Günstige Windows- und Office-Lizenzen für KMU
Mehr Lizenz pro Euro
Veröffentlicht in Ausgabe 04/2024 - SCHWERPUNKT
Investitionskosten reduzieren und teure Lizenzstreitigkeiten vermeiden ist gewiss das Ziel aller IT-Verantwortlichen, allerdings lauern auch viele Fallstricke und es gibt auch unseriöse und illegale Angebote für günstige Microsoft-Software. Wie sich diese erkennen lassen, dazu hält Microsoft unter [1] eine Reihe von Hinweisen bereit. In unserem Beitrag soll es jedoch ausschließlich um legale Angebote gehen, und der erste wichtige Tipp dabei ist, dass es für KMU in den meisten Fällen nicht notwendig ist, teure Serviceverträge mit Microsoft abzuschließen. Häufig reichen günstige OEM- und Retail-Lizenzen völlig aus.
Auch durch die Möglichkeit, gebrauchte Software zu erwerben, ergeben sich viele Möglichkeiten, Microsoft-Produkte günstig zu beziehen und gleichzeitig legal zu betreiben. Wer sich ein wenig mit dem Thema auseinandersetzt, kann durchaus einiges an Investitionen sparen und gleichzeitig sichergehen, dass er richtig lizenziert ist. In den meisten Fällen ist es daher nicht notwendig, Software direkt bei Microsoft zu kaufen, auch wenn Sie im Unternehmen parallel auf Microsoft 365 setzen.
PCs und Notebooks ohne Betriebssystem
Nicht immer ist es sinnvoll, PCs oder Notebooks mit Windows-Lizenzen zu kaufen. Gerade KMU können hier sparen, wenn sie die Geräte ohne Betriebssystem kaufen und die jeweilige Windows-Version unabhängig erwerben. Auf Gebrauchtssoftware-Portalen erhalten Sie Windows 11 Pro schon für unter 20 Euro und Microsoft Office 2021 Home & Student (Word, Excel, PowerPoint und Outlook) für knapp 60 Euro. Wer Microsoft Office 2021 Professional Plus (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Publisher, Access) benötigt, findet Lizenzen für rund 230 Euro.
Investitionskosten reduzieren und teure Lizenzstreitigkeiten vermeiden ist gewiss das Ziel aller IT-Verantwortlichen, allerdings lauern auch viele Fallstricke und es gibt auch unseriöse und illegale Angebote für günstige Microsoft-Software. Wie sich diese erkennen lassen, dazu hält Microsoft unter [1] eine Reihe von Hinweisen bereit. In unserem Beitrag soll es jedoch ausschließlich um legale Angebote gehen, und der erste wichtige Tipp dabei ist, dass es für KMU in den meisten Fällen nicht notwendig ist, teure Serviceverträge mit Microsoft abzuschließen. Häufig reichen günstige OEM- und Retail-Lizenzen völlig aus.
Auch durch die Möglichkeit, gebrauchte Software zu erwerben, ergeben sich viele Möglichkeiten, Microsoft-Produkte günstig zu beziehen und gleichzeitig legal zu betreiben. Wer sich ein wenig mit dem Thema auseinandersetzt, kann durchaus einiges an Investitionen sparen und gleichzeitig sichergehen, dass er richtig lizenziert ist. In den meisten Fällen ist es daher nicht notwendig, Software direkt bei Microsoft zu kaufen, auch wenn Sie im Unternehmen parallel auf Microsoft 365 setzen.
PCs und Notebooks ohne Betriebssystem
Nicht immer ist es sinnvoll, PCs oder Notebooks mit Windows-Lizenzen zu kaufen. Gerade KMU können hier sparen, wenn sie die Geräte ohne Betriebssystem kaufen und die jeweilige Windows-Version unabhängig erwerben. Auf Gebrauchtssoftware-Portalen erhalten Sie Windows 11 Pro schon für unter 20 Euro und Microsoft Office 2021 Home & Student (Word, Excel, PowerPoint und Outlook) für knapp 60 Euro. Wer Microsoft Office 2021 Professional Plus (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Publisher, Access) benötigt, findet Lizenzen für rund 230 Euro.
