Auf Halde

von Thomas Joos

In Microsoft Teams können Anwender auf zahlreichen Wegen Dokumente speichern. In vielen Unternehmen entwickelt sich die Software daher zu einem Datenspeicher. Allerdings sollten nicht mehr benötigte Teams und Kanäle zeitnah gelöscht werden. Davon sind dann aber alle Dokumente betroffen, die darin gespeichert sind. Wollen Sie diese erhalten, lassen sie sich mit verschiedenen Bordmitteln archivieren.

Mit den Bordmitteln von Microsoft Teams lässt sich die Kollaborationsumgebung zum Dokumentenaustausch nutzen. In vielen Fällen müssen die Dokumente in den Teams und Kanälen zumindest übergangsweise rechtsicher und revisionssicher archiviert werden. Auch kann es erforderlich sein, Dokumente in einem gelöschten Team später wieder zu nutzen oder vor Änderungen zu schützen, aber das Team aus der aktiven Ansicht auszublenden.

Bevor Sie sich an das Archivieren von Daten in Teams machen, sollten Sie an die Unterschiede zwischen Backup und Archivierung denken. Generell ist ein Backup kein Archiv, da die Daten fortlaufend überschrieben werden und in der Regel niemand ein Backup dauerhaft aufbewahrt. Ein Backup kommt meistens kurz- und mittelfristig zum Einsatz und hat die Aufgabe, gelöschte oder zerstörte Dateien wiederherzustellen.

Bei der Archivierung handelt es sich hingegen um eine Langzeitspeicherung. Sie soll verhindern, dass bestimmte Daten eine Änderung erfahren. Ein Archiv ist also eine Sammlung von Daten, die Unternehmen aus rechtlichen Gründen manipulationssicher aufbewahren müssen. Häufig bieten Dritthersteller-Produkte zur Sicherung von Microsoft Teams eine rechtssichere Speicherung. Die integrierte Archivierung lässt sich aber zumindest parallel dazu einsetzen.

Wir zeigen im Folgenden die Möglichkeiten, die Teams ab Werk in Sachen Archivierung bietet. Ein großer Vorteil bei der Nutzung der integrierten Funktionen besteht darin, dass der Vorgang keine Daten löscht, sondern das Team in seiner Gesamtheit erhalten bleibt, im Teams-Client jedoch nicht mehr bei den aktiven Teams erscheint. Dadurch steigt die Übersicht – bei gleichzeitiger revisionssicherer Datenspeicherung. Dazu kommt der Schreibschutz für den Chat und alle Dokumente im Team.

Enge Verzahnung mit SharePoint Online

Teams, OneDrive for Business und SharePoint sind eine Kombination von Werkzeugen in Microsoft 365. Genauer ausgedrückt bildet SharePoint das Fundament für Teams und OneDrive, denn die Dokumente in den Teams sind in SharePoint-Datenbanken gespeichert. Dazu erstellt Microsoft 365 eine Teamwebseite, inklusive einer Dokumentenbibliothek in SharePoint Online. Kanäle in Teams erhalten wiederum einen Ordner innerhalb der Dokumentenbibliothek eines Teams. Beim Archivieren von Kanälen und den darin enthaltenen Dokumenten spielt daher die Dokumentenbibliothek des jeweiligen Teams eine wesentliche Rolle.

Durch das Löschen eines Teams werden natürlich die dazugehörigen Daten bei SharePoint Online gelöscht – das gilt aber nicht für Kanäle. Die Informationen bleiben nach dem Löschen noch als Ordner in der jeweiligen SharePoint-Bibliothek erhalten. OneDrive ermöglicht auf den Clients wiederum die Synchronisierung der Daten mit dem jeweiligen Endgerät. Teams und SharePoint sind dabei keine konkurrierenden Technologien in Microsoft 365, sondern ergänzen sich. Teams erweitert die Gruppenarbeit in Unternehmen und nutzt dazu Technologien aus SharePoint. Das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten ist daher in Teams möglich. Hier kommen Technologien aus SharePoint und Microsoft Office zum Einsatz.

