TeamDrive wurde bereits 2008 gegründet und hat seinen Hauptsitz in Hamburg. Es reiht sich ein in die Reihe von Speicheranbietern in der Cloud, etwa Google Drive oder Microsoft OneDrive, und richtet sein Hauptaugenmerk auf einen hochsicheren Datendienst: Die gespeicherten Informationen liegen grundsätzlich in Deutschland und der Anbieter wirbt mit einer Empfehlung des Unabhängigen Landeszentrums für Datenschutz, einer Behörde in Schleswig-Holstein.

Alle Daten in der TeamDrive-Cloud sind per AES-256-Bit verschlüsselt. Sie werden vor dem Hochladen chiffriert und verschlüsselt übertragen, sodass nur der Nutzer Zugriff auf diese hat. Im Gegensatz dazu sind die lokalen Ordner – im Jargon des Herstellers Space genannt – auf den Clients nicht per Default verschlüsselt. Für eine erhöhte Sicherheit ist es deshalb sinnvoll, zumindest sensible Spaces stets auf einem verschlüsselten Laufwerk abzulegen.

Die Informationen müssen nicht ausschließlich in der Cloud des Anbieters liegen. Für kleine Umgebungen etwa steht mit dem "Personal Server" eine sichere Plattform zum Hosten der Daten auf eigenen Rechnern oder in Drittanbieter-Rechenzentren zur Verfügung. Der TeamDrive-Client erlaubt dann einen hybriden Betrieb, also den Zugriff auf die eigenen Server und parallel auf die Cloud des Anbieters. Der Personal Server ist jedoch funktional nicht sehr komplex und unterstützt einige Collaboration-Features nicht. So zum Beispiel ist das Veröffentlichen von Dateien per Weblink nicht möglich.

Für die private Nutzung stellt der Anbieter 2 GByte Speicherplatz kostenlos zur Verfügung. Für Unternehmen gibt es verschiedene Startpakete. Das kleinste beginnt bei 10 GByte und einem Nutzer zum Preis von knapp 68 Euro pro Jahr. Zusätzliches Speichervolumen und mehr User sind jederzeit buchbar. Für Unternehmen ab 150 Mitarbeitern kommen spezielle Enterprise-Pakete zum Tragen. Hier laufen alle Fäden zusammen und sowohl Registration Server, Global Name Server als auch Hosting Server lassen sich in Eigenregie on-premises oder in der Cloud nutzen. TeamDrive ist damit für alle möglichen Anwendungsszenarien sehr gut gewappnet.

Zum Ausprobieren steht das Werkzeug 30 Tage mit 2 GByte Speicherplatz kostenlos zum Download bereit, was wir für diesen Test in Anspruch genommen haben. Zur Nutzung war eine Registrierung nötig, die aber schnell vonstattenging.

Neben dem bereits angesprochenen Desktopclient stehen noch ein Webclient und ein mobile Clients für Android und iOS zur Verfügung. Bei der Desktopvariante kommen der Restricted Client, der Portable Client sowie der Agent Client zum Einsatz. Der Restricted Client ist bei der Nutzung auf einen Space limitiert und kostenfrei. Er dient der sicheren Kommunikation zwischen dem Lizenznehmer und dessen Mandanten oder Partnern, um den Datenaustausch zu ermöglichen.

Die portable Clientversion kommt ohne Windows-Installation aus. Das ausführbare Programm, die Anwendungsdaten und auch die Spaces liegen dabei in einem einzigen Verzeichnis, wobei es sich beim lokalen Speicherort um einen USB-Stick oder ein externes Laufwerk handeln kann. Auf diese Weise lassen sich sogar auf einem fremden System mobil wichtige Daten synchronisieren.

Bei TeamDrive Agent schließlich handelt es sich um einen speziellen Client für Windows- und Linux-Server. Er wird als Dienst auf dem Server registriert und lässt sich über einen Webbrowser konfigurieren. Der Agent läuft im Hintergrund, ohne dass die Anwendung gesondert gestartet oder ein User angemeldet sein muss. Er kann vorhandene lokale Laufwerksfreigaben einbinden und in die Cloud synchronisieren. Die Freigaben stehen dann mobilen Mitarbeitern unterwegs über die TeamDrive-Clients zur Verfügung. Ein VPN-Zugriff ist hierdurch nicht mehr zwingend nötig. Der Agent bedarf einer gesonderten Lizenz. Dessen Einrichtung haben wir uns etwas genauer angeschaut.

