Der gestiegene Wettbewerbsdruck zwingt Unternehmen branchenübergreifend zur Prozessoptimierung, doch in der Praxis stehen Insellösungen einer durchgängigen Optimierung entgegen. Zudem sind dabei unterschiedliche Systeme für die verschiedenen Prozesse historisch gewachsen. Firmen, die beispielsweise als klassischer Händler gestartet sind, agieren heute nicht selten auf globalen Märkten mit ihren Produkten und Dienstleistungen. Doch solche, kaum aufeinander abstimmbare Enterprise-Systeme stehen weitreichenden Optimierungs- und Automatisierungsmöglichkeiten entgegen.

Pünktlich zur jährlich im Herbst stattfindenden "Odoo Experience" präsentieren die Entwickler Odoo 16 [1]. Über 12.000 Teilnehmer strömten dazu in die belgische Hauptstadt – eine Zahl, die deutlich macht, dass Odoo ERP längst kein Randprodukt mehr ist, sondern zunehmend als ernstzunehmende Alternative zu etablierten Anbietern wahrgenommen wird.

Odoo ERP bietet neben seinen klassischen ERP- und CRM-Funktionen mehr und mehr vollumfängliche Unternehmenslösungen, die für produzierendes und Dienstleistungsgewerbe gleichermaßen geeignet sind. Das System ist dank seiner modularen Architektur an unterschiedliche Rahmenbedingungen anpassbar und stellt Verkaufs-, Buchhaltungs-, Lager- und Produktion-, Personalmanagement-, Marketing-, Service und Produktivitäts-Apps zur Verfügung. Ähnlich einem Lego-Baukasten können IT-Verantwortliche exakt die Module auswählen, die für die Unternehmensprozesse notwendig sind. Kommen neue Aufgaben hinzu, ist das kaum ein Problem, weil sich die Umgebung einfach erweitern lässt. Neben den Standardmodulen stehen aktuell über 37.000 Apps über den Odoo App Store [2] zum Download bereit – teils frei, teils kommerziell.

Odoo wird in zwei Lizenzen angeboten: Den kostenfreien Einstieg erlaubt die Community-Edition, in vielen produktiven Einsatzszenarien kommt der IT-Verantwortliche allerdings kaum an der gebührenpflichtigen Enterprise-Edition vorbei. Die funktionalen Unterschiede zeigt [3]. Die Lizenzgebühren bei monatlicher Abrechnung belaufen sich zwischen 20 und 30 Euro pro Nutzer und Monat.

In Odoo 16 haben die Entwickler besonderes Augenmerk auf eine verbesserte User Experience gelegt. Besonders deutlich wird das im Frontend: Wenn Benutzer in Odoo Eingaben vornehmen, müssen sie diese nicht mehr speichern, sondern werden Sie automatisch übernommen.

Ein Dauerthema bei allen webbasierten Umgebungen ist die Performance. Die ist oftmals mehr schlecht als recht, gerade auch dann, wenn die Basissysteme um Zusatzfunktionen von Drittanbietern erweitert werden. Die Entwickler versprechen mit der neuen Version einen Performancegewinn um den Faktor 2,5 bis 3,9 – abhängig von den verwendeten Modulen.

An einem weiteren Punkt lässt sich der Erfolg von Odoo festmachen: Die Entwickler haben ein Gespür dafür, was die Anwender benötigen. Und manchmal sind die Verbesserungen simpel, aber dennoch wirkungsvoll. In der neuen Version haben die Odoo-Entwickler ein Wissensmanagement-Modul integriert, das individuelles und unternehmensweites Wissen bündelt. Da Wissensbestände üblicherweise verteilt entstehen, sieht die App die Integration von weiteren Nutzern in die Entstehungsprozesse vor.

Grundsätzlich steht die Wissensdatenbank allen Usern zur Verfügung, bei Bedarf sind die Inhalte aber über die Zugriffssteuerung nur Berechtigten zugänglich. In der Praxis können Verkäufer beispielsweise mit dem Wissen der Datenbank Kundenanfragen beantworten, während das Management die Möglichkeit zur Einbettung dynamischer Inhalte für die Integration von Topseller-Produkten in ihre Wissensbestände nutzt. Zum Leidwesen vieler Anwender ist die neue Knowledge-App jedoch nicht in der Community-Edition integriert.

