Asana
Stets verbunden
Veröffentlicht in Ausgabe 07/2022 - TESTS
Viele Unternehmen machen kaum oder gar keinen Unterschied zwischen dem mobilen Arbeiten und der täglichen Arbeit im Home Office. Ein wichtiger Unterschied bleibt in diesem Zusammenhang aber oft auf der Strecke: Die meisten Nutzer verwenden zuhause – ganz gleich, ob sie dort am Küchentisch sitzen oder ein gut ausgestattetes Büro ihr Eigen nennen – in der Regel ein stationäres Gerät. Das Adjektiv "mobil" bedeutet hingegen zumeist den Einsatz von Smartphones und Tablets als Endgeräte. So stellen dann auch die meisten Anbieter von Collaborationslösungen Apps für die populären Systeme Android und iOS bereit.
Das trifft auch für die Software des Anbieters Asana zu, die wir bereits im Artikel "Gemeinsame Sache" in IT-Administrator 05/2022 [1] kurz vorgestellt haben. Bei Asana handelt es sich um eine reine Software-as-a-Service (SaaS), eine Installation im eigenen Rechenzentrum wird nicht angeboten. Leider bietet nur die sogenannte Enterprise-Edition der Cloudsoftware das Hosting in einem EU-Rechenzentrum an. Für Unternehmen, deren Sicherheitsrichtlinien einen DSGVO-konformen Standort verlangen, ist das also die einzige Möglichkeit, Asana einzusetzen.
Die Nutzer können über die aktuellen Versionen der gängigen Browser sowie über eine Android- oder iOS-App auf die jeweilige Instanz von Asana zugreifen. Das Unternehmen bietet zudem eine sogenannte Desktop-App für mobile Geräte an. Dazu stand auf der deutschen Webseite des Anbieter zum Testzeitpunkt allerdings nur eine Version für Windows (32 und 64 Bit) zur Verfügung. Nach dem Download einer etwas mehr als 80 GByte großen, ausführbaren Datei bekommt der Nutzer eine Anwendung, die ihm die gleiche Oberfläche und auch die gleichen Menüs bietet, die Asana im Browser bereitstellt. Wir haben diese App erfolgreich auf einem Notebook sowohl unter Windows 10 als auch unter Windows 11 installieren und verwenden können.
Viele Unternehmen machen kaum oder gar keinen Unterschied zwischen dem mobilen Arbeiten und der täglichen Arbeit im Home Office. Ein wichtiger Unterschied bleibt in diesem Zusammenhang aber oft auf der Strecke: Die meisten Nutzer verwenden zuhause – ganz gleich, ob sie dort am Küchentisch sitzen oder ein gut ausgestattetes Büro ihr Eigen nennen – in der Regel ein stationäres Gerät. Das Adjektiv "mobil" bedeutet hingegen zumeist den Einsatz von Smartphones und Tablets als Endgeräte. So stellen dann auch die meisten Anbieter von Collaborationslösungen Apps für die populären Systeme Android und iOS bereit.
Das trifft auch für die Software des Anbieters Asana zu, die wir bereits im Artikel "Gemeinsame Sache" in IT-Administrator 05/2022 [1] kurz vorgestellt haben. Bei Asana handelt es sich um eine reine Software-as-a-Service (SaaS), eine Installation im eigenen Rechenzentrum wird nicht angeboten. Leider bietet nur die sogenannte Enterprise-Edition der Cloudsoftware das Hosting in einem EU-Rechenzentrum an. Für Unternehmen, deren Sicherheitsrichtlinien einen DSGVO-konformen Standort verlangen, ist das also die einzige Möglichkeit, Asana einzusetzen.
Die Nutzer können über die aktuellen Versionen der gängigen Browser sowie über eine Android- oder iOS-App auf die jeweilige Instanz von Asana zugreifen. Das Unternehmen bietet zudem eine sogenannte Desktop-App für mobile Geräte an. Dazu stand auf der deutschen Webseite des Anbieter zum Testzeitpunkt allerdings nur eine Version für Windows (32 und 64 Bit) zur Verfügung. Nach dem Download einer etwas mehr als 80 GByte großen, ausführbaren Datei bekommt der Nutzer eine Anwendung, die ihm die gleiche Oberfläche und auch die gleichen Menüs bietet, die Asana im Browser bereitstellt. Wir haben diese App erfolgreich auf einem Notebook sowohl unter Windows 10 als auch unter Windows 11 installieren und verwenden können.
