Telefonie ist zu einem IT-Thema geworden und dank ausgereifter Bereitstellungs- und Konfigurationsmöglichkeiten müssen sich auch Telefonie-unerfahrene Admins oder IT-Techniker vor deren Einsatz nicht sorgen. Telefonanlagen selbst haben nunmehr minimale Abmessungen erreicht, wie unser Blick auf die COMtrexx Next von Auerswald zeigt.
Normalerweise erscheinen beim Gedanken an Telefonanlagen größere Schränke mit vielen Kabeln in irgendwelchen Kellerräumen vor dem geistigen Auge. Die COMtrexx Next von Auerswald stellt genau das Gegenteil dar: Sie ist eine kleine Telefonanlage, auch mit PBX oder TK abgekürzt, die speziell für die Bedürfnisse von kleinen Büroeinrichtungen, typischerweise Home Offices oder kleinen Niederlassungen, entwickelt wurde. Aufgrund ihrer kompakten Abmessungen – wir sprechen hier von 103 x 23 x 103 Millimetern und einem Gewicht von rund 165 Gramm – ist auch ein mobiler Betrieb möglich.
Auerswald COMtrexx Next
Produkt
Kompakte Telefonanlage mit Komfortfunktionen, erhältlich als physische Appliance und virtuelle Maschine.
Die unverbindliche Preisempfehlung für die Appliance beträgt 230,30 Euro. Die Lizenz für fünf Benutzer liegt bei 80,90 Euro, für zehn 125,36 Euro, für 20 230,51 Euro, für 30 343,28 Euro und in der maximalen Ausbaustufe für 40 Benutzer 456 Euro. Das in diesem Zusammenhang getestete Komforttelefon vom Typ D-600 kommt auf 504,30 Euro.
Systemanforderungen
Software-seitig ist lediglich ein aktueller Webbrowser erforderlich. Die COMtrexx Next benötigt Amtsanschlüsse: VoIP-Kanäle (SIP nach RFC 32611) oder einen Mehrgeräte/TK-Anlagen-Anschluss (SIP-Trunking). Das System arbeitet mit den VoIP-Codecs G.711 und G.722.
Das Modell ist die kleinste COMtrexx-Appliance des deutschen Herstellers Auerswald und für eine Ausbaustufe von bis zu 40 Benutzern positioniert. Diese sollten insgesamt nicht mehr als 200 Geräte über die Appliance steuern und auch die Anzahl der gleichzeitigen Gespräche ist mit 40 angegeben. Ohne die entsprechenden Softwarelizenzen ist ein Betrieb der TK nicht möglich und diese werden in den Paketen fünf, zehn, 20, 30 und 40 über den Distributor oder per Gutschein im eigenen Shop angeboten. Trotz der geringen Maße des Geräts und einem Stromverbrauch von laut Hersteller maximal fünf Watt pro Stunde bietet die TK alle Funktionen, die Nutzer heute von einer modernen Telefonanlage erwarten.
Der Hersteller liefert das Gerät nicht nur als kleine Box, sondern auch als virtuelle Maschine für den Einsatz unter Hyper-V, ESXi oder Oracle-VM. Admins dürften aber durchaus Gefallen daran finden, dass sie eine Telefonanlage auch losgelöst von den Virtualisierungs-Hostservern betreiben können, auch wenn die IT-seitige Abhängigkeit einer IP-Telefonanlage von Namensauflösung und Netzwerkanbindung eine ständige Verzahnung von IT und TK erfordert. Telefonie, und das ist keine neue Erkenntnis, ist ohnehin zu einem IT-Thema geworden – ob es Admins gefällt oder nicht.
Normalerweise erscheinen beim Gedanken an Telefonanlagen größere Schränke mit vielen Kabeln in irgendwelchen Kellerräumen vor dem geistigen Auge. Die COMtrexx Next von Auerswald stellt genau das Gegenteil dar: Sie ist eine kleine Telefonanlage, auch mit PBX oder TK abgekürzt, die speziell für die Bedürfnisse von kleinen Büroeinrichtungen, typischerweise Home Offices oder kleinen Niederlassungen, entwickelt wurde. Aufgrund ihrer kompakten Abmessungen – wir sprechen hier von 103 x 23 x 103 Millimetern und einem Gewicht von rund 165 Gramm – ist auch ein mobiler Betrieb möglich.
Auerswald COMtrexx Next
Produkt
Kompakte Telefonanlage mit Komfortfunktionen, erhältlich als physische Appliance und virtuelle Maschine.
