Spike ist ein Clouddienst, der sich um eine bestehende E-Mail-Konfiguration legt und diese um eine Vielzahl von Kollaborationsfunktionen erweitert. Im Vergleich zu den vielen anderen Produkten, die wir uns im IT-Administrator angeschaut haben, ist Spike eine Besonderheit. Für Administratoren oder Systemverantwortliche gibt es recht wenig zu tun, sollte es in Ihrem Umfeld zum Einsatz kommen, denn Spike ist viel mehr eine Applikation als ein justier- und steuerbarer Service.

Der augenscheinlichste Unterschied, wenn ein Anwender mithilfe der Spike-Oberfläche auf sein Postfach zugreift, ist die gänzlich andere Darstellung und Organisation der bisherigen Kommunikation. Der Dienst macht aus den E-Mails faktisch einen Chat-Dialogverlauf, ohne dass es sich hierbei um ein neues Mailkonto handelt. Wer das erste Mal mit Spike auf sein Postfach zugreift, sieht folgerichtig die bisherigen Nachrichtenverläufe in einer Chatansicht. Spike leistet jedoch mehr als eine alternative E-Mail-Darstellung. Letztendlich geht es darum, die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern, Kunden oder anderen Personen zu verbessern – und dies in einer möglichst selbsterklärenden und selbstverständlichen Art und Weise.

Bevor jedoch die dialogbasierte E-Mail, das intelligente Postfach, Videokonferenzen, Aufgabenplanung und der verbesserte Workflow – allesamt Schlagworte des Herstellers – dem Anwender zuteilwerden, gilt es, sich bei Spike anzumelden. Der Anbieter hat drei verschiedene Varianten im Portfolio, die sich in ihren Basisdiensten nur marginal voneinander unterscheiden.

Die kostenfreie Free-Edition, auf die wir hier ein Auge geworfen haben, eignet sich für Benutzer, die nur ein Postfach mit Spike nutzen möchten. Weitere Einschränkungen sind die Größenlimitierung bei zu teilenden Dokumenten und die Anzahl gleichzeitiger Personen in einem Videoanruf. Free-User können nur 1:1-Videositzungen machen, Nutzer der Pro-Edition sind maximal zu fünft und die Business-Variante erlaubt Videobesprechungen mit insgesamt zehn Personen. Die Suchfunktion von Spike in der kostenfreien Version durchsucht nur die Elemente der letzten 60 Tage, eine Einschränkung, die in den kostenpflichtigen Versionen nicht existiert.

Sofern keine kostenpflichtige Anbindung gewählt wurde, besucht der künftige Spike-Nutzer mit dem Browser die Webseite des Herstellers und klickt auf "Leg los". Anschließend die E-Mail-Adresse und das Passwort eingeben, und schon ist die kostenfreie Edition startklar.

Sofern bei der Benutzeranmeldung alles direkt glattgeht, muss sich der Anwender überhaupt nicht um irgendwelche Einstellungen kümmern. In unserem Test verwendeten wir ein bei 1&1/IONOS gehostetes Mailkonto. Allein durch die Eingabe der Mailadresse erkannte Spike, dass es sich um ein Konto bei ebendiesem Anbieter handelt. Einen Schritt weiter gilt es lediglich noch, das dem Benutzer bekannte Passwort einzugeben, das auch beim regulären Zugriff auf den Webclient des jeweiligen Anbieters zu nutzen ist. In einem weiteren Test verwendeten wir ein Mailkonto, das auf einem lokal betriebenen Exchange-Server ohne extern erreichbare Web-App arbeitet. In diesem Fall schlug Spike vor, den Zugriff per IMAP durchzuführen. Ein kleines Fragezeichen mit einem umrandeten Kreis um das Wort IMAP bringt den Anwender auf eine Liste der verschiedenen Anbieter, die mit Spike zusammenarbeiten.

