Allzeit gesprächsbereit

von Frank Weishaupt

Zuerst improvisiert, dann organisiert und jetzt heiß geliebt – Remote Work wollen viele Mitarbeiter auch ohne Home-Office-Pflicht nicht mehr missen. Ebenso wissen die Unternehmen längst, dass sie das Rad der Geschichte nicht zurückdrehen werden. Immer mehr Firmen etablieren hybride Arbeitsmodelle deshalb langfristig, ganz unabhängig vom Corona-Verlauf. Wir zeigen, welche neuen Herausforderung für die Firmen-IT dies mit sich bringt, aber auch die doppelte Chance für Infrastruktur und Organisation.

In der international durchgeführten Studie "State of Hybrid Work", an der auch mehr als 500 deutsche Führungskräfte aus unterschiedlichen Branchen teilnahmen, befürworteten mehr als neun von zehn Unternehmen, dass ihre Mitarbeitenden auch nach Corona in einem Wechsel aus Präsenztagen und Home Office arbeiten können. Mit diesen beeindruckenden rund 93 Prozent zeigen sich deutsche Führungskräfte zusammen mit ihren skandinavischen Kollegen als besonders innovationsfreudig, was hybride Arbeitsmodelle betrifft.

Eine Mehrheit von rund 54 Prozent konnte sich in den vergangenen knapp zwei Jahren davon überzeugen, dass sich die Pandemie-bedingte Form von Remote und Hybrid Work überaus positiv auf die Produktivität und Effizienz ihrer Mitarbeitenden ausgewirkt hat. Rund 53 Prozent der befragten Führungskräfte sind der Meinung, während Corona sogar die Profitabilität ihres Unternehmens gesteigert zu haben, was sie auf New-Work-Modelle wie ortsunabhängiges Arbeiten zurückführen. Ein Grund mehr für sie, auch in Zukunft auf hybride Zusammenarbeit zu setzen.

Positiv bewerten viele Unternehmen dabei auch die Image-Aspekte von hybriden Arbeitsmodellen: Laut den Befragungsergebnissen bestätigen sechs von zehn Unternehmen, dass die Flexibilisierung der Arbeitsmodelle die Bindung und Identifikation ihrer Mitarbeitenden erheblich gestärkt hat. Mehr als die Hälfte, vor allem größere Unternehmen mit mehr als 1000 Beschäftigten, sehen zudem positive Auswirkungen auf das Wohlbefinden ihrer Arbeitnehmer. Unternehmen, die sich in Sachen Remote Work und hybride Arbeitsteams bereits gut aufgestellt haben, befinden sich also in einer guten Startposition im "war of talents".

Vorausschauendes IT-Management gefordert

Die Covid-19-Pandemie hat reichlich Gelegenheit gegeben, um die interne Büro-Organisation samt technischer Infrastruktur für neue Kollaborationsmodelle fit zu machen. Der in vielen Firmen inzwischen praktizierte Mix aus Vor-Ort-Anwesenheit und Remote Office erfordert es, nicht allein die Meetingkultur zu erneuern. Dezentrale Teamsitzungen, die zu einem produktiven Output führen sollen, setzen ein intelligentes IT-Management voraus. Unternehmen sind gefragt, ganzheitlich zu denken, was ihre Video- und Audioausstattung betrifft. Eine entsprechende Investition schließt nicht zuletzt Überlegungen zum Datenschutz, zu DSGVO-Konformität, zur IT-Sicherheit und Compliance mit ein. Dazu zählt auch die Frage, welche Tools mit den im Unternehmen bestehenden Betriebssystemen und der gängigen Konferenzsoftware funktionieren, um zum Beispiel kostspielige Neulizenzierungen zu vermeiden.

Meetingkultur verändert Techniklandschaft

Vor diesem Hintergrund gilt es, anstehende Investitionen in angemessene Technik entsprechend auf den Prüfstand zu stellen. Häufig verfügen Unternehmen noch über ein Videosystem, das einst dazu bestimmt war, bei größeren Veranstaltungen die Keynote zu übertragen. Heute geht es jedoch darum, gemeinsam konstruktiv Ideen zu entwickeln, sich darüber auszutauschen und Ergebnisse zu erarbeiten. Und zwar auch dann, wenn ein kleiner Teil des Teams gemeinsam im Konferenzraum des Büros sitzt und der Rest zu Hause. Die Flexibilität in der neuen Arbeitskultur muss sich in der Technik widerspiegeln.

Diese Voraussetzungen stellen völlig andere Anforderungen an Videokonferenz-Tools als bislang: Alle Teilnehmer am Konferenztisch im Meetingraum sollten ausreichend Platz haben – das hat uns die Pandemie gelehrt. Sie sollten sich zudem gut ins Bild rücken lassen, ohne sich vor einer einzigen Bildschirmkamera zu drücken, und akustisch gut zu verstehen sein. Eine Konferenzkamera, die sich in der Tischmitte platzieren lässt, eignet sich für die Zusammenarbeit von morgen in jedem Fall besser als eine reine Frontalkamera, die einst für reine Live-Übertragungen konzipiert wurde.

