Souveräne Gruppenarbeit

von Martin Loschwitz

ADMIN

2024

2024-08-29T12:00:00

Collaboration

TESTS

020

Collaboration

Kommunikation

Groupware-Server

VNClagoon 2.0

Souveräne Gruppenarbeit

von Martin Loschwitz

Veröffentlicht in Ausgabe 09/2024 - TESTS

Digitale Souveränität ist dieser Tage ein zentraler Aspekt beim Einkauf von Software. IT-Verantwortliche, die sich bei der Groupware nicht an proprietäre Software und deren Anbieter binden wollen, finden viele Alternativen im Open-Source-Umfeld. Eine davon ist VNClagoon: E-Mails, Chats, Videos und Telefonie, Gruppenverzeichnis und sogar IaaS über Kubernetes sind hier an Bord. Unser Test zeigt, dass sich die Collaboration-Suite nicht vor proprietärer Konkurrenz verstecken muss und diese in Sachen Sicherheit sogar aussticht.

In Rathäusern und Verwaltungsgebäuden überall in der Republik herrscht seit einiger Zeit Hochbetrieb. Denn das noch immer vielerorts genutzte Microsoft Exchange als Groupware hat ein Ablaufdatum: Für Exchange Server 2013 hat bereits 2023 das letzte Stündlein geschlagen und Exchange Server 2016 und 2019 folgen am 14. Oktober 2025. Der Trend geht klar in Richtung Cloud: Hier soll sich ein großer Teil des digitalen Lebens künftig abspielen und dort sollen auch bisherige Behördenkunden von Microsoft künftig kollaborativ an Dokumenten und Tabellen arbeiten und ihre E-Mails versenden und empfangen oder per Chat miteinander kommunizieren.

Allerdings gibt es da ein nicht ganz zu vernachlässigendes Problem: Einerseits ruft Microsoft im Service-Segment für Migrationen in die Cloud zum Teil völlig absurde Beträge auf und andererseits ist vielen Behörden und Kommunen auch nicht länger wohl beim Gedanken, weiter Geld an proprietäre Anbieter zu zahlen. Digitale Souveränität lautet stattdessen das Motto: Groupware, E-Mail, Chats und Videotelefonie sind unverzichtbar, müssen als Groupware aber nicht zwangsläufig im Closed-Source-Gewand daherkommen. Entsprechend kämpfen gerade etliche Anbieter um die Gunst der potenziellen Kundschaft: Kopano, Grommunio und LibreOffice Online sind nur einige davon.

In dasselbe Horn stößt VNClagoon. Wer bei "VNC" intuitiv an die Remote-Desktop-Software denkt, ist schief gewickelt: Tatsächlich geht es hier nämlich um die VNC AG, und VNC steht für "Virtual Network Consult". VNClagoon ist eine Groupware mit Open-Source-Hintergrund, die nicht weniger verspricht, als eine eierlegende Wollmilchsau zu sein: Nutzer der Software bekommen Software-as-a-Service (SaaS), Platform-as-a-Service (PaaS) und Infrastructure-as-a-Service (IaaS), natürlich on-premises und souverän mit voller Kontrolle über die eigenen Daten. So jedenfalls verspricht es VNC auf seiner vor Buzzwords nur so strotzenden Website. Enthalten sind demnach alle Komponenten, die IT-Verantwortliche von einer typischen Groupware erwarten, also Mail, Kalender und Task-Management ebenso wie Tabellenkalkulation, Textdateierstellung und ein Werkzeug für Präsentationen. Hinzu gesellen sich aber noch weitere Tools, die sich in Collaboration-Suites eher selten finden: Ein eigenes CRM, ein On-Premises-Dateispeicher oder ein soziales Netzwerk im Miniformat für das eigene Unternehmen.

