ADMIN

2023

01

2022-12-29T12:00:00

Collaboration

TESTS

019

Datenaustausch

SharePoint

vysoft DSM und RMS

Platzreservierung

von Dr. Christian Knermann

Veröffentlicht in Ausgabe 01/2023 - TESTS

vysofts Desk-Sharing-Management und Raum-Management-System arbeiten eng zusammen. Gemeinsam sorgen die beiden Werkzeuge auf Basis von Microsoft SharePoint für die ebenso einfache wie effiziente Verwaltung von geteilten Arbeitsplätzen und Besprechungsräumen in der hybriden Arbeitswelt. IT-Administrator hat die Software ausprobiert und war vor allem von den vielen Optionen und dem grafischen Editor sehr angetan.

Die inzwischen dritte Wintersaison in Folge steht unter den Vorzeichen der Corona-Pandemie. Dies bedeutet für viele Unternehmen eine hybride Organisation des Arbeitsalltags mit einem Teil der Belegschaft im Home Office und einem Teil vor Ort. Und selbst wenn sich die Lage mit dem nahenden Frühjahr entspannen wird: Die hybride Arbeitsweise ist gekommen, um zu bleiben.
Unter diesen Vorzeichen ist es für die meisten Unternehmen weder wirtschaftlich noch ökologisch sinnvoll, Bürogebäude und physische Arbeitsplätze für die Anwesenheit aller Mitarbeiter gleichzeitig vorzuhalten. Und dies wiederum führt zu der Frage, wie das Management knapper Ressourcen in Form von Schreibtischplätzen und Besprechungsräumen möglichst effizient und einfach gelingt.
Der deutsche Anbieter vykon hat sich ganz Dienstleistungen und Werkzeugen rund um Microsoft SharePoint sowie Microsoft 365 verschrieben – sowohl on-premises als auch in der Cloud. Die Marke vysoft vereint zehn Tools, die darauf zielen, Arbeitsabläufe zu vereinfachen und zu automatisieren, innerbetriebliche Informationsströme zu beschleunigen, Mitarbeiter von Bürokratie zu entlasten sowie Standorte besser zu vernetzen. Im Rahmen unseres Tests haben wir das Raum-Management-System (RMS) und das Desk-Sharing-Management (DSM) in den Varianten für SharePoint Online erprobt.
Die inzwischen dritte Wintersaison in Folge steht unter den Vorzeichen der Corona-Pandemie. Dies bedeutet für viele Unternehmen eine hybride Organisation des Arbeitsalltags mit einem Teil der Belegschaft im Home Office und einem Teil vor Ort. Und selbst wenn sich die Lage mit dem nahenden Frühjahr entspannen wird: Die hybride Arbeitsweise ist gekommen, um zu bleiben.
Unter diesen Vorzeichen ist es für die meisten Unternehmen weder wirtschaftlich noch ökologisch sinnvoll, Bürogebäude und physische Arbeitsplätze für die Anwesenheit aller Mitarbeiter gleichzeitig vorzuhalten. Und dies wiederum führt zu der Frage, wie das Management knapper Ressourcen in Form von Schreibtischplätzen und Besprechungsräumen möglichst effizient und einfach gelingt.
Der deutsche Anbieter vykon hat sich ganz Dienstleistungen und Werkzeugen rund um Microsoft SharePoint sowie Microsoft 365 verschrieben – sowohl on-premises als auch in der Cloud. Die Marke vysoft vereint zehn Tools, die darauf zielen, Arbeitsabläufe zu vereinfachen und zu automatisieren, innerbetriebliche Informationsströme zu beschleunigen, Mitarbeiter von Bürokratie zu entlasten sowie Standorte besser zu vernetzen. Im Rahmen unseres Tests haben wir das Raum-Management-System (RMS) und das Desk-Sharing-Management (DSM) in den Varianten für SharePoint Online erprobt.
On-premises oder in der Cloud
