Die Migration der Postfächer zu Exchange Online war in der Vergangenheit immer eine große Herausforderung. Anders als bei einem Umzug innerhalb einer Exchange-Organisation stellt der Umzug zu Exchange Online eine Migration zwischen zwei Organisationen dar, die separat verwaltet werden. Dies ist der Grund, warum eine Verschiebeaktion mit Bordmitteln nur recht kompliziert zu bewerkstelligen war. Hier kommt nun CodeTwo Office 365 Migration ins Spiel, das sich vor allem auf das reine Bewegen der Inhalte konzentriert.

Entwickelt wird die Software von CodeTwo. Das Unternehmen bietet seit über 14 Jahren verschiedene Werkzeuge im Microsoft-365- und Exchange-Umfeld. Neben Tools für Signaturen oder zur Synchronisation bietet CodeTwo auch Migrationssoftware an. Wir haben CodeTwo Office 365 Migration für diesen Beitrag in der Version 3.2.8.1 getestet. Mit dem ersten finalen Release im Jahr 2013 blickt die Anwendung bereits auf eine längere Entwicklungszeit zurück.

Das Produkt unterstützt verschiedene Szenarien, um Postfächer zu Microsoft 365 zu übertragen. So etwa finden On-Premises-Postfächer ab Exchange 2003 Unterstützung. Dabei spielt es eigentlich keine Rolle, welche Exchange-Version lokal zum Einsatz kommt. Auch ein Small Business Server kann als Ausgangsquelle dienen. Neben Migrationen von lokalen Exchange-Installationen lassen sich Postfächer zwischen verschiedenen Microsoft-365-Abonnements verschieben. Gerade bei Unternehmensübernahmen kann dies eine wichtige Option sein. Das Ende der Möglichkeiten ist dabei aber nicht erreicht und mit der E-Mail-Migration von IMAP-Servern eröffnet sich eine große Palette von Quellsystemen. So stellen Datenübernahmen von IBM Notes, Zimbra, Google Workspace, Zarafa oder Kerio Connect kein Problem dar.

CodeTwo Office 365 Migration lässt sich 30 Tage lang kostenlos testen. Interessierte Firmen können die aktuelle Version nach einer kurzen Registrierung direkt von der Hersteller-Homepage herunterladen. Dabei lassen sich in der Trial-Version nur maximal zehn Elemente je Ordner migrieren. Positiv ist, dass für technische Fragen im Testzeitraum auch der 24/5-Support zur Verfügung steht. Das hat im Rahmen des Tests unkompliziert geklappt und wir erhielten sehr schnell eine Rückmeldung.

Installieren lässt sich die Software auf einem Windows-Server ab der Version 2008 R2 beziehungsweise auf einem Client ab Windows 7. Eine bestimmte Hardwarekonfiguration gibt es nicht, da die Geschwindigkeit aber auch von der Hardware abhängig ist, rät CodeTwo mindestens zu einer Quad-Core-CPU und 4 GByte Arbeitsspeicher. Ein eigener Beitrag im Benutzerhandbuch geht ausführlicher auf die Migrationsgeschwindigkeit ein, was uns sehr gefallen hat. Insgesamt unterstützt das Online-Nutzerhandbuch sehr hilfreich – es stellt alle Punkte detailliert dar und beschreibt die Schritte ausführlich. Die Software sowie die Anleitung sind allerdings beide nur in englischer Sprache verfügbar.

Bei der Migration einer lokalen Exchange-Umgebung sollte die Installation direkt auf dem Server erfolgen, um die höchste Geschwindigkeit beim Datentransfer zu erreichen. Alternativ lässt sich aber jeder andere Client in der Quellumgebung nutzen, wobei die Daten dann immer erst zu diesem Server übertragen werden müssen. Sollte noch Exchange 2003 zum Einsatz kommen, ist ein eigener Server ebenfalls Pflicht, da sich die MAPI-Bibliothek auf dem Server nicht nutzen lässt. Auch bei der Verwendung einiger Outlook-Versionen gibt es Besonderheiten, was aber in den Voraussetzungen behandelt wird.

