Konservierungsmittel

von Tim Schürmann Markus Feilner

Wer das Firmenwissen konservieren möchte, greift oft zu einem Wiki. Diese finden sich wie Sand am Meer und der IT-Verantwortliche muss genau überlegen, welche Features er benötigt. Besonders kniffelig kann es dabei sein, den genauen Funktionsumfang der einzelnen Anwendungen zu identifizieren, wenn sich dieser über Erweiterungen oder mit der gewählten Lizenzform ändert. Wir stellen zehn für diese Aufgabe besonders geeignete Wissensmanagementsysteme vor, die obendrein kostenlos verfügbar sind. Im ersten Teil betrachten wir BookStack, DokuWiki und Foswiki.

Wie lautet noch einmal die Telefonnummer der Buchhaltung und welche Abteilung betreut den Kunden Müller? Die Antworten auf solche Fragen zu finden, kostet wertvolle Arbeitszeit. Verlässt zudem ein Mitarbeiter das Unternehmen oder wechselt die Position, nimmt er meist auch viel von seinem Wissen mit. Umgekehrt müssen sich neue Mitarbeiter erst über die Strukturen und Workflows im Unternehmen informieren. Es lohnt sich folglich, sämtliche Abläufe, wichtige Regelungen und technische Hilfen an einer zentralen Stelle zu sammeln. Bei dieser Aufgabe assistieren Wissensmanagementsysteme, die sich vor allem in Form von Wikis durchgesetzt haben.

Effektiv und kostenlos

Wikis sind darauf spezialisiert, Informationen zu sammeln, zu strukturieren und zu teilen. Die Mitarbeiter im Unternehmen deponieren und aktualisieren dabei die Inhalte selbstständig über ihren Browser. Wie vor allem die Online-Enzyklopädie Wikipedia beweist, jonglieren Wikis bei Bedarf riesige Datenmengen, die nahezu beliebig große Teams effizient gemeinschaftlich pflegen. Viele Entwickler haben zudem ihre Wikis gezielt an die Anforderungen von Unternehmen angepasst. Gibt die Firma schließlich noch das erfasste Wissen im Internet frei, können sich Kunden dort über die Produkte und Dienstleistungen informieren. Dies wiederum reduziert Supportanfragen und sorgt für eine höhere Kundenzufriedenheit. Es verwundert daher wenig, dass der Begriff "Wiki" mittlerweile ein Synonym für Wissensdatenbanken ist. In ihm finden Mitarbeiter heutzutage das relevante Wissen über das Unternehmen und einzelne Projekte. So schallt vielfach durch Kaffeeküchen der Rat: "Schau mal im Wiki nach".

Besonders attraktiv sind dabei Wikis, die unter einer Open-Source-Lizenz stehen. Mit ihnen spart das Unternehmen Kosten und bindet sich nicht fest an einen Hersteller. Wer das Wiki selbst hostet, behält zudem die volle Kontrolle über das System und seine sensiblen Geschäftsgeheimnisse. Abschließend lassen sich kostenlose Wikis vor ihrem Einsatz umfassend und ohne Funktionseinschränkungen testen beziehungsweise evaluieren. Im Folgenden vergleichen wir deshalb zehn für Unternehmen geeignete Open-Source-Anwendungen: BlueSpice, BookStack, DokuWiki, Foswiki, MediaWiki, OpenKM, Outline, PMWiki, Wiki.js und Xwiki.

Verschiedene Wege, Wissen einzuflößen

Sämtliche Wikis arbeiten nach dem gleichen Prinzip: Die Mitarbeiter hinterlegen Informationen auf einzelnen Internetseiten, die dann andere Kollegen sukzessive überarbeiten oder um weitere Inhalte ergänzen. Die Eingabe erfolgt meist in einem visuellen Editor, der einer simplen Textverarbeitung ähnelt und meist im WYSIWYG-Prinzip arbeitet. Alternativ lässt sich auf einen reinen Texteditor umschalten, vor den einige Wikis ihre Autoren grundsätzlich setzen. Dort formatieren die Autoren ihre Texte entweder über HTML-Code oder mit speziellen Kürzeln.

