Zapier aus der gleichnamigen kalifornischen Programmierschmiede ist ein Produkt, mit dem sich Webanwendungen integrieren und Arbeitsabläufe automatisieren lassen. Dies geschieht, indem dieses Tool die Webapplikationen miteinander verbindet, sodass durchgängige Workflows, hier Zaps genannt, entstehen. Damit ist es möglich, häufig und regelmäßig durchgeführte manuelle Aufgaben zu automatisieren und so enormen Aufwand sowie Zeit einzusparen. Letztlich verbindet Zapier einzelne Programme zu einem System mit durchgängigen Workflows und unterstützt dazu mittlerweile über 5000 Apps. Das Erstellen eines Zaps erfolgt in einem komfortablen "Automation Editor", für den keinerlei Programmierkenntnisse erforderlich sind. Alles klickt der Benutzer in diesem Assistenten-artigen Editor zusammen. Als SaaS-Dienstleistung konzipiert, laufen sämtliche Operationen auf der vom Hersteller im Internet bereitgestellten Plattform, und das nutzende Unternehmen muss keinerlei Hardwareressourcen bereitstellen.

Wie bei einer SaaS-Dienstleistung meistens der Fall, erweist sich das Einrichten von Zapier als Kinderspiel. Der Administrator kann wahlweise mit seinem Google-, Facebook- oder Microsoft-Account oder per E-Mail-Adresse mit zusätzlicher Namensanagabe ein Konto eröffnen. Das zu vergebende Passwort muss mindestens zwölf Zeichen lang sein. Wie üblich erhält er eine E-Mail, um seinen Account zu bestätigen. Außerdem sind zwei Fragen zum Unternehmen zu beantworten.

Im Anschluss stehen aus den über 5000 unterstützten Apps fünf (oder auch mehr) zur Auswahl, die der IT-Verantwortliche als häufig genutzt definiert. Eine Suchfunktion hilft, auch eher selten eingesetzte Anwendungen zu finden – sofern unterstützt. Gerade am Anfang ist diese Angabe hilfreich, da Zapier anhand dieser auf dem anschließend erscheinenden Dashboard passend vorbereitete Templates auflistet. Die Vorlagen dienen danach dazu, den ersten Workflow oder Prozess (Zap) zu erstellen.

Hier sei noch erwähnt, dass nach einer neuen Anmeldung ein sogenannter Professional-Plan als 14-tägiger kostenloser Trial zur Verfügung steht. Auf die verschiedenen Pläne gehen wir noch ein, aber die zum Test bereitgestellte Lizenz erlaubt auf jeden Fall ein umfassendes Prüfen der Möglichkeiten von Zapier. Die Oberfläche ist ausschließlich in Englisch verfügbar, eine Umstellung auf eine andere Sprache gibt es nicht.

Wie die ausschließliche Bereitstellung als SaaS-Dienstleistung vermuten lässt, ist für ein nutzendes Unternehmen eine Internetanbindung des eigenen Netzwerks unverzichtbar und die Steuerung der Zaps erfolgt zwingend über die Plattform von Zapier – eine On-Premises-Variante gibt es nicht. Auch bei den Anwendungen sind ausschließlich Web-Apps in der Auswahl, weil sie sich für die Automation im Internet ansprechen lassen müssen.

Wie zuvor erwähnt, wählt der Anwender bei der Einrichtung eine Handvoll häufig genutzter Apps aus, wir entschieden uns im Test unter anderem für Gmail und Google Drive. Dementsprechend sahen wir auf dem Dashboard unseres Zapier-Portals unter anderem als Template-Vorschlag für einen ersten Zap einen Workflow "Save new Gmail attachments to Google Drive".

Spätestens jetzt, vor der ersten Zap-Anlage, empfiehlt sich ein kurzer Blick in die Onlinehilfe, um das Grundprinzip zu verstehen und nicht im Blindflug den Schritten des Assistenten zu folgen. Ein Zap besteht immer aus einem Trigger und einer oder mehrerer folgender Aktionen, also quasi der Logik "Wenn dieses geschieht, dann mach das (und das …)". Auf das zuvor genannte Template bezogen bedeutet das folgenden Workflow: "Wenn per Gmail eine Mail mit Anhang eintrifft, dann kopiere den Anhang nach Google Drive".