Für unseren Workshop arbeiteten wir mit einem Windows-2016-Server, zum Einsatz kam die Version 5.0.2.333 des Agenten. Benötigt wird 1 GByte freier Arbeits- und 250 MByte freier Festplattenspeicher. Darüber hinaus verfügte unser Server über eine Netzwerkfreigabe, die mit den mobilen Nutzern zu teilen war. Den Agenten luden wir von der Herstellerseite direkt herunter. Für den Test nutzten wir sowohl beim Client als auch beim Agenten den gleichen User. Es empfiehlt sich jedoch, für die Serverkomponente einen separaten Account zu registrieren, damit sich getätigte Änderungen besser nachvollziehen lassen.

Während der Installation wurden nur Pfad und Port abgefragt. Der lokale Port zur Konfiguration lautet 45454. Die Installation ging schnell von der Hand und nach einem Neustart des Servers war TeamDrive einsatzbereit. Beim Aufruf des Webinterfaces mussten wir uns mit unserem registrierten Nutzer einloggen. Im Anschluss wurde uns eine Übersicht der Spaces angezeigt, die zunächst leer war.

Die Webkonsole zeigt sich sehr übersichtlich, das Menü befindet sich im oberen Bereich. Es teilt sich in die Bereiche "Spaces", "Letzte Dateien", "Einladungen", "Aktivitäten", "Papierkorb", "Spaces verwalten" sowie "Kontakte" (Bild 1). Über ein Zahnrad oben rechts ist der Client selbst konfigurierbar. Hier lassen sich neben dem Ablagepfad und der automatischen Einladungsannahme auch eigene Speicherkontingente des erwähnten Personal Server einbinden. Speicherkontingente werden als Depot bezeichnet. Für unseren Test nutzten wir das Standarddepot mit 2 GByte, auf dem wir unseren Space abgelegt hatten.

Einen neuen Ordner richteten wir im Menüpunkt "Spaces" über den Punkt "Space erstellen" ein. Der Assistent fragt das Depot und den Namen des Space beziehungsweise einen Pfad zu einem bestehenden Ordner ab. Dann wird ein neuer Space in der Cloud bereitgestellt und lokal verfügbar gemacht. Wir haben an dieser Stelle einen Pfad zu einem Freigabeordner ausgewählt, wodurch dieser konvertiert und in die Cloud synchronisiert wird. Ein ganzes Laufwerk lässt sich dabei nicht angeben, der Pfad muss immer mit einem Ordner enden. In unserem Fall lautete der UNC-Pfad "\\Test02\PoolShare" (Bild 2). Der Ordnername der Freigabe fungierte im Anschluss als Name des Space. Während der Einrichtung lassen sich weitere Optionen einblenden und konfigurieren. Diese Einstellungen zielen stark auf den Schutz der Daten ab – hierzu zählen Aufbewahrungsfristen, das automatische Löschen nach Erreichen der Frist oder das Verhindern des Löschens vor Ablauf der Frist.

Ist der Space einmal eingerichtet, lässt sich die Struktur der Freigabe in der Webkonsole von TeamDrive einsehen. In der vorhandenen Ordnerstruktur ist ein freies Bewegen über den Browser möglich und Dateien lassen sich in der Vorschau öffnen.

Auch das Löschen von Spaces, das Hinzufügen von Kommentaren, das Herunterladen des Space als ZIP-Datei sowie das Einladen von Mitarbeitern stellte im Test kein Problem dar.

Da jeder Nutzer seinen eigenen Zugang benötigt, ist der wichtigste Punkt das Einrichten der Mitglieder. Über das entsprechende Icon beim jeweiligen Space kann ein Nutzer weitere User einladen und mit eigenen Rechten ausstatten, also Lese-, Schreib- und Administrationsrechte. Zu beachten ist, dass bereits bestehende Rechte einer Netzwerkfreigabe nicht berücksichtigt werden, sondern nur Vorgaben von TeamDrive zum Tragen kommen. Das Gewähren individueller Rechte für Ordner läuft daher ausschließlich über eigene Spaces.

Erweiterte Sicherheit im Einladungsprozess bietet ein Passwortschutz, sodass unbeabsichtigt hinzugefügte Mitglieder dem Space nicht beitreten können. Weiter lässt sich die Einladungsnachricht anpassen. Der Prozess ist damit bereits abgeschlossen. Mitarbeiter, die das Werkzeug noch nicht nutzen, erhalten eine E-Mail mit der Aufforderung, den Spaces beizutreten. Vorhandene Mitglieder sehen die Einladung in der TeamDrive-App, auch hier lässt sie sich annehmen. Die Einrichtung und das Hinzufügen von Mitarbeitern gingen in unserem Test schnell vonstatten.

