Die Zusammenarbeit in Unternehmen besteht längst nicht nur aus E-Mail-Nachrichten und Excel-Dateien. So gehört das Thema "Ablage" seit langer Zeit zu den Klassikern, wenn es um die Büroorganisation geht. Sind Dateien sinnvoll und logisch strukturiert abgelegt, können alle Mitarbeiter darauf schnell und zuverlässig zugreifen. Das beinhaltet auch, dass die Suche nach Dateien beziehungsweise Inhalten durch entsprechende Tools ebenso unterstützt wird wie die Kontrolle der Zugriffsberechtigungen. Nur so können Administratoren und Projektleiter entscheiden, wer wann den Zugriff auf welche Daten bekommt.

So sind nicht nur Softwarewerkzeuge aus der Kategorie "Collaboration im Projektmanagement-Stil" gefragt. Produkte, die sich unter dem Akronym EFFS (Enterprise File Sync and Share) einreihen, sollen ein Rückgrat für die Zusammenarbeit bilden und gleichzeitig dem Wildwuchs der Schatten-IT durch Dienste wie beispielsweise Dropbox oder OneDrive die Stirn bieten. Das Unternehmen Egnyte, das 2007 im kalifornischen Mountain View gegründet wurde, bietet mit seiner gleichnamigen Software eine solche Alternative nicht nur für den traditionellen FTP-Server an.

Während altgediente IT-Nutzer in der Regel noch mehr oder minder virtuos mit den noch vorhandenen FTP-Servern agieren, ist es für Digital Natives selbstverständlich, ihre Dateien mit Diensten wie Dropbox zu teilen. Für die IT-Mannschaft, deren Augenmerk stärker auf die Sicherheit ausgerichtet ist, sind die EFFS-Produkte deshalb ein Schritt in die richtige Richtung.

Wer Egnyte testen möchte, kann dies mit einer kostenlosen Version des Business-Plans für 14 Tage online erledigen. Diese Version lässt sich mit zehn Nutzern verwenden und bietet 20 GByte an Speicherplatz. Grundsätzlich handelt es sich bei Egnyte um ein SaaS-Angebot. Die Software kann zwar auch hybrid arbeiten, indem die Nutzer lokale Speicherressourcen und Verzeichnisse einbinden, aber es besteht keine Möglichkelt, die Umgebung komplett unabhängig vom Anbieter auf Servern im eigenen Rechenzentrum zu betreiben.

Nach der Anmeldung kann ein Nutzer schnell mit der Arbeit beginnen, es ist zunächst keine weitere Konfiguration notwendig. Die Browser-basierte Oberfläche präsentiert sich übersichtlich und gut strukturiert. Auf der linken Seite findet der Nutzer eine Kolumne mit der Übersicht über seine Dateistruktur und einen "Let's get started"-Kasten, der ihn durch die ersten Schritte führt. Die rechte Spalte im Browser-Fenster füllt sich dann im Lauf des Einsatzes, denn dort wird die Aktivität im gewählten Ordner laufend aufgelistet. Eine derartige Übersicht steht auch bei der Business-Version von OneDrive zur Verfügung, muss aber erst geöffnet werden und ist nicht wie hier immer standardmäßig zu sehen.

Das Arbeiten mit den Dateien und Ordnern gestaltet sich recht einfach, da die Funktionen für die Zugriffe logisch aufgebaut sind. Im mittleren Fenster können Nutzer die Standardoperationen wie das Anlegen und Löschen von Ordnern auf die gleiche Art und Weise ausführen, wie sie es bei anderen Produkten dieser Art gewohnt sein dürften. Bewegt ein Nutzer den Mauszeiger über den Bereich "Status", kann er dort nicht nur den Download einer Datei anstoßen, sondern bekommt auch etwaige Kommentare zu dem File angezeigt. Natürlich ist nicht nur der Download möglich, es sind die verschiedensten Möglichkeiten zum Teilen von Dateien an dieser Stelle zu finden. So können Nutzer beispielsweise Links derart verschicken, dass der Empfänger die Dateien nur anschauen, aber nicht herunterladen kann.

Interessant ist in diesem Zusammenhang auch eine weitere Option: So kann ein Nutzer beispielsweise an Personen, die nicht zur eigenen Firma gehören und somit grundsätzlich keinen Zugriff auf den Dateiserver haben, einen Upload-Link senden. Dieser erlaubt es ihnen, über einen Browser eine – auch große – Datei auf den Server zu laden, ohne dass sie dabei einen weiteren Zugriff auf diesen Server bekommen. Der Empfänger erhält dann eine Nachricht, dass die angeforderte Datei für ihn hochgeladen wurde. Sogenannte "Preview Only Links" stehen ebenso nur in den Enterprise-Versionen der Software zur Verfügung wie die Möglichkeit, die Geräte beim Einsatz der Desktopanwendungen und mobilen Apps zu kontrollieren und reglementieren.