Die Installation selbst ging schnell vonstatten und war mit wenigen Mausklicks erledigt. Je nach Umgebung werden noch Microsoft .NET Framework 4.5, Windows PowerShell 3.0 oder MAPI CDO nachinstalliert, worauf das Setup aber hinweist. Abschließend startet eine "Quick Tour", die die einzelnen Komponenten der Anwendung kurz vorstellt.

Nach dem ersten Start von CodeTwo Office 365 Migration empfing uns zunächst ein leeres Dashboard, das sich mit der Zeit aber füllt (Bild 1). Es ist in verschiedene Kacheln für die Anwendungsbereiche untergliedert. Der Bereich "How to start" führte uns zunächst zur Konfiguration des ersten Jobs. Diese Kachel lässt sich als Einzige schließen und taucht nur dann erneut auf, wenn keine Jobs vorhanden sind.

Der Bereich "Good news" listet alle Informationen zu den aktuell laufenden Jobs auf. Dazu zählen unter anderem Hinweise zum Start oder zum Beenden eines Jobs. Fehler, die ein Eingreifen nötig machen, sind im Bereich "Bad news" ersichtlich. Dies können Hinweise zu ungültigen Zugangsdaten oder das Auslaufen einer Lizenz sein. In beiden Kacheln lassen sich die Einträge zurücksetzen und über ein kleines Zahnrad die Benachrichtigungsoptionen anpassen. In den Einstellungen zu den Benachrichtigungen lässt sich eine E-Mail-Notification aktivieren und getrennt nach "Good news" und "Bad news" festlegen, bei welchen Events der Administrator zusätzlich per E-Mail unterrichtet werden soll. In unserem Test haben wir uns erfolgreich über das Fertigstellen eines Jobs informieren lassen.

Die Quell- und Zielverbindungen erscheinen durch Klick auf die Kacheln "Defined source server connections" und "Defined target server connections". Neue Verbindungen lassen sich in der Konfiguration eines Jobs ebenfalls einrichten, es empfiehlt sich aber, vorab die Voraussetzungen für diese Migration zu schaffen. Als Quellverbindung stehen EWS-, MAPI- oder IMAP-Verbindungen zur Verfügung. Das Protokoll wird automatisch nach der Quelle ausgewählt und die Einbindungen des lokalen Exchange-Servers als auch von Microsoft 365 funktionierte in unserem Test ohne Probleme.

Beim Erstellen einer neuen Clientverbindung kann der Nutzer den Weg zum lokalen Exchange-Server manuell eintragen oder über Autodiscover ermitteln. An dieser Stelle werden auch die Rechte des Accounts geprüft, der zum Verbinden Verwendung finden soll. Dieser muss den Rollen "View-Only Configuration" und "ApplicationImpersonation" angehören. Die Rechte werden während der Einrichtung der Quelle kontrolliert. Sollten sie nicht vorhanden sein, lassen sie sich direkt nachpflegen (Bild 2). Mithilfe der Impersonation-Funktion gibt sich der Prozess als der entsprechende Nutzer aus und arbeitet genau in seinem Kontext. Dadurch hat CodeTwo Zugriff auf alle Elemente im Quell-Postfach.

Bei der Verbindung zu Microsoft 365 wird über einen Account der globalen Administratoren eine Registrierung der Software im Azure Active Directory durchgeführt. Die Anmeldung erfolgt ausschließlich über die moderne Authentifizierung mit OAuth 2.0. Die Nutzung der Basisauthentifizierung ist nicht mehr möglich, wodurch CodeTwo deren Abschaltung in Microsoft 365 entspannt entgegenschauen kann. Die Einbindung von Exchange 2019 als auch Microsoft 365 als Quellumgebungen lief in unserem Test ohne Probleme.

