Zu Beginn dieses Tests hieß Haiilo Home noch Coyo. Im Februar 2022 haben sich die Unternehmen Coyo aus Deutschland, Smarp aus Finnland und Jubiwee aus Frankreich zur neuen Marke Haiilo zusammengetan. Haiilo Home will Informationen im Unternehmen so aufbereiten und zur Verfügung stellen, dass die Mitarbeiter diese überall konsumieren und zu jeder Zeit darauf zugreifen können. Als Social Intranet bietet die Software zudem die Kommunikationsmöglichkeiten, die Mitarbeiter schon aus ihrem persönlichen Umfeld kennen.

Haiilo Home lässt sich als Clouddienst oder lokal nutzen. Welche Variante ein Unternehmen einsetzt, bestimmt sich im Regelfall danach, ob der Betrieb zwingend auf eigener Hardware erfolgen muss oder ob das Hosting auch Drittanbieter übernehmen dürfen. Haiilo hostet ausschließlich im europäischen Wirtschaftsraum, wodurch der Anbieter die geltenden Vorgaben des Datenschutzes einhält. Für unseren Test haben wir uns Haiilo Cloud angesehen und bekamen zunächst eine eigene Instanz unter "it-administrator.coyocloud.com" bereitgestellt. Vorweg sei gesagt, dass sich diese Domain individuell anpassen lässt.

Nach dem Login zeigt sich eine dem Social-Media-Stil angenäherte Aufteilung. In der Mitte ist der Nachrichten-Stream beziehungsweise die Timeline. Links und rechts gibt es feste Informationsbereiche, die auf Seiten oder Gruppen verweisen. Entsprechend simpel ist auch die Anwendung: In der Timeline lassen sich die aktuellen Nachrichten lesen und darüber schreiben die Mitarbeiter ihre Nachricht.

Im Menü zeigen sich die drei weiteren Bereiche Seiten, Communities und Events. Eine Seite ist eine Informationsquelle, zum Beispiel einer Abteilung, der Geschäftsleitung oder auch eines Produkts. Hier geht es vorrangig darum, Informationen wie an einer Pinnwand zu veröffentlichen. Wer Seiten anlegen darf, ist abhängig von den erteilten Benutzerrechten. Grundsätzlich ist Haiilo Home so aufgebaut, dass der Einsatz eines IT-Administrators – spätestens nach der technischen Einrichtung – nicht mehr notwendig ist. Administratoren des Systems und Mitarbeiter mit entsprechenden Rechten verwalten sich dann selbst.

Eine Seite fokussiert sich auf redaktionelle Inhalte. Sie dient als Informationskanal und Wissensquelle für alle Mitarbeiter. Um eine Seite anzulegen, klickten wir oben links auf den Button "Seite erstellen" und gaben neben einem Titel und einer Beschreibung auch eine Kategorie an. Auf der nächsten Seite legten wir die Administratoren fest und bestimmten die Sichtbarkeit, ob öffentlich oder privat.

Auf eine öffentliche Seite greift jeder Benutzer zu. Alle Inhalte lassen sich von jedem Anwender über die Suche finden. Die private Seite ist nur für ausgewählte Kollegen einsehbar und lässt sich demnach auch nur von diesen über die Suche finden. Interessant ist der dritte Schritt bei der Einrichtung einer Seite: Hier legten wir das Auto-Abonnieren fest. Dabei bestimmten wir, ob alle Benutzer automatisch die Seite abonnieren, ohne Möglichkeit sie abzubestellen. Alternativ abonnieren nur ausgewählte Benutzer beziehungsweise Gruppen die Seite automatisch, ohne sie abbestellen zu können.

Gerade der letzte Punkt ist interessant für Abteilungen oder Projekte. So lässt sich nämlich sicherstellen, dass Mitarbeiter eines Projekts die notwendigen Informationen bekommen oder abrufen können. Natürlich konnten wir auch einstellen, dass Benutzer die Seite beliebig abonnieren oder abbestellen dürfen.

Nach dem Anlegen der Seite widmeten wir uns der Konfiguration für die Inhalte. Neben einem Profilbild luden wir auch ein Titelbild hoch. Um die Informationen auf einer Seite zu strukturieren, haben die Entwickler diverse Apps hinzugefügt. Insgesamt standen uns zehn verschiedene Funktionen zur Verfügung. Neben einem klassischen Blog zum Teilen von Informationen konnten wir mit der Inhalte-App unsere Seite mit einem eigenen Layout und Widgets erstellen.

