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2024

01

2023-12-30T12:00:00

Infrastruktur- und Assetmanagement

PRAXIS

048

Marktübersicht

Wissensmanagement

Marktübersicht Open-Source-Wissensmanagementsysteme (2)

Sicher verwahrt

von Tim Schürmann

Markus Feilner

Veröffentlicht in Ausgabe 01/2024 - PRAXIS

Im ersten Teil unserer Marktübersicht zu freien Werkzeugen für das Wissensmanagement beschäftigten wir uns mit den Anforderungen an solche Systeme und stellten die ersten drei Anwendungen vor. Die Fortsetzung dieser Reihe geht im Detail auf die sieben verbliebenen Know-how-Manager ein und zeigt auf, welchen Beitrag diese zur Bewahrung des Wissens im Unternehmen leisten.

Der erste Teil unserer Artikelreihe zeigte Ihnen die Features und Einsatzbereiche von BookStack, DokuWiki und Foswiki. Den Auftakt in Teil zwei macht der durchaus prominente Vertreter namens MediaWiki.
MediaWiki
Hinter der Internet-Enzyklopädie Wikipedia steckt das leistungsstarke MediaWiki [1]. Die Software jongliert mühelos sehr große Wissensmengen, die global arbeitende Teams zusammentragen, was sie wiederum auch für Unternehmen interessant macht. Viele gleichzeitige Anfragen beantwortet MediaWiki schnell aus einem Cache und auf Wunsch über Squid-Proxies. Die Weiterentwicklung koordiniert die gemeinnützige Wikimedia Foundation. Für den Betrieb ist die Unternehmens-IT prinzipiell allein verantwortlich, Support liefert die Nutzergemeinschaft auf den offiziellen Mailinglisten, in Foren und via Chats. Darüber hinausgehende Unterstützung muss bei externen Dienstleistern eingekauft werden.
Die Wikimedia Foundation trimmt ihre Anwendung primär auf den Einsatz als Enzyklopädie. So bezeichnet MediaWiki die verwalteten Seiten als Artikel. Die lassen sich einander unterordnet in Kategorien stecken sowie in Namensräumen zusammenfassen. Ähnlich wie bei Foswiki existieren einige vorgegebene Namensräume. So sammelt etwa "Help" die Onlinehilfe, während die Administration teilweise über Seiten aus dem Namensraum "Special" erfolgt. Die Suche lässt sich auf Namensräume und Kategorien einschränken.
Der erste Teil unserer Artikelreihe zeigte Ihnen die Features und Einsatzbereiche von BookStack, DokuWiki und Foswiki. Den Auftakt in Teil zwei macht der durchaus prominente Vertreter namens MediaWiki.
MediaWiki
Hinter der Internet-Enzyklopädie Wikipedia steckt das leistungsstarke MediaWiki [1]. Die Software jongliert mühelos sehr große Wissensmengen, die global arbeitende Teams zusammentragen, was sie wiederum auch für Unternehmen interessant macht. Viele gleichzeitige Anfragen beantwortet MediaWiki schnell aus einem Cache und auf Wunsch über Squid-Proxies. Die Weiterentwicklung koordiniert die gemeinnützige Wikimedia Foundation. Für den Betrieb ist die Unternehmens-IT prinzipiell allein verantwortlich, Support liefert die Nutzergemeinschaft auf den offiziellen Mailinglisten, in Foren und via Chats. Darüber hinausgehende Unterstützung muss bei externen Dienstleistern eingekauft werden.
Die Wikimedia Foundation trimmt ihre Anwendung primär auf den Einsatz als Enzyklopädie. So bezeichnet MediaWiki die verwalteten Seiten als Artikel. Die lassen sich einander unterordnet in Kategorien stecken sowie in Namensräumen zusammenfassen. Ähnlich wie bei Foswiki existieren einige vorgegebene Namensräume. So sammelt etwa "Help" die Onlinehilfe, während die Administration teilweise über Seiten aus dem Namensraum "Special" erfolgt. Die Suche lässt sich auf Namensräume und Kategorien einschränken.