Neben Google, Yahoo!, iCloud, Office 365, Outlook, Microsoft, Exchange, Mail.ru und AOL findet sich so auch der im Vergleich eher generische Eintrag IMAP. Öffnet der Anwender die Auswahl unter "Erweiterte Einstellungen", kommen die klassischen Detailinformationen wie IMAP-Server, Port, Username, SMTP-Server, SMTP-Port und SMTP-Benutzername zum Vorschein. Erwartungsgemäß ließ sich Spike nicht mit einem lokal arbeitenden Exchange-Server nutzen, da dieser nicht entsprechend konfiguriert war. Auch bei der Auswahl "Exchange" scheiterte die Anbindung mit "Auto-discover failure". Selbiges geschah in unserem Test mit einem bei 1&1/IONOS gehosteten Exchange-Postfach. Dies ließ sich jedoch innerhalb einer Minute korrigieren, indem wir die spezifischen Verbindungsdaten, die nicht für Auto-Discover gepflegt waren, manuell eingaben.

Zusammenfassend darf der Prozess der Anbindung von Spike an den jeweiligen Mailservice als weitgehend einfach bezeichnet werden. Nutzen Anwender die üblichen E-Mail-Anbieter, beschränkt sich der Vorgang auf die Eingabe von E-Mail-Adresse und Passwort. In den anderen Fällen benötigen die Mitarbeiter gegebenenfalls Unterstützung bestehend aus den entsprechenden Konfigurationsdetails. Anschließend führt Spike die Benutzer in der Webseite weiter und verschont diese mit weiteren Konfigurationsdetails. Lediglich eine Passwortänderung des Benutzers in der grundlegenden Mailkonfiguration könnte sich auf Spike auswirken.

Direkt nach der Anmeldung gibt Spike den neuen Blick auf das Postfach frei. Die Optik ist zeitgemäß, modern und frisch mit klarer Struktur. Am oberen linken Bildrand thront ein Hinweis mit einer stilisierten Rakete und dem Hinweis "Meet your new Inbox". Klickt der Anwender auf den verbundenen Link, bekommt er eine auf Englisch verfasste Beschreibung mit einem kleinen Videoclip angezeigt. In dieser Info wird erklärt, dass die Organisation der E-Mails durch Spike nicht nach Empfangszeitpunkt oder Betreffzeile stattfindet, sondern ganz in Chat-Client-Manier nach dem Absender.

Gesprächsverläufe sind so, zumindest nach unserer Einschätzung, deutlich angenehmer zu lesen. Wem eine solche Ansicht doch nicht zusagt, kann jederzeit in den Einstellungen wieder eine andere Organisationsform wählen. Während die regulären Dialoge oder auch die Einstellungen auf Deutsch verfasst sind, kommen Erklärungstexte oder die Datenschutzvereinbarungen ausschließlich in englischer Sprache daher. Sicherlich dürfte die Mehrzahl der Administratoren den kleinen Wechsel kaum bemerken, sofern sie Englisch verstehen. Sollten jedoch Anwender über keine oder nur rudimentäre Englischkenntnisse verfügen, könnte dies zu einer Herausforderung werden. Etwas ärgerlich ist in diesem Zusammenhang, dass die deutschsprachige Wissensdatenbank, die sich als Option nach einem Klick auf das Fragezeichensymbol anbietet, auf eine Fehlerwebseite führt – diese ist zwar mit einer entsetzt schauenden Katze hübsch dargestellt, aber dann doch keine Hilfe.

Noch einmal zurück zu den Einstellungen, die sich auf den ersten Blick gar nicht so leicht finden lassen: Anstelle des üblichen "Hamburger"-Menüs mit den drei oder vier Streifen sind viele Befehle bei Spike über einen Rechtsklick beziehungsweise Langklick auf das persönliche Profilbild zugänglich. Die meisten der Einstellungen erklären sich von selbst und bestehen zumeist nur aus einem An- beziehungsweise Ausschalter. Beispielsweise die Einstellung, dass Spike E-Mails von unbekannten Personen in einen separaten Feed auslagert, um die Priorität auf die wichtigen und vom Anwender initiierten oder bereits bearbeiteten Dialoge zu lenken. Die Anpassbarkeit für die Arbeitsweise umfasst auch die Einstellungen zum "Snoozing" oder für das zeitgesteuerte Versenden von Nachrichten. Damit können Benutzer das Abarbeiten von Dateien, Aufgaben, Erinnerungen und Nachrichten auf einen späteren Zeitpunkt verschieben. In der Grundeinstellung gibt es "Morgen" und "Nächste Woche", aber auch, wie bereits geschrieben, die Möglichkeit, dies anzupassen.