 Mit diesem Vorwissen entschieden wir uns nun dazu, mit diesem Zap einzusteigen, auch weil der Ablauf gut reproduzierbar und prüfbar sein sollte. Bereits zu Beginn stellten wir erfreut fest, dass der Editor wirklich wie ein Assistent arbeitet und in erster Linie Klicken mit der Maus gefordert ist. Unser Template startete mit der Parametrisierung des Triggers "Gmail". Hier wählten wir aus einer Liste von acht Vorschlägen das Event "New Attachment". Dann wurden wir nach dem Gmail-Account gefragt. Da es sich um den ersten Gmail-Zugriff aus Zapier heraus handelte, öffnete sich ein Google-Anmeldefenster, in dem wir den Zugriff inklusive der angegebenen Berechtigungen erlauben mussten. Damit waren alle Angaben für den Trigger erfasst. Den Abschluss bildete die Testfunktion. Hierzu ist zu sagen, dass in Zapier jeder Trigger und auch jede Aktion mit einem Test endet. Hierbei versucht das Programm, die Aktion mit Echtdaten durchzuführen. Falls erfolgreich, speichert es den Ablauf als Muster. In unserem Fall suchte Zapier nach einer E-Mail mit Anhang, was auch erfolgreich war, und speicherte diesen Vorgang.

Nach dem Trigger folgte in unserem Template die erste Aktion in Form eines Filters, um nochmals zu prüfen, ob tatsächlich eine Anlage vorhanden ist. In diesem Filter ließen sich bei Bedarf noch weitere Bedingungen nach Datum, Größe oder Dateinamen hinzufügen. Auch nach der Filterkonfiguration führte das Tool einen Test aus.

Die abschließende Aktion bildete der Upload des Anhangs nach Google Drive. Hier wurden wir wieder nach dem Benutzer für die Anmeldung gefragt, dann konnten wir in einer dank des Templates teils ausgefüllten Maske Angaben zum Zielordner machen sowie das Laufwerk auswählen. Den Abschluss bildete wiederum ein Test, dann konnten wir den Zap veröffentlichen, also abschließen und aktivieren.

Sämtliche fertig erstellten oder auch in Arbeit befindlichen Zaps sind auf dem Dashboard inklusive Statusangabe aufgelistet. Fertige und veröffentlichte Zaps kann der Benutzer jederzeit stoppen und auch wieder starten. Neben dem genannten Zap bauten wir noch zwei weitere, einmal um uns über eine andere E-Mailadresse benachrichtigen zu lassen, wenn eine E-Mail mit Anlage ankam, und als Zweites, um die in Google Drive gespeicherten Anlagen anschließend noch auf ein Microsoft-OneDrive-Laufwerk in ein vorgegebenes Verzeichnis zu kopieren. Wir stellten erfreut fest, dass wir beim Umgang mit Zapier schnell an Übung gewannen und die Schritte immer flüssiger von der Hand liefen.

Parallel zu unseren eigenen Tests suchten wir im Internet nach Anwenderberichten, die wir auch in größerer Menge fanden. Hier konnten wir mehrfach nachlesen, dass bei Zapier der "Appetit mit dem Essen" kommt. Viele Nutzer berichten, dass mit zunehmender Zap-Erstellung immer mehr Ideen entstehen, wo sich das Tool noch einsetzen lässt.

Mit neuen Ideen dürfte sich auch das Verlangen von einfachen, linearen Zaps mit wenigen Tasks zu komplexeren Automatisierungen verändern, wenn ein Benutzer erst das Potenzial erkannt hat. Eine gute Unterstützung bieten hier 26 Zapier-eigene, integrierte Apps. Hierbei handelt es sich letztlich um zusätzliche Funktionen, wie der bereits bei unserem ersten Zap verwendete Filter. Einige weitere Zapier-Apps sind Scheduler, um Aktionen wiederkehrend aufzurufen, Delay zum Einbau von Verzögerungen, Code zur Integration von Python oder JavaScript-Code, E-Mail zur Versendung von Mails direkt aus Zapier, Weather, um Wetterbedingungen als Trigger zu verwenden, Paths, um Zaps mit bedingten Verzweigungen zu bauen, oder Translate, um Wörter, Phrasen oder Wegseiten in über 100 Sprachen zu übersetzen.

