Zusammenarbeit in den Wolken

von Thomas Bär Frank-Michael Schlede

Unternehmen mit verteilten Teams und externen Partnern sind auf eine so leistungsfähige wie sichere Cloudplattform zur Zusammenarbeit angewiesen. Wir haben uns mit Box ein Angebot angeschaut, das von dem amerikanischen Unternehmen als "Content Cloud" für den Firmeneinsatz beworben wird und zahlreiche Features mitbringt. Wer nach umfassender Sicherheit sucht, muss jedoch tief in die Tasche greifen.

Wohl kaum ein Unternehmen und sicher auch keine Bürogemeinschaft oder Solo-Selbstständiger dürfte aktuell ohne einen Cloudspeicher arbeiten. Die meisten Firmen und Anwender haben wahrscheinlich sogar mehr als einen Anbieter und dessen Cloudangebot im Einsatz. So mag es dann zunächst auch so scheinen, als gäbe es gerade beim Vergleich der großen Player wie Microsoft mit OneDrive, Google mit Google Drive oder auch Dropbox kaum Unterschiede bei den Features und Möglichkeiten. Zumal Unternehmen wie Microsoft und Google die reinen Cloudspeicher in den größeren Rahmen einer Plattform wie Microsoft 365 oder Google Workspace einordnen.

Nach eigenem Selbstverständnis gehört das im Jahr 2005 gegründete Unternehmen Box aus dem kalifornischen Redwood in den USA zu den Marktführern bei den Cloudplattformen. Das Produkt heißt ebenfalls so wie der Anbieter, wird von der Firma als "Content Cloud" bezeichnet und soll mehr als nur Filesharing bieten. Die Software steht in verschiedenen Ausprägungen sowohl für den privaten als auch den geschäftlichen Einsatz zur Verfügung. Während es für die Heimnutzung auch eine kostenlose Version für einen User gibt, stehen insgesamt vier unterschiedliche Business-Tarife zur Verfügung, von denen sich drei für 14 Tage kostenlos mit allen Funktionen testen lassen. Hierbei ist allerdings Vorsicht geboten, da Box die sehr unangenehme Vorgehensweise nutzt, auf jeden Fall Kreditkartendaten zu verlangen und das so abgeschlossene Testabonnement nach Ablauf der 14 Tage automatisch mit diesen Daten in einen kostenpflichtigen Vertrag umzuwandeln, wenn der Nutzer nicht rechtzeitig kündigt.

Neben den drei Tarifen Business, Business Plus und Enterprise bietet das Unternehmen noch eine Enterprise-Plus-Version an, bei der ein individueller Preis mit dem Vertrieb ausgehandelt werden muss. Den ersten drei Tarifen ist gemein, dass die Preise jeweils pro Nutzer gelten, es aber erst ab mindestens drei Benutzern möglich ist, einen Tarif zu buchen. Die Webseite des Unternehmens erscheint zwar zunächst in deutscher Sprache, aber schon wer die dort angegebene Telefonnummer in München anwählt, findet sich auf einem englischsprachigen Anrufbeantworter wieder. So war es uns im Lauf des Testzeitraums auch nicht möglich, einen direkten Kontakt zur deutschen Niederlassung aufzubauen.

Auf die Version achten

Wir haben uns für diesen Test die Version Business Plus ausgesucht, die auf der Box-Webseite als beliebtester Tarif beworben wird. Die Unterschiede zwischen den einzelnen Varianten sind grundsätzlich nicht besonders groß - der Teufel liegt eher im Detail: Alle drei Versionen bieten unter anderem unbegrenzten Speicher, vom Anbieter als sicher bezeichnetes Filesharing, unlimitierte Notizen und elektronische Signaturen.

Auch die Sicherheit sowie die Berechtigungen für die Inhalte gleichen sich bei allen drei Ausprägungen und bieten SOC1-/SOC2- und SOC3-Konformität. Unterschiede finden sich unter anderem bei der Größe der Dateien, die Nutzer in die Cloud laden können. Diese darf im Business-Tarif nur 5 GByte betragen, während bei Business Plus 15 GByte und bei Enterprise 50 GByte möglich sind. Ab Business Plus ist es zudem einer unbegrenzten Zahl von externen Mitarbeitern erlaubt, auf die Plattform zuzugreifen.

