Die Terminkoordinierung zwischen Mitarbeitern läuft im einfachsten Fall über den Mailserver, wo sich Kalender durch den Admin zentral verwalten lassen. Wer darüber hinaus Termine mit anderen Firmen und mit beliebigen Endgeräten teilen will, kommt an der Cloud nicht vorbei. Der Artikel stellt mit Teamup und Kalender.digital zwei Anbieter abseits der großen Provider vor, zeigt aber auch, dass diese beim Einladungs- und Kontaktmanagement Aufholbedarf haben.
Die Anforderungen an einen Kalender reichen dabei von einfachen Dingen wie der Raumbelegung der Besprechungsräume oder der Anzeige von Schulferien bis hin zu ständig wechselnden Einladungsterminen. Der Service E-Mail ist eng verbunden mit dem Kalender, sobald es um das Versenden und Empfangen von Einladungen geht.
Wechseln Sie mit E-Mail und Kalender komplett zu einem der großen Public-Cloud-Anbieter, zum Beispiel Google Workspace, gibt es keine großen Umstellungshürden. Im hier beschriebenen Szenario ist der Mailserver aber weiter vollständig in der Hand der Firma, was sich mit dem Umzug der Termine in die Cloud auch nicht ändern soll.
Lokales Setup mit Mängeln
Die Ausgangslage für unseren Workshop ist die folgende: Auf dem Mailserver läuft die Software Kerio Connect. Jeder E-Mail-Account dort bekommt beim Anlegen automatisch einen Kalender. Per Webbrowser können sich Anwender direkt auf dem Mailserver anmelden und dort ihre E-Mails und Kalender verwalten. Außerdem sind das Schreiben und Empfangen von Nachrichten sowie der Umgang mit Terminen über die Software Mail/iCal auf dem Mac und Outlook unter Windows möglich.
Die Anforderungen an einen Kalender reichen dabei von einfachen Dingen wie der Raumbelegung der Besprechungsräume oder der Anzeige von Schulferien bis hin zu ständig wechselnden Einladungsterminen. Der Service E-Mail ist eng verbunden mit dem Kalender, sobald es um das Versenden und Empfangen von Einladungen geht.
Wechseln Sie mit E-Mail und Kalender komplett zu einem der großen Public-Cloud-Anbieter, zum Beispiel Google Workspace, gibt es keine großen Umstellungshürden. Im hier beschriebenen Szenario ist der Mailserver aber weiter vollständig in der Hand der Firma, was sich mit dem Umzug der Termine in die Cloud auch nicht ändern soll.
Lokales Setup mit Mängeln
Die Ausgangslage für unseren Workshop ist die folgende: Auf dem Mailserver läuft die Software Kerio Connect. Jeder E-Mail-Account dort bekommt beim Anlegen automatisch einen Kalender. Per Webbrowser können sich Anwender direkt auf dem Mailserver anmelden und dort ihre E-Mails und Kalender verwalten. Außerdem sind das Schreiben und Empfangen von Nachrichten sowie der Umgang mit Terminen über die Software Mail/iCal auf dem Mac und Outlook unter Windows möglich.
Die seitens Kerio erforderliche Konfiguration auf den Anwendersystemen synchronisiert die E-Mail- und Kalendereinträge. Kalender und deren Freigaben für andere Personen lassen sich vom Nutzer nach einem Webmail-Login auf dem Mailserver anlegen und anpassen. Lediglich für den Default-Kalender, den jeder Anwender automatisch erhält, ist keine extra Konfiguration vonnöten. iCal und Outlook können nur die Inhalte der Kalender verwalten, die auf dem Mailserver verfügbar sind. Dieses Setup hat leider folgende Einschränkungen:
- Kalender gibt es nur für die E-Mail-Adressen des Mailservers.
- Jeder Anwender kann Kalender anlegen und deren Rechte verwalten.
- Eine zentrale Administration von Kalendern ist nicht verfügbar.
- Die Synchronisation auf den Clients gestaltet sich aufwendig.
Das soll der Clouddienst können
Folgende Anforderungen bestehen bei einem Umzug des Kalenderdienstes in die Cloud:
- Die bestehenden Endpunkte müssen auf die Cloudkalender zugreifen können.
