Kollaboration hat heute in Unternehmen eine viel wichtigere Rolle, als es noch vor ein paar Jahren der Fall war. Insbesondere Corona hat dafür gesorgt, dass regelmäßige Telearbeit salonfähig geworden ist, und reihenweise stimmen Arbeitnehmer mit den Füßen ab, wie wichtig ihnen das Thema ist. Firmen stellt das vor zum Teil immense Herausforderungen: Wo zuvor das Hin- und Hersenden von Office-Dokumenten und das entkoppelte Arbeiten mit einzelnen Werkzeugen wie Thunderbird oder LibreOffice mit Besprechungen über den Schreibtisch zum Standardprogramm gehörten, sind schlaue, digitale Werkzeuge heute zwingend nötig.

Es gibt verschiedene Ansätze, sich dieses Problems anzunehmen. Der einfachste Weg führt in die Cloud: Microsoft 365 oder Google Workspace bieten alles, was Unternehmen für Kollaboration benötigen. Doch lösen die großen Cloudanbieter aus den USA vielerorts auch Unbehagen aus, denn wer seine Daten in die Cloud lädt, gibt die Kontrolle über sie weitgehend auf. Für viele Unternehmen kommt das nicht in Frage.

Als Alternative stehen Anwendungen mit lokaler Installation zur Verfügung. Eine davon ist OpenPaaS, das sich der potenziellen Kundschaft gleich mit einer Vielzahl von Versprechen empfiehlt. So will OpenPaaS neben klassischer kollektiver Arbeit an Office-Dokumenten auch einen "Unified Messaging"-Dienst zur Verfügung stellen. Dies bringt E-Mail, einen integrierten, geteilten Kalender, eine Option für videogestützte Meetings sowie einen sicheren Transfer von Daten innerhalb des Unternehmens als Alternative zu Google Drive, OneDrive oder Amazon S3 mit sich.

Das Beste daran ist laut Hersteller aber gar nicht der Funktionsumfang der Software, sondern ihre Lizenz und das Modell hinter dem Produkt: OpenPaaS ist eine freie Software und lässt sich ohne weitere Kosten auf einem beliebigen System mit Unterstützung für Docker ausrollen. Danach steht zwar naturgemäß noch einiges an Konfigurationsarbeit auf dem Programm, doch wäre das auch bei Diensten wie Microsoft 365 der Fall.

Wir stellen das Produkt wie üblich in fünf Kategorien auf den Prüfstand. Im ersten Schritt geht es um die Grundfunktionen: Office, Online-Kollaboration und Dateiaustausch. Diese entsprechen in etwa jenen Features, die Kunden im Basispaket bei den großen Cloudoffice-Diensten erhalten. Beim zweiten Kriterium untersuchen wir, ob OpenPaaS Funktionen liefert, die bei vergleichbaren Produkten fehlen und durch die sich das Produkt besonders auszeichnet.

Schritt drei geht einer gerade im Enterprise-Kontext wichtigen Frage nach: Wie steht es um die Security- und Compliance-Features? Wie gut ist OpenPaaS etwa in bestehende Benutzerverzeichnisse zu integrieren, um Dienste wie ein Adressbuch nicht unabhängig davon und zweimal pflegen zu müssen? Anschließend beleuchten wir, wie gut sich OpenPaaS mit externen Diensten nutzen lässt. Welche Browser sind mit der Software kompatibel, lässt sich die E-Mail-Funktion auch mit Programmen wie Thunderbird nutzen? Nicht jeder Nutzer wird die OpenPaaS-GUI intuitiv oder gut finden, sodass Auswahlmöglichkeiten zu begrüßen sind. Im fünften Schritt geht es schließlich um die Performance und die Frage, welche Anforderungen die Software an die Verbindung zwischen Server und Client stellt und ob einzelne Funktionen besonders ressourcenhungrig sind.

