Gemeinsame Sache

von Thomas Bär Frank-Michael Schlede

Wie ein Brennglas hat die Pandemie Schwachstellen in der Zusammenarbeit in Unternehmen aufgedeckt. Wenn sich Dinge nicht mehr kurz auf Zuruf abklären lassen, sondern Teams auch remote funktionieren müssen, sind passende Collaboration-Tools wichtiger denn je. Neben bekannten Plattformen wie Microsoft 365 oder Google bietet der Markt einige interessante Alternativen. In diesem Beitrag stellen wir Ihnen mit Asana, Bitrix24, Mattermost, Trello und Wrike fünf praktische Werkzeuge für die Zusammenarbeit vor.

Die Zusammenarbeit allein mittels E-Mail und Excel-Sheet hat (hoffentlich) nicht nur in den ganz großen Unternehmen ausgedient. Kritiker werden an dieser Stelle anmerken, dass es nicht zwangsläufig eines Collaboration-Tools bedarf, um Projekte zu organisieren und Arbeitsprozesse zu optimieren. Aber auch in kleineren Teams zeigt sich schnell, wie rasch Informationen verloren gehen können, wodurch dann auch keine Übersicht mehr vorhanden ist. Was können und sollten Anwender von einer Collaboration-Software erwarten?

Viele der angebotenen Produkte können ihre Nähe zu Projektmanagement-Programmen nicht verleugnen. Auch wenn das gemeinsame Arbeiten an Projekten geradezu ein Musterbeispiel für Zusammenarbeit ist oder sein sollte, benötigt doch nicht jedes Unternehmen oder jede Arbeitsgruppe spezielle Features zur Risikoanalyse, Priorisierung der Aufgaben nach dem Eisenhower-Prinzip oder ein integriertes Kanban-Board.

Ein Feature, an das aber viele Nutzer sofort denken, ist das Filesharing. Doch Collaboration ist mehr als nur das Teilen von Dateien: Neben der Echtzeitkommunikation via Chat oder Videokonferenz sind es Dinge wie ein gemeinsamer Kalender und Managementwerkzeuge, die die Planung und den Ablauf von Projekten oder ganz allgemein Arbeitsprozessen erleichtern. Kommt die Rede auf entsprechende Werkzeuge für die Zusammenarbeit, dürften den meisten Administratoren wie auch Anwendern zunächst Microsoft 365 oder Google Workspace in den Sinn kommen. Sie finden übrigens einen detaillierten Beitrag zu Googles Collaboration-Software in dieser Ausgabe ab Seite 79. Aber der Markt hat auch Alternativen zu bieten, die für sich in Anspruch nehmen, die Zusammenarbeit im Team zu erleichtern und zu verbessern. Wir haben uns fünf interessante Tools herausgegriffen und einen Blick auf deren Features und Leistungen geworfen.

Asana: Das Verwalten der Arbeit

Zwei ehemalige Mitgründer von Facebook hoben im Jahr 2008 die Firma Asana [1] in San Francisco aus der Taufe. Die erste kommerzielle Version der gleichnamigen SaaS-Lösung brachten sie dann 2012 auf den Markt. Die Software wird vielfach unter den Programmen für das Projektmanagement eingereiht, da sie viele Organisationsmethoden dieser Disziplin direkt zur Verfügung stellt.

Bei Asana handelt es sich um ein reines SaaS-Angebot, eine Installation vor Ort im eigenen Rechenzentrum ist nicht vorgesehen. Kunden, deren Sicherheitsrichtlinien einen entsprechenden DSGVO-konformen Standort verlangen, müssen auf die Enterprise-Version von Asana wechseln. Nur für diese Ausprägung der Cloudsoftware bietet das Unternehmen ein Hosting in einem EU-Rechenzentrum an. Die Software lässt sich 30 Tage kostenlos testen. Nach dem Ende des Testzeitraums steht Nutzern noch eine kostenlose Version bereit, die für bis zu 15 Teammitglieder als einfache Umgebung mit deutlich eingeschränktem Funktionsumfang bereitsteht.

Der Anbieter betont immer wieder, dass es sich bei Asana keineswegs um eine reine Projektmanagement-Software handelt und bezeichnet sie als ein CWM-System (Collaborative Work Management). Ein Begriff, der auch von den Gartner-Analysten in diesem Zusammenhang gern genutzt wird. Ein großer und sofort augenscheinlicher Vorteil der Asana-Software besteht darin, dass sie übersichtlich aufgebaut und grundsätzlich leicht verständlich ist. Die vollständig in deutscher Sprache zur Verfügung stehende Umgebung leitet den Nutzer schon beim Erstkontakt anhand von Beispielen durch die möglichen Anwendungsszenarien.