VNClagoon 2.0
Produkt	Collaboration-Suite die für lokale Infrastrukturen oder als Clouddienst verfügbar.
Hersteller	Virtual Network Consult AG https://vnclagoon.com/de
Preis	VNClagoon ist als Subskriptionslizenz pro User/Jahr oder Monat) erhältlich. Der Vertrieb erfolgt über Partner. Der Preis beginnt bei circa 1,90 Euro pro User und Monat und steigt bei sehr komplexen Modulen wie VNCproject auf 19 Euro pro User/Monat. Produktbundles beginnen bei 2,10 Euro für einfache Umgebungen und steigen bei vollausgestatteten Suites auf rund 35 Euro pro User und Monat.
Systemanforderungen	Praktisch keine beim Clouddienst. Bei einer bei On-Premises-Installation gelten für diverse Servertypen eigene Anforderungen, die in der VNClagoon-Dokumentation detailliert aufgelistet sind. Es ist auf jeden Fall der Betrieb mehrerer verschiedener Server/VMs nötig. Schon bei 250 Usern listet der Anbieter elf erforderliche VMs mit jeweils 4 bis 32 GByte RAM, 1 bis 4 CPU-Kernen und 20 bis 100 GByte freien Speicherplatz. Basis der Installation ist Ubuntu-Server.
Technische Daten	https://www.it-administrator.de/downloads/datenblaetter/

Kommunikation und Kalender lassen keine Wünsche offen

Es existiert gegenwärtig keine einheitliche Definition von Groupware. Doch haben sich über die Jahre Funktionen herauskristallisiert, die Anwender erwarten. Dazu gehört eine umfassende E-Mail-Integration ebenso wie die Möglichkeit zur gemeinsamen Arbeit an Texten, Tabellen und Präsentationen. Auch das Thema Kommunikation spielt beim Groupware-Komplex eine große Rolle. Noch immer bevorzugen insbesondere Menschen mit Technikaffinität eher Instant Messaging auf Textbasis denn Telefonate oder Video-Calls. Eine Chat-Software erwarten die allermeisten von Groupware deshalb und mittlerweile ist Audio- oder Videotelefonie quasi Standard. Hinzu gesellt sich der Austausch von Dateien im Stile von Dropbox & Co.

An der Schwelle zwischen Standardfunktionalität und besonderem Feature steht das Management von Wissen. Praktisch jedes Unternehmen verwaltet sein internes Wissen heute in einer organisierten Form, meist mit einer Wiki-ähnlichen Software. Nicht zu vergessen sind im Kontext von E-Mail und Kommunikation die Aspekte, die damit direkt oder indirekt verbunden sind: E-Mails schreiben oder Anrufe tätigen geht mit zentraler Adressverwaltung leichter als ohne. Und wenn sich die Termine eines oder aller Teams im Unternehmen zentral verwalten, buchen und stornieren lassen, erleichtert das die Arbeit der Anwender ganz erheblich.

In diesem Themenkomplex schlägt sich VNClagoon mehr als wacker. Bereits der Login führt direkt zum VNCdirectory, einer zentralen Anlaufstelle, die die meisten SaaS-Angebote in VNClagoon sammelt und zentral erreichbar macht. Hier erhält der Nutzer zunächst Zugriff auf VNCmail, den zentralen E-Mail-Dienst, dessen GUI in etwa dem entspricht, was Anwender in Sachen Benutzerschnittstelle heute erwarten. Neben der Liste eingegangener E-Mails zeigt das Programm rechts die Inhalte von Nachrichten und links die Ordner auf dem Server, in die diese Nachrichten einsortiert sind.

Sinnvolle Filterfunktionen bietet VNClagoon ebenfalls. Wer also beruflich mit vielen automatisch verschickten E-Mails etwa von Monitoring- oder Trending-Systemen konfrontiert ist oder von anderen automatisch arbeitenden Systemen regelmäßig Mitteilungen erhält, kann diese filtern und vorsortieren. Praktisch: Neben VNCmail steht die E-Mail-Schnittstelle auch in Form eines separaten Clients zur Verfügung, der auf allen gängigen Betriebssystemen läuft. Das ist für jene Nutzer wichtig, die sich mit dem Webinterface nicht so recht anfreunden können oder wollen und ihre elektronischen Nachrichten lieber mittels separatem Programm verschicken.