Die Anwendungen nutzen dabei eigene Notationen, was wiederum eine (spätere) Migration zwischen den Wikis erschwert. Den derzeit beliebten plattformübergreifenden Standard Markdown [1] verstehen nur BookStack, Outline und Wiki.js, in Foswiki und XWiki lässt er sich immerhin nachrüsten. BlueSpice, DokuWiki, Foswiki, MediaWiki und XWiki erlauben zudem das gezielte Ändern von einzelnen Abschnitten. Dieses "Section Editing" vereinfacht vor allem die Bearbeitung von längeren Texten.

Bis auf BookStack, DokuWiki und OpenKM können die Wikis eine Seite in mehreren Sprachfassungen vorhalten. Quellcode oder Skript-Schnipsel färben viele Probanden automatisch passend ein (Syntax-Highlighting). Einige Wikis können zudem mathematische Formeln anzeigen. Dies erfolgt in einer passenden Notation nmwie etwa LaTeX. Die Hälfte der Wikis können externe Inhalte, wie beispielsweise Schulungsvideos auf YouTube, in die Seiten einbinden. Standardmäßig beherrschen dies BlueSpice, BookStack, Foswiki, Outline und Wiki.js.

Wissen bedarf der Organisation

Die Seiten der Wikis lassen sich untereinander verlinken und zudem gliedern. Dabei setzen die Wissensanwendungen auf unterschiedliche Konzepte. Meist ist es möglich, jede Seite einer anderen unterzuordnen, womit sich eine Baumstruktur bildet, beispielsweise wenn die Seiten "Dortmund" und "Bonn" der Seite "Standorte" untergeordnet sind. Ergänzend lassen sich die Seiten noch einmal in Gruppen zusammenfassen.

Mit ihrer Hilfe können Unternehmen etwa die Seiten der Entwicklungs- und Marketingabteilung kapseln beziehungsweise voneinander trennen. Die Gruppen nennt fast jedes Wiki anders, häufig findet sich jedoch die Bezeichnung "Namespaces". PmWiki, Wiki.js und Xwiki betreiben schließlich noch auf Wunsch mehrere voneinander unabhängige Wikis. Damit müssen Administratoren nur eine Installation pflegen.

Die Navigation zwischen den Seiten erfolgt über eine visualisierte Baumstruktur, Breadcrumb-Leisten oder manuell erstellte Menüs. Ergänzend erzeugen die meisten Wikis einen Index, der Links zu allen existierenden Seiten enthält. Eine weitere Seite liefert sämtliche Änderungen in chronologischer Reihenfolge. Ein solches (Audit-)Log identifiziert vor allem bei Problemen oder Vandalismus den Übeltäter. Wer eine bestimme Seite einfach nicht findet, greift zur Suchfunktion. Über zusammengeklickte Kriterien beziehungsweise Filter lässt sich der Suchbereich gezielt einschränken.

Zur Seitenverwaltung gesellen sich weitere Werkzeuge für die Zusammenarbeit. So können die Mitarbeiter die Inhalte kommentieren beziehungsweise diskutieren. Angeheftete Stichwörter (Tags) erlauben eine Klassifizierung der Texte. An eine Seite angehängte Dateien halten unter anderem Handbücher oder ergänzende Produktfotos bereit. Vorlagen helfen bei der Einhaltung von Styleguides und dienen den Autoren als Ausgangspunkt für eigene Dokumente. Die eingebaute Versionsverwaltung nimmt bei Bedarf Modifikationen zurück und vergleicht zwei Versionen miteinander.

Im einfachsten Fall melden sich die Mitarbeiter per Benutzername und Passwort am Wiki an. BookStack, Foswiki, OpenKM, PmWiki und Wiki.js führen auch eine Authentifizierung über einen LDAP-Server durch. Eine Zweifaktor-Authentifizierung bieten von Haus aus nur OpemKM, BookStack und Wiki.js. Die beiden letztgenannten Wikis erlauben zudem standardmäßig ein Single Sign-on (SSO) über Google-, Microsoft-, Slack- und weitere Social-Media-Konten. Die eingebauten Benutzerverwaltungen teilen die Mitarbeiter in Gruppen ein. Deren Zugriffsrechte steuern Administratoren meist über eine Matrix, in der sie für jede Gruppe die erlaubten Aktionen anhaken.