Eine Versionierung, hier als "History" bezeichnet, führt der Server ebenfalls automatisch durch. Die Nutzer können direkt in der Anzeige der Dateien die Anzahl der vorhandenen Versionen eines Files sehen und auf diese zugreifen. Eine eigene Office-Software beinhaltet die Egnyte-Plattform nicht, sie bietet aber über die App-Integration die Möglichkeit, sowohl zu Google Workspace als auch zu Microsoft Office entsprechende Verbindung aufzubauen. Während das bei der Google-Umgebung recht einfach funktioniert, ist dies mit Office 365 nur dann möglich, wenn das Unternehmen eine Business-Lizenz E3, E4 oder E5 einsetzt. Zudem muss der Administrator im Azure AD den Global Admin- und Cloud-Application-Admin-Zugriff erlauben, damit diese Verbindung zum Bearbeiten und Verändern der Dateien mit Microsoft Office funktioniert. Steht diese Möglichkeit nicht zur Verfügung, bietet die Software automatisch den Download eines Werkzeugs namens "Egnyte WebEdit" an. Nach dem Herunterladen war es uns problemlos möglich, die freigegebenen Dateien auf dem Server zu verändern und auch mit der lokalen Office-Version auf dem Client zu bearbeiten.

Die Macher hinter Egnyte legen nach eigener Aussage großen Weg auf die Sicherheit ihrer Plattform. So werden alle Daten, die die Nutzer auf die Plattform laden, über einen SSL/TLS-Layer mit einer AES-256-Bit-Verschlüsselung geschützt. Auch die auf dem System liegenden Daten erfahren grundsätzlich eine derartige Verschlüsselung. Dabei erfolgt diese immer auf den Egnyte-Server-Systemen. Bei den von Egnyte als "Plattform-Pläne" bezeichneten Versionen Business, Enterprise Lite und Enterprise haben die Nutzer auch die Möglichkeit, eine Zweifaktor-Authentifizierung zu nutzen.

In den Settings der Software, die Nutzer aus dem Menü in der Dachzeile heraus auswählen können, stehen im Untermenü "Security und Authentication" eine große Anzahl an Konfigurationsmöglichkeiten für die Anmeldung der User bereit. Hier können Administratoren unter anderen Länge und Stärke des Passworts vorgeben und festlegen, ob Mitarbeiter die Zweifaktor-Authentifizierung nutzen müssen. Wer eine externe Authentifizierung über ein Active Directory oder SSO (Single Sign-on) nutzen möchte, muss dazu auf eine der Enterprise-Versionen der Software wechseln. Die Möglichkeit, den Nutzern verschiedene Rollen mit dedizierten Rechten zuzuweisen, existiert ebenfalls nur in den Enterprise-Versionen. Allerdings unterscheiden alle Pläne von Egnyte standardmäßig zwischen Administratoren und "normalen" Anwendern.

Viele Sicherheitsfeatures, die der Anbieter auf seiner Webseite offensiv bewirbt, stehen also nur in den Enterprise-Varianten bereit. Doch konnten wir uns einen sogenannten Test-Drive anschauen, bei dem wir interaktiv durch einige dieser Features geführt wurden. Dabei geht es grundsätzlich um das Thema Data Governance. Da diese Disziplin neben den verschiedenen Rollen der Anwender auch die Prozesse und Verantwortlichkeiten für die Daten und deren Monitoring umfasst, ist es sicher sinnvoll, wenn eine Lösung für den Dateiserver diese Möglichkeiten anbietet. Allerdings beziehen sich hier viele Features der Plattformen, auch wenn es um das Thema Compliance geht, explizit auf amerikanische Bestimmungen und Verhältnisse.

Wer diese Funktionen in Egnyte aufruft, bekommt zunächst ein Dashboard mit einem sogenannten Risk-Score präsentiert, auf dem die aufgetretenen Sicherheitsvorfälle in Form einer Grafik dargestellt sind. Das Unternehmen gibt dabei an, dass bereits die Business-Version der Software einen Schutz vor Ransomware-Attacken – die häufig über Dateien ins Netzwerk kommen – bietet. Die Demonstration im Test-Drive zeigte jedoch deutlich, dass Nutzer das volle Potenzial dieser Schutzmaßnahme erst mit den Enterprise-Ausprägungen erhalten. So stehen den Administratoren dann beispielsweise umfangreiche Filter bereit, um auf entsprechende Vorfälle zu reagieren. Insgesamt sind die Möglichkeiten in dem erweiterten Bereich sehr vielfältig.

Die meisten Anwender dürften es gewohnt sein, dass sie auf File-Sharing-Dienste wie Dropbox oder Google Drive direkt aus dem Browser unter Windows zugreifen. Diese Möglichkeit bietet Egnyte ebenfalls mithilfe eines Windows-Desktopclients. Weitere Clients stehen für macOS und die mobilen Systeme unter Android und iOS bereit. Nutzer, die mit Linux arbeiten, können jedoch nur mit dem Browser auf die Egnyte-Plattform und ihre Features zugreifen.

