Oft stimmt die Qualität der vorhandenen (und veralteten) Dokumentationen für einzelne Infrastrukturbereiche nicht. Manche Daten fehlen, andere sind fehlerhaft eingegeben, wieder andere nicht mehr aktuell und so weiter. Um den Erfolg einer umfassenden Bestandsaufnahme und Konsolidierung nicht zu gefährden, hilft ein strukturiertes Vorgehen mit dem richtigen Konzept sowie passender Methodik und Tools.

Doch nicht selten verwalten Unternehmen ihr IT-Wissen in Form von Excel-Tabellen, Visio-Daten, Papierregistern und herstellerspezifischen Managementsystemen. Diese singulären Dokumentationen wachsen über viele Jahre und stoßen dann irgendwann an ihre Grenzen. Meist deshalb, weil sie ursprünglich nicht für die Dokumentation und das Management komplexer Infrastrukturen entwickelt wurden.

Spätestens wenn umfangreiche Modernisierungen, Bauvorhaben oder Ähnliches anstehen, wird die Forderung nach einem zentralen System laut. Dieses soll alle infrastrukturrelevanten Daten vorhalten und für Abfragen, Changes sowie Automatisierungsvorhaben zur Verfügung stellen. Der große Vorteil einer solchen Konstruktion: Es lassen sich ganz unterschiedliche Anwendungsszenarien integriert abdecken:

- Infrastrukturmanagement: Mit einem digitalen Zwilling Change-Prozesse planen und auf Knopfdruck in Service-Aufträge gießen.

- IT-Assetmanagement: Den gesamten Lebenszyklus von Hardware und Lizenzen verwalten.

- Incident-Management: Im Fall einer Störung schnell herausfinden, wo sich das betroffene System befindet, welche Dienste darauf laufen, welche Services davon abhängen ‒ und gleich einen Dienstleister mit der notwendigen Reparatur beauftragen.

- Network-Inventory-Management: Telekommunikationsnetze erfassen und den Netzausbau integriert planen.

- DCIM: Die Belegung, den Stromverbrauch und die Klimaleistung im Rechenzentrum optimieren.

- Data-Center-Management: Core- und Edge-Rechenzentren zentral steuern.

Das A und O, wenn sich eine IT-Abteilung für die Einführung eines professionellen Tools zur IT-Dokumentation entscheidet, ist, schon bei der Datenerfassung äußerst strukturiert vorzugehen. Der Prozess startet dabei üblicherweise mit einer Bestandsaufnahme:

- Welche Daten gibt es schon digital und in einer Form, in der sie sich verarbeiten lassen?

- Welche Informationen liegen nur in Papier- oder analoger Form vor und müssen zuerst digitalisiert werden?

- Wie ist die Qualität der vorhandenen Daten zu beurteilen? Sind Informationen (systematisch) fehler- oder lückenhaft oder entsprechen nicht mehr dem aktuellen Status?

- Welche Informationen fehlen komplett und müssen vor Ort in einer Begehung manuell erfasst werden? Und welche fehlen, lassen sich aber über andere Systeme importieren oder synchronisieren? Für beide Fälle müssen sich die IT-Verantwortlichen die Schnittstellen genau anschauen, über die Daten übernommen werden sollen, und mit denen des Zielsystems abgleichen.

Diese Fragen helfen, sich zunächst einen Überblick über die Datenlage zu verschaffen. Dabei zeigt sich in fast allen Fällen: Über die Jahre gewachsene Datenbestände sind mit Fehlern behaftet und selten aktuell ‒ auch wenn jedes Unternehmen meint, sie wären top gepflegt. Denn Excel-Listen prüfen nicht automatisch, ob die Eingaben plausibel sind. Sie tolerieren, wenn Ports doppelt vergeben oder Eintragungen vergessen wurden.

