Bei Outlook für Windows, auch als One Outlook oder Projekt Monarch bezeichnet, handelt es sich nicht um den Nachfolger von Outlook 2019/ 2021. Vielmehr ist es eine parallele Version, die den Möglichkeiten von Outlook im Web entspricht. Es ist geplant, dass Outlook for Windows die Standard-E-Mail-App in Windows 11 ersetzen soll. Auch für macOS soll es eine Version mit gleicher Oberfläche geben. Ob sich die Entwicklungspfade mit der Zeit vereinen, lässt sich aktuell nicht sicher sagen. Noch ist Outlook für Windows von den Funktionen her aber nicht in der Lage, die klassischen Outlook-Versionen zu ersetzen.

Microsoft arbeitet derzeit ohnehin an einer neuen Oberfläche für die Office-Apps. Davon ist auch Outlook 2021 betroffen. Diese neue GUI hat aber nichts mit Outlook für Windows zu tun. Momentan gibt es daher im Grunde genommen vier verschiedene Outlook-Oberflächen und zusätzlich noch die Apps für iOS und Android. Es spricht nichts dagegen, die neue Outlook-Version parallel zur klassischen Variante zu nutzen, um einerseits von den Neuerungen zu profitieren und andererseits die Usability von Outlook 2019/2021 zu erhalten.

Es ist zu erwarten, dass sich die zukünftigen Oberflächen von Word, Excel und PowerPoint an der von One Outlook orientieren werden. Derzeit sind GUIs noch eine Mischung aus klassischem Outlook und den neuen Funktionen. Letztere stehen aktuell aber nur in Outlook für Windows oder Outlook im Web zur Verfügung, nicht in Outlook 2019/2021. Microsoft bezeichnet das neue Outlook als "New Outlook for Windows", denn die klassischen Versionen Outlook 2019/2021 laufen verwirrenderweise auch als "Outlook für Windows". So ergeben sich schnell Verwechslungen, die wir nachfolgend aufklären.

Die Webversion von Outlook steht weiterhin über "outlook.office.com" zur Verfügung, wenn Sie auf Microsoft 365 setzen, und auch private Microsoft-Konten kommen in den Genuss von Outlook im Web. Hier lautet die Adresse "outlook.live.com". Das neue Outlook für Windows erinnert von der Oberfläche her an Outlook im Web beziehungsweise die Outlook Web App, ist aber unabhängig vom Webbrowser. In Zukunft kommt die Anwendung vermutlich über den Microsoft Store oder den Apple Appstore auf die Rechner.

Hinzu kommt die engere Integration der To-do-App von Microsoft. Es ist offensichtlich, dass Microsoft die Aufgabenplanung immer mehr aus dem E-Mail-Client in die externe To-do-App auslagert. Diese kann mittlerweile auch gekennzeichnete E-Mails verwalten und Erinnerungen anzeigen. Die App steht für Windows 10/11 und für Smartphones zur Verfügung. Sie kann zusammen mit den klassischen Outlook-Versionen zum Einsatz kommen, integriert sich aber nicht in Outlook. Hier ist noch die ursprüngliche Aufgabenverwaltung integriert. Diese wiederum gibt es im neuen Outlook für Windows nicht mehr. Erstellen Sie hier eine neue Aufgabe, blendet das Programm auf der rechten Seite einen eigenen To-do-Bereich ein.

Die kostenlose To-do-App ist parallel zu Outlook für Windows nutzbar und von dem Programm gibt es auch eine Webschnittstelle. Diese lässt sich über die Adresse "to-do.office.com" öffnen. Hier sehen Sie die Aufgaben, die im Postfach über Outlook für Windows gespeichert sind. Die Aufgaben rufen Sie mit dem To-do-Icon in der Menüleiste oben auf. To-do und Outlook für Windows sind komplett getrennte Anwendungen, die aber auf das gleiche Konto zugreifen können. Es stellt kein Problem dar, die To-do-App zusätzlich zur klassischen Aufgabenverwaltung in Outlook zu nutzen – die Sinnhaftigkeit einmal hintangestellt.

Um die neue Outlook-Version zu testen, müssen Sie über ein Microsoft-365-Abonnement verfügen, in dem die Microsoft Office-Apps enthalten sind. Das kann auch ein Testabonnement sein. Damit können Sie die Office-Anwendungen auf einem PC installieren – dazu gehört auch Outlook 2021. Bis Outlook für Windows als offizieller E-Mail-Client zum Einsatz kommt, müssen Sie die neue Oberfläche über den Umweg Outlook 2021 zunächst als Office-Insider aktivieren. Dazu haken Sie in Ihrem Microsoft-365-Abo auf der Registerkarte "Konto" die Teilnahme am Insider-Programm für Microsoft Office an. Achtung: Diese Funktion steht nicht bei den LTSC-Varianten von Office 2021 zur Verfügung, sondern nur bei Microsoft 365.