Flexibel erweiterbar

Die Optik bestimmen Designvorlagen, je nach Wiki Theme oder Skin genannt. Die warten fertig im Internet zum Download oder entstehen in Eigenregie. Letzteres jetzt Kenntnisse in HTML, CSS und JavaScript voraus. Hinzu kommen je nach Software weitere Sprachen. DokuWiki setzt beispielsweise zusätzlich PHP ein, während Foswiki eine eigene Template-Sprache nutzt. Den Funktionsumfang der Wikis bohren Erweiterungen auf, über die sich etwa SSO nachrüsten lässt. In bestehende Software integrieren sich die Wikis über eigene Erweiterungen oder über die von allen Probanden angebotene Webschnittstelle. Besonders verbreitet ist hier ein REST-Interface.

Bei Bedarf lässt sich bei vielen Wiki-Anbietern Support und Entwicklerhilfe einkaufen. Gegen entsprechendes Kleingeld bieten zudem einige Hersteller vorgefertigte Clouddienste sowie kommerzielle Fassungen mit exklusiven Funktionen. Mit einer Cloudanwendung sparen IT-Verantwortliche sich zwar das Hosting und den Betrieb, alle Unternehmensdaten lagern jedoch auf fremden Servern. Stehen die im nicht-europäischen Ausland, können sogar Datenschutzprobleme entstehen – in Deutschland etwa mit der DSGVO. Spätestens wenn Kundendaten im Wiki auftauchen, sollten Unternehmen hier vorab einen Rechtsrat einholen oder das Wiki doch lieber selbst betreiben.

BookStack

Die erste Anwendung, die wir im Detail vorstellen, ist BookStack [2], das sich eine reale Bibliothek als Vorbild nimmt. Das Wiki stellt beliebig viele Regale bereit, in die die Nutzer leere Bücher stellen. Jedes Buch erhält ein oder mehrere Kapitel, die sich wiederum sukzessive mit einzelnen Seiten füllen. In der Praxis könnten etwa Administratoren die IT-Infrastruktur in einem eigenen Buch festhalten. Diese Arbeitsweise wirkt zwar intuitiv, nicht immer lässt sich jedoch das Wissen in eine derartige Struktur pressen.

Einzelne Seiten entstehen entweder in einem Text- oder einem Markdown-Editor. Welcher der beiden zum Einsatz kommt, entscheidet der Administrator global für alle Wiki-Nutzer. Dank der Integration der Software draw.io (alias diagrams.net) ist es möglich, direkt in BookStack Diagramme und Flow-Charts zu zeichnen. Die Nutzer dürfen zudem besonders relevante Seiten auf eine Favoritenliste setzen. Ergänzend oder alternativ beobachtet BookStack ausgewählte Seiten. Sobald sich eine von ihnen verändert, benachrichtigt das Wiki den Anwender per E-Mail.

Die Versionsverwaltung vergleicht eine Version immer nur mit der direkt vorhergehenden Fassung. Dabei stellt sie die Änderungen nicht gegenüber, sondern hebt im Text die gelöschten und ergänzten Wörter hervor. Durch dieses Vorgehen leidet bei vielen Änderungen etwas die Übersicht. Die Suche lässt sich mit zahlreichen Kriterien einschränken. So holt sie etwa alle noch nicht gelesenen Seiten hervor, in ausgewählten Kapiteln, Büchern oder Regalen lässt sich allerdings nicht gezielt fahnden.

Die eingebaute Benutzerverwaltung arbeitet rollenbasiert. Welche Aktionen eine Rolle ausführen darf, bestimmen Administratoren separat für jedes Regal, jedes Buch, jedes Kapitel und jede Seite. Da die Nutzer mehrere Rollen gleichzeitig einnehmen dürfen, führt das zu einer hohen Flexibilität. Gleichzeitig besteht aber die Gefahr, versehentlich zu viele oder falsche Rechte einzuräumen. Da Book-Stack die Zugriffsrechte nicht an einer zentralen Stelle sammelt, geht oft schon bei einfacheren Konstellationen der Überblick verloren.