Wer im Web etwas sucht, kann eine entsprechende App auch für macOS finden, die auf der deutschen Webseite von Asana unter "Asana für alle Geräte" nicht auftaucht, sondern aktuell nur über einen etwas versteckten Link in den FAQs des Anbieters zur Verfügung steht. Wir konnten die etwa 150 MByte große DMG-Datei problemlos auf einem aktuellen Apple-Notebook unter macOS 12.3.1 Monterey installieren und verwenden. Für Nutzer, die ein mobiles Endgerät unter Linux einsetzen, bleibt hingegen nur der Zugriff über einen Webbrowser, was aber im Testbetrieb auch dort problemlos funktionierte.
Für wirklich mobile Mitarbeiter
Die meisten Nutzer verstehen heute unter mobilem Arbeiten wohl weniger den Einsatz von Notebook- oder Laptop-Systemen, sondern möchten über ihr Smartphone oder Tablet auf die entsprechenden Programme zugreifen können. Wir haben uns deshalb sowohl die Android- als auch die iOS-Version der Asana-App auf unsere Smartphones geholt. Dabei kamem Android in der Version 10 – die wohl noch auf den meisten Android-Geräten zu finden sein dürfte – sowie iOS in der aktuellen Version 15.4.1 zum Einsatz. Beide Apps lassen sich aus den jeweiligen Stores herunterladen und auf den Devices installieren.
Asana ist laut Anbieter weder eine "reinrassige" Collaborations- noch "nur" eine Projektmanagement-Software. Der Anbieter bezeichnet sie als eine CWM-Umgebung (Collaborative Work Management) – ein Begriff, den Analysten gerne für diese Art von Software verwenden. Dieser beschreibt in der Regel eine Software beziehungsweise eine Plattform, mit der sich die Arbeit zentral über Projekte, Prozesse und einzelne Aufgaben hinweg verwalten und koordinieren lässt. Gerade wenn es um Begriffe wie "Digital Workspace" und "New Work" verknüpft mit mobilem Arbeiten geht, wird schnell deutlich, wie wichtig eine derartig übergreifende Umgebung für Unternehmen sein kann.
Während der Einsatz der Apps unter Android und iOS deutliche Vorteile im Vergleich zur Verwendung eines Browsers auf diesen Plattformen bieten kann, konnten wir beim Einsatz der jeweiligen Apps unter Windows und macOS während unseres Tests keinen Unterschied feststellen. Hat die IT-Abteilung allerdings den berechtigten Verdacht, dass die Nutzer es an der notwendigen Sorgfalt bei der Absicherung ihrer Webbrowser missen lassen, wäre es eine Möglichkeit, stattdessendie Verwendung der Desktop-Apps anzuregen oder zu erzwingen.
| Produkt |
Webbasierte Collaboration-Plattform für die mobile Zusammenarbeit.
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|---|---|
| Hersteller |
Asana
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| Preis |
Neben einer kostenlosen Basic-Version, die dem Nutzer eine unbegrenzte Anzahl von Aufgaben und Projekten und "unbegrenzten Speicherplatz" anbietet, der allerdings die Größe von Dateien auf 100 MByte begrenzt, stehen die Versionen Premium und Business zur Auswahl. Die Premium-Version schlägt bei jährlicher Zahlung mit 10,99 Euro pro Nutzer und Monat zu Buche. Sie kann unter anderem mit der Unterstützung einer Zeitleiste, unbegrenzter Anzahl von Dashboards und Berichte über eine ebenfalls unbegrenzte Anzahl von Projekten aufwarten. Die Business-Variante kostet bei jährlicher Zahlung 24,99 pro Nutzer je Monat. Sie bietet unter anderem zusätzlich den Einsatz von benutzerdefinierten Regeln sowie Genehmigungen und erweiterte Integrationen beispielsweise für Salesforce an. In der Enterprise-Version stehen schließlich noch erweiterte Administrationsfunktionen, exklusiver Support und unter anderem auch die Authentifizierung auf SAML-Basis bereit.
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| Systemanforderungen |
Aktuelle Webbrowser (Chrome, Safari auf dem Mac, Firefox, Edge). Opera und der Internet Explorer werden nicht unterstützt.
Im Fall der Apps Windows (32 und 64 Bit), macOS, Android und iOS. .
