Fliegender Austausch

von Thomas Bär

Das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten und der zügige Austausch von Dateien gehören spätestens seit dem Erscheinen von Dropbox zum Einmaleins der Zusammenarbeit in der Wolke. Sensible Informationen, Kunden- oder Projektdaten sollten Anwender dort jedoch nicht verwahren. Doch welche sicheren Alternativen gibt es – gerade was die DSGVO-konforme Nutzung der Cloud betrifft? Wir haben im großen Vergleichstest drei deutsche Anbieter von Collaboration-Diensten unter die Lupe genommen.

Es ist unübersehbar: Microsoft empfiehlt den Einsatz von Clouddiensten nicht nur, das Unternehmen aus Redmond beginnt langsam aber sicher, seine Kundschaft förmlich in die Wolke zu zwingen. Die Allgegenwart von OneDrive auf dem Clientcomputer, die Abschaffung des SharePoint- und Exchange-Servers für die lokale Installation und die Tatsache, dass sich für lokale Szenarien bei "Microsoft Learning" deutlich weniger Lerninhalte finden lassen als für Cloud-Setups, unterstreichen diese Einschätzung.

Die Zeichen stehen also auch im Bereich Collaboration auf Cloud und die Zeit der kostenfreien – oder zumindest kostenarmen – Wolkendienste ist vorbei. Preiserhöhungen, wie zuletzt für Firmenkunden von Office 365, schlagen direkt durch und erschweren die Planung für die nächsten Jahre. Im aktuellen Fall von Microsoft handelte es sich um eine Verknüpfung des Europapreises an den US-Dollar – mehr als zehn Prozent mehr für EU-Kunden. Weitere Preissteigerungen mit den Jahren dürften folgen und die Abhängigkeit vom großen Clouddienstleister weiter erhöhen.

Viele Funktionen, insbesondere Dateiaustausch und -speicherung auf Cloudressourcen, sind aber überaus praktisch und definieren den modernen Charakter einer IT-Abteilung und eines Unternehmens. Da kann der altgediente Fileserver, der Freigaben ausschließlich für lokale Zugriffe bereitstellt, nicht mithalten. Gewiss – nicht alle Daten müssen oder sollen über Clouddienste verfügbar sein, aber es ist für den Anwender überaus wünschenswert, wenn er zumindest die Möglichkeit hat, Dateien mit anderen Benutzern gemeinsam zu bearbeiten, und zwar ohne, dass sich alle Beteiligten zwangsläufig im eigenen Firmennetzwerk befinden müssen.

Testkriterien

Auf den folgenden Seiten haben wir uns verschiedene Angebote angeschaut, die grundsätzlich ein "Remote Working" bieten. Im Mittelpunkt stehen dabei sichere Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, eine geschützte Datenablage – idealerweise auf Servern in Deutschland – und bescheinigte DSGVO-Konformität. Praktischerweise gibt es einen einfach zu etablierenden Synchronisationsmechanismus für verschiedene Betriebssystem-Plattformen und eine sinnvolle Benutzerrechteverwaltung. Wir wählten für unsere Betrachtung die Angebote Your Secure Cloud, Nextcloud Hub und Teamplace aus. Es finden sich natürlich auch andere Anbieter mit ähnlichem Leistungsprofil, unsere Auswahl ist somit als stellvertretend zu betrachten.

Your Secure Cloud

Bei der "Your Secure Cloud" (YSC) handelt es sich um einen Online-Speicherdienst aus Deutschland für geschäftliche und private Anwendungsfälle. Das Angebot fokussiert dabei primär auf die Aufgabenstellung, als Clouddienst Dateien über das Internet bereitzustellen. Hierzu gibt es eine einfache, aber durchdachte Rechtesteuerung, eine gut gemachte Weboberfläche und Clientprogramme für die Dateinutzung auf dem eigenen System.

Wie bei allen Cloud-Speichersystemen gilt der große Vorteil der ubiquitären Verfügbarkeit von Dateien an jedem über das Internet erreichbaren Ort. Dies in Kombination mit einer starken Verschlüsselung, Serverstandorten in Deutschland, einem Aktivitätenverlauf und einer Möglichkeit zur Offline-Verfügbarkeit ergeben bei YSC eine überaus spannende Alternative zu Microsoft, Google und Co.

