Die primäre Aufgabe von Software ist, Anwendern ein Instrument in die Hand zu geben, das diese zur effizienten Ausführung von typischen Aufgaben befähigt. Im Kern geht es darum, in weniger Zeit mehr zu bewältigen. Dazu bedarf es insbesondere verbesserter Kommunikation und optimiertem Wissensaustausch. An diesem Punkt setzt Cyn.in [1] an.

Die Python-basierte Umgebung setzt bei Verwendung der virtuellen Appliance auf einem Debian-System samt Apache-Webserver auf. Aus der technischen Perspektive betrachtet handelt es sich bei Cyn.in um einen Aufsatz für das Content-Managementsystem Plone, das seinerseits auf Zope basiert. Im Hintergrund sorgt die objektorientierte Datenbank ZODB (Zope Object Database) für die Verwaltung der Objekte.

Zur Evaluierung bedienen Sie sich am einfachsten der virtuellen Appliance, die über Sourceforge zum Download bereitsteht. Grundsätzlich ist Cyn.in nicht sonderlich ressourcenhungrig: Nach Angaben der Entwickler genügt ein Standardsystem, das mit 8 GByte RAM und 10 GByte freiem Speicherplatz ausgestattet ist und zudem über einen Internetzugang verfügt. Anschließend installieren Sie auf Grundlage der ISO-Datei das zugehörige Debian-System samt den benötigten Komponenten.

Mit dem Abschluss der Installation folgt die webbasierte Konfiguration. Dazu öffnen Sie im Browser den Konfigurationsassistenten über die URL "http://<IP-Adresse-des-Cyn.in-Systems:8004>". Die gesicherte URL ist über Port 8003 verfügbar. Der Konfigurationsassistent präsentiert Ihnen einen Login-Dialog für den ersten Zugriff. Hier verwenden Sie den Standardbenutzernamen "admin" und das zugehörige Passwort "password". Der Assistent führt Sie Schritt für Schritt durch die weitere Konfiguration. Im ersten Schritt weisen Sie dabei dem Administrator ein neues Passwort zu. Mit einem Klick auf "Save" gelangen Sie zum nächsten Konfigurationsabschnitt, den E-Mail-Benachrichtigungen. Hier legen Sie den E-Mailserver und den Absender fest, der die Hinweise versendet. Außerdem sollten Sie mindestens einen Empfänger anlegen, der per E-Mail über systemrelevante Ereignisse informiert wird.

Ein weiterer Klick auf "Save" bringt Sie zur Netzwerkkonfiguration. Hier bestimmen Sie den Hostnamen des Cyn.in-Systems und das Gateway. Alternativ überlassen Sie das dem DHCP-Server in Ihrem Netzwerk. Es folgen Anpassungsmöglichkeiten für DNS und Ethernet. Bei etwaigen Änderungen im Netzwerk verlangt die Virtual Appliance einen Neustart. Wenn Sie die vordefinierten Einstellungen übernehmen, gelangen Sie mit "Save" zur Proxy-Konfiguration. Da es sich bei Cyn.in um eine webbasierte Umgebung handelt, können Sie insbesondere die HTTP/S-Proxy-Einstellungen anpassen. Verlangt der Proxy-Server eine Authentifizierung, hinterlegen Sie im Assistenten die Credentials. Nach dem Speichern dieser Daten begrüßt Sie Cyn.in in der Administrationskonsole. Sie verrät Ihnen den Status der Umgebung und erlaubt die Ausführung typischer administrativer Aufgaben.

Cyn.in unterscheidet zwischen der Systemadministration des zugrunde liegenden Debian-Systems und der Verwaltung der Groupware-Umgebung. Die systembezogenen Funktionen beschränken sich auf wenige Anpassungen, den Zugriff auf die Appliance-Logs, die Planung von Systemneustarts und die Anwendung von Rollbacks. Auch die Prüfung auf Systemupdates und deren Installation ist hiermit möglich.