Entsprechend der Einbindung von Quellen definiert die Kachel "Defined target server connections" das Ziel. Bei Code­Two Office 365 Migration ist dieses natürlich mit Microsoft 365 vordefiniert und der Nutzer muss nur die Zugangsdaten hinterlegen und, wie bei der Einbindung der Quelle, eine Registrierung durchführen. Grundsätzlich sind verschiedene Verbindungen definierbar. Diese lassen sich in verschiedenen Migrationsaufträgen ansprechen und Daten in unabhängige Umgebungen migrieren.

Die Kachel "Jobs" zeigt alle aktuell konfigurierten Aufträge an, wobei ein Job eine eigene Migration darstellt. Beim Klick auf einen Job springt die Anwendung in ein eigenes Jobfenster und öffnet dessen Eigenschaften. Als Letztes sei noch auf die Kachel "Help" hingewiesen, die wichtige Links zur Nutzung der App zusammenfasst.

CodeTwo unterstützt die gängigen Migrationstypen: Cutover, Staged und Hybrid. Die Cutover-Migration überträgt alle Elemente in einem Rutsch. Dieses Vorgehen ist vor allem für kleinere Datenmengen empfohlen. Nach der Datenübernahme werden die MX-Einträge und damit der E-Mailverkehr zu Microsoft 365 umgelenkt und die Migration mit einem Delta-Abgleich abgeschlossen. Bei der mehrstufigen Migration, der Staged Migration, werden zunächst nur aktuelle Daten übermittelt und der E-Mailverkehr sehr früh auf Microsoft 365 umgelenkt.

Im zweiten Schritt erfolgt dann nach und nach die Übertragung der Altdaten. Das Szenario richtet sich an mittlere und große Unternehmen mit einem großen Datenbestand, wo eine Umstellung über Nacht oder am Wochenende nicht möglich ist. Auch bei einer langsamen Internetverbindung kann dies ein gangbarer Weg sein. Als Letztes lässt sich das Werkzeug in hybriden Umgebungen anwenden, in denen ein lokales Exchange und Microsoft 365 parallel laufen. Daten lassen sich hier dann innerhalb, zu oder von einer Hybridumgebung verschieben. Die Hilfe beschreibt dieses Vorgehen ausführlich.

Ob die Umstellung nun schnell oder langsam erfolgen soll und damit über einen Cutover- oder eine Staged-Migration läuft, spielt für die Software zunächst keine Rolle. Sie kümmert sich lediglich um die Migration der Postfächer – wann der E-Mail-Verkehr umgestellt wird, ist für die Nutzung des Tools irrelevant. Ein "Migration Walkthrough" im Online-Handbuch beschreibt den gesamten Prozess für verschiedene Szenarien.

Das Dashboard haben wir bereits vorgestellt. Außerdem steht in der Anwendung noch der Reiter "Jobs" zur Verfügung. Hier erfolgt die eigentliche Verwaltung der Migrationsaufträge (Bild 3). Beim Wechsel in den Bereich findet sich im linken Bereich eine Liste mit allen eingerichteten Aufträgen und deren Status. Auf der rechten Seite sind alle Informationen zu einem Auftrag zusammengefasst. So werden die einzelnen Postfächer des Auftrages aufgelistet, aber auch eine detaillierte Zusammenfassung zum Status und Meldungen. Im Menü erscheinen die möglichen Aktionen. Diese sind bezogen auf die Jobs, Mailboxen und Reporte unterteilt. Im Bereich "Jobs" lassen sich neue Aufträge erstellen sowie vorhandene bearbeiten, löschen, starten oder pausieren. Die Reihenfolge in der Liste lässt sich mit "Move up" und "Move down" anpassen, diese Möglichkeit dürfte jedoch nur in sehr großen Szenarien relevant sein. Sehr positiv ist uns die Aktion "Run delta migration" aufgefallen. Diese Aktion prüft die Quelle nach nicht migrierten Elementen, neuen Elementen und ausgenommenen Elementen und überträgt diese.