Direkt mit VNCmail integriert sind die Anwendungen VNCcontacts und VNCcalendar. Die eine Anwendung verwaltet Kontakte, die andere Kalendereinträge - und zwar jeweils für jeden Nutzer der Plattform separat sowie für konfigurierte Gruppen, Teams oder die Gesamtheit aller angelegten Nutzer. Die Kontaktanwendung unterstützt diverse Importformate, was die Ersteinrichtung bei einer Migration zu VNClagoon weg von einer anderen Umgebung deutlich vereinfacht. Ähnlich potent ist die Kalenderanwendung: Auch sie funktioniert für einzelne Anwender, Teams oder plattformweit und bietet diverse Importfunktionen. Dass die E-Mail-Anwendung und der Kalender im Hintergrund miteinander verdrahtet sind, merkt der Anwender bei der Ansicht der VNCgroupware im Browser schnell: Hier sind E-Mails sowie Kalender über dieselbe Hauptseite erreichbar.

Bild 1: In Sachen E-Mail liefert VNClagoon einen eigenen Webclient samt Mailserver ebenso wie eine passende Desktop-Anwendung.

Gut gesteuerte Zusammenarbeit

Ebenfalls gelangten wir von hier aus per einfachem Klick zum "Dateien"-Modul, das die Speicherung von Daten in einer Art Cloud ermöglicht, nämlich direkt auf den Servern der VNClagoon-Installation. Die Dateien-App unterstützt lokale Ordner pro Anwender, bietet aber zudem die Möglichkeit, team- oder systemweit geteilte Verzeichnisse zu erstellen. Entsprechend werkelt bei VNClagoon unter der Haube auch ein Verzeichnisdienst - das bereits erwähnte VNCdirectory. Dass dessen Hauptseite zugleich die Startseite für die zu VNClagoon gehörenden Anwendungen ist, mag anfangs etwas verwirren, ist letztlich aber konsequent. Dabei bietet VNCdirectory auch erweiterte Funktionen wie Single Sign-on, 2FA sowie Schnittstellen zu anderen Verzeichnissen, beispielsweise LDAP oder Active Directory. Auch SAML ist Bestandteil der Directory-Anwendung in VNClagoon. Wer mehr als den Standardfunktionsumfang möchte, bekommt für VNCdirectory zudem ein ITIL-basiertes Helpdesk-Modul, also ein eingebautes Ticketsystem für Support-Anfragen. Das ist freilich mit den anderen VNClagoon-Anwendungen gut integriert, sodass nahtloses Arbeiten möglich wird.

In Sachen Kollaboration an Dokumenten macht sich VNClagoon das Leben einigermaßen leicht und integriert LibreOffice. Wer bereits damit auf dem eigenen Desktop gearbeitet hat, wird sich hier flott zurechtfinden, auch etwas Erfahrung im Umgang mit Microsoft Office erleichtert den Einstieg erheblich. Dabei ist es durchaus möglich, dass mehrere Nutzer simultan an denselben Dateien arbeiten, eine Funktion, die VNClagoon von LibreOffice Online erbt.

Last but not least brauchen sich auch die Standardfunktionen von VNClagoon in Sachen Sprach- und Textkommunikation nicht zu verstecken. VNCchannels bietet eine Chat-Appliance mit allen gängigen Features, etwa privaten Unterhaltungen (Queries) und öffentlichen oder privaten Kanälen. Wer es menschlich etwas aktiver haben möchte, greift zu VNCtalk und bekommt Sprach- und Videotelefonie. Auch zu VNCtalk gehört übrigens ein separater Client, der für Windows, macOS, Linux, iOS sowie Android zur Verfügung steht und damit praktisch alle relevanten Betriebssysteme abdeckt.

Bild 2: Ohne Termine geht es beim kollaborativen Arbeiten nicht: Die Kalenderanwendung in VNClagoon ist via Fluid eng mit der E-Mail-Anwendung verknüpft.