- Änderungen an Kalendereinträgen in der Cloud sind auch nur dort möglich.
- Der Mailserver hat aus Sicherheitsgründen keinen Zugriff auf die Cloudkalender.
- Der Cloudkalender hat aus Sicherheitsgründen keinen Zugriff auf den Mailserver.
- Zentrale Verwaltung der Cloudanwender und der Kalenderrechte.
- Kalender lassen sich in die Cloud importieren.
- Kalender lassen sich aus der Cloud exportieren.
- Eigene iPhone-App
- Eigene Android-App
Aufgrund der notwendigen Verbindung zum Mailserver bleibt der dortige Default-Kalender eines jeden Anwenders erst einmal erhalten, um wie bisher Einladungen aus E-Mails anzunehmen beziehungsweise selbst welche zu verschicken. Die gewünschte Kalenderstruktur muss sich im Vorfeld der Umstrukturierung anlegen lassen und die parallele Benutzung der alten und der neuen Kalender soll möglich sein. Einen Weg in die Cloud offerieren die Anbieter Teamup [1] und Kalender.digital [2]. Beide genügen als schweizerischer beziehungsweise deutscher Dienstleister den europäischen Datenschutzanforderungen. Die Preisgestaltung richtet sich nach der Anzahl der (Unter)Kalender und dem Abrechnungszeitraum.
Vorläufiger Parallelbetrieb
Kalender in Teamup lassen sich per iCalendar-Feed oder Weblink für Anwender zugänglich machen, die keinen eigenen Teamup-Account haben. Sollen alle Features des Angebots zur Verfügung stehen, sollten die Mitarbeiter der Firma jedoch ein eigenes Konto in Teamup anlegen. Sobald Sie als Admin die Anwender in Ihrem Firmen-Account zugelassen haben, bekommen diese das Eintrittstor in die Kalenderwelt Ihrer Firma zu sehen. Hinter dem jeweiligen Master-Kalender kommen die eigentlichen nutzerbezogenen Kalender zum Vorschein. Bei Teamup sind im kostenfreien Einstiegspaket bis zu acht solcher Kalender möglich.
Im Gegensatz zur Verbindung zwischen der iCal/Outlook-App und dem Mailserver werden Kalender in der Cloud nicht beidseitig aktualisiert. Lediglich das Anzeigen von Kalendern in diversen Frontends ist möglich. De facto gibt es immer nur eine Readonly-Synchronisation in eine Richtung. Das Arbeiten mit Terminen in der Cloud setzt ein Login oder einen freigegebenen Weblink voraus. Letzterer lässt sich mit einem Passwort schützen. Sicherer ist jedoch die Verwendung eigenständiger Teamup-Accounts für jeden Mitarbeiter und die Verwaltung der Rechte der zugelassenen Anwender über den Teamup-Administrator. Der auf dem lokalen Mailserver verbliebene Einladungskalender wird unter Teamup als geschützter, nur lesbarer Kalender als iCalendar-Feed verwaltet und alle 15 Minuten synchronisiert.
So sind die Einladungstermine des Mailservers und die organisatorischen Termine aller Cloudkalender zusammen sichtbar, wenn ein Zugriff per Browser oder iPhone- und Android-App erfolgt. Der Umstieg auf die Kalender in der Cloud kann pro Team erfolgen. Anwender, die noch nicht auf die Kalender in der Cloud umgezogen sind, können die Teamup-Kalender per iCalendar-Feed in iCal oder Outlook einbinden. Fangen Sie zum Beispiel mit dem Kalender für die Belegung der Besprechungsräume an, kann sich jeder Anwender diesen Kalender zur Ansicht in seine bisherigen eintragen. So lassen sich Termine in der Übergangszeit parallel anzeigen.
In Teamup lassen sich sämtliche Kalender, die das Unternehmen den Anwendern zur Verfügung stellen will, zentral unter dem Firmenkonto einrichten und verwalten. Die von den Mitarbeitern angelegten Teamup-Accounts müssen deshalb nicht durch die Anwender selbst administriert werden – das Anlegen privater Kalender im eigenen Dashboard ist optional.