Der Hersteller bietet seine Software auf mehreren Wegen an: Wer noch SharePoint-Server lokal im eigenen RZ betreibt, kann die Tools komplett on-premises verwenden. Alternativ buchen Organisationen die Software als Managed Service. Nach Angaben von vykon nutzen dieses Modell etwa Städte und Gemeinden, indem sie die Software von kommunalen Rechenzentren beziehen. Der Serviceprovider hat dabei die Wahl, ob er die vysoft-Produkte auf Basis von SharePoint-Servern im eigenen Rechenzentrum hostet oder aber per SharePoint Online in der Cloud betreibt. Dieser Weg steht Kunden auch direkt offen. Wer über ein Microsoft-365-Abonnement verfügt, nutzt Team-Webseiten in SharePoint Online als Basis und muss sich somit nicht um den Betrieb eigener Server kümmern.
Zusätzlich zum Microsoft-365-Abo bedarf es allerdings eines Azure-Abonnements. Die Anwendungslogik von vysoft läuft zwar weitestgehend im Clientbrowser ab. Doch wenige Funktionen, etwa den Versand von E-Mails, hat vykon nach dem Prinzip des Serverless-Computings in Form von Azure Functions realisiert. Für die Nutzung der Ressourcen in Azure fallen Kosten an, doch im einfachsten Fall reicht ein flexibles Azure-Abonnement mit nutzungsbasierter Bezahlung. Im Rahmen unseres Tests bewegten sich die monatlichen Kosten im einstelligen Euro-Bereich.
Der Hersteller bietet seine Produkte auf der Basis monatlich kündbarer Mietlizenzen nach Anzahl der zu verwaltenden Objekte an – DSM also pro geteilten Arbeitsplatz und RMS pro einzelnem Meetingraum. Hinzu kommen noch einmalige Kosten für die Unterstützung bei der Konfiguration der nötigen App-Registrierungen und Funktionsaccounts im Azure-AD sowie der weiteren Ressourcen in der Azure-Cloud.
vysoft DSM und RMS
Produkt
Software auf SharePoint-Basis für das Management von Desk-Sharing und Räumen.
Hersteller
vykon
Preis
Desk-Sharing-Management (DSM) ab 4,50 Euro pro Monat und geteiltem Arbeitsplatz; Raum-Management-System (RMS) ab 30 Euro pro Monat und Raum. Ersteinrichtung der Umgebung, Staffelpreise und Nutzung der Progressive Web App auf Anfrage.
Systemanforderungen
On-premises: Microsoft SharePoint Server 2016 oder neuer.
Cloud: Microsoft 365 ab Business Basic.
Technische Daten
vykon veranschlagt typischerweise einen Tag für die grundlegende Installation sowie jeweils drei Stunden für Konfiguration der beiden Module DSM und RMS gemeinsam mit dem Kunden, optional nach Absprache auch eine Einführung in die Bedienung für Admins und Power-User. Anschließend ist die Umgebung startklar und Anwender können die Module wahlweise im Webbrowser oder integriert in Microsoft Teams nutzen.
Bild 1: RMS verlagert die Buchung der Besprechungsräume von Outlook nach SharePoint Online und bietet dabei deutlich mehr Optionen.
SharePoint Online und Azure als Basis
Die Installation haben wir mit Unterstützung des Herstellers vorgenommen. Die Lösungen von vysoft benötigen in Share­Point Online pro Modul je eine Website-Collection, in unserem Anwendungsfall jeweils eine Teamwebsite für DSM und eine weitere für RMS. Dabei reicht jeweils eine grundlegende Teamwebsite ohne Microsoft-365-Gruppe oder geteilte Ressourcen wie Postfach oder Kalender aus.
Der Hersteller erwartet als Basis Websites mit Englisch als Standardsprache und automatisiert deren Einrichtung mithilfe von PowerShell-Skripten. Das System stellt später sämtliche Optionen der Konfiguration für den Admin auf Englisch dar, was laut Hersteller so beabsichtigt ist. Alle Funktionen und Bereiche für Endanwender sind jedoch auch lokalisiert auf Deutsch verfügbar.
Wir konfigurierten die nötigen Berechtigungen im Azure AD für den Zugriff auf SharePoint Online und Microsoft Graph. Die Graph-API verwenden die vysoft-Module zum Zugriff auf Kalender, für Informationen zu Benutzern und Gruppen sowie zum Versand von E-Mails. Die Software setzt hier auf genau abgegrenzte Berechtigungen nur für die jeweilige Website-Collection sowie eine einzelne Shared-Mailbox zum Versand von E-Mails.