Per Mausklick lässt sich nur das Logo tauschen, der Benutzeroberfläche ein anderes Farbschema überstülpen und BookShelf in einen Dark-Modus schalten. Weitere Änderungen an der Optik erfolgen über Themes, deren Austausch einen Eingriff in die Konfigurationsdateien erfordert. Die BookShelf-Anleitung ist zwar knapp gehalten, dafür aber übersichtlich. Bei Bedarf liefert der Hersteller kostenpflichtigen Support.

DokuWiki

DokuWiki [3] verzichtet auf eine Datenbank und speichert das Wissen stattdessen in Textdateien. Jede von ihnen entspricht genau einer Seite, deren Inhalt über ein simples Eingabefeld entsteht. Überschriften, fettgedruckte Wörter und andere Formatierungen kennzeichnen Autoren mit einer einfachen Markup-Sprache, die an Markdown erinnert. Namespaces fassen thematisch zusammengehörende Seiten zusammen, unerwünschte Wörter und Begriffe lassen sich auf eine Blacklist setzen. Um eine neue Seite zu erstellen, verweist der Anwender auf sie im Text und klickt den noch ins Leere zeigenden Link an. Dieses erstaunlich schnell erlernte Konzept setzen auch einige andere Wikis ein.

Die Navigation besteht standardmäßig nur aus einer Breadcrumb-Leiste, die verwirrenderweise nur die zuletzt besuchten Seiten aufführt. Ein automatisch generierter Index listet nicht die Titel der Seiten auf, sondern ihre meist nicht sehr aussagekräftigen Dateinamen. Die Suchfunktion lässt sich über kryptische Kürzel beeinflussen. So findet "[ Konferenz -2022 ]" alle Seiten mit dem Wort "Konferenz", in denen der Begriff "2022" fehlt. Auf Wunsch integriert sich die Suche per OpenSearch-Standard in den Browser. Bei der Gegenüberstellung von zwei Versionsständen nutzt die Versionsverwaltung den mit Markup gespickten Text, was zu unübersichtlichen Ergebnissen führen kann.

Wer auf welche Seiten zugreifen und dort welche Aktionen ausführen darf, bestimmen Access Control Lists. Auf diese Listen definieren Administratoren recht frei definierbare Zugriffsregeln. So ist es vorstellbar, etwa der Gruppe "Marketing" gezielt das Editieren zu gestatten, nicht aber das Anlegen von neuen Seiten. Die Regeln bauen aufeinander auf und beeinflussen sich gegenseitig. Darüber hinaus lassen sie sich für jede Seite und jeden Namespace einzeln festlegen. Durch diese große Flexibilität besteht ähnlich wie bei BookStack die Gefahr, dass Administratoren die Auswirkungen der Regelwerke falsch interpretieren.

Hochgeladene Dateien verwaltet ein rudimentärer Medienmanager. Eine Kommentarfunktion, die Unterstützung von mehrsprachigen Texten, eine Authentifizierung über einen LDAP-Server und viele weitere Funktionen der Konkurrenz sind über Erweiterungen nachrüstbar. Einstellungen nehmen Admins direkt in den entsprechenden Konfigurationsdateien vor. Erst das Einspielen mehrerer Erweiterungen erlaubt eine Konfiguration direkt im Wiki. Support erhalten DokuWiki-Betreiber auf Wunsch von Drittanbietern, eine Liste findet sich auf der Projekt-Website. Die Dokumentation ist übersichtlich, jedoch auf die notwendigsten Informationen beschränkt.

Foswiki

Bereits kurz vor der Jahrtausendwende erschien das quelloffene TWiki, doch Unstimmigkeiten zwischen den Entwicklern über die Ausrichtung des Projekts führten 2008 zur Abspaltung und der Gründung des freien Foswiki [4]. Diese neue Anwendung legt den Fokus auf eine hohe Arbeitsgeschwindigkeit und den Einsatz im Unternehmensumfeld. Dazu unterstützt Foswiki unter anderem Techniken wie Fastcgi und Loadbalancing. Als reines Community-Projekt ist die Software allerdings komplett in Eigenregie zu betreiben. Support gibt es nur via Chat, über Slack, auf den offiziellen Mailinglisten oder bei einigen Dienstleistern, die sich auf der Homepage des Wiki finden.

