E-Rechnung einführen
Zahlen, bitte
Veröffentlicht in Ausgabe 12/2024 - PRAXIS
Ab 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht als Teil des Wachstumschancengesetzes. Sie schreibt vor, dass nur noch Rechnungen, die der Norm EN 16931 entsprechen, als elektronische Rechnungen gelten – und dass Unternehmen diese empfangen und verarbeiten müssen. Konkret bedeutet das: Eine E-Rechnung besteht aus einem digital strukturierten Datensatz wie zum Beispiel XML. Und mit diesen Datensätzen müssen die Mitarbeiter ab Beginn des Jahres 2025 arbeiten können.
Aufgrund dieser Änderung benötigen viele Unternehmen neue Software. Idealerweise ist diese in der Lage, die strukturierten Datensätze der E-Rechnung in einem effizienten Prozess zu empfangen und zu verarbeiten – vom Rechnungseingangs-Workflow über die Übergabe an die Buchhaltungs- und ERP-Systeme bis zur rechtssicheren Archivierung. Diese Funktionen erfüllen ein Dokumenten-Management-System (DMS) oder ein Enterprise-Content-Management-System (ECM).
Da Unternehmen spätestens ab 2028 E-Rechnungen auch verschicken müssen, ist es sinnvoll, sich darauf jetzt schon vorzubereiten. Das bedeutet, als DMS oder ECM eine Anwendung zu wählen, die auch E-Rechnungen aus dem eigenen Haus, die vom ERP oder auf andere Weise erstellt wurden, weiterverarbeiten und versenden kann. Dabei ist es für Unternehmen wichtig, rechtzeitig zu prüfen, ob ihr ERP überhaupt E-Rechnungen erstellen kann. Denn bei manchen älteren Systemen ist das nicht der Fall.
Ab 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht als Teil des Wachstumschancengesetzes. Sie schreibt vor, dass nur noch Rechnungen, die der Norm EN 16931 entsprechen, als elektronische Rechnungen gelten – und dass Unternehmen diese empfangen und verarbeiten müssen. Konkret bedeutet das: Eine E-Rechnung besteht aus einem digital strukturierten Datensatz wie zum Beispiel XML. Und mit diesen Datensätzen müssen die Mitarbeiter ab Beginn des Jahres 2025 arbeiten können.
Aufgrund dieser Änderung benötigen viele Unternehmen neue Software. Idealerweise ist diese in der Lage, die strukturierten Datensätze der E-Rechnung in einem effizienten Prozess zu empfangen und zu verarbeiten – vom Rechnungseingangs-Workflow über die Übergabe an die Buchhaltungs- und ERP-Systeme bis zur rechtssicheren Archivierung. Diese Funktionen erfüllen ein Dokumenten-Management-System (DMS) oder ein Enterprise-Content-Management-System (ECM).
Da Unternehmen spätestens ab 2028 E-Rechnungen auch verschicken müssen, ist es sinnvoll, sich darauf jetzt schon vorzubereiten. Das bedeutet, als DMS oder ECM eine Anwendung zu wählen, die auch E-Rechnungen aus dem eigenen Haus, die vom ERP oder auf andere Weise erstellt wurden, weiterverarbeiten und versenden kann. Dabei ist es für Unternehmen wichtig, rechtzeitig zu prüfen, ob ihr ERP überhaupt E-Rechnungen erstellen kann. Denn bei manchen älteren Systemen ist das nicht der Fall.
Eine Softwareauswahl ist immer eine Herausforderung für die IT-Verantwortlichen: Die neue Applikation soll sich reibungslos in bestehende Prozesse einfügen, sicher mit diesen verknüpfen und auf Wunsch an individuelle Vorgaben anpassen lassen. Zudem sollten die Mitarbeiter möglichst selbstständig damit arbeiten können. Daher hilft dieser Beitrag mit Blick auf sieben Bereiche, um herauszufinden, welches Programm sich am besten eignet.
Wissen, was eine E-Rechnung ist
Als elektronische Rechnungen gelten solche, die der Norm EN 16931 entsprechen. Diesen Standard erfüllen digital strukturierte Datensätze wie XML. Die Vorgabe ist jedoch technologieoffen, sodass auch andere Formate denkbar sind. PDFs oder TIFFs dagegen zählen nicht mehr als elektronische Rechnung. Rechnungen auf Papier werden spätestens ab 2028 nicht mehr akzeptiert.
Zu den wesentlichen Formaten der E-Rechnung gehören XRechnung und ZUGFeRD. Eine XRechnung besteht nur aus einer XML-Datei, die für Menschen kaum lesbar ist. Das ZUGFeRD-Format hat ein lesbares Belegbild in Form eines PDF, die XML-Datei ist in den Hintergrund eingebettet.