Zwei kollidierende Übersichten

Rund um die bereits beschriebenen Features reichert VNC seine Lagoon-Produktreihe um diverse Zusatzfunktionen an, die wir in einer Groupware-Suite so nicht erwartet hatten. Deren Nutzung ergibt im Alltag durchaus Sinn, ist manchmal aber auch etwas verwirrend. So steht in Form von VNCfluid beispielsweise eine Art Übersicht zur Verfügung, die uns die wichtigsten Aufgaben ebenso anzeigte wie die jüngsten Geschehnisse in VNClagoon von anderen Nutzern und Abteilungen, die möglicherweise ebenfalls relevant sind.

Das allerdings kollidiert zum Teil mit dem VNCcommander, der ebenfalls einen schnellen Überblick über die diversen anstehenden Aufgaben und kürzlich vergangenen Ereignisse liefert, unbeantwortete E-Mails anzeigt und durch diverse andere Informationen durchaus dazu geeignet ist, zu schlechtem Gewissen beizutragen. Dass in Form von "VNCsocial" dann noch eine weitere Kommunikationskomponente zur Verfügung steht, die eine Art Firmen-Facebook nachahmt und ebenfalls jüngste Ereignisse in der typisch aufbereiteten Ansicht als Stream präsentiert, macht die Sache nicht besser. Erst bei etwas längerer Verwendung von VNClagoon lernten wir, die feinen Unterschiede zwischen den diversen Dashboards und Übersichten nicht nur zu kennen, sondern auch praktisch zu nutzen.

Nur ein bisschen Open Source

Fakt ist, dass sich "Open Source" im Marketing mittlerweile sehr gut macht. VNC wirbt auf der eigenen Website großflächig damit, dass es von den Vorzügen von Open-Source-Software überzeugt sei, weil diese "offenes Wissen" und eine "offenere Welt" möglich machten. Allerdings muss der Hersteller sich die Frage gefallen lassen, wo die Quelltextverzeichnisse sind, die die VNC-Software enthalten. Wer beispielsweise die GitHub-Website des Anbieters öffnet, findet dort vorrangig verwaiste Repositories. Dabei wirbt VNC selbst damit, dass es diverse F/LOSS-Komponenten verwurstet; die Namen einzelner, zu VNClagoon gehörenden Anwendungen zeigen ebenfalls klar in diese Richtung. Hinter "Writer" in der Office-Suite steckt eindeutig LibreOffice. Dass Jitsi, Nginx und diverse andere Open-Source-Komponenten zum Einsatz kommen, beschreibt VNC auf der eigenen Website explizit. Wieso aber stellt VNC die Quellen seiner Komponenten, in denen eindeutig von anderen hergestellte F/LOSS-Software steckt, nicht offen ins Netz? Tief in der Website finden sich H inweise, dass VNC die Quellen von Werkzeugen "mit Entwicklern" und "Kunden" teilt, wozu aber soll diese Einschränkung gut sein? Sie hinterlässt jedenfalls einen faden Beigeschmack, gerade auch weil die Konkurrenz das zum Teil deutlich besser hinbekommt.

Sinnvolles Projekt- und Kundenmanagement

Andere Zusatzkomponenten machen es dem Nutzer leichter: VNCtask beispielsweise ist ein klassischer Task-Manager und hilft dabei, anstehende Aufgaben zu katalogisieren und sinnvoll abzuarbeiten. VNCproject liefert ein ausgewachsenes Werkzeug für Projektmanagement, das sowohl mit dem klassischen Wasserfallmodell als auch mit agilen Ansätzen wie Scrum oder Kanban zurechtkommt. Von Aufgaben kann VNCproject dabei nicht nur Gantt-Charts erstellen, sondern es erleichtert auch Projektarbeit und vor allem deren Verrechnungen, indem es umfassende Zeiterfassung ermöglicht. Wer das ITIL-Modul in VNClagoon nutzt, um Helpdesk- und Ticketfunktionalitäten anzubieten, kann diese zudem mit Tasks und Aufgaben in VNCproject verknüpfen. Das erleichtert ebenfalls das interne Tracking von Zeit und Arbeit.

Gerade für Unternehmen, die viele Online-Meetings veranstalten oder gar Webkonferenzen durchführen, eignet sich zudem VNCmcb, das "Multi-Conference Board". Das ist ein umfassendes Video-Streaming mit Multiraum-Technik, die - entsprechende Performance auf den hostenden Servern vorausgesetzt - Tausende Clients gleichzeitig bedienen kann, dabei aber vollständig mit den anderen VNC-Komponenten integriert ist.

