Datenkarussell

von Christian Schulenburg

Der mobile, konsistente und geschützte Zugriff auf Daten ist immer eine Herausforderung. Unterstützung kann hier das Collaboration-Werkzeug Nextcloud bieten, das IONOS als Managed Service einfach und sicher bereitstellen will. Wir haben uns im Test die Möglichkeiten des Angebots genauer angeschaut und waren von der Groupware-Funktion inklusive der Anbindung an Exchange Online angetan.

IONOS wurde bereits 1988 gegründet und ist ein international tätiger Anbieter von Hosting-Dienstleistungen und Cloudinfrastrukturen mit Hauptsitz in Deutschland. Gerade Endanwendern ist das Unternehmen dabei unter dem früheren Namen 1&1 bekannt – seit dem Jahr 2018 wurde der Name aber schrittweise in IONOS geändert. Der Konzern bietet eine breite Palette von Services, darunter Webhosting, Serverhosting, Cloudspeicher und Domainregistrierung. Im Rahmen unseres Tests haben wir "IONOS Managed Nextcloud" unter die Lupe genommen.

Nextcloud ist eine an sich freie Software für das Speichern von Daten, wie zum Beispiel Dateien, Kontakten oder Kalendereinträgen. Nutzer können auf die Daten über eine Weboberfläche und eine Clientanwendung zugreifen, wodurch ein zentraler und konsistenter Datenstand gewährleistet ist. Neben der Datenhaltung bietet Nextcloud noch weitere Funktionen wie Videokonferenzen oder Office-Anwendungen über den Browser an.

Auf nextcloud.com finden sich ausführliche Installationsanleitungen auf eigener Serverinfrastruktur für Ubuntu 22.04 LTS oder CentOS 8 inklusive der Einrichtung eines Apache-Webservers und einer MySQL-Datenbank. Wer diesen Aufwand umgehen möchte, kann auf die von IONOS gemanagte Nextcloud-Umgebung zurückgreifen. Zum Einsatz kam zum Zeitpunkt des Tests die Version 27.1.5 Enterprise. Bei den Enterprise-Versionen handelt es sich um eine spezielle Variante, für die es unter anderem Langzeitsupport, erweiterte Tests sowie eine bessere Qualitätssicherung gibt.

Zügige Einrichtung

Das Einrichten der Managed Nextcloud bei IONOS ist schnell durchgeführt. Mangels einer Trial- oder Testumgebung haben wir direkt ein Abonnement abgeschlossen, das monatlich kündbar ist. Zur Wahl stehen Subskriptionen mit und ohne Office Online. Je nach Paket gibt es dann verschiedene Varianten, die alle den identischen Funktionsumfang enthalten und sich nur vom Speicherplatz und der Performance her unterscheiden.

Beim Speicher stehen 500 GByte bis 10 TByte zur Verfügung. Die Performance definiert sich über die gleichzeitige Nutzung durch Anwender. Sie startet bei fünf gleichzeitigen Nutzern und ist in der höchsten Ausbaustufe für 100 Nutzer ausgelegt. Wir haben uns für ein Paket mit Office Online entschieden. Mit dem Abschluss des Abonnements mussten wir zusätzlich Collabora-Online-Lizenzen kaufen. Das kleinste Paket enthält fünf User und wurde beim Abschluss direkt dem Warenkorb hinzugefügt.

Nach dem Kauf des Abos begann direkt die Einrichtung. Dabei mussten wir der Instanz zunächst eine Domain hinzufügen. Hier kann eine neue bestellt oder eine vorhandene aus anderen IONOS-Verträgen genutzt werden. Das Einbinden einer Domain bei einem anderen Provider ist nicht möglich. Sofern keine Domain ausgewählt wird, erstellt IONOS eine generische – in unserem Fall "https://nc-7152286874582534905.nextcloud-ionos.com".

