Seit Anfang dieses Jahres sind Unternehmen in Deutschland dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten aller Mitarbeiter detailliert systemisch zu erfassen. Und auch wenn die Umsetzungsfristen vergleichsweise lang sind, irgendwann findet sich dieser Job auf dem Schreibtisch des IT-Verantwortlichen wieder. Wir beschreiben Best Practices der digitalen Zeiterfassung und untersuchen, welche Technologie sich für welches Szenario eignet.
Das Bundesarbeitsgericht hat im September 2022 den Beschluss zur Arbeitszeiterfassung des Europäischen Gerichtshofs vom Mai 2019 final bestätigt. Seitdem sind Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, die Arbeitszeiten aller Mitarbeitenden systematisch zu erfassen und zwingend zu dokumentieren (§3 Abs. 2 Ziffer 1 Arbeitsschutzgesetz). Dies betrifft auch Vertrauensarbeitszeitmodelle, Außendienstmitarbeiter, Teilzeitbeschäftigte, mobiles Arbeiten und Home Office. Dabei bedienen unterschiedliche Vorgehensweisen und Produkte diese Einsatzszenarien.
Gesetzliche Anforderungen
Das Gesetz zur Zeiterfassung legt konkrete Anforderungen fest, die Unternehmen bei der Einführung eines entsprechenden Systems beachten müssen. Dazu gehören eine manipulationssichere Erfassung und Speicherung der Daten sowie eine eindeutige Zuordnung der erfassten Zeiten zu den jeweiligen Mitarbeiter. Zudem müssen die Systeme eine nachträgliche Korrektur der erfassten Zeiten ermöglichen, beispielsweise bei vergessenem Ein- oder Ausstempeln. Auch schreibt das Gesetz vor, dass die erfassten Zeiten in einer nachvollziehbaren Form zu dokumentieren und aufzubewahren sind. Zudem ist es Pflicht, die Daten für Kontrollzwecke zugänglich zu halten und zur Auswertung von Überstunden oder zur Einhaltung von Arbeitszeitvorschriften zur Verfügung zu stellen [1].
Eine besonders wichtige Anforderung an digitale Zeiterfassungssysteme betrifft das Thema Datenschutz und Datensicherheit. Es ist wichtig, die erhobenen Daten vertraulich zu behandeln und vor unberechtigtem Zugriff zu schützen. Zudem sollten Firmen ihre Mitarbeiter über den Umgang mit ihren persönlichen Daten informieren. Das Gesetz zur digitalen Zeiterfassung sieht darüber hinaus eine Beteiligung der Arbeitnehmervertretung vor. Bevor Organisationen ein Zeiterfassungssystem einführen, sind der Betriebsrat oder die Mitarbeitervertretung anzuhören. Dabei geht es unter anderem um die Auswahl des Systems und die Festlegung der technischen und organisatorischen Maßnahmen [2].
Das Bundesarbeitsgericht hat im September 2022 den Beschluss zur Arbeitszeiterfassung des Europäischen Gerichtshofs vom Mai 2019 final bestätigt. Seitdem sind Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, die Arbeitszeiten aller Mitarbeitenden systematisch zu erfassen und zwingend zu dokumentieren (§3 Abs. 2 Ziffer 1 Arbeitsschutzgesetz). Dies betrifft auch Vertrauensarbeitszeitmodelle, Außendienstmitarbeiter, Teilzeitbeschäftigte, mobiles Arbeiten und Home Office. Dabei bedienen unterschiedliche Vorgehensweisen und Produkte diese Einsatzszenarien.
Gesetzliche Anforderungen
Das Gesetz zur Zeiterfassung legt konkrete Anforderungen fest, die Unternehmen bei der Einführung eines entsprechenden Systems beachten müssen. Dazu gehören eine manipulationssichere Erfassung und Speicherung der Daten sowie eine eindeutige Zuordnung der erfassten Zeiten zu den jeweiligen Mitarbeiter. Zudem müssen die Systeme eine nachträgliche Korrektur der erfassten Zeiten ermöglichen, beispielsweise bei vergessenem Ein- oder Ausstempeln. Auch schreibt das Gesetz vor, dass die erfassten Zeiten in einer nachvollziehbaren Form zu dokumentieren und aufzubewahren sind. Zudem ist es Pflicht, die Daten für Kontrollzwecke zugänglich zu halten und zur Auswertung von Überstunden oder zur Einhaltung von Arbeitszeitvorschriften zur Verfügung zu stellen [1].
