Projektmanagementtools dienen dazu, Projekte zu planen, ihnen Ressourcen zuzuweisen und zu verfolgen, Zeitpläne und Aufgaben zu erstellen, den Fortschritt zu sehen, Wissen und Ideen zu erfassen und umzusetzen und Teammitglieder zu koordinieren. Hier das richtige Tool zu finden, ist sehr schwierig und ClickUp positioniert sich in dieser Sparte als umfassendes Werkzeug: Es verwaltet nicht nur Aufgaben, sondern egal, ob es als CRM oder in speziellen Bereichen für HR oder Finanzen zum Einsatz kommt, will die Software das Projektmanagement und viele weitere Aspekte unterstützen.

ClickUp bietet fünf unterschiedliche Lizenzen an. Eine Testversion gibt es nicht, aber mit der kostenlosen Version "Free Forever" lassen sich nahezu alle Funktionen prüfen. Die kostenpflichtigen Varianten hören auf die Namen "Unlimited", "Business", "Business plus" und "Enterprise". Die freie Version dient vor allem zur persönlichen Nutzung und hat einige Beschränkungen, die unter Umständen schnell erreicht sind. So stehen beim Plan "Free Forever" nur fünf Spaces (dazu später mehr) und ein Speicher von 100 MByte zur Verfügung. In dieser Version fehlt auch die Unterstützung von Cloudspeichern.

Diese Limitierung hebt die nächsthöhere Version bereits auf, während andere, wie das "Team Sharing" eine noch größere Lizenz voraussetzen. Für unseren Test haben wir uns zunächst mit dem Plan "Free Forever" ausführlicher auseinandergesetzt. Die Registrierung dafür ging erwartungsgemäß schnell vonstatten. Während des Onboardings wurden wir zunächst nach einigen Präferenzen gefragt und konnten zunächst einfach mit Listen, Boards und Docs über die Option "Simple" starten oder gleich das volle Paket über "Advanced" mit Kalender, Gant, Chat, Whiteboards und so weiter abrufen. Wir haben uns für Letzteres entschieden.

Die Anwender greifen auf die Software neben dem Browser mit einer Desktop-App zu, die es für mac-OS, Windows und Linux gibt. Mobil arbeiten die Kollegen über eine App für iOS und Android. Und sind Notebook oder Handy mal nicht zur Hand, gelingt der Zugriff auch mit einer Apple Watch, die erlaubt, Tasks und Erinnerungen zu erstellen. Mit den Apps haben Anwender unabhängig vom Browser immer Zugriff auf ihren Arbeitsbereich.

Nach der ersten Anmeldung empfang uns zunächst ein sehr aufgeräumter Home-Screen, der einen Überblick über die wichtigsten Elemente lieferte. Der Startbereich gliedert sich in "LineUp", wo wir uns eine eigene Agenda mit Aufgaben bauen konnten, dem "Trending", das dynamisch die wichtigsten Aufgaben darstellt, und "My Work". Dieser Punkt enthält nur die eigenen Aufgaben und Erinnerungen.

ClickUp bringt seine eigene Hierarchie mit, die sich aus dem "Workplace", dem "Space", "Folder", "Lists", "Tasks" und "Subtasks" zusammensetzt. Der Arbeitsbereich ist die oberste Ebene der ClickUp-Hierarchie, die alle Spaces, Ordner, Listen und Aufgaben umfasst. Es lassen sich komplett unabhängige Arbeitsbereiche schaffen, die separiert voneinander arbeiten. Spaces sind die zweite Ebene der ClickUp-Hierarchie und ermöglichen die individuelle Gestaltung. Spaces können zum Beispiel die verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens, Kunden oder Teams widerspiegeln, während Ordner die verschiedenen Projekte organisieren.

Ordner sind aber optional und Listen lassen sich auch direkt in einem Space erstellen. In einem Ordner finden sich die Aufgabenlisten und über Ordner-Vorlagen konnten wir neue Projekte schnell einrichten. Spezielle "Sprint Folder" sollen darüber hinaus agile Softwareteams gesondert unterstützen.