Die eigentliche Cyn.in-Administration erfolgt im Frontend. Der Zugriff darauf gelingt über den identischen Hostnamen beziehungsweise die zugewiesene IP-Adresse, allerdings über den Standardport. Mit der Erstkonfiguration legt Cyn.in einen Site-Administrator an (das Login lautet "siteadmin", das Passwort "secret"). Jeder Cyn.in-Benutzer besitzt ein eigenes Profil, über das Sie zunächst das Passwort ändern sollten. Weitere Profilergänzungen nehmen Sie über die "Personal Preferences" vor. Dort hinterlegen Sie beispielsweise die E-Mail-Adresse und ein Profilbild. Administrative Rechte vorausgesetzt, können Sie auch das Listen in der Suche deaktivieren.

Zwar haben Sie während der Systeminstallation E-Mail-spezifische Einstellungen vorgenommen, doch diese beziehen sich einzig auf Warnungen des Debian-Systems. Damit auch die Groupware-Umgebung mit dem Nachrichtenserver zusammenspielt, müssen Sie die E-Mail-Einstellungen für den Site-Administrator anpassen. Dazu wechseln Sie über die Umgebungseinstellungen, die Sie am Radsymbol in der Kopfzeile erkennen, zum Menü "Mail Setup". Cyn.in geht standardmäßig davon aus, dass Sie den lokalen E-Mail-Server für den Versand verwenden. Wenn Sie während des Systemsetups einen spezifischen Hostnamen angegeben haben, müssen Sie unter "Site From adress" eine gültige E-Mail-Adresse spezifizieren, die das Debian-System bereitstellt.

Das Benutzermanagement ist eine der weiteren zentralen Aufgaben in Cyn.in. Diese finden Sie wieder über die Einstellungen unter "User Management". Um einen ersten Cyn.in-Nutzer anzulegen, folgen Sie dem Link "Add New User". Die Benutzerverwaltung verlangt die Angabe des Real- und des Usernames sowie einer E-Mail-Adresse. Mit einem Klick auf "Register" legen Sie diesen an; Cyn.in generiert automatisch eine Registrierungsmail, die von Seiten des Users zu bestätigen ist. Der Site-Administrator hat in der Benutzerverwaltung die Möglichkeit, Benutzer verfügbaren Gruppen wie "Editor", "Reader" und "Manager" zuzuweisen. Die Gruppenverwaltung erfolgt im Menü "Group Management". Das User-Management gestaltet sich dank der tabellarischen Übersicht und der integrierten Suche einfach.

Für Kommunikation und Kollaboration stellt die Umgebung verschiedene Module zur Verfügung, die der Site-Administrator bei Bedarf aktiviert beziehungsweise deaktiviert. Cyn.in erlaubt den Anwendern über das Frontend den einfachen Zugriff auf grundlegende Funktionen wie den gemeinsamen Kalender und Diskussionsforen. Aufgaben- und teamspezifisch können Sie File Repositories generieren, in denen Sie beispielsweise relevante Dokumente ablegen. Die zugehörigen Funktionen verbergen sich hinter dem Menüeintrag "Files". Das System generiert automatisch eine Versionshistorie. Sie steuern die Zugriffsrechte über ein fein granuliertes Rechtesystem. Um die gemeinsame Arbeit an Projekten zu unterstützen, stehen außerdem Galerien für Bilder sowie Audio- und Videodateien zur Verfügung.

Über konfigurierbare Ansichten greifen Sie auf die verschiedenen Funktionsbereiche von Cyn.in zu. Dabei spielt das Blog-Modul eine zentrale Rolle, da es sich nach Ansicht der Entwickler zu einer wahren Ideenschmiede entwickeln kann, aus der sich letztlich wertschöpfende Potenziale ableiten lassen. Die zugehörigen Funktionen sind über das Menü "Blog" verfügbar. Hier generieren Sie mit einem Klick auf das "New"-Symbol einen neuen Eintrag. Die Blog-Funktion soll dabei nicht nur dazu dienen, Ideen zu sammeln, sondern diese sollen durch Kommentare und sonstige Aktivitäten weiterentwickelt werden.

