Durch die letzten zwei Jahre hat sich das Arbeiten in Unternehmen massiv verändert. Tätigkeiten von zuhause oder anderen Orten als dem Büro als auch der Vormarsch der verteilten Teams haben das Planen und Koordinieren verändert. Deskbird ist eine Software zum Buchen von Arbeitsplätzen als Software-as-a-Service. Unser Test zeigt, dass Deskbird die Koordination in der neuen Arbeitswelt vereinfacht, dem Admin aber nur wenige Optionen lässt, bestehende User zu integrieren.
Remote-Arbeitsplätze und Heimbüros stellen Unternehmen vor die Herausforderung, dass sobald solche Mitarbeiter Teil einer Gruppe sind, die Koordinierung von Terminen und die physische Zusammenarbeit nicht mehr so sind wie früher. Es stellen sich Fragen wie "Wo befindet sich welcher Kollege an welchem Tag?", "Ist sie oder er vor Ort, also im Büro, oder doch zuhause oder vielleicht unterwegs?" oder "Wie und vor allem wo lässt sich ein gemeinsamer Termin koordinieren, zu dem alle persönlich anwesend sein sollen?"
Auch wenn Online-Meeting-Plattformen in den letzten zwei Jahren eine große Akzeptanz erhalten haben, ist ein persönliches Gespräch, um zum Beispiel kreative Ideen gemeinsam zu entwickeln, immer noch wichtig. Die veränderte Art, den Arbeitsort zu wählen, hat zudem in Unternehmen die Kultur der Arbeitsplätze verändert. Der Gedanke geht immer mehr weg von einem dedizierten Schreibtisch für einen Mitarbeiter hin zu Arbeitsplätzen, die sich mehrere Kollegen je nach Bedarf teilen. Was bis vor einigen Jahren noch als hip oder anders galt, wird immer mehr zur gelebten Kultur. Hier kommt Deskbird ins Spiel.
Wie bei einem Coworking-Space stellen Unternehmen mit Deskbird einen Pool von Arbeitsplätzen zur Verfügung. Dieser besteht mindestens aus einem Tisch, den sich die Kollegen über die Plattform reservieren und damit zum einen sicherstellen, dass sie an dem Tag im Büro auch einen Platz zum Arbeiten haben. Gleichzeitig signalisieren sie den Kollegen, dass an dem Tag ein persönlicher Termin im Büro möglich ist.
Remote-Arbeitsplätze und Heimbüros stellen Unternehmen vor die Herausforderung, dass sobald solche Mitarbeiter Teil einer Gruppe sind, die Koordinierung von Terminen und die physische Zusammenarbeit nicht mehr so sind wie früher. Es stellen sich Fragen wie "Wo befindet sich welcher Kollege an welchem Tag?", "Ist sie oder er vor Ort, also im Büro, oder doch zuhause oder vielleicht unterwegs?" oder "Wie und vor allem wo lässt sich ein gemeinsamer Termin koordinieren, zu dem alle persönlich anwesend sein sollen?"
Auch wenn Online-Meeting-Plattformen in den letzten zwei Jahren eine große Akzeptanz erhalten haben, ist ein persönliches Gespräch, um zum Beispiel kreative Ideen gemeinsam zu entwickeln, immer noch wichtig. Die veränderte Art, den Arbeitsort zu wählen, hat zudem in Unternehmen die Kultur der Arbeitsplätze verändert. Der Gedanke geht immer mehr weg von einem dedizierten Schreibtisch für einen Mitarbeiter hin zu Arbeitsplätzen, die sich mehrere Kollegen je nach Bedarf teilen. Was bis vor einigen Jahren noch als hip oder anders galt, wird immer mehr zur gelebten Kultur. Hier kommt Deskbird ins Spiel.
Wie bei einem Coworking-Space stellen Unternehmen mit Deskbird einen Pool von Arbeitsplätzen zur Verfügung. Dieser besteht mindestens aus einem Tisch, den sich die Kollegen über die Plattform reservieren und damit zum einen sicherstellen, dass sie an dem Tag im Büro auch einen Platz zum Arbeiten haben. Gleichzeitig signalisieren sie den Kollegen, dass an dem Tag ein persönlicher Termin im Büro möglich ist.