Erwähnenswert ist schließlich VNCcrm. Gerade kleinere Unternehmen brauchen eine Art und Weise, Kundendaten sinnvoll zu verwalten, ohne gleich mit Kanonen auf Spatzen zu schießen, wie es bei HubSpot oder Salesforce der Fall wäre. VNCcrm findet hier einen guten Mittelweg: Stammdaten von Kunden lassen sich ebenso verwalten wie weitergehende Informationen, etwa gegebene Verkaufschancen oder bereits versandte Angebote. Dabei kommt VNCcrm ohne einen großen Teil der Komplexität vergleichbarer Anwendungen daher, insbesondere jener aus dem Cloudumfeld.

Was bei der Arbeit mit VNClagoon schnell auffällt: Egal ob es um Standardfunktionen geht oder um Zusatzfeatures wie eben VNCcrm - quer über alle Komponenten hinweg sind Bedienung, Aussehen und der optische Eindruck deckungsgleich. Das liegt an VNCuxf, einer einheitlichen GUI, die VNC für jede der genannten Komponenten implementiert hat und die für eine einheitliche Optik ebenso sorgt wie für ein einheitliche Benutzungserfahrung. In Sachen Einfachheit der Bedienung gehört VNClagoon zweifelsfrei zu den besseren Angeboten am Markt.

Großes Plus an Sicherheit

Anmerkungen zu Funktionen mit Sicherheitsbezug kamen im Test bereits vor, insofern lässt dieser Abschnitt sich kurz fassen. VNClagoon bietet umfassende Security auf der Höhe der Zeit mit einer zentralen Benutzerverwaltung, einem gut geschützten Passwortspeicher und auf Wunsch auch Zusatzfunktionen wie SSO, SAML und diversen anderen Features. Verbindungen innerhalb der Software sind stets verschlüsselt, die verschlüsselte Ablage von Dateien in VNCsafe ist möglich und ohne viel Bastelei auch verfügbar. Dass VNClagoon sich auch lokal betreiben lässt, holt jene Unternehmen ab, die ihre Daten keinesfalls anderen Firmen überantworten wollen, ganz gleich wo diese auch beheimatet sein mögen. In Sachen Sicherheit zeigt VNClagoon keine Schwächen und liefert, was augenblicklich Standard ist.

Zum Teil geht VNClagoon darüber sogar hinaus, denn die native Unterstützung für Features wie Intels TDX oder Guard Extensions (SGX) erlaubt die strikte Trennung der einzelnen Dienste voneinander mitsamt der Möglichkeit, Kommunikation zu steuern und nur auf ausgewählten Kanälen zu erlauben. Hierfür hat der Anbieter sich gar eigens ein Akronym ausgedacht: Das Produkt biete nicht nur eine vollständige Zero-Trust-Architektur, sondern sogar "zTOP", nämlich "Zero Trust Onion Principle". Praktisch wirbt VNClagoon hier damit, dass es die verschiedenen Ebenen seiner Anwendung, angefangen beim Linux-Kernel bis hin zur Sicherung der laufenden Anwendungen über Sicherheitschecks und fortwährende Audits, jeweils einzeln absichert. Nur wenige andere Collaboration-Suites behandeln das Thema Sicherheit tatsächlich so detailliert und umfassend.

Bild 3: Das Fluid-Frontend vereint diverse Dienste unter einer Haube, das tut der VNCcommander aber ebenso wie VNCsocial - Verwirrung nicht ausgeschlossen.

PaaS- und IaaS-Funktionen: Anders als erwartet

Offensiv bewirbt VNC auch die PaaS-Funktionen von VNClagoon. Was damit gemeint sein soll, erschließt sich rein auf Basis der Website nicht. Erst ein Blick unter die Haube brachte Licht ins Dunkel: Einerseits kann ein vorkonfiguriertes Kubernetes Bestandteil einer VNClagoon-Cloud sein, mit dessen Hilfe sich gängige Kubernetes-Anwendungen schnell ausrollen lassen. Wer ohnehin Kubernetes nutzen möchte und VNClagoon bereits im Haus hat, erspart sich so den Rollout einer eigenen Plattform.