Da viele Groupware-Systeme den Aspekt des Wissensmanagements nicht ausreichend würdigen, haben die Entwickler ein Wiki integriert. Dieses Modul erlaubt das Erstellen einer abteilungs- beziehungsweise unternehmensübergreifenden Wissensdatenbank. Wie Sie es von Wikipedia und anderen Systemen kennen, lassen sich so beliebige Inhalte miteinander verknüpfen. Die Content-Entwicklung vereinfacht sich dank des integrierten WYSIWYG-Editors. Der Editor verfügt über eine Auto-Save-Funktion und sichert standardmäßig minütlich Änderungen.

Die sogenannten Spaces sind ein bestimmendes Element der Groupware-Umgebung. Über die Menüleiste generieren Sie solche Arbeitsbereiche. So weisen Sie beispielsweise Marketing, Personalwesen oder Vertrieb eigene Bereiche und diesen über die Spaces-Konfiguration die relevanten Mitarbeiter zu.

In den Arbeitsbereich-Einstellungen legen Sie Workspace-spezifische Arbeitsabläufe an und geben damit Funktionen sowie konkrete Workflows vor. Dabei bietet es sich an, dass Sie den Workflows gleich auch die relevanten Inhalte hinterlegen. Wie bei allen anderen Cyn.in-Modulen weisen Sie über die Moduleinstellungen den verschiedenen Workspaces die gewünschten Applikationen und Inhaltstypen zu. Dabei profitieren die Mitarbeiter von der Sharing-Funktion, die systemweit über die Menüleiste verfügbar ist. Um beispielsweise Inhalte zu teilen, folgen Sie dem "Sharing"-Link und bestimmen die Inhalte und den Personenkreis.

Die Workspace-Funktion stellt eine weitere Besonderheit zur Verfügung: Mit "Structured Sub Space" erzeugen Sie strukturierte Unterräume in einem Arbeitsbereich. Damit bilden Sie beispielsweise bestehende Hierarchien im Unternehmen ab. Grundsätzlich können Sie auch jedem Mitarbeiter das Erstellen eines eigenen Workspaces erlauben – samt Freigabeberechtigungen. Mit jedem neuen Hierarchieelement passt Cyn.in die Workspace-Hierarchie automatisch an. Die Nutzer der Umgebung navigieren über die Startseite mit "Cyn.in Site / Spaces" durch die gesamte Struktur und können überall dort, wo sie entsprechende Berechtigungen besitzen, mit den Kollegen interagieren. Innerhalb jedes Workspaces sind Sie in der Lage, die verfügbaren Apps zu konfigurieren.

Groupware-Umgebungen zielen grundsätzlich auf die Optimierung der Kommunikation sowie auf Daten- und Informationsaustausch. Auch diesen Aspekt würdigt das Cyn.in-System durch die Implementierung von kontextbezogenen Workspaces. Diese legen Sie über die "Spaces"-Konfiguration an, die über die Startseite verfügbar ist. Das Ziel dieser Funktion ist es, das sogenannte "Crowd Knowledge" zu generieren. In den kontextbezogenen Bereichen kommt ein Ajax-basiertes Kommentarsystem zum Einsatz, das die Extraktion von Wissen aus dem Mitarbeiteraustausch erlaubt.

Über das systemweite Benutzerverzeichnis treten Mitarbeiter einfach mit Kollegen in Kontakt, tauschen Informationen aus und arbeiten gemeinsam via Workspaces an Inhalten. Typische Statusinformationen zeigen, wer wann erreichbar ist. Cyn.in verwendet zudem sogenannte "Infocards", in denen neben allgemeinen Kontakt- und Geschäftsinformationen weitere relevante Informationen bereitstehen.

Dieser Bereich konsolidiert zudem dynamisch die Benutzeraktivitäten und von diesen generierte Inhalte und Beiträge in einem Dashboard. Beiträge und sonstige Content-Elemente können die Nutzer bewerten und die Elemente mit dem höchsten Ranking werden in der Wortwolke besonders hervorgehoben.

