Für viele Anwender ist das Smart-phone genau das Gerät, das mit möglichst wenig Papier auskommt. Doch es lohnt sich durchaus, das Drucken an dieser Stelle etwas näher unter die Lupe zu nehmen, denn das Smartphone ersetzt nicht nur an vielen Stellen das Papier, sondern auch zunehmend klassische Desktoprechner. Ob Point-of-Sale, Lager oder Service: Tablets und Smartphones decken heutzutage fast jeden Anwendungsfall ab. Und so werden immer mehr Prozesse auf Smartphones erledigt, die dann zum Schluss doch eine Ausgabe auf Papier erfordern. Denn die Nachfrage der Kunden nach Rechnungen und Angeboten in Papierform oder die schlichte Notwendigkeit von Etiketten, zeigen, dass das Thema Drucken nach wie vor aktuell ist.

Mobile Printing beschreibt das Drucken von mobilen Endgeräten – unterwegs, an verschiedenen festen Orten wie Home Office, Niederlassung oder stationär, etwa am Point-of-Sale. Dabei kann es sich bei dem mobilen Endgerät um ein Smartphone, Tablet, aber auch um ein Chromebook oder einen Laptop handeln. In diesem Artikel beziehen wir uns aber im Wesentlichen auf Smartphones und Tablets mit den Betriebssystemen iOS, iPadOS und Android. Der Ausdruck kann dabei sowohl auf einem mobilen Drucker wie einem Rechnungsdrucker, der am Gürtel hängt, als auch auf einem stationären Gerät erfolgen.

Anwendungsfälle für das mobile Drucken gibt es viele. Bei einer Beratung soll der Kunde im Anschluss Angebote oder Rechnungen erhalten, ausgedruckte Kommissionierungszettel ermöglichen die Zusammenstellung des Warenkorbs im Lager oder Restaurants organisieren, mit Bestellzetteln die Arbeit in der Küche und die Auslieferung an die Kunden. Andere Beispiele sind der Zugriff auf Dokumente während der Bauabnahme, für die der Smartphone-Bildschirm einfach zu klein ist, oder die Ausgabe von Rechnungen, Bescheinigungen et cetera von Ordnungsdienst, Servicemitarbeitern und anderen.

Natürlich ist das Drucken grundsätzlich vom Smartphone und Tablets aus möglich. AirPrint, die iOS-Drucktechnologie, wandelt dazu die zu druckenden Dokumente in PDF-Dateien und sendet diese über das Bonjour-Protokoll im Netzwerk an einen Drucker. Das funktioniert einfach und schnell, stößt aber im Unternehmen an seine Grenzen, denn das Protokoll listet einfach alle AirPrint-kom- patiblen Drucker auf, die im Netz bereitstehen. Sobald die Anzahl dieser Geräte zunimmt, wird es für den Mitarbeiter schnell unübersichtlich. Das ist auch Apple klar, deshalb ist es möglich, den Druckern Orte zuzuordnen. Mit dem Klick auf "Drucker identifizieren" kann der Nutzer die Starttaste des entprechenden Geräts blinken lassen. Kommen Anwender bei dieser Form der Suche durcheinander, landet schnell ein Ausdruck in den falschen Händen.

Eine andere Frage ist, ob Unternehmen überhaupt möchten, dass ihre Drucker so einfach gefunden werden, denn sie sind immer wieder Angriffsziele. Deshalb ist es ratsam, das Netzwerk so zu segmentieren, dass die Drucker getrennt vom Anwendernetzwerk installiert sind. Ist das der Fall, findet AirPrint ohne weiteres keine Drucker mehr.

Neben AirPrint stehen auch eine Reihe von weiteren Drucker-Apps zur Verfügung, die allerdings meist auf die Geräte eines Herstellers beschränkt sind und so in heterogeneren Umgebungen nicht weiterhelfen. Auch diese Apps basieren in der Regel auf der direkten Kommunikation zum Drucker, sind also für segmentierte Netzwerke ebenfalls nicht geeignet.

