriftarten zu Paketen, die als In-App-Kauf jeweils geringe jährliche Kosten verursachen. CC und Font Diner verbuchen als Vorteil, dass Sie die Schriftarten ohne Umwege direkt im Systemkontext von iOS und iPadOS installieren, wo auch Microsoft Office sie findet. Beide beschränken ihre Angebote aber auf die von ihren Herstellern vorgegebenen Fonts.

Möchten Sie eigene Schriftarten installieren, so finden Sie im App-Store auch dafür passende Werkzeuge. Exemplarisch erwähnt seien die Apps "AnyFont" [4] sowie "Fontcase – Manage Your Type" [5]. AnyFont integriert diverse Online-Anbieter und importiert Schriftarten aus DropBox, iCloud Drive sowie per Dateifreigabe über iTunes. Fontcase zeigt sich bei den Quellen noch flexibler und inter-agiert mit der App "Dateien" des Betriebssystems, liest also Fonts aus dem lokalen Speicher und allen angeschlossenen Dateidiensten ein.

Beide Apps richten Fonts ein, indem sie daraus lokal auf dem Gerät Konfigurationsprofile schnüren und zur Installation anbieten. Dabei kann AnyFont mit mehreren Profilen umgehen, die jeweils ein oder mehrere Schriftarten umfassen, während Fontcase ein großes Profil mit allen in der App bekannten Schriftarten erzeugt. Als nachteilig erweist sich in beiden Fällen, dass es sich um nicht-signierte Profile handelt, die Sie über die Einstellungen des Betriebssystems noch explizit installieren müssen (Bild 2). Doch immerhin finden so auch ohne MDM beliebige Fonts ihren Weg auf mobile Apple-Geräte.

Individuelle Schriftarten sind jedoch nicht die einzige Herausforderung, da sich der Desktop auf der einen sowie Web und mobile Apps auf der anderen Seite auch im Hinblick auf viele der erweiterten Funktionen unterscheiden. Einen aktuellen Überblick zu Office im Web finden Sie etwas versteckt in der offiziellen Beschreibung der Dienste von Microsoft 365 und Office 365 und dort im Kapitel "Office for the web service description" ab Seite 336 [6]. Weiterhin widmet Microsoft den einzelnen Anwendungen jeweils Support-Artikel in der Online-Dokumentation, denen Sie im Detail die auf den verschiedenen Plattformen verfügbaren Optionen entnehmen können.

Sind ältere Add-ins Bestandteil Ihres geschäftlichen Alltags, schwingt das Pendel klar in Richtung der Desktopversionen. Das betrifft sämtliche COM-Add-ins für Word, Excel und PowerPoint, die mobil und im Web nicht funktionieren. Ebenso bleiben sämtliche auf Makros basierenden Add-ins, die sich mittels Dateien etwa in den Formaten DOCM, XLAM oder auch PPAM in die Desktopversionen integrieren, in den funktionsreduzierten Ablegern der Anwendungen außen vor. Der einzige gemeinsame Nenner sind moderne Add-ins, die Sie auf allen Plattformen gleichermaßen über den Microsoft Office Store beziehen können. Im Falle älterer Erweiterungen bleibt Ihnen folglich nur, deren Hersteller zu bitten, die Funktionen mittels der modernen Methoden neu zu implementieren oder selbst eine solche Entwicklung in Angriff zu nehmen.

Die abgespeckten Ableger von Word öffnen die alten Formate DOC und DOT zwar, speichern aber immer im neuen Format. Die aktuellen Formate für Dokumente und Vorlagen (DOCX und DOTX) sowie auch deren Varianten mit Makros (DOCM und DOTM) öffnet und speichert Word plattformübergreifend. In letzterem Fall führen die Webversion und die mobilen Apps enthaltene Makros aber nicht aus und können auch keine neuen Makros aufzeichnen. Bereits vorhandene Makros bleiben aber zumindest erhalten und funktionieren zurück in der Desktopversion weiterhin [7]. Mit OpenDocument-Text (ODT) können die abgespeckten Versionen von Word ebenfalls umgehen.

Die für die Zusammenarbeit im Team besonders nützlichen Funktionen stehen plattformübergreifend bereit. So können Sie auch im Web und mobil Änderungen nachverfolgen, einzelne oder alle Änderungen im Dokument akzeptieren oder ablehnen und mit Kommentaren sowie Kommentar-Threads arbeiten. Auch die Rechtschreibung überprüft Word in allen Versionen, die Grammatik dagegen nur auf dem Desktop sowie im Web, nicht aber in den Apps.

Grundlegende Einstellungen im Hinblick auf das Layout gelingen auch im Web sowie per App. So können Sie jeweils das Seitenformat, die Ausrichtung und die Abstände an den Seitenrändern verändern sowie auch Spalten setzen. Word im Web beherrscht allerdings nur einfache Seitenumbrüche, während die Apps Seiten- und Spaltenumbrüche sowie auch die vom Desktop bekannten Methoden zum Abschnittswechsel – auf der nächsten Seite, fortlaufend, auf gerader oder ungerader Seite – unterstützen.