Die Events-App zeigt Termine der Seite an und über die Dokumente-App haben wir Dateien mit Kollegen geteilt und auch in Ordnern sortiert. Über ein Formular ließen sich dynamische Inhalte abfragen und über ein Forum sind Kollegen in der Lage, themenbezogen Fragen zu diskutieren. Weiter standen dynamische Listen mit selbstdefinierten Einträgen zur Verfügung, es ließen sich Aufgaben verwalten, ein Wiki als Informationsquelle aufbauen und über die Timeline-App die Sammlung der Informationen der aktuellen Seite auflisten.

Die Konfiguration ging dann noch eine Stufe weiter. Zum Beispiel wählten wir die Layout-App aus, über die dann wiederum 16 Widgets zur Auswahl standen. Mit diesen konfigurierten wir, welche Informationen Haiilo Home anzeigen sollte. Über anstehende Events und Geburtstage ließen wir uns auch eine Übersicht neuer Kollegen und neuer Blogbeiträge anzeigen. Aber auch iFrames und somit extern eingebettete Webseiten und das Anzeigen von RSS-Feeds für externe Inhalte sind möglich. Wie zuvor erwähnt beziehen sich diese Widgets zum einen auf das Layout als auch auf die Informationen der Seite. Somit zeigt das Widget für anstehende Events auch nur die Events an, die einen Bezug zur Seite haben. Dasselbe gilt auch für neue Kollegen oder Blogbeiträge. Unberührt davon teilen Moderatoren der Seite ihre Informationen in der Timeline. Das kann eine kurze Textnotiz, aber auch die Bereitstellung eines Links, Bilds oder Videos sein.

Analog zu Facebook gibt es auch bei Haiilo Home Communities. Im Gegensatz zu Seiten dienen diese dazu, Projekten, Teams oder Abteilungen in eigenen öffentlichen, geschützten oder privaten digitalen Räumen die Kommunikation zu ermöglichen. Um eine solche zu anzulegen, klickten wir auf den Button "Community erstellen".

Wie bei den Seiten trugen wir auch hier wieder einen Titel, die Beschreibung und eine Kategorie ein. Auf der zweiten Seite legten wir die Community-Administratoren fest und luden Mitglieder ein. Auch hier stellten wir ebenso die Sichtbarkeit auf öffentlich, geschützt oder privat ein. Wie bei den Seiten kann jeder Benutzer auf öffentliche Communities zugreifen und alle Inhalte lassen sich über die Suche finden. Eine geschützte Community ist zwar für alle Anwender sichtbar, aber sie können dieser nur auf Einladung beitreten. Und auf private Communities haben nur deren Mitglieder Zugriff.

Die weitere Konfiguration verläuft analog zu der von Seiten. Wir luden jedoch nur ein Gruppen-Profilbild hoch. Ein Titelbild ist nicht vorgesehen. Die Konfiguration der Apps ist mit der bei den Seiten beschriebenen Vorgehensweise identisch.

Als Nächstes schauten wir uns die Events an. Diese lassen sich für alle möglichen Termine im Unternehmen nutzen. Sei es die Planung eines Vortrags, einer Konferenz, einer Schulung oder auch einer After-Work-Party. Zum Anlegen klickten wir auf den Button "Event erstellen" und definierten bereits an dieser Stelle, ob es sich um ein öffentliches Ereignis handelt, das jeder sehen und sich dafür anmelden kann, oder ein privates Event, das nur eingeladene Kollegen sehen und ihm beiwohnen können. Letztere Sichtbarkeit ist zum Beispiel sinnvoll für Termine eines kleineren Kreises wie dem Vorstand oder einer bestimmten Abteilung.

Wir erstellten ein öffentliches Event und trugen den Namen, den Veranstaltungsort und die Dauer ein. Weiterhin hatten wir ausreichend Platz für eine Beschreibung. In den erweiterten Optionen legten wir fest, ob alle Teilnehmer auch sehen können, wer an der Veranstaltung teilnimmt. Ebenso stand die Vorgabe zur Auswahl, ob eingeladene Kollegen eindeutig – also ohne "vielleicht" – antworten müssen sowie ob und auf welche Zahl die Teilnehmer begrenzt sind.