Die Kommunikation mit nicht direkt unterstützten Applikationen ermöglicht die App Webhooks. Ein Webhook ist eine HTTP-Rückmeldung: Bei Eintreten eines Ereignisses schickt diese App einen HTTP-POST an eine Zapier-URL, um so zu benachrichtigen. Beim Einrichten eines Webhooks generiert die Software eine URL, die der Benutzer dann in der anzubindenden App als Ziel für eine Benachrichtigung angeben muss. An sich ist das Webhook-Konzept recht einfach, wobei es keinen Standard für die Art der Kommunikation gibt.

Unbestritten ermöglichen die diversen Funktionen von Zapier den Bau von sehr mächtigen Automatisierungen, sobald ein Benutzer an Erfahrung gewonnen hat. So dürften mit neuen Ideen für aufwändigere Workflows die Herausforderungen kontinuierlich steigen. Allerdings besteht die Gefahr, dass Zaps mit zunehmender Komplexität sukzessive unübersichtlicher werden, weil in jeder einzelnen Aktion eine Vielzahl an Parametern steckt.

Bezüglich einer Debug-Möglichkeit bei Problemen hilft die Zap-Historie weiter, eine Liste der Zap-Läufe. Dazu muss der Benutzer eine betreffende Zap-Ausführung auswählen und sich jeden Schritt einzeln mit den ein- und ausgehenden Daten ansehen. Das hat Zapier sehr detailliert aufgezeichnet. Bei verzweigten Zaps konnten wir so auch den verwendeten Weg nachvollziehen. Bequem ist, dass wir aus der Historie direkt in den Editor springen konnten, um Änderungen vorzunehmen. Diese werden übrigens ebenfalls dokumentiert sowie versioniert und es ist bei Bedarf möglich, auf eine ältere Version zuzugreifen oder zurückzuspringen.

Nicht richtig überzeugen konnte uns die Dokumentation, obwohl diese recht umfangreich ist. So ist in den Editor ein Guide integriert und es gibt einen Menüpunkt "Get Help" im Portal, der ins so genannte "Help Center" verzweigt. Bei genauerer Betrachtung mussten wir aber feststellen, dass die Inhalte vielfach recht oberflächlich waren und nicht immer weiterhalfen, sondern meist eine allgemeine Beschreibung der Vorgehensweise darstellten. Erst bei der mehrfachen Suche auf verschiedenen Wegen konnten wir ausreichend Informationen zusammentragen. Positiv fiel uns aber auf, dass es eine sehr aktive Community gibt, die sich als Ansprechpartner bei Fragen anbietet. Und wenn es gar nicht mehr weiter geht, gibt es noch einen Zapier-Support.

Während wir bislang in erster Linie auf den Editor eingegangen sind, wollen wir nun noch auf die weiteren Funktionen des Portals schauen. Eine übersichtliche Menüleiste am linken Rand sorgt für eine einfache Bedienung. Das bereits erwähnte Dashboard ermöglicht direkten Zugriff auf die erstellten Zaps sowie auf eine Anzahl empfohlener Templates anhand der anfangs abgefragten Angabe der häufig verwendeten Apps. Diese App-Auswahl kann der Benutzer auch im Dashboard ändern oder ergänzen und er kann hier mit der Zap-Erstellung beginnen.