Das Android-Betriebssystem kommt mit einem eigenen Drucksystem daher, in das sich die sogenannten Android-Print-Provider integrieren. Diese Druckdienste lassen sich als Teil einer Anwendung installieren. Ist dies der Fall, ist es möglich, zusätzliche Einstellungen wie erweiterte Finishing-Optionen oder auch das "Pull Printing" zu nutzen.

Unter dem Strich ist das Drucken von Smartphones grundsätzlich immer irgendwie möglich. Dabei kommt eine Vielzahl von Lösungen zum Einsatz, die meist vom Hersteller des Smartphones beziehungsweise des Druckers abhängig sind. Mit diesen Ansätzen ist auch das spontane Drucken in fremden Netzwerken denkbar. Doch es funktioniert entweder nur für iOS-Geräte und AirPrint-Drucker oder der Anwender muss vorab wissen, welches Gerät sich in dem Netzwerk befindet. Eine einfache, zentral verwaltbare Infrastruktur lässt sich auf dieser Basis nicht aufbauen.

Da beim mobilen Drucken nicht sichergestellt ist, dass der Anwender sich im selben Netzwerk wie der Drucker befindet, ist der Einsatz des Clouddrucks empfehlenswert. Nur so lassen sich hybride Arbeitsszenarien mit festen, durchgängigen Druckerzuordnungen umsetzen. Mit ezeep, PrinterOn und Printix stehen einige Produkte zur Auswahl. Interessant ist, was Hersteller wie Microsoft und Google in diesem Bereich machen: Während Google seinen Dienst Anfang 2021 einstellte, führte Microsoft sein Universal Print kurze Zeit danach ein. Während Google Cloud Print stets kostenlos war, rechnet Microsoft pro Druckauftrag ab und bietet selbst für bestehende Microsoft-Pläne nur maximal fünf kostenlose Druckaufträge an – jedoch nur für Windows-10- und -11-Geräte, weshalb wir dies hier nicht weiter betrachten.

Je nach Cloud-Printing-Anwendung ist die Installation denkbar einfach. Eine App landet auf dem Smartphone oder Tablet und liefert einen Service, der vor Ort die Drucker anspricht und im zugehörigen Netzwerksegment implementiert ist. Schon kann mittels einer Webkonsole die Zuordnung der Printer zu den Mitarbeitern erfolgen. Dadurch ist es nicht nur möglich, auf Druckserver zu verzichten, sondern auf diese Weise vereinfacht sich auch das gesamte Output-Management. Das gilt auch für Laptops und Desktops, denn meist sind die Apps auch für Mac-OS, Windows und ChromeOS verfügbar. Steht die Migration von wesentlichen Anwendungen in die Cloud auf der Agenda, ist es sinnvoll, auch die gleichzeitige Migration des Druckens in die Cloud in Erwägung zu ziehen.

Bei der Auswahl eines Cloud-Printing-Anbieters sollten IT-Verantwortliche darauf achten, inwieweit das Rendern des Druckauftrags in der Cloud erfolgt. Rendern beschreibt die Umwandlung eines Dokuments mit Hilfe eines Druckertreibers in die Sprache des Druckers. Nur wenn der Druckauftrag auch in der Cloud gerendert wird, entfällt die Installation und Wartung von Druckertreibern und damit auch der Betrieb von Druckservern. Einige Anwendungen wie zum Beispiel bislang Google Cloud Print setzen darauf, dass Druckerhersteller ihre Drucker mit entsprechend kompatibler Software ausstatten. Solange dies nicht der Fall ist, muss das Rendern weiterhin mit lokal installierten Druckertreibern erfolgen. Interessant an Cloud Rendering ist zudem, dass weiterhin eine breite Masse von Druckermodellen unterstützt werden kann und hierbei vor Ort kein Windows-System notwendig ist. Dadurch ist es möglich, dass Smartphones und Tablets direkt mobil auf beliebigen Druckern drucken, indem sie das Rendern durch die Cloud erledigen lassen.