Lizenzguru ist ebenfalls ein bekanntes Portal für gebrauchte Lizenzen. Hier finden Sie auch gebrauchte Windows-10-Lizenzen, wenn Ihr Unternehmen noch nicht auf Windows 11 umsteigen will. Auch mit diesen Lizenzschlüsseln können Sie jederzeit auf Windows 11 migrieren. Achten Sie aber darauf, dass Sie Windows 10/11 Pro erwerben, auch wenn Sie kein Active Directory einsetzen. Windows 10/11 Home ist zwar oft günstiger, aber in der Funktionalität vor allem für den professionellen Einsatz eingeschränkt. Bei Lizenzguru gibt es Windows 10 Professional für etwa 15 Euro, während Win-dows 11 Professional 50 Euro kostet.
Wenn Sie solche günstigen Gebrauchtlizenzen erwerben wollen, achten Sie darauf, dass Sie diese bei einem seriösen Händler kaufen. In den meisten Fällen erhalten Sie einen Produktschlüssel, den Sie für die Installation von Windows 10 oder 11 einsetzen, das Sie selbst bei Microsoft herunterladen. Wichtig ist dabei aber, dass Sie eine Lizenz mit erwerben, nicht nur den Produktschlüssel. Das muss beim Kauf des Produktes eindeutig ersichtlich sein.
Lizenz versus Product Key
Es ist durchaus eine sparsame Option, gebrauchte oder defekte Hardware anzuschaffen, wenn sich die Lizenzaufkleber darauf befinden. Denn diese Lizenzen können Sie mit anderer Hardware weiter nutzen. In diesem Fall haben Sie den Vorteil, dass Sie die Lizenz komplett erwerben, da Sie auch die entsprechende Hardware besitzen. Natürlich müssen Sie sich dabei vergewissern, dass der Verkäufer seine Lizenz nicht weiter nutzt.
Achten Sie generell immer darauf, dass ein Produktschlüssel keine Lizenz ist. Sie können auch einen Produktschlüssel ohne Lizenz kaufen, zum Beispiel bei Volumenlizenzen – das ist aber nicht legal. Wenn Sie eine Lizenz besitzen, dann haben Sie auch den dazugehörigen Produktschlüssel, aber nicht umgekehrt. Wenn jemand seinen Produktschlüssel mehrfach verkauft, behält er seine Lizenz, die Käufer erhalten nur die Produktschlüssel der Lizenz. Sie sollten aufpassen, dass Sie nicht in diese Falle tappen. Viele unseriöse Händler vermeiden den Begriff "Lizenz" und sprechen nur von "Produktschlüssel" oder "Product Key". Solche Angebote sollten Sie nicht berücksichtigen. Und da solche Anbieter oft aus dem Ausland agieren, haben Sie natürlich kaum rechtliche Handhabe, wenn eine solche Lizenz nicht legal ist. Hier hilft ein Blick ins Impressum des Webshops, der die Lizenzen verkauft.
Keine Volumenlizenzen kaufen
Haben Sie beim Kauf von günstigen Lizenzen ein Auge darauf, dass Sie keine Volumenlizenzen erwerben, sondern einen OEM- oder besser noch einen Retail-Schlüssel. Denn Volumenlizenzen können jederzeit auslaufen und solche Verträge sind für große Unternehmen und Bildungseinrichtungen gedacht. Und nur deren Mitarbeiter dürfen die Produkte dieser Lizenz verwenden. Wenn solche Unternehmen die Produktschlüssel weiterverkaufen, funktionieren diese durchaus für eine gewisse Zeit, aber Microsoft kann diese Schlüssel jederzeit sperren und damit unbrauchbar machen. Der Kauf dieser Lizenzen ist illegal, auch wenn Microsoft in den letzten Jahren nicht gegen Kunden vorgegangen ist. Allerding sperrt Microsoft regelmäßig Produktschlüssel, die negativ auffallen.
Kündigt der Verkäufer den Vertrag oder verkauft er mehr Lizenzen als vertraglich vereinbart, verfallen die zugehörigen Produktschlüssel oder Sie können Ihren nicht mehr verwenden. Sie als Käufer haben darauf keinen Einfluss, da Sie den zum Schlüssel gehörenden Volumenlizenzvertrag nicht selbst abgeschlossen haben, sondern nur einen Key daraus verwenden. Diese Lizenzen gibt es für Windows und Office, sie sind günstig, bergen aber das Risiko, dass sie von einem Tag auf den anderen nicht mehr funktionieren. Lassen Sie lieber die Finger davon, auch wenn solche Produktschlüssel durch ihren geringen Preis oft verlockend sind.
