Planwirtschaft

von Martin Loschwitz

Auch in kleinen Unternehmen stehen regelmäßige IT-Projekte an. Doch viele der entsprechenden Werkzeuge sind komplex und setzen große Teams voraus. Ganz ohne Planung sollten IT-Abteilungen aber auch nicht agieren, weil deren Effekte überproportional zur Entlastung der IT beitragen. Wir gehen daher auf das Projektmanagement theoretisch wie praktisch ein und zeigen nach einer kurzen Einführung in die unterschiedlichen Projektarten, wie OpenProject IT-Verantwortliche dabei unterstützt.

Eine deutsche Baumarktkette fordert seit Jahren "Mach' es zu deinem Projekt!" – doch so mancher KMU-Admin denkt sich nur "Können vor lachen!" Das ist durchaus nachvollziehbar, denn im Enterprise-Bereich hat sich in Sachen Projektmanagement mittlerweile eine ganze Industrie gebildet. Scrum, Kanban und etliche weitere Ansätze werden mitsamt Tools und Trainings beworben und verkauft, ganze Projektmanagement-Abteilungen entstehen in Großkonzernen, die ihre "Agile Coaches" bedarfsbasiert in die Fachbereiche entsenden.

Tote Hose herrscht in Sachen Projektmanagement hingegen weitgehend bei kleineren Firmen. Für die großen Anbieter agiler Trainings und Zertifizierungen sind KMU in der Regel nicht interessant genug, weil sich mit ihnen nicht genug Umsatz generieren lässt. Und so liegt in vielen KMU das Thema Projektmanagement weitgehend brach oder findet höchstens im Rahmen dessen statt, was die meist wenigen Admins so auf die Beine stellen. Dass es kein Projektmanagement braucht, ist dabei ein gefährlicher Trugschluss, denn viele Arbeiten, die bei Wartung und Betrieb von Servern in Großkonzernen anfallen, existieren im kleineren Maßstab ebenso im Mittelstand.

Und diese Aufgaben dürfen auch nicht weniger sorgsam erledigt werden, weil das sonst noch mehr Probleme nach sich ziehen würde. In KMU steht jedoch deutlich weniger Arbeitsleistung zur Verfügung, um diese Aufgaben zu erledigen. In der Regel brauchen kleine Firmen deshalb sogar besseres Projektmanagement als Großkonzerne, wo ein Planungsfehler sich gegebenenfalls noch in der Masse der Arbeit verstecken lässt – und doch sind gerade KMU der Ort, wo das Projektmanagement sich oft in einem äußerst bedauerlichen Zustand befindet. Das muss indes nicht sein. Am Markt existieren durchaus Tools und Werkzeuge, die es ermöglichen, Projekte zu planen und im Griff zu behalten. Besonders in der Open-Source-Welt finden Admins passende Werkzeuge.

Zentrale Aspekte des Projektmanagements

Mit dem Projektmanagement verhält es sich ein bisschen wie mit dem Begriff Cloud: Jeder, der das Wort benutzt, assoziiert damit bestimmte Verfahren, Anforderungen und Prozesse. Doch wenn zwei Menschen über das Thema Projektmanagement sprechen, sind die Assoziationen mit einiger Wahrscheinlichkeit schon nicht mehr deckungsgleich. Es ist daher sinnvoll, sich zunächst grundlegend mit dem Thema Projektmanagement zu befassen, bevor es um die praktische Umsetzung geht. Denn hier ergeben sich mehrere Dimensionen.

Zunächst stellt sich die Frage, was ein "Projekt" denn eigentlich ist. Administratoren sind im Alltag mit verschiedenen Arten von "Input" konfrontiert, der jeweils anderes Vorgehen erforderlich macht. Unstrittig ist beispielsweise, dass Helpdesk-Arbeiten in den allermeisten KMU nicht an ein eigenes Team ausgelagert werden können, weil es ein solches schlicht nicht gibt. Stattdessen bleiben sie am "IT-Team" hängen, das oft nur aus einer oder zwei Personen besteht. Das Problem mit klassischer Helpdesk-Arbeit ist, dass sie kaum sinnvoll plan- oder rationierbar ist. Hat ein Anwender ein Problem mit der IT-Infrastruktur, erwartet er im Regelfall augenblickliche Hilfe, weil er sonst schlicht nicht arbeiten kann. Mit Projektarbeit hat diese Form der Arbeit also nichts zu tun, und doch muss der Admin sie im Hinterkopf behalten, denn sie frisst einen erheblichen Teil seiner Zeit.