Die Registrierung verläuft schnell und nach Eingabe des Namens sowie der Kreditkartendaten bekommt der Interessent einen Bestätigungslink und kann die kurze Testphase starten. Beim ersten Start erscheint die Oberfläche noch in englischer Sprache, was sich aber in den Einstellungen ändern lässt. Danach ist die GUI - jedenfalls in der ersten Stufe - vollständig und gut lokalisiert. Der Aufbau im Browser zeigt sich klar strukturiert: Auf der linken Seite findet der Nutzer eine Spalte in blauer Farbe, die den Zugriff auf die wichtigsten Einstellungen von Box ermöglicht. Ganz unten in der Spalte besteht dann auch die Möglichkeit, auf die Admin-Konsole zu wechseln. In der von uns genutzten Testversion befanden sich recht deutlich im oberen Bereich der Hinweis auf die Testversion und ein stets vorhandener Link mit dem Aufruf "Jetzt kaufen". Wir haben den Zugang mit unterschiedlichen Browsern getestet und konnten immer problemlos auf alle Bereiche zugreifen.

Laut Aussagen des Anbieters werden die Daten SSL-geschützt übertragen und auf den Box-Servern mit einer 256-Bit-AES-Verschlüsselung gespeichert. Weiterhin gibt Box an, dass die Schlüssel zur Entschlüsselung auf separaten Servern lagern.

Umfassende Admin-Konsole, fehlende 2FA

Wechselt der Nutzer auf die Admin-Konsole, dann färbt sich die rechte Spalte des Browserfensters schwarz. Nach Auswahl des Menüeintrags "Einblicke" erhält er dann zunächst einen allgemeinen Überblick über seine Instanz von Box. Dabei kann er zwischen "Administrator" und "Plattform" auswählen. Unter dem Eintrag "Plattform" gelangt er zu den Informationen rund um die API-Aufrufe, die in den letzten 90 Tagen stattgefunden haben. Neben dem Layout der Anzeige lässt sich an dieser Stelle konfigurieren, welche der fünf zur Verfügung stehenden Diagramme angezeigt werden sollen.

Auch im Bereich "Administrator" hat der Anwender entsprechend die Wahl: Dort stehen neben acht unterschiedlichen Diagrammen zu Bereichen wie unter anderem Dateitypen, Speicherplatz und Systemaktivität auch drei Karten mit Informationen zu verwalteten und gelöschten Nutzern sowie zu vorhandenen Nutzergruppen bereit. Wie bei den Diagrammen muss der Administrator auch hier mindestens eine Karte beziehungsweise ein Diagramm zur Anzeige auswählen. Diese Flexibilität bei der Konfiguration hat uns gut gefallen, da es auch im laufenden Betrieb einfach und problemlos möglich war, an dieser Stelle die Konfiguration zu ändern.

Beim ersten Aufruf der Admin-Konsole startet unter der Überschrift "Gehen Sie mit Box live" eine erste Einführung, die das Onboarding mit Box erleichtern soll. Hier bekommt der Admin zunächst das Hinzufügen von Teammitgliedern, gefolgt von weiteren Tätigkeiten wie der Einrichtung von Ordnerstrukturen vorgeschlagen. Ist eine dieser Tätigkeiten abgeschlossen, wird das hier mit einem grünen Haken quittiert. Diese Erläuterungen sind größtenteils in deutscher Sprache abgefasst und dürften gerade für Anwender, die erstmals eine solche Plattform in Betrieb nehmen, hilfreich sein.

Bei den Nutzern unterscheidet Box zwischen verwalteten und externen Benutzern. Dabei gelten Mitarbeiter außerhalb der Organisation des Nutzers als externe Nutzer. Ab der Business-Plus-Version können Admins aber eine unbegrenzte Anzahl solcher externen User zur Zusammenarbeit an den Inhalten der eigenen Organisation einladen. Diesen Benutzern kann der IT-Verantwortliche dabei dieselben Mitarbeiterzugriffs- und Freigaberechte gewähren wie den verwalteten. Dabei ist dann allerdings die Kontrolle der Externen über die Inhalte, die ihnen gehören, sowie deren Sicherheitseinstellungen eingeschränkt.

Bei der Benutzerverwaltung hat es uns im Hinblick auf die Sicherheit besonders gut gefallen, wie fein granuliert sich die Nutzerrolle samt der Zugriffsrechte verwalten lässt. So konnten wir unter anderem auch die Rechte eines Nutzers zur externen Zusammenarbeit und bei der Ordnerzusammenarbeit begrenzen oder ganz verbieten. Sehr enttäuscht hat uns bei den Sicherheitseinstellungen hingegen, dass eine unserer Meinung nach so wesentliche Einstellung wie eine zweistufige Benutzerverifizierung (2FA) erst mit dem Enterprise-Tarif verfügbar ist und im Business-Plus-Tarif fehlt.

Auch die Möglichkeit, die Kennwortanforderungen zu verändern, steht für Administratoren erst in den Enterprise-Tarifen bereit, was ebenfalls unverständlich ist. SSO (Single Sign-on) lässt sich hingegen bei beiden Business- und Enterprise-Varianten von Box mithilfe eines entsprechenden Dienstanbieters konfigurieren, beispielsweise mithilfe des XML-Frameworks SAML (Security Assertion Markup Language).