Der Punkt "Zaps" listet ebenfalls die erstellten Zaps auf, hier kann der Benutzer für eine bessere Übersicht eine Ordnerstruktur anlegen. Die Funktion "Transfer" ist neu und noch im Beta-Status, sodass wir diese nicht genauer betrachtet haben. Hier geht es um eine Automation, um einmalig oder wiederkehrend größere Datenmengen zwischen Apps zu übertragen. Die Rubrik "My Apps" listet die Anwendungen auf, die in den Zaps zum Einsatz kommen, mit Angabe wie oft und der Möglichkeit, die entsprechenden Zaps anzuzeigen. Weiterhin kann der Benutzer hier einsehen, welche Verbindung beziehungsweise welcher Account verwendet wurde. Das ist wichtig und hilfreich, wenn sich an den Zugriffen einmal etwas ändert und beispielsweise neu wiederverbunden werden muss.

Die "Zap History" liefert alle Informationen rund um die vom Testprodukt erledigten Tätigkeiten, wie viele Zaps gelaufen sind und wie viele Tasks ausgeführt wurden. Eine Darstellung der täglich ausgeführten Tasks zeigt die zeitliche Entwicklung. Hier kann der Anwender für ein Debugging auch gezielt in eine Zap-Ausführung springen. Der Punkt "Explore" hat eher einen Werbecharakter und soll den Benutzer animieren, Ideen und Einsatzbereiche für neue Zaps zu finden. Schließlich ist "Get Help" der Weg ins Help Center.

Unterhalb dieser Menüpunkte sieht der Benutzer auf einen Blick, wie viele Tasks im laufenden Monat ausgeführt wurden und wie hoch das Limit ist, ebenso für die Anzahl der Zaps. Darunter findet er den Link "Manage Plan" zum Sprung in den Vertrag inklusive Bezahlweise, E-Mail-Benachrichtigung sowie Mitgliederverwaltung ab dem Plan "Team". Hier lässt sich auch eine Zweifaktor-Authentisierung einrichten oder gar der gesamte Account bei Zapier löschen. Der Link "Upgrade Plan" ermöglicht den Wechsel in eine andere Lizenz oder das Ändern der Anzahl der monatlich maximal zulässigen Tasks.

Normalerweise listen wir die Preise unserer Testkandidaten lediglich im Produktkasten auf, doch bei Zapier gibt es einige Faktoren in Sachen Kosten, die IT-Verantwortliche prüfen sollten. Wie bei einer SaaS-Dienstleistung üblich, erfolgt die Abrechnung nach dem Nutzungsumfang, wobei es bei Zapier verschiedene Messgrößen und Beschränkungen gibt. Neben einem "Free Plan" existieren die vier Lizenzen "Starter", "Professional", "Team" und "Company" mit Einstiegspreisen von 19 bis 766 Euro monatlich. So ist der Starter-Plan auf einen Portalbenutzer und 20 Zaps beschränkt, außerdem auf ein maximales Wiederholungsintervall von 15 Minuten. In der Professional-Lizenz ist die Anzahl der Zaps nicht mehr beschränkt und das Wiederholungsintervall sinkt auf zwei Minuten. Erst ab "Team" ist auch die Benutzeranzahl nicht mehr eingeschränkt und das Wiederholungsintervall sinkt auf eine Minute. Eine genaue Auflistung der Funktionen mit einem guten Vergleich der Pläne ist auf der Webseite zu finden.

Ein weiterer Kostenfaktor ist die Anzahl der ausgeführten Tasks pro Monat. So kostet der Professional-Plan inklusive 2000 Tasks 47 Euro monatlich, mit 100.000 Tasks 469 Euro und mit zwei Millionen Tasks 3250 Euro monatlich. Was zählt nun als Task? Gemäß Zapier ist jede Aktion ein Task, ein Trigger dagegen nicht. Unser erstellter Zap mit einem Filter und Verschieben der Anlage nach Google Drive enthielt also zwei Tasks. Dazu eine kurze Kalkulation: Angenommen, auf einem Sammelaccount eines Unternehmens kommen werktäglich 100 E-Mails mit Anhang an, die unser Zap triggern, dann resultiert das bei typisch 22 Werktagen pro Monat in 4400 Tasks (22 Tage x 100 E-Mails x zwei Tasks). Abdecken würde das der Professional-Plan mit 5000 Tasks zu 89 Euro. So gesehen ist es empfehlenswert, bei der Zap-Erstellung nicht zu großzügig mit den Tasks umzugehen, sondern effektiv zu designen. So hatten wir bei unserer Zap versuchsweise den oben erwähnten Filter herausgenommen, weil der Trigger bereits so parametrisiert war, dass er nur auf E-Mails mit Anhang reagierte und ein weiterer Filter somit überflüssig erschien. Tatsächlich funktionierte der Zap genauso, bestand aber nur noch aus einer Task, was die Ausführungskosten halbierte.