Im Anschluss galt es, einen Administrator-Account anzulegen. Dieser ist gleichzeitig der erste Benutzer der Managed Nextcloud. Damit ist die Inbetriebnahme bereits abgeschlossen und IONOS macht die Instanz startklar. Viel zu konfigurieren gibt es im Kundenportal selbst nicht und es lassen sich nur die Domain und die E-Mail-Adresse des Admins ändern sowie der Tarif erweitern. Gemäß IONOS werden alle Daten datenschutzkonform nach DSGVO gesichert und liegen ausschließlich auf Servern in deutschen Rechenzentren.

Selbsterklärendes User-Dashboard

Standardmäßig öffnet sich nach dem Nextcloud-Login in der Weboberfläche das Dashboard. Es gibt einen Überblick zu anstehenden Terminen, dringenden E-Mails, Chatnachrichten und weiteren Informationen. Nutzer können hier Widgets hinzufügen und anordnen. Im Dashboard lässt sich auch der eigene Status setzen.

Das Navigationsmenü von Nextcloud befindet sich im oberen Bereich der Seite. Es enthält die wichtigsten Funktionen für die Nutzer. In der oberen linken Ecke fanden wir zunächst alle Apps, die auf unserer Instanz von Nextcloud verfügbar waren. Dazu zählen Dateien, Fotos, Aktivitäten, Talk, E-Mails, Kontakte, Kalender und Konferenzen. Nach dem Klick auf eine App-Symbol öffnet sich die entsprechende App.

Nach dem Start einer App erscheint links ein weiteres Menü. Dieses bietet Filter und Aufgaben, die mit der ausgewählten App verbunden sind. Beim Verwenden der App "Dateien" stehen zum Beispiel spezielle Filter zur Verfügung, mit denen sich Dateien schnell finden lassen. Für andere Anwendungen werden andere Elemente angezeigt. Ganz unten ist sind noch Einstellungen zur entsprechenden App zu finden.

Ein weiteres Menü ist oben rechts auf der Seite anzutreffen und beherbergt vor allem die allgemeinen Einstellungen. Über eine Lupe lässt sich zunächst nach Dateien und Einträgen in der aktuellen Anwendung suchen. Eine Glocke hält den Nutzer auf dem aktuellen Stand und der Menüpunkt ”Kontakte” gibt einen Überblick über die Kontakte und Benutzer der Instanz. Abhängig von den angegebenen Details und den verfügbaren Apps lassen sich direkt Videoanrufe mit den Kontakten starten oder E-Mails versenden.

Hinter dem Profilbild ganz rechts befindet sich das Dropdown-Menü für die Einstellungen. In den persönlichen Settings lassen sich die eigenen Informationen und ein Profilbild ergänzen. Daneben konnten wir hier das Kennwort ändern, Benachrichtigungseinstellungen anpassen oder Verfügbarkeitszeiten festlegen.

ÜbersichtlicheAdmin-Funktionen

Neben den persönlichen Daten lassen sich im Einstellungsmenü die Settings für die Nextcloud-Instanz verwalten. Dies ist nur Administratoren erlaubt. So zeigt der Punkt "Übersicht" Sicherheits- und Einrichtungswarnungen sowie Versionshinweise an. Details zur Hardware- und Softwarekonfiguration der Instanz sind bei "System" zu finden. Über "Support" gelangten wir zum Nextcloud-Forum und zu Nextcloud auf GitHub, um dort Fehler zu melden. Der IONOS-Support ist hier nicht zu erreichen – diese Kontaktaufnahme funktioniert nur über das IONOS-Profil.

Der Menüpunkt "Grundeinstellungen" bietet die Möglichkeit, einen E-Mail-Server für den Versand von Passwörtern und Benachrichtigungen zu hinterlegen. Standardmäßig kommt dazu der IONOS-E-Mail-Server zum Einsatz. Im Bereich "Teilen" lassen sich noch weitere Details wie zum Beispiel ein Standardablaufdatum oder ein Passwortzwang festlegen. Was die Sicherheit angeht, konnten wir eine Zweifaktor-Authentifizierung aktivieren und Passwortregeln definieren.

