Sowohl die iWork-Suite mit ihren Bestandteilen Pages, Numbers und Keynote, die Notizen-App als auch viele andere kleine Helferlein ermöglichen digitale Zusammenarbeit im Apple-Universum. In Bezug auf die Kernfunktionen haben sich alle Produkte zwischenzeitlich so weit entwickelt, dass diese eng verzahnt zur Verfügung stehen. Die Synchronisierung aller Änderungen an Dokumenten erfolgt in Echtzeit zwischen den Geräten. Aber auch Anwender anderer Plattformen, zu denen veraltete Apple-Systeme zählen, können per Webinterface mitmischen.

Apple wirbt im Bereich Collaboration neben den klassischen PIM-Tools (Personal Information Manager) E-Mail, Kalender und Adressbuch mit weiteren Möglichkeiten, etwa für Videokonferenzen oder Dateiaustausch. Wer sich diese Feature-Liste des Herstellers anschaut, könnte meinen, dass alles im iOS- respektive mac­OS-Betriebssystem selbst seinen Ursprung nimmt. Für die gebotenen Funktionalitäten ist das auch korrekt, jedoch lassen sich diese nur in Verbindung mit einer Apple-ID und der dahinterliegenden iCloud aktivieren. In diesem Online-Speicherdienst werden alle Daten archiviert und stehen von jedem Gerät mit der gleichen Apple-ID aus zur Verfügung.

Der ab Werk gebotene Speicherplatz lässt sich mit kostenpflichtigen Zusatzabos erweitern. Was auf privaten IDs durch das Abschließen eines persönlichen Abos erfolgt (zum Beispiel Apple One), geschieht im dienstlichen Umfeld für geschäftliche Apple-IDs in Zusammenarbeit mit dem kostenlos verfügbaren Apple Business Manager. Hier ist eine Erhöhung des verfügbaren Speichers derzeit noch nicht möglich. Jede verwaltete ID ist auf 5 GByte Speicherplatz limitiert. Mit der Einführung von "Apple Business Essentials", das aktuell als Beta in den USA läuft, sind jedoch Speichergrößen bis 2 TByte je verwalteter Apple-ID angedacht.

Bezüglich der Möglichkeiten in Sachen Zusammenarbeit gibt es keine Unterscheidung zwischen persönlich, privat und dienstlich verwalteten Apple-IDs. Allerdings können Firmen für ihre dienstlichen Geräte beziehungsweise die dienstliche Apple-ID Vorkehrungen treffen, um Datenabfluss vorzubeugen. Egal über welche Art von ID der Zugriff auf die iCloud erfolgt, steht ein Speicherplatz für Apps (wie Fotos, Mail oder Bücher) und sonstige Dateien (über die Dateien-App) zur Verfügung. Damit tritt Apple in direkte Konkurrenz zu Dropbox und Konsorten und durch Erweiterungen in seinen iWork- und Betriebssystem-Apps auch zu Google Docs oder Evernote.

Seit iOS 13 und macOS Catalina können Anwender sowohl Ordner als auch einzelne Dateien mit Freunden, Familienmitgliedern oder Arbeitskollegen über iCloud Drive teilen. Dabei können Sie einzelne Personen und Personengruppen (etwa alle an einer aktiven iMessage-Kommunikation Beteiligten) einladen oder sogar nicht konkretisierte Personen durch Freigabe-Links adressieren. Die so eingeladenen Teilnehmer benötigen für sich jedoch ebenfalls eine Apple-ID, um Dateien in einem geteilten Ordner anzuzeigen oder zu bearbeiten. Diese Freigabe kann nun dazu dienen, große Dateien wie Dokumente, Bilder, PDFs und andere Objekte zum Download anzubieten oder gemeinsam an ihnen zu arbeiten. Diese Berechtigungen laufen nicht automatisch ab, der initiierende Anwender kann die Zugriffsrechte jedoch jederzeit einschränken, erweitern oder beenden.

Die App FaceTime hat sich seit ihrer Veröffentlichung stark weiterentwickelt und mehr Funktionsumfang erhalten. Zum einen können sich nun bis zu 32 Teilnehmer per Videokonferenz zusammenschalten. Ebenso ist es mittlerweile möglich, den Bildschirm oder App-Inhalte zu teilen. Für andere Plattformen oder Apple-Geräte älter als macOS Monterey oder iOS 15 steht ein Webinterface für FaceTime zur Verfügung.