Über die Aktion "New" starteten wir die Konfiguration eines neuen Migrationsauftrags. Bevor der Migrationsassistent übernimmt, wählt der Nutzer aus, ob die Migration als Quelle auf Exchange, Office 365 oder einen IMAP-Server zurückgreift. Der folgende Assistent richtet den Auftrag in maximal neun Schritten ein. Da wir in unserem Test von Exchange 2019 migrierten, wählten wir diesen Server aus und legten im ersten Fenster den Namen des Auftrags fest. Weiter bestimmten wir, dass die Software auf einem Server innerhalb der Exchange-Umgebung installiert wurde. Alternativ ist dies wie schon erwähnt auch außerhalb der Umgebung möglich.

Im Rahmen der Jobkonfiguration findet auch das Mapping der Postfächer zwischen Quell- und Zielsystem statt. Alternativ kann dies über eine CSV-Datei geschehen, was bereits am Anfang des Assistenten anzuklicken ist. Die Auswahl der CSV-Datei und das Feld-Mapping finden in einem späteren Schritt statt. Die CSV-Datei enthält bereits die Zuordnung der Postfächer und muss mindestens folgende Felder aufweisen: "Source mailbox email address", "Source mailbox ID", "Target mailbox email address" sowie "Target mailbox ID".

Unseren Test durchliefen wir ohne die CSV-Datei und in den nächsten Schritten bestimmten wir die bereits eingerichteten Quell- und Zielsysteme. Beim Auswählen der Quelle erfolgt die Definition der zu migrierenden Postfächer. Hierfür lassen sich Postfächer gezielt oder über Active-Directory-Gruppen auswählen, weiterhin sind Filter in Bezug auf Organisationseinheiten oder E-Mail-Adressen erlaubt. An dieser Stelle werden auch einzelne Postfächer ausgenommen. Nach dem Auswählen des Zielsystems geschieht das Mapping der Postfächer. Das Automatching versucht zunächst, die E-Mail-Postfächer aus dem Quell- und Zielsystem zu verbinden. Starten lässt sich das Mapping im Menü über den Punkt "Automatch". Außerdem ist ein manuelles Zuweisen möglich. Dabei wird ein Postfach direkt einem Online-Postfach zugeordnet. Eine Übereinstimmung von Eigenschaften, wie der E-Mail-Adresse, ist nicht nötig.

Sollte das Zielpostfach noch nicht vorhanden sein, besteht die Möglichkeit, dieses beim Start des Auftrags neu zu erstellen. Hierfür ist die Option "Create a new user" für das Quellpostfach auszuwählen. Die Software übernimmt auf Wunsch automatisch die Attribute vom Quellobjekt. Eine automatische Syntax lässt sich im "Default Setting" zum Einrichten von Postfächern hinterlegen. Sofern viele Postfächer neu anzulegen sind, erleichtert das den Vorgang deutlich. Der Nutzer kann beim Erstellen aber immer manuell eingreifen.

Eine Zusammenfassung zählt noch einmal die Anzahl der automatisch sowie die manuell gematchten Postfächer auf, genauso wie die nicht gematchten und neu zu erstellenden Postfächer. Diese Liste wird den benötigten Lizenzen gegenübergestellt. Eine Priorisierung der Postfächer ist ebenfalls möglich, sodass VIP-Postfächer Vorrang bekommen können.

Ist das Mapping abgeschlossen, lässt sich ein Job manuell oder über einen Zeitplan starten. Im "Scheduler" sind vollständige Daten- oder Delta-Migrationen getrennt planbar, sodass sich eine Migration sehr flexibel vorbereiten lässt. Das kleinste Intervall ist dabei eine Stunde.

Nach dem Zeitplan richtet der Assistent auf Wunsch noch Filter für die zu migrierenden Daten ein. Der "Time Filter" legt fest, ob alle Elemente oder nur Elemente, die älter beziehungsweise jünger als ein bestimmter Zeitpunkt sind, zu migrieren sind. Der "Folder Filter" definiert, welche Ordnertypen zu berücksichtigen sind. Neben E-Mail-Ordnern lassen sich Verzeichnisse vom Typ Contacts, Calendars, Tasks, Notes und Journals übernehmen. Ausschließen konnten wir an dieser Stelle nur den Junk-Ordner, Drafts oder Deleted Items.