Wer ein neues Projekt anlegt, wird bei dieser Software in der Regel eine der vielen Projektvorlagen verwenden, die hier zur Verfügung stehen. Die Darstellung kann in verschiedenen Formen wie Listen oder Boards erfolgen. Als sehr nützlich haben wir die Zeitleistenansicht empfunden, die viel Ähnlichkeit mit einem Gantt-Diagramm aufweist. Eine Kalenderansicht steht den Nutzern ebenfalls zur Verfügung. Sie bietet unter anderem Filterfunktionen, um in einem Projekt beispielsweise nach benutzerdefinierten Feldern zu sortieren.

Insgesamt offeriert Asana ein gelungenes Paket. Wer ernsthaft damit arbeiten möchte, sollte allerdings nicht auf das Basic-Schnupperangebot, sondern gleich auf die kostenpflichtige Premium-Variante setzen. Allein die dort zur Verfügung stehenden Aufgabenvorlagen und die integrierte Zeitleiste rechtfertigen diesen Schritt. Auch die Verfügbarkeit von eigenen Teamkalendern ist in der Praxis nützlich. Eigene Teams und Projekte lassen sich ab dieser Version ebenfalls einsetzen.

Durch ein Partnerprogramm arbeitet Asana mit anderen Anbietern von Collaboration-Umgebungen zusammen, sodass sich beispielsweise Ideen und Action-Items von Slack in nachverfolgbare Aufgaben innerhalb von Asana importieren lassen. Auch Microsoft Teams, Google Workspace und Zoom unterstützt die Software über Apps entsprechend und ermöglicht so Videochats. Wer auf eine Salesforce-Integration zurückgreifen möchte, muss dazu jedoch die Business- oder Enterprise-Version von Asana einsetzen. Für das Filesharing stellt die Software standardmäßig die Integration von Google Drive, OneDrive, Dropbox und Box für seine Nutzer bereit.

Bitrix24: Zusammenarbeit, Projekte und CRM

Gegründet 1989 als Bitrix Intranet im russischen Kaliningrad und 2012 in Bitrix24 [2] umbenannt, residiert das Unternehmen nun im US-Bundesstaat Virginia. Die Software steht sowohl als Cloud- als auch als On-Premises-Version zur Verfügung. Neben einer freien Variante, die zwar eine unbegrenzte Nutzerzahl, aber insgesamt nur 5 GByte Speicherplatz umfasst, bietet das Unternehmen die drei Versionen Basic, Standard und Professional an. Eine Besonderheit bei Bitrix24 besteht darin, dass bei der Software die Preise nicht per User anfallen, sondern die Kunden einen monatlichen Gesamtpreis für die höchstmögliche Anzahl von Nutzern der jeweiligen Version bezahlen.

Wir haben für diesen Artikel einen Blick auf die Cloudvariante der Software geworfen. Laut den Angaben auf der Bitrix24-Seite werden alle Daten von Nutzern, die sich in den Domainzonen Bitrix24.de oder Bitrix24.eu befinden, auf Servern im AWS-Rechenzentrum in Frankfurt am Main gehostet. Schon bei der Einrichtung listet die Software vier unterschiedliche Toolbereiche auf, aus denen Nutzer den Sektor auswählen können, der den von ihnen geplanten Einsatzzweck am besten repräsentiert:

- CRM: Vertrieb automatisieren und Kunden betreuen,

- Aufgaben und Projekte: gemeinsames Arbeiten und Terminplanung,

- Kommunikation: Zusammenarbeit und Kommunikation sowie

- Websites: Aufbau eigener Webseiten.

Diese Auflistung verdeutlicht bereits, dass Bitrix24 versucht, ein sehr breites Spektrum abseits der üblichen Projektmanagement- und Collaboration-Umgebungen abzudecken. Die Auswahl kann ein Nutzer auch noch nachträglich treffen oder ändern. Die Oberfläche, die sich danach im Browser und genau gleich auch in der Desktop-App unter Windows oder macOS präsentiert, erinnert sehr stark an das Social-Media-Umfeld. So findet sich in der Mitte des Fenster ein als "Feed" bezeichneter Hauptbereich, der der Oberfläche von Facebook ähnelt.

Insgesamt bietet die GUI von Bitrix24 so viele Einstell- und Konfigurationsmöglichkeiten, dass sie zunächst etwas überladen und verwirrend wirkt, verglichen mit der Nüchternheit anderer Produkte aus diesem Umfeld. Allerdings können Nutzer dies ändern, indem sie die Oberfläche durch Auswahl der für sie relevanten Teile verschlanken. Danach ist es recht einfach, mit der Software zu arbeiten. Das gilt insbesondere für das CRM-Modul, das sich gerade für kleinere Unternehmen als Alternative zu den "großen" CRM-Systemen empfiehlt, wie sie beispielsweise Salesforce anbietet.

