Geschlossene Gesellschaft

von Thomas Joos

Apache OpenMeetings ist eine freie Videokonferenzplattform, die sich lokal hosten lässt. So müssen sensible Unternehmensdaten nicht in Clouddienste wie Zoom oder Teams wandern. Aber nicht nur der Datenschutz ist ein Thema, denn die Software bietet mit Instant Messaging, Whiteboards, Bildschirmfreigabe mit WebRTC und Teamfunktionen bei der Dokumentenverarbeitung umfassende Werkzeuge zur Zusammenarbeit.

Apache OpenMeetings (AOM) [1] kommt ohne spezielle Software auf den Clients für den Zugriff aus – alle Funktionen stehen im Browser zur Verfügung. Die Benutzerverwaltung erfolgt über ein integriertes System, in dem sich alle Benutzer anlegen lassen, natürlich auf Anforderung mit externer E-Mail-Adresse. Es ist aber auch eine Anbindung an LDAP-Systeme wie Active Directory möglich. Seit Version 6 unterstützt Apache OpenMeetings auch TLS 1.2 für OAuth und selbst erstellte Captchas.

Mit AOM können Anwender sehr einfach Meetings planen, Umfragen erstellen und dort genutzte Daten sichern. Das System ist ideal, um für Anwender im Home Office ein einfaches Videokonferenzsystem zur Verfügung zu stellen, das auch auf eigener Hardware schnell aufgebaut ist. Auch der Betrieb in VMs oder als Container-Lösung ist recht einfach umsetzbar.

Laden Anwender Kollegen zu Meetings ein, erledigen sie das direkt über die Weboberfläche und erhalten anschließend eine Benachrichtigung an die angegebene E-Mail-Adresse oder direkt im Webbrowser, wenn sie mit OpenMeetings verbunden sind. Nutzer können über das Dashboard ihr Profil samt Foto selbst pflegen und auch das Kennwort jederzeit ändern. Dadurch bietet AOM auch eine gute Grundlage, mit der Teams ihre eigenen Benutzerdaten pflegen können.

Der Zugriff auf OpenMeetings ist auch über APIs möglich, die Funktionen von Streaming Media Servern unterstützen, etwa red5 und Kurento. Der Mediaserver von Kurento ist darüber hinaus die Basis von AOM. Über die REST-API ist es zum Beispiel auch möglich, den AOM-PHP-Client [2] einzusetzen. AOM unterstützt SOAP- und REST-API sowie OAuth2. Auch VoIP und SIP lassen sich nutzen.

Für einen ersten Blick auf Apache OpenMeetings stehen drei Demo-Server [3, 4, 5] zur Verfügung. Nach der Anmeldung können Sie sich mit den AOM-Funktionen vertraut machen und das System nutzen. Die Installation ist relativ einfach, verursacht aber durchaus eine gute Stunde Aufwand.

Apache OpenMeetings installieren

Die Installation kann auf Windows- und auf Linux-Systemen sowie macOS und auch als Docker-Container [6] erfolgen. Im Gegensatz zu Zoom oder Microsoft Teams handelt es sich bei Apache OpenMeetings nicht um eine fertige Plattform, sondern IT-Verantwortliche müssen für den Betrieb eigene Hardware oder eine eigene Plattform bereitstellen. Dabei kann es sich um Server im lokalen Rechenzentrum wie auch in der Cloud handeln.

Im ersten Schritt der Installation ist der "Kurento Media Server" [7] notwendig. Auf diesem Server erfolgt danach die Implementation mit den aktuellen Installationsdateien [8] von Apache OpenMeetings. Eine ausführliche Installationsan- leitung finden Sie unter [9]. Als Datenspeicher setzt AOM zunächst auf die integrierte H2-Datenbank. Für den produktiven Einsatz empfehlen die Entwickler aber einen externen Datenbankserver. Hier ist AOM sehr flexibel und MySQL/MariaDB, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle und Microsoft SQL Server können zum Einsatz kommen. Für bestimmte Funktionen sind zudem zusätzliche Tools notwendig:

- ImageMagick [10] erlaubt, Dokumente in die Whiteboards hochzuladen.

- Ghostscript [11] für das Einbinden von PDF-Dateien in Meetings.

- Für verschiedene Dokumentenformate ist zusätzlich die Installation von OpenOffice oder Libre Office notwendig. Über diese Software können Teamfunktionen zum Einsatz kommen und auch der Upload von Microsoft-Office-Dateien ist möglich.

- Für Videodateien benötigen Sie FFMpeg [12] und Sound eXchange [13].

