Slack optimal nutzen
Klare Ansage
Veröffentlicht in Ausgabe 05/2022 - SCHWERPUNKT
Viel geht es in dieser Ausgabe des IT-Administrator um Alternativen zu Slack und um den direkten Vergleich zu anderen Lösungen. Dabei sollte ein simpler Fakt jedoch nicht unter den Tisch fallen: Slack hat sich in den vergangenen Jahren zum Branchenprimus moderner Chatsysteme gemausert. Die Software gilt als multifunktional, einfach zu nutzen, schnell aufzusetzen und obendrein eilt ihr ein moderner und hipper Ruf voraus.
Aus Sicht eines Start-ups gibt es mithin eine Menge Gründe, sich für Slack zu entscheiden. Zwar bietet die kostenfreie Variante die eine oder andere Funktion nicht, die manches Unternehmen vielleicht gern hätte. Im Gegenzug ist sie aber eben ohne Einschränkung bei der Benutzeranzahl frei und kostenlos zu haben. Wer also schnell loslegen möchte, ist mit dem Tool in wenigen Minuten am Start und hat ein funktionales Kommunikationsmedium.
Mit Slack ist es allerdings auch wie mit sehr vielen anderen Programmen: Wer nur dessen basale Funktionen nutzt, bleibt weit hinter den Möglichkeiten der Software zurück. Das Werkzeug hat eine Menge pfiffiger Features, die irgendwo in den Untiefen seiner Konfiguration versteckt nur darauf warten, vom Admin entdeckt zu werden. Und die, wenn einmal aktiv, die Kommunikation angenehmer, sicherer und insgesamt besser machen.
Viel geht es in dieser Ausgabe des IT-Administrator um Alternativen zu Slack und um den direkten Vergleich zu anderen Lösungen. Dabei sollte ein simpler Fakt jedoch nicht unter den Tisch fallen: Slack hat sich in den vergangenen Jahren zum Branchenprimus moderner Chatsysteme gemausert. Die Software gilt als multifunktional, einfach zu nutzen, schnell aufzusetzen und obendrein eilt ihr ein moderner und hipper Ruf voraus.
Aus Sicht eines Start-ups gibt es mithin eine Menge Gründe, sich für Slack zu entscheiden. Zwar bietet die kostenfreie Variante die eine oder andere Funktion nicht, die manches Unternehmen vielleicht gern hätte. Im Gegenzug ist sie aber eben ohne Einschränkung bei der Benutzeranzahl frei und kostenlos zu haben. Wer also schnell loslegen möchte, ist mit dem Tool in wenigen Minuten am Start und hat ein funktionales Kommunikationsmedium.
Mit Slack ist es allerdings auch wie mit sehr vielen anderen Programmen: Wer nur dessen basale Funktionen nutzt, bleibt weit hinter den Möglichkeiten der Software zurück. Das Werkzeug hat eine Menge pfiffiger Features, die irgendwo in den Untiefen seiner Konfiguration versteckt nur darauf warten, vom Admin entdeckt zu werden. Und die, wenn einmal aktiv, die Kommunikation angenehmer, sicherer und insgesamt besser machen.
Um eben diese Features geht es in diesem Artikel. Dabei kommen zwei Perspektiven zur Sprache: Einerseits geht es um die Funktionen, die zwar möglicherweise vom Administrator zu aktivieren sind, die jedoch vorrangig unmittelbare Auswirkungen auf die Kommunikation haben – also auf diejenigen, die Slack tatsächlich nutzen. Im zweiten Teil geht es dann um die Business+- und Enterprise-Grid-Merkmale. Die sind zwar nicht versteckt, sondern der Anbieter bewirbt sie auf der eigenen Website sogar sehr prominent. Doch viele Administratoren schaffen es gar nicht bis hierhin, obwohl so manche Features aus den Enterprise-Paketen für sie durchaus nützlich wären.
Um die Liste der interessanten Funktionen noch etwas spannender zu gestalten, beschäftigt sich unser Text in diesem Abschnitt obendrein mit ein paar externen Zusatzmodulen für Slack, die den Funktionsumfang vergrößern und schmerzlich vermisste Features nachrüsten.