Der Bereich "Kommunikation" beinhaltet neben Chat auch ein Videokonferenzsystem und einen gemeinsam nutzbaren Kalender. Im Bereich "Aufgaben und Projekte" stehen Funktionen für ein einfaches Aufgaben- und Projektmanagement bereit. Dieser Teil kann aber nicht mit so umfangreichen Möglichkeiten für das Projektmanagement aufwarten, wie sie beispielsweise bei Asana zu finden sind.

Mattermost: Zusammenarbeit für Entwickler

Natürlich stellt auch die Open-Source-Gemeinde verschiedene Programme für die Zusammenarbeit bereit. Dabei liegt es in der Natur der Sache, dass sich solche Tools häufig besser für den Einsatz unter Entwicklern eignen. Ein derartiges Werkzeug ist Mattermost [3]. Es gilt vielfach als direkte Alternative zu Slack und damit häufig auch als Gruppenchat beziehungsweise Instant-Messaging-Dienst. Wie es sich für eine Open-Source-Software gehört, lässt sich Mattermost auf eigenen Servern installieren und betreiben. Dabei werden vom Anbieter Linux-Distributionen wie Ubuntu, Debian Buster, CentOS, Red Hat Enterprise Linux und Oracle Linux als mögliche Plattformen genannt.

Auch ein Docker-Deployment auf Linux-Basis ist möglich. Damit ist diese Software gerade für Unternehmen, bei denen die volle Kontrolle über Dateien, Informationen und Anhänge sowie eine hohe Sicherheit im Vordergrund stehen, in jedem Fall einen Blick wert. Wer die Software auf einem eigenen Server installiert, kann mit der grundsätzlich kostenfreien Starter-Version beginnen. Daneben stehen noch eine Professional- und eine Enterprise-Version der Software bereit. Das im kalifornischen Palo Alto beheimatete Unternehmen Mattermost bietet auch kostenpflichtige Cloudvarianten an, die für 14 Tage zum kostenlosen Test bereitstehen. Eine solche Version haben wir uns für diesen Artikel angeschaut. Eine kostenfreie Cloudvariante von Mattermost gibt es nicht. Wer die Starter-Version einsetzen möchte, muss diese auf einem eigenen Server installieren und betreiben.

Drei Hauptmerkmale kennzeichnen Mattermost: Neben den "Channels" und "Boards" stellt die Software noch die sogenannten "Playbooks" bereit. Nutzer, die beispielsweise bereits mit Slack oder auch Microsoft Teams gearbeitet haben, dürften das Prinzip der Channels als Hauptweg der Kommunikation im Team sicher kennen. Auch Boards sind Teil der meisten Collaboration-Umgebungen auf dem Markt und bieten hier eine Oberfläche, die den bekannten Kanban-Boards ähnelt. Mit ihrer Hilfe können die Anwender dann Projekte unter anderem auch mit "Milestones" und "Sprints" verwalten. Bei den Playbooks handelt es sich um mitgelieferte, konfigurierbare Checklisten, die es Teams erlauben, reproduzierbare Prozesse zu definieren und einzusetzen. Bereits in der freien Version können in diesen Listen automatische Aktionen und Trigger gesetzt werden.

Insgesamt präsentierte sich die Cloudvariante von Mattermost während unseres kurzen Testzeitraums als spezielle wie recht performante Lösung. Entwickler, die vielleicht zuvor mit Slack gearbeitet haben, fühlen sich hier schnell zuhause. Für diese Zielgruppe dürften sich gerade Features wie die Playbooks als recht nützlich erweisen. In der Cloud-Testversion, die uns zur Verfügung stand, konnten wir zwar im Bereich "Localization" die Sprache auf Deutsch einstellen, aber da diese Änderung einen Neustart des jeweiligen Servers erforderte (auf den wir keinen Zugriff besaßen), konnten wir diese Unterstützung so nicht testen.

Für einen Einsatz in Unternehmen, bei denen alle Abteilungen über die ganze Firma hinweg (wie etwa Buchhaltung, Verkauf und Sekretariat) ebenfalls mit dem Tool arbeiten sollen, scheint diese Software eher weniger geeignet. Mattermost bietet keine direkt integrierte Unterstützung für Gruppenchats über Video an. Nutzer müssen hier auf ein anderes, externes System zurückgreifen. Das Einbinden solcher Umgebungen in Mattermost gestaltet sich deutlich komplizierter, als es bei den anderen von uns angeschauten Angeboten der Fall war. Auch dabei ist in jedem Fall erfahrenes IT-Personal für die Betreuung der Software sinnvoll.