Gegen Cloud Printing sprachen in der Vergangenheit immer wieder Sicherheitsbedenken. Dabei ist es gerade mit dem Clouddruck möglich, die Sicherheit der Druckumgebung stark zu verbessern. Das fängt schon bei den einfachsten Aspekten an: Ein Unternehmensnetzwerk sollte nur ausgehende Verbindungen zulassen. Meist ist dies recht einfach umzusetzen, verbinden sich doch Anwender in der Regel mit Internetdiensten und nicht umgekehrt. Möchten Anwender allerdings aus einem anderen Netz drucken, ist eine eingehende Verbindung notwendig. Dieses wäre ohne ein VPN ein massives Problem, da Drucker wegen ihrer recht umfangreichen Systemressourcen und häufig veralteter Betriebssysteme beliebte Angriffsziele darstellen. So werden beispielsweise Drucker häufig über das Software-Wartungsende hinaus eingesetzt und sind dann angreifbar.

Doch mittlerweile ist klar, dass der VPN-Sicherheitsansatz nach dem Burggraben-Prinzip – einmal überwunden und schon ist die ganze Burg offen – nicht mehr zeitgemäß ist. Virtuelle Private Netzwerke werden zunehmend durch Zero-Trust-Architekturen ersetzt oder ergänzt. Dabei ist ein Grundprinzip, dass Anwender sich nur nach Autorisierung mit einer Ressource oder einem Dienst verbinden dürfen. Stehen nun Drucker über einen Cloud-Printing-Service zur Verfügung, dann ist einerseits der Direktzugriff durch den Anwender ausgeschlossen, andererseits lässt sich eine vollständige Authentifizierung – auch über zwei Faktoren – sicherstellen. Produkte wie ezeep und Printix bieten hierzu eine Integration in das Active Directory oder das Google Directory an.

Zero Trust lässt sich auf diese Weise selbst im Home Office umsetzen, indem der Drucker anstatt an den Desktop an eine kleine Hardware-Appliance angeschlossen wird. Der Desktoprechner benötigt somit kein Vertrauen mehr, und der Zugriff auf den Drucker erfolgt nur noch autorisiert über die Cloud.

Das mobile Drucken lässt sich also recht gut und sicher über Cloud Printing abbilden. Aber welche Anforderungen sollten IT-Verantwortliche an das Druckmanagement stellen? Da ist zunächst einmal die Zuweisung der Drucker zu den jeweiligen Smartphones und Tablets. Denn nur so ist sichergestellt, dass Anwender mit der Auswahl der Drucker nicht überfordert werden. Die zugewiesenen Drucker können dabei nach verschiedenen Kriterien wie etwa Ort oder IP-Adresse variieren oder die IT setzt zur Vereinfachung auf Pull Printing. Für viele Unternehmen ist auch die Vorgabe der Standardeinstellungen wichtig. So kann die Standardeinstellung "Duplex und Schwarz/Weiß" die Druckkosten drastisch senken. Eine Auswertung und Übersicht zu den Druckkosten sind ebenfalls sehr hilfreich.

Das mobile Drucken birgt generell die Gefahr, dass der Ausdruck schon startet, bevor sich der Anwender am Drucker befindet. Dies kann zu datenschutzrechtlichen Problemen führen. Hinzu kommt, dass Ausdrucke häufig gar nicht abgeholt werden oder dass der Anwender auf einen Drucker druckt, der gerade außer Betrieb ist. Auch können die Nutzer die Druckerbezeichnung nicht immer dem tatsächlichen Drucker zuordnen. Hier helfen zwar Ortsangaben oder Raumpläne, doch lässt sich das Problem für Smartphone- und Tablet-Anwender einfacher und eleganter lösen.

