Ein Cloud-Office auf dem eigenen Server oder gehostet in einem deutschen Rechenzentrum – das ist ein wichtiger Schritt in Richtung Datensouveränität. Als Open-Source-Alternative zu Microsoft 365 und Google Workspace haben wir uns Collabora Online angeschaut. Der Test zeigt, dass es für eine nahtlose Zusammenarbeit stark auf die zugrundeliegende Cloudplattform ankommt.
Nicht erst seit der letzten Home-Office-Welle setzen immer mehr Anwender auf ein Office in der Cloud. Es ist einfach praktisch, immer und überall Zugriff auf die eigenen Texte, Tabellen und Präsentationen zu haben – vorausgesetzt, die Internetanbindung steht. Auch das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten und das unkomplizierte Teilen mit Kollegen oder Externen sind in den Online-Büroanwendungen problemlos möglich.
Zu guter Letzt dienen die Cloudwerkzeuge vielen Nutzern als Backup – ein im Zug verlorener Laptop ist immer noch ein Fiasko, aber wenigstens sind die mühevoll erarbeitete Präsentation oder der letzte Geschäftsbericht noch da.
All diese Vorteile und den Komfort erkaufen sich Benutzer oft mit dem Verlust der Datenhoheit und der Privatsphäre. Wer sensible Unternehmensdaten gemeinsam oder alleine in einem Cloud-Office bearbeiten möchte, sollte sich Alternativen zu den Diensten der US-Firmen anschauen. Digitale Souveränität heißt eben auch, dass Unternehmen und ihre Mitarbeiter digitale Systeme unabhängig und selbstbestimmt nutzen können. Dazu gehört vor allem, Kontrolle über die eigenen Daten zu behalten, beispielsweise durch den Einsatz einer privaten oder hybriden Cloud und einer dort laufenden Office-Anwendung.
Nicht erst seit der letzten Home-Office-Welle setzen immer mehr Anwender auf ein Office in der Cloud. Es ist einfach praktisch, immer und überall Zugriff auf die eigenen Texte, Tabellen und Präsentationen zu haben – vorausgesetzt, die Internetanbindung steht. Auch das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten und das unkomplizierte Teilen mit Kollegen oder Externen sind in den Online-Büroanwendungen problemlos möglich.
Zu guter Letzt dienen die Cloudwerkzeuge vielen Nutzern als Backup – ein im Zug verlorener Laptop ist immer noch ein Fiasko, aber wenigstens sind die mühevoll erarbeitete Präsentation oder der letzte Geschäftsbericht noch da.
All diese Vorteile und den Komfort erkaufen sich Benutzer oft mit dem Verlust der Datenhoheit und der Privatsphäre. Wer sensible Unternehmensdaten gemeinsam oder alleine in einem Cloud-Office bearbeiten möchte, sollte sich Alternativen zu den Diensten der US-Firmen anschauen. Digitale Souveränität heißt eben auch, dass Unternehmen und ihre Mitarbeiter digitale Systeme unabhängig und selbstbestimmt nutzen können. Dazu gehört vor allem, Kontrolle über die eigenen Daten zu behalten, beispielsweise durch den Einsatz einer privaten oder hybriden Cloud und einer dort laufenden Office-Anwendung.
Eine mögliche Open-Source-Alternative zu Microsoft 365 und Google Workspace ist Collabora Online, entwickelt von der gleichnamigen Firma mit Sitz in Cambridge in England. Die Software steht zu großen Teilen unter der Mozilla Public License 2.0. Collabora Online basiert auf Collabora Office, einer LTS-Version von LibreOffice. Der Hersteller bietet zwei Ausgaben seiner Office-Suite für die Cloud an: die stabile Version Collabora Online (COOL) und die Developer-Edition (CODE), die sich hauptsächlich an Entwickler und Heimanwender richtet.
Nur im Zusammenspiel mit einer Cloudplattform
Collabora integriert sich in eine vorhandene Infrastruktur und benötigt eine Cloudplattform als Fundament, zum Beispiel EGroupware, Nextcloud oder ownCloud. Collabora führt auf der eigenen Website weiterhin Alfresco, Microsoft SharePoint 2016 Server, Nuxeo oder Moodle als mögliche Integrationen auf. Eine andere Option ist der Betrieb in Univention Corporate Server, einem auf Debian basierendes Enterprise-Linux mit eigenem Identity- und Infrastruktur-Managementsystem. Im Univention App Center stehen virtuelle Appliances mit älteren Collabora-Versionen bereit, einmal mit Nextcloud und einmal mit ownCloud als Basis. Wer UCS bereits einsetzt, kann dort ebenfalls EGroupware, Nextcloud oder ownCloud als Fundament nutzen und Collabora nachrüsten.
