Unternehmen, die Teams wegen dessen Collaboration-Funktionen und guter Integration in die Microsoft-Office-Welt einsetzen, überlegen zunehmend, ob sie mit dem "Teams Phone System" auch ihre bisherige TK-Anlage ersetzen können. Insbesondere die kostenpflichtige Option "Teams Telefon Standard" (engl.: "Teams Phone Standard") verspricht, aus der proprietären VoIP-Sprachkommunikation ausbrechen zu können und in die Welt der öffentlichen Telefonie mit Festnetz- und Mobilfunk-Rufnummern vorzudringen.

Im Folgenden wollen wir diese Fragen beantworten: Ist "Phone System" dort angekommen, wo die TK-Anlagen gestandener Hersteller schon sind, und liefert es alle benötigten Telefoniefunktionen? Wenn welche fehlen, lassen sich diese durch Add-ons oder Plug-ins ersetzen? Und wie sollen IT-Verantwortliche überhaupt die Prüfung strategisch richtig angehen? Was schließlich kann Microsoft noch in die Waagschale werfen, um bei KMUs zu punkten? Und wie sieht es neben der Eignung der Telefoniefunktionen mit der Eignung für das TK-Budget aus, die auch durch den Aufwand für Netzwerkintegration und Sprachanbindung beeinflusst wird?

Bei der Evaluation von Teams als TK-Anlage scheint die folgende Vorgehensweise für pragmatisch vorgehende IT-Leiter verführerisch zu sein: Sie bitten einfach ihren Microsoft-Partner, ob er nicht einige "Telefon Standard"-Nutzerlizenzen inklusive Anbindung einiger Rufnummern an das öffentliche Sprachnetz (in Folgenden einfach "PSTN" genannt – "Public Switched Telephone Network", auch wenn es nicht mehr "switched" ist) für einen Testzeitraum zur Verfügung stellen kann. Diese Lizenzen werden dann für das Evaluierungsteam eingerichtet und der Eignungstest kann beginnen.

Oft führt dies jedoch in der Praxis zu einer Rolle rückwärts, weil herauskommt, dass benötigte Telefoniefunktionen fehlen. Verzögerungen und zusätzlicher Aufwand sind die Folge. Schnell erinnern sich IT-Verantwortliche dann daran, wie sie bisher jede neue TK-Anlage eingeführt haben: mit einem Lastenheft/Pflichtenheft-Ablauf, bei dem das Lastenheft unter anderem die minimal benötigten und wünschenswerten Telefoniefunktionen gesammelt auflistet. Mit diesem Lastenheft bewaffnet lässt sich dann im Vorfeld beziehungsweise in der Angebotsphase prüfen, welche TK-Anlagen die Minimalanforderungen erfüllen und welche mit der Erfüllung von wünschenswerten Funktionen noch zusätzliche Pluspunkte sammeln.

Ist ein Umstieg auf Teams gewünscht, kann der Administrator somit in einem Pflichtenheft darstellen, welche Telefoniefunktionen die "Telefon Standard"-Lizenz von Teams bietet. Fehlen welche, kann er prüfen, ob und mit welchen Zusatzlizenzen, Add-ons oder Apps sich die Anforderungen erfüllen lassen. Bei Teams sollten Sie jedoch im Pflichtenheft ein "Evangelisierungs"-Kapitel vorsehen, das auch neue, durch Teams unterstützte Arbeitsweisen und Workflows enthält, sodass Sie alte Workflow-Zöpfe abschneiden und so arbeiten können, wie Microsoft es mit Teams vorgesehen hat. Ergibt auch die Budgetprüfung ein "Go", steht als nächster Schritt dann ein Praxistest auf der Agenda.

Bei Teams kommt der Prüfung der Telefoniefunktionen im Vorfeld eine besondere Bedeutung zu: Priesen schon vor Jahren auch recht neue Public-Cloud-Centrex-TK-Anlagen 100 Telefonie- und TK-Anlagenfunktionen an, haben sich heute die Marketingaussagen dieser Hersteller eher auf 150 hochgeschraubt. Microsoft listet bei Teams unter [1] und weiteren Webseiten sowie auf Präsentationen zu neu hinzugefügten Telefonie-/TK-Anlagenfeatures nur etwa 30 auf. Diese sind in der Tabelle auf der nächsten Seite bestmöglich nach diesen Kategorien sortiert: Rufannahme, automatische Telefonzentrale, Rufsteuerung, Signalisierung, Voicemail und Konfiguration.