Neben den SharePoint-Websites richteten wir ein neues Azure-Abonnement mit nutzungsbasierter Bezahlung ein und darin wiederum jeweils eine Ressourcengruppe für DSM und RMS. Jede dieser Ressourcengruppen nutzt Azure Functions für die Teile der Anwendungslogik, die nicht im Kontext des Clientbrowsers laufen. Auch diese Konfiguration unterstützt der Hersteller per PowerShell. Daraufhin konnten wir uns der grundlegenden Konfiguration in SharePoint Online zuwenden.
Raummanagement selbsterklärend
Zunächst begannen wir mit dem Management von Räumen und hier mit der Pflege der Stammdaten basierend auf SharePoint-Listen. So hinterlegten wir im Bereich "Einstellungen / Konfiguration" unsere geografischen Standorte. RMS unterscheidet weiterhin anhand beliebig erweiterbarer Listen von Freitext-Einträgen verschiedene Raumkategorien und -typen, etwa kleine Besprechungsräume, große Konferenzräume oder Hörsäle.
Weitere Listen nehmen Medientechnik auf, wie fest installierte Monitore und Beamer oder bewegliche Objekte wie Flipcharts, Lautsprecher oder Mikrofone, die Nutzer flexibel buchen können. Die möglichen Bestuhlungsarten, etwa U-Form, Kreis, Rechteck, mit Tischen oder ohne, setzen ebenso auf Listen.
Ebenso hat vykon an das leibliche Wohl gedacht und verwaltet in RMS Catering-Anbieter sowie verschiedene Bewirtungsoptionen. Diese basieren ebenfalls auf einer benutzerdefinierten Liste, die etwa Kaffee und Kekse, belegte Brötchen und Fingerfood oder auch warmes Buffet als Auswahl enthalten darf. RMS unterscheidet weiterhin verschiedene Kategorien von Gästen und Debitoren sowie Kostenstellen für die interne Abrechnung.
Die allgemeine Konfiguration stellt, soweit vorhanden, die Verbindung zu den Tür- und Foyer-Displays des Herstellers sowie zu RFID-Chips her. Praktisch für die reibungslose Zusammenarbeit mit internen und externen Dienstleistern ist der Bereich der Vorlauf- und Servicezeiten. Hier konnten wir allgemein sowie getrennt nach Catering, Technik und Bestuhlung Mindestvorlaufzeiten anhand von Tagen und Uhrzeiten definieren sowie die Servicezeiten des Facility-Managements hinterlegen.
Durchdachtes Berechtigungskonzept
Im Bereich "Einstellungen / Konfiguration / SharePoint Administration" berechtigten wir unsere Benutzerkonten. RMS unterscheidet hier mehrere globale Gruppen für eine fein abgestufte Vergabe von Rechten. Admins haben vollen Zugriff auf alle Bereiche der Anwendung. Endanwender gehören in die Gruppe der "Members". Mitglieder dieser Gruppe können Buchungen vornehmen oder bei genehmigungspflichtigen Räumen eine Buchungsanfrage an den konfigurierten Raummanager stellen.
Mitglieder der Gruppe "Room Responsible" verwalten genehmigungspflichtige Räume. Sie erhalten Buchungsanfragen per E-Mail und Genehmigungsaufgaben. Für diese Gruppe gibt es weder Vorlauf- noch Stornierungszeiten. Mitglieder der "Reception" können Benutzer ein- und auschecken sowie alle eingeladenen Teilnehmer sehen.
Die Gruppen "Catering", "Technic" und "Facility Management", definierbar pro Raum, erhalten E-Mail-Anfragen sowie Aufgaben in ihrem jeweiligen Zuständigkeitsbereich. RMS bringt jeweils globale Standardgruppen mit, doch pro Raum konnten wir auch andere Gruppen definieren, die Zugang zu den täglichen Listen des Cateringbedarfs, der technischen Anforderungen und der gewünschten Sitzplatzanordnungen erhalten.
Raumbelegung mit vielfältigen Optionen