Neue Artikel entstehen, indem Anwender auf eine nicht existierende Seite zugreifen. MediaWiki stellt nur einen Texteditor bereit, in dem der Nutzer die Inhalte in der hauseigenen und recht mächtigen WikiText-Notation formatiert. Sie erlaubt sogar, Zitate samt Quellenangabe als Fußnoten abzulegen. Mathematische Formeln erstellen Autoren in der LaTeX-Notation. Textvorlagen lassen sich mit Platzhaltern spicken und parametrisieren. Auf diese Weise ist beispielsweise elegant möglich, das jeweils aktuelle Datum in den Vorlagentext durchzureichen. Einen visuellen Editor und viele andere Komfortfunktionen sind jedoch nur über Erweiterungen verfügbar. Besonders häufig benötigte Exemplare schlägt MediaWiki immerhin schon bei der Einrichtung zur Installation vor – darunter auch den visuellen Editor.
Nutzer dürfen Artikel auf eine persönliche Beobachtungsliste setzen. In Echtzeit markiert das Wiki dort alle geänderten Seiten und nennt die jeweils verantwortliche Person. Den Inhalt eines Artikels diskutieren die Autoren auf einer dafür vorgesehenen Unterseite, jede durchgeführte Änderung wird dabei protokolliert. Zwei Versionen stellt dies bei Bedarf farblich hervorgehoben gegenüber. Kleinere Änderungen können Autoren als solche kennzeichnen. Diese blendet das Wiki auf Wunsch aus und sorgt so für mehr Übersicht.
Administratoren stecken jeden Benutzer in eine der vorgegebenen Gruppen, die unterschiedliche Aktionen erlauben. Das Anlegen neuer Gruppen erfolgt manuell in der entsprechenden Konfigurationsdatei. Direkt im Wiki lassen sich nur die User in eine andere Gruppe umtopfen, was aber mehrere Mausklicks erfordert. Seiten lassen sich zwar als begutachtet kennzeichnen, ein Freigabe-Workflow ist jedoch nicht vorgesehen. Erst mit einer entsprechenden Erweiterung ist es beispielsweise möglich, einem Vorgesetzten einen Text zur Begutachtung vorzulegen. Unerwünschte Benutzer und deren IP-Adressen lassen sich vorübergehend auf eine Blacklist setzen.
Das Aussehen des Wikis ähnelt nach der Installation der Wikipedia, lässt sich aber schnell über Designvorlagen an die eigene Corporate Identity anpassen. Dank der Beliebtheit von MediaWiki existieren unzählige Erweiterungen, die ein offizieller Katalog auf der Homepage sammelt. Viele dort eingetragene Erweiterungen liegen jedoch auf Eis oder wurden eingestellt. Wiederkehrende Arbeiten nehmen schließlich noch Bots ab, die sich über passende APIs programmieren lassen.
Bild 1: Die Versionsverwaltung des MediaWikis lässt kaum Wünsche offen. Die Versionen lassen sich sogar nach verschiedenen Kriterien filtern.
BlueSpice
Die MediaWiki-Software passt die Hallo Welt GmbH an die Bedürfnisse von Unternehmen an und vertreibt das Ergebnis unter dem Namen BlueSpice [2]. Neben einer "Free" getauften, kostenlosen Open-Sourcen-Fassung offeriert der Entwickler aus Regensburg zwei kommerzielle Varianten mit einem deutlich größeren Funktionsumfang. So erlauben nur die Pro- und Farm-Varianten eine Authentifizierung über LDAP-Server und Support. Während sich BlueSpice Pro im eigenen Unternehmen hosten oder als Clouddienst buchen lässt, bedarf die Farm-Lizenz grundsätzlich eine eigene Serverumgebung. Das erlaubt im Unterschied zu Pro mehrere Wikis auf einem Server. Die Kosten hängen in jedem Fall von der Anzahl der Nutzer, dem Umfang des Supports und den zugebuchten Dienstleistungen ab. Der Clouddienst startet beispielsweise bei 117 Euro pro Monat für 25 Nutzer.
Im Gegensatz zum MediaWiki bietet Blue-Spice von Haus aus einen grafischen Editor. Darüber hinaus lassen sich in die Seiten dynamische Inhalte wie etwa Videos einbetten, wobei die Entwickler solche Uploads bechleunigt haben. Diagramme zeichnen ist nur in den kommerziellen Fassungen möglich, Nutzer der Free-Edition können jedoch zur Draw.io-Erweiterung greifen. Dies gilt auch für die Mathoid-Erweiterung, die der Software die Darstellung von mathematischen und chemischen Formeln beibringt. Nur die Pro- und Farm-Editionen erlauben Kommentare, Blogs, Workflows sowie die Begutachtung von Texten vor ihrer Freischaltung.
