Ein zentrales Merkmal von Whiteboard-Anwendungen ist die Förderung der visuellen Zusammenarbeit. Anwender können ihre Ideen auf einer digitalen Leinwand zeichnen und schreiben. Dies erweist sich als besonders nützlich, wenn es darum geht, komplexe Konzepte durch Diagramme, Skizzen zu erklären, die sich verbal nur schwer ausdrücken lassen. Darüber hinaus bieten Whiteboards eine Plattform für gemeinsames Brain-storming und Ideenfindung in Echtzeit.

Die Integration von Dateien und Links direkt auf dem Whiteboard unterstützt sowohl den Austausch von Informationen und Ressourcen als auch das Sammeln und Darstellen von Informationen und deren Zusammenhänge. Dokumente, Präsentationen oder Videos lassen sich nahtlos integrieren, was die Kommunikation und den Informationsfluss zusätzlich erleichtert.

Darüber hinaus bieten derartige Werkzeuge jedem Anwender die Möglichkeit, Kommentare und Notizen auf dem Whiteboard zu hinterlassen. Dies geschieht entweder synchron, wenn sich andere Nutzer gleichzeitig am Whiteboard befinden, oder asynchron.

Apples Whiteboard-Anwendung Freeform steht kostenlos zur Verfügung und ist mit der Einführung von iOS 16.2, iPad­OS 16.2 und macOS Ventura 13.1 im Rahmen eines automatischen Betriebssystemupdates auf den Markt gekommen. Sollte der Anwender die App löschen, kann er sie jederzeit kostenlos im App Store erneut herunterladen. Auf älteren Systemen ist das Tool nicht verfügbar.

Der Umgang mit der App ist sehr einfach. Anwender, die mit Werkzeugen wie Conceptboard oder Miroboard vertraut sind, dürften sich schnell und einfach zurechtfinden. Im Gegensatz zu Apples eigenen Notiz-Apps, die die Arbeitsfläche nach unten hin erweitern, wachsen die Arbeitsflächen, bei Freeform "Boards" genannt, in alle Richtungen. Damit eignet sich die Anwendung hervorragend für Brainstorming, Skizzen oder auch die gemeinsame Urlaubsplanung.

Auf dem Mac lässt sich die Software mit der Maus oder dem Trackpad steuern, auf dem iPhone mit dem Finger und auf dem iPad mit den Fingern oder dem Apple Pencil. Mit diesen Eingabemethoden erstellt der User Textfelder, Kritzeleien und Skizzen. Darüber hinaus ermöglicht das Tool das Einfügen und Integrieren von Grafiken, Notizen, Bildern, Links, Filmen und anderen Medientypen per Drag & Drop. Alle diese Elemente lassen sich frei positionieren, verschieben, fixieren, überlagern und in der Größe anpassen.

Mit Freeform können bis zu 100 Anwender über das Internet beziehungsweise die iCloud zusammenarbeiten. Die Einladung zur Zusammenarbeit erfolgt über FaceTime oder die Nachrichten-App. Gemeinsames Schaffen ist allerdings nur auf den oben genannten Betriebssystemen möglich. Nutzer anderer Plattformen bleiben außen vor. Ebenso wenig sieht Apple eine Browser-basierte Zusammenarbeit vor. Den professionellen Einsatz im Unternehmen betreffend, ist an dieser Stelle zudem anzumerken, dass es keine Versionierung gibt. Ein einmal erstelltes Board lässt sich nur als PDF exportieren. Da das Board in einer iCloud-Datenbank gespeichert ist, ist auch manuell keine Versionierung oder Extraktion möglich.

Die Synchronisation zwischen den Geräten setzt die iCloud voraus. Hier müssen Unternehmen darauf achten, dass der Zugriff auf diese nicht unterbunden ist. Dies bedeutet, dass Anwender eine Apple-ID benötigen. Diese lässt sich über den Apple Business Manager anlegen. Die hier erstellten IDs sind zwar vom Mitarbeiter nutzbar, die Hoheit darüber – zum Beispiel das Zurücksetzen des Passworts – liegt jedoch beim Unternehmen. Mit der Apple ID kommen dann für jeden Anwender 5 GByte Enterprise-iCloud-Storage, der auch für Freeform Verwendung findet.

