Österreicher sprechen vom "Herumrennen wie geköpfte Hühner", wollen sie zum Ausdruck bringen, dass etwas besonders chaotisch verläuft. Mancher Projektverantwortliche in Unternehmen mag sich von Zeit zu Zeit an dieses Sinnbild erinnert fühlen - dann nämlich, wenn bei einem Projekt wegen allgemeiner Planlosigkeit gar nichts vorangeht und eigentlich kritische Deadlines ein ums andere Mal gerissen werden. Damit es gar nicht erst so weit kommt, stehen im IT-Werkzeugkasten der Gegenwart zahllose Werkzeuge zur Verfügung. Für jeden Einsatzzweck ist etwas dabei: Wer agile Methoden nutzt, bekommt schon in Werkzeugen wie Confluence oder Jira Kanban-Boards oder Backlogs für Scrum. Wo eher noch das klassische Wasserfallmodell zum Einsatz kommt, spielen eigenständige Werkzeuge eine herausgehobene Rolle, etwa Microsoft Project oder Merlin für macOS.

Diese Werkzeuge eint, dass sie proprietär sind und ihre Quellen nicht offen zur Verfügung stehen. Auch für die Fans freier Software ist in Sachen Projektmanagement aber gesorgt. In den vergangenen Jahren sind mehrere freie Projektverwaltungswerkzeuge entstanden, die heute auf Augenhöhe mit ihren proprietären Pendants stehen und diese in Sachen Funktionalität zum Teil sogar übertreffen. Diese Vielfalt ist aber Fluch und Segen zugleich: Wer sich erstmals mit Projektmanagement und freier Software befasst, sieht sich einem schier undurchdringbaren Dickicht gegenüber. Es wirkt, als müsse der künftige Nutzer jedes einzelne der Werkzeuge ausgiebig testen, um das zu finden, das den eigenen Präferenzen entspricht. Dieser Artikel gibt eine Übersicht über die zentralen Werkzeuge und ihre wichtigsten Funktionen und liefert so einen Wegweiser durch den Werkzeugdschungel.

Den Auftakt macht OpenProject [1], das zu den vielseitigsten Werkzeugen gehört. So lassen sich mit OpenProject sowohl klassische Wasserfallprojekte verwalten als auch agile Projekt auf Scrum- oder Kanban-Basis. Dieser Projektmanager ist ein gehosteter Dienst und der zentrale Zugriff erfolgt über den Browser. Das senkt die Einstiegshürden erheblich, weil das Tool mithin von allen gängigen Betriebssystemen aus gleich gut zu nutzen ist. Nach der ersten Installation, die mittlerweile wohlfeil auch per Docker zu erledigen ist, steht ein bisschen Konfiguration auf dem Plan.

Dabei begeistert OpenProject durch seine Vielfalt: Mit bestehenden LDAP-Benutzerverzeichnissen lässt sich das Werkzeug klaglos verbinden. Hier lassen sich auch umfangreiche Filter definieren, etwa um nur bestimmte Nutzer oder Gruppen für die Verwendung zuzulassen. Danach geht es auch schon mit der Einrichtung eines Projekts los und es stehen umfangreiche Templates sowohl für klassische Wasserfall- als auch für agile Ansätze bereit. Wer OpenProject im Wasserfallmodus nutzt, bekommt zwar ein zuverlässiges Werkzeug, bleibt hinter den Möglichkeiten der Software aber weit zurück.

Denn so richtig spielt das Tool seine Stärken erst aus, wenn es im agilen Kontext zum Einsatz kommt. User Stories etwa lassen sich anlegen und priorisieren, um automatisch ein Backlog zu erstellen. Agile Sprints verwaltet OpenProject ebenso klaglos wie Swimlanes in Kanban. Um diese Kernfunktionalität herum sind allerlei sinnvolle Zusatzfunktionen konstruiert. So bietet OpenProject ein umfassendes und komplexes Werkzeug zur Zeiterfassung, zur Erhebung von Ausgaben sowie zum Erstellen von Projektbudgets auf Basis dieser vorliegenden Daten samt Prognose.