Egal, für welche Variante Sie sich entscheiden: Sie müssen sich als Admin selbst um die Installation und Wartung der Software sowie um ein Backupkonzept kümmern. Zugegeben, das ist etwas aufwendiger, als einen Account bei Google oder Microsoft anzulegen – dafür liegen die Daten auf dem eigenen Server beziehungsweise auf einem Server in deutschen Rechenzentren, wenn Sie sich für eine SaaS-Lösung entscheiden.
Für diesen Test haben wir uns das aktuelle stabile Collabora-Online-Release (COOL 21.11) in drei verschiedenen Umgebungen angeschaut: unter EGroupware 21.1 (EPL), in Nextcloud 21.0.4 und in ownCloud 10.9.1 – jeweils in aktuellen Firefox- und Chrome-Browsern. Außerdem haben wir das mobile Layout in Safari auf einem iPhone 11 Pro und einem iPad Pro 12" (beide Geräte mit iOS 15.1) getestet. Auf den beiden mobilen Endgeräten haben wir auch die Collabora-App installiert.
Die Collabora Online Development Edition (CODE) ist kostenfrei. Es handelt sich um ein Rolling Release ohne Support. Collabora für KMU (bis zu 99 Benutzer) kostet 17,85 Euro pro Benutzer/Jahr. Die Software kommt als LTS-Version mit Herstellersupport. Collabora Online für Unternehmen ab 100 Benutzer bietet ebenfalls Langzeitunterstützung und Herstellersupport, auch bei der Integration in die eigene Umgebung. Die Preise dazu nennt der Anbieter auf Anfrage. Dazu kommen eventuell Kosten für die zugrundeliegende Plattform. Die meisten Integrationen sind als kostenfreie Varianten zum Betrieb auf dem eigenen Server sowie als gehostete SaaS-Lösung erhältlich.
Systemanforderungen
Für die Eigeninstallation der zugrundeliegenden Plattformen ist serverseitig in der Regel eine aktuelle Linux-Distribution ausreichend. Benutzerseitig bedarf es lediglich eines aktuellen Webbrowsers.
In puncto Leistungsumfang unterscheidet sich Collabora nicht wesentlich von Microsoft 365 und Google Workspace. Das Cloud-Office enthält eine Textverarbeitung (Writer), eine Tabellenkalkulation (Calc) und eine Präsentationssoftware (Impress). Als Sahnehäubchen gibt es obendrauf eine Anwendung zum Erstellen von Zeichnungen (Draw) – weder Google noch Microsoft haben ein Zeichenprogramm im Angebot.
Da Collabora Online in eine Cloudplattform integriert ist, stehen Anwendern natürlich auch deren eigenen Applikationen zur Verfügung. Dazu gehören etwa der Dateimanager, Adressbuch und Kalender, Chat et cetera. Eine Besonderheit stellt in diesem Zusammenhang EGroupware dar: Alle Daten aus den einzelnen Modulen lassen sich über Platzhalter in Collabora-Online-Dokumente einfügen.
Dank des Zugriffs auf das EGroupware-Adressbuch setzen Sie so mit wenigen Klicks Namen und Adressen von Kunden in die Dokumente ein (ohne diese im Adressbuch nachschlagen zu müssen). Das Erstellen von Vorlagen für Serienbriefe, Zeitnachweise oder andere Berichte geht auf dieser Plattform ebenso leicht von der Hand. Die EGroupware-Entwickler haben eigene Icons in der Collabora-Symbolleiste untergebracht. Direkt neben dem Icon zum Speichern befinden sich zwei Symbole zum Einfügen von Platzhaltern und Adressen.
Außer dem Open Document Format (ODT, ODS, ODP) kann Collabora Online diverse Microsoft-Formate (DOC/ DOCX, XLS/XLSX, PPT/PPTX) öffnen und verarbeiten. Das Cloud-Office unterstützt dieselben Dateiformate wie LibreOffice, darunter ältere Standards und Exoten. Wie immer gilt für den Austausch von Dokumenten mit anderen Nutzern und anderen Office-Programmen: Nur wer mit Formatvorlagen arbeitet und den Unterschied zwischen Tab und Leerzeichen kennt, ist beim Import/Export auf der sicheren Seite.
Bild 1: Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentation oder Zeichnungen – Collabora online unterstützt alle gängigen Dateiformate.