Auf einem Mitarbeiter-Arbeitsplatz haben wir im Weiteren den TeamDrive-Client eingerichtet und uns mit unserem Testnutzer eingeloggt. Die Anwendung ist sehr einfach aufgebaut und das Menü besteht aus den Punkten "Aktive Spaces", "Inaktive Spaces", "Letzte Dateien", "Einladungen", "Aktivitäten", "Adressbuch" und "Papierkorb" (Bild 3). Da wir als Benutzer den Space selbst eingerichtet hatten, war er unter dem Punkt "Inaktive Spaces" zu finden. Hier konnten wir ihn aktivieren, sodass er in die entsprechende Ansicht wechselte. Wird ein anderer Mitarbeiter eingeladen, ist der Space entsprechend unter "Einladungen" zu sehen. Auch dann ließ sich der Space schnell aktivieren.

Im Client lassen sich am Space zunächst wieder die gleichen Einstellungen wie am Agent vornehmen. Ein Klick auf die Ablage öffnet das Verzeichnis in der App. Von hier lassen sich die einzelnen Dateien öffnen oder neue über Drag & Drop ablegen. Sofern die Offline-Verfügbarkeit aktiviert ist, liegen die Files ebenfalls im lokalen Dateisystem. In den Einstellungen des Clients lässt sich der lokale Ablageort auf ein anderes Laufwerk verschieben. Standardmäßig liegt der Pfad im Benutzerverzeichnis und es ist darauf zu achten, dieses weder durch Arbeitsordner noch durch Roaming Profiles weiter zu synchronisieren. Das Ziel des externen Zugriffs auf Netzwerkfreigaben ist somit erreicht.

Wo mehrere Mitarbeiter agieren, kann es in der Bearbeitung zu Konflikten kommen. Arbeiten alle Nutzer in der gleichen Freigabe, beugt die Office-Suite Problemen vor und legt im entsprechenden Verzeichnis eine temporäre Besitzerdatei an. In TeamDrive funktioniert das jedoch nicht und es besteht deshalb die Möglichkeit, eine Datei zu sperren. Dies funktioniert in der App, aber auch im Dateimenü im Windows Explorer über den Eintrag "Dateien Sperren" (Bild 4). Eine Bearbeitung durch Kollegen ist dadurch unterbunden – die Datei wird dann mit einem Schloss versehen und in den Eigenschaften ist nachzuvollziehen, von wem die Datei blockiert wurde. Eine parallele Bearbeitung bietet die Software somit leider nicht. Zudem halten wir das Sperren von Dateien für eine ungenügende Lösung, denn der Anwender muss dann daran denken, diese Sperre auch wieder aufzuheben.

Sollte es zu Konflikten kommen, sind diese in TeamDrive leicht zu identifizieren, da die Elemente mit einem Ausrufezeichen versehen werden. Konflikte können grundsätzlich an verschiedenen Ebenen entstehen, sei es durch paralleles Bearbeiten und damit verbundene Versionskonflikte, aber auch durch gleichlautende Namen und Dateipfade. Eine schnelle und effiziente Möglichkeit, Konflikte zu lokalisieren, besteht in der Nutzung der Suchfunktion und dem Filtern nach "Dateikonflikt oder ungültiger Pfad". Kommt es zu Versionskonflikten, lässt sich eine bestimmte Version einer Datei "zur aktuellen Version machen". Dies löst den Konflikt und Änderungen werden wieder normal synchronisiert. Namens- und Pfadkonflikte lassen sich durch das Umbenennen von Namen und Pfad beheben.

Um aber nicht erst bei Problemen auf Fehler zu stoßen, bietet TeamDrive einen Benachrichtigungsdienst an. Dieser ist in den Einstellungen über das Zahnrad zu erreichen. Hier ist über das Nachrichtenzentrum definierbar, ob die Software mittels Popup-Nachrichten über Konflikte und Fehler, Einladungen und Mitglieder, Dateien und Versionen, Kommentare und veröffentlichte Dateien benachrichtigen soll. Die Meldungen nutzen das Standard-Benachrichtigungssystem des Betriebssystems. Darüber hinaus lassen sich über die Registerkarte "E-Mail-Benachrichtigungen" E-Mails zu den genannten Punkten versenden.

Wie gezeigt, ist der Zugriff auf interne Netzlaufwerke über den TeamDrive-Client schnell eingerichtet. Mit einer eigenen App für Android und iOS lassen sich die Freigaben auf mobile Endgeräte ausweiten. In unserem Test haben wir die App auf einem iOS-Gerät installiert. Sie synchronisiert die Daten und ermöglicht den bequemen Zugriff von Smartphones und Tablets. Dateien ließen sich im Test problemlos öffnen und lesen, was in der Regel für alle Office-Formate, Bilder, PDFs et cetera gilt.