Um die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern, verspricht Cyn.in verschiedene unterstützende Funktionen, so zum Beispiel individuelle Dashboards der Mitarbeiter für ihren persönlichen Workspace. Dazu stellt Ihnen die Groupware verschiedene Portlets zur Verfügung, die beispielsweise Inhaltsaggregatoren, Navigationssysteme, Statistiken und Grafiken implementieren. Der Zugriff erfolgt dabei über den "Spaces"-Eintrag auf der Startseite und die betreffende "Space"-Einstellung. Dabei profitieren Sie von der Kompatibilität der Cyn.in-Dashboards mit Plone-Portlets. Diese können Sie einfach in die Umgebung integrieren und systemweit bereitstellen.

Mit den sogenannten Activity Streams implementieren Sie umgebungsübergreifend Meldungen über geänderte Content-Elemente. Dabei bestimmen Sie, welche Nutzer automatisch über spezifische Modifikationen informiert werden. Als mögliche Parameter verwenden Sie beispielsweise Benutzer, Content-Typ, Tags und Datumsangaben. Im Grunde handelt es sich um ein klassisches Feed-System, das eine aufgabenspezifische Verteilungsmöglichkeit bietet. Neben diesem Infosystem können Sie in Cyn.in auch klassische E-Mail-Berichtigungen in den Systemeinstellungen konfigurieren.

Die Möglichkeiten zur Clientanbindung fallen in Cyn.in indes recht beschränkt aus. Das Groupware-System unterstützt neben dem Standard-Webzugriff einzig Web-DAV, das Desktopclients den direkten Zugriff auf entsprechende Speicherbereiche erlaubt. Die zugehörigen Einstellungen nehmen Sie im Menü "User Management" vor. Cynapse hatte zwischenzeitlich auch an einem Desktopclient gearbeitet, doch dieser ist mittlerweile eingestellt.

Für die Verbesserung organisatorischer Aufgaben hat Cyn.in gleich mehrere Funktionen im Angebot. Das rollenbasierte Sicherheitssystem sorgt zunächst dafür, dass nur berechtigte Mitarbeiter bestimmte Funktionen nutzen und Content-Elemente erzeugen und editieren können. Die entsprechenden Einstellungen sind über das Menü "Rules" der Menüleiste verfügbar. Die Nutzung erschließt sich von selbst: Benutzern und Gruppen weisen Sie dezidierte Zugriffsrechte für unterschiedliche Aktionen und Elemente zu. Um Inhalte gemeinsam zu nutzen, folgen Sie dem "Sharing"-Link.

Um die Arbeitsabläufe in Unternehmen zu unterstützen, verfügt Cyn.in über eine integrierte Workflow-Engine. Diese führt N-Level-Workflows aus, die sich auf jeden Raum- oder Inhaltstyp anwenden lassen. Workflows definieren in der Groupware einen formalen Prozess, der auf bestimmte kollaborative Aktivitäten innerhalb der Umgebungen zielt. Standardmäßig ist Cyn.in mit einigen einfachen Genehmigungs-Workflows ausgestattet, die Sie über das Menü "Actions" aufrufen. Grundsätzlich können Sie die Umgebung auch um komplexe geschäftsspezifische Workflows erweitern. Das setzt allerdings Python-Programmierkenntnisse voraus.

Cyn.in bietet passende Funktionalitäten für Standardaufgaben. Gleichwohl ist bemerkbar, dass das System ein gewisses Alter aufweist. Alternativen wie EGroupware haben mehr Funktionalität und Flexibilität zu bieten. Auch könnte die Clientanbindung in Cyn.in einfacher sein. Doch grundsätzlich steht der Zusammenarbeit im Unternehmen mit dieser freien Software nichts entgegen. Mit den Anleitungen dieses Workshops stellen Sie zügig eine Umgebung auf die Beine, in der Sie sich selbst ein Bild machen können.