Schon eher in Richtung einer klassischen Projektdefinition gehen Infrastrukturarbeiten, die zumindest im Grundsatz planbar sind. Die Installation eines neuen Netzwerkspeichers etwa kann ein solches Ereignis sein und es teilt sich in etliche kleine auf: Von der Planung über eine Ausschreibung, die Beschaffung, die physische Installation im Rack und die Installation bis hin zur Inbetriebnahme ist der Prozess feingliedrig und üblicherweise in Etappen abzuarbeiten. Hier entwickelt das klassische Projektmanagement nach dem Wasserfallprinzip seine größte Effizienz, denn gerade die Arbeit an der Infrastruktur ist im Grunde klassische "Wasserfall"-Arbeit, weil sie schlecht bis gar nicht in agiler Weise umzusetzen ist.

Scrum und Kanban sehen zwar auch vor, dass ein Prozess der Entwicklung sich in viele kleine Teile aufteilen lässt, doch sind diese im weiteren Verlauf zeitlich unabhängig voneinander. Die Frage, ob Feature A oder B zuerst implementiert wird, hängt von finanziellen und produkttechnischen Fragen ab statt von physischer Notwendigkeit. Bei Infrastrukturarbeiten hingegen sind die einzelnen Arbeitsschritte zwingend in einer Reihenfolge zu sehen. Denn ein Server, der nicht im Rack hängt, weil er verspätet geliefert worden ist, lässt sich nicht mit einem Betriebssystem versehen.

Agiles Projektmanagement für die Entwicklung von Software indes kommt in vielen Firmen mangels eigener Entwickler praktisch gar nicht vor. Hier hängt viel davon ab, ob das KMU selbst Softwareentwicklung als Aufgabenfeld betreibt. Eine kleine Firma, die eigene Programme entwickelt, lässt die Administration der internen IT zwar üblicherweise auch nebenher mitlaufen. Die ausführenden Personen haben dann de facto aber zwei Hüte auf und tun gut daran, diese Hüte auch faktisch voneinander zu trennen.

Für die Entwicklung des Unternehmensprodukts – auch im Rahmen eines größeren Teams – können dabei durchaus die typischen agilen Ansätze und Werkzeuge zum Einsatz kommen. Der Internet-Helpdesk-Hut des Mitarbeiters sollte diesen aber dazu bringen, für die Durchführung von internen Projekten die dafür passenden Werkzeuge zu verwenden, statt jene, die er aus der anderen Aufgabe vielleicht bereits kennt. Wer hingegen die Infrastruktur in einer Rechtsanwaltskanzlei oder Tischlerei betreibt, wird sich mit diesem Problem nur in den seltensten Fällen konfrontiert sehen. Weil hier keine Softwareentwicklung im eigentlichen Sinn stattfindet, existiert praktisch auch kein Bedarf an agilen Methoden.

Das richtige Werkzeug zur rechten Zeit

Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen steht damit fest, dass die Wahl des geeigneten Werkzeugs von kritischer Relevanz ist. Die schlechte Nachricht ist jedoch, dass es nicht das eine Werkzeug gibt, das alle genannten Bereiche abdeckt. Zumal die anstehenden Aufgaben sich voneinander unterscheiden.

Helpdesk-Aufgaben sollten in KMU etwa praktisch immer durch dafür konzipierte Software gemanaged werden. Dabei steigt, je kleiner das Unternehmen ist, die Wahrscheinlichkeit, dass die Nutzung eines cloudbasierten Helpdesks Sinn ergibt. Zwar gibt es am Open-Source-Markt etliche Ticket- und Incident-Management-Systeme wie OTRS oder Request Tracker, doch sind diese im Regelfall auch für den Einsatz in Konzernen optimiert und mithin extrem umfangreich. Wer lediglich ein Werkzeug braucht, um mit Nutzern strukturiert in Kommunikation zu treten, ist mit dem Featureset von OTRS schnell überfordert. Hier sind Werkzeuge wie Zendesk oder Freshdesk eher das Mittel der Wahl, auch wenn ihre Nutzung Geld kostet.