Nun fehlten nur noch unsere Meeting-Räume, die wir im Bereich "Einstellungen / Räume" konfigurierten. Beim initialen Anlegen fragt RMS nur einige Basisdaten ab, darunter Titel, Nummer, Standort, Kategorie und Typ des Raums sowie, welche Gruppen für Bewirtung, Technik sowie Bestuhlung zuständig sind, welche Caterer zur Verfügung stehen, weiterhin die Bestuhlungsart und die maximale Anzahl an Plätzen.
In der Detailansicht des Raums pflegten wir anschließend noch zahlreiche weitere Eigenschaften ein, ob der Raum barrierefrei erreichbar ist und ob Serienbuchungen erlaubt sind. Für Räume, die mit anderen Räumen etwa durch flexible Wandelemente kombinierbar sind, definierten wir die zugehörigen Kopplungsräume.
Zu den Stammdaten zählt auch die vorhandene Medientechnik. Hier konnten wir per Dropdown auf alle Objekte unserer zuvor eingepflegten Liste zugreifen. Zu den Stammdaten zählen optional weiterhin die E-Mail-Adresse der zugehörigen Ressource in Exchange, eine E-Mail-Adresse für ein Videokonferenzsystem oder eine SIP-Adresse. Pro Raum konnten wir weiterhin Listen mit abweichenden Bestuhlungsarten und Berechtigungen konfigurieren sowie Fotos des Raums hinterlegen.
Besonders für große Organisationen ist praktisch, dass RMS für Räume und Termine nicht nur die manuelle Eingabe vorsieht. Im Bereich "Einstellungen / Konfiguration / Excel Import" konnten wir sowohl für Räume als auch für Termine Beispieldateien herunterladen, in Excel befüllen und dann wieder importieren. Weiterhin unterstützt RMS den Export und Import der gesamten Konfiguration im JSON-Format. Ein solcher Export enthält allerdings nur die Stammdaten, keine einzelnen Buchungen, Anfragen, Aufgaben oder historischen Daten.
Deutlich flexibler als Exchange und Outlook
Aus Sicht des Endanwenders präsentiert sich RMS als intuitiv bedienbar und doch deutlich mächtiger als das Gespann aus Microsoft Outlook und Exchange Online. Die Möglichkeiten bei der Buchung von Räumen gehen deutlich über das hinaus, was allein mit Raumpostfächern möglich ist. Dies bedeutet allerdings ein Umdenken für Endanwender. Um die neuen Möglichkeiten zu erschließen, erfolgt die Raumbuchung nur noch über das RMS, nicht mehr über Besprechungsanfragen in Outlook.
Somit ist auch für Endanwender die Share­Point-Seite des RMS die erste Anlaufstelle mit den drei Bereichen "Einzel", "Serien" und "Alternativen" im Menü zur Linken (Bild 1). Eine einzelne Buchung belegt einen Raum genau zu einem Termin. Serien mit einem definierten Anfang und Ende buchen einen Raum im gewünschten Zeitraum mit einem wählbaren Intervall täglich, wöchentlich, alle zwei oder vier Wochen oder aber monatlich. Die Alternativen sind die richtige Wahl, wenn mehrere Optionen für eine einzelne Veranstaltung existieren und der genaue Termin noch nicht feststeht. In diesem Fall konnten wir eine Liste mit allen Optionen hinterlegen.
Eine intelligente Buchung ist die Alternative zur gezielten Buchung eines bestimmten Raums. Mit dem entsprechenden Formular definierten wir lediglich die Eckdaten zu unserem Meeting, darunter Anzahl an Personen und benötigte Technik, und das System schlug zu den Anforderungen passende und verfügbare Räume vor.
Im einfachsten Fall, der einzelnen Buchung eines Raums zu einem Zeitpunkt, zeigt RMS ein Raster aller Räume mit einer im Viertelstunden-Takt unterteilten Tagesansicht. Hier konnten wir nach Standorten filtern und dann, wie aus dem Outlook-Kalender gewohnt, den gewünschten Zeitraum markieren. Der folgende Dialog nimmt auf sieben Registerkarten sämtliche Details zur Reservierung entgegen, mindestens den Zeitraum, den Organisator, Informationen zur Abrechnung und die Personenanzahl.