Es ist verblüffend leicht, eine OpenPaaS-Instanz in Gang zu setzen, denn der Hersteller der Software, Linagora, setzt komplett auf Docker für das Deployment. Es reichte aus, auf einem handelsüblichen Server mit einer halbwegs aktuellen Linux-Distribution zunächst die Docker-Community-Edition in einer aktuellen Version zu installieren, danach das Verzeichnis für Docker Compose aus dem OpenPaaS-GitLab-Verzeichnis zu klonen und schließlich docker-compose up zu nutzen. Danach lief unter "http://localhost: 8080" die fertige OpenPaaS-Instanz. Wobei "fertig" in diesem Fall womöglich etwas zu euphorisch ist, denn fit für den produktiven Einsatz ist das so gestartete OpenPaaS noch lange nicht. Details wie SSL oder eine Konfiguration für Single Sign-on fehlen naturgemäß und sind zunächst vom Admin zu hinterlegen.

Doch die grundlegenden Funktionen von OpenPaaS standen uns jedoch zur Verfügung. Hier orientiert sich der Anbieter offensichtlich an die Vorgaben der großen Cloudvorbilder und ist bestrebt, einen gleichwertigen Satz an Basisfunktionalität zu liefern. Verschiedene Aspekte machen das deutlich.

Zentraler Besta ndteil von OpenPaaS ist beispielsweise ein Modul zum "sicheren Austausch von Dateien", also "secure file exchange". Was im ersten Augenblick wie eine Lappalie wirkt, stellt viele Unternehmen tatsächlich vor Probleme. Denn Dateien, die zwischen Mitarbeitern auszutauschen sind, werden regelmäßig immer größer und es ist schwierig, sie per E-Mail zu versenden. Hinzu kommt, dass dies kaum ein sicherer Transportweg ist, weil hier meist nur Transportverschlüsselung greift, aber keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.

OpenPaaS erschlägt das Problem über die interne, eigene Rechteverwaltung. Anwender laden Dateien also per SSL-verschlüsselter Leitung auf den Server hoch und OpenPaaS erlaubt den Zugriff im Anschluss anhand von durch den Eigentümer festgelegten Kriterien. Alle grundlegenden Features für den Up- wie Download sind implementiert. Komplexere Features wie die etwa von S3 bekannten einmaligen oder temporär gültigen Download-Links funktionieren nicht, bilden aber selbst im Kontext ihrer großen Mutterplattformen selten genutzte Randerscheinungen.

Beim Thema Office stehen Unternehmen wie Linagora vor einem Dilemma: Eine Kollaborations-Suite ohne Importfunktion beispielsweise für Texte aus MS Word oder Tabellen aus Excel ist im Alltag von ausgesprochen eingeschränktem Nutzen. Die Eigenentwicklung eines passenden Office-Pakets hingegen ist ein riesiges Unterfangen und obendrein irgendwie auch die Neuerfindung eines schon existierenden Rads. Denn freie Alternativen zum Office aus Redmond gibt es am Markt reichlich. Eben das dachte sich offensichtlich auch Linagora und legt OpenPaaS kurzerhand eine Implementierung von "OnlyOffice Docs" bei. OnlyOffice läuft dabei stets auf dem Server, die Arbeit an Dokumenten durch Endanwender findet also ausschließlich im Browser statt.

Dabei ist OnlyOffice zwar selbst Open Source, steht ansonsten aber in keinem Zusammenhang mit den anderen großen freien Office-Umgebungen am Markt – vor allen LibreOffice. Das Produkt wird von Ascensio in Riga entwickelt, existiert seit 2009 und genießt heute einen guten Ruf als technisch zuverlässige Lösung. Im Test bestätigte sich das: Word-Texte oder Excel-Tabellen aktueller Excel-Versionen ließen sich online gut importieren und bearbeiten und ebenso gut speichern oder wieder exportieren. Beim Speichern setzt OpenPaaS übrigens wieder auf den eigenen Secure File Store, der mithin auch als eine Art Onlinefestplatte für alle Komponenten fungiert.

Von OnlyOffice erbt OpenPaaS eine zentrale Kollaborationsfunktion. Mehrere Nutzer sind in der Lage, Dokumente gleichzeitig in ihrem jeweils lokalen Browser zu öffnen, sodass sie die Änderungen der Kollegen in Echtzeit sehen. Das ist von zentraler Bedeutung, weil es tatsächliche Kollaboration überhaupt erst ermöglicht.