Neulinge willkommen heißen
Womöglich kennen Sie das Problem: erster Arbeitstag im neuen Unternehmen, Sie sind von neuen Eindrücken überwältigt und eine Aufgabe des Tages besteht darin, Ihr künftiges Arbeitsgerät einzurichten. Der verantwortliche Admin hat Ihnen mitgeteilt, dass das Unternehmen Slack für interne Kurznachrichten nutzt und Ihnen auch die URL zur Slack-Instanz der Firma gegeben. Nachdem Sie sich bei dieser registriert und eingeloggt haben, sehen Sie allerdings – nichts. Denn die Konfiguration ab Werk sieht keine Standardkanäle vor, in die neue Nutzer automatisch eingeladen würden. Der Neuling muss sich also durch die Kanalliste wühlen, die selbst in kleinen Unternehmen meist eine beachtliche Länge erreicht.
Zumindest abmildern lässt sich dieses Problem, wenn Sie neue Anwender beim Login automatisch zu ein paar Slack-Kanälen hinzufügen. Dort könnte der Mitarbeiter nach Tipps und Hinweisen für Kanäle fragen, die möglicherweise persönlich relevant sind. Genau für diesen Einsatzzweck eignet sich das "Autojoin"-Feature. In den Workspace-Einstellungen ist dafür der Punkt "Standardkanäle" zuständig, der sich im Untermenü "Einstellungen & Berechtigungen" versteckt. Die hier hinterlegte Liste ist fakultativ, der Fantasie des Admins sind mithin keine Grenzen gesetzt.
Komplett ausgenommen von der Verwaltung der Standardkanäle ist jener namens "#general" (oder "#allgemein" im Deutschen). Den betritt in Slack jeder Anwender automatisch immer. Das ist auch nicht abzustellen, nicht einmal durch Löschen des Kanals: Um "#general" zu tilgen, müsste der Admin den gesamten Slack-Workspace permanent löschen. Allerdings hat der Admin die Möglichkeit, dem Kanal einen aussagekräftigeren Namen zu geben, etwa "#firmenname-ankündigungen". Hierzu klick der Admin auf den Namen des Kanals oben in der Anzeige, dann auf "Einstellungen" und schließlich auf "Bearbeiten" beim Channel-Namen. Ein Klick auf "Einstellungen sichern" aktiviert die Änderungen.
Whitespace und animierte GIFs im Zaum halten
Einer der größten Kritikpunkte, die Nutzer an Slack immer wieder auszusetzen haben, ist seine verschwenderische Umgangsweise mit "display real estate". Das von der Software genutzte Standardthema macht in der Tat sehr ausgiebig Gebrauch von weißen Flächen. Das gibt der GUI zwar eine "luftige" Optik, und auf 31,5-Zoll-Monitoren mit 4K-Auflösung ist gegen diese Einstellung auch nichts einzuwenden. Wer allerdings mit einem 13-Zoll-Monitor arbeitet und dort vielleicht noch die Skalierung hochgedreht hat, weil auf dem Display ansonsten nichts mehr zu erkennen ist, ärgert sich. Denn ist die Anwendung dann auf die Hälfte des Bildschirms reduziert, ist vor allem eins zu sehen: viel Weiß.
Was viele Nutzer gar nicht wissen: Slack kommt ab Werk mit einem zweiten Design namens "Kompakt". Und das zeichnet sich vor allem dadurch aus, dass es viel weniger Raum für Whitespace lässt. Hier wirkt alles etwas gedrungener: Zeilenhöhen sind kleiner, mehr Inhalt passt auf den Schirm, weniger Platz auf dem Desktop geht nutzlos verloren.