Die unverbindliche Preisempfehlung für die Appliance beträgt 230,30 Euro. Die Lizenz für fünf Benutzer liegt bei 80,90 Euro, für zehn 125,36 Euro, für 20 230,51 Euro, für 30 343,28 Euro und in der maximalen Ausbaustufe für 40 Benutzer 456 Euro. Das in diesem Zusammenhang getestete Komforttelefon vom Typ D-600 kommt auf 504,30 Euro.
Systemanforderungen
Software-seitig ist lediglich ein aktueller Webbrowser erforderlich. Die COMtrexx Next benötigt Amtsanschlüsse: VoIP-Kanäle (SIP nach RFC 32611) oder einen Mehrgeräte/TK-Anlagen-Anschluss (SIP-Trunking). Das System arbeitet mit den VoIP-Codecs G.711 und G.722.
Das Modell ist die kleinste COMtrexx-Appliance des deutschen Herstellers Auerswald und für eine Ausbaustufe von bis zu 40 Benutzern positioniert. Diese sollten insgesamt nicht mehr als 200 Geräte über die Appliance steuern und auch die Anzahl der gleichzeitigen Gespräche ist mit 40 angegeben. Ohne die entsprechenden Softwarelizenzen ist ein Betrieb der TK nicht möglich und diese werden in den Paketen fünf, zehn, 20, 30 und 40 über den Distributor oder per Gutschein im eigenen Shop angeboten. Trotz der geringen Maße des Geräts und einem Stromverbrauch von laut Hersteller maximal fünf Watt pro Stunde bietet die TK alle Funktionen, die Nutzer heute von einer modernen Telefonanlage erwarten.
Der Hersteller liefert das Gerät nicht nur als kleine Box, sondern auch als virtuelle Maschine für den Einsatz unter Hyper-V, ESXi oder Oracle-VM. Admins dürften aber durchaus Gefallen daran finden, dass sie eine Telefonanlage auch losgelöst von den Virtualisierungs-Hostservern betreiben können, auch wenn die IT-seitige Abhängigkeit einer IP-Telefonanlage von Namensauflösung und Netzwerkanbindung eine ständige Verzahnung von IT und TK erfordert. Telefonie, und das ist keine neue Erkenntnis, ist ohnehin zu einem IT-Thema geworden – ob es Admins gefällt oder nicht.
Umfassende Telefonie-Features
Neben den Basisfunktionen einer Telefonanlage bietet COMtrexx im Zusammenspiel mit den Telefonen der COMfortel-D-Serie von Auerswald Komfortfunktionen wie CTI (Computer Telephony Integration), MWI (Message Waiting Indication) und BLF (Busy Lamp Field). Eine integrierte Konferenzfunktion für bis zu zehn Konferenzräume, Roaming-User-Funktionen zur Unterstützung mobiler Arbeitsplätze, zentrale Anruflisten und die Nutzung von Softclients für Computer, Tablets und Smartphones runden das moderne Gesamtbild ab.
Auerswald stellte uns eine COMtrexx Next und ein dazu passendes Komforttelefon vom Typ D-600 für einen Test zur Verfügung. Neben den Geräten erhielten wir die notwendigen Testlizenzen, einen Zugang zum cloudbasierten Managementsystem COMtrexx Control Center (CCC) und einen SIP-Trunk, um die Telefonie zu testen. Das D-600 ist ein sehr ansprechendes Gerät mit großem Farbdisplay und Touchfunktionalität auf Android-Basis. Der verwendete schwarze Kunststoff wirkt hochwertig und nur an den unteren Ecken des Gerätes sind haptisch ein paar leicht unsauber abgerundete Kanten zu erkennen.
Die kleine COMtrexx-Next-Appliance wird über ein 5-Volt-Steckernetzteil mit Strom versorgt, die Netzwerkanbindung erfolgt über einen Standard-RJ45-Ethernet-Port. Die neben dem Netzwerkanschluss befindliche USB 2.0-Schnittstelle ist funktionslos, der auf der anderen Seite des Geräts positionierte USB 3.0-Anschluss ist für eine optionale externe SSD vorgesehen und dient als Datenspeicher, beispielsweise für Voicemail-Nachrichten. Ohne diesen zusätzlichen Speicher arbeitet die TK mit dem intern verfügbaren Speicher – in unserem Fall etwa 160 MByte.
Bild 1: In den Tiefen der Konfigurationsvorlagen der Auerswald-Telefonanlage finden sich XML-Dateien, mit denen der Admin jedoch kaum in Kontakt kommt.