Bei der Office-Funktionalität leistet OpenPaaS sich mithin keine Patzer. Die basalen Features einer Kollaborationsumgebung gehören zum Lieferumfang der Software, wobei OpenPaaS maßgeblich vom Feature-Schatz von Only Office profitiert. Die sinnvolle Integration eines eigenen Dateispeichers, der zudem perfekt an Only Office angepasst ist, tun ihr Übriges.

Google Workspace und Microsoft 365 zeigen, dass klassische Internetdienste wie E-Mail zwar nicht direkt ein Teil einer Kollaborationsumgebung sein müssen, sich in diese oft aber gut und mit der Möglichkeit auf zusätzliche Funktionen integrieren lassen. So ist es möglich, Dokumente direkt aus der Online-Textverarbeitung per E-Mail zu verschicken oder den Kalender, der klassischerweise ebenfalls unter die Ägide des Mail-Setups fällt, in die grafische Darstellung der Kollaborationsumgebung zu integrieren. Heute kommt praktisch keine Kollaborationslösung mehr ohne diese Features aus und OpenPaaS ist entschlossen, auch an dieser Front zu liefern.

Denn in Form des "AI Mail"-Plug-ins liegt OpenPaaS eine komplette Implementierung des E-Mail-Protokolls sowohl auf der Server- als auch auf der Clientseite bei. Der Admin kann sein E-Mail-Setup über die MX-DNS-Einträge also so steuern, dass E-Mails bei OpenPaaS landen und von dort gleich an die jeweiligen Benutzer zugestellt werden. Die bekommen dann unter der einheitlichen OpenPaaS-Oberfläche Zugriff auf die Nachrichten und in Kombination damit auch auf zahlreiche Zusatzfunktionen.

Anhand einer eingebauten Suche gibt OpenPaaS beispielsweise auf Basis des Inhalts einer E-Mail automatische Antwortvorschläge. Um diese zu versenden, ist ein einzelner Mausklick ausreichend. Dies erinnert an das sehr ähnlich funktionierende Feature von Gmail. Der zentrale Unterschied hier ist freilich, dass die Daten des E-Mail-Setups nicht auf den Servern einer fremden Firma landen und von dieser auch nicht analysiert und ausgewertet werden können. Denn OpenPaaS läuft ja stets lokal. Weitere schlaue Funktionen machen das E-Mail-Werkzeug hilfreich, etwa eine dedizierte Suche nach Anhängen oder geteilte Mailboxen ("Funktionsmailboxen"). In Summe ist die Umsetzung der E-Mail-Kommunikation in OpenPaaS sehr gelungen.

Dasselbe können wir über die Art und Weise berichten, in der weitere zentrale Features in die Kommunikationszentrale integriert sind. Praktisch jede Firma nutzt etwa Instant Messaging in der einen oder anderen Art und Weise, weil sich Details hier viel schneller austauschen lassen als per E-Mail. Auch wenn nicht jeder Nutzer in gleichem Umfang Fan von Instant Messaging ist, haben sich HipChat, Slack, Microsoft Teams oder Rocket Chat als F/ LOSS-Komponente doch einen fixen Platz im Enterprise-Umfeld erkämpft. OpenPaaS beendet diese Abhängigkeit von externen Diensten und liefert ein eigenes Instant-Messaging-System mit, das freilich ebenfalls über den zentralen OpenPaaS-Client zu erreichen ist.

Teamkalender, eine eigene Implementation für Videotelefonate und die Integration all der genannten Komponenten untereinander runden das Paket zusammen mit einer mächtigen Kalenderanwendung ab. Damit steht fest: OpenPaaS liefert nicht nur alle Komponenten für die Kollaboration, sondern sticht mit integrierten Videokonferenzen und den KI-Features beim Handling von E-Mails sogar noch aus der Masse heraus.

Dient OpenPaaS als zentrale Komponente im Unternehmen, beinhaltet es ganz automatisch hochsensible und wichtige Daten. Dem Sicherheitskonzept sowie der Compliance kommen in einer laufenden Instanz von OpenPaaS mithin hohe Bedeutung zu, und die Entwickler tragen ihr Möglichstes dazu bei, dieser Verantwortung gerecht zu werden.