Trello: Boards, Listen und Karten

Neben den großen Protangonisten im Umfeld der Collaboration-Werkzeuge wie Microsoft 365, Google Workspace oder Slack dürfte auch die Software Trello [4] eine mindestens ebenso große Bekanntheit erreicht haben. Das ursprünglich vom US-amerikanischen Unternehmen Fog Creek Software 2011 auf den Markt gebrachte Tool wurde mittlerweile von Atlassian übernommen. Neben einer freien stehen die drei Versionen Standard, Premium und Enterprise zur Verfügung.

Das Unternehmen hostet alle Server und Nutzerdaten auf Amazons AWS-Plattform innerhalb der Vereinigten Staaten. Da aktuell keine On-Premises-Variante dieser Software existiert (obwohl sehr viele Nachfragen dazu auf den FAQ-Seiten von Atlassian zu finden sind), ist Trello keine Alternative, wenn DSGVO-konforme Speicherung und Verarbeitung der Daten für ein Unternehmen wichtig sind.

Ähnlich wie bei Asana ist auch Trello die enge Verwandtschaft zum Projektmanagement anzumerken, selbst wenn diese Software in den meisten Fällen wohl nicht in diesem Umfeld zum Einsatz kommt. Viele Aufgaben werden in dieser Software mittels an Kanban angelehnten Boards gelöst. Diese gliedern sich dabei in Listen und Karten auf. Die gesamte Oberfläche ist sehr übersichtlich aufgebaut, wodurch eine Einarbeitung in und Nutzung von Trello recht schnell gelingen sollte. Wer mit dieser Software die Aufgaben seiner Teams verwaltet, wird es sicherlich begrüßen, dass die Nutzer Informationen aus unterschiedlichen Boards auswählen können. Die sogenannten "Board-Chats" erinnern stark an die Art und Weise, wie Nutzer auch in Slack miteinander kommunizieren können.

Für das Teilen von Dateien bietet Trello sogenannte "Power-Ups" an. Eine solche Einbindung steht beispielsweise für Google Drive bereit und ermöglicht es den Nutzern, ihre Dateien und Ordner mit den Karten von Trello zu verbinden. Ein großes Plus von Trello ist die freie Version: Im Gegensatz zu kostenlosen Angeboten vieler anderer Collaboration-Umgebungen, die quasi nur Lockfunktionen haben, können Nutzer mit dieser Version bereits mit bis zu zehn Boards pro Arbeitsbereich und einer unbegrenzten Anzahl von Karten sinnvoll arbeiten. Auch die so wichtige Zwei-Faktor-Authentifizierung ist bereits inbegriffen. Wer allerdings Kalender-, Dashboard- und Zeitleistenansicht verwenden möchte, muss dazu mindestens die Premium-Version von Trello nutzen.

Wrike: Umfangreiche Cloudlösung

Die 2006 im kalifornischen San José gegründete Firma Wrike [5] stellte im darauffolgenden Jahr die erste Version ihrer gleichnamigen Projektmanagement- und Collaboration-Software vor. 2021 kaufte Citrix die Firma auf und bietet die Software seitdem weiterhin unter dem Namen Wrike an. Das Unternehmen stellt alle Varianten ausschließlich als Clouddienst bereit, ein On-Premises-Angebot gibt es aktuell auch hier nicht. Die unter dem Label "Free" zur Verfügung stehende Version bietet sich unserer Erfahrung nach durchaus für kleine Teams an. Allerdings ist der dabei zur Verfügung stehende Speicherplatz von insgesamt 2 GByte für die unbegrenzte Nutzerzahl recht knapp bemessen.

Dafür stehen hier bereits Features wie eine Aufgaben- und Teilaufgabenverwaltung und interaktive Board- und Tabellenansichten bereit. Weitere Versionen werden unter den Bezeichnungen Professionell, Business und Enterprise geführt. Neben der jeweils erweiterten Ausstattung mit Features unterscheiden sie sich auch durch unterstützte Nutzerzahl und den verfügbaren Speicherplatz. Dabei sind allerdings selbst in der Business-Version nur 5 GByte pro Nutzer inbegriffen. Standardmäßig hostet das Unternehmen die Server im heimischen Kalifornien. Anwender aus der EU haben jedoch die Möglichkeit, ihre Daten in einem Rechenzentrum in Amsterdam abzulegen. Diesen Transfer müssen sie allerdings explizit bei Wrike anfordern.