Im nächsten Schritt gilt es, die Daten in Form zu bringen. Sie müssen unternehmensweit einheitlich und gut nachvollziehbar strukturiert sein. Das ermöglicht eine einheitliche Systematik und Nomenklatur. Zur schnellen Lokalisierung jedes Assets dient beispielsweise eine Zonenstruktur, die Standorte, Gebäude, Stockwerke und Räume umfasst. Größere Räume oder Hallen der industriellen Fertigung lassen sich zusätzlich in Planquadrate aufteilen, um eine hinreichend präzise Verortung zu ermöglichen.

Für Rechenzentren ist als Unterstrukturierung der Räume noch die Einteilung in Rackreihen oder Cages sinnvoll. Auch für die Identifikation von Servern und Switches ist es ratsam, sich auf ein klares Schema und Regeln zur Bildung von Bezeichnern zu einigen. Wer Kabel erfassen möchte, sollte sie labeln und auch dafür Namensschemata oder eine sinnvolle fortlaufende Nummerierung festlegen.

Nach der Festlegung einer Systematik steht die eigentliche Datenerfassung auf dem Plan – entweder durch die Begehung vor Ort oder aber die Digitalisierung von analogen Dokumentationen wie gezeichneten Plänen oder durch die Übernahme aus vorhandenen Tabellenwerkzeugen und insularen Dokumentationstools.

Um die manuelle Datenaufnahme zu vereinfachen, verfügt ein professionelles IT-Dokumentationstool über eine umfangreiche Bibliothek mit mehreren zehntausend Komponenten aller marktrelevanten Anbieter. Eine solche Komponente wird dabei nicht nur fotorealistisch mit einer interaktiven Grafik dargestellt, sie enthält auch alle relevanten Informationen wie Maße, Gewicht, Anzahl und Art der Anschlüsse, Stromverbrauch, Firmware-Version. Je umfassender und aktueller die Komponentenbibliothek, desto besser werden sowohl manuelle Datenaufnahmeverfahren als auch die Übernahme von Datenbeständen unterstützt. Denn in beiden Fällen führt der Vergleich mit einem absolut korrekten Referenzzustand schnell, einfach und aufwandsarm zu korrekten Ergebnissen.

Die Aufnahme, Ergänzung und Korrektur fehlender physischer Informationen mittels Begehungen lassen sich idealerweise mit mobilen Devices mit Scanfunktion, Bilderkennung und Dialogassistenz einfach und effizient gestalten. Die Referenzierung auf eben jene vorgenannten Komponentenbibliotheksbestände sorgt für sofort hohe Datenqualität schon beim Erfassen. Aber auch fertig verfügbare, vorbereitete Excel-Templates, die auf Datenerfassung und Vor-Plausibilisierung zum Import von Daten in ein echtes Dokumentations- und Inventory-Werkzeug optimiert sind, können hier sehr hilfreich sein und den Datenaufnahmevorgang erleichtern und beschleunigen.

Bei der Erfassung gilt es vor allem, nicht nur das Device generell aufzunehmen, sondern die Verlinkung der Zonenstruktur aus den Nomenklatur-Festlegungen auf alle Bestandsdaten konsequent anzuwenden und eventuelle Dokumentationslücken wo immer möglich sofort zu vervollständigen. Solche Dokumentationslücken können in physischer Art bestehen – wie zum Beispiel die fehlende Information, auf welcher Einbauposition, also Höheneinheit im Rack, ein Gerät sich befindet oder welches Kabel in welchen physischen Port gesteckt ist. Oder es können die Informationen fehlen, welchem Vertrag ein Gerät zugeordnet ist oder wer der verantwortliche Hauptnutzer ist. Lassen sich dabei fehlende Daten nicht einfach vervollständigen, werden sie zumindest mit Platzhaltern versehen, die sich später im Dokumentationstool einfach herausfiltern und dann gezielt ergänzen lassen.

Für die Übernahme von Daten aus anderen insularen, aber bereits tabellenorientierten Dokumentationstools empfiehlt sich eine klassische Schnittstellenübernahme. Diese lässt sich durch innovative, intelligente Mechanismen zur Handhabung von Deltaabgleichen, durch regelbasierte Attributergänzungen sowie durch die Nutzung der Vorteile einer Referenz auf den Komponentenstammdatenkatalog aufwandsarm und performant gestalten.