BlueSpice bohrt zudem die Benutzerverwaltung auf. Unter anderem ist eine Zweifaktor-Authentifizierung möglich. Ein feingranulares Rechtemanagement bleibt allerdings wieder nur Pro- und Farm-Anwendern vorbehalten. Die Suche beschleunigt das dazu im Hintergrund eingespannte OpenSearch. Zudem ist die Benutzeroberfläche überarbeitet und etwas einsteigerfreundlicher gestaltet. Per Mausklick lässt sich außerdem die URL einer Seite per E-Mail verschicken oder in einen QR-Code verpacken.
Bild 2: BlueSpice verwendet ein eigenes responsives Skin und nutzt standardmäßig den auch für das MediaWiki verfügbaren visuellen Editor.
OpenKM
Die Firma "Open Document Management System" entwickelt mit OpenKM [3] eigentlich eine Anwendung zur Dokumentenarchivierung. Das spanische Unternehmen bewirbt seine Open-Source-Software jedoch auch explizit als Wiki. Das Dokumentenmanagementsystem steht in kommerziellen Professional- und Cloudvarianten sowie einer quelloffenen Com- munity-Edition parat. Die Cloudlizenz richtet sich explizit nur an Freelancer sowie kleine Unternehmen mit maximal fünf Benutzern. Wer mehr benötigt, setzt auf die Professional-Edition. Während der Clouddienst mit 75 Euro pro Monat zu Buche schlägt, gibt es Preise für die Professional-Ausgabe nur auf Anfrage.
Anders als die Konkurrenz verwaltet OpenKM beliebige Dokumente. Die nimmt das Dokumentenmanagementsystem sogar per Drag-and-Drop entgegen. Erweiterungen integrieren OpenKM direkt in Microsoft Office und LibreOffice. Auf dem Server lassen sich die Dokumente in Verzeichnissen sortieren und zusätzlich über Tags und Kategorien klassifizieren. In einem grafischen Editor entwickeln Nutzer Abläufe und Workflows, die OpenKM automatisch einhält beziehungsweise abarbeitet. Auf diese Weise lässt sich beispielsweise sicherstellen, dass neu eingestellte Dokumente zunächst ein Vorgesetzter begutachtet. Über das eingebaute E-Mail- und Chat-System können sich die Benutzer austauschen.
Trotz dieser Funktionen arbeitet OpenKM nicht wie ein klassisches Wiki. Insbesondere zeigt OpenKM nur eine Vorschau eines Dokuments, kann dieses aber nicht bearbeiten. Erst eine Erweiterung rüstet explizit Wiki-Funktionen nach. In der Community-Edition ist diese Erweiterung zwar vorhanden, Administratoren müssen sie aber erst extrem umständlich aktivieren [4]. Anschließend lässt sich jedem Verzeichnis und jedem Dokument eine Wiki-Seite anhängen. Die Bearbeitung erfolgt auf einem kleinen Register in einem einfachen Texteditor. Jeder Benutzer erhält zudem ein eigenes Wiki, das beliebig viele Seiten umfassen darf. Die Formatierung gelingt in jedem Fall über die BBCode-Notation, die vor allem viele Foren verwenden.
Darüber hinaus scheinen die Entwickler ihr Wiki etwas stiefmütterlich zu behandeln. So ignoriert die vorbildliche und extrem flexible Suchfunktion die Texte in den Wiki-Seiten. Die Versionsverwaltung kann zudem ältere Fassungen nur anzeigen und wiederherstellen, nicht aber miteinander vergleichen. Die OpenKM-Dokumentation deckt zwar alle wichtigen Themen ab, ist aber im Wesentlichen nur als Referenz ausgeführt, die teilweise Fragen offen lässt.
Bild 3: OpenMK verwendet eine altbackene Benutzeroberfläche, die auf großen Monitoren nur schwer zu bedienen ist.
Outline