Sobald Sie am Insider-Programm teilnehmen, laden Sie in Outlook 2021 durch das Setzen des Schiebereglers in der Menüleiste "Probieren Sie das neue Outlook aus" die neue Version herunter und installieren sie auf Ihrem PC. Nach der Installation erscheint ein weiteres Fenster und Sie aktivieren dort mit "Wechseln" die neue Oberfläche. Nun ist das neue Outlook einsatzbereit. Outlook 2021 steht nach dem Deaktivieren der Oberfläche zwar weiterhin zur Verfügung, das alte Interface ist aber zunächst nicht mehr aufrufbar. Dazu müssen Sie den Schieberegler "Das neue Outlook" wieder zurücksetzen. Danach schaltet Outlook in den klassischen Modus zurück.

Es ist jedoch möglich, Outlook für Windows über ein eigenes Icon auf dem Rechner weiterhin zu starten, parallel zum herkömmlichen Outlook. Die Icons sehen sich allerdings sehr ähnlich, bei Outlook für Windows erscheint normalerweise noch der Text "Pre" auf dem Icon. Die parallele Nutzung kann hilfreich sein, weil einige Funktionen in der neuen Outlook-Version noch nicht funktionieren, zum Beispiel die Anbindung mehrerer E-Mail-Konten. Das Verzahnen mit Exchange etwa ist in Outlook für Windows derzeit noch nicht möglich. Es lässt sich aber ein Postfach aus Exchange Online anbinden. Auch beim geneinsamen Zugriff auf ein Exchange-Konto oder bei Delegationen von Berechtigungen für ein Konto ist Outlook für Windows aktuell noch nicht geeignet. Ob Microsoft diese Funktionen noch integriert, ist aktuell noch nicht klar. Das gilt ebenso für freigegebene Postfächer und Offlinezugriff in Exchange oder Exchange Online.

Bei der Vorabversion von Outlook für Windows war es noch nicht möglich, mehrere E-Mail-Konten anzubinden. Outlook unterstützt nur das Konto, das als Standardkonto in Outlook 2019/2021 festgelegt ist. Dieses lässt sich aber abmelden und ein anderes anmelden. Dabei muss es sich aber um ein kostenloses Microsoft-Konto oder einen Account bei Microsoft 365 handeln. Hier lässt sich daher auch Exchange Online anbinden.

Das will Microsoft schnellstmöglich ändern und die Anbindung weiterer E-Mail-Konten ermöglichen, zum Beispiel von Gmail, Yahoo, iCloud.com oder mehreren Exchange- und Microsoft-Konten. Sie können dann auch eines der angebundenen E-Mail-Konten mit "Als primäres Konto festlegen" zum Standardkonto machen. Dabei kann es sich zum Beispiel um das Konto bei Microsoft 365 handeln.

Welche Konten Outlook für Windows aktuell unterstützt, sehen Sie über die Einstellungen, die Sie mit dem Zahnrad oben rechts aufrufen. Danach wählen Sie "Alle Outlook-Einstellungen anzeigen". Über den Menüpunkt "Konten" und dann "E-Mail-Konten" lassen sich die angebundenen Konten verwalten, entfernen und neue Konten hinzufügen. Hier fügen Sie auch angebundene Konten hinzu – allerdings erst, wenn Microsoft diese Funktion in Outlook für Windows aktiviert.

Um das Konto zu wechseln, klicken Sie auf "Verwalten" und entfernen das Konto, das Sie nicht mehr benötigen. Danach können Sie an der gleichen Stelle ein neues Konto hinzufügen. Abwesenheitsberichte sind in Outlook für Windows im Bereich "Konten / Automatische Antworten" zu finden, Ihre Signaturen steuern Sie in Zukunft bei "Konten / Signaturen".

In den erweiterten Einstellungen finden Sie auf der linken Seite verschiedene Menüpunkte, mit denen Sie Outlook für Windows an die eigenen Anforderungen anpassen. Dazu gehören die Benachrichtigungen bei neuen E-Mails, die Sie bei "Allgemein / Benachrichtigungen" konfigurieren. Sie legen an dieser Stelle zum Beispiel fest, dass Desktopbenachrichtigungen in Windows 10/11 nur bei bevorzugten Personen angezeigt werden oder wenn ein Termin ansteht.

Wie viel Speicherplatz Sie aktuell im Postfach nutzen, sehen Sie bei "Konten / Speicher". Das spielt in Zukunft vor allem bei Kontingenten für Postfächer eine Rolle. Hier sehen Sie auch den Speicherbedarf, aufgeteilt nach verschiedenen Kategorien, und machen für jede Kategorie Speicherplatz frei, indem Sie Daten löschen. Über die Schaltfläche "Leeren" entfernen Sie zum Beispiel automatisch Objekte, die älter als drei, sechs oder zwölf Monate sind. Alternativ löschen Sie alle Objekte im jeweiligen Ordner.