Fuß- und Endnoten wie auch Kopf- und Fußzeilen funktionieren auf allen Plattformen. Bei komplexeren Layouts und Dokumenten, wie Berichten oder wissenschaftlichen Arbeiten, hat Word auf dem Desktop dennoch klar die Nase vorn. Verzeichnisse für Inhalt, Abbildungen oder Tabellen können Sie weder im Web noch per App erzeugen, ebenso wenig Zitate oder ein Literaturverzeichnis. Tabellen und Abbildungen dürfen Sie zwar einfügen, aber nicht mit Beschriftungen versehen. Immerhin können Sie auf dem Desktop erstellte Verzeichnisse sowie Beschriftungen anzeigen und auch aktualisieren.

Unterschiede zwischen der Webversion und den mobilen Apps offenbaren sich vor allem im Menü "Einfügen". Die Schaltfläche für Symbole findet sich nur im Web. Umgekehrt können Sie Formen, Textfelder und Formelobjekte nur mittels der App hinzufügen, nicht aber im Web. Der Formel-Editor ist allerdings auch in der App nur von geringem Nutzen, da er ohne Vorlagen und die erweiterte Menüleiste der Desktopversion auskommen muss. Er eignet sich folglich für kleinere Korrekturen an bereits vorhandenen Formeln, während Word auf dem Desktop das Werkzeug der Wahl für neue Formeln ist.

Microsofts Tabellenkalkulation verhält sich analog zu Word und möchte Dateien im alten XLS-Format nach Änderungen immer als aktuelle XLSX-Arbeitsmappe ablegen. Auch Excel kann mobil sowie im Browser Dateien mit Makros (XLSM) darin öffnen, ändern und unbeschadet wieder speichern, die Makros jedoch nur auf dem Desktop ausführen. Mit binären Arbeitsmappen (XLSB) und OpenDocument-Spreadsheets (ODS) versteht sich Excel auf allen Plattformen. Auch bei den verfügbaren Funktionen haben Desktop sowie die Web- und App-Versionen inzwischen weitestgehend gleichgezogen [8].

Die größten Unterschiede zwischen den Plattformen offenbaren sich, wenn Sie die Tabellenkalkulation für fortgeschrittene Aufgaben der Datenanalyse verwenden möchten. Eine der größten Stärken, nämlich Daten aus vielen verschiedenen Quellen zu importieren, kann Excel ausschließlich auf dem Desktop ausspielen. Nur dort können Sie Text- oder CSV-Dateien einlesen sowie Daten und diverse weitere Quellen verbinden.

PowerPoint als drittes Mitglied der Office-Familie verhält sich beim Umgang mit den diversen Dateiformaten gegenüber Word und Excel anders. So öffnet und ändert PowerPoint zwar sowohl

Microsofts Formate für Präsentationen (PPTX und PPSX) als auch OpenDocument-Presentations (ODP). Die älteren Formate der Versionen PowerPoint 97 bis 2003 konvertiert PowerPoint bei der Bearbeitung automatisch ins aktuelle Format. Neue und alte Vorlagen sowie auch Dateien mit Makros darin zeigt die Anwendung allerdings mobil und im Browser lediglich an. Sie können die Dateien nicht ändern und auch nicht in einem anderen Format speichern [9].

Größere Unterschiede zwischen dem Desktop und den in ihren Funktionen reduzierten Versionen zeigen sich wiederum bei fortgeschrittenen Funktionen. So können Sie die Gliederungs- sowie Folienmasteransichten nur auf dem Desktop verwenden. Zudem stehen im Web nicht sämtliche Animationseffekte und Folienübergänge zur Verfügung. Nicht unterstützte Effekte gehen aber beim Speichern immerhin nicht verloren und bleiben der Desktopversion erhalten.

Sowohl im Browser als auch mobil präsentiert sich das Menü "Animation" mit deutlich reduziertem Funktionsumfang. So müssen Sie hier vor allem auf den "Animationsbereich" verzichten, mit dem Sie auf dem Desktop die Reihenfolge von Animationen ändern sowie detailliert deren Fortschritte – einzeln oder gemeinsam, bei Klick oder zeitgesteuert – festlegen können.

Ähnlich Word und Excel bleiben auch in PowerPoint die Möglichkeiten im Menü "Einfügen" überschaubar. So können Sie Excel-Tabellen und -Diagramme nur auf dem Desktop in PowerPoint-Folien einfügen. Mobil und im Browser zeigt PowerPoint diese dann zwar an, Änderungen bleiben aber leider dem ausgewachsenen PowerPoint auf dem Desktop vorbehalten.

Microsoft positioniert die in ihren Funktionen reduzierten Ableger von Word, Excel und PowerPoint nicht als Ersatz für die über Jahre gewachsenen Versionen auf dem Desktop. Die mobilen Apps sowie die Webversionen bilden einen Satz an Funktionen ab, die vielen Anwendern mit grundlegenden Anforderungen bereits ausreichen. Weiterhin spielen sie ihre Vorteile aus, wenn es noch im Entwurfsstadium nur darum geht, gelegentlich bereits vorhandene Dokumente anzuzeigen oder kleinere Ergänzungen einzufügen.

Für viele im Unternehmensumfeld genutzte Funktionen sind die Office-Anwendungen auf dem Desktop dagegen immer noch das Mittel der Wahl. Prüfen Sie daher vorab, ob in Ihrem Unternehmen übliche Vorlagen, Schriftarten und Add-ins mit den Apps und der Webversion kompatibel sind. Vermeiden Sie bei der Arbeit an komplexeren Dokumenten möglichst häufige Wechsel zwischen den Desktopversionen und Office im Web sowie den mobilen Apps, um Fehlern im Layout oder in erweiterten Funktionen vorzubeugen.