Grundsätzlich unterscheidet sich das Angebot für Privatpersonen und Geschäftskunden. Der Privatkunde ist in der Preis- und Nutzungsgestaltung eine Einzelperson mit dem Bedarf für 10, 50 oder 100 GByte Speicherkapazität, die pro Monat zur Abrechnung kommen. Die Geschäftsvarianten starten, je nach Modell, mit 50 oder 100 GByte Speicherplatz pro Monat und erlauben ab der Ausbaustufe "Advanced" ein individuelles Branding und Design. In der Enterprise-Edition gehören auch LDAP- und AD-Anbindung zum Angebot sowie eine SSO-Authentifizierung.

Nach der ersten Anmeldung mit der E-Mail-Adresse und einem vom System vergebenen Passwort an YSC begrüßt ein Empfangsdialog den Neubenutzer mit den Worten "Your Secure Cloud verwaltet Dateien in Bibliotheken. Jede Bibliothek kann synchronisiert und separat freigegeben werden. Wir haben hier bereits eine persönliche Bibliothek für Sie erstellt, weitere Bibliotheken können Sie nach Bedarf hinzufügen." – falls der Benutzer sich für die Dialogsprache Deutsch entschieden hat. Hinsichtlich der Sprachunterstützung zeigt sich der Dienst flexibel: 29 verschiedene Optionen stehen zur Auswahl.

Leicht verständliche Oberfläche

Die Weboberfläche von YSC ist klar gegliedert und im Großen und Ganzen selbsterklärend. Auf der linken Seite findet sich eine Baumstruktur mit den sogenannten Bibliotheken. Hierbei handelt es sich quasi um Einstiegspunkte für die Datei- und Ordnerfreigabe. Darunter entdeckt der Anwender in der Summe vier Werkzeuge – Funktionen, die die Übersicht vereinfachen. Da wäre einmal die Möglichkeit, Favoriten aufzulisten, also Dateien, Ordner oder Bibliotheken, die der Benutzer für den schnellen Zugriff braucht. Weiter eine Auflistung aller Aktivitäten rund um Datei- und Ordnertransaktionen, beispielsweise das Erstellen von neuen Dateien, das Löschen von Ordnern oder das Anlegen von Bibliotheken, praktischerweise sortiert nach Datum, ergänzt um die jeweilige Person und einen Link zur Datei.

Anstelle eines exakten Zeitstempels verwendet YSC eine Angabe im Stil "vor 7 Minuten". Das mag zwar modern sein, macht aber so manche Suche unnötig schwer. Unter "Verbundene Geräte" listet das Angebot die Computer auf, die direkt mit einer Clientsoftware ausgestattet auf die Datenablage zugreifen. Die einzige Option, die es in diesem Abschnitt gibt, ist, die Verbindung zu dem Client zu löschen. Der vierte Werkzeugbefehl listet die verschiedenen Freigaben auf – doch dazu später mehr.

Administrative Grundeinstellungen finden Benutzer, die über das entsprechende Recht verfügen, oben rechts im Avatar-Menü unter "Administration". Hier können weitere User unter Nennung ihrer E-Mail-Adresse und Vergabe eines Passworts für die Nutzung ein- oder wieder ausgeladen werden. Neben der reinen Benutzerverwaltung gibt es das zusätzliche "Administrationsrecht" und eine Gruppensteuerung, die die Bereitstellung und Zusammenarbeit in wechselnden Teams vereinfacht.

Sinnvolle Clientvarianten

Der Anbieter stellt zwei verschiedene Clientprogramme zur Verfügung und diese sowohl für Windows, macOS als auch Linux. Der "Sync Client" – die empfohlene Variante – ist eine Desktop-Software, die die Clouddaten auf den lokalen Computer herunterlädt. Somit stehen diese Dateien auch offline zur Verfügung. Der so genannte "Drive Client" simuliert eine Art Netzlaufwerk, über das der Datenzugriff läuft. Ein Herunterladen der Dateien sieht dieser Client nicht vor. Die grundlegende Verschiedenheit der Programme ist für unterschiedliche Nutzungsszenarien durchaus sinnvoll. So gibt es doch meist Computer, die ein Anwender eher selten nutzt oder sich mit vielen anderen Benutzern teilt, sodass ein Herunterladen der Dateien unerwünscht wäre.