Im Bereich "Design" lässt sich das Aussehen an die eigenen Bedürfnisse angleichen und Logo und Text anpassen. Um mehr über die Nutzung und Fehler zu erfahren, waren noch die Punkte "Nutzungsbericht" und "Protokollierung" interessant. Die Möglichkeiten zur Konfiguration halten sich bei den anderen Punkten wie "Jira", "Office" oder "Talk" in Grenzen, sodass wir nicht weiter auf die einzelnen Einträge eingehen.

Die Benutzerverwaltung und Apps haben einen eigenen Eintrag im Dropdown-Menü, genauso wie die Hilfe, die auf externe Nextcloud-Ressourcen für Benutzer und Administratoren verweist. Die verlinkten Beschreibungen sind dabei in Englisch, auch wenn sie von einer deutschen Seite aufgerufen werden. Beim Benutzerhandbuch selbst konnten wir das "en" gegen "de" in der Adresszeile austauschen, sodass wir auf einer deutschen Seite landeten.

Über die Benutzerverwaltung ließen sich einfach neue Nutzer hinzufügen und verwalten, wir konnten Gruppen erstellen und so Benutzer in Teams zusammenfassen. Weiter legten wir hier maximale Speicherkontingente für Anwender fest, damit der Speicher nicht ausufert.

Zusätzliche Apps schnell eingebunden

Um den Funktionsumfang von Nextcloud zu erweitern, stehen Apps zur Verfügung. Neben den standardmäßig aktivierten Funktionen wie Dateien, Aktivitäten und Fotos gibt es weitere Apps wie Kalender, Kontakte, Talk und mehr, die die Möglichkeiten deutlich ausbauen. Bei IONOS waren diese Apps ebenfalls aktiviert.

Welche Apps aktiv sind, lässt sich über die Einstellung schnell einsehen. Hier ist nachvollziehbar, welche Anwendungen aktiviert, deaktiviert und verfügbar sind. In der Übersicht werden die Apps ebenfalls gruppiert, etwa solche für Sicherheit oder Überwachung. Einige haben konfigurierbare Optionen und lassen sich zum Beispiel nur für bestimmte Gruppen aktivieren. Weitere Einstellungen haben wir aber nicht gefunden. Eine Liste aller unterstützten Apps fand sich in der Admin-Dokumentation.

In unserer Instanz haben wir MindMap problemlos nachinstallieren können, was für Teams eine sehr gute Ergänzung ist. Mit dieser Anwendung lassen sich Mindmap-Dateien in Nextcloud erstellen und bearbeiten. Nach dem Aktivieren konnten wir in der Dateien-App über die Schaltfläche "Neu" am oberen Rand eine Mindmap-Datei erzeugen. Auch eine Notiz- und eine Karten-App haben wir bei unserem Test ohne Problem installiert. Vermisst haben wir hingegen ein Projekttool.

Solider Client für Windows

Der Webzugriff ist von allen Geräten direkt möglich. Unterstützt werden dabei alle aktuellen Browser, etwa Google Chrome, Mozilla Firefox, Apple Safari und Microsoft Edge. Nextcloud bietet darüber hinaus Desktopclients für Windows ab Version 10, macOS und Linux sowie Apps für Android und iOS an. Die Links zu den Clients sind in den persönlichen Einstellungen unter dem Eintrag "Mobil & Desktop” zu finden. Hier ist auch die Serveradresse beziehungsweise die generische Domain unserer IONOS-Instanz hinterlegt. Diese wird für das Einrichten der verschiedenen Clients benötigt. Alternativ lassen sich die Anwendungen direkt bei netxcloud.com oder den App-Stores herunterladen.

Das Aufsetzen auf unserem Windows Arbeitsplatz ging schnell vonstatten. Wir mussten nur die Nextcloud-Instanz sowie die Zugangsdaten und einen lokalen Datenpfad angeben. Der Client bindet sich automatisch in den Windows Explorer ein, sodass der Zugriff auf Dateien einfach möglich ist. Die Anwendung selbst arbeitet im Hintergrund und hält die Dateien auf dem aktuellen Stand. Ein Klick auf das Symbol in der Taskleiste zeigt die letzten Aktionen an. Darüber hinaus dient die Anwendung als Sprungbrett zu den Online-Apps wie E-Mails, Kalender oder Talk. Zusätzliche Apps lassen sich über die Clientanwendung nicht nutzen.