Üblicherweise sind die Dokumente, die Sie auf der Registerkarte "Dateien" von Kanälen speichern, in der Dokumentenbibliothek des Teams in SharePoint Online gespeichert. Es ist jedoch nicht notwendig, Daten in Teams zwingend bei Microsoft zu speichern. Auch das Anbinden externer Datenspeicher in der Cloud ist möglich. Das erleichtert die Archivierung, da die Daten in diesem Fall mehreren Teams zur Verfügung stehen, solange der entsprechende Cloudspeicher angebunden ist. Über den Menüpunkt "Dateien" sehen Sie die bereits angebundenen Speicher in Teams, etwa die in SharePoint Online. Durch die Auswahl von "Cloud-Speicher hinzufügen" lassen sich externe Anbieter anflanschen, zum Beispiel Google Drive, Dropbox und box.com.

Unterschied zwischen Teams und Kanälen

Es ist generell sinnvoll, darauf zu achten, dass es in Teams keine Objekte gibt, die nicht mehr notwendig sind. Das reduziert den Verwaltungsaufwand, erhöht die Sicherheit, verbessert den Überblick und verschlankt das Backup. Trotzdem kann es möglich sein, dass Anwender bestimmte Dokumente später doch noch einmal benötigen. Um die Daten von nicht mehr benötigten Gruppen gegen Verlust zu sichern, ist das Archivieren ein guter Weg, da die Daten zwar noch vorhanden sind, das übergeordnete Team aber trotzdem nicht mehr in der Liste der aktiven Gruppen erscheint.

Ein Problem beim sicheren Speichern von Dokumenten in Teams besteht darin, dass manche Unternehmen nicht alle Daten in Microsoft 365 sichern, und oft gar keine Daten in Teams. Dazu kommt, dass Teams-Besitzer nicht unbedingt Administratoren sind, sondern oft Benutzer mit herkömmlichen Rechten. Beim Löschen eines Teams durch den Besitzer fehlt dann die Datensicherung und natürlich oft die Archivierung. Durch diese unglückliche Kombination von Umständen können schnell wichtige Daten verloren gehen.

Der Papierkorb der Cloudplattform eignet sich übrigens nicht als Archiversatz. Dorthin verschobene Kanäle werden nach 90 Tagen endgültig gelöscht, gelöschte Teams entfernt das System bereits nach 30 Tagen. Generell müssen Sie bei der Archivierung zwischen Teams und Kanälen unterscheiden. Im Teams Admin Center und mit externen Anwendungen ist es möglich, Gruppen relativ leicht zu archivieren. Das ist ohne Weiteres aber nicht mit einzelnen Kanälen möglich. Hier müssen Sie das komplette Team archivieren, inklusive aller anderen Kanäle.

Teams Admin Center als Archivierungszentrale

Generell ist das Teams Admin Center die Zentrale, in der Sie Einstellungen vornehmen, die für alle Teams in der Umgebung gelten. Hier steuern Sie auch zentral das Archivieren. Das Teams Admin Center steht im Webbrowser über die Adresse "admin.teams.microsoft.com" zur Verfügung. Das Archivieren von kompletten Teams ist im Admin Center problemlos möglich. Wählen Sie den Menüpunkt "Teams / Teams verwalten" aus und klicken Sie auf das entsprechende Team, können Sie über die Schaltfläche "Archivieren" den Vorgang starten. Vor der Ausführung erhalten Sie eine Warnung, dass Mitglieder dann nicht mehr in der Gruppe arbeiten können und alle Aktivitäten eingefroren werden.

Es ist jedoch weiterhin möglich, dem Team Mitglieder hinzuzufügen, zu entfernen oder Rollen zu aktualisieren. Das liegt daran, weil es weiterhin erlaubt sein soll zu steuern, wer die einzelnen Dateien im archivierten Team lesen darf. Das Archivieren stellt lediglich sicher, dass es in den Chats und Dokumenten keine Änderungen mehr gibt. Parallel dazu können Sie noch festlegen, dass die SharePoint-Seite des Teams komplett als schreibgeschützt hinterlegt ist. Dazu aktivieren Sie die entsprechend lautende Option. Das ist bei einer richtig durchgeführten Archivierung natürlich elementar. Nachdem Sie die Änderungen durchgeführt haben, erhält das Team und die dazugehörige SharePoint-Seite den Status "Archiviert".

Im Teams-Client sind archivierte Gruppen bei "Ausgeblendete Teams" zu sehen. Dadurch können Anwender weiterhin auf die Daten des Teams zugreifen, diese aber nicht mehr ändern. Es ist möglich, Teams auch ohne Archivierung auszublenden. Diese erscheinen dann zwar zusammen mit den archivierten Gruppen bei "Ausgeblendete Teams", sind aber nicht archiviert. Das reine Verstecken eines Teams hat also nichts mit Archivieren zu tun und verhindert nicht die Bearbeitung des Teams. Ausblenden und Anzeigen von Teams steuern Sie über die Eigenschaften von Teams, die Sie über das Menü mit den drei Punkten oben rechts erreichen. Auf dem gleichen Weg blenden Sie Kanäle in Teams aus.