Tückisches Einladungsmanagement
Solange es sich um statische Kalender handelt, wie etwa die Verwaltung der Termine der Besprechungsräume, ist das Kalenderleben unkompliziert. Wer die Belegung sehen will, schaut einfach in den Kalender. Etwas anders sieht das mit Einladungen zu Terminen aus. Sie kommen in der Regel per E-Mail mit einer angefügten ICS-Datei. Durch Anklicken landet der Termin im Default-Kalender auf dem Mailserver. Eine andere Option ist das Speichern der Datei und der Import in einen Cloudkalender. Der erste Weg ist in der Regel der komfortablere, weil hier die Mail/iCal-Kombination sofort die Möglichkeit bietet, den Termin anzunehmen oder zu löschen und den Absender per E-Mail entsprechend zu informieren.
In Teamup können Sie einen Termin über die Funktion "Share" mit anderen Personen teilen. Das funktioniert unter anderem via Webpage, Teamup, Facebook, Twitter, LinkedIn, E-Mail, Gmail, Outlook oder iCal. Hier stellen sich jedoch einige Hürden in den Weg. Um die Problematik sichtbar zu machen, gehen wir von folgenden zwei Kalendern aus – einem für das IT-Team und einem für den Nutzer Andreas. Im Teamkalender tragen die berechtigten Mitarbeiter Termine ein, zum Beispiel für die Wartung der Klimaanlage der Serverräume. Schön wäre es nun, wenn ein Termin aus dem Teamkalender automatisch auch im Kalender des Nutzers Andreas auftaucht. Ansonsten ist es bei der Nutzung vieler Kalender nur möglich, nach Terminen zu suchen, die bestimmte Personen betreffen.
Leider verwaltet Teamup aber keinerlei Kontakte. Wen immer Sie einladen möchten, Sie müssen die Kontaktadresse selbst eingeben. Das Hinterlegen von Kontakten beim Termin ist zwar möglich, findet aber in der Handhabung der Einladungen keine direkte Verwendung. Teilt der Nutzer also zum Beispiel einen Kalender per E-Mail, öffnet sich automatisch ein E-Mail-Fenster, das im Text den Link zum Termin enthält.
Eine Datei gemäß dem Muster "meeting.ics" als Anhang zur E-Mail wird aber nicht automatisch erstellt. Erwartet die Zielgruppe eine solche, muss der Nutzer diese separat erzeugen und anhängen. Das ist für iCal-Anwender leider ein Schritt zurück. Die Ablösung des bestehenden Einladungsverfahrens ist so mit Teamup leider nicht erreichbar und das Einladungsmanagement muss weiter über iCal oder Outlook erfolgen. Der Ansatz, den lokalen E-Mail-Client zum Verschicken von Einladungen zu verwenden, hat allerdings den Charme, dass die Mailing-Listen des Mailservers verwendbar sind.
Umzug innerhalb der Cloud
Die neue Kalenderordnung in der Cloud ist mit Teamup prinzipiell gut sortiert, das mangelnde Einladungsmanagement rückt aber ein zweites Cloudangebot in den Fokus. Kalender.digital hat einen etwas anderen Ansatz in der Benutzerverwaltung. Auch dort lassen sich Kalender zentral verwalten. Der Administrator trägt die E-Mail-Adressen der Personen ein, die einen Zugang zu den Kalendern der Firma erhalten sollen. Für jeden Teilnehmer erzeugt er einen eigenen Link und unter dem Menüpunkt "Zugriff" kann er den Link mit einem individuellen Passwort versehen. Die Zugriffsrechte des neuen Teammitglieds lassen sich für alle Kalender oder für einzelne Kalender mit den nahezu gleichen Attributen einstellen wie in Teamup. Und auch Kalender.digital erfüllt die Anforderung nach einer eigenen App für iOS und Android.
Um Kalender von einem Cloudangebot zum anderen umzuziehen, exportieren Sie bestehende Cloudkalender in Teamup und importieren diese in Kalender.digital. Der lokale Kerio-Kalender auf dem Mailserver erlaubt den Export einzelner Kalender leider nicht. Es lassen sich nur alle Termine eines Users in eine ICS- Datei exportieren. Unter Verwendung der iCalendar-Feeds von Teamup lässt sich dieses Manko jedoch umgehen.