Abseits der verbalen Kommunikation in Videokonferenzen und dem klassischen Austausch von Nachrichten per E-Mail ist die Zusammenarbeit per Kurznachricht ein mittlerweile etabliertes Medium. Bereits im Jahr 2011 hat Apple seine Messenger-Software iMessage als Konkurrenzprodukt zur SMS oder dem damals verbreiteten Blackberry Messenger eingeführt. Seitdem hat sich auch hier die Funktionalität stetig erweitert. Abseits von Konversationen, Gruppenchats, Plug-in-Unterstützung und weiteren Funktionen ist der Dienst im Vergleich zu allen anderen hier genannten Produkten aber ausschließlich auf Apple-Endgeräten verfügbar.

Zur Verwaltung von Aufgaben, sei es der eigenen oder der von ganzen Teams, bietet sich die Erinnerungen-App an. Diese kann auch wiederkehrende Elemente und Fälligkeitsdaten sowie Prioritätsstufen verwalten. Aufgaben lassen sich an Ereignisse wie das Betreten eines Ortes oder die Kommunikation mit bestimmten Personen koppeln. Mithilfe von Tags lassen sich die Aufgaben zusätzlich strukturieren.

Im Hinblick auf die Konkurrenten Evernote oder OneNote gibt es ein weiteres, oft verkanntes, aber mächtiges Werkzeug: Apples Notizen-App. Jede Seite in dieser App kann Texte, Bilder, Videos, Dateien, Links, Tabellen, Listen, Audioclips, Skizzen, Checklisten und andere Elemente enthalten. Zusätzlich sind die Einträge mithilfe von Tags und Ablageordnern strukturierbar. Ebenso lassen sich die erfassten Daten formatieren sowie mit Überschriften und anderen Styles versehen. Am iPad ist dabei die Eingabe per Apple Pencil möglich – ganze Notationen und Zeichnungen lassen sich so per Stift erfassen. Ebenso ist das gemeinsame Arbeiten an diesen Notizen mit mehreren Personen möglich. Sie können Sie etwa in einer virtuellen Besprechung gleichzeitig an einer Notiz zeichnen oder einen Text schreiben und dabei in Echtzeit sehen, welcher Teilnehmer welche Veränderungen vorgenommen hat. Nutzen Sie die App auf einem macOS-Rechner, können Sie sogar alte Daten zum Beispiel aus Evernote per Drag&Drop in die Notizen-App importieren.

Neugierige Blicke auf die Aufzeichnungen wehren Sie mit einem Kennwort ab. Notizen, die PDF-, Audio-, Video-, Keynote-, Pages- oder Numbers-Dokumente oder Schlagworte als "#Tag" enthalten, lassen sich allerdings nicht sperren. Ebenso wenig Notizen, die Sie über IMAP mit externen Accounts synchronisieren, beispielsweise bei Yahoo, Gmail und Hotmail. Auch mit anderen Personen geteilte Aufzeichnungen sind nicht per Passwort oder Face ID absicherbar.

Im App Store bietet Apple ein eigenes Office-Paket namens iWork an. Hierzu zählen die Anwendungen Pages (Textverarbeitung und Desktop-Publishing), Numbers (Tabellenkalkulation) und Keynote (Präsentation). Die Office-Produkte von Microsoft mögen inhaltlich mächtiger sein, sind dafür aber oft unübersichtlicher und vor allem kostenpflichtig. Die in iWork enthaltenen Apps lassen wie schon die Notizen-App eine gemeinsame Bearbeitung zu. Auch der Zugriff per Webinterface für nicht kompatible Geräte stellt kein Problem dar. So können mehrere Personen an einer Präsentation, einer Pivot-Tabelle oder einem Fachartikel arbeiten.

Bis zu 100 Teilnehmer können freigegebene Dokumente gleichzeitig anzeigen und bearbeiten. Diese Freigabe kann dokumentenspezifisch aus der jeweiligen App heraus erfolgen. Sie können aber auch zur Zusammenarbeit an Pages-, Numbers- oder Keynote-Dokumenten durch Freigabe eines Ordners in iCloud Drive einladen. Geben Sie ein Verzeichnis derart frei, werden alle darin enthaltenen Dateien automatisch zu gemeinschaftlichen Dokumenten – für jeden, für den der Ordner freigegeben ist.

Für die Präsentation der Ergebnisse gibt es eine spannende Funktion. So können Anwender mit Keynote einen eigenen Präsentationslink teilen, den jeder Teilnehmer in seinem Browser öffnen kann, um damit einer Präsentation zu folgen, ohne dass der Präsentator selbst den Bildschirm teilen muss.