Die Formate kennen
Die XRechnung ist ein Standard der Bundesregierung, der den Datenaustausch von E-Rechnungen mit Behörden vereinfachen soll. Unternehmen, die mit Behörden zusammenarbeiten, müssen XRechnungen empfangen und erstellen können. Das ZUGFeRD-Format entwickelte das Forum für elektronische Rechnung Deutschland (FeRD). Da dieser Standard ein für Menschen lesbares Belegbild enthält, ist davon auszugehen, dass er wohl breitere Akzeptanz findet als die XRechnung. Wobei anzumerken ist, dass das Belegbild ab 2025 keine rechtliche Bedeutung mehr hat – der gesetzlich vorgeschriebene Teil der Rechnung ist der strukturierte Datensatz.
Allgemein empfiehlt es sich, zum Erfüllen der E-Rechnungspflicht auf eine Software zu setzen, die mit möglichst vielen strukturierten Datensätzen arbeiten kann. Denn egal ob XRechnung, ZUGFeRD oder ein anderes Format: Unternehmen müssen ab Januar 2025 alle Formate empfangen und verarbeiten können, die der Norm EN 16931 entsprechen.
Was für DMS/ECM spricht
XRechnungen lassen sich wie angesprochen mit einem DMS oder einem ECM in eine lesbare Form bringen. DMS und ECM bieten zudem neben der Verarbeitung von E-Rechnungen weitere Funktionen an. Für ZUGFeRD brauchen Unternehmen vorerst nicht zwingend ein neues Programm. Das lesbare Belegbild ist mit klassischen PDF-Viewern einsehbar. Damit lässt sich jedoch nicht überprüfen, ob die rechtlich künftig vorgeschriebenen XML-Daten im Hintergrund hinterlegt sind – das leisten nur DMS oder ECM.
Ein einfacher Viewer mag für viele Unternehmen die zunächst naheliegende und kostengünstige Entscheidung sein. Schließlich lassen sich damit auch andere E-Rechnungen als ZUGFeRD lesbar machen, sodass die Rechnung geprüft und der Zahlungsprozess angestoßen werden kann. Es lohnt sich jedoch bei dieser Frage weiter in die Zukunft zu blicken: Da Unternehmen ab 2028 auch selbst E-Rechnungen versenden müssen, kann es sinnvoll sein, bereits jetzt in ein DMS oder ECM zu investieren, das auch selbst erstellte E-Rechnungen verarbeiten kann.
Moderne Systeme dieser Art sind in der Lage, in die Rechnung eingebettete Dateien zu extrahieren. Dadurch werden begleitende Dokumente wie Lieferscheine oder Skonto-Informationen direkt verarbeitet und mit dem Ursprungsbeleg verknüpft. Ein weiterer Pluspunkt: Die Software erzeugt automatisch Belege der ausgehenden Rechnungen, archiviert diese nach den Vorgaben des Finanzamts und leitet sie automatisch über passende Schnittstellen an weiterführende Stellen wie DATEV weiter. Da die Einführung eines DMS oder ECM und die Umstellung der Prozesse einige Zeit brauchen, ist es sinnvoll, sich bereits jetzt damit auseinanderzusetzen.
Auf Integration in bestehende Systeme achten
Führt ein Unternehmen eine neue Software ein, ist vorab grundsätzlich zu überlegen, in welche bestehenden Systeme diese integriert werden muss. Im Fall der E-Rechnung sind in der Regel unter anderem Verknüpfungen mit einem E-Mail-Client, dem Warenwirtschaftssystem und der FiBu-Software nötig.
Um all das abzudecken, empfiehlt es sich, auf ein DMS oder ECM zu setzen, das offene, standardisierte Integrationen und Schnittstellen wie eine REST-API anbietet. Die nahtlose Verknüpfung bringt weitere Vorteile:
- Mitarbeiter nutzen weiterhin ihre gewohnten Benutzeroberflächen.
- Informationsinseln reduzieren sich auf ein Minimum.
- Informationsqualität und Zusammenarbeit verbessern sich.
- Fehler durch manuelle Bearbeitung werden vermieden.
- Dokumente und Daten lassen sich automatisch im- und exportieren sowie ihren Status zwischen den Systemen synchronisieren.
- Prozesse werden beschleunigt und automatisiert – das Unternehmen verringert damit seine Abhängigkeit von Fachkräften.
- Zugriffsrechte und Sicherheit sind anwendungsübergreifend verwaltbar.
Die Vorteile der Cloud nutzen
Seit ein paar Jahren zeichnet sich ab, dass sich immer mehr Firmen in Richtung Cloud orientieren. So nutzte 2023 fast die Hälfte der Unternehmen Cloud-Computing (46,5 Prozent), wie aus einer Umfrage des ifo-Instituts hervorgeht. Und laut dem Branchenverband Bitkom wollen 56 Prozent aller Unternehmen bis 2028 mehr als die Hälfte ihrer IT-Anwendungen in der Cloud betreiben.