Dateizugriff über mobile Geräte mit iOS oder Android ist heute Standard. Die entsprechenden Apps kann sich der Benutzer direkt über die jeweiligen Stores herunterladen und sich mit der E-Mail-Adresse und dem Passwort anmelden. Die Einrichtung der jeweiligen Clientprogramme war im Test problemlos möglich und intuitiv. Wer nicht gerade erstmalig mit einer solchen Technologie in Kontakt kommt, dürfte den Zugriff auf die online zur Verfügung gestellten Anleitungen gar nicht brauchen. Ansonsten sind die Dokumente jedoch hilfreich, gut formuliert und praktischerweise auf Deutsch verfasst. Selbst an eine Beschreibung der Einrichtung direkt über einen GUI-freien Linux-Server haben die Entwickler und Produktmanager gedacht.

Eingebaute Gästefreigabe

Dateien und Ordner freizugeben, ist die Kernfunktion von Your Secure Cloud. Neben der einfachen Freigabe, auf die ausgewählte Benutzer oder Gruppen Zugriff erhalten, gibt es noch die Möglichkeit, die Freigabe eines Bereichs mit einem zusätzlichen Passwort zu belegen.

Eine besonders praktische Funktion ist das Erstellen von Freigabelinks. Hierbei handelt es sich um die Möglichkeit, Datei- oder Ordnerzugriffe an Personen außerhalb der eigentlichen YSC-Umgebung einzurichten. Im einfachsten Fall legt der Benutzer eine Datei in der YSC-Struktur an und wählt in der Clientsoftware im Kontextmenü nach einem Rechtsklick den Befehl "Your Secure Cloud Download-Link erstellen". Auf Wunsch kann der Anwender ein Passwort mit mindestens acht Zeichen anlegen und über "Expire days" festlegen, ob der Link automatisch nach dieser Zeit erlöschen soll. Die eigentliche Verknüpfung erzeugt das Programm auf Knopfdruck und kopiert diese auch in die Zwischenablage.

Über die Weboberfläche ist der Anwender ebenfalls in der Lage, Freigaben einzurichten und kann hier die Rechte etwas feiner festlegen. Dabei ist es egal, ob ursprünglich die Freigabe per Client oder im Browser eingestellt wurde. Zur Auswahl stehen "Vorschau und herunterladen", "Nur Vorschau erlaubt" und "Bearbeiten online und Herunterladen".

Versionierung und Tagging mit an Bord

Eine Vorschaufunktion und die Möglichkeit zur Online-Bearbeitung setzen die technische Fähigkeit voraus, dies auch im Browser bewerkstelligen zu können. Hierzu haben die Entwickler bei YSC ihrem Produkt eine Installation von Only Office mit auf den Weg gegeben. Standard-Office-Dokumente im gängigen Microsoft-Format können Browsernutzer direkt bearbeiten, ohne die Datei überhaupt herunterladen zu müssen. Eine Bearbeitung im lokal auf dem Computer installierten Office-Paket mit anschließendem Upload ist natürlich ebenfalls möglich.

Bei LibreOffice-Dokumenten im ODT-Format ließ sich in unserem Test nur eine Visualisierung, Kommentierung und ein Ausdruck aus dem Browser durchführen, während MS-Office-Dokumente umfänglich bearbeitbar waren – von Spezialitäten wie VBA-Makros einmal abgesehen.

Für einmal gespeicherte Dokumente legt die Software im Hintergrund automatisch Versionen an. Per Rechtsklick am Client oder per Menübefehl kann sich der Benutzer die unterschiedlichen Bearbeitungsstände der Dateien anzeigen lassen. Wer welche Änderung vorgenommen hat, ergibt sich nur aus den Dateiständen selbst. Es gibt keine direkte grafische Vorabübersicht, welche Änderungen im Dokument angepasst wurden. Treffen sich zwei Benutzer aber quasi gleichzeitig über die integrierte Online-Office-Applikation, lassen sich die Änderungen indes live nachvollziehen.

In so einem Fall, dass Benutzer zur selben Zeit Änderungen an ihren Computern bei freigegebenen Dateien durchführen, kann es natürlich zu einem Konflikt kommen. In diesem Szenario wird die Datei gedoppelt und mit der E-Mail-Adresse des Benutzers und einem Zeitstempel versehen. Um von vornherein zu verhindern, dass es zu einem solchen Konflikt kommt, können Anwender über den Befehl "Sperren" eine Bearbeitung durch eine andere Person verhindern. Sinnvollerweise setzt die Software die Sperre nach sechs Stunden automatisch wieder außer Kraft, um eine zu lange Blockierung zu verhindern.