Die Option versteckt sich in den persönlichen Einstellungen jedes Nutzers unter dem Menüpunkt "Nachrichten und Medien" ganz oben bei "Design" (Bild 1). Sie wirkt sich nur auf den Textteil des Fensters aus; die Kanalleiste links bleibt unverändert. Was sofort auffällt, nachdem die Option aktiviert ist: Statt der Icons der einzelnen Teilnehmer erscheinen ihre vollen Namen. Allein so erreicht das Kompakt-Design, dass eine Zeile deutlich weniger Höhe hat, und sagt dem "Whitespace Waste" aktiv den Kampf an.
Eine kulturelle Veränderung im Chatwesen der vergangenen zehn Jahre ist die ausgiebige Nutzung animierter GIF. Was als Trend auf Foren wie 4chan und Reddit begonnen hat, hat mittlerweile auch Slack & Co. fest in der Hand. Mit animierten GIFs ist es oft so, dass sie entweder begeistern oder nerven. Obgleich der Autor dieses Artikels zur ersten Gruppe gehört, versteht er die Argumente der anderen Gruppe durchaus: Ein animiertes GIF, das ein Kollege in ein Chatfenster gepostet hat und das dort munter vor sich hin animiert, ist ein regelmäßiger "Attention Catcher" auf dem Desktop. Doch gibt es hier einen Ausweg.
Wieder in den persönlichen Einstellungen des Slack-Accounts findet sich beim Punkt "Nachriten und Medien" weiter unten nämlich der Punkt "Eingebettete Medien & Links". Entfernt der Nutzer hier die Häkchen, sieht er gar keine Vorschau-Darstellungen von GIFs, Fotos oder jedweden anderen Medien mehr. Stattdessen erscheint bloß noch der Link, auf den der Nutzer aktiv klicken muss, um das Medienelement zu betrachten. Ihm obliegt dann die Wahl, das zu tun oder die Nachricht zwar zu lesen, aber in Gedanken gleich wieder zu verwerfen.
Individuelle Hervorhebungen
Eine zentrale Funktion in Chatprogrammen ist seit jeher das "Highlighting". Dies meint eine besondere Art der Benachrichtigung, falls der eigene Name im Chat fällt. Auch dieses Feature hat, wie so vieles bei Slack, seine Wurzeln in den IRC-Netzwerken der 90er-Jahre: Weil diese fast ausschließlich auf kommandozeilenbasierten Terminals oder in mIRC auf Windows gelesen wurden und IRC damals viel mehr Nutzer hatte als heute, waren große Kanäle sehr voll und hektisch.
Um Nachrichten an sich selbst in diesen Kanälen nicht zu verpassen, musste der Chatteilnehmer entweder verdammt gut aufpassen oder den IRC-Client so konfigurieren, dass er bei Erwähnung des eigenen Namens einen besonderen Hinweis gab. Genau das kann Slack auch. Was viele Nutzer aber nicht wissen: Die Liste der Schlüsselwörter, die die Software als Highlights darstellt, ist durch den Nutzer beliebig zu erweitern.
Das kann im Alltag sehr praktisch sein: Möchte das Marketingteam eines Unternehmens etwa möglichst schnell erfahren, dass mit der eigenen Website etwas nicht stimmt, könnte es ein Highlight auf den Begriff "Website" setzen. Sobald dieses dann etwa im Kanal "#allgemein" Erwähnung findet, würde Slack eine entsprechende Benachrichtigung versenden. Die Einstellungen sind wieder über die persönlichen Präferenzen einzelner Accounts zu erreichen. Unter dem Punkt "Persönliche Einstellungen / Benachrichtigungen" findet sich die Liste "Meine Keywords"; hier hinterlegte Begriffe sucht Slack in eingehenden Meldungen und schlägt bei Bedarf Alarm (Bild 2).
Dem Seitenleisten-Chaos sinnvoll begegnen
Gerade in Unternehmen, die Slack ausgiebig nutzen, sehen sich Anwender schnell einem schier endlosen Chaos in der Seitenleiste gegenüber. Hier stapeln sich Kanäle über Kanäle und Privatkonversationen über Privatkonversationen. In krassen Fällen geht das bis zu dem Punkt, an dem das Chattool einen Teil seiner Nützlichkeit einbüßt, weil der Nutzer den Überblick komplett verliert. Um die Seitenleiste besser zu organisieren, gibt es jedoch Möglichkeiten.