Besser ist es, OEM-Lizenzen oder Retail-Lizenzen zu erwerben. Fragen Sie daher vor dem Kauf eines Schlüssels nach, ob es sich um einen OEM- oder Volumenlizenzschlüssel handelt, beziehungsweise stellen Sie sicher, dass es sich bei dem Angebot um eine Lizenz handelt, nicht nur um einen Produktschlüssel einer Lizenz. Das ist bei unseriösen Angeboten oft nur aus dem Kleingedruckten erkennbar. Retail-Keys sind in diesem Fall noch besser, da sie nicht an Hardware gebunden sind und somit die Gefahr, dass Microsoft den Produktschlüssel sperrt, sehr gering ist. Wenn Sie also auf Nummer sicher gehen wollen, kaufen Sie am besten (gebrauchte) Retail-Keys. Aus diesen Gründen sind Volumenlizenzschlüssel besonders günstig und Retail-Lizenzen im Vergleich teurer, dafür aber legal und dauerhaft einsetzbar.
Gebrauchte OEM-Lizenzen können bares Geld sparen
OEM-Lizenzen sind zwar direkt an die Hardware gebunden, dürfen aber in Deutschland separat verkauft werden. Der Bundesgerichtshof hat in einem Urteil (BGH, 06.07.2000 - I ZR 244/97) die Entkopplung von der Hardware für rechtmäßig erklärt. Sie können also ohne Bedenken gebrauchte OEM-Lizenzen kaufen und verwenden, allerdings keine Volumenlizenzen. Allerdings müssen Sie darauf achten, dass Sie zwar legal OEM-Lizenzen kaufen und verwenden können, Microsoft aber mit dieser Vorgehensweise nicht einverstanden ist, da sie gegen die eigenen Lizenzbedingungen verstößt. Es ist daher durchaus möglich, dass Microsoft einzelne Produktschlüssel sperrt, sodass die Aktivierung nicht funktioniert oder Windows und Office die Aktivierung verlieren. Es kann daher nicht schaden, eine oder zwei Ersatzlizenzen zu haben, um für diesen Fall gewappnet zu sein, oder besser gleich auf Retail-Lizenzen zu setzen. Als Alternative ist der bereits beschriebene Weg denkbar gebrauchte oder defekte Hardware zu kaufen, bei der die Lizenzen für das jeweilige Produkt dabei sind.
Durch den Kauf von gebrauchten Lizenzen können Sie günstig an Software kommen, die der ursprüngliche Besitzer nicht mehr benötigt. Zugriffslizenzen (CALs) lassen sich mit beliebigen Lizenzen kombinieren. Wenn Sie also in Ihrem Unternehmen bereits CALs erworben haben, können Sie diese auch mit OEM-Lizenzen kombinieren. Solche Lizenzen stehen auch gebraucht zur Verfügung. Es ist auch erlaubt, einen Produktschlüssel und ein Installationsmedium zu verwenden, das für einen anderen Computer zum Einsatz kam. Der Produktschlüssel und das Installationsmedium stellen nicht die Lizenz dar. Sie müssen jedoch darauf achten, dass Sie über eine Lizenz verfügen, wenn Sie einen Produktschlüssel und ein Lizenzmedium für ein Produkt nutzen. Mit welchem Produktschlüssel und Medium Sie die Installation durchführen, spielt keine Rolle, wichtig ist die Lizenz.