Aktivitäten werden in Listen aufbewahrt, die sich direkt in einem Space oder in einem Ordner befinden können. Alle Vorgänge speichert die Software letztendlich als Tasks. Um Aufgaben zu verfolgen, erhalten diese einen Status, bei dem zwischen "aktiv", "erledigt" und "abgeschlossen" unterschieden wird. Den Bereichen lassen sich ebenfalls verschiedene Status zuordnen, von "New" über "On Hold" bis hin zu "Cancelled" oder "Closed". Die Status konnten wir dynamisch am Space konfigurieren und wurden dann in die darunterliegende Hierarchie übernommen – diese lässt sich aber jederzeit aufbrechen. Eine zusätzliche Ebene bei ClickUp sind die Unteraufgaben, mit denen wir Aufgaben in einzelne Elemente herunterbrechen konnten.

Zu Beginn unseres Tests im November standen die Sprachen Englisch, Französisch, Spanisch und Portugiesisch zur Verfügung, mittlerweile hat sich Deutsch in einer Beta-Version dazu gesellt. Dies sollte einen Start erleichtern und die Userbility im deutschsprachigen Raum noch weiter verbessern. Den Test führten wir aber noch mit einer englischen Oberfläche durch.

Das Navigationsmenü von ClickUp befindet sich auf der linken Seite und hier konnten wir den Arbeitsbereich einrichten und organisieren. Das Menü wird zunächst von einem Suchfenster angeführt, über das wir alle Elemente durchsuchen konnten. Eine Filtermöglichkeit nach Verantwortlicher, Status oder Typ zeigten schnell die gesuchten Einträge. Als nächster Menüpunkt lieferte "Home" die wichtigsten Aufgaben. Dabei stehen mehrere Möglichkeiten bereit, um die Arbeit nach Prioritäten zu ordnen.

Der Punkt "Notifications" zeigte uns Benachrichtigungen aus den verschiedenen Bereichen an. Eine kleine Zahl hinter dem Menüpunkt informierte uns über die Anzahl neuer Einträge. Beim nächsten Punkt "Pulse" handelt es sich um eine sogenannte "ClickApp", die von einem Eigentümer oder Administrator aktiviert werden muss. In diesem Eintrag erhielten wir einen umfassenden Aktivitätsbericht für das gesamte Team. Es ist sofort ersichtlich, wer online ist und an welchen Tasks der User arbeitet.

Im Bereich "Goals" lassen sich übergeordnete Ziele definieren und verfolgen. Hier ist es möglich, verschiedene Messgrößen, wie eine einfache Anzahl oder Umsatzziele, heranzuziehen. Es ist aber auch eine Option, Ziele mit einem Task oder einer Aufgabenliste zu verknüpfen. Beim Erreichen des Ziels wird dann ein wenig Konfetti in die Luft geworfen, um das Ereignis ein wenig zu würdigen.

Es folgen "Favorites", "Spaces", "Dashboard" und "Docs", die sich immer nur einzeln aufblättern lassen. Unter "Spaces" öffnete sich die gesamte Hierarchie mit Spaces, Ordnern und Aufgabenlisten. Hinter jedem Objekt ist ein Setting- und ein Create-Menü zu finden. Hier erstellten wir schnell neue Spaces oder Ordner, konnten aber auch Aktionen, wie das Kopieren oder Verschieben von Listen, durchführen. Einzelne Einträge fügten wir einfach über die rechte Maustaste zu den Favoriten hinzu, die so unter "Favorites" schnell zu erreichen sind.

Dashboards mussten wir zunächst anlegen. Dann boten sie uns einen einfachen Weg, um mithilfe von anpassbaren Widgets und Vorlagen Berichte über die Aktivitäten im Arbeitsbereich zu erstellen. Dabei stehen Tabellen, aber auch Charts oder Berechnungen über die Widgets zur Verfügung.