Das Menüband im neuen Outlook wirkt wesentlich aufgeräumter, hat dafür aber weniger Funktionen als bei den Vorgängerversionen. Es lässt sich umfassend konfigurieren, welche Befehle und Menüs im oberen Bereich erscheinen sollen. Dazu klicken Sie auf das Menü mit den drei Punkten und wählen "Anpassen". Hier bestimmen Sie, welche Menüpunkte erscheinen sollen und an welcher Stelle sie Outlook anzeigen soll. Sind Sie mit Ihrer Auswahl nicht zufrieden, stellen Sie mit der Schaltfläche "Zurücksetzen" die Settings des Werkszustands wieder her. Die Oberflächensteuerung zeigt sich wesentlich moderner und flexibler als in den Vorgängerversionen.

Auch in der Kalenderansicht lassen sich weitere Funktionen verzahnen und damit die Ansicht erweitern, zum Beispiel durch eine Anbindung an Evernote, OneNote oder andere Diensten. Die Einstellungen dazu finden Sie bei "Kalender / Aktionen anpassen" in den Optionen von Outlook. Grundsätzlich bietet der Kalender bessere Filtermöglichkeiten für Termine. Bei "Filter" legen Sie in der Kalenderansicht zum Beispiel fest, dass nur bestimmte Termine erscheinen soll, zum Beispiel Besprechungen, bei denen Sie der Organisator sind oder Teilnehmer. Auch nach Kategorien filtern Sie an dieser Stelle. Zusammen mit den im Verlauf des Artikels noch behandelten Quicksteps, bei denen Sie automatisiert Kategorien zuordnen, ist es an dieser Stelle möglich, mehr Übersicht zum Posteingang zu erhalten.

Über die erweiterten Einstellungen finden Sie bei "E-Mail / Layout" zahlreiche Möglichkeiten, wie Outlook für Windows Ihre E-Mails anzeigen soll. Mit "Nachrichten in Relevant und Sonstige sortieren" legen Sie fest, dass Outlook wichtige E-Mails weiter oben anzeigt. Mit "Meine Nachrichten nicht sortieren" lässt sich aber die klassische Ansicht reaktivieren. Auch die Anzeige der einzelnen E-Mails steuern Sie an dieser Stelle. Standardmäßig nutzt Outlook das HTML-Format bei E-Mails. Sie passen dies bei "E-Mail / Verfassen und Antworten" an. Hier legen Sie auch die standardmäßige Schriftart fest, mit der Sie neue E-Mails schreiben.

Outlook für Windows bringt eine neue Ansicht mit der Bezeichnung "Boards" mit. Diese Ansicht gibt es auch in Outlook im Web, aber nicht für Outlook 2019/ 2021. Sie können sie zum Beispiel in der Kalenderansicht aktivieren. Dort sehen Sie dann auf der linken Seite die Termine, rechts davon die Aufgaben, die zu den jeweiligen Terminen anfallen, und weiter rechts sind Notizen zu finden. In der

Board-Ansicht lässt sich generell anpassen, was Outlook anzeigen soll. Mit "Zum Board hinzufügen" nehmen Sie weitere Kalender, Notizen, Sammlungen und Dateien in die Darstellung auf.

Auch bei der Ansicht von einzelnen E-Mails gibt es in Outlook für Windows Neues zu entdecken. Klicken Sie bei einer E-Mail im Posteingang auf das Pin-Symbol, dann verbleibt die E-Mail ganz oben im Posteingang. Das lässt sich natürlich für mehrere E-Mails nutzen. Die angepinnten E-Mails sortiert Outlook für Win­dows nach der Reihenfolge, in der Sie die E-Mails angepinnt haben. Diese Funktion ist aktuell Outlook im Web und Outlook für Windows vorbehalten, die klassischen Outlook-Versionen Outlook 2019/ 2022 erhalten diese Funktionen nicht. Dazu kommt die Möglichkeit, sich erneut an E-Mails erinnern zu lassen. Nach einiger Zeit zeigt Outlook dann bereits zugeschickte E-Mails als neue E-Mail an.

Auf der linken Seite finden Sie in Outlook für Windows ganz oben die Favoriten der verbundenen Konten. Sie können für jedes Konto über das Kontextmenü eines Ordners festlegen, dass dieses im Favoritenbereich erscheinen soll. Dadurch lassen sich, wie bei den Vorgängern, bei der Verwendung von mehreren Konten zum Beispiel alle Posteingänge ganz oben anordnen und Sie behalten so den Überblick.