Vor dem Import aufgenommener Daten gilt es, die Import-Datenfelder mit den Datenfeldern im IT-Dokumentationstool zu mappen. Für solche Mapping-Regeln existieren in geeigneten ETL-Fähigkeiten (Extract-Transform-Load) guter Dokumentationssoftware üblicherweise Best-Practice-Vorlagen, die sich nötigenfalls leicht adaptieren lassen.

Der eigentliche Importvorgang läuft durch eine solche ETL-Fähigkeit hochperformant ab. Einmal importiert, sollten die Verantwortlichen anschließend validieren, ob alle Daten sauber übernommen wurden. Hier ist ein Vergleich mit den bestehenden Systemen und anderen Quellen wichtig. Ist das Dokumentationstool selbst gut gewählt, unterstützen Reports, die auf solche vergleichenden Betrachtungen ausgelegt sind, dieses Qualitätsmanagement enorm.

Einen einmal aktuellen Datenbestand dauerhaft aktuell zu halten, ist anspruchsvoll. Ein effektiver Schritt dazu kann sein, Veränderungen an der IT-Infrastruktur nur dann zuzulassen, wenn sie vorher in einem Dokumentationstool, das über eine Planungsunterstützung verfügt, geplant wurde. Daraus lässt sich dann ein Arbeitsauftrag mit detaillierten Handlungsanweisungen an die ausführenden Personen generieren.

Wurde der Change-Auftrag ausgeführt, kann der Soll-Zustand aus der Planung nach der Ausführung mit einem Klick zum neuen Ist-Zustand gemacht werden. Das verlagert den Aufwand zur Erfassung neuer Komponenten in die Planungsphase, sorgt aber dafür, dass er nicht vergessen wird. So lässt sich systematisch sicherstellen, dass ein geschlossener Kreislauf vorliegt. Dieser verhindert, dass die Dokumentationsqualität und -aktualität den bereits erreichten hohen Level wieder verliert. Zusätzlich sollten IT-Teams Plausibilitätsprüfungen und Checks nutzen, um den Datenbestand auf Lücken oder sich widersprechende Informationen hin zu durchsuchen.

Des Weiteren ist es sinnvoll, Daten anderer Managementsysteme und Systemüberwachungstools (wie beispielsweise Netzwerk-Autodiscovery- oder Monitoringwerkzeuge) in die Aktualisierungsverfahren der IT-Dokumentation zu integrieren, um die Qualität und Aktualität der zentral gehaltenen Informationen regelmäßig abzugleichen und vollautomatisch zu synchronisieren. Dazu ist es von Vorteil, wenn das Dokumentationstool die passenden Schnittstellenfähigkeiten anbietet, idealerweise in Form einer offenen API.

Mit einer solch umfassenden, dauerhaft aktuellen Datenqualität finden dann typische Betriebsaufgaben im Infrastrukturmanagement perfekte Unterstützung und erleichtern dem IT-Verantwortlichen die Arbeit: Dazu gehören beispielsweise die Kapazitätsplanung im Rechenzentrum bezüglich der verfügbaren Einbauplätze, der Stromversorgung und der Kühlung (Space-Power-Cooling), die rechtzeitige Planung von Portkapazitätserweiterungen im Netzwerk, die Erfassung von Softwareständen und das zugehörige Lizenzmanagement und mehr.

Die Erfassung und Dokumentation der IT-Infrastruktur ist keine einfache, aber dennoch eine notwendige Aufgabe. Ein strukturiertes Vorgehen und eine einheitliche Nomenklatur sind wichtige Grundvoraussetzungen für eine erfolgreiche Bestandsaufnahme und hohe Datenqualität. Die Nutzung professioneller IT-Dokumentationstools mit einer großen Komponentenbibliothek und offenen Schnittstellen sowie die Unterstützung durch einen erfahrenen Partner können den Prozess deutlich erleichtern. Richtig umgesetzt, vereinfacht eine umfassende und aktuelle Dokumentation viele Aufgaben im Infrastrukturmanagement und trägt deutlich zur Effizienzsteigerung bei.