Wrike bietet all die Möglichkeiten an, die auch die anderen Systeme in diesem Beitrag beherrschen: So können Benutzer Projektpläne anpassen, Aufgaben priorisieren, Zeitpläne verfolgen und natürlich auch mit anderen Teammitgliedern online zusammenarbeiten. Von allen Angeboten, die wir betrachtet haben, zielt Wrike am deutlichsten in Richtung Projektmanagement. Für eine reine Aufgabenverwaltung oder Onlinezusammenarbeit wäre sie wahrscheinlich überdimensioniert. Die Oberfläche der Software ist sehr aufgeräumt und zeigt zunächst nur wenig von den vielfältigen Möglichkeiten, die Wrike zu bieten hat. Die Plattform arbeitet mit den Begriffen "Ordnern", "Projekten" und "Aufgaben".

Dabei können Nutzer die Aufgaben beliebig verschachteln, was bei den meisten von uns betrachteten Werkzeugen nicht ohne größeren Aufwand möglich war. Projekte und Ordner lassen sich hierarchisch strukturieren und in den Spaces zusammenfassen. Zudem bietet die Software unter anderem Statusupdates grundsätzlich in Echtzeit an. Deadlines und Meilensteine lassen sich direkt in der Timeline-Ansicht anzeigen, was gerade in größeren Projekten sehr hilfreich sein kann. Sehr gut hat es uns auch gefallen, dass die Software bei der Ersteinrichtung sehr spezifische Vorschläge für die sogenannten "Spaces" macht: Dabei gibt es dann auch Vorlagen für die technische Planung und IT, beispielsweise für einen Servicedesk.

Bis auf die Enterprise-Version, die 10 GByte pro Nutzer mitbringt, ist der Speicherplatz in den anderen zudem recht teuren Tarifen von Wrike nicht gerade üppig bemessen. Da ist es gut, dass alle Versionen einschließlich des Free-Tarifs die Cloudspeicher-Integration von Google Drive, Dropbox, Box, Microsoft Office 365 und OneDrive beinhalten. Wrike bietet Nutzern für ein so umfangreiches Tool nur eine recht kurze Testphase von 14 Tagen an. Was uns dabei nicht gut gefallen hat: Nach dem Ende dieser Testphase kann der Nutzer zwar auf die Free-Version zurückwechseln, muss sich dazu aber zunächst durch die englischsprachigen Hilfeseiten arbeiten, um die richtigen Einstellungen zu finden. In der Software selbst sind zunächst nur Links zu den kostenpflichtigen Versionen zu finden.

Fazit

Die Betrachtung von fünf unterschiedlichen Collaboration-Umgebungen hat uns ein weiteres Mal vor Augen geführt, dass es nicht möglich ist, eine allgemein gültige Empfehlung für "die eine" Collaboration-Lösung schlechthin zu geben. Scheinen auch die hier von uns ausgewählten Programme zunächst alle die gleichen oder zumindest ziemlich ähnliche Features und Möglichkeiten anzubieten, zeigt ein genauerer Blick doch deutliche Unterschiede. So stellen nicht alle Anbieter die Option bereit, die Software im eigenen Rechenzentrum auf den eigenen Servern zu hosten.

Auch die Einschränkung, die Clouddienste nur beim Erwerb der umfangreichsten und damit auch teuersten Variante in einem DSGVO-konformen europäischen Rechenzentrum zu hosten, halten wir für einen großen Nachteil. Eine weitere Einschränkung besteht darin, dass einige Anbieter eigentlich selbstverständliche Sicherheitsfeatures wie eine Zwei-Faktor-Authentifizierung ebenfalls erst bei den größeren Paketen anbieten. Weiterhin sind wir nach diesen Tests der Meinung, dass eine derartige Plattform keinen Mailserver ersetzen, sondern die traditionelle E-Mail im Idealfall sinnvoll ergänzen kann.

Daher sollten sich Interessenten vor der Einführung eines solchen Werkzeugs die verschiedenen Kandidaten genau anschauen: Sind beispielsweise wirklich umfangreiche CRM-Funktionen gefragt, wie sie Bitrix24 anzubieten hat, oder werden sich die Nutzer in der täglichen Praxis auf einen sehr Projektmanagement-ähnlichen Ansatz mit Boards und Listen einlassen? Fast alle Anbieter stellen ihre Software für eine 30-tägige oder wenigstens 14-tägige Testphase bereit – dieses Angebot sollten Unternehmen unbedingt nutzen, bevor sie sich für ein derartiges Collaboration-Tool entscheiden.

Fünf Collaboration-Tools im Überblick