Symbolleisten ganz nach Wunsch
Seit Version 6.4 bietet Collabora Online neben der klassischen Ansicht (Classic Tool Bar) die NotebookBar als alternative Benutzeroberfläche an. Sie spart einerseits Platz, andererseits hilft sie MS-Office-Anwendern bei der Umgewöhnung, erinnert sie doch an die Menübänder (Ribbons) der Software aus Redmond. Die NotebookBar ist inzwischen der Standard unter Collabora Online und kommt bei Writer, Calc, Impress und Draw zum Einsatz.
Wer die klassische Toolbar bevorzugt, muss in aller Regel den Admin um Hilfe bitten. In der Datei "loolwsd.xml" (ab Version 21.11 heißt diese "coolwsd.xml") navigiert er zum Abschnitt "user_interface" und trägt anstelle von "default" beziehungsweise "notebookbar" als Option "classic" ein:
<user_interface>
<mode type="string" desc="Controls the user interface style. The 'default' means: Take the value from ui_defaults, or decide for one of classic or notebookbar (default|classic|notebookbar)" default="default">classic</mode>
[...]
</user_interface>
Zu beachten ist dabei, dass diese Änderung stets die Ansicht für alle Benutzer beeinflusst. Einen anderen Weg geht EGroupware: Dort haben die Entwickler in den persönlichen Einstellungen eine Option untergebracht, über die jeder Anwender seine bevorzugte Collabora-Oberfläche aussuchen kann. Gut versteckt befindet sich der Schalter in den persönlichen Einstellungen für den Dateimanager im Reiter "Collabora Online". Aus dem Drop-down-Menü "Benutzeroberfläche" wählen Nutzer entweder "In Registern (NotebookBar)" oder "Symbolleisten (Classic Tool Bar)".
Gut gefällt, dass in der NotebookBar ein Klick auf eines der Register die Symbolleiste ein- und wieder ausklappt. Bildschirmplatz ist immer wertvoll – egal, wie groß der Monitor sein mag. Was die Funktionen und die Werkzeuge der einzelnen Office-Anwendungen betrifft, unterscheidet sich Collabora Online nicht wesentlich von der Konkurrenz. Textsatz, Schriftarten, Formatvorlagen, Funktionen in der Tabellenkalkulation, Effekte in Präsentationen und so weiter sind weitgehend identisch, wenn auch nicht in so großer Anzahl wie bei Microsoft 365 vorhanden. Das ist jedoch nicht zwingend ein Nachteil; je mehr Möglichkeiten zur Formatierung und Gestaltung von Dokumenten, desto leichter "verläuft" sich der Anwender in den Menüs.
Die Seitenleiste am rechten Rand ist mit Collabora Online 21.11 benutzerfreundlicher und vor allem deutlich flotter geworden. Sie wird nicht länger auf dem Collabora-Server erstellt und an den Browser gesendet, sondern der Browser rendert sie per JavaScript direkt auf den Bildschirm der Anwender. Schaltflächen, Drop-down-Menüs und andere Steuerelemente sowie das Mausrad reagieren damit fühlbar schneller. Ein Klick auf die kleinen Abtrenner-Icons klappt den vollständigen, dazu passenden Einrichtungsdialog aus, was langes Suchen in den Collabora-Menüs erspart.
Bild 2: Für die Symbolleisten steht eine klassische Ansicht (oben) und die "NotebookBar" (unten) zur Verfügung, die seit Version 6.4 voreingestellt ist.
Mängel bei Änderungsfunktion
Im Menü "Änderungen" finden Benutzer nicht nur die Rechtschreibprüfung und einen Thesaurus, sondern auch Funktionen zum Kommentieren, Aufzeichnen und Verwalten von Änderungen. Beim gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten erscheinen die Änderungen nahezu in Echtzeit, sodass die Kollaboration gut gelingt.
Wie von anderen Office-Programmen gewohnt, erhalten Anwender unterschiedliche Farben, sodass die Modifikationen sofort ins Auge fallen: Hinzugefügter Text erscheint farblich hervorgehoben und unterstrichen, gelöschter Text farbig markiert und durchgestrichen. Am linken Seitenrand weist ein senkrechter Strich auf Änderungen hin. Ein Klick auf die Benutzernamen-Kürzel beziehungsweise Avatare bietet Zugriff auf die Option, immer dem aktuellen Bearbeiter zu folgen.
Leider gab es im Test den einen oder anderen Schluckauf beim Einblenden der Benutzernamen im Dokument. Ganz unabhängig vom Webbrowser und der darunterliegenden Integration zeigte Collabora Online diesen manchmal an, wenn wir die Maus über die Änderung bewegt haben, manchmal aber auch nicht.