Als letzter Menüpunkt im Arbeitsbereich ist der Eintrag "Docs" zu finden. Hier erzeugten wir umfangreiche Dokumente, die sich einfach teilen lassen. Bei "ClickUp Docs" handelt es sich um ein cloudbasiertes Textverarbeitungsprogramm, das sich in unserem Test sehr flexibel zeigte und erlaubte, verschiedene Medien und Emojis sehr einfach zu integrieren. Das Dokument selbst konnten wir flexibel in der ClickUp-Hierarchie platzieren und verschieben oder als PDF oder HTML-Dokument exportieren. Änderungen fanden sich dabei in der "History" und es war einfach möglich, Änderungen rückgängig zu machen. Gelöschte Dokumente (und andere Einträge) lassen sich über den integrierten Papierkorb wiederherstellen. Insgesamt ist Docs sehr flexible, sodass Unternehmen durchaus auf Microsoft Office oder Google Docs verzichten können.

Im unteren Bereich des Menüs fanden sich dann noch die Einstellungen zu ClickUp. Neben persönlichen wie Sprache oder Farbpräferenzen hat der Administrator auch die globalen Settings im Zugriff. So verwalteten wir über den Eintrag "People" die Mitglieder und konnten im Bereich "ClickApps" diverse Funktionen starten, die sich "Apps" nennen und je Space zu aktivieren sind. So war es uns an dieser Stelle etwa möglich, die E-Mail-Erreichbarkeit zentral zu aktivieren beziehungsweise zu deaktivieren oder die Sichtbarkeit des Onlinestatus für Mitarbeiter zu steuern.

Einen Schritt weiter geht die "Integration", die erlaubt Cloudspeicher-Anbieter wie Google Drive, Dropbox, OneDrive und Box einfach anzubinden – sofern eine entsprechende Lizenz vorhanden ist. Auch eine E-Mail-Integration direkt zu Google oder Microsoft 365 beziehungsweise über IMAP zu nahezu allen anderen E-Mail-Providern ist möglich, sodass das direkte Senden über die eigene E-Mail-Domain aus ClickUp möglich ist. Eine tiefergehende Integration findet auch zu Slack oder Zendesk statt.

Zudem lassen sich über den Menüeintrag "Import/Export" Aufgaben direkt aus Trello, Jira, Monday.com, assana, Basecamo, Wrike oder Excel importieren. In unserem Test importierten wir eine Trello-Umgebung, was sehr einfach funktionierte. Nach der Anmeldung mussten wir nur die gewünschten Boards auswählen, Nutzer zuordnen und nach dem Import war im neu eingerichteten Space das bekannte Trello-Kanban-Board mit seinen Aufgaben sichtbar. Schmunzeln mussten wir über die E-Mail-Benachrichtigung, die wir am Ende der Übernahme erhalten haben und die sich von Trello verabschiedet (Bild 2).

Über das Quick-Action-Menü lassen sich zu jedem Zeitpunkt Aufgaben, Dokumente, Notizen, Zeiten oder Erinnerungen erstellen. Der obere Bereich von ClickUp lieferte uns Informationen zum aktuellen Objekt (Space, Ordner oder Liste) sowie zu den aktuell verfügbaren Views. Die Ansichten spielen dabei eine große Rolle, denn jede Ansicht liefert eine einzigartige Perspektive auf die Arbeit und ClickUp bietet zu diesen eine umfangreiche Auswahl. Aufgaben lassen sich in einfache Listen, als Board oder in einem Kalender darstellen. Zusammenhänge konnten wir aber auch direkt in einer Gantt-Ansicht aufbereiten, während die Arbeit der Kollegen über die Box- beziehungsweise Workload-Ansichten einer Prüfung unterzogen werden kann. Und die MindMap-Ansicht bietet eine interessante Möglichkeit, einer MindMap über Tasks mehr Dynamik zu geben.