Zusätzlich zur Works-Suite gibt es noch eine Reihe von System-Apps, die im Kontext der Zusammenarbeit vielleicht nicht direkt ins Auge springen, die Produktivität jedes Einzelnen aber signifikant erhöhen können und sich im Ergebnis bei der Collaboration gut nutzen lassen. Angefangen von der Sprachmemo-App, die dem Anwender ein tragbares Aufnahmegerät zur Verfügung stellt. Komplexe Sachverhalte lassen sich so in gesprochener Form zum Beispiel in einer zentralen Dateiablage sichern.

Noch interessanter ist die Kurzbefehle-App. Alltägliche Abläufe oder Projekt-Workflows lassen sich mit definierten Kurzbefehlen optimieren. Die App erlaubt es, Funktionen aus den verschiedenen installierten Anwendungen miteinander zu verbinden und zu erweitern. Ein einfaches Beispiel wäre die Möglichkeit, einen PDF-Bericht zu generieren. Dieser könnte die aktuelle Ordnerstruktur eines Projekts abbilden samt der Dateien, die sich seit dem letzten Bericht geändert haben. Dabei lassen sich solche Arbeitsabläufe entweder manuell starten oder an Events wie zum Beispiel "jeden Freitag um 10:00 Uhr" koppeln.

Kurzbefehle eignen sich weiterhin, um Dokumente zu konvertieren oder zu exportieren. So können Sie beispielsweise bestimmte Elemente der Notizen-App exportieren und als ZIP-Archiv in einen Projektordner legen – sei es automatisch oder durch manuelle Interaktion. In der April-Ausgabe 2022 des IT-Administrator ging ein eigener Artikel [1] auf die Kurzbefehle-App ein.

Das bisher Gesagte sollte Ihnen die Möglichkeiten und das allgemeine Zusammenspiel der Apple-Werkzeuge zur Collaboration aufzeigen. Um dieses Portfolio als kleines oder mittelständisches Unternehmen nun ganz praktisch sicher und unter kontrollierten Bedingungen zu nutzen, sollten Sie zunächst für jeden Ihrer Mitarbeiter eine verwaltete Apple-ID im kostenlos verfügbaren Apple Business Manager [2] anlegen. Diese auch "Managed Apple-ID" genannte Kennung können Sie dann administrieren und sind so beispielsweise in der Lage, das Kennwort der ID zurückzusetzen. Verwaltete Apple-IDs verfügen derzeit wie schon erwähnt über 5 GByte Speicherplatz in der iCloud, nur Schulen bilden mit 200 GByte eine Ausnahme. Die durch die Unternehmens-IT verwalteten Apple-IDs weichen von den Diensten einer privat angelegten ID ab. So sind die folgenden Dienste deaktiviert:

- Einkaufen im App Store, iTunes Store oder Book Store

- HomeKit-Geräteverbindungen und -steuerung

- Bezahlen mit Apple Pay

- Nutzen von "Wo ist?"

- Zugriff und Verwenden der Apple-ID als E-Mail-Adresse oder für sonstige Kommunikation (FaceTime, iMessage)

- Game Center, iCloud-Schlüsselbund oder -Familienfreigabe

Sofern Sie keinem Anwender besondere Rechte zuweisen wollen, legen Sie ihn im Apple Business Manager einfach in der Rolle "Mitarbeiter" an. Damit wäre die Grundlage geschaffen, dass jeder Kollege 5 GByte iCloud-Storage und eine verwaltete Apple-ID sein Eigen nennt. Dieser Speicherplatz kann für eine professionelle Nutzung limitierend sein. Ein geteilter Ordner belegt allerdings nur Speicherplatz im iCloud-Speicher des Besitzers und wird nicht auf das Konto der Kommunikationspartner im geteilten Ordner angerechnet.

Damit Sie kontrollieren können, mit wem ein Mitarbeiter Fotos sowie Pages-, Numbers- und Keynote-Dokumente teilen oder bearbeiten kann, müssen Sie noch an einer weiteren Stellschraube im Apple Business Manager drehen. Dieser bietet Ihnen im Menü "Einstellungen / Einstellungen der Organisation / Accounts / Teilen" folgende zwei Auswahlmöglichkeiten an:

- Teilen von Dokumenten innerhalb der Organisation zulassen: Die Benutzer können Dokumente nur mit anderen Benutzern in Ihrer Organisation teilen.