Im Windows Explorer wird das Kontextmenü einer Datei um den Punkt "Nextcloud" ergänzt. Hierüber lassen sich Aktivitäten anzeigen und Freigaben sowie die Offlineverfügbarkeit anpassen. Im Handbuch für den Client gibt es auch Hinweise für eine automatische Verteilung, was uns sehr gefallen hat.

Zugriff über App und Browser

Mit einer eigenen App für Android und iOS lässt sich der Zugriff auf Freigaben auf mobile Endgeräte ausweiten. In unserem Test haben wir die Nextcloud-App auf einem iOS-Gerät installiert. Die App synchronisiert die Daten und ermöglicht bequem den Zugriff von Smartphones und Tablets. Dateien ließen sich in unserem Test problemlos öffnen und lesen. In der Regel öffnen sich alle Standard-Office-Formate, Bilder, PDF et cetera.

Office-Dateien (Word, Excel oder PowerPoint) konnten wir darüber hinaus in der Nextcloud-App direkt bearbeiten, ohne dass die Daten an die App eines anderen Herstellers übergeben werden. Nach der Bearbeitung wird die Datei sofort wieder mit dem Team synchronisiert. Zum Bearbeiten kommt in Nextcloud Collabora Office, eine angepasste Version von Libre Office, zum Einsatz. Die Möglichkeiten waren umfangreich und das Bearbeiten von Dokumenten sehr angenehm. Mobile Devices können über die Dateien-App auch direkt auf Nextcloud-Daten zugreifen. Aus den jeweiligen Anwendungen, wie beispielsweise Microsoft Word oder Excel, lassen sich Dokumente über die Dateien-App ebenfalls öffnen.

Ähnlich wie SharePoint speichert Nextcloud verschiedene Versionen der Dokumente. Bei jeder Bearbeitung wird automatisch eine neue Version angelegt. Die Varianten lassen sich in den Informationen einer Datei zur Anzeige bringen. Ältere Versionen sind mit der aktuellen vergleichbar. Eine weitere wichtige Funktion ist der Papierkorb, der in der Dateien-App zu finden ist. Hierüber konnten wir vorschnell gelöschte Dateien wiederherstellen.

Wo mehrere Mitarbeiter agieren, kann es in der Bearbeitung immer zu Konflikten kommen. Arbeiten alle Nutzer in der gleichen Freigabe, beugt eine lokale Office-Anwendung dem Problem vor, indem sie in einem Verzeichnis eine temporäre Besitzerdatei anlegt. In Nextcloud funktioniert das nicht und ein Sperren von Dateien ist nicht möglich, sodass sich die Bearbeitung durch Kollegen bei Nutzung einer App nicht unterbinden lässt. Beim Einsatz des Browsers bietet Nextcloud aber eine sehr bequeme Art der parallelen Bearbeitung über das Office-Tool. Sollte es nun dennoch zu Konflikten kommen, lassen sich Änderungen über die Versionierung gut nachvollziehen.

Internes und externes Teilen leicht gemacht

Das Verwalten und Speichern von Dateien gestaltet sich sehr einfach. Über das +-Symbol lassen sich in der Dateien-App Dateien hochladen oder neue Dateien beziehungsweise Ordner erstellen. Mit Office Online konnten wir direkt Dokumente, Tabellen und Präsentationen erzeugen. In der vorhandenen Ordnerstruktur ist ein freies Bewegen über den Browser möglich. Dateien lassen sich im Browser direkt öffnen und, je nach Dateityp, auch bearbeiten. In den Details einer Datei lassen sich Kommentare hinzufügen oder aber ein Chat über "Talk" starten. Mehrere Dateien konnten wir markieren und als ZIP-Archiv herunterladen.