Outline [5] steht als Wiki in einer kostenlosen Community-Fassung und zwei funktionsreicheren kommerziellen Editionen zur Verfügung. Wer das Wiki nicht auf eigenen Servern hosten möchte, kann es als Clouddienst buchen. Möchten Sie die Software selbst betreiben, gibt es nur bei der teuersten Enterprise-Edition ein Security-Audit-Log, die Möglichkeit für einen Supportvertrag und eine Anmeldung via SAML 2.
In jedem Fall erfordern die kommerziellen Angebote ein Abonnement. Die Kosten hängen dabei von der Anzahl der Nutzer ab. Der günstigste Cloudtarif erlaubt maximal zehn Teammitglieder und beginnt bei 10 US-Dollar pro Monat. Die kostenlose Community-Ausgabe untersteht der Business Source License 1.1. Sie sieht beim Einsatz der aktuellen Outline-Version einige Einschränkungen vor. Unter anderem ist es nicht erlaubt, das Wiki selbst als Clouddienst anzubieten.
Outline verwaltet das Wissen in Dokumenten, die sich ineinander verschachteln lassen. Dokumente können Teil von Collections sein, die wiederum von Workspaces zusammengefasst werden. Bei der Formatierung der eingetippten Texte können die User dank sogenannter Slash-Kommandos auf den Griff zur Maus verzichten. Tippt der Nutzer etwa "/list" ein, erstellt Outline automatisch eine Liste oder beendet diese. Der Editor verdaut zudem direkt eingetipptes Markdown. Mathematische Formeln entstehen mit der LaTeX-, Diagramme in der Mermaid-Notation. Nicht mehr benötigte Dokumente nimmt ein Archiv auf.
Wer welchen Textabschnitt geschrieben hat, verraten Fähnchen mit den Namen der jeweiligen Autoren. Arbeiten mehrere Personen gleichzeitig an einem Dokument, ist dies anhand einer farbigen Markierung ersichtlich. Die Versionsverwaltung zeichnet automatisch nach jeweils fünf Minuten den Arbeitsfortschritt auf. Eine Anmerkung ist in neuen Versionen nicht hinterlegbar, zudem fasst die Versionsverwaltung automatisch immer sämtliche Änderungen einer Person zusammen. Ändert ein User zunächst eine Überschrift und dann drei Minuten später einen Absatz, handelt es sich für Outline um eine einzige Änderung. Die Suchfunktion ist auf Collections, Autoren und einen Veröffentlichungszeitraum eingrenzbar – mehr Flexibilität gibt es jedoch nicht.
Sofern Unternehmen den Outline-Clouddienst buchen oder das Wiki über den offiziellen Docker-Container in Betrieb nehmen, müssen sich die Nutzer standardmäßig mit einem Google-, Microsoft- oder Slack-Konto anmelden. Prinzipiell gelingt die Authentifizierung aber auch über SAML, OIDC oder einen persönlichen, per E-Mail verschickten Link. Den Zugriff können IT-Verantwortliche nur auf Workspaces und Collections einschränken, nicht aber auf einzelne Dokumente.
An die eigenen Bedürfnisse lässt sich die Benutzeroberfläche nur begrenzt anpassen: Ein Mausklick ändert die Farbe oder tauscht das Logo aus – mehr ist nicht machbar. Erweiterungen verknüpfen Outline im Wesentlichen mit zahlreichen anderen Diensten wie Google Docs oder Slack. Die karge Dokumentation vermittelt lediglich Grundlagen, leitet im Eiltempo durch die Installation und führt Entwickler durch den Aufbau der API.
Bild 4: Spezielle Befehle erlauben in Outline eine schnelle Formatierung – mit "/list" erzeugt der User beispielsweise eine Liste.
PmWiki
Das in PHP geschriebene PmWiki [6] kommt mit erstaunlich niedrigen Systemanforderungen daher – es genügt bereits ein Webserver mit PHP 5.5. Bei einem Update kopieren Administratoren einfach alle Dateien der neuen Version über die alten, die Einrichtung des Wikis erfolgt in entsprechenden Konfigurationsdateien. Das Wiki lässt sich sogar portabel auf einem USB-Stick betreiben.