Das Verhalten konnten wir in anderen Browsern reproduzieren. Kleinere Probleme gab es auch im Dialog "Änderungen verwalten". Ab und zu gelang der Sprung zu einer Änderung per Mausklick, ab und zu nicht. Einige Browser zeigten die Benutzernamen-Kürzel respektive -Avatare oben rechts an, andere blendeten nur graue Avatare ein.
Keinen Ausfall gab es beim Testen der Kommentarfunktion: Worte, Zeilen und ganze Abschnitte markieren, Anmerkungen hinterlassen, auf diese antworten, Threads als gelöst und ungelöst markieren – das alles lief wie am Schnürchen. Über die nicht übersetzte Beschriftung "Resolved" für gelöste Kommentare lässt sich daher gut hinwegsehen.
Bild 3: Manchmal erscheinen die Benutzernamen-Kürzel bei gleichzeitiger Bearbeitung (rechts unter Firefox), manchmal nicht (links unter Chrome).
Versionierung abhängig vom Fundament
Den Versionsverlauf von Dateien einblenden, frühere Fassungen anschauen und gegebenenfalls wiederherstellen – das gehört zum guten Ton einer Online-Office-Suite dazu. Grundsätzlich bietet Collabora Online eine solche Funktion an. Wie diese arbeitet, hängt allerdings von der Integration ab, also wie das zugrundeliegende Hostsystem sie implementiert. Das automatische Sichern von geöffneten Dokumenten hat damit nichts zu tun, es geht vielmehr darum, was passiert, wenn ein Benutzer in der Office-Suite auf "Speichern" klickt.
Im Test zeigten sich deutliche Unterschiede zwischen den Plattformen, angefangen mit der Namensgebung: Wer im Menü Datei auf "Versionsgeschichte betrachten" klickt, sieht bei EGroupware die "Änderungshistorie", unter ownCloud die "Revision History" und bei Nextcloud einfach "Versionen". Während EGroupware und Nextcloud vorhandene Versionen mit Zeitstempel in Collabora Online auflisten, sperrte sich die getestete ownCloud-Instanz und zeigte hartnäckig nur eine Version mit der Zeitangabe "Gerade ebend" (sic!) an. Ein Klick auf "Weitere Versionen" führte leider ins Leere.
Als Umweg können ownCloud-Nutzer die Versionsgeschichte von Dokumenten im integrierten Dateimanager betrachten. Genau wie Nextcloud öffnet ein Klick auf die drei Punkte neben dem Namen und Details mehrere Reiter im rechten Fensterbereich. Über den Tab "Versionen" laden Nutzer eine bestimmte Fassung herunter oder stellen diese wieder her. Auch EGroupware bietet über den Dateimanager und mit einem Rechtsklick auf "Eigenschaften bearbeiten" an, zu einer bestimmten Version eines Dokuments zurückzukehren.
Im selben Dialog, auf dem Reiter "Abonnements", können sich EGroupware-Nutzer automatisch über Änderungen per E-Mail benachrichtigen lassen. Es ist möglich, mehrere Abos einzurichten und auch Mailadressen externer Mitarbeiter einzutragen. Diese erhalten dann bei jeder gespeicherten Fassung das geänderte Dokument als E-Mail-Anhang.
Freigaben: flexibel und sicher
Kollaboration über die Grenzen der Cloud hinaus – dazu bieten alle drei getesteten Plattformen an, Dokumente für andere Nutzer freizugeben, entweder nur mit lesendem Zugriff oder auch mit Schreibrechten. In Nextcloud und ownCloud öffnet ein Klick auf das Sharing-Icon im Dateimanager den Reiter "Teilen" in der rechten Seitenleiste.
Dort finden Anwender vorhandene Freigaben, teilen das Dokument per Link mit externen Mitarbeitern oder mit anderen Benutzern und Gruppen der jeweiligen Plattform. Dabei sind die Dialoge zur Feinjustierung der Freigaben (Zugriffsrechte, Passwortschutz, Ablaufdatum et cetera) zwar unterschiedlich gestaltet, die Funktionen aber gleich.
Einen anderen Weg geht EGroupware. Im Dateimanager klicken Nutzer ein Office-Dokument mit der rechten Maustaste an, und das Kontextmenü bietet im Abschnitt "Teilen" verschiedene Optionen. Auf direktem Weg zum Dokument führt der Eintrag "Beschreibbarer Collabora Online-Link". Dieser landet dann auch gleich in der Zwischenablage, sodass Anwender ihn schnell per Chat oder Kurznachrichtendienst teilen können.