Unternehmen vermissen trotz der vielen Features einige Funktionen aber immer noch schmerzlich – hier ein paar Beispiele:

- Keine Unterstützung der Bestands-IP-Tischtelefone: Zwar liefern immer mehr Hersteller zu Teams kompatible IP-Telefone aus, aber die meisten im Gebrauch befindlichen Telefone lassen sich nicht mit einer Teams-kompatiblen Firmware umflashen.

- Nutzern fehlte die Möglichkeit, mit dem Teams-Client ein Tischtelefon zu steuern – auch "Remote Call Control" oder "Computer Telephony Integration" genannt.

- Zwar werden auch Multi-Cell-DECT-Ansätze unterstützt, diese aber nur mit "Basic Call Features".

- Analoge Faxgeräte lassen sich mittlerweile über SIP-Gateways ansteuern, aber robustere Fax-Server nur über außerhalb von Teams realisierte Rufnummernschwenks zu Third-Party-Faxservern.

- Jedem User wird nur eine Festnetz- oder Mobilfunk-Rufnummer für ausgehende Rufe zugewiesen.

- Nutzer mussten zurück auf einen Fat Client wechseln, weil Terminalserver nur sehr eingeschränkt Unterstützung finden.

- Standard- oder individuelle Integrationen wie zum Beispiel eine DATEV- oder CRM- oder ERP-Verzahnung lassen sich nicht weiterverwenden, sondern mussten neu gekauft oder entwickelt werden.

- Telefonlautsprecher-Durchsagen für Ad-hoc-Informationen stehen nicht zur Verfügung.

Unter Umständen kann es sein, dass Microsoft bis zur Veröffentlichung dieses Artikels die eine oder andere fehlende Telefoniefunktion integriert hat. IT-Verantwortliche tun also gut daran, sich über den aktuellen Stand zu informieren. Gleichwohl liegt der Schwerpunkt der Teams-Weiterentwicklungen eindeutig auf der Collaboration-Seite, wie insbesondere die in schicken, virtuellen Räumen tagenden Avatare zeigen. Und – wie auf der Ignite 2023 allseits hochgepriesen – auf der Copilot genannten KI: Diese soll auch Telefongesprächen und -Konferenzen neue Arbeitserleichterungen hinzufügen, wie Gesprächstranskriptionen und nachträgliche Zusammenfassungen auch der Beschlüsse von Telefonkonferenzen.

Genau mit solchen neuen, Computer-basierten Möglichkeiten will Microsoft im Vergleich zu TK-Anlagen der Mitbewerber punkten und gegebenenfalls mithilfe von Evangelisierungspartnern Unternehmen den Verzicht auf bisherige Telefoniefunktionen und Workflows versüßen.

Microsoft positioniert Teams als "Multi Player Canvas", also eine Leinwand, die jeder Nutzer bemalen kann. Als Betriebssystemhersteller hat Redmond naturgemäß viel Erfahrung mit der Definition von APIs und stellte für Teams – zwar etwas verspätet – die Teams-Graph-API und die Cloud-Communications-API zur Verfügung. Hierüber haben Third-Party-Anbieter laut Microsoft mittlerweile über 2000 Apps realisiert. Eine Suche in der "AppSource" unter [2] etwa nach "Teams Phone" bringt 400 Apps auf den Bildschirm. Unter diesen sind auch solche, die Teams um zusätzliche Telefoniefunktionen ergänzen – gegebenenfalls eben genau die vom Unternehmen zusätzlich benötigten.

In den Reihen der Teams-Apps befindet sich auch die offensichtlich oft gefragte und lukrative Gruppe der Contact-Center-Apps: Unter [3] finden sich 26 zertifizierte CC-Angebote und elf, die im Januar 2024 noch im Zertifizierungsprozess waren. Zehn bereits zertifizierte Apps bieten eine "Extended Model" genannte, tiefere Teams-Integration über die oben genannten Microsoft-APIs und vermeiden damit Inkonsistenzen von nur über das "Connect Model" aufgepfropften CC-Werkzeugen.

Spätestens aber, wenn weder Teams nativ noch zusätzlich gebuchte Premium-Lizenzen noch Apps alle Anforderungen erfüllen können oder die Kosten der Teams- und Third-Party-Lizenzen das TK-Budget überlasten, sollten IT-Verantwortliche die im folgenden beschriebenen TK-Anlagen-Plug-ins prüfen.