Ein Feature, das es sonst nur auf dem Mac gibt, gibt es bei YSC ebenfalls: Tags. Mit File- beziehungsweise Datei-Tags können Anwender innerhalb einer Bibliothek frei benannte Markierung mit unterschiedlichen Farben verwenden, um Dateien thematisch sortiert schneller aufzufinden.

Insgesamt macht Your Secure Cloud einen ausgereiften und soliden Eindruck und lässt sich ohne Schnörkel zügig in Betrieb nehmen. Eine gute Versionsprotokollierung, die automatische Aufhebung einer Dateisperre und das Datei-Tagging heben das Angebot hervor.

Teamplace

Hinter Teamplace steckt die Cortado Mobile Solutions mit Sitz in Alt-Moabit in Berlin. Laut eigenen Bekundungen hält sich die Firma als deutsches Unternehmen strikt an die nationalen Datenschutzgesetze und die Bestimmungen der Europäischen Datenschutzgrundverordnung. Jedem Interessenten stellt Teamplace eine kostenfreie Version mit insgesamt 5 GByte Speicherplatz zur Verfügung – die Anzahl der Mitglieder im "Free"-Plan ist auf zehn Konten begrenzt.

In den Preisvarianten Basic, Pro, Business und VDR steigt der Speicherplatz auf bis zu 100 GByte und die Mitgliederanzahl auf maximal 50 Personen in der VDR-Variante. Ein eigenes Teamplace-Bild, E-Mail-Einladungen und ein erweitertes Sharing per Link gibt es erst ab der Version Pro. Die Anzahl von zwischengespeicherten Dateiversionen steigt von drei auf unbegrenzt, je nach Wahl des kostenpflichtigen Pakets.

Wie es sich für moderne Programme gehört, begrüßt Teamplace seine Anwender mit einer kleinen Führung durch die wichtigsten Schritte. Auf der Webseite wird hierzu alles verdunkelt und die kurz beschriebene Befehlsschaltfläche hervorgehoben. Mit "Teamplace erstellen" beginnt der Einrichtungsvorgang – zu dem Speicherort gilt es, "Freunde" einzuladen. Jedes Mitglied eines Teamplace kann Dateien hochladen und bearbeiten und "Andere" mit ins Boot holen. Das gemeinsame Arbeiten und mit Hilfe von Kommentaren zu kommunizieren, ist die Hauptfunktionalität von Teamplace.

Die entsprechenden Funktionen heißen: Einladen, Hochladen, Neu, Herunterladen, Bearbeiten mit dem Office-Symbol, Bearbeiten mit einem Stiftsymbol, Kopieren, Ausschneiden, Einfügen, Umbenennen und Löschen. Allesamt Kommandos, die dem Anwender aus anderen Programmen her bekannt sein dürften. Lediglich das doppelte Vorhandensein des Befehls "Bearbeiten" bedarf noch ein wenig der Klärung – dazu gleich mehr.

Linux außen vor, Druck mit Fehlern

Synchronisation ist gerade aus Admin-Sicht äußerst hilfreich, um Dokumente regelmäßig in ein zusätzliches Backup zu überführen. Teamplace bindet sich, wie die meisten Programme dieser Art, fest in das Dateisystem ein, sodass Anwender direkt mit den so heruntergeladenen Files arbeiten können. Während die meisten Cloud-Speicherprogramme auch über Synchronisationsclients für Linux verfügen, beschränkt sich Teamplace auf Windows und macOS.

Die Installation auf einem Windows-11-PC funktionierte im Test problemlos und stabil. Die Synchronisation, insbesondere von Office-Dokumenten, war sehr zügig. Eine Änderung, die über den Webbrowser auf einem anderen PC erfolgte, war in gefühlter Echtzeit im lokalen Dateisystem des anderen PCs sichtbar. Über ein Tasktray-Menü kann der Anwender den Speicherort im Dateisystem öffnen – typischerweise unter "Dokumente" im Unterordner "Teamplace" oder die Dateisynchronisation komplett anhalten.

Eine Entscheidung, ob oder welche Dateien synchronisiert werden sollen, kann der User nicht treffen. Es wird stets alles übertragen. Es gibt in der Weboberfläche kein Dialogfeld, über das der Benutzer die Verbindung zu einem Synchronisationsclient bewusst trennen könnte.