Einfaches Planen der Erreichbarkeit
Nach dem Deskbird-Login fanden wir eine aufgeräumte Oberfläche vor, die uns auf der linken Seite per Button den Administrationsbereich zur Verfügung stellt. Darunter fanden sich die zwei Module "Planen" und "Buchen". Diese lassen sich gemeinsam oder separat reservieren, je nachdem welche Anforderungen ein Unternehmen hat.
Die Unterscheidung der beiden Module ergibt sich aus den unterschiedlichen Anforderungen. Die Planung hat zum Ziel, eine Übersicht zu schaffen, wo die Mitarbeiter und Kollegen an welchem Tag tätig sind. Die beiden üblichen Auswahlpunkte sind "Büro" und "Home Office". Dazu kommt noch das Festlegen einer generellen Abwesenheit, etwa ob sich jemand auf Geschäftsreise oder in einem "anderen Büro" befindet. Leider ist es nicht möglich, diese Auswahlmöglichkeiten zu erweitern, wie zum Beispiel "auf einer Messe" oder "Urlaub". Auf Nachfrage teilte uns der Anbieter mit, dass sich solche Anpassungen nur mithilfe des Supports hinzufügen lassen. Diese Punkte in Eigenregie zu erstellen, sei aber in der Planung und soll in einer der nächsten Versionen zur Verfügung stehen.
Deskbird
Produkt
SaaS zur Planung der Verfügbarkeit und Koordinierung von Mitarbeitern inklusive Buchungstool für geteilte Arbeitsplätze.
Abgerechnet wird nach Benutzern pro Monat: Für das Modul "Hybrid Scheduling" 1,80 Euro, für "Workspace Booking" 3 Euro und beides zusammen kostet 3,80 Euro.
Mehr ist mit diesem Modul nicht möglich und braucht es auch nicht zu sein. Denn das Ziel ist es, eine Übersicht zu bekommen und zu sehen, wo welcher Kollege an welchem Tag ist. Interessant ist diese Information vor allem für Teams. Im Grunde lässt sich das auch mit einem üblichen Groupware-Kalender darstellen, doch mit Deskbird ist die Übersicht komfortabler und beschränkt sich aufgrund der einfachen Angaben auf eine minimalistische, aber dafür gut übersehbare Darstellung.
Arbeitsorte flexibel definierbar
Doch bevor wir uns der täglichen Anwendung widmeten, wechselten wir in den Administrationsbereich. Hier fanden wir links die Unterteilung zwischen Büroeinstellungen, Analytics, Buchungen und den User-Einstellungen. Das Covid-19-Screening bietet der Hersteller zwar noch an, ist jedoch mangels gesetzlicher Grundlage nicht mehr relevant.
In den allgemeinen Einstellungen für ein Büro legen wir unseres an. Unternehmen, die ihren Mitarbeitern verschiedene Orte zum Arbeiten zur Verfügung stellen, definieren hier die entsprechenden Orte, wie zum Beispiel Filialen oder verschiedene Städte. Über die Buchungseinstellungen legten wir fest, wie viele Tage im Voraus Benutzer Buchungen vornehmen können.
Ebenso gaben wir an, ob sich Benutzer am Standort einchecken müssen und ob diese einen Arbeitsplatz anonym buchen dürfen. Damit können Anwender über das Buchungsmodul Arbeitsplätze reservieren, aber selber entscheiden, ob die Kollegen auch sehen dürfen, wer im Büro ist. Das ist zum Beispiel dann sinnvoll, wenn jemand zwar im Büro arbeiten will oder muss, aber nicht für gemeinsame Termine zur Verfügung stehen möchte.
Über die Bürokonfiguration haben wir die zur Verfügung stehenden Arbeitsplätze konfiguriert. Das System unterscheidet dazu zwischen Stockwerk und Fläche. Eine Fläche kann zum Beispiel ein Schreibtisch- oder Parkplatzbereich, ein Mee-tingraum oder etwas anderes sein. Wir legten eine Fläche an, die wir dann einem Stockwerk zuordneten. In unserem Beispiel ist das ein Schreibtischbereich, also eine Fläche, auf der mehrere Schreibtische stehen. Auch einen Besprechungsraum legten wir an.