Im nächsten Schritt des Assistenten konnten wir noch die Anzahl zeitgleich zu verschiebender Postfächer sowie die maximale Größe eines Elements festlegen. Vor dem Abschluss der Konfiguration erscheint eine Zusammenfassung des Auftrags. Nach dem Speichern des Jobs haben wir diesen direkt gestartet und die Postfächer wurden erwartungsgemäß in Richtung Microsoft 365 übertragen. Der gesamte Prozess ist sehr einfach und nachvollziehbar gestaltet.

Der Bereich "Jobs" zeigt sehr übersichtlich den Status der einzelnen Migrationsvorgänge an. Im oberen Menüband stehen insgesamt drei Reporte zur Verfügung. Der "Overall migration report" enthält die Zusammenfassungen aller Migrationsjobs, während der "Job migration report" nur die Daten eines einzelnen Auftrags auf den Bildschirm bringt und dabei detaillierte Informationen zu den Postfächern berücksichtigt. Der "Mailbox migration report" enthüllt noch Details zu den einzelnen Elementen eines einzelnen Postfaches, das gerade markiert ist. Jeder Bericht stellt klar erkenntlich die bereits übertragenen, die aktuell offenen, ausgeschlossenen und fehlerhaften Elemente dar.

Wie bereits beschrieben lassen sich die Berichte zu definierten Events auch per E-Mail senden. Neben diesen Reports protokolliert CodeTwo Office 365 Migration ausführlich Diagnosedaten in lokalen Logdateien. Diese lassen sich einfach über das Dashboard oder den Pfad "%ProgramData%\CodeTwo\Office 365 Migration 3\Logs" aufrufen. Sollte es zu Problemen kommen und der Nutzer Support benötigen, wird er mit Sicherheit danach gefragt. Das Hauptaugenmerk sollte aber auf den Berichten und Meldungen in der Anwendung selbst liegen.

Öffentliche Ordner stellen in fast jeder Migration eine riesige Herausforderung dar. CodeTwo nimmt sich dem Thema an und sofern im Zielsystem bereits Öffentliche Ordner vorhanden sind, lassen sich diese aus dem Quellsystem direkt übertragen. Das Matching von Public-Folder-Postfächern erfolgt ebenfalls über den Jobassistenten. In unserem Test erzeugte die Migration der Öffentlichen Ordner zunächst einen Fehler, da wir im Öffentliche-Ordner-Stamm nicht über ausreichend Rechte verfügten. Ein entsprechender Hinweis in den "Bad News" zeigte das Problem und verlinkte direkt auf einen Knowledge-Base-Eintrag. Mit der Beschreibung aus dem Link ließ sich das Problem schnell beheben und die Ordner ließen sich im Anschluss übertragen.

Auch um freigegebene Postfächer kümmert sich CodeTwo. Für die Übernahme sind aber vorab im Zielsystem entsprechende Shared Mailboxes anzulegen. Diese werden denn im Konfigurationsassistent gematcht und migriert. Das Einzige was wir im Test vermisst haben, ist die Berücksichtigung von Archiven. In der Dokumentation haben wir hierzu keine Information gefunden, weshalb wir den Support hierzu befragten. Dieser teilte mit, dass diese keine Berücksichtigung finden. Ein Hinweis in den FAQs wäre wünschenswert, am besten gleich mit einem Standardvorgehen im Umgang mit Archiven.

CodeTwo Office 365 Migration hat uns im Test überzeugt. Es ist ein sehr einfach zu bedienendes Tool, um zwischen lokalen Exchange-Umgebungen und Exchange Online Daten zu verschieben. Es nimmt die Komplexität aus dem Thema und bietet einen einfachen Weg in die Cloud. Öffentliche Ordner finden hierüber ebenfalls den Weg in die Cloud. Der einzige Wermutstropfen ist die fehlende Unterstützung von Archiven. Festzuhalten ist, dass auch kleinere Unternehmen einer Migration mit dem Tool wesentlich entspannter entgegensehen können und den Weg nicht scheuen müssen.