Auf der Registerkarte "Raum" wählten wir die Bestuhlungsart und optional zusätzliche Räume. Mittels des Registers "Teilnehmer" erzeugten wir die Einladungen für unsere Gäste. Hierbei konnten wir interne Benutzer und Gruppen hinzufügen sowie per Freitext-Eingabe von Nachnamen, Vornamen und E-Mail-Adressen auch Externe einladen. In letzteren Fall durften wir wählen, ob das System Externen automatisch einen Kalendereintrag zustellen soll. Dies ist insoweit relevant, als dass die Einladung via RMS immer vom Funktionsbenutzer des Systems stammt. Wer seine externen Gäste lieber persönlich einladen möchte, deaktiviert die Option und leitet den Termin anschließend selbst weiter.
Auf den weiteren Registerkarten buchten wir die gewünschten Optionen für Bewirtung und Medientechnik. Sofern interne Kostensätze hierfür hinterlegt sind, fasst die Registerkarte "Kosten" die einzelnen Positionen und Gesamtkosten der Veranstaltung zusammen. Das Register "Dokumente" nimmt optional Dateianhänge zum Meeting auf. Sobald wir den Termin dann speicherten, kümmerte sich RMS automatisch um den Versand der Einladungen und startete im Hintergrund die Workflows, die Benachrichtigungen und Arbeitsaufträge für Catering und Haustechnik erzeugten.
Detailliertes Desk-Sharing
Das System DSM für das Desk-Sharing ist analog zum RMS aufgebaut. Auch hier legten wir im ersten Schritt unsere Stammdaten und Berechtigungen fest. Wiederum steuert die Gruppe der "Admins" sämtliche Eigenschaften des Systems. "Booking Manager" dürfen Dauerbuchungen vornehmen, für andere Personen buchen und Buchungen freigeben. "Preferred User" haben Vorrang vor allen übrigen "Members", also den regulären Nutzern des Systems. DSM arbeitet ebenfalls mit RFID-Systemen sowie Hardware des Herstellers zusammen und schlägt die Brücke zu RMS, dessen URL wir in den Einstellungen hinterlegten.
DSM verwendet im Bereich "Einstellungen / Konfiguration" wieder SharePoint-Listen als zentrales Element. So definierten wir auch hier zunächst unsere Standorte mit den Gebäuden und ihren Etagen. Weiterhin konnten wir in einer Liste von Freitext-Elementen die für unsere Arbeitsplätze relevanten Attribute einpflegen, etwa die Anzahl an Monitoren, höhenverstellbaren Schreibtischen Typen von Dockingstationen, ob kabelgebundenes Netzwerk oder WLAN vorhanden ist, ob es sich um einen Fensterplatz handelt oder ob ein Platz für besondere Benutzergruppen, wie Servicetechniker oder Ersthelfer, vorgesehen ist.
Eine weitere Liste von frei definierbaren Elementen mit Start- und Endzeiten unterstützt die Schichtarbeit, sodass Nutzer Plätze vormittags, nachmittags oder unterschieden nach Früh-, Spät- und Nachtschicht buchen können.
Auch an die besonderen Herausforderungen im Hinblick auf die Corona-Pandemie hat vykon gedacht und berücksichtigt die Reinigung und Desinfektion von Arbeitsplätzen. Auf Wunsch sperrt das System geteilte Plätze nach ihrer Benutzung zunächst, bis sie gereinigt wurden.
Einfache Konfiguration mit grafischem Editor
Als besonders praktisch sowohl für die Admins als auch für Endanwender erwies sich, dass DSM die Etagen und die dort vorhandenen Arbeitsplätze mithilfe eines grafischen Editors konfiguriert und darstellt.