In der Konfiguration unseres Schreibtischbereichs fügten wir zehn Schreibtische hinzu, vergaben jeweils eine Bezeichnung und eine Beschreibung. Für den Besprechungsraum bedurfte es in unserem Fall keiner weiteren Konfiguration. Eine solche Fläche ließe sich aber auch so anlegen, dass sie zum Beispiel mehrere Besprechungsnischen darstellt, wie sie zum Beispiel auf einer Messe vorhanden sind. In dem Fall würden wir aber auch einen Besprechungsraum mit verschiedenen Bereichen anlegen. Danach legten wir ein Stockwerk an. Dieses besteht aus mehreren Flächen. Um diese später sinnvoll buchen zu können, hinterlegten wir in der Kartenansicht des Stockwerks einen Grundriss.
Mit dem Bereichseditor zeichneten wir dann die Bereiche ein, denen wir die definierten Flächen zuwiesen. Im Test waren das jeweils ein Großraumbüro mit zehn Schreibtischen und ein Besprechungsraum. Nun positionierten wir auf dem Grundriss und der Fläche für unser Großraumbüro noch die Schreibtische. Der Besprechungsraum bekam keine separaten Sitzmöglichkeiten, da sich dieser nur gesamt und nicht pro Sitzplatz reservieren lässt. Damit war alles vorbereitet, sodass sich Mitarbeiter einen Schreibtisch beziehungsweise Sitzplatz reservieren konnten.
Bild 1: Einem Stockwerk lässt sich zur besseren Orientierung ein Grundriss hinzufügen und dort die Arbeitsplätze positionieren.
Begrenzte Optionen beim Benutzerimport
Doch zunächst mussten wir die Benutzer dem System hinzufügen, was wir im Menü "Benutzer" erledigten. Über die Angabe der E-Mail-Adresse, der Funktion und einer Benutzergruppe legten wir ebenso optional fest, ob der Zugriff auf ein Büro limitiert ist. Die Funktion im System unterscheidet zwischen dem Anwender, einem Büro-Admin, dem Manager und Gruppenmanager. Anwender nutzen das System und buchen für sich selbst. Ein Gruppenmanager darf auch für andere Benutzer buchen, die Teil der eigenen Gruppe sind. Manager sind nicht auf Gruppen beschränkt und dürfen Buchungen durchführen und ändern. Und die Büromanager dürfen zusätzlich noch die Büroeinstellungen für festgelegte Standorte vornehmen und anpassen.
Die meisten Unternehmen, die Deskbird nutzen, werden jedoch eine größere Anzahl von Mitarbeitern für das System freischalten wollen. Daher ist das manuelle Anlegen der Benutzer nur eine Notlösung. Unterstützend dazu bietet der Hersteller lediglich den Import und Synchronisation mit einem Azure Active Directory an. Damit ist Single Sign-on möglich, jedoch bleiben die Einbindung eines lokalen Active Directory oder sogar LDAP offene Wünsche. Zusätzlich arbeiten die Entwickler an der Integration zum Microsoft-Teams-Kalender. Eine Teams-Deskbird-App ist bereits vorhanden, um Teams nicht verlassen zu müssen, wenn sich die Kollegen in Deskbird bewegen.
Um dem Administrator diesen Vorgang zu erleichtern, wenn kein Azure AD zum Einsatz kommt, erlaubt der Hersteller, den Zugriff auf Deskbird über die E-Mail-Domain zu steuern. Damit ist keine separate Administration und Freigabe notwendig und jeder Inhaber einer der zuvor definierten E-Mail-Domains kann sich in Deskbird selbst registrieren und anmelden.
Bild 2: Um einen Platz zu buchen, gibt der Nutzer das Büro, ein Datum und das Stockwerk an.