Denn mittels "Ordnern" ist es möglich, analog zu den Einträgen "Channels" und "Direktnachrichten" in der Seitenleiste zusätzliche Einheiten zu konfigurieren, die sich per Mausklick ein- oder ausklappen lassen. Wer etwa eine kleine Gruppe von Kolleginnen und Kollegen hat, mit denen Kommunikation oft stattfindet, legt einen Ordner "Wichtig" an. Danach verschiebt er per Drag and Drop die relevanten Kontakte in diesen Ordner. Die Ordner "Direktnachrichten" und "Channels" lassen sich per Klick auf den Pfeil links neben der Beschreibung schließen oder eher zusammenfalten.
Die Nutzung von Ordnern ist dabei denkbar einfach. Klicken Sie auf das Icon mit den drei Punkten rechts neben einem bestehenden Ordner und wählen Sie im Menü "Neuen Ordner erstellen". Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen und schließen Sie den Vorgang ab. Das war es schon: Der konsequenten Ordnung der Seitenleiste steht nun nichts mehr im Weg. Einen Pferdefuß hat die Sache allerdings: Das Feature steht nur zur Verfügung, wenn das Unternehmen für Slack mindestens den Pro-Plan gebucht hat. In der Free-Version muss der Anwender also leider mit dem Seitenleistenchaos leben.
Kostenpflichtige Features mit Mehrwert
Apropos Pro- und Business-Variante: Slack gibt es ja bekanntlich nicht nur in der Variante für lau, sondern als kommerzielle Option mit erheblichem produktivem Mehrwert. Das Feature der lokalen Seitenleisten-Ordner ist dafür nur ein Beispiel. Grundsätzlich verstecken sich in den Bezahlpaketen etliche Funktionen, die manchem Admin im Alltag mit der freien Version vermutlich schmerzlich fehlen. Es schadet deshalb nicht, die Liste der Funktionen in den kostenpflichtigen Varianten an dieser Stelle einmal durchzugehen und zu schauen, was in Sachen Features für kleinere, aber auch größere Unternehmen interessant sein mag.
Ein Kandidat fällt dabei sofort ins Auge: die nervige Beschränkung der gespeicherten Zeilen im Slack-Puffer. In der freien Version sind das nämlich nur 10.000 Stück. Was nach viel klingt, ist gerade in größeren Umgebungen mit vielen Nutzern schnell ausgeschöpft. Das heißt im Klartext, dass es praktisch unmöglich wird, nachträglich in alten Nachrichten nach Informationen zu suchen. Was einmal aus dem Backlog gefallen ist, ist für immer verloren. Beide Profipläne heben die Beschränkung der gespeicherten Zeilen im Backlog auf. Für viele Unternehmen ist tatsächlich das schon Anreiz genug, zumindest zur Pro-Version zu greifen.
Das bringt das Enterprise-Grid
Für Großkunden, die auf exklusive Behandlung Wert legen, hat Slack das Paket "Enterprise-Grid" im Angebot. Dieses kommt mit eigenen Analytics-Funktionen, bietet Schnittstellen zu diversen Apps von Drittanbietern für Backups und Data Loss Prevention und zeigt Rechnungen sowie alle gebuchten Integrationen in einer zentralen Übersicht an. Die wichtigste Funktion dürfte in vielen Fällen aber wohl eher das spezielle Supportteam sein, das für solche Kunden bereitsteht. Das volle TByte Speicherplatz, das in diesem Plan für jeden Nutzer enthalten ist, stellt wohl eher einen Marketinggag dar, denn mit Textnachrichten 1 TByte zu füllen, dürfte hart an der Grenze zum Unmöglichen sein. Preise für dieses Modell nennt der Hersteller auf seiner Website nicht – sie sind vermutlich Objekt von Verhandlungen.