Zudem bedarf es einer hochauflösenden Kameratechnik, die eine optimale Bild- und Grafikqualität mit perfekter Ausleuchtung und gutem Kontrast verbindet. Funktionen wie beispielsweise automatischer Zoom, der den jeweils sprechenden Teilnehmer fokussiert, verbessern die Meetingkultur erheblich. Gerade größere Räume verlangen nach Lautsprechern und mehreren Mikrofonen, um eine gute Sprachqualität zu gewährleisten. Hinzu kommen Arbeitstools wie digitale Whiteboards, die wichtige Arbeitsschritte dokumentieren helfen und für alle Videoteilnehmer gut sichtbar sein müssen.

Dynamische Systeme folgen dem Teilnehmer

Allein diese wenigen Anforderungen lassen manche Chefs bereits blass werden – vermuten sie doch hohe Summen, die sie in Kamera, Mikrofone, Lautsprecher, Whiteboards und die gesamte technische Integration investieren müssen. Mit innovativen 360-Grad-Lösungen und intelligenten All-in-one-Tools eröffnen die Hersteller der Firmen-IT jedoch ganz neue Möglichkeiten.

In diesem Zusammenhang sind 360 Grad durchaus in mehrfacher Hinsicht wörtlich zu nehmen: Eine Videokonferenzkamera mit 360-Grad-Blick kann zum Beispiel nicht nur eine gelungene Raumperspektive für sämtliche Anwesenden herstellen, die sich um eine klassische runde oder ovale Tischinsel scharen. Denn oft ist es für die Mitarbeiter an entfernten Standorten schwierig, Besprechungen in einem Raum mit statischen Kameras zu verfolgen. Dynamische und intelligente All-in-one-Kamerasysteme verfügen darüber hinaus über integrierte Mikrofone und Lautsprecher, die eine einheitliche, gut ausbalancierte Akustik schaffen. So müssen die Teilnehmer nicht mehr starr an ihrem Platz verharren, um von den Zugeschalteten gehört und gesehen zu werden, sondern können sich frei im Raum bewegen. Technik also, die sich an die Bedürfnisse der Zusammenarbeit anpasst, und nicht umgekehrt.

Wo bislang Schnittstellen zu bestehenden Akustikanlagen zu berücksichtigen waren, sollte die neue Generation der Videokonferenzkamera eine denkbar einfache Systemintegration und damit eine intuitive Bedienung ermöglichen. Denn wer sich nicht erst umständlich in die Bedienbarkeit der neuesten Technologie-Generation einfinden muss, kann sofort ins Meeting starten. Die vor Ort Anwesenden verzögern damit nicht den ohnehin oft knappen Zeitplan. So kann von Anfang an eine positive Arbeitsatmosphäre entstehen, was den gemeinsamen Workflow steigert.

IT-Support an Mitarbeiter anpassen

Mit voll integrierten, intelligenten Kollaborationssystemen besteht auch keine Notwendigkeit, für Meetings den hauseigenen IT-Support in Anspruch zu nehmen. Das wirkt sich umso positiver aus, da viele IT-Admins inzwischen selbst Remote Office bevorzugen. Sie sind entsprechend gefordert, die richtigen Kollaborationstools zu identifizieren und von vorneherein optimal einzurichten, damit diese ohne ihre Anwesenheit reibungslos funktionieren.

Vielmehr sollte es zukünftig stärker zu ihren Aufgaben gehören, die Kollegen im Home Office sicher und zuverlässig anzubinden, damit diese produktiv an den Arbeitsmeetings teilnehmen können. Es sollte keinesfalls zu einer Zweiklassengesellschaft kommen, bei der Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten, ungewollt ausgeschlossen werden, während andere häufig im Büro arbeiten. Stärkere Zusammenarbeit von IT und Personalabteilung sowie die Beauftragung eines speziellen Verantwortlichen für hybride Integration kann solche Probleme vermeiden.

Hohe Kompatibilität von Vorteil

Dazu trägt auch die Kompatibilität auf gewohnten Konferenzplattformen bei. Für die Firmen-IT bedeutet das eine enorme Erleichterung, denn häufig hat sich eine Plattform im Unternehmen bewährt, ist Teil des Office-Softwarepakets oder ist aus Gründen der Serversicherheit, zum Beispiel bei datensensiblen öffentlichen Dienstleistern, sogar zu bevorzugen. Ein Wechsel ist in diesen Fällen wenig ratsam, mitunter sogar mangels geeigneter Alternativen ausgeschlossen. Vor diesem Hintergrund bewähren sich Kollaborationstools, die sich nahtlos in jede marktübliche Konferenzplattform integrieren lassen. Das gilt auch für die Systemanforderungen: Die rundum unkomplizierte Funktionalität auf häufig noch älteren Betriebssystemen ist vielfach noch unumgänglich.