Komfortables Buchen für Endanwender
Nun wollten wir noch wissen, wie sich Deskbird aus Sicht der Anwender verhält. Im Test hatten wir wie erwähnt Zugriff auf die Module "Planen" und "Buchen". Wie eingangs beschrieben, dient das Planungsmodul zur Übersicht, ob sich ein Kollege an einem bestimmten Tag im Büro oder im Home Office aufhält oder auf Geschäftsreise ist. Wählten wir in der persönlichen Wochenplanung als Einsatzort Büro aus, bot uns Deskbird an, eine Buchung hinzuzufügen.
Ein Klick auf den entsprechenden Button öffnete die Seite "Buche einen Platz". Hier wählten wir das gewünschte Büro aus, übernahmen oder änderten das Datum und gaben an, ob die Buchung über den ganzen Tag oder nur für einige Stunden erfolgen sollte. Danach wählten wir das Stockwerk aus, in dem wir uns den Platz sichern wollten. In unserem Fall entschieden wir uns für die Etage mit dem Großraumbüro, in dem wir uns dann einen der noch verfügbaren Arbeitsplätze reservierten. Zur Bestätigung der Buchung erhielten wir eine E-Mail mit einem Termin, den wir in unseren persönlichen Kalender übernahmen.
Die vorgenommene Buchung war sowohl für den einzelnen Tag im Stockwerk sichtbar als auch in der Übersicht. Gut gefallen hat uns, dass wir auch anderen "folgen" konnten. In dem Fall informierte uns das System, sobald diese Kollegen eingebucht haben. Das ist für Teams sehr sinnvoll.
Das Check-In-System rundete die Funktionalität ab: Zum Zeitpunkt des gebuchten Arbeitsplatzes schickt Deskbird eine Nachricht auf die Deskbird-App. Die Mitarbeiter haben dann 15 Minuten Zeit, diese zu bestätigen und sich damit einzuchecken. Erfolgt das nicht, gibt das System den Schreibtisch wieder frei und andere Mitarbeiter haben Zugriff auf diesen Arbeitsplatz.
Fazit
Mit Deskbird hat das gleichnamige Unternehmen aus einer anfänglichen Plattform zur Buchung von Co-Working-Space eine SaaS-Lösung entwickelt, die genau das macht: Sie erlaubt das Buchen von Arbeitsplätzen. Diese sinnvoll zu verwalten und dazu noch eine Übersicht zu erhalten, an welchem Ort Mitarbeiter wann arbeiten, macht die Organisation und Koordination der Mitglieder eines Teams wesentlich einfacher. Zu Anfang hatten wir den Eindruck, dass Deskbird hauptsächlich Funktionen bietet, die sich auch mit den üblichen Groupware-Lösungen umsetzen lassen. Im Grunde stimmt das auch, jedoch nicht so komfortabel und einfach wie mit Deskbird. Die Wochenplanung, bei der die Mitarbeiter festlegen, ob und in welchem Büro beziehungsweise Standort sie arbeiten oder im Home Office sind, erstellt eine schnelle Übersicht für die Kollegen. Das Buchen der Arbeitsplätze ergänzt diese Funktion und stellt sicher, dass jeder im Büro auch einen Tisch zur Arbeit hat oder ein Meetingraum oder Parkplatz für die benötigte Zeit frei ist.
Dass Deskbird noch eine junge Lösung ist, zeigt sich an den leichten Fehlern in der Darstellung als auch den noch fehlenden Funktionen. Gerade die nicht vorhandene Integration von Active Directory, Google Business und auch LDAP ist für uns ein Mangel. Auch der derzeitige reine Fokus auf Azure AD und Teams begrenzt aus unserer Sicht die Einsatzmöglichkeiten in Unternehmen. Da hilft es schon, dass sich die Inhaber zuvor definierter E-Mail-Domains, was im Regelfall die des Unternehmens sind, selbst registrieren dürfen.
(jp)
So urteilt IT-Administrator
Bewertung
Arbeitsort registrieren
7
Buchen eines Arbeitsplatzes
8
Konfiguration von Arbeitsplätzen
8
Integration in bestehende Systeme
5
Individuelle Konfiguration
6
Dieses Produkt eignet sich
optimal
für die Planung und Koordination von Teams in Unternehmen mit einem großen Anteil an Remote-Arbeitern.