Gäste einladen nur mit Pro-Variante
Ein regelmäßiges Problem bei der Nutzung im Alltag ist, dass Slack-Instanzen in der Regel den Mitarbeitern eines Unternehmens vorbehalten sind. Den größten Teil der Zeit mag das funktionieren. An seine Grenzen stößt das Prinzip aber, wenn etwa die Kooperation mit Verantwortlichen einer anderen Organisation nötig ist. Hartnäckige Hardware-Bugs zum Beispiel sind per Live-Diagnose im Chat gut zu untersuchen. Das gilt aber nur, wenn alle, die an der Kommunikation beteiligt sein sollen, an dieser auch teilnehmen können.
In der freien Version sieht Slack aber keine Einbindung externer Partner vor. Setzen zwei Unternehmen auf das Werkzeug und haben den Pro-Tarif gebucht, lässt sich mittels "Slack Connect" ein geteilter Kanal zwischen den Unternehmen erstellen. Nutzt nur eine Partei die Software, bleibt die Option eines Gast-Accounts, die ebenfalls den Pro-Tarif bedingt. Die Einstellungsmöglichkeiten sind im Gegenzug umfangreich: Pro Gast lässt sich etwa festlegen, ob dieser nur in einzelnen Kanälen zugegen sein darf oder grundsätzlich Zugriff auf alle vorhandenen Channels hat.
Umfassende Compliance nur mit Enterprise-Version
Aus Admin-Sicht sind die Bezahlvarianten kaum zu vermeiden, wenn es Funktionen aus den Themenbereichen Security oder Compliance bedarf. In der freien Version bietet Slack hier lediglich Zweifaktor-Authentifizierung an, weitere Systeme mit Single Sign-on anzubinden, ist aber nicht vorgesehen. Wer zur Pro-Version greift, bekommt immerhin SSO-Login mittels Googles System. Wer stattdessen SAML-basiertes SSO braucht, muss zwangsläufig die Enterprise-Variante buchen. Hier geizt Slack mit Features, denn selbst wenn SAML zur Verfügung steht, ist kein LDAP-basierter Login möglich. Neben ADFS, Auth0 und LastPass steht eine Vielzahl von Funktionen zur Verfügung, aber eben nicht LDAP.
Immerhin ist es dafür in der Enterprise-Version aber möglich, die "Datenresidenz" zu bestimmen. Gemeint ist damit der Ort, wo die Aufzeichnungen des eigenen Slacks geografisch residieren. Hier kann der Admin etwa festlegen, dass die Daten in Frankfurt liegen sollen. Inwiefern das hilft, diese vor allzu neugierigen Blicken der US-Geheimdienste zu schützen, ist allerdings fraglich. Der CLOUD-Act bezieht sich schließlich ausdrücklich auch auf Daten außerhalb des Hoheitsgebiets der Vereinigten Staaten, solange die dazugehörenden Server Eigentum eines US-Unternehmens sind – was bei Slack der Fall ist.
Offensichtlich sind hingegen die mannigfaltigen Compliance-Optionen, die Slack in seiner teuersten Option, der Enterprise-Variante, zur Verfügung stellt. Hier steht tatsächlich ein ausgefeiltes Rechtekonzept parat, das die erlaubten Funktionen auf der Ebene einzelner Benutzer und einzelner Kanäle ermöglicht. Anhand des "#allgemein"-Kanals ist das gut nachvollziehbar: In der freien und der Pro-Version ist dieser der einzige, der sich in einen "Ready-Only"-Modus schalten lässt, sodass nur bestimmte Accounts hier posten dürfen. In der Enterprise-Version ist das für jeden Kanal einstellbar.
Ein markanter Unterschied zwischen der freien Version und den Bezahlvarianten besteht nicht zuletzt bei den Multimedia-Fähigkeiten. Zwar bietet Slack auch in der freien Version Videotelefonie; die ist aber auf einen weiteren Gesprächsteilnehmer zur selben Zeit beschränkt. Weder steht Screensharing zur Verfügung noch die Ad-Hoc-Gespräche, die Slack "Huddle" nennt. Das Problem schmerzt nicht so sehr, wenn für Telefonate und Videocalls ohnehin andere Werkzeuge vorgesehen sind. Wer die Software aber dafür nutzen möchte, zückt zwangsläufig die Geldbörse.