Ordner und Dateien sind schnell teilbar – egal ob über den Browser, den Windows Explorer oder die Mobile App. Das Vorgehen ist hier stringent. Zum Teilen klickten wir zunächst auf das Teilen-Symbol, wodurch sich ein Menü öffnete. Hier konnten wir interne Benutzer direkt für das Teilen berechtigen. Anwender können dabei Leserechte, das Recht zur Bearbeitung oder benutzerdefinierte Rechte erhalten. Darüber hinaus lässt sich in den erweiterten Einstellungen der Freigabe unter anderem ein Ablaufdatum einrichten.

Spannender ist der Zugriff für externe Nutzer. Hierfür haben wir über "Link teilen" eine externe Freigabe erstellt. Der Zugriff ist für alle User mit diesem Link möglich. Die Freigaben lassen sich auf Wunsch zeitlich begrenzen. Als erweiterte Sicherheitsoption gibt es einen Passwortschutz, sodass unbeabsichtigt in den Besitz des Links gekommene Personen nicht auf Dokumente zugreifen können.

An einem Ordner oder einer Datei lässt sich immer direkt erkennen, ob das Objekt geteilt wird. Im linken Menü erhielten wir darüber hinaus einen guten Überblick über sämtliche geteilte Objekte. So schnell, wie sich eine Freigabe einrichten ließ, war diese auch wieder entfernt.

Problemlose Anbindungan Exchange Online

Mit der E-Mail-App lässt sich das eigene Postfach in Nextcloud verwalten. Das Einbinden von E-Mail-Postfächern erfolgt dabei per IMAP über eine Basisauthentifizierung. Auch das Anflanschen von Exchange Online ist mit Nextcloud möglich. Durch die Umstellung auf Modern Authentification scheitert die einfache Einbindung jedoch, wodurch die Einrichtung etwas aufwendiger ist.

Das sehr ausführliche "Nextcloud Server Administration Manual" beschreibt das Vorgehen ausführlich: Zur Anbindung von Exchange Online mussten wir zunächst die Managend-Nextcloud-Instanz in Microsoft Entra ID (ehemals Azure Active Directory) registrieren. Hierfür haben wir in Entra ID eine neue "App Registrierung" erstellt und zur Authentifizierung einen Clientschlüssel angelegt. In den Nextcloud-Verwaltungseinstellungen hinterlegten wir im Bereich "Groupware" dann die Client-ID und den Schlüssel.

Im Anschluss konnten wir unser Postfach in Nextcloud hinzufügen und E-Mails abrufen. Der Versand hat dabei bei einem User nicht geklappt. In der Protokollierung konnten wir bei den Verwaltungseinstellungen den Fehler "OCA\Mail\Excep-tion\ServiceException: Could not send message: Server denied authentication" auslesen. Tiefer sind wir in die Fehlerbehebung an dieser Stelle nicht eingestiegen.

Die Anbindung von E-Mail-Postfächern ist somit direkt möglich. Anders verhält es sich mit Kontakten und Kalendern. Hier bringt Nextcloud über die Instanz eigene Strukturen mit, die sich nicht direkt mit anderen Kalendern und Kontakten synchronisieren lassen. Nextcloud bietet aber die Einbindung der eigenen Kalender und Kontakte über die CalDAV-URL beziehungsweise CardDAV-URL an, sodass lokale Clients, egal ob Windows oder iOS, auf die Nextcloud-Objekte zugreifen können. Eine Beschreibung zum Vorgehen ist ebenfalls in der Benutzeranleitung zu finden. In unserem Test konnten wir sowohl von Windows als auch von iOS auf unsere Nextcloud-Einträge zugreifen.

Nextcloud selbst führt in seiner Versionsübersicht für die Ultimate-Version noch einen Exchange-Connector sowie tiefergehende Integrationen in Teams, Slack oder Jira auf. Der Exchange-Connector soll dabei direkt Exchange-Kalender und Kontakte synchronisieren. Hinweise hierzu haben wir bei IONOS leider nicht gefunden, sodass wir uns diese Möglichkeiten im Rahmen des Tests nicht anschauen konnten.