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| Technische Daten |
Beliebte Apps weiternutzen
Was erwarten nun Unternehmen und deren Anwender von einer derartigen Software? Natürlich möchten sie schnell und möglichst einfach Informationen austauschen. Dazu gehören dann unter anderem das File-Sharing ebenso wie das Austauschen und Teilen von Nachrichten und Notizen oder das Abhalten von Video- und Telefonkonferenzen. Im Idealfall kann eine Collaborations-Software all dies unter einem Dach vereinen. Aber gerade auf den mobilen Endgeräten wie Smartphones werden die Nutzer in der Regel bereits die eine oder andere App für diese Zwecke einsetzen. Die kann ein Anbieter dann entsprechend mit seiner Umgebung verbinden.
Eine solche Integration bietet Asana für eine große Anzahl verschiedener bekannter Tools wie etwa Microsoft OneDrive, Google Drive für die Dateiübertragung oder Zoom für Videokonferenzen an. Unternehmen, die auch für die Benutzer der mobilen Endgeräte ein sehr hohes Sicherheitsbedürfnis haben, werden allerdings in diesem Zusammenhang wohl eher einen Ansatz bevorzugen, der beispielsweise selbst eine entsprechend gekapselte und gesicherte Dateiübertragung ermöglicht. Für alle anderen Anwendungsszenarien stellt die enge und einfache Zusammenarbeit mit anderen Apps auf den Endgeräten, wie sie von Asana dann auch für Programme wie Slack, Teams oder Jira angeboten wird, gerade aus der Sicht der Nutzer sicher eine sehr praxisnahe Lösung dar. Eine eigene, native Chatanwendung bieten die Asana-Apps ebenfalls nicht an. Auch dafür müssen die Nutzer auf entsprechende Software auf ihrem Smartphone zurückgreifen.
Auf Umwegen zum Super-Admin
Die Anmeldung bei der Asana-App ist mit einem bereits eingerichteten Nutzerkonto wie über ein Google-Konto möglich. Die Android-App setzt diese Anmeldemethode auch ziemlich aufdringlich in den Vordergrund. In den Sicherheitseinstellungen, die in der Admin-Konsole im Browser bereitstehen, können sogenannte "Super-Admins", die jedoch standardmäßig unter Asana nicht eingerichtet sind, diese optionale Anmeldung via Google abschalten. Dazu ist es notwendig, dass sich der Administrator als Super-Admin registrieren lässt und durch einen neuen Eintrag beim Domänen-Registrar verifiziert, dass er in der Lage ist, DNS-Einträge von Domains zu ändern, die mit seiner Domäne verknüpft sind. Wir empfinden dieses Vorgehen als sehr kundenunfreundlich, denn uns ist nicht verständlich, warum die Google-Domäne, der hier standardmäßig vertraut wird, sicherer sein soll als die eigene Firmendomäne.
Nach der Anmeldung befindet sich der Anwender sowohl unter Android als auch unter iOS auf einer Home-Seite, die ihm einen ersten gut strukturierten Überblick über seine Aufgaben und Projekte anbietet. Dabei wird dann sofort ein großer Vorteil der mobilen Asana-Anwendungen deutlich: Den Entwicklern der Software ist es nach unserer Einschätzung und im direkten Vergleich mit einigen anderen Angeboten aus diesem Umfeld sehr gut gelungen, die Bedienung und Oberfläche des im Browser präsentierten Desktops auf den kleinen Bildschirm zu transferieren.
Link-Codes
[1] Artikel "Gemeinsame Sache", IT-Administrator 05/2022: https://www.it-administrator.de/magazin/heftarchiv/artikel/378294.html/
So haben die Entwickler nicht verzweifelt versucht, genau das gleiche Look & Feel wie im Browser auf dem Desktop darzubieten. Der Anwender findet stattdessen eine sehr viel übersichtlichere Schnittstelle, die aber doch grundsätzlich die gleichen Bedienungsmöglichkeiten und Einstellungen bietet, die er bereits von seinem PC her kennt. Auf dem Home-Bildschirm kann der Anwender dann zwischen Projekten, Portfolios und Zielen wählen.
Spürbare Nähe zum Projektmanagement
Auch wenn der Anbieter immer wieder betont, dass Asana keine reine Projektmanagement-Software sei, zeigt sich nach unserer Ansicht gerade in den mobilen Apps die Nähe zu diesen Umgebungen sehr deutlich. Das ist aber kein Nachteil, denn auch hier findet sich ein Nutzer nach unserer Einschätzung schnell in die Bedienung der Software ein – vor allen Dingen dann, wenn er zuvor bereits auf seinem Desktop mit Asana im Browser gearbeitet hat.