Denn ein Smartphone ist sehr gut geeignet, QR-Codes oder auch NFC-Tags zu lesen. Diese Fähigkeit hilft, das Druckmanagement radikal zu vereinfachen. So kann ein Smartphone nicht nur dazu dienen, einen Druckauftrag zu starten, sondern auch dazu, den Anwender am Drucker zu identifizieren. Das Interessante daran ist, dass sich dadurch auch die Auswahl des Druckers auf den Zeitpunkt des Abholens des Druckauftrags verschieben lässt. So können Anwender selbst dann die Druckausgabe starten, wenn sie noch gar nicht wissen, an welchem Drucker sie die Ausdrucke abholen wollen.

Grundlage für diese Flexibilität bietet wiederum das Cloud Printing. Es empfängt die Druckaufträge, startet aber den Rendering-Prozess (Cloud-Rendern) für das Ausdrucken erst dann, wenn der Anwender durch Scannen eines QR-Codes oder NFC-Tags signalisiert hat, auf welchem Drucker er die Dokumente in Empfang nehmen möchte. Um diese Druckerunabhängigkeit zu erreichen, druckt der Anwender immer auf einen virtuellen Druckertreiber. Dies entlastet insbesondere den Administrator, der zwar die Drucker im Cloudservice anlegen und die QR-Codes oder NFC-Tags an den Druckergehäusen anbringen muss, aber am Ende existiert nur eine Drucker-Queue und jegliche Art der Druckerzuweisung kann entfallen.

Im betrieblichen Einsatz kommen insbesondere für Tablets heutzutage häufig Remote Desktops zum Einsatz. Dies sind in der Regel Windows-Desktops, die eigentlich in einem entfernten Rechenzentrum laufen und auf die per Remote-Desktop-Protokoll zugegriffen wird. Ist das Ziel, auf einem Drucker zu drucken, der sich als Netzwerkdrucker auf dem Remote Desktop einrichten lässt, ist dies trivial.

Problematisch wird es erst, wenn das mobile Endgerät tatsächlich mobil eingesetzt wird und vor Ort der Ausdruck erfolgen soll. In diesem Fall muss der Druckauftrag zunächst vom Remote Desktop zum mobilen Endgerät gelangen und von dort aus zum Drucker vor Ort. Natürlich möchte der Administrator die Images von virtuellen Desktops möglichst frei von Druckertreibern halten. Daher sind Anwender, die häufig den Ort und damit den Zieldrucker ändern, ein Dorn im Auge. Auch hier hilft Cloud Printing, denn so muss auf dem virtuellen Desktop nur der virtuelle Treiber der Cloud-Printing-Lösung installiert sein. Der Clouddruck sendet dann den Druckauftrag zum Tablet und von dort mittels Druck-App zum jeweiligen Drucker, der sich im gleichen Netzwerk befindet.

Ähnlich dem Remote Desktop laufen Software-as-a-Service-Werkzeuge in entfernten Rechenzentren. Soll aus SaaS gedruckt werden, muss ein PDF-Download herhalten. Das ist nicht nur umständlich, sondern kann, je nach verfügbarer Bandbreite und Größe des Druckauftrags, einige Zeit in Anspruch nehmen. Deshalb bietet es sich auch hier an, die Druckausgabe über Clouddruck umzusetzen. Dazu sollte dieser über eine geeignete REST-Schnittstelle verfügen.

Das Druckmanagement für Smartphones und Tablets via Cloud Printing bietet zahlreiche Vorteile in Sachen Verwaltung, Sicherheit und Anwenderfreundlichkeit. Da mit der Einführung des Druckens aus der Cloud die vorhandenen Druckserver wegfallen, die schnell mit 2000 Euro im Jahr zu Buche schlagen, rechnet sich der Umstieg meist innerhalb weniger Monate. Hinzu kommt die Vereinfachung der Prozesse, insbesondere der Wegfall des PDFs als manuelle Zwischenstufe, sowie die Arbeitszeitersparnis, weil der Wechsel zu einem Desktoprechner für den Ausdruck unnötig ist.