Das Einladen weiterer Mitbenutzer für einen Teamplace geschieht in der kostenfreien Version über das Erzeugen des Links, der per Kurznachricht oder E-Mail zum Ziel gelangt. Der Teamplace-Besitzer kann in der Konfiguration für den Speicherbereich festlegen, ob das Erstellen von Einladungslinks überhaupt möglich ist.

Für den Zugriff über Android- oder iOS-basierte Mobilgeräte gibt es die entsprechende App. Die Inbetriebnahme ist denkbar einfach – nach dem Herunterladen per E-Mail-Adresse und Passwort anmelden und schon sind die Dokumente für den Zugriff bereit. Dateien stehen hier lediglich zur Ansicht oder Ausdruck zur Verfügung, alternativ bleibt die Kommentarfunktion, das Weiterleiten per E-Mail oder die Speicherung direkt auf dem Mobilgerät. In unserem Test kam es beim Ausdruck eines Dokuments im quelloffenen ODT-Format im Zusammenspiel mit einem Epson ET-3750-Drucker über Airprint zu Fehldrucken. Anstelle des Texts und der Bilder blieb das Blatt leer – MS-Office-Dokumente wurden fehlerfrei gedruckt.

Office 365 oder (altes) LibreOffice

Wie erwähnt, gibt es den Bearbeiten-Befehl gleich zweimal: Einmal stilisiert als das bekannte Microsoft-Office-Symbol oder als zweites Symbol, dargestellt als Bleistift. In der Grundeinstellung verwendet Teamplace den Zugriff auf das Office-365-Web von Microsoft und verlangt die entsprechende Lizenz für den Zugriff. Beim ersten Aufruf eines Dokuments innerhalb der Weboberfläche wird der Benutzer darauf hingewiesen, dass MS-Office nun das Standardprogramm sei. Über die persönlichen Einstellungen hat der Anwender jedoch die Möglichkeit, einen Schieberegler so zu setzen, dass das Produkt aus Redmond nicht mehr die Standardauswahl ist.

Öffnet der User anschließend das Dokument erneut, aktiviert sich LibreOffice Online anstelle des Microsoft-Pakets. Ein wenig durcheinander zeigen sich von nun an die Menübefehle: Neben "File", "Edit" und "View" steht auf einmal der auf Deutsch beschriftete Eintrag "Einfügen" – in dem "Footnote" und "Endnote" in trauter Nähe vereint sind. Im Detail handelt es sich um Collabora OfficeDev 5.3-8 auf Basis von LOOLWSSD 2.1.0 – beide Pakete haben schon einige Jahre auf dem Buckel und dürften gern eine Aktualisierung erfahren.

Aber selbst ohne dass das Paket auf dem allerneusten Stand ist, erlaubt die Onlinevariante von LibreOffice das gleichzeitige Bearbeiten durch mehrere Personen. Farblich hinterlegt zeigt die Software an, wo sich aktuell die Schreibmarke des anderen Mitbearbeitenden befindet oder welchen Bereich in einem Dokument dieser markiert hat. Im Wechselspiel zwischen Microsoft- und Libreoffice erhielten wir während unser Testbetrachtung einige Male den Hinweis, dass dieses Dokument mit Microsoft Word leider nicht mit anderen Personen zusammen bearbeitet werden könnte, ohne jedoch, dass wirklich ein weiterer Bearbeiter aktiv an dem Dokument arbeitete.

Am rechten Rand des Webbrowsers listet Teamplace die aktuellen Aktivitäten auf, die für die gemeinsame Dateiablage von Relevanz sind. Ebenso sind hier die je nach Lizenzmodell gewählte Anzahl von Versionen pro Datei aufgeführt. Ein direkter Rücksprung auf die vorherige Version ist von dieser Stelle aus nicht möglich, dazu muss der Anwender die Datei selbst öffnen und am oberen linken Bildschirmrand auf das Uhrsymbol mit der entsprechenden Zahl von Versionen klicken. Praktischerweise erlaubt der Dialog eine Vorschau, listet Benutzer und Speicherzeitpunkte auf und bietet die Möglichkeit, die Zwischenspeicherversion direkt zu löschen.

Für Teamplace spricht die Möglichkeit für einen Mischbetrieb der beiden Online-Office-Pakete und die kostenfreie Einstiegsvariante für kleinere Dateimengen.