Auch die Teamfunktionen sind umfassend: Auf der Ebene von Teams lassen sich beispielsweise Aufgaben zentral definieren und beliebig zuteilen, anschließend aber eben auf der Teamebene auch nachvollziehen und tracken. Das ist insbesondere in jenen Fällen hilfreich, in denen eine Gruppe zusammen an Themen arbeitet, ohne dass es eine definierte verantwortliche Person für einzelne Teilaspekte gibt.

OpenProject wird von einer aktiven und großen Community getragen und weiterentwickelt. Wer das Werkzeug nicht selbst hosten will, kann über die Enterprise-Lizenz auch ein sicheres und DSGVO-konformes Hosting-Angebot des Anbieters in Anspruch nehmen. Dieses bietet weitere Annehmlichkeiten, etwa kommerzielle Add-ons, die eine Anpassung der Oberfläche erlauben oder verbesserte Single-Sign-on-Möglichkeiten eröffnen.

Einziger Wermutstropfen ist, dass OpenProject nicht sonderlich gut mit anderen Diensten und Services verknüpft ist. Bei anderen Werkzeugen dieses Artikels zeigt sich, dass diese trotz ihrer Open-Source-Natur durchaus Möglichkeiten bieten, sich mit proprietären Onlinediensten wie Slack oder OpsGenie zu verknüpfen. Viele Services dieser Art bieten offene API-Schnittstellen, über die eine Integration möglich ist. Und das kann im Alltag durchaus praktisch sein: Weil viele IT-Profis eher auf Chatfenster denn auf das eigene E-Mail-Programm schauen, nehmen sie Statusmeldungen, die per Bot in Slack oder in einen anderen Chat wandern, oft eher wahr als klassische E-Mails. Für Slack und einige zentrale Open-Source-Werkzeuge wie GitHub hat OpenProject sogar eine externe Integration. In Summe nehmen sich die insgesamt 20 verfügbaren Plug-ins aber eher sparsam aus. Andere Tools trumpfen hier mit weit über tausend Arten und Wegen auf, sich mit der Außenwelt zu verbinden. Wen die karge Integration in andere Dienste nicht stört oder wer die benötigten Integrationen in OpenProject vorfindet, bekommt darüber hinaus aber ein vielseitiges, flexibles und hochprofessionelles Tool.

Der zweite Proband im Vergleich ist MyCollab [2]. Wobei es MyCollab unrecht tut, wenn wir es nur als Werkzeug für die Steuerung von Projekten bezeichnen. De facto besteht die Software unter der Haube nämlich aus drei verschiedenen Teilen: Der Komponente für Projektmanagement steht eine weitere für Customer Relationship Management (CRM) und eine für das gemeinsame Arbeiten zur Seite. Praktisch ist MyCollab damit eher schon eine Art Groupware, auch wenn für diesen Einsatzzweck dann wieder essenzielle Features wie eine umfassende Integration in E-Mail-Programme fehlt.

Hinzu kommt, dass MyCollab in zwei Varianten daherkommt: Die "Ultimate"-Option ist sowohl lokal als auch als Cloudvariante verfügbar. Sie nutzt einen Query-Cache für die eingehenden Anfragen und ist entsprechend flott unterwegs. Die Community-Edition hingegen ist langsamer, weil sie den Query-Cache nicht nutzt und steht nicht als Clouddienst zur Verfügung. Dafür steht sie vollständig unter einer freien Lizenz.

Nach dem nicht ganz trivialen Setup merkt der IT-Verantwortliche bei der ersten Verwendung der Software schnell, dass dessen Entwickler den Fokus vor allem auf agile Entwicklungsmethoden legen. Einzelne Aufgaben lassen sich als "Tasks" oder "Issues" tracken, sodass auch eine basale Funktion als Ticketsystem für bestehende Probleme enthalten ist. Im "Activity Stream" finden sich die letzten durchgeführten Arbeitsschritte des eigenen Teams. Für Kanban steht eine klassische Swimlane-Ansicht zur Verfügung, für jeden Mitarbeiter ist also ersichtlich, welche Aufgaben bereits erledigt sind, woran das Team gerade arbeitet und was künftig ansteht. Dazu passt, dass sich auch Aufgaben weit in die Zukunft hinein planen lassen.