Seit mehr als einer Dekade wird Unified Communication and Collaboration (UCC) von den Marktteilnehmern als Nachfolger reiner TK-Anlagen beworben. Und hierbei soll ja in erster Linie die (PC-)Anwendung "unified" sein, die der Communication- und Collaboration-Nutzer tagtäglich nutzt, um nicht je nach Kommunikationsmedium und Zusammenarbeitsform zwischen verschiedenen Anwendungen hin und her springen zu müssen.

Der Nutzerwunsch, dass der marktmächtige Teams-Client diese vereinte Anwendung sein sollte, hat über das Multi-Player-Canvas-Angebot von Microsoft viele der bekannten TK-Anlagenhersteller dazu bewogen, ihre Produkte über die bereits genannten APIs in Teams zu integrieren. So realisiert, erscheint in der Teams-Funktionsauswahl eine zusätzliche Telefonie-Kachel. Mit dieser lassen sich die Softphone-Funktionen aufrufen. Teams dient so als GUI für den Telefonie-Client einer On-Premises- oder einer Private-Cloud-Anlage oder eines Public-Cloud-Centrex-Setups des TK-Anlagenherstellers. Zur Verdeutlichung sind einige Kachel-Integrationen prominenter Hersteller in Bild 1 dargestellt.

IT-Verantwortliche tun also gut daran, nicht nur das Phone-System-Angebot von Teams selbst, sondern auch passende TK-Anlagen-Plug-ins zu prüfen. Im Idealfall sollten mit einem Plug-in des Bestands-TK-Anlagenherstellers sowohl die Bestands-Devices weiterhin nutzbar sein als auch die bisher zur Verfügung gestellten Telefoniefunktionen. Deren Anzahl dürften in der Regel die rund 30 Features des Teams-Phone-Systems deutlich übertreffen. Bei der Auswahl einer derartigen Plug-in-TK gilt es, Folgendes zu berücksichtigen:

- Die Software sollte API-basiert mit Teams gut synchronisiert sein, was viele Hersteller insbesondere über eine bidirektionale (Rich-)Presence-Synchronisation realisieren.

- Unternehmen, die eine besonders hohe Verfügbarkeit der Telefonie benötigen, sollten einen Plug-in-Ansatz wählen, der Telefonie auch bei einem Ausfall der Teams-Plattform beziehungsweise des Teams-Dienstes ermöglicht – etwa über eine Hersteller-eigene Softphone-Anwendung, die sich auch ohne die Teams-GUI aufrufen lässt.

- Um den Installationsaufwand pro User gering zu halten, sollte der Installationsprozess hinreichend mit Teams verzahnt sein.

- Sicherheitsbewussten Firmen sollte die TK-Anlage für den SIP-basierten Sprachdatenverkehr eine Verschlüsselung ermöglichen.

- Die Software bietet im Idealfall ein QoS-Monitoringtool, mit dem sich Probleme der VoIP-Telefonie untersuchen und eingrenzen lassen.

Wenn also diese TK-Anlagen-Plug-ins meist deutlich mehr Telefoniefunktionen bieten als die "Teams Telefon-Standard"-Lizenz und überdies oft niedrigere Lizenzkosten verursachen, was spricht dann noch für das Teams Phone System? Wenn über ein derartiges Plug-in mit dem PSTN telefoniert wird, laufen die Sprachdaten vom/zu diesem nicht mehr über die Teams-Mediation-Server von Microsoft, sondern über die des TK-Anlagenherstellers. Und somit gehen die Speicherungs- und Auswertemöglichkeit der Sprachdaten durch Microsoft verloren, insbesondere die Text-Transkription bis hin zu den optionalen Copilot KI-Gesprächsauswertungen oder auch das Monitoring des Direct Routings über den "Call Quality Dashboard PSTN Direct Routing"-Bericht.

Unternehmen, die überlegen, ob sie mit Teams Phone System, einer Centrex-basierten oder einer On-Premises-basierten Plug-in-Variante telefonieren wollen, sollten prüfen, wie hoch jeweils ihr Aufwand für die Netzwerkintegration und die Sprachanbindung ausfallen soll. Hier steht eine Abwägung an – am besten gemäß ISO 31000 und ISO 27000, unterstützt durch den BSI-IT-Grundschutzkatalog: Wie hoch sind einerseits die Risiken (wie die eines Angriffs oder eines Ausfalls) und die möglichen Schäden, und wie hoch ist andererseits der Aufwand, um die Risiken auf ein vertretbares Restniveau zu senken? Die beste Eignung ergibt sich so für Ansätze mit einem niedrigen Aufwand und Restrisiko. Hierbei wird nachfolgend von der bei KMUs typischen Standard-Internetanbindung der einzelnen Standorte ausgegangen.