Eine besonders wichtige Anforderung an digitale Zeiterfassungssysteme betrifft das Thema Datenschutz und Datensicherheit. Es ist wichtig, die erhobenen Daten vertraulich zu behandeln und vor unberechtigtem Zugriff zu schützen. Zudem sollten Firmen ihre Mitarbeiter über den Umgang mit ihren persönlichen Daten informieren. Das Gesetz zur digitalen Zeiterfassung sieht darüber hinaus eine Beteiligung der Arbeitnehmervertretung vor. Bevor Organisationen ein Zeiterfassungssystem einführen, sind der Betriebsrat oder die Mitarbeitervertretung anzuhören. Dabei geht es unter anderem um die Auswahl des Systems und die Festlegung der technischen und organisatorischen Maßnahmen [2].
Stationärer Zeiterfassung mangelt es an Flexibilität
Für die digitale Zeiterfassung haben IT-Administratoren unterschiedliche Möglichkeiten. So werden bereits seit geraumer Zeit im Konzernumfeld mit großen Standorten beispielsweise die Arbeitszeiten digital per Terminal oder Kartenleser erfasst. Die Mitarbeiter verwenden ihre personalisierten Ausweise oder Schlüsselkarten beim Betreten und Verlassen des Büros und "stempeln" so ein- beziehungsweise aus. Diese Terminalsysteme erfassen die Daten automatisch und übertragen sie in das zentrale Zeiterfassungssystem. Doch diese Technologie erfordert Anschaffungsinvestitionen für Hardware, Installation und Wartung. Außerdem sind diese begrenzt flexibel einsetzbar. Ein solches System ist daher für kleinere Unternehmen oftmals überdimensioniert. Diese fest installierten Systeme sind auf den Einsatz an einem bestimmten Standort beschränkt, Arbeitszeiten bei Arbeitstätigkeiten außerhalb des Büros lassen sich nicht erfassen.
Außerdem mangelt es häufig an Optionen der Nachführung von Daten: In der Regel müssen Korrekturen, zum Beispiel bei vergessenem Ausstempeln, über eine zentrale Instanz manuell erfolgen. Darüber hinaus sind häufig nur Basisfunktionen wie Ein- und Ausstempeln verfügbar. Erweiterungen, um zum Beispiel Projektzeiten zu erfassen, sind nicht oder nur eingeschränkt möglich.
Diese Einschränkungen sind speziell seit der Covid-Pandemie besonders relevant. Denn das Erfassen von Arbeitszeiten außerhalb der Büros hat dadurch eine neue Dimension bekommen. Für Kollegen im Home Office oder im Außendienst stehen IT-Administratoren deshalb mittlerweile verschiedene Werkzeuge zur Verfügung.
Digitale Zeiterfassung mit mobilen Devices
Eine zukunftssichere Option für Unternehmen ist die Nutzung von Apps zur Zeiterfassung. Diese Anwendungen laufen auf den mobilen Geräten (Smartphones, Tablets, et cetera) der Mitarbeitenden und ermöglichen eine ortsunabhängige Erfassung der Arbeitszeiten. Insbesondere für Außendienst, Home Office oder für Unternehmen mit verteilten Standorten bietet ein solcher Ansatz mehr Flexibilität.
Dabei gilt, dass je einfach und intuitiver das eingesetzte Tool ist, desto höher ist die Akzeptanz der Anwender. Das Buchen der Arbeitszeit sollte mit einem Klick erledigt sein. Eine Browserversion ergänzt die mobile App und bietet beispielsweise Kollegen im Büro vor Ort eine optionale Möglichkeit, auch Arbeitszeiten ergänzend zur App erfassen zu können. Eine weitere Voraussetzung für eine leistungsfähige Zeiterfassung ist das Anbinden über Schnittstellen und das Verbuchen im führenden Enterprise-Ressource-Planning-System wie etwa SAP. Dabei werden die Daten automatisiert und wenn möglich in Echtzeit verarbeitet. Auch sollte die Anwendung erweiterbar und multiplattformfähig sein, sodass der Einsatz über alle Geräte und Systeme wie iOS, Windows oder Android möglich ist. Denn auch hardwareseitig kann sich eine IT-Strategie über die Jahre ändern. Die Modularität der Software spielt eine immer wichtigere Rolle.
Somit können Mitarbeiter von jedem beliebigen Ort aus mobil mit einer Smart-phone-App oder einer Browser-Anwendung einfach und bequem per Knopfdruck ihre Arbeitszeiten erfassen. Dank der Offlinefähigkeit der App ist eine Internetverbindung nicht zwingend erforderlich. Ist die Übermittlung der Buchungszeiten an das ERP nicht unmittelbar möglich, hält die App die Daten vor und synchronisiert diese automatisch, sobald die Übertragung mobiler Daten oder das WLAN wieder verfügbar sind.