MyCollab bringt keine eigene App für Clients mit und ist ausschließlich auf die Nutzung per Browser ausgelegt. Unter der Haube basiert das Werkzeug auf Java, das auf dem Server, auf dem die Anwendung laufen soll, vorhanden sein muss. Ebenso nötig ist eine MySQL- oder MariaDB-Datenbank. Insgesamt kann MyCollab mit mehr Funktionalität um das eigentliche Projektmanagement herum aufwarten, bei den klassischen Aufgaben des Projektmanagements aber sind andere Werkzeuge wie OpenProject überlegen. Wer beispielsweise eine klassische Managementfunktionalität für Wasserfallprojekte braucht, wird mit MyCollab eher nicht glücklich werden.

Dass die Kombination aus Projektmanagement und anderen Komponenten nicht unüblich ist, zeigt auch Phabricator [3]. Die Software besitzt viel Funktionalität und bietet neben der "Projects"-Komponente, die vorrangig Kanban-Boards anzeigt und aktualisiert, auch Manifext für das Tracking von Bugs und Problemen, Diffusion für das Hosting von Git-Verzeichnissen, Phame für Blogs der beteiligten Entwickler, Phriction als Wiki-Komponente sowie Harbormaster für CI/CD-Aufgaben und Conpherence für Chat-Kommunikation.

Auch hier sieht der Administrator sich also eher einer Groupware gegenüber als einem klassischen Werkzeug für das Projektmanagement, auch wenn zentrale Groupware-Funktionen fehlen. Das tut der Freude aber keinen Abbruch: Ist Phabricator mit seinen diversen Komponenten installiert, ist es so leicht, die vielen verschiedenen Komponenten zu verwenden, dass es ein Genuss ist. Zumal sich Phabricator in den meisten Szenarien als echter One-Stop-Shop eignet: Quelltexte verwalten in Git, Bug- und Fehler-Tracker und ein Wiki kommen oft genug äußerst gelegen. Wie mächtig Phabricator ist, erschließt sich schnell, wenn wir einmal die Anwendungen auflisten, die für ein vergleichbares, selbst gebautes Werkzeug nötig wären: Jira, Confluence, GitLab, WordPress, MediaWiki, Jenkins, Rocket.Chat und MySQL zusammen mit einem Benutzerverzeichnis. Wer auch nur eine dieser Anwendungen schon zu administrieren hatte, versteht, wie mächtig und dabei einfach handzuhaben Phabricator tatsächlich ist.

In Sachen Projektmanagement ist allerdings zu bemängeln, dass Phabricator allzu deutlich auf die agile Methode Kanban festgelegt ist. Kein Wunder: Kanban ist im Kontext von Open-Source-Projekten - an die der Phabricator sich vorrangig richtet - deutlich beliebter als Scrum, weil es im Hinblick auf seine internen Prozesse besser daran anzupassen ist. Klassische Wasserfälle hingegen kommen in der Welt moderner Softwareentwicklung heute kaum noch vor. Entsprechend stiefmütterlich behandelt Phabricator das Thema. Wer auf der Suche nach einem umfassenden und dabei trotzdem nicht zu komplexen Tool für die Kanban-Entwicklung ist, wird definitiv seine Freude an Phabricator haben. Klassisches Projektmanagement bilden andere Tools hingegen besser ab.

Die PM-Software Plane [4] beschreibt sich selbst wenig zurückhaltend als "das perfekte Werkzeug für alle, die irgendeine Form von Projektmanagement benötigen". Was dabei sofort auffällt, ist der Fokus auf das Projektmanagement. Zwar gibt es über Module eine Erweiterungsmöglichkeit für externe Funktionalitäten. Diese sind aber stets in Plane integriert und stehen nicht wie etwa bei Phabricator der Funktionalität für das Projektmanagement autark zur Seite, um ein komplett anderes Feature zu implementieren. Wer Plane nutzt, will vorrangig Projektmanagement. Und bekommt dieses auch: Die Software kann sowohl im agilen Kontext als auch für klassische Wasserfallprojekte zum Einsatz kommen. Dafür unterstützt das Werkzeug verschiedene Views, also Ansichten, mittels derer sich bestehende Aufgaben darstellen und priorisieren lassen. Views lassen sich dabei pro User anlegen oder so, dass sie allen Nutzern in Plane zur Verfügung stehen.