Als Besonderheiten stehen darüber hinaus "Form View" und "Chat View" zur Verfügung. Ersteres bietet als Formulardesigner die Möglichkeit, Daten gezielt abzufragen. Das fertige Formular lässt sich im Anschluss auch in Webseiten direkt einbinden. Ein bezahlter Plan ist Voraussetzung zur Nutzung der View. Die "Chat View" bietet einen Ort der Kommunikation außerhalb von Tasks. Auf diesem Weg lassen sich Kommunikationsräume auf allen Hierarchieebenen erstellen und gezielt über Projekte oder Ähnliches diskutieren.

In einem Objekt konnten wir immer verschiedene Views erstellen, wobei sich auch Ansichten des gleichen Typs mehrfach anlegen lassen. Die einzelnen Ansichten sind gruppier- und filterbar, was dazu beiträgt, dass Anwender schnell das Gewünschte finden. Für einen unkomplizierten Zugriff lassen sich Ansichten auch anpinnen.

Ein Task war über das Quick-Action-Menü schnell erstellt. Für eine neue Aufgabe waren zunächst Betreff und Beschreibung einzugeben. Die Liste, in der der Eintrag zu finden ist, wird zunächst vorgegeben, je nachdem wo wir uns gerade in ClickUp befanden. Daneben besteht die Option, die Aufgabe gleich einem Verantwortlichen zuzuweisen.

Unter der Beschreibung finden sich die Custom Fields, die wir dynamisch anpassen konnten – dazu gleich mehr. Im nächsten Schritt lassen sich der Aufgabe Sub-Tasks und Check-Listen hinzufügen. Über die Sub-Tasks gliederten wir Aufgaben und versahen sie mit Fälligkeiten, Verantwortlichen oder Prioritäten. Check­listen sind dagegen einfache Aufgaben, die erledigt oder nicht erledigt sind. Bei Bedarf können die Einträge einen Empfänger haben, die Checklisten befinden sich aber im eigentlichen Task ohne weitere Konfigurationsmöglichkeiten. Ob ein Task Checklisten oder Subtasks enthält, zeigen entsprechende Symbole in den Views schnell auf.

Als Nächstes lassen sich auch Dokumente an den Task anhängen, allerdings ausschließlich vom eigenen Rechner hochladen. Es wurden uns zwar auch Dropbox, OneDrive und Co angeboten, doch durchführen lässt sich die Aktion nur nach einem Upgrade zu einem höheren Plan. Die eigenen "Docs" erlaubten an dieser Stelle keine Verknüpfungen. Auch nach dem Erstellen eines Tasks lassen sich in einem Task neue "Docs" anlegen, ein Verknüpfen vorhandener Docs war uns an dieser Stelle nicht möglich. Verknüpfungen mussten wir vom Dokument durchführen, was verkraftbar ist.

Als Letztes lassen sich im Action-Bereich noch sehr schnell Fälligkeit, Prioritäten und Abhängigkeiten konfigurieren (Bild 3). Gerade mit den Abhängigkeiten konnten wir Aufgaben sehr einfach verknüpfen und die Abhängigkeit über Gantt-Diagramm sehr schön darstellen. Aufgaben sind dabei in Milestones wandelbar, was die Diagramme noch übersichtlicher macht. Ist der Task gespeichert, erscheint er in den Listen.

Öffneten wir einen Task, teilte er sich in einen linken und rechten Bereich. Links befinden sich alle Informationen zur Aufgabe, die wir zuvor definiert hatten. Hier waren wir in der Lage, Status und Verantwortlichkeiten einfach zu ändern. Rechts zeigten sich zunächst Kopfdaten zu Zeitaufwänden und Fälligkeiten, darunter öffnete sich ein großer Bereich für Kommentare. Diese dokumentieren automatisch Änderungen zum Task, erlauben aber auch direkte Fragen an Kollegen (und die Antworten dazu).