- Teilen von Dokumenten innerhalb und außerhalb der Organisation zulassen: Die Benutzer können Dokumente mit jedermann teilen.

Neben dieser grundsätzlichen Steuerung, wer mit wem Daten in der iCloud austauschen und bearbeiten darf, gibt es noch eine Komfortfunktion im Apple Business Manager: Sie können an der gleichen Stelle definieren, ob Empfänger von Zusammenarbeitsanfragen diese automatisch annehmen oder erst durch eigene manuelle Interaktion.

Mit dieser Konfiguration haben Sie die Datentrennung in der Cloud definiert. Nun müssen Sie dies aber zusätzlich auf den Geräten der Mitarbeiter tun. Hierzu können Sie entweder Geräte in Gänze verwalten (COD, Company Owned Device) und konfigurieren oder mit dem sogenannten "User Enrollment" (BYOD, Bring Your Own Device) arbeiten. In beiden Fällen benötigen Sie momentan noch ein separates MDM-System.

Ein MDM-Werkzeug erlaubt Ihnen beispielsweise, zu steuern, ob Daten zwischen dienstlichen Apps – also Anwendungen, die Sie per MDM auf das Gerät gebracht haben – und privaten Apps – also Applikationen, die der Anwender selbst auf dem Gerät installiert hat – ausgetauscht werden dürfen. Über ein solches System können Sie auch die hier erwähnten Tools Pages, Numbers und Keynote auf ein Gerät überführen und für die Datentrennung auf dem Device sorgen.

Schon bald benötigen kleine bis mittelständische Unternehmen aber kein separates MDM-System mehr für diese Konfiguration. Im Rahmen des Programms Apple Business Essentials, das in den USA gerade in einer öffentlichen BETA-Version verfügbar ist, halten viele Konfigurationen – nicht zuletzt zur Sicherheit vor Datenabfluss – direkt in den Apple Business Manager Einzug. Der Anwender kann sich noch mehr als bisher dann nur innerhalb der definierten Parameter bewegen.

Haben Sie als Admin die hier gezeigten Schritte erledigt, können Mitarbeiter damit anfangen, in der iCloud ihre Projektstruktur abzulegen und Kollegen zur Zusammenarbeit einzuladen. Die angelegten verwalteten Apple-IDs sind in jedem Systemfeld einsetzbar, in dem sich eine dienstliche Apple-ID hinterlegen lässt. Das Einladen eines Projektteams gestaltet sich so sehr einfach. Alle Teammitglieder können dann beim Erstellen, Bearbeiten und Teilen von illustrierten Berichten, interaktiven Diagrammen und Präsentationen arbeiten – egal, ob der Nutzer vor einem iPad, iPhone, macBook oder einem anderen Endgerät sitzt.

Gerade beim Thema der Projektplanung überschreiten typische Aktionen zur Visualisierung und Verfolgung von Projektfortschritten die Fähigkeiten der Erinnerungen-App nicht selten. Auch der Umgang mit elektronischen Formularen und digitalen Signaturen fällt mit den Standardanwendungen eher schwer. Doch hat Apples App Store hierzu weitere Alternativen in petto: Hierzu gehören beispielsweise DocuSign, mit dem sich Dokumente einfach und sicher unterschreiben lassen, oder OmniPlan zum Visualisieren und Optimieren von Projekten. Dieses ist nur ein Auszug aus einer Liste von Möglichkeiten, die Apple in einer Ressourcenliste [3] aufführt. Häufig unterstützten die dort erwähnten Tools die Ablage in der iCloud oder bringen einen eigenen Ort zur Speicherung der Daten mit.

Die Möglichkeiten des Apple-Ökosystems zur Collaboration sind einerseits umfangreich, haben aber auch ihre Limitierung. Denn letztendlich basiert alles auf der iCloud – der dortige Speicherplatz ist mit 5 GByte derzeit noch beschränkt. Ebenso ist die Verwendung von iCloud und iWork über ein Dutzend Personen hinaus nicht performant skalierbar. Trotzdem stehen leistungsfähige Möglichkeiten zur Zusammenarbeit zur Verfügung, jedoch eher für kleinere Teams, als dies insbesondere bei der Konkurrenz von Microsoft und Google möglich ist. Dies Grenze dürfte aber gerade für kleinere Unternehmen irrelevant sein, da hier selten Hunderte von Personen plattformübergreifend am selben Dokument arbeiten.