Zu betrachten sind hier zum einen die Aufwände für die Firewall: Schauen Sie sich die für Teams in der Firewall freizuschaltenden URLs, IP-Adressbereiche und UDP/TCP-Ports insbesondere unter [4] an, sehen Sie zum einen, dass es nicht wenige sind. Und es wird deutlich, dass diese nicht statisch, sondern dynamisch ausfallen, also regelmäßiger Updates in der Firewall bedürfen. Es ist also der diesbezügliche Management- und Updateaufwand zu berücksichtigen. Um diese Updates am besten halbautomatisch durchführen zu können, stellt Microsoft unter [5] eine aktuelle Liste im JSON-Format zur Verfügung. Der Aufwand, in der Firewall zusätzlich die Freischaltungen für eine Plug-in-TK-Anlage einzurichten, sollte meist geringer und eher statisch sein, ist aber zusätzlich zu leisten.

Verwendet ein Unternehmen mehrere Betriebsorte, empfiehlt Microsoft wiederholt, die Teams-Sprachdaten auf ihrem Weg von/zum Microsoft Global Network (MGN) beziehungsweise zu dessen "Edge Points of Presence" (Edge-Pops) nicht erst über den Internetausgang eines zentralen Standorts, sondern über lokale Breakouts direkt von/zu seinen Edge-Pops zu senden. Dies soll Verschlechterungen der QoS für Sprachdaten vermeiden. Folgen Organisationen dieser Empfehlung, fällt der im letzten Absatz beschriebene Firewall-Aufwand inklusive Management und Updates für jeden Betriebsort an. Hersteller von Teams-Plug-in-Centrex-Produkten drängen zwar ihre Kunden nicht explizit zu derartigen Breakouts, prinzipiell sollten sich aber die gleichen QoS-Verbesserungen für die Sprachdaten ergeben, die zu ihren Session Border Controllern (SBC) beziehungsweise Mediation-Servern fließen.

Bei einer lokalen, IP-basierten TK-Anlage reichte es meist, den SIP-Trunk terminierenden WAN-Ethernet-Port der TK-Anlage in der Firewall für die ausschließliche Kommunikation mit ein bis vier statischen IP-Subnetzen des Next Generation Networks (NGN) des Internet Telephony Service Providers (ITSP) freizuschalten. Dies, da in diesen geschützten IP-Subnetzen die SBC des ITSP stehen, die den SIP-Trunk seinerseits terminieren und alle PSTN-Sprachdaten ausnahmslos "ansaugen". On-premises-TK-Anlagen werden so in Deutschland von KMU meist ohne vorgeschalteten E-SBC (das zusätzliche "E" steht für "Enterprise", was aussagen soll, dass er beim Nutzer und nicht beim ITSP steht) betrieben. Dies ist für SIP-Trunk-Daten vertretbar, die nur zwischen ITSP-SBC und WAN-Port der TK-Anlage fließen, wenn das SIP-Trunk-Protokoll direkt kompatibel zur TK-Anlage ist und sich die SIP-Trunk-Daten – zumindest optional – verschlüsseln lassen.

Bei Teams und Centrex-Anlagen kommuniziert aber jedes Soft- und Hard-Phone auch direkt mit der Außenwelt. Daher ist die BSI-Empfehlung "APP.5.4. Unified Communication" vom 14. Dezember 2022 viel relevanter. Legen Sie den wohl für KMU typischen Schutzbedarf "Standard" zugrunde, stoßen Sie auf die Standardempfehlung APP.5.4.A8: "Für die UCC-Kommunikation über eingeschränkt vertrauenswürdige Netze SOLLTE mindestens für Sprachdienste ein Session Border Controller (SBC) am Netzübergang beziehungsweise beim Übergang zum SIP-Provider eingesetzt werden."

Somit steht die Eignungsabwägung an, ob Sie an jedem Betriebsort mit Übergang zum Internetanschluss ein E-SBC betreiben wollen. Wenn nicht, spricht dies für eine On-premises- beziehungsweise Private-Cloud-TK-Anlage, die ihren Hard- und Softphones Sprachkommunikation nur mit sich selbst erlaubt und für diese auch Verschlüsselung anbietet. Damit dies auch für Telefonie-Devices anderer Betriebsorte gelingt, kann dort zwar auf den Einsatz eines E-SBC, nicht jedoch auf eine geeignete IP-Verbindung – am besten per VPN – verzichtet werden.