Für eine beispielhafte Installation von OpenMeetings auf einem aktuellen Ubuntu-System in der Version 21.04 spielen Sie die verschiedenen Voraussetzungen ein:

Danach spielen Sie LibreOffice ein:

Im Anschluss kommen ImageMagick, FFMPeg, VLC, Curl und Sox ins Spiel:

Für den produktiven Betrieb nutzen wir MariaDB:

Danach können Sie AOM installieren. Mit den letzten beiden Befehlen etablieren Sie den Connector zwischen MariaDB und AOM:

Die weitere Einrichtung entnehmen Sie [14]. Installieren Sie eine andere AOM-Version, passen Sie die Versionsnummern entsprechend an.

Firewallregeln und Verschlüsselung beachten

Für den Zugriff auf das Webinterface sind die Ports 5443 für HTTPS und 5080 für HTTP vorgesehen. Den HTTP-Zugriff benötigen Sie vor allem für die Einrichtung nach der Installation. Dazu rufen Sie die Seite "http://<IP-Adresse>:5050/openmeetings" auf. Im Rahmen der Einrichtung erfolgt die Konfiguration der verwendeten Datenbank und das Anlegen eines Adminbenutzers. Durch die weiteren Schritte geleitet Sie dann ein Assistent.

In produktiven Umgebungen sollten Sie darauf achten, dass nur der Zugriff per HTTPS möglich ist. Die Ports lassen sich nach der Installation in der Konfigurationsdatei "$OM_HOME/conf/server.xml" anpassen, für den Verbindungsaufbau per SSL zeigt dies [15]. Nach der Verbindung mit dem Client können Sie im Dashboard über "Network testing" überprüfen, ob alle Einstellungen korrekt gesetzt sind und die verschiedenen AOM-Komponenten funktionieren.

Berechtigungen steuern und Daten importieren

Zu den Berechtigungsstrukturen in AOM gehört das Delegieren der Moderation von Meetings und auch das Erteilen von Berechtigungen für das Verwenden des Whiteboards und das Teilen des Bildschirms. Auch das Ein- und Ausschalten von Video- und Audiostreams ist möglich. Dabei können Sie entweder auf die interne Benutzerverwaltung setzen oder auf eine angebundene LDAP-Struktur wie Active Directory.

In den Meetings lassen sich mehrere Whiteboards erstellen. Deren Inhalt kann auf Wunsch als Datei heruntergeladen werden. Umgekehrt ist es auch möglich, Dateien in die Whiteboards zu importieren, damit diese den Anwendern zur Verfügung stehen. Zu den unterstützten Formaten gehören unter anderem PDF, DOC, ODT, PPT und andere. Dokumente in den einzelnen Ordnern des Konferenzraums können problemlos in Whiteboards zum Einsatz kommen.

AOM in großen Umgebungen

Apache OpenMeetings lässt sich in LDAP-Umgebungen integrieren –via Apache Directory Server oder Active Directory. Wenn Sie AOM auf einem Linux-Server betreiben, ist es problemlos möglich, eine Anbindung an das Active Directory mit Windows Server 2019 oder 2022 durchzuführen. Dabei spielt es keine Rolle, wo das AD installiert ist, wichtig ist nur, dass der AOM-Server mit den Domänencontrollern kommunizieren kann.

Grundsätzlich ist es auch möglich, die Domänencontroller und AOM in der Cloud zu betreiben, zum Beispiel als EC2-Instanz in AWS. Die Verbindung zwischen den Servern erfolgt über das interne Netzwerk in AWS.

Videokonferenzen erstellen

Im Fokus der AOM-Nutzung stehen zunächst Audio- und Videokonferenzen. Hier können Teilnehmer Audio- und Videodaten übertragen und sind in der Lage, deren Übertragungsqualität bei Bedarf anzupassen. Zudem sind Aufnahmen von Meetings möglich, die im Anschluss als MP4-Datei beziehungsweise als AVI/FLV-File zur Verfügung stehen. Es ist ab Version 6 aber möglich, die Mitschnitte von Besprechungen ganz auszuschalten.

Sobald das System einsatzbereit ist, können sich Anwender über das AOM-Dashboard anmelden. Dort finden Sie alle Funktionen, die für ein Meeting notwendig sind. Über "Start Conference" wechseln Nutzer direkt in ein Meeting oder planen über "Home / Calendar" durch das Anklicken eines Datums eine Besprechung.