Welche Werkzeuge für agiles Projektmanagement in einem Unternehmen zum Einsatz kommen sollten, bleibt im Idealfall den ausführenden Teams vorbehalten. Auch hier gilt, dass Spezialisierung das A und O ist: Entwickeln Teams tatsächlich agil Software, können Scrum oder Kanban sinnvolle Ansätze sein. Die Entscheidung darüber sollte aber bei den Entwicklern selbst liegen.

Für die klassische In-House-IT in KMU bleibt damit bloß noch eine Art von Projekt übrig, die regelmäßig anfällt: Infrastrukturarbeit nach dem Wasserfallprinzip. Die gute Nachricht ist, dass Admins, die ansonsten weitgehend allein auf verlorenem Posten kämpfen, sich das Leben mit einem basalen, aber funktionalen PM-Werkzeug hier fundamental erleichtern können. Allerdings existieren am Markt etliche Anwendungen, die um die Gunst der Admins buhlen – selbst dann, wenn wir das Feld auf Werkzeuge mit Open-Source-Hintergrund beschränken. Allerdings gibt es in diesem Segment so etwas wie den Platzhirsch, nämlich OpenProject [1].

OpenProject passt zu KMU

Von OpenProject existieren mehrere Varianten und obwohl das Werkzeug Open-Source-Software ist, ruft der Hersteller für die Professional- und Enterprise-Varianten Lizenzgebühren auf. Daneben existiert auch eine Community-Edition, deren Nutzung jedermann ohne Lizenzgebühren offensteht. Um genau diese geht es im Folgenden, denn die Funktionalität, die sie bietet, reicht für die allermeisten KMU und deren Projekte völlig aus. Es erwächst der Software gar zum Vorteil, dass sie den Administrator nicht mit zu vielen Funktionen konfrontiert, die der in seinem Alltag gar nicht benötigt.

Ein weiterer Vorteil von OpenProject ist, dass das Werkzeug webbasiert funktioniert, im Kern handelt es sich also um eine Serveranwendung. Das führt dazu, dass sich das Tool von jedem Computer via Browser aus bedienen lässt und dass alle, die auf OpenProject zugreifen, dieselben Stände aller Projekte sehen. Andere Tools kommen bisweilen als Clientapplikation daher, benötigen dann im Hintergrund aber eine Methode, ihre lokalen Datensätze miteinander synchron zu halten. Diese Faktoren entfallen bei OpenProject komplett.

Und weil sich das Deployment von Diensten in Form von Docker-Containern heute immer weiter durchsetzt, bieten auch die OpenProject-Entwickler einen fertig vorbereiteten Docker-Container an. Der lässt sich prinzipiell auf jedem Server mit funktionstüchtiger Docker-Laufzeitumgebung starten. Das folgende Beispiel geht von einer frischen Ubuntu-22.04-Instanz aus, die natürlich auch virtualisiert sein kann. Die Installation der Community-Edition der Docker-Umgebung ist unter [2] ausführlich beschrieben, sodass wir auf diesen Aspekt des Setups nicht im Detail eingehen.

OpenProject in Betrieb nehmen

Sobald ein System mit funktionierendem Docker vorhanden ist, steht noch ein kleiner Schritt der Vorarbeit an. Denn OpenProject greift im Hintergrund auf eine PostgreSQL-DB zu, in der es seine Projektdaten abspeichert. Die Datenbank selbst gehört implizit zum Container, der auch OpenProject selbst ausliefert. Damit die Daten, die der Admin in OpenProject ablegt, jedoch persistent sind, benötigt der Docker-Container zwei Volumes zum dauerhaften Speichern der PostgreSQL-Daten. Diese erzeugen Sie auf einem handelsüblichen Ubuntu mittels

Danach lässt sich OpenProject starten:

Der Wert hinter "OPENPROJECT_HOST __NAME" ist dabei durch den Hostnamen zu ersetzen, unter dem Ihr OpenProject erreichbar sein soll. Sehr wichtig ist, dass dieser Hostname lokal per DNS aufzulösen ist. Es muss sich also nicht zwangsläufig um auch öffentlich aufzulösende Hostnamen handeln, solange im lokalen DNS-Server die Konfiguration stimmt. Das Passwort hinter "OPENPROJECT_SECRET_KEY_BASE" ersetzen Sie zudem durch ein echtes Passwort. Danach läuft OpenProject, ganz einsatzbereit ist es allerdings noch nicht.