Für das Bearbeiten einer Datei muss diese mit der entsprechenden Anwendung geöffnet werden. Das File verlässt dabei die TeamDrive-App und wird in der Drittanwendung zwischengespeichert. Nach dem Bearbeiten ist die Datei dann wieder zu teilen und in der Verzeichnisstruktur an der richtigen Stelle einzufügen. Dieser Vorgang ist sehr aufwendig.

Um Microsoft-Office-Dateien (Word, Excel, PowerPoint) oder PDFs direkt in der App zu bearbeiten, ohne sie an die App eines anderen Herstellers zu übergeben, kann deshalb die "TeamDrive SecureOffice App" zum Einsatz kommen. Damit lässt sich die Datei innerhalb einer Sandbox direkt bearbeiten und sofort wieder mit dem Team synchronisieren. Dieses Vorgehen ist wesentlich komfortabler und sicherer, da die Datei die Sandbox nicht verlässt.

Leider sind die Bearbeitungsmöglichkeiten auf diesem Weg sehr eingeschränkt und in unserem Test ließ sich nur der Text, aber keinerlei Formatierungen ändern. Für TeamDrive SecureOffice ist eine kostenpflichtige Lizenzerweiterung erforderlich und es bedarf der App "TeamDrive SO". Wer eine nicht ganz so hohe Sicherheit benötigt, kann ab Version 4.7 den "External File Access" an einem Space in der App für Android und iOS aktivieren. Dadurch greifen Mobilgeräte direkt auf Spaces zu und Dokumente lassen sich aus den jeweiligen Anwendungen, wie beispielsweise Microsoft Word oder Excel, über die "Dateien"-App öffnen. Auch das Navigieren und Bearbeiten bestehender Dateien über diese App klappte auf unserem iPhone problemlos.

Daneben sei noch auf den Webclient hingewiesen. Ist ein Space in den Einstellungen für den Browserzugriff aktiviert, lässt er sich über "https://webportal.teamdrive.net" öffnen. Das Interface entspricht dabei allen anderen Clients. Hier hat uns ein Online-editor à la Google oder SharePoint gefehlt, denn die Office-Dateien mussten wir zur Bearbeitung zunächst herunter- und im Anschluss wieder hochladen.

TeamDrive bietet mit der Einladung zu Spaces eine sehr einfache Möglichkeit, Dateien mit Kollegen zu teilen und auf einer gemeinsamen Struktur zu arbeiten. Steht aber allein das sichere Übermitteln einer Datei im Vordergrund, greift eine Freigabe zu weit und das Einrichten eines eigenen Space wäre nicht ideal. Hierfür bietet das Tool das Veröffentlichen von Dateien (Bild 5). Im Kontextmenü lässt sich ein File mit einem Ablaufdatum und einem Kennwort versehen und veröffentlichen. Eine direkte URL erlaubt nun den Zugriff auf das Dokument.

Ähnlich wie SharePoint speichert TeamDrive verschiedene Versionen der Dokumente. Bei jeder Bearbeitung legt das Werkzeug automatisch eine neue Version an. Die Anzahl der gespeicherten Versionen lässt sich in den Einstellungen des Space festlegen und variiert zwischen eins und zehn Versionen oder unbegrenzt vielen. Die verschiedenen Versionen lassen sich in den Informationen einer Datei zur Anzeige bringen. Es ist dabei sehr gut nachvollziehbar, welcher Mitarbeiter zu welcher Zeit eine Änderung durchgeführt hat. Ältere Versionen lassen sich nach einer Prüfung zur aktuellen Version machen.

Neben der Versionierung ist in den Settings ebenfalls das Einrichten von Snapshots möglich. Die Frequenz der Sicherung lässt sich zwischen 30 Minuten und bis zu sieben Tagen einstellen. Die Aufbewahrung des Snapshots erfolgt dann zwischen zwei Tagen und 30 Jahren. Sie agieren unabhängig vom Papierkorb, über den sich jederzeit einzelne Dateien wiederherstellen lassen. Das Wiederherstellen eines Space zu einem bestimmten Zeitpunkt ließ sich in den Einstellungen durchführen. Mit Versionen und Snap-shots verfügt TeamDrive somit über viele Möglichkeiten, um die Datenintegrität sicherzustellen.

TeamDrive bietet einen sicheren Cloudspeicher, mit dem sich Netzlaufwerke sehr einfach für externe Mitarbeiter bereitstellen lassen. Dabei können die Cloud das Anbieters oder eigene Server Verwendung finden. Mitarbeiter haben auch über ihre mobilen Geräte Zugriff auf Dateien, wobei hier bei den Bearbeitungsmöglichkeiten noch Luft nach oben besteht. Ebenso wenig möglich ist ein simultanes Werkeln am gleichen Dokument. Als sehr positiv hingegen empfanden wir die einheitliche Benutzerführung über alle Clients hinweg.