Einladungen bleiben problematisch
Das Verschicken von Einladungen zu einem Termin ist in Kalender.digital besser umgesetzt – so lassen sich etwa Kontakte erzeugen und pflegen. Die Benachrichtigung erfolgt dann über die hinterlegte
E-Mail-Adresse. Beim Annehmen oder Ablehnen einer Einladung läuft die Kommunikation über einen HTTPS-Link in der E-Mail , etwa "https://kalender.digital/event-invite/123456/3". Leider verrät die initiale E-Mail nicht, wer die Einladung verschickt hat. Lediglich beim Verändern eines Termins taucht in der Benachrichtigungs-E-Mail der Name des Anwenders auf, der die Eintragung modifiziert hat.
Beim Versenden der Einladungen können Sie direkt beim Termin die Kontakte eintragen, die die Einladung erhalten sollen. Jeder Anwender hat unter Kalender.digital die Möglichkeit, beim Erzeugen und Bearbeiten eines Termins weitere Kontakte einzutragen. Kontakte stehen allen Nutzern zur Verfügung, die Sie zum Kalendersystem der Firma zugelassen haben. Das Verwalten der Kontakte obliegt dem Administrator. Nur für ihn erscheinen neben dem Namen die hinterlegten E-Mail-Adressen.
Masseneinladungen und Suchfunktionen ausbaufähig
Aber auch bei Kalender.digital gibt es Dinge, die einen benutzerfreundlichen Umstieg in die Cloud behindern. So lassen sich zum Beispiel die bestehenden Kontaktinformationen einer Firma nicht importieren. Der Administrator und die Anwender fangen wieder bei null an. Zudem gibt es keine Zurückweisung für einen Namen, der als Kontakt schon vorhanden ist. So lässt sich etwa der Benutzer Andreas Roscher mit zwei verschiedenen E-Mail-Adressen eintragen. Beim Hinzufügen von Teilnehmern sieht der Anwender nun den Namen "Andreas Roscher" zweimal, kann aber nicht erkennen, welche E-Mail-Adressen dahinter versteckt sind.
Da das Versenden der Mail direkt aus der Cloud heraus erfolgt, lassen sich zudem die Mailing-Listen des eignen Servers nicht einsetzen. Hier wäre es wünschenswert, würde die Verwaltung der Kontakte in Kalender.digital eine Gruppenbildung zulassen. Wer zum Beispiel einen Termin mit 30 Personen teilen will, muss alle 30 Kontakte einzeln eintragen. Wenn Sie immer wieder hunderte von Personen zu einem Ereignis sammeln wollen, hilft Ihnen weder Teamup noch Kalender.digital wirklich weiter und Sie müssen sich weiter umschauen. Eine mögliche Alternative sind dann eventuell Anbieter wie EasySignup [3].
Im der Kalenderübersicht sehen Sie sowohl in Teamup als auch in Kalender.digital nur die Titel der Termine. Die hinterlegten Zusatzinformationen gibt es erst beim Anklicken des Termins. Auch beim Nutzen der Suchfunktion werden die Teilnehmerinformationen, mit denen Kalender.digital im Einladungsmanagement eigentlich punkten kann, nicht durchsucht. Mit beiden Cloudangeboten lassen sich Termine kopieren. Es gibt aber keine Option, einen Termin per Link in mehreren Kalendern als nur lesbares Ereignis einzutragen. In Kalender.digital bleibt das Ergebnis der Suche zudem nicht stehen, sondern aktualisiert sich nach einigen Sekunden und wechselt wieder zur Kalenderansicht zurück.
Fazit
Der Umstieg auf einen zentral administrierten Cloudkalender gelingt sowohl mit Teamup als auch Kalender.digital grundsätzlich erst einmal problemlos. Gerade wer über viele externe Kontakte verfügt, die auf diversen Plattformen verteilt sind, findet mit Teamup eventuell das passende Werkzeug. Die für das Teilen von Terminen fehlende Verwaltung von Kontakten ist bei Teamup jedoch hinderlich. Kalender.digital ist hier schon einen Schritt weiter, doch auch bei diesem Anbieter mangelt es noch an der Option, Kontakte einzulesen und sie zu Listen zusammenzufassen. Ein Minimalziel wurde aber erreicht: Die Kalender sind nicht mehr mit dem Mailserver gekoppelt und die Datenablage in der Cloud erfüllt die europäischen Datenschutzanforderungen.