Lizenzart auslesen
Um welche Lizenz es sich auf einem Computer handelt, können Sie nach der Installation von Microsoft Office checken, indem Sie in das Installationsverzeichnis wechseln (standardmäßig "C:\Programme (x86) \ Microsoft Office \ Office16". Hier können Sie mit folgendem Befehl überprüfen, ob es sich um eine Volumenlizenz, eine OEM-Lizenz oder eine herkömmliche Einzelhandelslizenz handelt: cscript ospp.vbs /dstatusDen Lizenztyp von Windows finden Sie über die Befehlszeile mit slmgr -dli heraus. Erscheint hier die Meldung, dass Sie keine Retail- oder OEM-Lizenz verwenden, sondern einen Volumenschlüssel, sollten Sie aktiv werden. Bei Volumenlizenzen innerhalb der eigenen Firma spielt dies keine Rolle, wenn Sie aber einen Multiple Activation Key (MAK) erworben haben, gehört diese Lizenz der Firma mit dem Volumenlizenzvertrag. Läuft dieser aus, wird auch Ihr MAK ungültig. Das kann auch passieren, wenn Microsoft diesen sperrt.Außerdem stellt sich bei diesen Keys die Frage nach der Rechtmäßigkeit und damit nach der Beziehung Ihres Unternehmens zu diesem Volumenlizenzinhaber. Wenn Sie keine Volumenlizenz abgeschlossen haben, sollten Sie die Gültigkeit der Lizenz überprüfen und gegebenenfalls auf eine OEM- oder Retail-Lizenz umsteigen. Die Kosten halten sich in Grenzen, aber Sie vermeiden potenziellen und teuren Lizenzärger und Probleme mit Windows oder Office, wenn Microsoft den Produktschlüssel sperrt.
OEM-Lizenzen für Windows Server
Bei OEM-Lizenzierung von Windows Server müssen Sie beachten, dass Sie mindestens Lizenzen für 16 CPU-Kerne benötigen, auch wenn der Server weniger Kerne hat. Hat die Maschine mehr CPU-Kerne, müssen Sie dies natürlich ebenfalls abdecken. OEM-Lizenzen kommen in verschiedenen Varianten daher: Direct OEM (DOEM), Reseller Option Kit (ROK) und Channel OEM for System Builder (COEM). Grundsätzlich besitzen alle diese Lizenzen den gleichen Funktionsumfang, es gibt keine eingeschränkten OEM-Lizenzen. Erwerben Sie eine solche Lizenz, können Sie innerhalb von 90 Tagen einen Software-Assurance-Vertrag mit Microsoft abschließen. OEM-Lizenzen ermöglichen also durchaus moderne Supportszenarien, IT-Verantwortliche müssen dabei jedoch die möglichen Kosten genau abwägen.
Bei den erwähnten Formen dieser Softwareverträge kommt DOEM häufig für PCs zum Einsatz, auf denen Windows bereits vorinstalliert ist. Sie können diese also durchaus erwerben, sollten sich aber vergewissern, dass diese Lizenz nicht bereits verwendet wird. ROK ist eine flexible Art, Windows Server zu lizenzieren, hier kann sich ein Preisvergleich lohnen. Wenn Sie selbst Server zusammenstellen, können Sie COEMs verwenden. Hier müssen Sie aber darauf achten, was die Lizenz abdeckt, insbesondere die Anzahl der Cores. Steht Ihnen kein Installationsmedium zur Verfügung, können Sie bei Microsoft ein Downgrade-Kit erwerben. Es ist auch ausdrücklich erlaubt, die Installationsmedien eines Servers für einen anderen Server zu verwenden. Wichtig ist, dass Sie die richtige Edition verwenden, also Windows Server 2022 Essentials, Standard oder Datacenter.
Dabei hat die von Ihnen erworbene Lizenz in der Regel nichts mit dem verwendeten Installationsmedium zu tun. Wenn Sie ein anderes Medium der gleichen Edition vorliegen haben, können Sie dieses verwenden. Die Lizenz ist weder an den Produktschlüssel noch an das Installationsmedium, manchmal jedoch an ein bestimmtes BIOS gebunden. Das bedeutet, dass Sie die Lizenz nicht mit diesem Medium verwenden können. Das macht aber nichts, Sie können einfach eine andere Installationsquelle einsetzen. Microsoft selbst hat keine BIOS-Lock-Klausel in seinen Lizenzverträgen, Sie dürfen aber den BIOS-Lock des Datenträgers nicht entfernen, sondern müssen einen anderen verwenden.