Dabei hat VNC in gewisser Weise leicht reden, denn diverse VNClagoon-Dienste kommen mittlerweile selbst als Kubernetes-Anwendung daher, sodass eine laufende Kubernetes-Instanz ohnehin Bestandteil eines VNClagoon-Clusters ist. Dabei ist die Integration einmal mehr hervorragend: Ein verkapptes Gitlab bietet nämlich auch die Möglichkeit, Quelltext in Git-Verzeichnissen zu verwalten und CI/CD-Ketten zu bauen. Die erlauben vielleicht nicht jedes Mätzchen wie eine komplette CI/CD-Plattform etwa auf Jenkins-Basis, für den alltäglichen Gebrauch ist die Funktionalität aber mehr als ausreichend.

Leicht anders liegen die Dinge beim IaaS-Feature, das VNC ebenfalls bewirbt. Gestandene Admins würden hier so etwas wie IaaS-Funktionalität in VNC erwarten, also die Möglichkeit, aus VNC heraus auch klassische virtuelle Instanzen zu starten und zu betreiben. Stattdessen meint VNC mit "IaaS" aber etwas anderes: Wer eine VNClagoon-App betreibt, hat nämlich die Möglichkeit, IaaS-Ressourcen des Anbieters zuzukaufen, um seine Plattform georedundant zu machen und gegen katastrophale Ausfälle abzusichern.

Freilich lässt sich die Funktion auch mit den Plattformen anderer Anbieter kombinieren. Denn wer nicht will, muss VNClagoon nicht selbst betreiben, sondern kann das etwa mittels der Open Telekom Cloud oder der Pluscloud Open von Plusserver erledigen. Die IaaS-Funktion in VNClagoon ist dann eben eine Erweiterung der jeweiligen Kundenumgebung. Wie praktisch das Feature im administrativen Alltag wirklich ist, muss sich wohl im Einzelfall herausstellen. Denn letztlich greift doch wieder das Argument, dass es eben nicht für jedes Unternehmen in Deutschland ohne Schwierigkeiten möglich ist, Daten auf Servern abzulegen, die im Einflussbereich der US-Regierung stehen.

Fazit

VNClagoon präsentiert sich als umfassende und vielseitige Groupware-Suite mit großem Funktionsumfang auf der Höhe der Zeit. Zwar bietet es keine umfassende Kompatibilität etwa mit Exchange. Wer von einer schon bestehenden Umgebung auf VNClagoon umsteigt, kann dessen Serverkomponenten also nicht als Drop-in-Ersatz für schon bestehende Dienste nutzen. Darauf legt VNClagoon aber auch gar keinen großen Wert. Stattdessen möchte der Anbieter auf Open-Source-Grundlage ein umfassendes Werkzeug liefern, das server- wie clientseitige Punkte umfasst. Insgesamt ist der gebotene Funktionsumfang sehr gut und die Software leistete sich im Test keine groben Schnitzer.

In mancherlei Hinsicht, etwa den zusätzlich zu den Groupware-Standardkomponenten verfügbaren Add-ons sowie den Sicherheitsfunktionen, übersteigt der Funktionsumfang von VNClagoon sogar den der meisten Konkurrenten. Preislich schlägt die Software mit rund sechs Euro im Platin-Paket bis 50 User als Clouddienst obendrein nicht allzu heftig zu Buche. Etwas sauer allerdings stößt auf, dass der Hersteller mit der Open-Source-Affinität der Software und der eigenen solchen aktiv wirbt, ohne die Quellen von VNClagoon dann auch wirklich zu veröffentlichen.

(jp)

So urteilt IT-Administrator
Collaboration	6
Projekte und CRM	8
Sicherheit	8
SaaS/IaaS-Dienste	7
Frontend	6
Die Details unserer Testmethodik finden Sie unter https://www.it-administrator.de/testmethodik/