War dies alles erledigt, legte Haiilo Home eine Seite für das Event an, das wir wieder mit einem Profil- und einem Titelbild individualisierten. Aufgefallen ist, dass wir im Nachhinein die Rechte nicht mehr ändern konnten. Somit war es uns nicht möglich, aus einer öffentlichen eine private Veranstaltung zu machen oder umgekehrt.

Wie schon mehrfach angesprochen, bewegen sich die Anwender in Haiilo Home wie in einem aus dem privaten Umfeld bekannten sozialen Medium. Dazu gehört nicht nur die Anwendung über den Computer, sondern auch über eine mobile App. Diese ist für Android und iOS erhältlich.

Nach dem Start forderte die App zur Eingabe der Intranet-Domain auf. Danach gaben wir noch unseren Benutzernamen und das Kennwort ein. Naturgemäß sollen Kennwörter sicher, lang und kompliziert sein. Das macht die Eingabe in der App sehr unkomfortabel. Gewünscht hätten wir uns daher an dieser Stelle zum Beispiel einen von Haiilo Home generierten QR-Code, um ihn mit der App abzuscannen und uns damit einzuloggen.

Nach der erfolgreichen Verbindung sahen wir in der App die Informations-Timeline und konnten im oberen Bereich eine Nachricht eintragen, die wir teilen wollten. Über das Hamburger-Menü erhielten wir Zugriff auf die abonnierten Seiten und die beigetretenen Communities. Ebenso hatten wir über die App die Möglichkeit, diverse Konfigurationen gemäß unseren Rechten vorzunehmen.

Im Bereich der Systemadministration trafen wir auf eine Vielzahl von Einstellungen. Grundsätzlich ist Haiilo Home so aufgebaut, dass IT-Administratoren für die meisten Aufgaben nur an dieser Stelle aktiv sein müssen. In den allgemeinen Einstellungen hatten wir die Möglichkeit, eine eigene Domain zu hinterlegen. Mit dieser erreichen die Anwender das Intranet nicht mehr über die Hauptdomain "coyocloud.com", sondern über zum Beispiel "intranet.it-administrator.de". Um solch eine benutzerdefinierte Domain einzurichten, benötigten wir Zugriff auf den für die Domain zuständigen DNS-Server, wo entsprechende Einträge notwendig waren. Nach der Aktivierung unserer Domain hat Haiilo alle bestehenden Links auf diese umgeleitet.

Eine weitere Konfiguration nahmen wir für die E-Mail-Adresse des Absenders vor. Wir legten fest, von welcher Adresse Haiilo Home alle ausgehenden E-Mails des Netzwerks versendet. Für die richtige Funktion ist es wichtig, dass die E-Mail-Domain eine gültige, öffentliche Domain sein muss. Daher würde zum Beispiel "itadmin.local" als Absender-Domain nicht funktionieren. Die Domain muss einen erreichbaren MX-Record oder zumindest einen erreichbaren A-Record haben. Nach der Aktivierung unserer E-Mails sendete Haiilo Home alle ausgehenden Nachrichten mit der festgelegten E-Mail-Adresse und dem Namen des Absenders, den wir in den allgemeinen Einstellungen festgelegt hatten.

Über die Liste der Features war es uns möglich, die in Bezug auf die Seiten und Community beschrieben Apps einzugrenzen. Auf einer Übersichtsseite legten wir fest, welche App auf einer Seite oder für eine Community zur Verfügung steht. Ebenso konnten wir bestimmen, ob eine App nur auf Moderatoren beschränkt ist. Für Widgets legten wir fest, welches überhaupt verfügbar sein sollte. Beides hat nicht nur den Vorteil der Übersichtlichkeit bei der Administration, sondern dient vor allem auch der Einschränkung der zahlreichen Informationsquellen.

Unternehmen, denen die vorhandenen Widgets nicht ausreichen oder die eine bestimmte Funktion benötigen, können sich auch eigene Plug-ins mit Widgets installieren. Dank der ausführlichen Entwicklerdokumentation lässt sich so etwas recht gut selbst erstellen. Eine klassische Programmiersprache ist dazu nicht notwendig. Über eine Manifest-Datei sowie passende HTML-Dokumente rendert das System das Widget entsprechend den Vorgaben.

Weitere mögliche Einstellungen bezogen sich auf die Startseite, das Launchpad, das verwendete Farbschema und unterstützte Sprachen. Ebenso konnten wir Nutzungsbedingungen hinterlegen, die Nutzer nach dem Login akzeptieren müssen.