Hierzu dient im ersten Schritt der Bereich "Einstellungen / Calibrator". Das Tool erwartet Grundrisse der Etagen als Scalable Vector Graphic (SVG). Als Ausgangsbasis eigenen sich entsprechend konvertierte CAD-Zeichnungen der Haustechnik oder etwa Pläne aus Microsoft Visio. Unsere Pläne luden wir pro Etage im Calibrator hoch, der die Skalierung der jeweiligen Grafik und so das Koordinatensystem für die Konfiguration von Arbeitsplätzen bestimmt. Im nächsten Schritt konfigurierten wir unter "Einstellungen / Designer" per Drag&Drop unsere Arbeitsplätze mit ihren Eigenschaften sowie Navigationsbereiche, die auf Besprechungsräume im RMS verweisen.
Auch DSM unterstützt dabei fein abgestufte Berechtigungen. So konnten wir etwa Bereiche definieren, in denen nur Mitglieder einer bestimmten Abteilung buchen dürfen. Eine weitere mit den Datenschutzbeauftragten und Betriebsräten zu klärende Frage ist, ob Nutzer die Namen derer anzeigen dürfen, die bereits Plätze gebucht haben.
Bild 2: DSM hilft bei der Suche nach und bei der Buchung von geteilten Arbeitsplätzen, auch per mobiler App.
Mobile Arbeitsplatz-Buchung per App
Aus Endanwender-Sicht erwies sich DSM im Test als intuitiv bedienbar. So konnten wir unter "Buchungen / Buchungsübersicht" die Pläne der einzelnen Etage anzeigen und uns gezielt einen freien Platz aussuchen. Alternativ dazu verwendeten wir die Suche, die nach wählbaren Kriterien etwa alle verfügbaren Arbeitsplätze mit höhenverstellbaren Schreibtischen und Lenovo-Dock in ruhigen Bereichen findet. Jeder Benutzer kann dazu ein persönliches Profil mit den wichtigsten Anforderungen an seinen Wunsch-Arbeitsplatz pflegen. Wer gezielt mit bestimmten Kollegen zusammenarbeiten möchte, findet zudem über die Suche heraus, wo diese gebucht haben, und reserviert selbst einen freien Platz in der Nähe.
Für beide Systeme bietet der Hersteller eine optionale "Progressive Web App" (PWA). Es handelt sich dabei nicht um eine klassische App, die über einen App-Store bezogen werden muss. Vielmehr führt der Link zum jeweiligen System, erweitert um das Suffix "…/pwa/m.aspx", zu einer optimierten Ansicht, die sich plattformunabhängig auf Smartphones, Tablets und auch Desktop-Betriebssystemen im Browser öffnet oder als separate App verankert. Die Apps erleichtern die Bedienung der Systeme auf kleinen Smartphone-Displays, wenngleich die Vielfalt der gebotenen Optionen eher nach großen Monitoren verlangt. Besonders die PWA für das DSM kann aber ihre Vorteile beim Check-In ausspielen, sofern Arbeitsplätze mit QR-Codes markiert sind.
Fazit
vysoft DSM und RMS unterstützen die Verwaltung von geteilten Arbeitsplätzen und Besprechungsräumen optimal. Die Werkzeuge sind schnell eingerichtet und intuitiv bedienbar. Bei der Nutzung von SharePoint Online entfallen zudem Installation und Pflege separater Serversysteme. Bei der praktischen Einführung kommt es daher weniger auf technische Aspekte als auf eine gute organisatorische Vorbereitung an: Wer liefert die Pläne für das Desk-Sharing? Wer darf in welchen Bereichen Plätze buchen? Gibt es bevorrechtigte Benutzergruppen? Wer kümmert sich in Besprechungsräumen um Catering, Medientechnik sowie Bestuhlung? Und welche Vorlaufzeiten sind hierfür nötig? Sind diese Fragen erst geklärt, ist die Umsetzung in den Systemen unkompliziert.
So urteilt IT-Administrator
Bewertung
SharePoint-Integration 7
Funktionsumfang 8
Berechtigungskonzept7
Grafischer Editor für DSM8
Progressive Web App6
Dieses Produkt eignet sich
optimal
für Unternehmen, die Prozesse für zahlreiche geteilte Arbeitsplätze und Meeting­räume etablieren wollen.
bedingt
für kleine Firmen ohne Prozesse rund um Bewirtung und Medientechnik für Meetingräume..
nicht
für Organisationen, die SharePoint weder in der Cloud noch on-premises einsetzen.
(ln)