Sofern Spike vom Benutzer im Browser geöffnet wurde und die entsprechende Zustimmung noch nicht vorliegt, erscheint am oberen Fensterrand ein blauer Balken mit dem Hinweis, dass Spike noch die Erlaubnis benötigt, um Desktop-Benachrichtigungen auszugeben. Der Klick auf das Kommando empfiehlt sich, da so Informationen wie eingehende Videoanrufe, das Eintreffen von Nachrichten oder Aufgabenhinweise die Aufmerksamkeit des Benutzers auf Spike lenken.

Es kommt bei der Verwendung von Spike als alternativen Mailclient wahrlich ein Chatgefühl auf. Beginnt der Gesprächspartner mit dem Verfassen einer Nachricht in Spike, wird dies durch "hüpfende drei Punkte" beim Empfänger symbolisiert. Der Empfänger weiß somit, dass alsbald eine Nachricht eintreffen wird. Wie die meisten modernen Mailprogramme zeigt auch Spike den Anhang gleich als Vorschau an. Diese Vorschau, gepaart mit der schnellen Übersicht als Chat-Stream, macht die Suche nach Anhängen einfacher. Leider hängen manche Firmen ihr Logo als PNG-Datei in den Footer jeder E-Mail. Diese Grafik prangt dann unter jedem Chatnachrichten-Element – auch unter einer Antwort, wenn diese den ursprünglichen Footer enthält.

Nur um es noch einmal hervorzuheben: Wenn jemand als Anwender Spike nutzt und ein anderer Kommunikationspartner oder ein Gruppenmitglied nur über einen herkömmlichen Mailclient verfügt, erhält dieser dennoch alle Informationen als gewöhnliche E-Mail, angereichert mit einigen Hinweisen auf das Programm Spike. Der E-Mail-Absender lautet auf den Namen, die E-Mail-Adresse stets auf "spike.group" mit einer kryptischen, führenden Buchstaben- und Zahlenfolge.

Glücklicherweise beschränkt sich Spike nicht allein auf E-Mails. Das Gruppenfeature erlaubt, beliebige Empfänger als eine Gruppe zu deklarieren, um so E-Mails oder Dateien mit einer größeren Empfängergruppe zu teilen. Aufgabeneinträge und deren Bearbeitung in Spike gehen deutlich über die Funktionalität einer E-Mail hinaus, auch wenn diese Aktivitäten für einen Empfänger ohne Spike-Oberfläche wieder als E-Mail einsehbar sind. Eine Notiz kann verschiedene Elemente wie beispielsweise Checkboxen, Absätze, Texte oder Tabellen enthalten und lässt sich per Mausklick mit anderen Anwendern teilen. Nutzen diese ebenfalls Spike, sehen sie über farblich stilisierte Schreibmarken die Eingaben und Aktivitäten der anderen User. Ohne es jetzt übertreiben zu wollen, ergibt sich mithilfe der To-do-Listen und der Echtzeitbearbeitung ein ganz einfaches Werkzeug für das gemeinsame Projetmanagement.

Die Anlehnung an die Chatwelt geht noch weiter. Wie von Diensten wie WhatsApp bekannt, sind Benutzer in der Lage, Sprachnachrichten aufzunehmen und diese zu versenden oder auch Videoanrufe durchzuführen und dies je nach Edition auch in einer Gruppe. Auf der Roadmap von Spike steht die Möglichkeit, in Zukunft auch Videos aufzeichnen zu können.