Hilfreiche Erweiterungen
Nicht unerwähnt bleiben soll an dieser Stelle das "Slack App Directory" [2]. Dabei handelt es sich um eine Art App Store, mittels dessen sich verschiedene Funktionen nachrüsten lassen. Wer aus dem Kurznachrichten-Tool heraus etwa eine Vorschau auf Dokumente in Microsoft 365 haben möchte, findet am Markt dafür gleich mehrere Werkzeuge. Der großen Popularität von Slack ist es zu verdanken, dass das Verzeichnis fast schon unübersichtlich ist und viele Erweiterungen für Funktionen umfasst, die so gar nicht erwartbar sind. Mittels "ExpenseTron" etwa lassen sich Quittungen sammeln, die später zu einer Spesenabrechnung werden.
Bemerkenswert ist etwa die Unterstützung der Anwendungen von Atlassian, allen voran Jira und Confluence. Diese lassen sich mittels der passenden Plug-ins unmittelbar in Slack integrieren, sodass etwa eine Änderung in Confluence zu einer entsprechenden Nachricht an einen Slack-Kanal führen kann. Es würde den Rahmen an dieser Stelle sprengen, nur einen Bruchteil der Erweiterungen zu erwähnen. Dem geneigten Admin sei deshalb nahegelegt, sich einmal selbst umzuschauen. Aber Vorsicht: Auch für Erweiterungen können Kosten anfallen.
Link-Codes
[1] Slack: https://slack.com/intl/de-de/
[2] Slack App Directory: https://slack.com/intl/de-de/apps/
Features per Konnektor nachrüsten
Neben den Erweiterungen hat sich eine zweite Variante breitgemacht, Features nachzurüsten: Die sogenannten "Konnektoren". Diese docken bei Slack an eine vorhandene Schnittstelle an – etwa sein SAML-2.0-Interface – und stellen im Hintergrund die Verbindung zu einem anderen Dienst her. Erinnert sei hier an die fehlende LDAP-Integration in Slack, wo nur der föderierte Login per ADFS zur Verfügung steht.
Gleich mehrere Firmen sind mit Lösungen am Start, eine SAML-2.0-Schnittstelle für Slack zu bauen, die im Hintergrund an ein bestehendes LDAP-Setup andockt. Unternehmen, in denen nur LDAP, aber kein Active Directory zur Verfügung steht, bekommen so die Möglichkeit, ihr zentrales Verzeichnis trotzdem mit Slack zu verbinden.
Vorsicht ist in diesem Kontext allerdings beim Offboarding von Nutzern geboten. Ein im zentralen LDAP deaktivierter Nutzer – und das gilt für alle Nutzer, die in Slack via SSO angemeldet sind – verschwindet nämlich beim Offboarding der Person nicht automatisch. Lediglich für das Active Directory lässt sich eine permanente Synchronisierung aktivieren. Für alle anderen Einsatzzwecke muss "Account in Slack löschen" ein eigener Punkt im Offboarding-Prozess sein, um unerwünschten Zugriff zu unterbinden.
Fazit
Viele Unannehmlichkeiten in der alltäglichen Arbeit mit Slack lassen sich mit geringem Aufwand abstellen. Wer auf die Gratisversion setzt, läuft dabei aber regelmäßig in das Problem, auf bestimmte Funktionen keinen Zugriff zu haben. Unangenehm wird die Sache besonders dann, wenn so banale Features wie die Möglichkeit, einzelne Ordner in der Seitenleiste einzurichten, nur gegen Bezahlung zu haben sind. Dann entsteht schnell der Eindruck, die freie Version sei im Grunde nur ein Lockangebot. Es stünde dem Anbieter gut zu Gesicht, seine Strategie im Hinblick auf einzelne Funktionen zu überdenken. Unabhängig davon ist Slack zurecht Branchenprimus bei den Chatsystemen der Gegenwart und bietet selbst in der freien Version viel Funktionalität.
(ln)