Dieser ab Werk angebotene Speicherplatz ist durch kostenpflichtige Zusatzabonnements erweiterbar. Was bei privaten IDs durch den Abschluss eines persönlichen Abonnements wie Apple One erfolgt, geschieht im dienstlichen Umfeld bei geschäftlichen IDs über den kostenlos verfügbaren Apple Business Manager. Hier wird in Kürze eine Erhöhung des verfügbaren Speichers möglich sein, sobald Apple sein Business-Essentials-Programm nach Deutschland bringt. Ab dann stehen bis zu 2 TByte Enterprise-iCloud-Speicher zur Verfügung. Bis dahin ist jede verwaltete ID aber auf 5 GByte begrenzt – nur für Schulen gibt es mit 250 GByte eine Ausnahme noch oben.

Werfen wir nun einen Blick auf die Funktionen von Freeform. In ein Board lassen sich verschiedene Medien wie Videos, Bilder oder Sprachaufnahmen einbinden. Auf einem Mac zieht der Anwender die Dateien dazu einfach aus dem Browser oder dem Finder in das Board. Auch Safari-Links sind nutzbar. Alternativ kann die Zwischenablage per Copy & Paste zum Einsatz kommen. Bei iPhone und iPad kann der Nutzer Bilder und Videos direkt mit der Kamera des Geräts aufnehmen. Zudem lassen sich über die integrierte Funktion (Menüpunkt "Scannen") Dokumente erfassen. Objekte wie Dateien, Fotos et cetera können dann direkt aus dem Board heraus über das Quick-Look-Symbol geöffnet werden. Videos und Audiodateien starten in diesem Fall direkt über den Play-Button.

Um Aktionen auf einzelne oder gruppierte Objekte anwenden zu können, sind diese zunächst auszuwählen. Dies geschieht mit einem einfachen Mausklick oder einem Fingertipp. Noch schneller geht es auf dem iPad, wenn der Anwender den Bildschirm kurz mit dem Finger oder dem Stift berührt und dann ein Rechteck um die gewünschten Objekte zieht. Möchte der Nutzer die Auswahl dauerhaft zusammenfassen, kann er Objekte gruppieren. Auf dem Mac geschieht dies durch Rechtsklick und Auswahl von "Gruppieren", auf dem iPad durch Klick auf "Gruppieren" im Kontextmenü. Ab diesem Zeitpunkt verhalten sich die gruppierten Objekte wie ein einziges. Die Gruppierung lässt sich jederzeit wieder aufheben.

Freeform bietet dem Anwender mehrere hundert vorgefertigte Vektorgrafiken, so genannte "Formen", an. Hier stehen sowohl einfache Linien, Kreise, Quadrate als auch komplexe Symbole wie Fahrzeuge, Landkarten oder Tiere zur Verfügung. Damit aber nicht genug: Legt der Nutzer mehrere Symbole übereinander, kann er diese verschmelzen, stanzen und Ähnliches. Dies erlaubt es, bestehende Elemente quasi beliebig zu bearbeiten und damit neue Vektorgrafiken zu erzeugen. Mit "addieren" etwa kombiniert die Software alle sichtbaren Komponenten der markierten Elemente, die "Schnittmenge" hingegen lässt nur die überlappenden Bereiche bestehen.

Einige Piktogramme, zum Beispiel Landkarten, bieten (bisher nur unter iOS) einen weiteren Menüpunkt an: Mit dem Menüpunkt "Auseinanderbrechen" lassen sich Elemente in ihre Einzelteile zerlegen. Mit dieser Funktion kann der Anwender beispielsweise die Europakarte in die einzelnen Länder aufteilen, die dann als einzeln bearbeitbare Objekte zur Verfügung stehen. Praktisch ist ferner die Möglichkeit, Bilder mit Formen zu maskieren. Das Programm überlagert dann die Form mit dem dahinterliegenden Bild. Mit dem Zoom-Schieberegler lässt sich das Bild anschließend noch beliebig skalieren.

Wie bereits erwähnt, speichert Freeform die Boards in einer Datenbank in der iCloud. Dies hat zur Folge, dass ein Anwender keine Freeform-Dateien auf seinem Computer, iPhone oder in der Cloud vorfindet. Ein manuelles Backup eines editierbaren Boards ist somit nicht möglich. Es steht nur der statische Export als PDF zur Verfügung.

Möchte ein Anwender nun gemeinsam mit anderen Personen an einer Pinnwand arbeiten, muss zunächst die iCloud-Synchronisation für die App aktiviert werden. Diese Option findet sich in den Einstellungen unter "Apple ID / iCloud / Apps, die iCloud verwenden / Freeform". Nach der Aktivierung dauert es zunächst etwas, da das Tool einige Zeit benötigt, um alle vorhandenen Dokumente zu synchronisieren. Nach dieser ersten Synchronisation sind jedoch keine Probleme bei der Performance mehr zu bemerken und Freeform arbeitet als native App schnell und stabil.