Dazu stehen verschiedene Registerkarten zur Verfügung: Bei "General" geben Sie an, wann das Meeting stattfinden soll und wen Sie einladen wollen. Über die Registerkarte "Room" wählen Sie den Konferenzraum aus. Die zur Verfügung stehenden Räume können Sie wiederum bei "Rooms" im Dashboard verwalten. Bei "Advanced" erstellen Sie Links für den Zugriff auf die Besprechung zum Versand an die teilnehmenden Kollegen. Die Konferenz ist im dann bei Ihnen und den Kollegen im Kalender gespeichert. Nutzern ist es dabei möglich, verschiedene Konferenzräume miteinander zu verbinden. Dazu lassen sich diese einzelnen Benutzern oder Gruppen zuordnen.

AOM bietet den Nutzern ergänzend Ordnerstrukturen an, die sich in Meetings zur Verfügung stellen lassen. Diese Struktur ist flexibel und umfasst sowohl öffentliche wie auch private Laufwerke. Öffentliche Laufwerke lassen sich direkt an einen virtuellen Konferenzraum binden und sind für alle Kollegen sichtbar, die den virtuellen Konferenzraum nutzen.

In den Einstellungen für den Client können Anwender in der Weboberfläche bei "Check Setup" im Dashboard die Webcam aktivieren oder deaktivieren. Auch das Mikrofon und die Auflösung der Webcams lassen sich an dieser Stelle testen und einstellen. Über "Start Recording Test" können Teilnehmer die Übertragung mit einer Aufnahme überprüfen.

Onlinemeetings abhalten

Online-Meetings planen Sie über "Settings / Search Users". Hier sehen Sie alle Benutzer der Umgebung. Über die Spalte "Actions" fügen Sie Benutzer zu Ihren privaten Kontakten hinzu oder schreiben private Nachrichten. Das Anzeigen der Profilinformationen und das Einladen zu einem Meeting sind an dieser Stelle ebenfalls möglich. Das eigene Profil hinterlegt jeder Anwender selbst im Dashboard.

Um Besprechungen zu planen, kann der AOM-Kalender zum Einsatz kommen, aber auch CalDAV und andere externe Kalender sind eine Option, etwa der Google-Kalender. Dazu sind nur die ID des Kalenders und der Calendar-API-Key notwendig. Die Einrichtung ist bewusst einfach gehalten und schnell abgeschlossen.

Im Meeting lassen sich die einzelnen Fenster im Browser verschieben und so anordnen, wie es Benutzer wünschen. Die Dateien eines Meetings sind im Konferenzraum über den Menüpunkt "Files" zu finden. Über die Icons in diesem Bereich lassen sich auch neue Verzeichnisse erstellen und Dateien in die Ordner hochladen. Die Dateien stehen anschließend den Teilnehmern der Konferenz zur Verfügung. Dateien, die sich in den Verzeichnissen befinden, können die Teilnehmer von Konferenzen per Drag and Drop in Whiteboards ziehen. Die Whiteboards lassen sich auch umbenennen, wodurch Teilnehmer auf verschiedenen Whiteboards unterschiedliche Dateien öffnen oder Notizen aufnehmen und zwischen den Notizen leicht wechseln können. Die unterschiedlichen Whiteboards zeigen sich als Registerkarten.

Darüber hinaus lassen sich auch Nachrichten zwischen den Teilnehmern versenden. Im Dashboard jedes Anwenders sind dazu auf der Welcome-Seite die ungelesenen Nachrichten zu sehen. Über

einen Klick auf den Nachrichtenzähler öffnet sich der E-Mail-Bereich von OpenMeetings, wo sich die Schaltfläche "New Mail" findet. Als Empfänger kommen jedoch nur Benutzer infrage, die in AOM angelegt sind. Auch in der Verwaltung der Kontakte, die über "Settings" zu finden ist, lassen sich direkt Nachrichten an einzelne Kontakte schreiben. Dazu verwendet AOM die E-Mail-Adresse, die im Profil des Benutzers hinterlegt ist. Wichtig ist, dass bei der Verwaltung des Servers zuvor auch der E-Mail-Versand konfiguriert ist.

Fazit

Apache OpenMeetings ist ein kostenloses und relativ schnell einsatzbereites Online-Meeting-Tool, das Unternehmen auf eigener Hardware, auf VMs oder in der Cloud bereitstellen können. Sie behalten dabei die komplette Kontrolle über alle Daten und nutzen eine eigene Benutzerverwaltung. In größeren Umgebungen ist die Integration in Active Directory oder andere LDAP-Systeme möglich. AOM ist daher ein skalierbares System, das einen Blick wert ist – vor allem angesichts der Tatsache, dass viele vergleichbare Systeme nicht DSGVO-konform sind.