Einmal mehr spielt das leidige Thema SSL eine Rolle. Grundsätzlich gehen die Entwickler nämlich davon aus, dass OpenProject sich um das Thema SSL nicht selbst kümmert. Stattdessen erwartet die Anwendung, dass ihr ein Loadbalancer oder ein Reverse Proxy vorangestellt ist, der sich um die Terminierung von SSL kümmert. Betreiben Sie lokal bereits einen solchen terminierenden Proxy oder Loadbalancer, hinterlegen Sie einfach die passende Konfiguration für den OpenProject-Hostnamen darin und stellen sicher, dass das HTTP-Flag "X-Forwarded-Proto" an OpenProject weitergeleitet wird. Falls lokal noch kein entsprechender Proxy vorhanden ist, beschreibt [3], wie sich ein HAProxy mit der entsprechenden Konfiguration ebenfalls via Docker realisieren lässt. HAProxy sollte im weiteren Verlauf stets so konfiguriert sein, dass es auf Port 8080 des Hosts zeigt, auf dem OpenProject läuft.

Benutzer anlegen oder importieren

Die gerade frisch ausgerollte OpenProject-Instanz ist freilich noch leer, denn bis dato haben Sie keinerlei Projekte angelegt. Nach dem Deployment lohnt es deshalb, sich zunächst mit der Benutzeroberfläche etwas genauer zu befassen. Nach der ersten Installation lauten der Loginname und Passwort "admin" und Ihr erster Schritt sollte darin bestehen, echte Benutzer in OpenProject anzulegen. Wie das funktioniert, hängt allerdings von den lokalen Vorgaben ab.

Der einfachste Weg zu eigenen Benutzern besteht darin, einfach über die administrative Konsole von OpenProject beliebige Benutzer anzulegen. Doch in vielen KMU finden sich heute Benutzerverzeichnisse auf Basis von LDAP oder Active Directory. Existiert ein solches Verzeichnis, sollten Sie dieses unbedingt an OpenProject anbinden. Denn ansonsten entsteht die Pflicht, an mehreren, voneinander unabhängigen Stellen Nutzerdaten zu pflegen, was weder aus Sicht der Bequemlichkeit noch der Compliance sinnvoll ist.

Die Verknüpfung mit einem bestehenden Benutzerverzeichnis beherrscht OpenProject ebenfalls über seine Administrationskonsole. Was in der Community-Edition allerdings nicht funktioniert, ist das Übernehmen von Gruppen aus dem Verzeichnis. Diese müssen Sie bei entsprechendem Bedarf auf der Ebene von OpenProject pflegen.

Das erste Projekt starten

Auf der Startseite erwarten den Anwender etliche relevante Informationen. Neben der Willkommensmeldung findet er hier den Abschnitt "Projects". Dieser listet alle Projekte auf, auf die der Nutzer Zugriff hat. OpenProject gibt eine baumartige Hierarchie vor, die Projekte und Unterprojekte vorsieht. In KMU dürfte diese Funktionalität oft aber nur eingeschränkt zum Einsatz kommen. Denkbar und sinnvoll wären hier etwa ein Projekt auf der obersten Ebene namens "Interne IT" und Unterprojekte wie "Installation neues NAS" oder "Austausch Datenbankserver". In der Wahl der Struktur sind Sie dabei völlig frei.

Zum Hinzufügen eines Projekts genügt es, auf den Eintrag "+ Project" im Auswahlmenü oben links oder auf den Button "+ Project" auf der Startseite zu klicken. Ist die gewünschte Struktur einmal angelegt, führt ein Klick über das Auswahlmenü oben links oder den "Projects"-Würfel auf der Startseite der Software zum Ziel.