OEM-Lizenzen umwandeln
Wenn Sie OEM-Lizenzen erworben haben, können Sie diese in eigene Volumenlizenzen umwandeln, wenn sich das preislich für Sie lohnt. Hier kann es sinnvoll sein, ein Angebot einzuholen. Sie können bei Microsoft eine Software Assurance abschließen und erhalten dadurch verschiedene Vorteile, wie Zugriff auf das Volume Licensing Service Center (VLSC) und die Möglichkeit, Windows und Office mit Multiple Activation Keys zu aktivieren. Außerdem können Sie immer die aktuellste Version des jeweiligen Produkts verwenden. Dies vereinfacht auch die Aktivierung. In den meisten Fällen ist Software Assurance für KMU jedoch nicht sinnvoll und gebrauchte Lizenzen sind günstiger.
Microsoft bietet ein Portal [2] mit den Lizenzbestimmungen der einzelnen Produkte und auch eine Lizenzierungsseite [3] mit wichtigen Informationen an. Um die genauen Bedingungen für OEM-Lizenzen zu berücksichtigen, wählen Sie unter "Wie wird die Software erworben?" die Option "Vom Computerhersteller auf dem Computer vorinstalliert?" Diese Auswahl beschreibt die OEM-Lizenzen. Bei "Version" wählen Sie das Produkt aus, zum Beispiel "Windows Server 2022 Datacenter und Standard". Bei "Sprache" ist die Auswahl "Deutsch" wichtig. Anschließend zeigen sich die jeweiligen Lizenzbedingungen.
Windows Server 2022 Essentials ist als OEM-Version erhältlich
Kleine Unternehmen sollten sich auf jeden Fall Windows Server 2022 Essentials ansehen. Die OEM-Lizenz ist sehr günstig, teilweise zwischen 150 und 250 Euro. Technisch handelt es sich um eine Installation von Windows Server 2022 Standard mit allen Features. Diese Windows-Variante kann nur auf Hardware mit maximal zehn CPU-Kernen installiert werden. Es ist daher sinnvoll, Geräte anzuschaffen, die diese Grenze einhalten, und so die maximale Leistung des Servers auszunutzen. Lizenztechnisch gibt es zudem die Einschränkung, dass Sie zwar keine CALs benötigen, jedoch nur bis zu 25 Benutzer und 50 Geräte anbinden dürfen.
Bei einer größeren Anzahl von Devices können Sie keine zusätzlichen Lizenzen erwerben, sondern müssen Windows Server 2022 Standard oder Datacenter lizenzieren. Außerdem müssen Sie in diesem Fall auch die 25 CALs kaufen. Technisch ließen sich auch mehr als 25 Benutzer mit 50 Geräten verwenden, dies stellt jedoch eine Lizenzverletzung dar und ist daher nicht empfohlen.
Fazit
Kleine Unternehmen können beim Kauf von Microsoft-Software viel Geld sparen. Allerdings sollten Sie aufpassen, dass Sie es nicht zu weit treiben und illegale Lizenzen erwerben. Ideal sind gebrauchte OEM- oder Retail-Keys sowie gebrauchte Hardware, von der Sie die Lizenz nutzen können. Achten Sie darauf, dass Sie tatsächlich Lizenzen erwerben und nicht nur den Produktschlüssel einer Lizenz.
Teure Abonnements sind in den meisten Fällen kaum notwendig und selbst wenn Sie Microsoft 365 im Unternehmen nutzen, ist ein Abonnement mit den Office Apps nicht immer sinnvoll und notwendig. Mit ein wenig Recherche und Aufwand lizenzieren Sie also legal und sparen gleichzeitig Geld. Wenn eine neue Version des lizenzierten Produkts erscheint, können Sie manchmal eine günstige Upgrade-Lizenz erwerben. In jedem Fall lohnt es sich, die Lizenzierung im Unternehmen gut zu planen. Sie sparen in erster Linie Geld und vermeiden unnötigen Lizenzärger oder sogar Produktionsausfall, wenn Produktschlüssel für einzelne Produkte nicht mehr funktionieren.
(jp)
Link-Codes
[1] Tipps für legale Software: https://www.microsoft.com/de-de/aktionen/piraterie/sicheres-einkaufen
[2] Microsoft-Lizenzbestimmungen: https://www.microsoft.com/de-de/useterms
[3] Lizenzdetails zu Microsoft-Produkten: https://www.microsoft.com/de-de/licensing