Alternativ verschickt "Teilen / E-Mail" verschiedene Freigabevarianten über den integrierten E-Mail-Client, darunter eine beschreibbare Collabora-Online-Freigabe. Wer Dokumente intern mit anderen EGroupware-Nutzern austauschen möchte, kann selbstverständlich den Weg über geteilte Ordner gehen und über den Dateimanager entsprechende Lese- und Schreibrechte setzen.
Interessantes Detail am Rande: Externe Mitarbeiter mit beschreibbaren Freigaben zu Dokumenten können sich unter Nextcloud einen eigenen Spitznamen geben, der dann entsprechend bei den Änderungen und Kommentaren auftaucht. Unter EGroupware heißen die Nutzer von außen "User, SiteMgr" und bei ownCloud "remote user".
Bild 4: Für einen öffentlichen Link zum Dokument bieten alle Plattformen (hier ownCloud) passgenaue Einstellungen an.
Smartphone-Apps mit Luft nach oben
Wer nicht ständig online ist, kann die kostenlose Collabora-App unter Android respektive iOS installieren und auf dem Smartphone oder Tablet weiterarbeiten – auch offline. Bei der App ist hier allerdings noch viel Luft nach oben. Bereits beim Importieren einfacher Writer-Dokumente mit nichtnummerierten Listen zeigen sich erste Probleme, und die ehemals runden Aufzählungszeichen mutieren zu leeren Kästchen. Die einzige Lösung ist das nachträgliche Bearbeiten und ein erneutes Zuweisen der Absatzvorlage.
Die Berichte anderer Anwender in den Bewertungen der App Stores, dass das Tablet beim Arbeiten mit der mobilen Office-Suite sehr warm wird oder dass die App Änderungen nicht richtig speichert, konnten wir im Test nicht nachvollziehen.
Als Alternative zur App empfiehlt sich in jedem Fall das Arbeiten im Webbrowser der mobilen Geräte. Dank responsiver Layouts der zugrundeliegenden Plattformen funktioniert das wirklich prima. Selbst das gemeinsame und gleichzeitige Bearbeiten von Dokumenten in Collabora Online gelang im Test gut. Zugegeben, das Lesen langer Dokumente macht auf den kleinen Displays nicht so richtig Spaß, und auch das Tippen langer Texte auf der Tastatur eines Smartphones oder Tablets ist nicht ideal.
Fazit
Für Endanwender gibt es keine wesentlichen Unterschiede zu den Cloud-Offices der großen Player. Die grundsätzlichen Funktionen sind alle vorhanden, auch in puncto Kompatibilität und Im-/Export von Dokumenten und Formaten gibt es wenig zu kritisieren.
Wie so oft steckt der Teufel jedoch im Detail: Features wie etwa die Versionierung oder Freigabe von Dokumenten hängen an den Fähigkeiten des zugrundeliegenden Systems. Das lösen die Plattformen ganz unterschiedlich – streng genommen ist etwa der nicht funktionierende Versionsverlauf in der ownCloud-Testinstanz nicht Collabora Online anzulasten.
Im Betrieb zeigt Collabora Online keine Schwächen und kann Microsoft 365 oder Google Workspace allemal das Wasser reichen. Das größte Problem dürften die Installation und die Einrichtung des Office-Pakets auf einem eigenen Server mit einer weiteren Cloudplattform als Fundament sein. Ohne grundlegende Kenntnisse beziehungsweise den Willen, sich in die Materie einzuarbeiten, ist das nicht ohne Weiteres erledigt.
Wer die volle Kontrolle über die eigenen Daten behalten möchte, sollte das jedoch unbedingt in Erwägung ziehen. Als flexible und schnelle Alternative ohne große Einstiegshürden bietet sich eine in Deutschland gehostete SaaS-Lösung an – ob das nun EGroupware, Nextcloud oder ownCloud ist.
(ln)
So urteilt IT-Administrator
Bewertung
Benutzerfreundlichkeit
9
Änderungen und Kommentare
7
Versionierung von Dokumenten
8
Freigabe interne/externe Nutzer
8
Mobile und Offline-Nutzung
5
Dieses Produkt eignet sich
optimal
für kleine und mittlere Unternehmen mit eigener IT-Abteilung für den lokalen Betrieb beziehungsweise für alle, die eine kostenpflichtige SaaS-Lösung in einem deutschen Rechenzentrum in Erwägung ziehen.
bedingt
für kleinere Unternehmen, die einen kostenfreien Betrieb auf einem eigenen Server wünschen. Vorkenntnisse beziehungsweise eine längere Einarbeitungszeit sind hier Voraussetzung.
nicht
für Nutzer, die ohne Aufwand einfach nur ein Cloud-Office abseits von Microsoft und Google ausprobieren wollen.