Zentral ist beispielsweise in vielen Unternehmen ein in Form von LDAP oder Active Directory existierendes Benutzerverzeichnis. OpenPaaS gibt sich im Hinblick auf solche Benutzerverzeichnisse zwar verbindungsfreudig, wählt für die technische Umsetzung aber einen etwas komplizierten Weg, der im Gegenzug immerhin mehr Features bietet als eine klassische LDAP-Anbindung. Primär implementiert die Software ihre Anwender mittels OpenID Connect. Als Bindeglied zwischen einer OpenPaaS-Instanz, OpenID und einem bestehenden LDAP-Verzeichnis ist laut Doku Keycloak vorgesehen. Das ist aber nicht Bestandteil unserer Test-Suite, sondern war als separater Dienst eigenständig zu betreiben und auch zu pflegen. Alternativ konnten wir OpenPaaS mittels "LemonLDAP::NG" anbinden. Dieses Authentifizierungswerkzeug nutzt im Backend seinerseits das AD oder LDAP. Aber auch diesen Dienst mussten wir auf eigene Rechnung installieren und konfigurieren.

Unerwartete Schwächen leistet sich OpenPaaS beim Thema Security und Compliance auch an anderen Stellen. Vielen Unternehmen ist es etwa wichtig, dass eine Software wie OpenPaaS sich zumindest grundlegend an die Regeln für Corporate-Design und -Identity anpassen lässt. Das ist oft schon dadurch möglich, auf der Startseite des Dienstes irgendwo prominent das Logo des jeweiligen Unternehmens einzubauen. Die meisten Groupware-Produkte ermöglichen diese Funktionalität, nicht jedoch OpenPaaS. Die Möglichkeit, eigene Themes auszurollen, fehlte hier komplett. Schade – in dieser Kategorie hätten wir uns etwas mehr Funktionalität erhofft.

Ein Dienst wie OpenPaaS kann nicht in jedem Unternehmen davon ausgehen, dass er auf einen einheitlichen Rechner- oder Clientzoo trifft und sofort die Verantwortung über alle zentralen Aspekte des Kommunikationsaustauschs erhält. Das wirft sofort eine Vielzahl von Fragen auf: Wie gut integriert OpenPaaS sich mit Diensten wie einem externen E-Mail-Server? Auf welchen Clients lässt OpenPaaS sich sinnvoll nutzen? Ermöglicht es den Einsatz externer Programme wie Thunderbird? Und was ist mit mobilen Endgeräten?

Schnell wurde im Test deutlich, dass die Entwickler hier viel Zeit in die Planung der grafischen Oberfläche gesteckt haben und auch in dessen Fähigkeiten, mit anderen Diensten zu kommunizieren. Das betrifft zunächst die Ebene der Anwendung selbst. Ihrerseits merken die OpenPaaS-Entwickler etwa an, dass nicht jedes Unternehmen sofort zu 100 Prozent auf ihr Tool umsteigen kann, etwa weil ein bereits bestehendes E-Mail-Setup zunächst zu konvertieren ist. Hier glänzt das Werkzeug mit seiner Modularität, denn praktisch alle Kernfunktionen von OpenPaaS sind über interne Module realisiert, die sich einzeln aktivieren oder deaktivieren ließen. Es ist also nicht nötig, einen E-Mailserver in OpenPaaS zu betreiben, falls man diesen (noch) nicht braucht.

Entsprechend gilt freilich, dass OpenPaaS auch als Client an bestehenden E-Mail-Servern dienen kann. Denn andernfalls wäre das E-Mail-Feature in Setups mit Vorgeschichte ja weitgehend nutzlos. Auch umgekehrt haben die Entwickler jedoch an alles gedacht. Weil unter der Haube von OpenPaaS der E-Mailserver James des Apache-Projektes zum Einsatz kommt, ist es möglich, den Nachrichtenversand von OpenPaaS mit normalen E-Mail-Programmen zu nutzen.