Vielseitige Apps

Viele Zugriffsmöglichkeiten und Features von Box sind über Apps gelöst, die teilweise direkt mit der jeweiligen Version von Box bereitstehen oder zusätzlich käuflich erworben werden müssen. Standardmäßig umfasst die jeweilige Box-Version bereits eine ganze Reihe entsprechender Apps, die die Nutzer jedoch teilweise noch herunterladen und auf seinem lokalen System installieren müssen. Das gilt auch für die Box-Drive-App, die mit den entsprechenden Apps von Microsoft und Google nicht nur den Namen teilt, sondern ganz ähnliche Funktion aufweist. Sie steht für Windows (64 Bit) und macOS bereit.

Nach dem Herunterladen und Installieren unter Windows fügt sich die App in den Explorer und die Kontextmenüs der Dateien und Ordner ein, die Nutzer über einen Rechtsklick erreichen. Dort lässt sich dann direkt aus dem Kontextmenü heraus eine Box-Notiz (Box Note) oder eine Box-Canvas erstellen. Die Software bringt zudem einen - etwas umständlichen - Shortcut auf die Windows-Systeme mit: "Strg-Alt-Shift-B" öffnet ein Programm auf dem Windows-System, das beim Durchsuchen des eigenen Box-Bereichs hilft. Etwas gewöhnungsbedürftig fanden wir es allerdings dabei, dass das Fenster dieser App festgezurrt in der unteren rechten Ecke des Bildschirms auftaucht und sich auch nicht von dort verschieben lässt.

Nach der Installation und der Anmeldung mittels der Drive-App können Nutzer nun Dateien direkt aus dem Dateisystem auf die Cloud stellen beziehungsweise von dort laden. Das funktionierte während unseres Tests stets ohne Verzögerung und sehr rasch, was nach unserer Erfahrung in der gleichen Konfiguration mit Google Drive leider nicht immer der Fall ist. Weitere Apps ermöglichen die direkte Zusammenarbeit mit anderen Anwendungen wie OneDrive oder Zoom. Zudem steht eine sehr umfangreiche Auswahl an Apps gegen Bezahlung für Anwendungen wie Sales Force oder Slack bereit.

Wer mit anderen Nutzern gemeinsam beispielsweise an einem Word-Dokument arbeiten möchte, muss dazu zunächst die "Box Tools" mit "Box Edit" installieren, die ebenfalls zu den mitgelieferten Apps gehören. Das gilt für jedes System, mit dem ein User gemeinsam mit anderen Nutzern zugreifen will. Das Programm verknüpft den Onlinespeicher mit dem Bearbeitungsprogramm, wie beispielsweise dem lokalen Word. Finden Änderungen im Dokument statt, speichert Box die Datei automatisch als neue Version ab.

Insgesamt eignet sich die Box Cloud ausgezeichnet für die Arbeit an und mit Dokumenten. Dazu trägt unter anderem auch die integrierte Software für elektronische Signaturen bei, die bei allen Business- und Enterprise-Versionen von Box Teil der Plattform ist. Mit ihrer Hilfe kann ein Nutzer ein Dokument zum Beispiel mit der Bitte um Unterzeichnung verschicken. Der Empfänger benötigt dazu keinen Box-Zugang. Wer schon mit Programmen wie DocuSign gearbeitet hat, findet hier die gleichen Vorgehensweisen. Auch hier erhält der Empfänger das Dokument per E-Mail, um es elektronisch abzuzeichnen - wobei beispielsweise auf Smartphones weitere Sicherheitsabfragen angefordert werden können - und bekommt nach der Rücksendung auch einen Link auf das fertige Dokument für den Download.

Besonderheiten: Notes, Canvas und Relay

Gleich nach dem ersten Start von Box hat die Software für jeden Nutzer Ordner mit der Bezeichnung "My Canvases" und "Meine Box Notes" eingerichtet. Auch in der Menüleiste am linken Bildschirmrand finden sich die entsprechenden Einträge. Dabei tut "Notes" genau das, was der Name andeutet: Hier können Nutzer schnell Notizen ablegen. Die Software unterstützt ganz ähnliche Möglichkeiten, wie sie die Notiz-App von Android oder WordPad unter Windows anbieten. Einfache Formatierungen und die Wahl der Schriftgröße und -farbe sind ebenso wie das Einfügen von Überschriften oder Tabellen möglich.

Unter "Canvas" (Englisch für Leinwand) verstehen die Macher hinter Box eine Whiteboard-Anwendung zum gemeinsamen Erstellen und Bearbeiten von visuellen Inhalten. Die Anwender können dabei Haftnotizen und unterschiedliche Formen zur Abbildung eines Prozessablaufs hinzufügen. Neben Texten stehen auch noch Icons, Stiftzeichnungen und Konnektoren zur Verbindung von Ideen und Formen zur Verfügung. Sowohl die Notizen als auch die Whiteboards können für andere Mitarbeiter zur Zusammenarbeit in Box freigegeben werden. Ein Export von Whiteboards für externe Mitarbeiter steht ebenfalls zur Verfügung.