Fortschrittliche Produkte verwenden an dieser Stelle zertifizierte Schnittstellen für den Datentransfer, sodass die erfassten Daten direkt und ohne Medienbrüche in Echtzeit im entsprechenden ERP-System landen. Ebenfalls lässt sich ein Export der Daten etwa in MS Excel bei Bedarf zur Verfügung stellen. Viele Apps bieten auch erweiterte Funktionen, beispielsweise zur Berichterstattung und Auswertung der erfassten Zeiten. Kollegen können ihre Arbeitsstunden überprüfen und Berichte über ihre geleistete Arbeit generieren. Und die Firma kann die erfassten Daten verwenden, um Lohnabrechnungen, Projektkosten oder andere relevante Informationen zu generieren.
Zudem bietet ein ERP-integrierter Ansatz wesentliche Vorteile hinsichtlich des Datenschutzes, da damit Daten ausschließlich innerhalb des bestehenden Systems verarbeitet werden. Subsysteme verfügen in der Regel über eine eigene Datenbank, was erfordert, den Datenschutz gesondert zu prüfen.
Die Wahl der richtigen Technologie
Die Auswahl der Technologie hängt von Ihren spezifischen Anforderungen und den Arbeitsumgebungen ab. Wichtig dabei ist, dass Sie die rechtlichen Vorgaben berücksichtigen – insbesondere in Bezug auf Datensicherheit, Datenschutz und der Anwendung selbst. Zuverlässige Systemfunktionalität, leichte Zugänglichkeit und klare Zeiterfassungsdokumentation sind ebenfalls zu beachten. Es ist zudem ratsam, dass Sie eng mit Abteilungen und Mitarbeitern zusammenarbeiten, um die geeignetste technische Lösung für die spezifischen Anforderungen zu finden und eine reibungslose Umsetzung sicherzustellen.
Das erste Konzept, dass wir hier betrachten, sind cloudbasierte Zeiterfassungssysteme. Diese speichern die erfassten Daten zentral, was den Zugriff und die Verwaltung erleichtern. Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten über verschiedene Geräte erfassen, während IT-Administratoren eine zentrale Verwaltungsoberfläche nutzen. Für den Einsatz solcher Tools ist eine stabile Internetverbindung ebenso entscheidend wie der Schutz der Mitarbeiterdaten in der Cloud. Hier sollte Ihr Cloudanbieter Ihr uneingeschränktes Vertrauen genießen und angemessene Sicherheitsmaßnahmen und zuverlässigen Service für die sensiblen Daten bereithalten.
Cloudbasierte Systeme verlangen üblicherweise Abonnementgebühren oder Lizenzkosten, abhängig von Anbieter und Funktionsumfang. Es ist wichtig, die Kostenstruktur an die Bedürfnisse und das Budget des Unternehmens anzupassen. Allerdings haben Sie bei einem Cloudsystem begrenzte Kontrolle und können keine sofortigen Anpassungen an der Software vornehmen. Aktualisierungen oder Änderungen seitens des Anbieters können sich auf die Benutzeroberfläche, Funktionen oder Integration mit anderen Systemen auswirken. Flexible hybride Produkte bieten in diesem Punkt mehr Flexibilität. Eine Plattform (IoT-basiert) übernimmt dabei die Kommunikation zwischen den "Welten" und bringt Daten aus der Frontend- (mobile Devices) in die Backend-Welt (ERP) und zurück. Dabei spielt es keine Rolle, ob diese Plattform, klassisch lokal oder in der Cloud gehostet ist – für den Anwender ändert sich dabei nichts.
Speziell für SAP-Nutzer gibt es Anwendungen wie beispielsweise die von Membrain. Diese mobile Zeiterfassung erfolgt über eine native Standard App, die Daten einfach und bequem per Knopfdruck direkt in SAP schreibt.
Fazit
Die Einführung digitaler Zeiterfassungssysteme bedingt durch gesetzliche Vorgaben hat maximale Flexibilität und Datenschutzanforderungen im Fokus. Dabei sind unterschiedliche Ansätze wie stationäre Terminals und mobile Apps denkbar. Mobile Anwendungen zur Zeiterfassung zeigen sich dabei flexibel, vor allem in Sachen Home Office oder Außendienst. Terminals sind ein Weg, wenn es einen großen Standort mit vielen Mitarbeitern gibt, die so gut wie ausschließlich dort arbeiten. Die Anforderungen beider Systeme umfassen eine einfache Bedienung, Datenschutz sowie ERP-Integration.
(jp)
Christian Jeske ist Marketing Director bei der Membrain GmbH.