Ähnlich wie DokuWiki speichert das PmWiki alle Seiten in Dateien. Auf Wunsch schieben Erweiterungen die Inhalte aber auch in verschiedene Datenbanken, darunter SQLite, MySQL, PostgreSQL und Oracle. Texte tippen die Anwender in ein karges Eingabefeld und formatieren sie über eine eigene Notation. Um eine neue Seite zu erstellen, setzt der Nutzer einen neuen Link und klickt diesen an. Die Software unterstützt spezielle Tags, über die schnell eine Seite mit häufig gestellten Fragen (FAQ) entsteht. Eine Textpassage auf einer Seite lässt sich zudem mit einer einfachen Syntax signieren. Das Löschen einer Seite ist gewöhnungsbedürftig: Der Anwender ersetzt den Inhalt durch den Text "delete" und speichert dann die Seite.
Die Seiten lassen sich sowohl in Kategorien sortieren als auch noch einmal in Namespaces zusammenfassen – hier als WikiGroups bezeichnet. Eine PmWiki-Installation kann mehrere unabhängige Wikis betreiben. Die Einrichtung einer solchen Farm ist allerdings nicht trivial.
Der Zugriff auf einzelne Seiten ist standardmäßig nur mit Passwörtern zu schützen. In der Konfigurationsdatei lässt sich eine rudimentäre Benutzerverwaltung anknipsen, die Autoren zur Anmeldung mit Benutzername und Passwort zwingt. Die Passwörter liegen dabei in einer Datei, alternativ befragt PmWiki einen LDAP-Server oder das Active Directory. Eine feinere Zugriffskontrolle ermöglicht erst eine Erweiterung, die allerdings auch Access Control Lists unterstützt. Weitere Erweiterungen verwalten Kommentare, färben Quellcode ein oder stoppen Spammer mittels Blacklists, Captchas und Host-Blocking. Alle Erweiterungen sind über die Projekt-Homepage auffindbar.
Die eingebaute Versionsverwaltung unterscheidet zwischen größeren und kleineren Änderungen. Letztere lassen sich bei einem Vergleich zweier Versionen ausblenden. PmWiki erlaubt ein Whitelisting und verschlüsselt E-Mail-Adressen, um Spam vorzubeugen. Die umfangreiche Onlinedokumentation ist mit unzähligen Querverweisen gespickt. Ergänzend existiert ein "Cookbook", das Antworten auf häufige Fragen bereithält. Darüber hinaus dient das Cookbook gleichzeitig als Katalog für offizielle Erweiterungen.
Bild 5: Die Versionsverwaltung des PmWiki stellt die Änderungen zwischen zwei Versionen nicht sehr übersichtlich dar.
Wiki.js
Wiki.js [7] ist nach eigenen Angaben auf Geschwindigkeit getrimmt und soll sehr gut skalieren. Insbesondere unterstützt es explizit den Betrieb in Kubernetes. Die Entwickler bieten selbst keinen Clouddienst an, empfehlen aber das Angebot von DigitalOcean [8].
Wiki.js verwaltet Seiten, deren Gliederung die gewählte URL vorgibt. Die unter "/muenchen/pasing" erreichbare Seite ist beispielsweise "/muenchen" untergeordnet. Die URL einer Seite ist jederzeit anpassbar, was die Gliederung entsprechend ändert. Über die URLs lassen sich zusammen mit dem Benutzermanagement auch mehrere, voneinander unabhängige Wikis simulieren. Jede Seite darf zudem in mehreren Sprachen vorliegen und als Vorlage für neue Seiten dienen. Injizierte Java-Script-Skripte blenden dynamische Inhalte wie etwa den aktuellen Börsenkurs ein.
Module bohren den Funktionsumfang des Wikis auf, wobei einiger dieser Erweiterungen bereits zum Lieferumfang gehören. Unter anderem rüsten sie Editoren für Markdown, HTML und Diagramme nach. Letztgenannte entstehen wie bei der Konkurrenz im Editor von draw.io. Mathematische Ausdrücke liefert die populäre TeX- oder MathML-Notation, die Wiki.js dann auf den Seiten in ansehnliche Formeln gießt und abschließend den Programmcode passend einfärbt.