Viele Parameter beeinflussen die Kosten einer Teams-Telefonie. Zudem jongliert Microsoft auf Druck der EU-Kommission zusätzlich mit Preisen von Teams-Lizenzen. Gleichwohl beruhen nachfolgende Beispiel-angaben auf guten Marktkenntnissen und bieten somit einen ersten Anhaltspunkt.

Die Microsoft-Lizenz "Teams Telefon Standard" kostet laut Preisliste für KMU 7,50 Euro pro Monat und User, ist bei Resellern aber auch schon mit einem Rabatt von bis zu einem Euro zu mieten. Diese Standardlizenz beinhaltet noch nicht die neuen KI-basierten Funktionen. Diese sollen in Deutschland erst in Q1/2024 geliefert werden, sodass Microsoft im Januar 2024 nur eine "Teams Premium Introductory Pricing"-Lizenz zu 6,60 Euro auflistet.

Außerdem ist ein Sprachanschluss zu wählen: Microsoft bietet selbst verschiedene Anschlüsse über "Teams Telefon mit Anrufplan"-Lizenzen an. Hierbei liefert in Deutschland der Vorlieferant COLT im Hintergrund den Übergang zum PSTN. Da viele Firmen lieber die freie Wahl des ITSP bevorzugen, werden diese Anrufpläne eher selten gewählt.

Am günstigsten sind in Deutschland Standard-SIP-Trunks mit einem typischen Sprachkanalpreis von 1 bis 1,50 Euro. Diese müssen jedoch mit einem eigenen E-SBC, der für das "Direct Routing"-Protokoll von Teams Phone System zertifiziert ist, mit eben diesem Protokoll betrieben werden. Sein Einsatz erfordert zwar ein individuelles Management, ermöglicht aber auch die lokale QoS-Optimierung über die sogenannte "Media Bypass"-Funktion. Ist diese eingeschaltet, fließen die Sprachdaten zum PSTN nicht über die Mediation-Server von Microsoft, sondern direkt zum E-SBC und über diesen zum SIP-Trunk des ITSP.

Mit einem typischen Kanalpreis von rund 3 bis 3,50 Euro etwas teurer sind Teams kompatible SIP-Trunks: Bei diesen betreibt der ITSP in seinem NGN die SBC mit dem Direct Routing-Protokoll zum Phone System – was den Nutzer von diesem Protokoll entlastet – und kann dafür deutlich performantere Verbindungen zum MGN nutzen als ein KMU.

Teams-kompatible SIP-Trunks, die über das "Operator Connect"-Partnerprogramm in die Administrationsoberfläche von Teams integriert sind, lassen sich komfortabler und schneller einrichten als die letztgenannte Variante. Wegen des erhöhten Aufwands auf ITSP-Seite sind sie aber auch die teuersten und besitzen meist verschiedene, additive Preiskomponenten. Je nach Nutzeranzahl bewegen sich die monatlichen Kosten gemäß Telekom-Kalkulator mit Stand Q4/2023 aufgeführt zwischen 8,30 und 14,04 Euro pro User, je nachdem ob "Direct Routing" oder "Operator Connect" zum Einsatz kommt.

Die Nutzung der Teams-Telefonanlage "Phone System" taugt für Unternehmen, die Teams umfänglich einsetzen, die öffentliche Telefonie möglichst tief in die Office-365-Welt integriert haben wollen, ihre Telefonie-Arbeitsabläufe durchaus ändern können, KI- beziehungsweise Copilot-basierte Gesprächsauswertungen ins Auge fassen und für all dies auch ihr Telekommunikationsbudget problemlos erhöhen können.

Unternehmen, die Ihren Bestand an Telefonen weiter nutzen wollen, deutlich mehr als 30 und wirklich alle gewünschten Telefoniefunktionen fordern, ihr Telekommunikationsbudget nicht erhöhen und trotzdem "unified" über den Teams-Client telefonieren wollen, schauen sich besser bei den von vielen bekannten TK-Anlagenherstellern verfügbaren Teams-Plug-ins um. Diese bieten oft ein besseres Gesamtkosten/Leistungsverhältnis und – wenn auch gewünscht – einen europäischen Hersteller auf Augenhöhe.