Nextcloud

Im Vergleich zu den bisher vorgestellten Produkten ist Nextcloud in der Gesamtheit umfangreicher und weitgehend anders konzipiert. Es handelt sich dabei im Grundsatz um eine freie Software für das Speichern von Dateien, zum Beispiel Dokumenten, Kalendereinträgen oder Kontakte, auf einem eigenen Serversystem. Auf die verschiedenen Daten kann der Anwender, wie bei den anderen getesteten Programmen, per Browser oder Clientsoftware zugreifen. Typischerweise installieren Kunden das Softwarepaket auf ihre eigenen Server oder mieten sich das Angebot bei einem der bekannten Hoster. Je nach Installations- und Betriebsort ist die Nextcloud-Nutzung somit DSGVO-konform – oder auch nicht.

Für unsere Testbetrachtung stellte uns der Anbieter einen Zugriff auf eine Demoumgebung zur Verfügung. Bei Bedarf können sich Interessierte ein VM- oder Docker-Image zur eigenen Installation herunterladen oder auf den Service der Firma zurückgreifen und sich über die "Enterprise Solution" ein komplett gehostetes System anbieten lassen. Im Vergleich zwischen der Community- und der Enterprise-Edition gibt es einige handfeste Unterschiede: Die kostenfreie Variante skaliert lediglich bis zirka 500 User und verfügt über keine GDPR-Dokumentation beziehungsweise Compliance-Erklärung. Die Enterprise-Variante ist für den Einsatz von Millionen von Anwendern geeignet und stellt die entsprechenden Erklärungen bereit.

Nextcloud ist auf Basis von PHP entwickelt und verwaltet Daten in Form von Dateien oder Datenbanken und greift hierzu, je nach Entscheidung des Kunden, auf die Datenbankmanagementsysteme SQLite-, MariaDB-, MySQL- oder PostgreSQL zurück. Hinsichtlich der sprachlichen Unterstützung dürfte Nextcloud alle Marktbegleiter übertreffen: Die Serveranwendung und die Clientsoftware stellt der Anbieter in mehr als sechzig Sprachen bereit. Wir testeten die Umgebung mit dem Linux-Synchronisationsagent auf einer aktuellen ElementaryOS-Distribution, nutzten iOS und verwendeten unterschiedliche Browser für den Zugriff – alle Clientaktivitäten verliefen reibungslos.

Vollständig vorbereitete Testumgebung

Nach der ersten Anmeldung mit dem für uns vorbereiteten Testbenutzer begrüßte uns Nextcloud mit einem optisch ansprechenden Design in einem persönlichen Dashboard und einer am oberen Bildschirmrand thronenden Menüleiste. Neben den reinen Dateifunktionalitäten findet der Benutzer mitunter weitere Office-anmutende Funktionen wie eine Kontaktverwaltung oder einen Chatdialog, je nachdem, wie der Nextcloud-Server installiert und die Benutzerrechte durch den Administrator gestaltet wurden.

Wie bei den anderen getesteten Programmen hat der User die Möglichkeit, sich über den Browser durch die Dateien und Ordner zu bewegen oder einen für alle gängigen Betriebssysteme verfügbaren Synchronisationsclient zu installieren. Nextcloud synchronisiert die Dateien und Ordner grundsätzlich in das lokale Dateisystem, sodass diese Daten stets auch dann im Zugriff sind, wenn eine Netzwerkverbindung einmal nicht bestehen sollte. Für Mobilgeräte findet der Anwender die passenden Apps in den Stores.

Einfache Dateibereitstellung

Die gesamte Konzeption des Bereitstellens von Dateien, auch für Benutzer außerhalb von Nextcloud, ist sehr einfach umgesetzt. Legt der Anwender beispielsweise eine Datei an und möchte diese "nach außen" veröffentlichen, reicht ein Klick auf das stilisierte Icon "Freigabe", dargestellt durch drei per Linien miteinander verbundenen Punkte, und es erscheint der "Teilen"-Dialog. Hier findet sich das Eingabefenster für die Freigabeempfänger, bei denen es sich um Nextcloud-Benutzer oder E-Mail-Empfänger handeln kann. Alternativ besteht die Möglichkeit, direkt eine Linkfreigabe zu aktivieren. Dabei wird ein weiteres Freigabesymbol erzeugt und der dazu passende Link in die Zwischenablage kopiert.