Die von Foswiki verwalteten Seiten heißen etwas verwirrend Topics. Sie lassen sich einander unterordnen und in sogenannten Webs gruppieren. Von denen bringt Foswiki bereit ein paar mit, das "System-Web" beherbergt beispielsweise die Onlinedokumentation. Um eine neue Seite zu erstellen, setzt der User einen Link auf die noch nicht existierende Seite und klickt ihn an. Texte formatiert er in der hauseigenen Topic Markup Language oder im visuellen TinyMCE-Editor, der auch in vielen anderen Webanwendungen werkelt. Eingetippte Wörter in der CamelCase-Notation ersetzt das Foswiki automatisch durch einen Link zur Seite mit dem gleichen Namen. Dieses eigentlich praktische Verhalten behindert Programmierer, die Befehle mit vielen Camel-Case-Wörtern im Wiki speichern möchten. Endet der Name einer Seite auf "Template", sieht sie Foswiki als Vorlage für andere Seiten an.

Die Zugriffsrechte dürfen Administratoren für jede Seite einzeln festlegen, zudem lässt sich jeder Seite eine eigene Designvorlage und somit ein eigenes Aussehen spendieren. Korrigierte Tippfehler können Anwender als "kleine Änderungen" kennzeichnen, wobei die Versionsverwaltung von dieser Information keinen Gebrauch macht. Beim Speichern eines Textes dürfen Nutzer der neuen Version keinen Kommentar anheften. Möchten sie später die Änderungen nachvollziehen, müssen sie folglich die alten Versionen mühsam miteinander vergleichen. Die entsprechende Gegenüberstellung ist immerhin übersichtlich ausgefallen.

Die in der Software enthaltenen Makros automatisieren wiederkehrende Aufgaben und ermöglichen dynamische Inhalte. Darüber hinaus stehen einfache Formulare zur Verfügun die sich einzelnen Seiten zuweisen lassen. Durch geschickte Kombination der Formulare mit den Makros lassen sich innerhalb von Foswiki kleine Anwendungen umsetzen. Auf diese Weise entsteht beispielsweise eine Seite mit einer maßgeschneiderten Suchfunktion. Die stöbert ansonsten nur im aktuellen Web oder dem gesamten Wiki.

Für Administratoren steht das Kommandozeilenwerkzeug "configure" bereit, das direkt Einstellungen in die Konfigurationsdateien einträgt. Einige Optionen fassen zudem spezielle Wiki-Seiten zusammen, auf denen die zugehörigen Zeilen aus den Konfigurationsdateien direkt editierbar sind. Beides ist nicht komfortabel: Um etwa eine andere Designvorlage zu wählen, muss der Anwender ihren Namen kennen und eintippen. Schließlich lassen sich einige systemweiten Einstellungen auch noch in einem eigenen Bereich der Benutzeroberfläche modifizieren.

Für Möglichkeiten wie Diskussionen oder Kommentare ist es erforderlich, Erweiterungen nachzurüsten. Die finden sich vor allem im offiziellen Katalog auf der Homepage des Projekts, wobei die meisten der rund 200 Exemplare nur kleinere Spezialaufgaben lösen. Dazu zählen etwa das Erzeugen von QR-Codes oder das Einbinden von Mindmaps aus FreeMind. Die Onlinedokumentation ist zwar ausführlich, aber äußerst unübersichtlich aufgebaut.

Fazit

Die Auswahl eines passenden Wikis ist nicht immer einfach, das Angebot hingegen groß. Im ersten Teil unserer zweiteiligen Artikelreihe haben wir BookStack, DokuWiki und Foswiki vorgestellt. So weiß beispielsweise BookStack mit seinem Diagrammeditor zu überzeugen. In Teil 2 folgen dann unter anderem Media Wiki, BlueSpice und OpenKM.

Marktübersicht Open-Source-Wissensmanagementsysteme (1)

Konservierungsmittel

Effektiv und kostenlos

Effektiv und kostenlos

Verschiedene Wege, Wissen einzuflößen

Wissen bedarf der Organisation

Flexibel erweiterbar

BookStack

DokuWiki

Foswiki

Fazit