Einfache Inbetriebnahme
Anschluss und Inbetriebnahme gestalten sich denkbar einfach: Steht ein DHCP-Server mit Netzwerk zur Verfügung, erhält die COMtrexx Next von diesem eine IP-Adresse, ansonsten kommt eine APIPA-Adresse zum Einsatz. Ab jetzt wird nur noch über den Browser gearbeitet und die Webseite mit dem Admin-Dialog geöffnet. Die erste Amtshandlung besteht nun darin, ein eigenes Passwort für den "Admin" festzulegen.
Die Menüstruktur ist optisch gut gelungen und bietet die Sprachauswahl zwischen Deutsch, Französisch und Englisch. Eine gut formulierte Onlinehilfe kann vom Administrator jederzeit kontextsensitiv über den Web-Dialog geöffnet oder als PDF-Datei von der Homepage heruntergeladen werden. Die Texte sind prägnant formuliert und verzichten auf Umschweife. Wer es etwas genauer wissen will als beispielsweise die Rollenbeschreibung "Administrator: Erlaubt die Nutzung aller Funktionen inklusive Firmware-Update und Vergabe weiterer Berechtigungen" oder "Monitor: Erlaubt die Nutzung der Überwachungsfunktionen", dem sei das 1352 Seiten starke COMtrexx-Benutzerhandbuch empfohlen.
Im nächsten Schritt muss der Administrator die kleine Telefonanlage mit den notwendigen Lizenzcodes versehen und eventuelle Updates einspielen. Das ging in unserem Fall sehr schnell und ist weitgehend selbsterklärend. Es folgen die üblichen Verdächtigen der Einrichtung: Überprüfung des Zeitservers, Festlegung einer fixen IP-Adresse, Überprüfung der DNS-Einträge, gegebenenfalls Setzen von statischen Routen und Hinterlegung der Informationen zur Nutzung eines Mailservers. Wichtige unterstützende Tools wie eine Netzwerkdiagnose mit Trace und Ping oder das Hinterlegen eines Syslog-Servers und das Mitschneiden des Netzwerkverkehrs im PCAP-Format beherrscht auch die kleinste Variante einer Telefonanlage des Herstellers.
Anschließend ist unter "Dienste" ein Provider für den Anlagen- oder Mehrgeräteanschluss zu hinterlegen. Dies geschieht manuell durch Ausfüllen der entsprechenden Felder wie SIP-Domain, Registrar-Daten, NAT-Traversal, SIP-Port, SIP-Session, Timer, DTMF-Signalisierung oder Codec-Einstellung. Wesentlich komfortabler funktioniert die Einrichtung jedoch durch die Verwendung der hinterlegten Providerliste mit Einträgen aus vielen europäischen Ländern. Wird ein solcher Eintrag verwendet, beschränkt sich die Einrichtung auf die Eingabe der Rufnummer und der Zugangsdaten – fertig.
Nun geht es an die Rufnummernzuordnung – also das Verknüpfen von externen und internen Rufnummern zu einem Benutzer. In unserer kleinen Testumgebung war dieser Schritt mit wenigen Klicks, Eingaben und Zuordnungen erledigt. Da COMtrexx Next für maximal 40 Benutzer ausgelegt ist, dürfte von der technischen Möglichkeit, VCF- oder CSV-Dateien zu importieren, wohl wenig Gebrauch gemacht werden. Auch die Kontaktverwaltung von bis zu 2000 Einträgen mit getrennten Adressbüchern für Abteilungen oder im Mehrfirmenbetrieb mit Veröffentlichung der Adressbücher über LDAP ist eher für größere COMtrexx-Installationen relevant.
Es ist jedoch gut zu sehen, dass diese Funktionen bereits enthalten sind, falls eine Anlage dennoch wachsen sollte. Zu einem Benutzer, einer Gruppe, einer Voicemailbox oder einer Faxbox gehört, wenn verwendet, auch ein detaillierteres Profil mit PIN- oder Passwortvergabe, Büroeinstellungen oder Erreichbarkeitskontrolle. Im letzteren Fall kommen Anklopfen, Anrufschutz, Sperrlisten, Freigabelisten, Follow-Me-Funktionen, Parallelruf oder Rufumleitung zum Einsatz. Im einfachsten Fall gibt es nur ein Kontaktbild.
Bild 2: Trotz der vielen spezifischen Einstellungsmerkmale rund um SIP ist die COMtrexx dank passender Standardeinstellungen zügig eingerichtet.