Nach einer Freigabe kann der Anwender durch das Klicken auf das Drei-Punkte-Menü festlegen, ob der Empfänger eine Bearbeitung durchführen darf oder nicht, ob es einen Passwortschutz oder ein Ablaufdatum gibt oder ob der Download-Befehl für den Empfänger verborgen sein soll. Schlussendlich gibt es die kompletten Bereitstellungsmöglichkeiten für einzelne Dateien oder ganze Ordner. Erfreulicherweise existiert eine Gesamtauflistung aller Freigaben für den Benutzer, da in einer intensiv genutzten Umgebung der Überblick sonst rasch verloren gehen könnte.

Die Synchronisation funktionierte in unserer Testbetrachtung ohne jegliche Beanstandung. Sie reagiert insgesamt sehr zügig und zuverlässig. Auf den ersten Blick konnten wir die Liste der Geräte, die mit der Benutzeranmeldung auf Nextcloud zugreifen, nicht entdecken. In den persönlichen Einstellungen gibt es auch hier diese Liste, die das letzte Zugriffsdatum aufzeigt und die Möglichkeit bietet, das Gerät aus dem Zugriff zu löschen.

Im unteren linken Bildschirmrand im Menü "Datei-Einstellungen" entdeckt der Anwender auch die eigene WebDAV-Adresse, um einen Dateizugriff außerhalb der eigenständigen Nextcloud-Synchronisationssoftware zu realisieren.

Alle wichtigen und sinnvollen Funktionen rund um die Bereitstellung und Bearbeitung von Dokumenten haben die Entwickler bei Nextcloud eingearbeitet. Klickt der Anwender auf "Info" zu einer Datei, scheint in der Aktivitätenliste auf, wann welche Änderungen oder Zugriffe durch welchen Benutzer getätigt wurden. Die Wiederherstellungsfunktion von Office-artigen Dokumenten zeigt das jeweilige Dokument direkt im Browserfenster an, was den Rückschritt vereinfacht.

Direkt im Browser arbeiten

Office-Programme nutzen die meisten Anwender lokal installiert auf ihrem Computer, aber Google hat vor einigen Jahren aufgezeigt, dass viele Anwendungsfälle rund um Textverarbeitung, Tabellenkalkulation oder Terminverwaltung überhaupt kein ausgewachsenes Office-Paket mehr erfordern. Die Onlinepakete können bereits sehr viel, werden jedoch auf absehbare Zeit nicht den vollständigen Leistungsumfang der altgedienten Suiten erreichen, was aber oft nicht erforderlich ist.

In Nextcloud integriert gibt es das so genannte "Nextcloud Office", dahinter verbirgt sich das Produkt "Collabora Office", in unserem Fall in der Version 21.06. Die Software gibt es bereits seit dem Jahr 2016 und ist eine speziell angepasste Version von LibreOffice Online. Praktischerweise bietet das Programm beim Klick auf "Neu" in der Dateiansicht gleich seine verschiedenen Dateitypen an: Textverarbeitung, Tabelle, Präsentation oder Diagramm. Nach dem Dateityp folgt, je nach Auswahl, die Vorlagenauswahl. Bei Diagrammen beispielsweise Organisations-Chart, Flow-Chart, Mindmap oder eine Vorlage mit dem Namen "Business Model Canvas".

In den persönlichen Einstellungen kann der Anwender für das Zusammenspiel mit dem Office-Paket festlegen, welcher Dateipfad in der Nextcloud-Datenablage als Vorlagenpfad dienen soll. Dabei kam bei uns im Test ein richtiges Office-Feeling im Browser auf. Arbeiten mehrere Benutzer gleichzeitig an einem Dokument, sicherlich eines der besonderen Kernmerkmale von Clouddiensten, zeigt das Online-Office im Browserfenster die Markierung und Schreibmarke der Mitwirkenden an.

Viel mehr als nur Dateispeicher

Nextcloud geht weit über den Anspruch der Dateibereitstellung hinaus. Schon beim ersten Aufschalten in das "Dashboard" bietet zumindest die von uns betrachtete Testinstallation dem Anwender die Möglichkeit, das eigene E-Mail-Fach per IMAP-Zugriff in die Weboberfläche einzubinden. Somit hat der Benutzer seine aktuellen E-Mails und die Arbeitsdateien in einer zentralen, gemeinsamen Ansicht – was schon eher in die Richtung eines Onlinedesktops weist. Dazu passen die integrierte Kontaktverwaltung, ein spezieller Speicherplatz für Bilddaten und letztendlich die Einbindung eines Videokonferenzsystems.