Was uns im Test besonders gut gefiel und wir darum hervorheben möchten, ist das Tagging. Was selbst die ältesten Apple-Computer bereits in den 1990er Jahren unterstützten, fand erst langsam Einzug in andere Programme. Alle Elemente in Spike, ob es nun eine E-Mail ist oder eine Notiz, kann der Benutzer mit einem beliebigen "Tag" versehen – ähnlich der Kategorien in Outlook. In der Suchfunktion kann sich der Benutzer relativ rasch einen Überblick über die vorhandenen Elemente gemäß der Markierung mit dem "Tag" machen. Eine echte Bereicherung für den hart gesottenen Information-Worker, der nicht unbedingt mit den typischen Stichworten arbeiten kann. Gute Tag-Bezeichnungen wären Kunden-, Vorhaben- oder Projektkürzel.

Da die Suchfunktion vom 60-Tage-Limit der Free-Edition betroffen ist, zeigt sich zumindest die kostenfreie Version diesbezüglich eingeschränkt. Leider synchronisiert Spike zudem die vergebenen Tags nicht an andere Teilnehmer, auch nicht innerhalb einer Gruppe. Eine solche übergreifende Markierung – also eine Art Gruppen-Tagging von Inhalten – wäre noch das i-Tüpfelchen bei der Zusammenarbeit.

Die Überarbeitung der Arbeitsweisen "E-Mail / Chat / Kollaboration" ist keine Idee, die nur die beiden israelischen Spike-Gründer Dvir Ben-Aroya und Erez Pilosof im Jahr 2014 allein hatten. Hinter dem Dienst verbirgt sich die israelische Firma Chatflow. Auch andere Firmen haben sich dem Thema verschrieben. Der bekannteste Konkurrent dürfte Slack sein, der jedoch an sich auf E-Mail, integrierte Notizen und eine traditionelle Inbox mit "Priorität" verzichtet. Gmail von Google bietet ebenfalls eine gewisse Ähnlichkeit, führt aber E-Mail und Chat nicht in dieser Form zusammen. Spark und Outlook bieten ebenfalls nicht die genaue Mischung, die Spike für sich in Anspruch nimmt.

Auch wenn es nicht mehr unüblich ist, seine Zugangsdaten an zig Stellen im Internet einzugeben, bleibt doch auch gern ein mulmiges Gefühl: Wer hat Zugang zu meinen Daten? Spike speichert den eigenen Angaben nach alles mit einer AES-Verschlüsselung mit 256 Bit in Form eines privaten Schlüssels pro Nachricht. Die Sicherheit und Privatsphäre der Daten ist im Fall von Spike der grundlegende Unternehmenswert und daher sei den Mitarbeitern der Zugriff auf Benutzerdaten untersagt. Laut den Informationen auf der Webseite nutzt Spike technische Kontrollmechanismen und Auditrichtlinien, um sicherzustellen, dass alle Zugriffe protokolliert sind. Bei Nichtnutzung löscht Spike die Daten nach 60 Tagen und über eine E-Mail an die Adresse "chat@spikenow.com" könne dieser Vorgang manuell initiiert werden. Wir wollten Spike noch ein wenig länger im Einsatz behalten und nutzten die Möglichkeit nicht.

Für uns war die Betrachtung von Spike insgesamt eine freudige Angelegenheit. Es war spannend zu sehen, wie die Basisfunktion – das eigene Postfach – sich in wenigen Minuten zu einem deutlich moderneren Hybridsystem von E-Mail, Videotelefonie und Gruppenchat zu verwandeln wusste. Die Funktionen sind allesamt bekannt, es gibt nichts wirklich Neuartiges, aber es ist mit einer großen Portion an Pfiffigkeit angereichert worden, sodass alle Arbeitsschritte flüssiger von der Hand gehen. Dies erweist sich als äußerst praktisch, wenn Nutzer in ansonsten getrennten Kommunikationssystemen zusammenarbeiten.