Bei Odoo ERP handelt es sich um eine webbasierte Umgebung, die auf PostgreSQL, Python und JavaScript basiert. Das System ist in einer Community- und einer Enterprise-Variante für Windows, Debian und Red Hat Linux verfügbar [4]. Alternativ stehen die Quelldateien zum Download bereit. Für die Enterprise-Edition ist jedoch ein Subscription Code erforderlich. Anstelle einer lokalen Installation können Sie mit der Demoinstanz [5] erste Erfahrungen sammeln. Zur Ausführung benötigen Sie außerdem einen Python-Interpreter. Odoo setzt Python 3.7 oder höher voraus. Die entsprechenden Pakete finden Sie im Download-Bereich des Python-Projekts [6]. Odoo kann auch in einem Docker-Container leben [7] oder Sie nutzen die "Odoo Cloud Platform" [8].

Besonders einfach gestaltet sich die Inbetriebnahme von Odoo unter Windows. Hierfür stellen die Entwickler ein Installer-Paket zur Verfügung, das neben dem ERP-System auch den PostgreSQL-Server beinhaltet. Der Setup-Assistent bietet die Installation von Odoo- und PostgreSQL-Server sowie die Einrichtung der Datenbank- und ERP-System-Zugänge an. Nach dem Kopiervorgang präsentiert Ihnen der Assistent automatisch die Umgebungskonfiguration. Hier legen Sie das Master-Passwort und verschiedene Datenbankeinstellungen für den Admin-Account fest. Für erste Gehversuche bietet es sich an, die Beispieldaten durch Aktivieren des Kontrollkästchens "Demo data" einzurichten. Mit einem Klick auf "Create Database" erzeugen Sie die Datenbank. Anschließend können Sie bei einer lokalen Installation über "http://localhost:8069" auf die Umgebung zugreifen. Über das Odoo-Back- end erledigen Sie typische administrative Aufgaben wie das Hinzufügen von Modulen, die Modulkonfiguration, die Benutzerverwaltung et cetera.

Möchten Sie die Community-Edition unter Linux installieren, benötigen Sie zunächst eine PostgreSQL-Instanz:

Die Odoo-Entwickler stellen ein Repository für Debian und Ubuntu zur Verfügung. Die Installation gelingt wie folgt:

Die beiden zentralen Aufgaben eines Odoo-Administrators sind die Auswahl der Apps und deren Konfiguration sowie die Benutzerverwaltung. Bei größeren oder verteilten Umgebungen ist zudem das Datenbankmanagement relevant. Die Software verfügt über einen integrierten Datenbankmanager, mit dem Sie neue DBs generieren oder bestehende wiederherstellen beziehungsweise duplizieren. Der Datenbankmanager ist bei einer lokalen Installation über "http://localhost:8069/web/ database/manager" erreichbar.

Der Umgang mit der App-Konfiguration gestaltet sich denkbar einfach: Odoo präsentiert Ihnen die verfügbaren Module. Die Kategorienauswahl zeigt Ihnen die Zahl der verfügbaren Module an und erlaubt die Ansichtsbeschränkung auf eine Kategorie. Der App-Übersicht können Sie außerdem entnehmen, dass nicht alle verfügbaren Module aktiviert sind, einige lassen sich auch über den Hinweis "Aktualisieren" auf den neuesten Stand bringen. Für alle nicht aktivierten Apps stehen über den Link "Mehr erfahren" Zusatzinformationen zu deren Funktionalität und Anwendungsmöglichkeiten zur Verfügung.

Der Zugriff auf die verschiedenen Funktionsbereiche der Odoo-Umgebung erfolgt über das Auswahlmenü in der linken oberen Ecke des Webinterfaces. Hier finden Sie die App-Auswahl, die aktivierten Apps und die Umgebungseinstellungen. In den Odoo-Einstellungen nehmen Sie unternehmensweite Anpassungen der Umgebung und der installierten Apps vor. Benötigen Sie beispielsweise mehr als die bei der Installation vorgenommene Sprachauswahl, können Sie weitere in den allgemeinen Einstellungen hinzufügen.