Weitaus anspruchsvoller ist das Feature "Relay", das ebenfalls über das Menü in der linken Browserleiste erreichbar ist. Box Relay ermöglicht es den Anwendern, routinemäßige und wiederholbare Geschäftsprozesse zu automatisieren, die sich um die Inhalte drehen. Dazu hat der User die Möglichkeit, Prozesse zu definieren. Das geschieht mithilfe von Workflows, die aus zwei Teilen bestehen: Auslösern und Ergebnissen. Auslöser sind die Ereignisse, die den Relay-Workflows starten. Die Resultate ergeben sich dann aus der Durchführung eines solchen Workflows.

Das klingt im ersten Moment ziemlich theoretisch, aber Box bietet an dieser Stelle zahlreiche vorgefertigte Workflow-Varianten an, die Nutzern eine gute Orientierung bieten Die Auswahl reicht dabei von "Recht" bis hin zu "Finanzwesen". Aber auch systemnahe Prozesse und Workflows wie beispielsweise das Erstellen einer Standard-Ordnerstruktur für alle neuen Kunden oder neuen Fälle kann ein Nutzer hier auswählen. Dabei muss er sich dann nur durch den vorgegebenen Workflow arbeiten, der entsprechend interaktiv auch die benötigten Daten abfragt. So können auch weniger erfahrene Anwender standardisierte Workflows für die Daten sowie deren Be- und Verarbeitung erstellen und pflegen.

Fazit

Generell hat uns die Box Cloud gut gefallen: Sie ist schnell eingerichtet und hat sich im - allerdings sehr kurzen - Testzeitraum als problemlos in der Bedienung und auch beim Zugang herausgestellt. Die Umgebung bietet alles, was Nutzer auch von Diensten wie OneDrive oder Google Drive gewohnt sind und wartet zudem mit vielen weiteren Funktionen zum Beispiel im Bereich Dokumentenmanagement auf, die im Test gut funktioniert haben. Unterstützung für die mobilen Plattformen Android und iOS ist ebenfalls vorhanden.

Weniger gut gefallen hat uns die Lokalisierung: Zwar ist die Oberfläche der Anwendung gut auf Deutsch übersetzt, aber der Nutzer landet recht häufig, wenn er mehr Informationen oder gar Hilfe braucht, auf Seiten und Artikeln in englischer Sprache. Wer unter "Lernen und Ressourcen" dann auf "Erste Schritte" klickt, kann schließlich an dieser Stelle zusätzlich die deutsche Sprache explizit auswählen und findet anschließend auch diverse Produkthandbücher auf Deutsch. In unseren Augen ist diese unausgewogene und nur teilweise Lokalisierung gerade für kleine Betriebe aus dem KMU-Bereich eher hinderlich.

Auch zeigt sich Box Cloud nicht sonderlich preisgünstig und der Anbieter stellt viele Business-Features erst in den Enterprise-Versionen bereit. Wer wirklich alle angepriesenen Vorteile von Box nutzen möchte, kommt nicht umhin, die Enterprise- oder Enterprise-Plus-Variante zu wählen.

Produkt	Cloudumgebung für Kollaboration.
Hersteller	Box https://www.box.com/de-de
Preis	Die Preise gelten je Nutzer, aber bei allen Business-Version müssen mindestens drei User gebucht werden: - Business: 13,50 Euro pro Nutzer und Monat. - Business Plus: 22,50 Euro pro Nutzer und Monat. - Enterprise: 31,50 Euro pro Nutzer und Monat. - Enterprise Plus: Preis auf Anfrage
Systemanforderungen	Der Zugriff auf die Webkonsole ist mit allen aktuellen Browserversionen von Firefox, Chrome, Safari und Edge möglich. Der Anbieter weist allerdings darauf hin, dass es für einige Funktionen wichtig ist, die Browser-Cookies zuzulassen. Auch Box Drive und weitere Tools wie Box Edit unterstützen die gleichen Browserversionen. Eine Android-App steht für alle Android-Versionen, die in den letzten drei Jahren veröffentlicht wurden, zur Verfügung. Bei iOS und iPadOS werden jeweils die beiden zuletzt veröffentlichten Versionen unterstützt.
Technische Daten	https://www.it-administrator.de/downloads/datenblaetter/

Administrierbarkeit	8
Dokumentenmanagement	7
Hilfefunktion und Lokalisierung	5
App-Integration	7
Sicherheit	5
Die Details unserer Testmethodik finden Sie unter https://www.it-administrator.de/testmethodik/