Während in der Browsersitzung alle einzelnen Bestandteile an Funktionalitäten unter einem Dach thronen, haben die Entwickler für den Einsatz auf Mobilgeräten die Aufgliederung in einzelne Apps beschlossen. Das ist überaus sinnvoll, da die individuelle Nextcloud schlussendlich aus den Funktionen besteht, die der Systemverantwortliche zusammengestellt hat. Die von uns getesteten Apps für das Chatten und die Dateiablage auf dem iPhone funktionierten intuitiv. Lediglich für das "Boarding" auf Geräten im Privatbesitz gibt es eine minimale Hürde für den Benutzer: Die HTTPS-Adresse des anzusprechenden Nextcloud-Servers ist von Hand einzugeben.

Laut Aussage des Anbieters sind einige wenige Teilbereiche der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung noch auf der Roadmap – ohne ein festes Datum für die Umsetzung. Insgesamt sticht Nextcloud aber dadurch heraus, dass es sich wahlweise komplett in der eigenen Umgebung oder über ein Hosting-Angebot betreiben lässt.

Fazit

Alle betrachteten Cloudplattformen verrichten ihre primäre Aufgabe – die Dateispeicherung – sicher und zuverlässig. So gibt es keine Notwendigkeit, auf zweifelhafte Anbieter auszuweichen, bei denen nicht sichergestellt ist, wo die Daten überhaupt landen und wer im Zweifelsfall darauf zugreift. Clouddienste sind auf der anderen Seite eine leistungsstarke und überzeugende Alternative zur reinen internen Dateiablage, insbesondere wenn der Aspekt der Kollaboration dazukommt. Das Paket von Nextcloud stellt das flexibelste der drei getesteten Produkte dar. Das Angebot von Teamplace fällt im Vergleich zu den beiden anderen Produkten etwas zurück.

Hersteller	Your Secure Cloud Business https://www.yoursecurecloud.de/
Preis	Abhängig von der gewählten Anzahl von Benutzern und der Edition beginnt der Preis bei 4,76 Euro pro Monat.
Systemanforderungen	Aktuelle Windows-, macOS- oder Linux-Computer, wenn die Installation der Clientsoftware gewünscht ist. Sogar für Windows 7 gibt es eine Clientvariante. Ansonsten reicht ein aktueller Browser oder ein marktgängiges iOS- oder Android-Mobilgerät.
Technische Daten	https://www.it-administrator.de/downloads/datenblaetter/

Hersteller	Cortado Mobile Solutions https://www.teamplace.net/de/
Preis	Teamplace beginnt gratis für maximal zehn Mitglieder, drei Dateiversionen und einem Speicherplatz von 5 GByte pro Teamplace. In der Pro-Version mit 20 GByte Speicherplatz, 20 Mitgliedern und 20 Dateiversionen fallen für die Software rund 48 Euro pro Monat an. Je Benutzer ist nur ein kostenfreier Teamplace und ein weiterer 5 GByte "MyPlace"-Speicherplatz möglich – alle weiteren Teamplaces sind kostenpflichtig.
Systemanforderungen	Für den Zugriff reicht ein aktueller Webbrowser auf einem gängigen Betriebssystem. Der Synchronisations-Agent steht für Windows und macOS zur Verfügung, ohne dass der Hersteller spezielle Voraussetzungen benennt.
Technische Daten	https://www.teamplace.net/de/

Hersteller	Nextcloud https://nextcloud.com/de/
Preis	In der Standardversion mit Groupware- und Collabora-Office-Integration kostet Nextcloud rund 78 Euro pro Benutzer und Jahr. In der Basic-Variante, die sich lediglich auf die Dateifreigabe beschränkt, liegt der Preis pro Benutzer und Jahr bei etwa 43 Euro. Die Mindestabnahme beträgt jeweils 100 Konten.
Systemanforderungen	Der Server benötigt eine gängige Hypervisor- oder Container-Umgebung. Die Clientsoftware steht für Windows 10 und höher als x64-Paket, macOs 10.10 und höher für die Intel-Plattform und macOS 10.14 und höher als Universal-Paket zur Verfügung. Für den Betrieb auf Linux gibt es ein App-Image, das sich auf gängigen Distributionen nutzen lässt.
Technische Daten	https://www.it-administrator.de/downloads/datenblaetter

Vergleichstest Cloud-Collaboration