Bei der Archivierung verbleiben alle Daten des Teams am ursprünglichen Ort und werden nur als schreibgeschützt markiert. Das ermöglicht eine sehr schnelle Reaktivierung und stellt gleichzeitig sicher, dass die Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften erhalten bleiben. Umgekehrt gehen Sie analog vor: Markieren Sie das Team und wählen Sie "Archivierung aufheben".

Archivieren direkt im Teams-Client

Das Archivieren von Teams steht darüber hinaus in den Eigenschaften einer Gruppe im Teams-Client zur Verfügung – wenn der Benutzer dazu berechtigt ist. Diese Option steht nicht in allen Abonnements von Microsoft 365 zur Verfügung. Erscheint der Menüpunkt zum Archivieren nicht im Kontextmenü des Teams, klicken Sie im Teams-Client unten auf das Zahnrad für die Einstellungen. Hier sind alle Teams zu sehen, die Sie als Besitzer oder Admin verwalten können. Über das Menü mit den drei Punkten bei den einzelnen Teams steht normalerweise die Option "Team archivieren" zur Verfügung. Auch hier sollten Sie festlegen, dass die SharePoint-Site schreibgeschützt wird.

Das entsprechende Abonnement und die korrekten Rechte vorausgesetzt, lassen sich archivierte Teams im Teams-Client auch wieder reaktivieren. Die beiden Optionen dazu sind ebenfalls über das Menü mit den drei Punkten zu finden. Die archivierten Gruppen im Teams-Client sind bei "Archiviert" auffindbar. Für die Reaktivierung wählen Sie in diesem Fall "Team wiederherstellen" aus. Nach der Wiederherstellung können die Mitglieder die Dokumente im Team weiter bearbeiten.

Archivierte Teams lassen sich weiterhin durchsuchen und die Dokumente lesen. Es sind aber keine Änderungen mehr möglich. Teams fixiert alle Teamaktivitäten nach dem Archivieren. Es ist nicht mehr erlaubt, neue Unterhaltungen zu starten oder auf Beiträge in einem Kanal zu antworten. Das Hinzufügen oder Entfernen von Kanälen oder die Bearbeitung von Einstellungen sowie das Hinzufügen von Apps geht ebenso wenig. Als Teambesitzer können Sie aber weiterhin Mitglieder hinzufügen oder entfernen, Rollen aktualisieren sowie ein archiviertes Team löschen, erneuern oder wiederherstellen.

Wiederherstellen von Teams und Kanälen

Teambesitzer und Admins können Teams löschen. In diesem Fall bleiben die Daten des Teams noch 30 Tage im Papierkorb von Microsoft 365 verfügbar. Dabei handelt es sich aber wie erwähnt um keine Langzeitarchivierung. Das Löschen erfolgt über das Menü im Teams-Client oder über die Schaltfläche "Löschen" nach der Markierung des Teams im Menü "Teams / Teams verwalten" des Admin Centers.

Das Löschen tilgt das Gruppenpostfach, den Kalender und alle Dateien, die in SharePoint Online gespeichert sind. Alle Daten in OneNote, Planner, PowerBI oder Stream gehen bei diesem Vorgang verloren.

Das Löschen einzelner Kanäle ist möglich, wenn Benutzer über ausreichende Berechtigungen verfügen. Teambesitzer können gelöschte Kanäle aber relativ einfach wiederherstellen. Dazu klicken Sie im Kontextmenü des Teams auf "Team verwalten" und danach auf die Registerkarte "Kanäle". Hier sehen Sie bei "Gelöscht" die gelöschten Kanäle. Sie erkennen an dieser Stelle ferner, wann der Kanal gelöscht wurde, und können ihn mit dem Menüpunkt "Wiederherstellen" aus dem Papierkorb wieder reaktivieren. Bei diesem Vorgang stellt Teams die Dateien wieder her, die im Kanal gespeichert sind. Genau genommen waren die Dateien nie gelöscht, sondern nur in Teams ausgeblendet.