Weitgehend automatische Provisionierung
Das Provisioning ist die automatisierte Konfiguration von IP-Telefonen oder DECT-Basisstationen über den Provisioning-Server der TK-Anlage, von dem die Geräte die notwendigen Konfigurationsdaten erhalten. Das Gerät holt sich die Konfigurationsdaten direkt aus einer im Netzwerk verteilten Datei. Für jeden von der PBX unterstützten Gerätetyp wird eine spezifische Provisioning-Datei ausgegeben, die im XML-Dateiformat vorliegt.
Den Zeitpunkt des automatischen Provisionings bestimmen zwei Faktoren. Für die regelmäßige Ausführung des Provisionings lässt sich für jeden Gerätetyp in der gerätespezifischen Provisioning-Datei der Wochentag und die Uhrzeit, zum Beispiel 01:00 Uhr nachts, festlegen. Diesen Vorgang stößt die TK-Anlage an. Weiterhin findet ein Provisioning bei individuellen Änderungen am Endgerät, wie etwa der Neuzuordnung eines Benutzers, statt. Die Nachricht für das Provisioning wird vom Endgerät ausgelöst.
COMtrexx Next bestimmt, wie die Provisioning-Einstellungen aussehen und welchen Umfang diese haben. Bei Änderungen, wie beispielsweise der Neuzuordnung eines Benutzers zu einem Telefon, sendet die TK-Anlage eine Nachricht an das Endgerät. Dieses fordert daraufhin die aktuellen Daten an, die Provisioning-Datei für das Gerät wird aktualisiert. Das von uns getestete IP-Telefon der D-Serie hat sich zumindest nach einer kurzen Wartezeit tatsächlich selbst konfiguriert. Neben der D-Serie gibt es ein vollständiges Provisioning für die Geräte der COMfortel WS-500x-Serie von Auerswald und eingeschränkt auch für die COMfortel 1400, 2600, 3600 sowie IP-Telefone von Snom und Yealink.
Praxisbeispieleaus der Onlinehilfe
Was uns an der Anleitung besonders gut gefallen hat, sind die verschiedenen beschriebenen Anwendungsszenarien. Gerade wenn der IT-Techniker, der die Anlage einrichtet, sich bisher wenig mit Telefonanlagen beschäftigt hat, sind diese Informationen sehr hilfreich. So zeigt das Beispiel "Arztpraxis", eines von insgesamt zehn Best Practices, welche Funktionen der TK-Anlage sich für ein Praxisteam besonders eignen, dieses entlasten und den Komfort für Patienten erhöhen.
Für "Terminvergabe, Rezeptbestellung und Patienteninformation" empfehlen die Autoren des Hilfetextes: "Die Funktion Automatische Zentrale nimmt Anrufe entgegen und verbindet Anrufer mit dem gewünschten Ziel. Ist die Funktion Text vor Melden nachgeschaltet, werden Anrufer im Besetztfall nicht abgewiesen, sondern direkt in eine Warteschleife gesetzt. Alternativ kann das Ziel auch eine Voicemailbox sein, die das Anliegen aufnimmt oder eine Ansage mit Informationen abspielt".
Dieser Information folgt der Verweis auf die Hilfetexte für "Text vor Melden", "Automatische Zentrale" und "Voicemailbox" und – sofern zeitgesteuerte Ansagen und Erreichbarkeiten gefragt sind – der Verweis auf "Konfigurationsumschaltung". Unter "Text vor Ansage" ist beispielsweise die Möglichkeit zu verstehen, eine Begrüßung abzuspielen, bevor ein Anruf überhaupt angenommen wird. Wie sich eine Durchsage in den Warte- oder Beratungsraum per Gegensprechanlage oder Lautsprecherdurchsage realisieren lässt, wie eine Notrufnummer andere Gespräche vorrangig unterbricht oder wie eine Telefonanlage mit einer Türfreisprecheinrichtung und einem Türöffner gekoppelt werden kann, ist ebenfalls in der Anleitung beschrieben.
Ganz neu war zum Testzeitpunkt die Möglichkeit der Integration der COMtrexx-Anlagen in das "CCC COMtrexx Command Center", einen Clouddienst des Herstellers, der nun auch die komplette Verwaltung der eingebundenen Telefonanlagen ermöglicht. Systemhäuser, Dienstleister oder IT-Abteilungen, die für mehrere Standorte zuständig sind, können so mehrere TK-Anlagen von Auerswald zentral über das Internet verwalten.