Zwar haben Unternehmen insbesondere während der Corona-Pandemie ihre Hardware aufgerüstet und damit auf aktuellere Betriebssysteme gewechselt. Doch gerade bei großen Firmen oder Institutionen mit verschiedenen Standorten und einer hohen Anzahl von Mitarbeitenden im Home Office bedeuten neueste Betriebssysteme häufig enorme Investitionen, große Zeitaufwände und die Notwendigkeit, auch andere, mitunter hochspezialisierte Firmenprogramme, zu aktualisieren.

Automatisierte Systemadministration

Neben der Kompatibilität zwischen Videokonferenzlösungen und Betriebssystemen zählen in vielen Firmen der Zugriff und die Verwaltungsmöglichkeit für den mobilen IT-Support zu den wesentlichen Voraussetzungen. Viele Module sind regelmäßig zu warten und erhalten ihr Update via Plug-in über den Fernzugriff des IT-Admins im Remote Office. Intelligente Tools der neuesten Generation entlasten dabei die firmeneigene IT. Sie sorgen automatisch für ihr eigenes Update, wann immer dies von Herstellerseite zur Verfügung gestellt wird.

Alles, was sie dazu benötigen, ist eine standardmäßige WLAN-Verbindung, über die sie Software-Updates empfangen, wenn sie über Nacht an das Stromnetz angeschlossen sind. Dadurch sind für das Teamwork wichtige Collaboration-Tools, wie etwa Konferenzkameras, immer auf dem neuesten Stand der Anwendung. Die Mitarbeiter können sich darauf verlassen, dass bestehende Funktionen fortlaufend optimiert werden und sie ohne lästige Ladezeiten direkt starten.

Work from anywhere – aber mit klaren Regeln

Hybriden Teams die bestmögliche Arbeitsumgebung zu eröffnen, steht und fällt nicht allein mit der Technik. Die IT eines Unternehmens kann immer nur so gut sein, wie die dafür geschaffenen Rahmenbedingungen, was Organisation, Koordination und räumliche Strukturen betrifft.

Führungskräfte, die sich langfristig für hybride Arbeitsmodelle entscheiden, stehen vor der Aufgabe, ihre Büroräume, ihre Prozesse sowie ihre Arbeitsregeln für die Zusammenarbeit von Menschen an unterschiedlichen Standorten zu optimieren. Ob im Büro vor Ort, per Fernzugriff von zu Hause oder in einem hybriden Team – es bedarf grundlegender Vereinbarungen, die zusammen mit den technischen Voraussetzungen eine optimale und vor allem nachhaltige Basis für die zukünftige Arbeitswelt legen.

Ein wichtiger Aspekt besteht darin, Mitarbeitende im Home Office in alle Prozessschritte des Teamworks einzubeziehen und ihnen immer eine Plattform und Gelegenheit zu geben, sich einzubringen. Dazu leistet eine gute Meeting-Hygiene mit klarer Agenda, Zeitplanung und Zielsetzung sowie Regeln zur Kommunikation einen wesentlichen Beitrag. Planungstools, auf die alle cloud- oder netzwerkbasiert zugreifen können, ihre Tasks sehen und über alle Arbeitsschritte informiert werden, bieten Transparenz für das gesamte Team. So können alle davon ausgehen, dass sie zu Beginn des Meetings auf dem gleichen Wissensstand sind und sich vorbereiten konnten. Das verkürzt den Besprechungsaufwand erheblich und führt zu schnelleren Ergebnissen.

Entsprechend hilfreich sind Kollaborationstools, bei denen eins ins andere greift und nicht einmal mehr ein PC oder Notebook im Besprechungsraum notwendig ist. Das verhindert Unordnung im Meetingraum und erlöst die Mitarbeitenden vor Ort davon, ständig ihre Arbeitsgeräte an- und abstöpseln und herumtragen zu müssen. Intelligente All-in-one-Lösungen bieten sogar eine integrierte Kalenderfunktion beziehungsweise greifen auf die Kalender der firmeninternen Office-Programme zu. Smarte Tool-Funktionen ermöglichen, dass auf einem digitalen Whiteboard festgehaltene Ideenskizzen und Notizen für alle Konferenzteilnehmer optimal sichtbar und damit nachvollziehbar werden.

Fazit

Moderne Konferenztools können einen großen Beitrag leisten, um die neuen "mixed Teams" vor Ort und zu Hause noch besser zusammenzuschmieden. Technik und Organisation haben heute mehr denn je die Aufgabe, die Mitarbeiter dabei zu unterstützen, das gemeinsame Ziel zu erreichen.

Kollaboration in hybriden Arbeitsumgebungen