Plane kommt als gehostete Version daher, lässt sich auf Wunsch aber auch lokal installieren. Ist mehr als die Community-Edition gefragt, stehen wahlweise die Pro-Edition beziehungsweise spezifische Angebote für eine On-Premises-Variante bereit. Dabei stößt jedoch sauer auf, dass der Custom-Variante Features wie RBAC oder SAML und OIDC vorbehalten bleiben. Denn in der Pro-Lizenz fehlen diese Features, zugleich dürfte es in vielen Konzernen aber unmöglich sein, Plane ohne Anbindung an bestehende Benutzerverzeichnisse überhaupt an den Compliance-Wächtern vorbei genehmigt zu bekommen. LDAP-Support bietet Plane zudem noch gar nicht. Das Feature ist geplant, soll dann aber auch der Custom-Variante vorbehalten bleiben, also nicht Bestandteil der Community-Edition werden.

Beim Management von Projekten mit grundlegendem Anspruch gibt sich Plane derweil keine Blöße. Aufgaben lassen sich pro Benutzer oder pro Team nachverfolgen und abarbeiten, in Relation zueinander setzen und aus anderen Werkzeugen importieren. Auch eine API-basierte Steuerung ist möglich. Kombiniert mit der dynamischen grafischen Aufbereitung anstehender Aufgaben, die quasi das Herz- und Schmuckstück ist, stellt sich Plane insgesamt als potenter Projektmanager für alle gängigen Managementmethoden mit Fehlern im Detail dar. Eine LDAP-Unterstützung sollte bei einem Werkzeug wie diesem heute nicht mehr fehlen und sie sollte auch nicht mit der berüchtigten "LDAP-Steuer" daherkommen. So heißt in der F/LOSS-Community mittlerweile der Extrabetrag, der fällig wird, wenn die Version einer beliebigen Software, die LDAP beherrscht, kostenpflichtig ist, weil das Feature in der Grundversion fehlt. Wer auf den Anschluss an ein zentrales Benutzerverzeichnis verzichten kann, findet in Plane aber ein gut funktionierendes, kostenloses Tool für ein Projektmanagement auf der Höhe der Zeit.

Außergewöhnlich ist ZenTao [5] einerseits, weil es eines der ganz wenigen Open-Source-Werkzeuge aus China ist, die den Durchbruch in der westlichen Welt geschafft haben und hierzulande auf eine nennenswerte Benutzerbasis verweisen können. Und andererseits bietet ZenTao in Sachen Projektmanagement viele Funktionen, mit denen ansonsten nur teure proprietäre Werkzeuge aufwarten. Zunächst aber zu den Basics: Ursprünglich war ZenTao vorrangig für den Einsatz in agilen Umgebungen konzipiert, die Scrum nutzen. Mittlerweile beherrscht das Werkzeug aber auch die agilen Vorgaben von Kanban. Wer es etwas klassischer mag, findet in ZenTao obendrein alle nötigen Funktionen, um Projektmanagement nach dem Wasserfallprinzip durchzuführen.

Dabei bietet ZenTao vollständige Unterstützung für CMMI oder das "Capability Maturity Model Integration"-Konzept. Das Konzept entstammt der Feder der ISACA (Information Systems Audit and Control Association) und versteht sich als Standard für Arbeitsschritte in Produktentwicklung, den Einkauf von Produkten sowie die Erbringung von Services für das fertige Produkt. Praktisch beschreibt CMMI also den gesamten Lebenszyklus einer Anwendung und macht Vorgaben für dessen einzelne Stationen. Wer CMMI im Unternehmen implementieren möchte, kann diese einzelnen Phasen des Produktlebenszyklus so abbilden, dass ein Audit nach ISACA-Standard durchführbar ist. Dazu gehören fixe Definitionen der Begriffe "Produkt", "Projekt" sowie "Ausführung", die im alltäglichen Betrieb dann mit feststehenden Aufgaben verknüpft sind und so eine Art roten Faden für Programmentwicklung definieren.