Wer vom Home-Bildschirm auf den Bereich "Meine Aufgaben" wechselt, bekommt diese dann recht übersichtlich aufgelistet. Allerdings zeigte uns die zum Testzeitpunkt installierte Android-App in der Version 6.99.14 (die zum Testzeitpunkt neu im App-Store erschienen war) hier die verschiedenen Aufgaben in englischsprachigen Kategorien wie "Recently assigned" oder "Do later" an. Sicher nur eine Kleinigkeit, aber eine Lokalisierung sollte schon in allen Bereichen der App durchgängig umgesetzt sein.
Öffnet der Nutzer in der mobilen App den Eintrag "Konto", stellt ihm das Programm dort das jeweils entsprechende Handbuch (Android oder iOS) zur Verfügung. Wie die Oberfläche der Software sind auch diese Handbücher grundsätzlich alle in deutscher Sprache gehalten, nur die darin zu sehenden Screen-Shots zeigen alle die englische Oberfläche, was für wenig erfahrene Nutzer durchaus Probleme bereiten kann.
Ein weiterer kleiner Unterschied in der mobilen Version der Software: Während Administratoren in der Browser-Version auf dem Desktop im Menü zu ihrem Konto noch den Zugriff auf die sogenannte Admin-Konsole haben, in der sie Analysedaten zum Einsatz von Asana im eigenen Unternehmen und weitere Sicherheitseinstellungen finden können, steht dieser Bereich in der mobilen App nicht zur Verfügung.
Fazit
Was uns während der Testphase auf unseren mobilen Endgeräten mit Asana besonders gut gefallen hat, war die Einfachheit beim Einsatz der App. Anwender können diese Software für Android aus Google Play oder Apples App Store herunterladen und schnell und einfach auf ihrem Smartphone installieren. Die Inbetriebnahme geht ebenfalls einfach und schnell vonstatten. Das sollte selbstverständlich sein, ist aber leider bei vielen Apps immer noch nicht der Fall.
Etwas verwundert hat uns die etwas ambivalente Einstellung von Asana-Deutschland zu macOS als Plattform: Zwar existiert eine App für dieses Desktop-Betriebssystem, allerdings ist sie auf der deutschen Webseite unter "Asana für alle Geräte" nicht zu finden. Erst ein Link in der FAQs führt dann zu einem Download von der amerikanischen Webseite, deren direkten Aufruf der Anbieter aber verhindert. Das ist umso merkwürdiger, als sich die von uns gefundene DMG-Datei problemlos auf einem Apple-Laptop einsetzen und nutzen ließ.
Abschließend kamen wir nach der Testphase zu der Meinung, dass eine Zusammenarbeit mit einer Collaborations-Software wie Asana am besten von einem Desktop- oder mindestens Notebook-Rechner aus funktioniert. Ist der Nutzer aber mobil unterwegs und kann oder will nur das Smartphone nutzen, stellen die Apps von Asana ohne Zweifel eine gut zu nutzende Alternative dar.
Der große Pluspunkt der mobilen Variante von Asana besteht darin, dass Nutzer sowohl in der Android- als auch in der iOS-App nahezu alle Features finden, die sie auch in der Desktop-Version von Asana nutzen können. Dazu gehören neben dem Kalender unter anderem auch die Gantt- und Kanban-Ansichten. Zudem ist es den Entwicklern gelungen, die Bedienung und die zur Verfügung stehenden Elemente in der Oberfläche gut an einen kleinen Bildschirm auf dem mobilen Endgerät anzupassen.
(dr)
| Bewertung | |
|---|---|
| Dieses Produkt eignet sich |
optimal für Unternehmen, die Asana als zentrale Collaborations-Plattformen einsetzen und ihre mobilen Mitarbeiter mit Android- und iOS-Geräten einbinden wollen.
bedingt für Unternehmen – gleich welcher Größe – die einen DSGVO-konformen Standort für den bei Asana gehosteten Server benötigen: Sie sind dann gezwungen, die sogenannte Enterprise-Edition zu erwerben.
nicht für Unternehmen, bei denen auch die mobilen Nutzer den höchstmöglichen Sicherheitsstandard benötigen.
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