Wir haben für unsere Testinstallation die Windows-App als MSI-Datei heruntergeladen und auf einem aktuellen Win­dows-11-System installiert. Das Setup richtet dann ohne weitere Nachfrage ein neues Netzwerklaufwerk auf dem System ein, in dem die geteilten Dateien und Ordner zur Verfügung stehen. Wie es Nutzer auch bei anderen File-Sharing-Diensten kennen dürften, stehen dann die Operationen auf die Dateien und Ordner via Rechtsklick bereit.

Leider hat Microsoft das entsprechende Kontextmenü unter Windows 11 geändert, sodass Nutzer (nicht nur bei Egnyte) zunächst den Eintrag "Weitere Optionen anzeigen" (beziehungsweise "Shift + F10") wählen müssen, bevor sie zu den Optionen zum Teilen gelangen. Was uns dabei weniger gut gefiel: Wählten wir hier die Möglichkeit "View Link Options" aus, öffnete sich zunächst der Browser und wir konnten erst dort die Änderungen vornehmen. Bei anderen Produkten wie Google Drive oder OneNote bleibt der Nutzer auf der Windows-Oberfläche und kann dort die Änderungen vornehmen.

Ansonsten fügte sich der Desktopclient bei unseren Testinstallationen sowohl unter Windows als auch unter macOS, iOS und Android gut in die jeweiligen Oberflächen ein und erlaubte die meisten Operationen, die auch im Browser zur Verfügung stehen. Für den normalen Einsatz durch die Nutzer ist das sicherlich die bequemere und bessere Variante. Für die Systembetreuer, die alle Möglichkeiten von Egnyte ausnutzen möchten, empfiehlt sich auf jeden Fall die Browser-Variante. Linux-Anwendern bleibt ebenfalls nur der Zugriff mittels Browser, wobei die Anpassung von Dateien im Linux-Dateisystem nicht unterstützt wird. Diese Benutzergruppe lässt Egnyte also weitgehend außen vor.

Sollten Unternehmen beziehungsweise deren IT-Abteilungen noch traditionelle FTP-Server einsetzen? Gerade im Hinblick auf die Sicherheit ist das heute sicherlich kein guter Ansatz mehr. Aber File-Sharing wird benötigt. Das zeigt sich auch daran, dass viele der von uns betrachteten Collaboration-Plattformen entsprechende Software zum Teilen von Dateien, wie etwa Dropbox oder OneDrive, bereits standardmäßig integrieren oder wenigstens die Möglichkeit zur Integration bieten.

Egnyte möchte sich deutlich von Diensten wie Google Drive, OneDrive oder Box absetzen und sieht sich in der Kategorie EFFS. Die umfangreichen Sicherheitfunktionen sind dabei ebenso hilfreich wie die einfache Inbetriebnahme. Auch der Einsatz der Software im täglichen Betrieb stellte sich uns als problemlos dar, sodass es für die IT-Abteilung einfach sein dürfte, die eigenen Nutzer zur Abkehr von bisher genutzten Schatten-IT-Lösungen zu bewegen.

Als Nachteil dieser Plattform sehen wir jedoch insbesondere die Herangehensweise des Unternehmens an: So bietet die Software zwar die Möglichkeit, lokal Speicher und Daten einzubinden, es gibt aber keine On-Premises-Version der Software zur Installation im eigenen Rechenzentrum.

Ebenso "schwammig" sind die Aussagen in Richtung Datenschutzgrundverordnung. Auf der Webseite des Unternehmens ist ein Eintrag zu finden, der EU-Anwendern versichert, dass deren Daten in den EU-Rechenzentren des Unternehmens gespeichert würden. Doch konnten wir nicht verifizieren, wo in der EU sich denn diese Rechenzentren befinden. Zudem wird auf dieser Seite noch auf das EU-US Privacy Shield als Grundlage verwiesen. Dieses hat der Europäische Gerichtshof allerdings bereits im Jahr 2020 für nichtig erklärt.

Das tut der Funktionalität der Software insgesamt aber keinen Abbruch: Sie ist übersichtlich gestaltet, bietet gute Unterstützung bei der Sicherheit und ist ohne Zweifel ein sehr guter Ersatz für den althergebrachten FTP-Server. Allerdings können ähnliche Angebote wie One-Drive-Business in der Zwischenzeit bei den meisten dieser Features mithalten, bieten eine lokalisierte deutschsprachige Oberfläche und können in der Regel auch auf eigenen Servern (und in ausgewiesenen deutschen Rechenzentren) betrieben werden. Die umfangreichen "Data Governance"-Features der Enterprise-Versionen sind ebenfalls sehr auf den amerikanischen Markt und seine Gesetze ausgerichtet.