Unternehmen, die im Zuge der E-Rechnungspflicht ein DMS oder ECM einführen, stehen also vor der nächsten Entscheidung: Soll das neue System lokal installiert oder in der Cloud gehostet werden? So ist ein Clouddienst sofort einsatzbereit und in der Regel günstiger als eine eigene Hardwarelandschaft mit Servern und Datenbanken, die nach den Anschaffungs- auch laufende Betriebs- und Personalkosten verursachen. Zudem laufen Updates automatisch ein und das System wird weitgehend extern gewartet. Schließlich bieten zertifizierte Rechenzentren in Europa (oder noch besser in Deutschland) Datensicherheit und -schutz.
E-Rechnungen sicher verschicken und empfangen
Beim Versand und Empfang von E-Rechnungen müssen Organisationen wie bisher deren Vollständigkeit und Unveränderlichkeit gewährleisten. Das Finanzministerium nennt E-Mails, digitale Schnittstellen oder den Download aus Portalen als Übermittlungswege für E-Rechnungen. Die gängigste Methode, um Rechnungen zu empfangen und zu verschicken, ist die E-Mail. Auch für E-Rechnungen wird dieser Weg vorerst einer der am häufigsten gewählten bleiben – zumindest in Unternehmen, die nicht allzu viele Rechnungen verarbeiten müssen. Ein E-Mail-Postfach, in dem alle Rechnungen landen, ist schnell eingerichtet und lässt sich einfach mit einem DMS oder ECM verknüpfen.
Firmen, die große Mengen an Rechnungen verarbeiten müssen, setzen häufig auf EDI. Dabei werden elektronische Dokumente automatisch zwischen Unternehmen ausgetauscht. Der Dienst kann auch für E-Rechnungen zum Einsatz kommen.
Des Weiteren sind in den nächsten Jahren vermutlich zahlreiche E-Rechnungs-Portale oder andere Services zu erwarten. So ist beispielsweise bereits Peppol auf dem Markt, das als Vermittler zwischen Unternehmen und Bundesbehörden agiert, E-Rechnungen auflöst und sie in andere Systeme wie ERP, CRM oder die FiBu-Software einfügt. Neben Peppol gibt es entsprechende Initiativen unter anderem bei DATEV.
Auch die Benutzerfreundlichkeit sollte im Fokus stehen
IT-Teams kennen das Problem: Ist eine neue Software in der Anwendung kompliziert, lösen die damit arbeitenden Kollegen sehr häufig Tickets aus. Meist finden sich auch nach Jahren nur ein paar wenige Spezialisten, die das Programm vollständig verstehen. Daher sollten Unternehmen Software vorab auf ihre Mitarbeiterfreundlichkeit prüfen. No-Code-Anwendungen beispielsweise sind einfach anzuwenden und von Nutzern ohne Fachkenntnisse konfigurierbar.
Zudem sollte ein DMS oder ECM über Dashboards verfügen, mit denen Mitarbeiter schnell alles Wichtige zu ihrem Projekt überblicken können. Im besten Fall lassen sich die Dashboards für jede Abteilung oder sogar Person individuell anpassen. Es hat sich bewährt, die Hauptnutzer eines neuen Programms in die Softwareauswahl einzubeziehen. Denn sie wissen, welche Funktionen im Alltag wichtig sind, finden mögliche Fallstricke bereits bei ersten Tests und erkennen, welche Benutzeroberflächen für ihr Team selbsterklärend und einfach zu bedienen sind.
Fazit
Eine Pflicht wirkt auf den ersten Blick abschreckend. Und die Einführung einer neuen Software ist immer mit Aufwand verbunden – auch beim Hosting in der Cloud. Umso wichtiger ist es, auch die Chancen zu erkennen, die in der E-Rechnungspflicht liegen. Denn diese wird die Digitalisierung in einem Bereich vorantreiben, in dem Deutschland hinterherhinkt: der Buchhaltung. Papierrechnungen, Ausdrucke und Regale voller Archivordner sind in vielen Unternehmen heute noch Alltag. Die E-Rechnungspflicht schiebt den ineffizienten Prozessen einen Riegel vor, die mit Papierrechnungen einhergehen.
Unternehmen, die sich für ein DMS oder ECM entscheiden, profitieren von weiteren Vorteilen: Sie verarbeiten ihre Rechnungen um ein Vielfaches schneller und behalten wichtige Informationen wie Skonti automatisch im Blick. Hinzu kommt, dass standardisierte Datensätze weniger fehleranfällig sind als per Hand eingetippte Daten oder mit OCR ausgelesene Dokumente. Die hohe Datenqualität der E-Rechnung in Kombination mit einem DMS oder ECM ermöglicht weniger Prüfungen, schnellere Überweisungen und Buchungen sowie Dunkelbuchungen.
(jp)
Jens Büscher ist CEO und Gründer von Amagno.