ClickUp lebt durch die Möglichkeiten flexibler Aufgaben. Es liefert so eine Unzahl an Optionen, die sich etwa bei einem Blick auf Templates für neue Spaces zeigen. Neben einer Vorlage für "Agiles Scrum Management" bietet es auch Templates für "Recruitement", "Finance Management" oder "Sales Pipeline". Möglich wird dies vor allem durch die Nutzung von "Custom Fields", die klassische Tasks deutlich aufwerten. In unserem Test installierten wir eine ITMS-Suite, die neben Incident- und Changemanagement auch eine Verwaltung für Assets mitbringt – doch am Ende bleiben alle Einträge Tasks. Lässt sich der IT-Verantwortliche aber auf diese ein, erhält er ein sehr mächtiges Tool, das für viele Szenarien hilfreich ist.

Einer der großen Stärken von ClickUp sind die Automatisierungsmöglichkeiten der Arbeitsabläufe. Automatisierungen lassen sich mit benutzerdefinierten Aktionen und Auslösern einrichten. Als Beispiel sei hier das Versenden von Nachrichten oder das Setzen eines neuen Fälligkeitsdatums bei einer Statusänderung angeführt.

Zur Einrichtung standen uns umfangreiche Vorlagen in einer Automationsbibliothek zur Verfügung, aber auch benutzerdefinierte Aktionen und Verknüpfungen zu anderen Anwendungen sind möglich. Einzige Voraussetzung zur Nutzung ist die aktivierte "Automation ClickApp". In unserem Test war diese direkt aktiviert, Einschränkungen gibt es jedoch wieder in Abhängigkeit vom gebuchten Plan. Im "Free Forever"-Plan stehen 100 Aktionen im Monat zur Verfügung, während es bei der "Business Plus"-Variante 25.000 sind.

Jede Automatisierung besteht aus einem Auslöser "Trigger" und einer Aktion "Action". Benutzer mit dem Business-Plan und höher haben die Möglichkeit, mehrere Bedingungen und mehrere Aktionen in ihren Automatisierungen zu verwenden. Im Auslöser definierten wir das Ereignis, das eine Automatisierung startete. Bem Trigger kann es sich zum Beispiel um eine Statusänderung, eine Änderung des Fälligkeitsdatums oder der Priorität handeln – zur Wahl standen eine Vielzahl weiterer Möglichkeiten.

Als Aktion lassen sich verschiedenste Eigenschaften des auslösenden Objektes ändern, aber auch neue Tasks erstellen oder Kommentare hinzufügen. Mit einer Bedingung definierten wir Kriterien, damit eine Aktion nur unter bestimmten Voraussetzungen anlief. Die Anzahl der in dem Bereich hinterlegten Trigger war über eine Zahl hinter dem Eintrag "Automate" zu erkennen. In der Liste der "Automations" konnten wir einzelne Vorgänge einfach aktivieren beziehungsweise deaktivieren.

Bei der Arbeit in Projekten ist es wichtig, auch Personen außerhalb der Organisation in die Arbeit einbinden zu können. Hierfür bietet ClickUp die Option, Gäste in den Arbeitsbereich einzuladen. Dies gilt nicht für Spaces, jedoch für Ordner, Listen und Aufgaben. Gäste können nur auf die Elemente zugreifen, die für sie freigegeben wurden, während User auf alle Bereiche standardmäßig Zugriff haben. Bereiche lassen sich aber auch auf "Privat" setzen, was den Zugriff für normale Anwender einschränkt.

Um einen Gast einem einzelnen ClickUp-Objekt hinzuzufügen, wird dieser über dessen Eigenschaften eingeladen. Ein Gast mit Vollzugriff hat nur wenige Einschränkungen, ist jedoch nicht in der Lage, Docs, Goals oder Dashboards anzulegen, Elemente endgültig aus dem Papierkorb zu entfernen oder Automatisierungen anzupassen. Auch können Gäste selbst keine Personen einladen. In der freien Version haben Gäste immer Vollzugriff auf den freigegebenen Bereich. In höheren Plänen lassen sich die Rechte genauer definieren. Hier wird zunächst bei der Freigabe zwischen "Vollzugriff", "Bearbeiten", "Kommentar" und "Nur anzeigen" unterschieden. In den Plänen "Business Plus" und "Enterprise Plans" stehen darüber hinaus noch "Custom Permissions" zur Verfügung.