Damit sind Sie fast am Ziel und OpenProject zeigt Ihnen nun erstmals die typische Übersichtsseite für das gerade geschaffene Projekt, das natürlich noch leer ist. Links sehen Sie nun aber etliche Menüeinträge, die Ihnen das Anlegen und das Verwalten von Aufgaben ermöglichen.

Die richtige Struktur gewinnt

Wie so oft gilt auch beim Projektmanagement mit OpenProject, dass etwas Hirnschmalz im Vorfeld viele Kopfschmerzen im weiteren Verlauf vermeidet. Wenn Sie ein Projekt und die damit assoziierten Aufgaben in der Software anlegen, denken Sie gut darüber nach, in welcher Granularität das geschehen soll. Genügt es beispielsweise, eine Aufgabe "Serverinstallation im Rack" zu haben, weil Sie ohnehin die einzige ausführende Person sind, oder sind in den Prozess mehrere Mitarbeiter involviert, etwa die Einkaufsabteilung, die Kabel bestellen und deren Lieferung sicherstellen muss?

Es empfiehlt sich, sämtliche anfallenden Arbeitsschritte eines Projekts in OpenProject so gut wie möglich abzubilden. Denn so reduzieren Sie die Gefahr, dass kleine Aufgaben außerhalb Ihres eigenen Aufgabenbereichs in Vergessenheit geraten und Sie am Ende zwar mit dem Server vor dem passenden Rack stehen, Ihnen aber die Kabel fehlen, um diesen dann auch tatsächlich zu installieren.

Im Kern unterscheidet sich die Arbeit mit OpenProject dabei kaum von der mit anderen Werkzeugen: Jede einzelne Aufgabe hat eine eigene Beschreibung, ein Fälligkeitsdatum und möglicherweise auch Abhängigkeiten zu anderen Aufgaben. Je sorgfältiger Sie die einzelnen Aufgaben pflegen, desto sinnvoller lässt sich mit der Software arbeiten. Besonders für Infrastrukturprojekte, die nur per Wasserfall sinnvoll zu planen sind, eignet sich zudem die eingebaute Gantt-Funktion des Werkzeugs. Eine Gantt-Tabelle bezeichnet die Darstellung aller anstehenden Aufgaben entlang eines Zeitstrahls. Weil Gantt-Tabellen sich aus OpenProject heraus auch exportieren lassen, kann aus einem fertigen Projektplan also eine ausgedruckte "Projekttapete" werden, die den Fortschritt aller Aufgaben auch analog gut visualisiert.

Ein großer Vorteil von OpenProject besteht darin, dass es keine sonderlich hohen Einstiegshürden hat. Die meisten Beschreibungen und Abläufe sind logisch und gut nachvollziehbar. Nach einer kurzen Gewöhnungsphase, während der die OpenProject-Dokumentation [4] treue Dienste leistet, werden Sie sich in die Arbeit mit der Software also hineingefuchst haben. Ab sofort steht Ihnen damit ein potenter Projektmanager auch für kleine Projekte zur Verfügung, mit dem sich Struktur in ein ansonsten möglicherweise großes Chaos bringen lässt.

Fazit

Wie sich zeigt, kann umfassendes Projektmanagement auch in KMU sinnvoll und unter Einsatz relativ weniger finanzieller Ressourcen stattfinden. Bevor Sie sich mit irgendeinem Tool für Projektmanagement beschäftigen, sollten Sie die anfallenden Aufgaben aber gut kategorisieren. Fast so sehr wie sonst nirgendwo gilt in KMU, dass das passende Werkzeug für eine Aufgabe unbedingt Voraussetzung für eine effiziente Arbeitsweise ist. Das Gros der administrativen Aufgaben entfällt auf den klassischen Betrieb von Infrastruktur und dabei funktionieren Wasserfall-basierte Ansätze nachweislich am besten. In Form von OpenProject steht ein kostenloses Werkzeug für eben diese Aufgabe bereit, das genug Features liefert, aber den Administrator nicht im Strudel der Funktionen untergehen lässt.

Projektmanagement in KMU mit OpenProject umsetzen