Gezählt werden nur die tatsächlich durchlaufenen Tasks, beispielsweise bei Zaps mit einer Verzweigung. Zu beachten ist, dass das Tool die Arbeit einstellt, sobald das vertragliche Limit erreicht ist. Allerdings kommt bei Überschreiten der 80-Prozent-Marke ein entsprechender Hinweis, sodass eine gewisse Vorwarnung gegeben ist.

Hinsichtlich dieser möglichen Kostenentwicklung mag es durchaus sinnvoll sein, Zapier nicht für jegliche Webautomation zu verwenden, sondern bei sehr intensiv genutzten Zaps nach Alternativen zu schauen. Beispielsweise lohnt sich bei den weit verbreiteten Apps von Google ein Blick in den Google Workspace Marketplace, der diverse kostenlose Apps für eine Automation bietet wie beispielsweise das Speichern von Gmail-Anhängen nach Dropbox oder das Erstellen eines Tickets für Trello aufgrund einer E-Mail von Gmail. Neben einer solchen Alternative ist unter Umständen bei sehr hohen, monatlich wiederkehrenden Kosten auch ein einmaliger individueller Programmierauftrag der günstigere Weg.

Das ausschließlich in englischer Sprache verfügbare Zapier hat sich im Test als sehr hilfreiches und sinnvolles Tool erwiesen, um regelmäßig anfallende, manuelle Arbeitsabläufe bei der Datenübergabe und Kommunikation zwischen unterschiedlichsten Webanwendungen zu automatisieren. Zapier unterstützt über 5000 Web-Apps und ist damit sehr vielseitig einsetzbar. Hier nicht gelistete Anwendungen lassen sich über sogenannte Webhooks anbinden.

Zapier arbeitet Assistenten-orientiert, sodass keinerlei Programmierkenntnisse erforderlich sind, sondern die Abläufe mit nur wenigen Eingaben einfach zusammengeklickt werden. Die Nutzung von Filtern und Verzweigungen ermöglicht auch die Umsetzung komplexer Workflows. Bei der Einrichtung kann der Anwender seine häufig genutzten Web-Apps auswählen und bekommt dann für diese vorgefertigte Templates für unterschiedlichste Aktionen angeboten, was den Einstieg in den Zap-Bau erleichtert. Im Test gelang es uns so, innerhalb weniger Minuten einen ersten Zap zu erstellen und in der Praxis zu testen.

Luft nach oben hat unserer Meinung nach die Dokumentation trotz einer im Portal und Editor integrierten Hilfe. Diese könnte detaillierter sein und mit Beispielen genauer auf die einzelnen Abläufe eingehen. Alternativ helfen der eigene Versuch und Irrtum, die Suche in YouTube-Videos und die Nutzung der sehr aktiven Zapier-Community.

Der Benutzer hat bei Zapier die Auswahl zwischen einem funktional sehr eingeschränkten kostenlosen und vier kostenpflichtigen Paketen, die Abrechnung erfolgt monatlich. Neben der Abstufung des Leistungsumfangs zwischen den Paketen spielt zudem die Ausführungshäufigkeit der erstellten Zaps bei den anfallenden Kosten eine gewichtige Rolle, da hier die Anzahl der ausgeführten Aktionen (Tasks) erfasst wird. Ein einfacher Zap, mehrere tausend Male pro Monat ausgeführt, kann somit schnell zu merklichen Kosten führen. Ist das vereinbarte Volumen in einem Monat ausgeschöpft, werden keine Zaps mehr ausgeführt. Insofern ist eine vorausschauende Planung und Abschätzung auf jeden Fall zu empfehlen.