Außerdem lassen sich die Unternehmensdaten anpassen. Odoo greift auf diese beispielsweise bei der Korrespondenz, der Angebots- und Rechnungstellung sowie beim Erzeugen eines Impressums zurück, wenn Sie eine Website oder einen Online-Shop anlegen. Ist die Diskussions-App in ihrer Umgebung aktiviert, können Sie in deren Einstellungen insbesondere die Aktivitätstypen und die E-Mail-Server-Konfiguration anpassen. Odoo erlaubt dabei auch das Zusammenspiel mit einem Twilio-ICE-Server.

In den allgemeinen Odoo-Einstellungen aktivieren Sie die Statistikfunktion, die einen definierbaren Nutzerkreis mit aktuellen Key Performance Indicators (KPI) versorgt. Der Versand kann täglich, aber auch in alternativen Intervallen erfolgen. Zu den Standard-KPIs gehören die Anzahl der verbundenen Benutzer, der ver-sendeten Nachrichten und offener Aufgaben. Da diese Basisindikatoren wenig bezüglich der Geschäftstätigkeit aussagen, empfiehlt es sich, weitere zu ergänzen. Grundsätzlich können Sie alle in Odoo berechneten Werte in die Berichte einbetten, beispielsweise die Zahl der neu generierten Leads, Verkäufe und E-Commerce-Absätze, Bank- und Bargeldbewegungen sowie POS-Verkäufe. Für diese Erweiterungen greifen Sie zu Odoo Studio – dazu später noch mehr.

In den Berechtigungseinstellungen legen Sie fest, ob sich neue Benutzer eigenständig oder nur auf Einladung anmelden können und welche Zugriffsrechte sie automatisch erhalten. Odoo ist zudem für das Zusammenspiel mit gängigen Applikationen und Services gerüstet. Durch das Aktivieren des E-Mail-Plug-ins verknüpfen Sie die Odoo-Datenbank mit einem Postfach. Vertriebskollegen sind so beispielsweise in der Lage, aus der CRM-App heraus Leads zu generieren. Auch ist es möglich, Daten mit Outlook- und Google-Kalendern zu synchronisieren. In den Odoo-Einstellungen aktivieren Sie ferner den Entwicklermodus, der für Anpassungen von Ansichten oder das Erstellen eigener Berichte notwendig ist.

Haben Sie Apps wie die Projektverwaltung oder das E-Mail-Marketing aktiviert, stehen über die systemweiten Einstellungen App-spezifische Anpassungsmöglichkeiten zur Verfügung. Sie können für die Projekt-App beispielsweise Unteraufgaben und Aufgabenabhängigkeiten aktivieren. Und über das Wartungsmodul verwalten und erledigen Sie typische Wartungsaufgaben.

In den Einstellungen unter "Benutzer und Unternehmen" finden Sie die Benutzer- und Gruppenverwaltung, die auch das Anlegen verschiedener Niederlassungen erlaubt. Das Untermenü "Benutzer" liefert Ihnen die bereits beim Einrichten angelegten User. Sollten Sie sich während des Setups für die Installation der Beispieldaten entschieden haben, finden Sie hier neben dem Administrator noch mindestens einen weiteren Benutzer. Grundsätzlich können Sie sich die Benutzerverwaltung auch vereinfachen, wenn Sie bereits über eine LDAP-Installation verfügen. Diese integrieren Sie in den allgemeinen Einstellungen im Abschnitt "Integration".

Der Umgang mit der Odoo-Benutzerverwaltung stellt routinierte Administratoren vor keine größeren Herausforderungen – auch weil in der Gruppenverwaltung standardmäßig bereits fast 30 typische Gruppen vordefiniert sind. Dabei zeigt sich Odoo insbesondere hinsichtlich der Zugriffsrechte flexibel. Um einen neuen Benutzer anzulegen, klicken Sie in die Benutzerübersicht auf "Anlegen". Weisen Sie dem neuen User zunächst einen Namen und eine E-Mail-Adresse zu. Optional fügen Sie ein Profilbild hinzu. Benutzer können später ihre Profile ergänzen.