Nun kann der Nutzer über den Teilen-Dialog die Zusammenarbeit mit anderen Personen starten. Geteilte Boards werden übrigens auf das Speicherkontingent des Einladenden, also Erstellers, angerechnet. Der Erzeuger hat auch die Kontrolle darüber, welche Zugriffsarten (Lese- oder Schreibrechte) er den Eingeladenen gewährt. Diese Settings nimmt der Benutzer im Menü "Teilen" oder unter dem Profil-Symbol vor, das die Namen der anderen Anwender anzeigt. Bis zu 100 Teilnehmer können freigegebene Dokumente gleichzeitig anzeigen und bearbeiten. Die Synchronisierung erfolgt in Echtzeit. Auch das Beenden des Teilens ist möglich und das Board verschwindet aus der "Geteilt"-Liste..

Damit Administratoren kontrollieren können, mit wem ein Anwender Freeform-Boards teilt oder bearbeitet, steht eine Stellschraube im Apple Business Manager zur Verfügung. Diese bietet im Menü "Einstellungen / Einstellungen der Organisation / Accounts / Teilen" folgende zwei Auswahlmöglichkeiten an:

– Teilen von Dokumenten innerhalb der Organisation zulassen

– Teilen von Dokumenten innerhalb und außerhalb der Organisation zulassen

Administratoren können an der gleichen Stelle definieren, ob Empfänger von Zusammenarbeitsanfragen diese automatisch annehmen oder erst durch eigene manuelle Interaktion.

Da Freeform nicht mit Dateien arbeitet, ist die übliche Datenflusskontrolle über ein Mobile Device Management nicht möglich. Die Anwendung selbst unterstützt jedoch Vorgaben durch eine MDM-Plattform – da es sich um eine gewöhnliche App handelt, können Administratoren diese per Block-/Allowlisting freigeben, vom Gerät entfernen oder auf das Gerät pushen.

Wir haben bereits festgestellt, dass eine Zusammenarbeit nur mit der iCloud möglich ist, was den Einsatzbereich klar einschränkt. Auch hinsichtlich der Funktionalität weist Freeform Defizite auf. Beispielsweise bietet die App keine Unterstützung für Vorlagen. Im beruflichen Umfeld, in dem Zeitersparnis und Standardisierung von Arbeitsabläufen von entscheidender Bedeutung sind, macht sich das besonders bemerkbar. Boards lassen sich zudem nicht in strukturierten Gruppen ablegen. Dies kann in einem größeren Unternehmen, in dem es Dutzende oder gar Hunderte von Boards gibt, zu erheblichen organisatorischen Problemen führen. Ferner liegen die Boards nur in den "persönlichen" Apps der Anwender, die ein Board erstellt oder geteilt bekommen haben – eine zentrale Ablage zum Beispiel im Intranet ist nicht möglich.

Ein weiterer Punkt ist die eingeschränkte Suchfunktion. Die Suche in Boards ist nur auf den vom Anwender erzeugten Inhalt beschränkt und nicht auf eingebettete Objekte. Das heißt: Heftet ein Nutzer eine Datei an und sucht später nach einem Begriff in dieser, findet er diese Datei nicht – es sei denn, der Suchbegriff wurde manuell auf der Pinnwand notiert. Eine Änderungshistorie fehlt ebenfalls. Außerdem gibt es keinen Präsentationsmodus oder eine Möglichkeit, Boards in Präsentationsprogramme wie Keynote zu exportieren. Nicht zuletzt fehlt eine moderierte Führung, die alle Beteiligten auf dem Bildschirm zusammenbringt. In einem großen Team, in dem es wichtig ist, alle auf der gleichen Seite zu halten, kann dies zu Verwirrung und Ineffizienz führen.

Bei allen Mängeln darf jedoch nicht vergessen werden, dass Freeform bisher nur in Version 1.0 vorliegt. Es wird interessant sein zu sehen, was Apple in den nächsten Updates integrieren wird und ob mehr Funktionen für den professionellen Einsatz im Unternehmen hinzukommen.

Freeform ist sehr nützlich, wenn es darum geht, bei der Planung von Projekten oder der Recherche von Themen für eine Strukturierung von Informationen zu sorgen. Auch die Zusammenarbeit an gemeinsamen Boards macht Spaß und ist effizient. Die genannten Einschränkungen könnten aber gerade im beruflichen Umfeld für das eine oder andere Unternehmen ein K.O.-Kriterium sein. Besonders schade ist, dass das digitale Whiteboard nicht für andere Plattformen zugänglich ist.