Wenn Sie einen Kanal löschen, bleiben in SharePoint die Dateien des Kanals als Ordner in der Dokumentenbibliothek des Teams bestehen. Die Benutzer erhalten nur keinen Zugriff mehr auf die Dokumente. Um sicherzustellen, dass diese Dateien nicht mehr vorhanden sind, müssen Sie den Ordner in SharePoint selbst löschen. Stellen Sie den Kanal dann wieder her, sind die Dokumente aber verloren, da der Vorgang in Teams nicht mehr auf die SharePoint-Quelle zugreifen kann.

Bei der Wiederherstellung des Kanals erkennt Teams, dass in der Dokumentenbibliothek des Teams der Ordner für den Kanal fehlt, und erstellt einen neuen. Es erfolgt keine Wiederherstellung aus dem SharePoint-Papierkorb. Sie können aber manuell aus dem Papierkorb in SharePoint den gelöschten Ordner des Kanals wiederherstellen. Vorher müssen Sie den automatisch erstellten Ordner löschen, damit er sich mit den Daten aus dem SharePoint-Papierkorb wiederherstellen lässt.

Administration mit der PowerShell

Beim Löschen von Teams verschiebt Microsoft 365 die Daten in den Papierkorb und ermöglicht deren Wiederherstellung. Im Admin-Center von Microsoft 365 steht dazu der Menüpunkt "Gelöschte Gruppen" bei "Teams und Gruppen" zur Verfügung. Teams sind eine Konstruktion, die auf Microsoft-365-Gruppen aufbauen. Beim Löschen eines Teams löschen Sie die dazugehörige Microsoft-365-Gruppe.

Die Wiederherstellung erfolgt deshalb im Microsoft Admin Center, nicht im Teams Admin Center. Hier sind die gelöschten Gruppen zu finden und die verknüpften Teams. Mit "Gruppe wiederherstellen" lässt sich der Vorgang starten. Die Wiederherstellung führen Sie mit der PowerShell durch. Dazu nutzen Sie das AzureADPreview-Modul. Um sicherzustellen, dass Sie die aktuelle Version verwenden und keine veraltete, deinstallieren Sie zunächst die beiden dazugehörigen Module:

Danach installieren Sie mit Install-Module AzureADPreview die aktuellste Version. Anschließend bauen Sie mit Connect-AzureAD eine Verbindung zu AzureAD auf und fragen mit dem Cmdlet Get-AzureADMSDeletedGroup die gelöschten Teams und Gruppen aus Microsoft 365 ab. Um sich alle Gruppen und Teams in der PowerShell anzuzeigen, greifen Sie auf das Cmdlet Get-AzureADGroup zurück. Die Wiederherstellung erfolgt auf Basis der ID des Teams, die in der PowerShell zu sehen ist. Verwenden Sie das Cmdlet "Restore-AzureADMSDeletedDirectoryObject" mit dem Parameter

"-id", zum Beispiel:

Beachten Sie, dass es durchaus mehrere Stunden dauern kann, bis ein wiederhergestelltes Team richtig funktioniert und alle Daten wiederhergestellt sind.

Auch das Archivieren von Teams lässt sich über die PowerShell steuern. Dazu benötigen Sie das PowerShell-Modul für Teams, das Sie über den Befehl

Install-Module -Name MicrosoftTeams -Force
-AllowClobber

aufspielen. Danach melden Sie sich mit Connect-MicrosoftTeams an.

In der laufenden PowerShell-Sitzung importieren Sie das Modul mit Import-Module MicrosoftTeams. Mit Get-Team lassen Sie sich zunächst alle Teams anzeigen. Hier sehen Sie die ID für die jeweiligen Teams. Diese ID brauchen Sie wiederum für das Archivieren eines Teams mit dem Cmdlet Set-TeamArchivedState -GroupID. Das Archivieren initiieren Sie also zum Beispiel mit:

Den Wert von "Archived" sehen Sie wiederum bei der Abfrage mit Get-Team. Um gleich sicherzustellen, dass die dazugehörige SharePoint-Seite schreibgeschützt ist, nutzen Sie

Um die Archivierung wieder zu beenden, setzen Sie den Wert von "-Archived:" auf "$false":

Fazit

Das Archivieren von Teams spielt beim Einsatz von Microsoft 365 oft eine wichtigere Rolle, als viele denken. Es reicht weder aus, Teams herkömmlich zu sichern, und es genügt auch nicht, Teams zur Archivierung zu löschen und im Papierkorb zwischenzulagern. Das Archivieren von Teams ist im Teams Admin Center genauso möglich wie im Teams-Client und ebenso findet der Einsatz der PowerShell Unterstützung.

Archivierung in Microsoft Teams