Auf Wunsch veröffentlicht die Software eine Seite automatisch an einem vorgegebenen Datum und versteckt sie nach einem frei wählbaren Zeitraum wieder. Die Verwaltung von Kommentaren kann das Wiki an Dienste wie Artalk, Commento oder Disqus abtreten. Des Weiteren lassen sich die Links zu den Seiten schnell per Mausklick über soziale Netzwerke teilen. Die Versionsverwaltung zeigt die Änderungen übersichtlich auf einem Zeitstrahl, erlaubt aber keine Notizen. So muss der Anwender raten, dass sich hinter dem "Last Edit" eines Kollegen nur ein behobener Tippfehler verbirgt.
Für jede Nutzergruppe klickt der Admin in einer Matrix die passenden Zugriffsrechte zusammen. Ergänzend lassen sich Regeln erstellen, mit denen er die erlaubten Aktionen gezielt einschränkt. Dabei darf er sogar auf reguläre Ausdrücke zurückgreifen. Auf diese Weise erlaubt der IT-Verantwortliche etwa einer Projektgruppe den schreibenden Zugriff nur noch auf einige wenige deutsche Unterseiten. Da auch hier die Regeln aufeinander aufbauen, müssen Administratoren bei komplexeren Regelwerken penibel darauf achten, nicht versehentlich Schlupflöcher zu hinterlassen – oder Mitarbeiter auszusperren.
Die Suchfunktion fahndet stets im gesamten Wissen, fördert aber auf Wunsch nur Seiten mit ausgewählten Tags zutage. Um Suchanfragen in großen Textbeständen flott zu bearbeiten, kann Wiki.js die Such-Engines Elasticsearch, Algolia und Azure Search einspannen. Die Inhalte synchronisiert die Software bei Bedarf mit verschiedenen Cloudspeichern wie GitHub, AWS S3, Azure Blob Storage und Google Cloud Storage. Abschließend lassen sich externe Analyse- und Tracking-Dienste integrieren, wie Google Analytics oder StatCounter. Der Einsatz dieser Clouddienste kollidiert jedoch unter Umständen mit den geltenden Datenschutzbestimmungen. Darüber hinaus wandern eventuell unternehmensinterne Daten an ausländische Konzerne. Unternehmen sollten sich daher die Integration gut überlegen. Die Onlinedokumentation erläutert die einzelnen Themen zwar nur knapp, gehört aber dennoch zu den ausführlicheren im Feld.
Bild 6: Wiki.js erlaubt Access Control Lists mit gezielten Zugriffsregeln, die sich vor allem auf die URLs beziehen.
XWiki
XWiki [9] steht in einer Open-Source-Fassung zur Verfügung, für Unternehmen ist besonders die LTS-Version attraktiv (Long Term Support). Die Software lässt sich in einem Cluster betreiben, was die Ausfallsicherheit verbessert und hohe Lasten ermöglicht. In Sachen Wissensorganisation erlaubt XWiki, eine Seite einer anderen unterzuordnen und in mehreren Sprachen anzubieten. Die Inhalte formatierten Autoren wahlweise mit dem WYSIWYG-Editor, in der hauseigenen XWiki-Syntax, HTML 5 oder XHTML. Wei-tere Auszeichnungssprachen wie Markdown integrieren sich über Erweiterungen. Bei einem Wechsel der Mark-up-Sprache bietet das Wiki sogar teilweise eine automatische Konvertierung an. Dateianhänge kann das XWiki gezielt anhand ihrer MIME-Typen vom Upload ausschließen. Auf diese Weise verbieten Admins etwa gezielt ZIP-Archive.
Die Ergebnisse der Suchfunktion lassen sich über ausgewählte Metadaten einschränken, wie etwa die Sprache und der Autor. Zugriffsrechte legen Admins Wiki-weit, aber auch für eine Seite mit ihren untergeordneten Inhalten fest. Administrator-Aktionen kann der IT-Verantwortliche allerdings nur pauschal gewähren oder verbieten. Abschließend kann er jeder Seite eine Designvorlage und somit eine eigene Optik überstülpen.
XWiki dient nicht nur als reiner Wissensspeicher, sondern auch als Basis für neue Webanwendungen ("Second Generation Wiki"). Zunächst lassen sich die Seiten über eingebettete Skripte manipulieren, die wahlweise in den Sprachen Velocity, Groovy, Python, Ruby oder PHP entstehen. Auf diese Weise blenden die Nutzer beispielsweise die aktuellen Börsenkurse oder die Status von virtuellen Maschinen auf den Seiten ein. Die Skripte dürfen sogar in die Benutzerverwaltung eingreifen, womit sich die Zugriffsrechte maßgerecht steuern lassen. Für viele praktische Anwendungen hält ein Katalog fertige Skripte parat [10].