Auf der Registerkarte "Zugriffsrechte" bestimmen Sie den Benutzertyp ("Intern", "Portal" oder "Öffentlich") und wählen unter "Technical" die Funktionsbereiche aus, die der neue User nutzen darf. Sie können beispielsweise den Zugriff auf private Adressen, die Kostenrechnung, die Projektmeilensteine, die Nutzung der Exportfunktion und die Verwendung von Projektstufen aktivieren. In den Benutzereinstellungen passen Sie darüber hinaus verschiedene Lokalisierungseinstellungen wie die Standardsprache, die Zeitzone und die Art der Benachrichtigung an. In der Gruppenverwaltung können Sie neben den vordefinierten Einträgen weitere anlegen und den Gruppen die gewünschten Mitarbeiter zuweisen. Dies ist dank der integrierten Auswahl- und Suchfunktion sehr einfach.

ERP-Systeme waren lange Zeit die Domäne von produzierenden Unternehmen. Doch im Dienstleistungszeitalter haben sich die Anforderungen weitreichend verändert. Besonders deutlich wird dies an Funktionen, die speziell für Dienstleistungsunternehmen konzipiert sind. Dabei spielen Websites eine zentrale Rolle, um beispielsweise Content für Abomodelle zu offerieren.

Mit Odoo ERP lassen sich Websites und Online-Shops erstellen und diese nahtlos in die Unternehmensprozesse integrieren. Dabei erweist sich der Website Builder als wertvolle Hilfe. Er erlaubt die visuelle Content-Gestaltung. Besonders einfach lassen sich Bilddateien in eine spezifische Form bringen. Es stehen verschiedene vordefinierte Grafiken wie Handys und Notebooks zur Verfügung, in die sich Objekte einbetten lassen. Bei Bedarf können Sie den einbettenden Objekten Farben im Branding Ihres Unternehmens zuweisen. Bei der Content-Platzierung leistet der Grid-Modus eine wertvolle Hilfe, indem er ein Raster zur Verfügung stellt, an dem Sie Content-Elemente beliebig ausrichten.

Der eigentliche Clou des Website Builder: Seine Entwickler haben sich intensiv mit der Frage auseinandergesetzt, wie die lästigen Cookie-Hinweise für den Nutzer überflüssig werden. Dabei kamen Sie zu einer ebenso einfachen wie genialen Idee und integrierten anstelle einer externen Analyse mit beispielsweise Google Analytics eine Open-Source-Alternative, die typische Web-Traffic-Analysefunktionen implementiert. Somit sind die entsprechenden Cookies "technisch notwendig" und Unternehmen sind die Zustimmungsproblematik los und müssen nicht mehr auf externe Services zurückgreifen, da sie die Daten lokal erfassen und analysieren.

Eine Möglichkeit, Odoo an individuelle Anforderungen anzupassen, stellt Odoo Studio dar. Dieser Werkzeugkasten erlaubt individuelle Features ohne Programmierkenntnisse. Mithilfe dieses Tools implementieren Sie Felder, Ansichten, automatisierte Befehle, PDF-Berichte und verschiedene Regeln. So lassen sich beispielsweise Kontaktformulare für das Kundenfeedback oder die Adressverwaltung um zusätzliche Eingabefelder erweitern.

Um beispielsweise die Kontaktformulare zu erweitern, klicken Sie zunächst auf das Werkzeugsymbol "Odoo Studio" und wählen in der App-Übersicht die Anwendung aus, die Sie erweitern wollen. Im Fall der Kontaktverwaltung ist es die "Kontakte"-App. Bei aktivierter Formularansicht können Sie nun über die Registerkarte "Hinzufügen" weitere Felder oder Formularseiten ergänzen. Das Handling ist weitgehend selbsterklärend.

Die Anpassungs- und Erweiterungsmöglichkeiten sind in der Praxis von großem Wert. So können Sie beispielsweise für Ihren Odoo-basierten Online-Shop eine Bestellmöglichkeit dahingehend begrenzen, dass Produkte oder Angebote nur für Kunden verfügbar sind, die ein bestimmtes Kriterium wie das Herkunftsland erfüllen. Leider ist Odoo Studio lediglich in der Enterprise-Edition verfügbar.

Odoo ERP hat sich in den vergangenen Jahren zu einem ernstzunehmenden Konkurrenten zu etablierten Systemen etabliert. Seine Stärken liegen in seiner modularen Architektur und der sich daraus ergebenden Flexibilität und Anpassungsfähigkeit. Dank der freien Community-Edition öffnet sich gerade auch für kleinere Unternehmen das Tor zur ERP-Welt, doch auch die Lizenzgebühren der Enterprise-Lizenz bewegen sich auf einem akzeptablen Niveau.