Chat und Telefonie an Bord

In vielen Unternehmen ist WhatsApp ein beliebtes Mittel zur schnellen Kommunikation zwischen Nutzern und Kurznachrichten haben sich in der internen Kommunikation etabliert. Nicht überall sind mit Teams, Chatter oder Slack unternehmensinterne Lösung eingerichtet. Mit "Talk" bringt Nextcloud hier ein eigenes Werkzeug mit, wodurch die Kommunikation die eigene Instanz nicht verlässt. Talk arbeitet webbasiert und stellt für Android- und iOS-Geräte eine eigene App zur Verfügung.

Die Funktion selbst kommt mit den erwartbaren Funktionen. Es ist möglich Gruppen zu erstellen, Anlagen hinzuzufügen, Smileys zu verwenden und der eigene Status lässt sich ebenfalls setzen. Auch externe Gäste können öffentlichen Unterhaltungen beitreten und an Videoanrufen teilnehmen, was ein weiteres Feature von Talk ist, denn neben dem Chat stellt Talk Audio- und Video-Calls zur Verfügung. In unserem Test haben die Videocalls sehr gut funktioniert und im Vergleich mit Webex und Co. haben wir keine Funktionen vermisst.

IONOS selbst brachte in unserer Instanz noch eine eigene Konferenzlösung über eine Jitsi-Integration mit. In dem Nextcloud-Menü gab es ganz rechts noch den Eintrag "Konferenzen". Hierüber lassen sich Konferenzräume anlegen und diese über einen Link veröffentlichen. Dabei kommt der "IONOS Video Chat" zum Einsatz, der im Hintergrund die freie Software Jitsi Meet in Nextcloud nutzt. Der einzige Vorteil gegenüber Talk ist die Unabhängigkeit von einem Chat und die flexiblere Vorbereitung. Die Teilnahme an Videokonferenzen ist sowohl innerhalb als auch außerhalb von Nextcloud möglich und hat in unserem Test anstandslos geklappt.

Fazit

Nextcloud bietet einen sicheren Cloudspeicher, der über die reine Dateiverwaltung einige Mehrwerte mitbringt. Durch die vielen zusätzlichen Apps fungiert es zusätzlich als sehr umfangreiches Collaboration-Tool, das die Arbeit im Team deutlich angenehmer gestaltet. Gerade in kleinen Firmen, in denen sich noch kein eigener Cloudspeicher etabliert hat, bietet das von IONOS gemanagte Nextcloud mit seinen vielen Erweiterungen einen guten Einstieg.

Produkt	Bei IONOS Managed Nextcloud handelt es sich um einen SaaS-Ansatz für Nextcloud, das in einer sicheren Umgebung in Deutschland bereitsteht. Im Vordergrund steht die Nutzung als Cloudspeicher, es gibt aber auch verschiedene Funktionen für Kommunikation und Produktivität.
Hersteller	IONOS https://www.ionos.de/office-loesungen/managed-nextcloud-hosting
Preis	Zur Wahl stehen verschiedene Abonnements, die allen den gleichen Funktionsumfang enthalten und sich bezüglich des Speicherplatzes und der Performance unterscheiden. Beim Speicher stehen 500 GByte bis 10 TByte zur Verfügung. Managed Nextcloud startet bei 6 Euro im Monat. Möchten Unternehmen gleichzeitig das Office-Paket Collabora Online mitnutzen, sind weitere Lizenzen fällig – die Kosten für das Paket mit fünf Nutzern etwa liegen bei 2,50 Euro pro Monat.
Systemanforderungen	Da die Nextcloud-Umgebung von IONOS gehostet wird, sind keine Hardware-Systemanforderungen zu erfüllen. Für den Webzugriff werden die gängigen Browser, wie Google Chrome, Mozilla Firefox, Apple Safari und Microsoft Edge unterstützt. Ein Client steht für Windows ab Version 10, für macOS und Linux zur Verfügung.
Technische Daten	https://www.it-administrator.de/downloads/datenblaetter/

Einrichtung	8
Datensicherheit	8
Datenverwaltung	8
Collaboration	8
Erweiterung durch Apps	7
Die Details unserer Testmethodik finden Sie unter https://www.it-administrator.de/testmethodik/