Des Weiteren lässt sich gezielt der Aufbau einer Seite festlegen. Beispielsweise könnte Pflicht sein, dass die Autoren neben der Seitenüberschrift immer auch ein Datum angeben müssen. XWiki fragt dann beim Anlegen der Seite die entsprechenden Informationen mit passenden Eingabefeldern ab. In Kombination mit passenden Skripten entstehen so innerhalb von XWiki komplette Anwendungen, wie eine Terminplanung oder eine Kontaktverwaltung. Diese sogenannten Applications lassen sich als Erweiterung speichern und in anderen XWiki-Installationen einspielen. Für viele Standardaufgaben existieren bereits fertige Applikationen von anderen XWiki-Nutzern – zu finden über die Homepage.
Die Onlinedokumentation ist zwar ausführlich, aber streckenweise unübersichtlich aufgebaut. Die Texte verwenden immer wieder abstrakte Begriffe und setzen teilweise das Wissen aus anderen Bereichen voraus. Unterstützung liefert die Community unter anderem über Mail-inglisten, kommerziellen Support steuert XWiki SAS bei.
Dieses Unternehmen offeriert zudem gleich mehrere kommerzielle XWiki-Varianten mit erweitertem Funktionsumfang. Die Lizenz "Standard Bronze" entspricht dabei im Wesentlichen der freien XWiki-Fassung mit einigen vorinstallierten Erweiterungen wie LDAP-Anbindung und PDF-Export. Weitere Funktionen für Unternehmen rüstet XWiki Pro nach, das in gleich drei Varianten zur Wahl steht. Ihnen vorbehalten bleiben unter anderem Service Level Agreements und ein Single Sign-on mit Microsofts Entra ID. XWiki Standard Bronze lässt sich zudem ausschließlich als Clouddienst buchen, die Pro-Varianten laufen hingegen auch on-premises. In jedem Fall ist ein Abonnement Pflicht. Die Kosten starten für XWiki Standard Bronze bei knapp 58 Euro pro Monat.
Bild 7: Die Suchfunktion des XWiki bietet besonders viele Filterkriterien an, womit sich die Fahndung gezielt einschränken lässt.
Fazit
Sämtliche vorgestellten Wikis eignen sich als Wissensdatenbank, ihre Arbeitsweisen ähneln sich zudem stark. Vermisste Funktionen lassen sich meist über Erweiterungen nachrüsten. Unterschiede finden sich vor allem in der Benutzeroberfläche sowie der Art, wie die Wikis das Wissen gliedern und speichern. Wir haben alle Details in einer Tabelle für Sie zusammengefasst, die Sie unter [11] finden.
DokuWiki und Foswiki sind schnell aufgesetzt und verzichten auf eine Datenbank – was gleichzeitig das Backup erleichtert. MediaWiki empfiehlt sich wiederum für global agierende Unternehmen sowie größere Teams, deren Wissen sich gut in eine Enzyklopädie einsortieren lässt. Als Alternative mit vereinfachter Benutzeroberfläche bietet sich BlueSpice an. Wiki.js lockt mit einer umfangreichen Anbindung an externe Cloud- und Social-Media-Dienste. Hier sollten Sie jedoch penibel auf den Datenschutz achten.
Die übrigen Probanden besetzen jeweils eigene Nischen. So sollten sich OpenKM alle Unternehmen ansehen, die Dokumente verwalten und diese über ein Wiki mit weiteren Informationen anreichern möchten. BookStack kommt vor allem dann infrage, wenn sich das Wissen in Bücher pressen lässt. Outline wiederum besitzt einen überschaubaren Funktionsumfang, punktet aber mit der Slash-Notation und seiner Integrationsfreude. Möchten Sie auf der Basis des Wikis auch umfangreiche Anwendungen entwickeln, kommen Foswiki und insbesondere XWiki infrage.
(jp)
Link-Codes
[2] BlueSpice: https://bluespice.com
[7] Wiki.js: https://js.wiki/
[10] Skripte für XWiki: https://www.xwiki.org/