In den Einstellungen lassen sich dann individuelle Rechte für die Rollen Gäste, Mitglieder und Admins festlegen. Auf der Taskebene konnten wir bei den benutzerdefinierten Feldern definieren, welche davon ein Gast sehen darf. Die Verwaltung der Gäste obliegt dem Workspace-Owner und dem Administrator. In den Einstellungen erhielten wir im Bereich "People" eine Übersicht der Vollmitglieder und Gäste. Hier war schnell ersichtlich, worauf ein Gast Zugriff hat, und wir konnten festlegen, ob dieser Zeitschätzungen und Zeiterfassung sehen darf. Ab dem Plan "Ultimate" ist es möglich, Externen auch die Bearbeitung von Tags und das Erstellen von Views zu erlauben. Dabei stehen View-Only-Gäste unbegrenzt zur Verfügung, während nur eine bestimmte Anzahl von Gästen mit Zugriff möglich sind. Die Anzahl richtet sich dabei nach dem Plan und der Anzahl der Mitglieder. Im Plan "Unlimted" stehen zum Beispiel fünf Gäste für jeden Workspace bereit. Weiter erhöht sich die Anzahl um zwei Gäste je Vollmitglied.

Möchten Sie Externen einen schnellen, lesenden Zugriff ermöglichen, ohne dass diese sich extra registrieren, bietet sich noch das "Public Sharing" an. Während des Einrichtens der Freigabe erstellten wir dafür einen öffentlichen Link, über den Gäste zu den Inhalten gelangten. Der "Enterprise"-Plan erlaubt an dieser Stelle eine zeitliche Befristung der Gültigkeit des Links. Als weitere Optionen konnten wir konfigurieren, ob Suchmaschinen den Bereich durchsuchen sollen, ob sich Aufgaben öffnen lassen und welche Inhalte in diesem Fall sichtbar sind. Mit einem bereitgestellten Code bestand die Option, ClickUp in eine andere Website direkt einzubinden. Die Software bietet insgesamt eine sehr große Vielfalt, um Rechte in der Umgebung gezielt zu vergeben.

Grundsätzlich schreibt ClickUp die Sicherheit sehr groß und bietet Compliance zu SOC2, GDPR, HIPAA und ISO27001. Standard ist die Zweifaktor-Authentifizierung (2FA): Neben der Authentifizierung über eine Authentication-App wie Authy, Duo, Google Authenticator oder Microsoft Authenticator lassen sich ab der Business-Variante auch SMS nutzen. In dieser Version lässt sich in den Sicherheitseinstellungen ebenfalls 2FA erzwingen. Diese steht in der freien Version nicht zur Verfügung und grundsätzlich müssen Benutzer sie in ihrem Profil aktivieren.

Neben 2FA ist auch Single Sign-on mit an Bord. Zur Verfügung stehen die Identitätsanbieter Google, Okta, Microsoft und SAML. Google kann dabei bereits in der Business-Variante zum Einsatz kommen, während die anderen Wege dem Enterprise-Plan vorbehalten sind.

ClickUp hat uns im Test überzeugt: Es war sehr schnell eingerichtet und legte eine hohe Flexibilität an den Tag. Durch die vielen Vorlagen mit Beispielen konnten wir uns schnell in die verschiedenen Arbeitsschritte hineinversetzen und die Funktionsweise adaptieren. Die klare Struktur mit vielen Details sowie die zahlreichen Ansichten, die je nach Bedarf zum Einsatz kommen, bilden eine sehr gute Basis für ein gelungenes Projektmanagement.