Darüber hinaus bleiben Anwendern nicht allzu viele Möglichkeiten, zwischen Clients zu wählen. Die zentrale Schnittstelle zwischen Nutzern und der Software soll explizit das Webinterface sein, über das zuvor beschriebene Funktionen wie etwa die Unified Inbox, die Kalender oder auch die Office-Anwendungen zu erreichen sind.

Immerhin: Das Front-End ist so programmiert, dass wir es auch auf mobilen Clients mit iOS oder Android nutzen konnten. Das ist de facto auch nötig, denn separate Anwendungen für OpenPaaS gibt es aktuell weder in Googles Play Store noch in Apples App Store. Hier muss sich der Anwender die Mühe machen und separate Clients für die einzelnen Dienste nutzen, weil ansonsten Funktionen wie Notifications nicht komfortabel zu verwenden sind. Wieder gilt, dass wir von einer umfassenden Suite wie OpenPaaS mehr erwarten.

Die Frage, ob die Arbeit mit OpenPaaS in Sachen Geschwindigkeit Freude bereitet, stellt sich bei lokal installierten Anwendungen eigentlich nicht. Denn ein lokales LibreOffice benötigt zwar beim erstmaligen Programmstart ein paar Sekunden, doch danach ist die Arbeit mit dem Werkzeug flüssig (oder auch "snappy"). Die allermeisten Nutzer kennen den Effekt, dass beim ständigen Hantieren mit einer Software beispielsweise der Zeitraum zwischen dem Klick auf einen Button und der losgetretenen Aktion bemerkbar ist. Dies ist eben nicht "snappy" und Anwendungen dieser Art nerven mit der Zeit ganz gehörig. In der Theorie sind cloudbasierte Anwendungen affiner für dieses Problem.

Beim Test von OpenPaaS war von einer solchen Problematik allerdings nichts zu spüren. Das Webinterface der Software reagierte augenblicklich und verarbeitete unsere Befehle sofort. Nota bene: Damit OpenPaaS dieses Anwendungsgefühl in allen Teilbereichen vermittelt, sollte es in Abhängigkeit der ghosteten Anzahl von Benutzern genug Ressourcen zur Verfügung haben. Die Software in einer virtuellen Instanz mit einer vCPU und 4 GByte RAM zu betreiben, führt zu einer eher unangenehmen Nutzererfahrung.

Ähnliches gilt für die Verbindung, denn wenn OpenPaaS mittels einer schwachen Verbindung an das Internet angebunden ist, kann es auf der Clientseite zu erheblichen Verzögerungen kommen. Die Frage nach der Performance stellt sich hier also nicht nur für OpenPaaS, sondern gerade auch für die diesem zur Verfügung stehenden Ressourcen. OpenPaaS selbst erweist sich im Test jedenfalls als wieselflink, sodass der Faktor der Internet-gehosteten Applikation hier nicht ins Gewicht fällt.

OpenPaaS ist eine gut funktionierende Groupware – mit einigen unschönen Besonderheiten. Bei der Grundfunktionalität leistet sich das Werkzeug keine Patzer, das Teilen von Daten geht ebenso leicht von der Hand wie die Nutzung klassischer Office-Anwendungen. In Kombination mit der sehr einfachen Installationsmethode per Docker kann die Software damit eine Alternative für Firmen sein, die auf der Suche nach einer schnell zu nutzenden Suite sind. Dass das Programm kostenlos verfügbar ist und zudem unter freier Lizenz steht, hilft hier nochmals erheblich.

Nicht gerade hilfreich sind die kleinen Schwachstellen der Software. Das Fehlen von Clients für die mobilen Betriebssysteme schmerzt ebenso wie der Umstand, dass sich OpenPaaS nicht einfach an ein bestehendes Benutzerverzeichnis ankoppeln lässt. In jedem Fall ist dafür ein Zusatzdienst nötig. Auch die fehlenden Themes hinterlassen keinen guten Eindruck. In Summe überwiegen aber die positiven Aspekte. Wer eine lokale Groupware sucht und den Aufwand in Sachen Verzeichnisdienst nicht scheut, sollte OpenPaaS auf der Rechnung haben.