Da die kleinste Lizenz von Haiilo Home mindestens 300 Nutzer umfasst, zielt der Hersteller eindeutig auf große Unternehmen ab. Bei einer solchen Anzahl von Mitarbeitern ist das manuelle Anlegen einzelner Benutzer keine Option mehr. Die Lösung hier ist die Anbindung an ein Benutzerverzeichnis.

Das System unterstützt dazu neben LDAP und Active Directory auch die Synchronisierung via CSV-Datei, Microsoft Graph und Google Workspace. Je nach Auswahl des entsprechenden Diensts öffnet sich die passende Eingabemaske für die benötigten Angaben. Lediglich bei dem Abgleich mit einer CSV-Datei unterstützt Haiilo Home keine Gruppenzuordnung, bei allen anderen Diensten hatten wir auch die Option, Gruppen zu synchronisieren.

Damit Administratoren Haiilo Home auch in bestehende Strukturen integrieren können, stehen einige Add-ons zur Verfügung – insbesondere für Microsoft-Produkte. Durch die Integration mit Microsoft 365 und Teams entstehen durchaus sinnvolle Synergien. So zeigen sich Haiilo-Benachrichtigungen im Viva-Dashboard von Teams und für Microsoft 365 gibt es eine Events-Synchronisation mit dem Outlook-Kalender. Der Haiilo Chatbot informiert in Microsoft Teams über Unternehmensneuigkeiten. Mithilfe des "SharePoint Online File Picker" lassen sich Dateien aus SharePoint an Beiträge, Kommentare oder auch im Chat anhängen. Das gilt für alle Dokumente, auf die Benutzer Zugriff haben. Das spart das Herunterladen von Dateien aus SharePoint, um sie dann wieder zu Haiilo Home hochzuladen.

Aber auch die Integration von Google Workspace ist über ein Add-on möglich. So ist eine gleichzeitige Anmeldung in Haiilo wie auch Google Workspace möglich. Genau wie bei Microsoft 365 lassen sich Dateien Beiträgen, als Ergänzung zum Kommentar, im Chat oder als Anhang eines Artikels aus Google Drive hinzufügen. Ebenso ist das Synchronisieren mit dem Google-Kalender integriert.

Auch wenn Microsoft und Google in Unternehmen weit verbreitet sind, fehlte uns die Unterstützung in Richtung Apple, zumindest für den iCal-Calender. Aktuell lassen sich also nicht einmal Kalender synchronisieren, die mit iCal kompatibel sind.

Haiilo Home bietet eine solide Plattform für den Informationsaustausch. Die Software – von uns als Clouddienst getestet – orientiert sich erfolgreich am Konzept der sozialen Netzwerke und adressiert gekonnt die Bedürfnisse von Unternehmen. Die Grundidee ist, dass Mitarbeiter an einer Stelle Informationen abrufen und teilen. Individuell auf die persönlichen Aufgaben abgestimmt, aber allgemein genug, dass die Anwendung sehr leicht zu bedienen ist – genau so wie aus dem privaten Umfeld bekannt.

Der Aufwand der technischen Einrichtung hält sich in Grenzen. Neben der Konfiguration von Domain und E-Mail lässt sich noch das Branding vornehmen. Die Anbindung an die verschiedenen Verzeichnisdienste ist gut gelungen. Für Unternehmen ohne diese Dienste lassen sich Benutzer über eine CSV-Datei synchronisieren.

Anschließend geht die restliche Administration an die Moderatoren und Mitglieder über. Diese legen selbst Seiten, Communities und Events an und konfigurieren diese entsprechend nach ihren Bedürfnissen. Moderatoren können andere Mitglieder zum Administrator einer Seite oder Community ernennen. Anwender abonnieren die benötigten Informationen oder Admins legen fest, dass Seiten abonniert sein müssen.

Das Kanalisieren der Informationen in einer Timeline des Benutzers zeigt als Ergebnis alle Unternehmensneuigkeiten komprimiert an. Dank der Microsoft-365- und Google-Workspace-Integration sind der Abgleich und Austausch von Daten möglich. Sehr gut gefallen hat uns, dass durch die Art der Umsetzung von Haiilo Home auch Projektteams und Abteilungen geschlossen oder offen Informationen teilen können.