Aber ohne den Bedarf an CMMI bietet ZenTao nichtsdestotrotz einen sehr potenten Projektmanager. Der Fokus liegt dabei auf der Softwareentwicklung. Andere Projekte lassen sich zwar auch planen, hier sind dann aber viele der Voreinstellungen und Vorgaben entweder gar nicht oder nur sinngemäß anwendbar. In Sachen Arbeitsablauf bietet ZenTao die größtmögliche Flexibilität. Zwar gibt das Werkzeug für Scrum, Kanban und auch Wasserfall verschiedene Dinge und Abläufe vor. Weil aber bekanntlich fast nirgendwo Scrum in der Form der "reinen Lehre" implementiert ist, sieht auch ZenTao Möglichkeiten vor, von den definierten Abläufen abzuweichen oder eigene zu hinterlegen. Gerade im Kontext der Software-Entwicklung bietet ZenTao weitere praktische Funktionen, etwa einen eingebauten Bug-Tracker, eine Integration mit Versionsverwaltungssystemen und CI/CD-Features, die mit anderen Werkzeugen wie Jenkins durchaus mithalten können.

Zwar steht von ZenTao auch eine in der Cloud gehostete Variante zur Verfügung. Der Fokus der Software liegt aber im lokalen Einsatz. Hier bekommen wir es mit drei Versionen zu tun: Die Community-Edition bietet grundlegende Werkzeuge für das Projektmanagement und ist ohne Einschränkungen hinsichtlich der unterstützten Nutzer und Projekte kostenlos nutzbar. Der Quelltext steht im Netz offen zum Download zur Verfügung. Wer weitergehende Funktionen wie die berühmte "Projekttapete" braucht, also ein Gantt-Chart der anstehenden Aufgaben, eine kalendarische Verwaltung von Tasks sowie Milestone-Reporting, muss zur Biz-Edition greifen. Die "Max"-Edition enthält alle Funktionen der Biz-Lizenz sowie weiterführende Gantt-Funktionen auf der Projektebene. Sowohl bei der Biz- als auch der Max-Ausgabe hat der IT-Verantwortliche die Wahl zwischen einer ewigen Lizenz, die mit knappen 170 US-Dollar für Biz und 250 Dollar für Max pro unterstütztem Nutzer zu Buche schlägt, sowie der jährlichen Abrechnung für knappe 40 beziehungsweise 60 Dollar pro Benutzer.

Open-Source-Haudegen mögen an dieser Stelle zumindest den Verdacht des "Open Washings" erheben, bei ZenTao liegen die Dinge aber etwas anders als bei den meisten anderen Programmen, gegen die sich dieser Vorwurf richtet. Denn einerseits bietet die Community-Edition von ZenTao alle gängigen Funktionen, die im Alltag für das Projektmanagement notwendig sind. Ob es wirklich noch zeitgemäß ist, den gesamten Projektplan als Gantt-Chart auf den Plotter zu legen und im Büro an die Wand zu kleben, ist schließlich auch keine unstrittige Frage. Und andererseits steht nirgendwo geschrieben, dass Open-Source-Software kein Geld kosten darf.

Durchaus bedenklich ist im Kontext von ZenTao aber die Tatsache, dass die kommerziellen Add-ons der Biz- und Max-Varianten zumindest im offiziellen GitHub-Verzeichnis der Software fehlen. Hinzu kommt, dass ZenTao dual-lizenziert ist, und zwar unter den Bedingungen der AGPL und einer eigenen Lizenz, der "Z Public License". Diese genügt den Anforderungen an eine Open-Source-Lizenz eher nicht, weil sie Einschränkungen hinsichtlich der Verwendung der Software macht. Zugleich ist es gerade die ZPL, die es dem Hersteller ermöglicht, "abgeleitete Versionen" ("derivates") der Software unter einer unfreien Lizenz zu veröffentlichen. Das ist in Summe schade, weil es ein Geschmäckle hinsichtlich einer eigentlich grundsoliden, sehr nützlichen Software hinterlässt.

Projektmanagement ist längst keine Domäne kommerzieller, altbackener Werkzeuge mehr. Die Open-Source-Welt hat in dieser Hinsicht viel zu bieten - auch und gerade, weil sie sich mit den selbst gebauten Werkzeugen in weiten Teilen selbst verwaltet. Dass an der Phabricator-Entwicklung beispielsweise auch einige Köpfe beteiligt sind, die ebenfalls an KDE mitwirken, ist kein Zufall, sondern folgerichtig. Wer ein Projekt zu managen hat, hat jedenfalls die freie Wahl aus einer Vielzahl potenter Alternativen mit spezifischen Stärken und Schwächen. Lediglich beim klassischen Wasserfallmanagement engt sich die Auswahl etwas ein, weil dieser Ansatz nicht mehr bei jedem Werkzeug vorhanden ist.