Bild 3: Welche Rufnummer mit welchem Endgerät arbeitet, klickt der Admin über die Weboberfläche zusammen.
Moderne Softphones
So praktisch ein herkömmliches Telefon auch sein mag, so sehr haben wir uns daran gewöhnt, dass Telefonieren auch mit dem Headset direkt am Computer möglich ist oder dass sich das Handy bei Bedarf wie das Bürotelefon verhält. Auerswald nennt das vollmundig und modern hybride Arbeitswelt und bietet dafür eine optionale Softphone-App an. Dabei handelt es sich um eine klassische und recht intuitive SIP-Telefonie-Softwarelösung mit zusätzlicher Chatfunktion.
Eine sichere Anbindung an die Telefonanlage ist bei Auerswald durch den kostenlos nutzbaren Cloudservice gleich mit dabei und macht so in einigen Fällen eine zusätzliche VPN-Konfiguration überflüssig. Ob das im Einzelfall funktioniert, hängt ein wenig von der Konfiguration des Netzwerks ab, das IPv6 nicht vollständig unterstützt. Der Betrieb auf DualStack oder DualStack Lite ist jedoch laut Hersteller möglich.
Das Einrichten der Softphone-Software auf einem iPhone ist denkbar einfach – Software über den Appstore herunterladen und mit den über COMtrexx bereitgestellten Logindaten anmelden – fertig. Diese Anmeldedaten bestehen aus einem SIP-Benutzernamen und einem Passwort – beides versendet der Admin bequem per E-Mail direkt aus der COMtrexx-Oberfläche.
Neben Apples iOS unterstützt der Hersteller auch die Plattformen Android und Windows. Bei Letzterem erkennt der Installer selbstständig, ob Microsoft Office in der 32- oder 64-Bit-Version installiert ist und schlägt automatisch die passende Variante der SoftPhone-Software vor. Auf unserem Testrechner schlug der Assistent die 32-Bit-Version vor, da einige ältere Office-Programme dafür installiert waren, Outlook jedoch über Office 365 in der 64-Bit-Version. In den Einstellungen des Softphones kann der Benutzer die Integration mit Outlook als Option aktivieren, aber nicht, wenn Outlook in der falschen Bit-Version installiert ist – das Häkchen lässt sich einfach nicht setzen.
Sind beide Versionen kompatibel, kann der Benutzer zum Beispiel aus der Kontaktverwaltung über das Kontextmenü Anrufe tätigen. Ein weiteres sehr interessantes Feature ist die Aufzeichnung aller eingehenden Anrufe im Dateisystem im WAVE-Format. Wem diese Ausbaustufe der Soft-Telefonie noch nicht ausreicht, der hat mit der kostenpflichtigen Option "PBX Call Assist 5" noch mehr in der Hinterhand: Textchat inklusive Filesharing, Videokonferenzen und Screensharing, Steuerung der Anrufe über den PC per Computer-Telefonie-Integration (CTI) und Präsenzmanagement zur Darstellung der Erreichbarkeit – jetzt auch mit Microsoft-Teams-Integration.
Fazit
Was dieses kleine System leistet, ist in seiner Gesamtheit schon beeindruckend. Damit ist weniger die tatsächliche physische Größe gemeint, denn jeder IT-affine Mensch kennt die Rechenleistung von Smartphones, die ja auch eher klein sind. Überzeugend ist vielmehr der Funktionsumfang, den selbst das kleinste Gerät von Auerswald bietet. Wer bisher nur die Basisfunktionen von Routern und kostenlosen TK-Systemen aus der Cloud kennt, dürfte erstaunt sein, was sich mit einer TK-Anlage für die unterschiedlichsten Anwendungsfälle alles einrichten lässt. Um die vielfältigen Funktionen auszukosten, braucht es aber die Telefone des Herstellers aus der D-Serie, deren kleinstes Modell für rund 120 Euro am Markt angeboten wird.
Insgesamt eignet sich das Gespann aus COMtrexx Next und passenden Telefonen für typische Anwendungsfälle in Anwaltskanzleien, Arztpraxen, im Baugewerbe, in kleineren Callcentern, im Handwerk, aber auch in kleineren Pflegeheimen oder in Supermärkten. Für größere Anforderungen bietet Auerswald die Systeme COMtrexx mit den Erweiterungen Business, Flex oder Advanced an. Ein Blick in das COMtrexx Control Center zeigt bereits, dass sich der Hersteller darauf einstellt, dass Systemhäuser die TK-Anlagen verschiedener Kunden zentral über das Internet verwalten wollen.