Auch Suchordner und andere Ordner aus den Postfächern sind an dieser Stelle nutzbar. Die Anbindung von Microsoft-365-Gruppen ist ebenfalls möglich.

Outlook kann in Zukunft Formulierungsvorschläge bei E-Mails unterbreiten. Dazu erkennt Outlook bei neuen E-Mails den Text und macht ergänzende Vorschläge. Diese Funktionen steuern Sie in den Einstellungen bei "E-Mail / Intelligente Vorschläge". Darüber hinaus analysiert Outlook beim Beantworten von E-Mails die ursprüngliche Nachricht und unterbreitet Vorschläge zum Beantworten. Dazu muss die Option "Vorgeschlagene Antworten" aktiviert sein.

Outlook kann darüber hinaus in der neuen Version auch jeden Tag automatisch eine Agenda-E-Mail an Anwender verschicken. Diese enthält die Termine und Aufgaben, die im Laufe des Tages fällig sind. Abonnenten von Microsoft 365 kennen diese Funktion bereits als Microsoft Viva. Hier erhält jeder Anwender morgens eine Zusammenfassung aller anstehenden Termine und Aufgaben. Beim Einsatz von Microsoft 365 und damit Exchange Online lassen sich die Einstellungen über die Adresse "https://myanalytics.microsoft.com" anpassen.

Outlook für Windows bietet aber ebenfalls Anpassungsmöglichkeiten für tägliche E-Mails. Die Settings dazu finden Sie bei "E-Mail", wenn das Konto diese Funktion unterstützt. Bei der Verbindung mit einem Konto in Microsoft 365 sind hier noch weitere Einstellungsmöglichkeiten zu finden. Sie konfigurieren an dieser Stelle zum Beispiel die Aufbewahrungsrichtlinien oder Regeln, die im Exchange-Online-Postfach gespeichert werden.

Mit dem neuen Outlook für Windows will Microsoft die Automatisierung voranbringen. Dazu steht in den Einstellungen bei "E-Mail" der Menüpunkt "Quicksteps" zur Verfügung. Hier hinterlegen Sie Regeln für E-Mails, die mehrere Schritte hintereinander ausführen. Dadurch hinterlegen Sie Workflows für E-Mails, zum Beispiel Kennzeichen setzen und E-Mails in einen anderen Ordner verschieben. Mit "Neuer QuickStep" erstellen Sie eine neue Regel. Zunächst geben Sie dem Ablauf einen Namen, zum Beispiel "VIP-E-Mails". Danach legen Sie eine Aktion fest, die Sie mit der E-Mail durchführen wollen. Hier stehen zahlreiche Optionen zur Verfügung, zum Beispiel automatische Antworten, Verschieben, Kennzeichnen, das Erstellen von Aufgaben und vieles mehr.

Wenn Sie eine Aktion bestimmt haben, hinterlegen Sie mit "Weitere Aktion hinzufügen" eine zusätzliche Maßnahme, die Outlook ausführen soll, wenn Sie den Quickstep auf eine E-Mail anwenden. Sie veranlassen damit an dieser Stelle verschiedene Aktionen, die Outlook alle nacheinander startet. Bei "Optional" weisen Sie dem Workflow gleich noch eine Tastenkombination zu. Mit "Speichern" nehmen Sie ihn in der Liste aller Automatisierungsabläufe auf. Sie können in Outlook für Windows jeden Quickstep nachträglich bearbeiten, löschen oder die Reihenfolge der Anzeige mit den Pfeilschaltflächen ändern.

Das betrifft ebenso die Anzeige der verschiedenen Quicksteps im Menüband von Outlook. Denn die Workflows sind dort oben im Outlook-Fenster an prominenter Stelle zu finden. Klicken Sie auf einen, löst Outlook alle Aktionen aus, die Sie für den jeweiligen Ablauf hinterlegt haben. Über das Menüband wechseln Sie mit "Quicksteps verwalten" direkt in die Verwaltung der Automationsfunktion.

Mit Outlook für Windows entwickelt sich das Projekt E-Mail-Client zu einer universalen App. Die Aufgabenverwaltung verschiebt sich in der neuen Version weiter zur To-do-App und mit den Quicksteps können Anwender sehr viel leichter E-Mails über verschiedene Aktionen automatisiert verwalten. Die Oberfläche hat Microsoft deutlich überarbeitet – sie hat mit der aktuellen Ansicht von Outlook nichts mehr zu tun und orientiert sich eher an Outlook im Web. Funktionen wie die Board-Ansicht sorgen für mehr Übersicht. Sinnvoll einsetzbar ist Outlook für Windows vor allem mit Microsoft 365. Noch sind allerdings nicht alle Funktionen integriert und die Namensgebung aus Redmond verwirrt bisweilen.