Wie von Zauberhand

von Philip Lorenz

Microsoft Power Automate erlaubt, repetitive Aufgaben effizient zu automatisieren und so Zeit und Ressourcen zu sparen. Die Plattform integriert sich in die Microsoft-365-Umgebungund nutzt einen Low-Code-Ansatz, der es auch Anwendern ohne tiefgehende Programmierkenntnisse ermöglicht, Workflows im visuellen Editor zu erstellen. Daneben stellen Konnektoren einfach Verbindung zu Microsoft-Diensten und Services von zahlreichen Drittanbietern her. Wir geben einen Überblick über die Features und Einsatzgebiete von Microsoft Power Automate, beleuchten die Vor- und Nachteile und betrachten die Preisgestaltung.

Microsoft Power Automate (MSPA) ermöglicht automatisierte Prozesse zwischen Apps und Diensten. Das erleichtert Aufgaben wie das Synchronisieren von Daten, das Versenden von Benachrichtigungen oder das Erfassen von Informationen erheblich. Durch die Verbindung unterschiedlicher Dienste lassen sich Prozesse optimieren und wiederkehrende Aufgaben ohne manuellen Eingriff automatisieren.

Power Automate richtet sich nicht nur an M365-Administratoren, sondern auch an Fachabteilungen, Business-Analysten und Endanwender ohne tiefgehende Programmierkenntnisse. Die benutzerfreundliche Oberfläche ermöglicht es ihnen, eigenständig Workflows zu erstellen und die IT-Abteilung zu entlasten. Admins behalten dabei die Kontrolle und können Sicherheitsrichtlinien sowie Compliance-Standards durchsetzen. MSPA ist keine direkte Alternative zu Skriptsprachen wie Bash, PowerShell oder Python, sondern konzentriert sich auf die Integration verschiedener Dienste und Anwendungen über Konnektoren. Es eignet sich hervorragend für die Automatisierung von Geschäftsprozessen, die mehrere Systeme und Plattformen umfassen, ohne dass Code geschrieben werden muss; vielmehr arbeitet es als "Klebstoff" zwischen Anwendungen. Die Gestaltung dieser Prozesse geschieht dabei baukastenartig über das Web-UI [1].

Das Power-Platform-Ökosystem

Power Automate ist ein zentraler Bestandteil der Microsoft Power Platform und stellt Low-Code-Tools bereit. Zusammen mit weiteren Tools bildet MSPA ein umfassendes System, das den gesamten Zyklus der Prozessoptimierung abdeckt: Von der Erfassung und Analyse von Daten über die Automatisierung von Prozessen bis hin zur Entwicklung maßgeschneiderter Anwendungen und der Kommunikation mit externen Nutzern. Power Automate übernimmt dabei die Rolle des "Automatisierungsmotors", der die verschiedenen Komponenten miteinander verknüpft und den Austausch von Informationen und die Automatisierung von Arbeitsabläufen ermöglicht.

Neben MSPA umfasst die Power Platform "Power Apps" zum Erstellen benutzerdefinierter Anwendungen ohne tiefgehende Programmierkenntnisse. "Power BI" bietet datengetriebene Einblicke und ermöglicht fundierte Entscheidungen auf Basis von Unternehmensdaten. "Power Pages" ist eine Low-Code-Plattform für dynamische Extranet-Websites, die externen Zugang erlauben. "Power Virtual Agents" schließlich ermöglichen interaktive Chatbots ohne Programmieraufwand. Dies eignet sich zur Automatisierung von Kunden- und Mitarbeiteranfragen.

Aufbau und Einsatzvon Power Automate

Power Automate besteht aus mehreren Komponenten, die für das Erstellen von Flows essenziell sind. Dazu gehören

- Konnektoren: Sie verbinden Dienste und ermöglichen den Datenaustausch. Mit Daten-Gateways lassen sich auch On-Premises-Anwendungen einbinden. Nutzer können sogar eigene Konnektoren erstellen, um benutzerdefinierte Dienste zu integrieren.

- Trigger: Diese starten einen Flow, wenn bestimmte Ereignisse eintreten. Trigger lösen sofort, manuell, nach einem Zeitplan oder automatisch aus.

- Aktionen: konkrete Aufgaben, die ein Flow ausführt, wie etwa das Abrufen von Daten, das Erstellen von Einträgen oder das Bearbeiten von Informationen.

- Bedingungen: Diese definieren, unter welchen Umständen eine Aktion ausgeführt wird. So lassen sich Workflows flexibel gestalten, um nur in bestimmten Situationen aktiv zu werden.

- Vorlagen: Vorhandene Flow-Templates helfen dabei, häufig benötigte Automatisierungen schnell zu implementieren.

- Genehmigungen: Mit Genehmigungs-Flows lassen sich Entscheidungen innerhalb eines Workflows strukturieren und dokumentieren.

MSPA kommt in den Varianten Desktop und Cloud daher. Beide verfolgen unterschiedliche Ziele der Automatisierung und unterscheiden sich grundlegend in ihrer Funktionsweise und den Möglichkeiten, die sie bieten. Die Cloudversion ist ideal, wenn Automatisierungen schnell, flexibel und ohne direkte Benutzerinteraktion erfolgen sollen. Sie arbeitet auf Basis von APIs und verbindet sich mühelos mit Servern und SaaS-Diensten, um automatisierte Prozesse auszuführen. Das bedeutet, dass Abläufe durch bestimmte Ereignisse starten – wie etwa eine eingehende E-Mail. Möchten Sie zum Beispiel automatisch Daten aus einer neuen Kundenanfrage in eine Excel-Tabelle eintragen oder eine Statusaktualisierung in Microsoft Teams veröffentlichen, sind Cloud-Flows die beste Wahl. Dank zahlreicher Konnektoren für Cloud- und lokale Dienste bieten diese Flows eine Vielzahl an Einsatzmöglichkeiten.

Cloud-Flows stehen in drei Kategorien zur Verfügung. Die automatisierten Flows starten durch bestimmte Ereignisse und nutzen Cloudkonnektoren, die gewährleisten, dass Anwendungen reibungslos miteinander kommunizieren. Hingegen laufen manuelle Flows durch einen Klick los – zum Beispiel über eine Schaltfläche auf dem Smartphone. So automatisieren Admins wiederkehrende Aufgaben wie das Versenden einer Erinnerung. Schließlich kümmern sich geplante Flows um regelmäßig wiederkehrende Aufgaben. So können Sie zum Beispiel eine tägliche Datenübertragung zu einer Datenbank planen und der Flow sorgt dafür, dass dies immer zur festgelegten Zeit geschieht.

Die Desktopversion konzentriert sich auf Robotics Process Automation (RPA) und zielt darauf ab, menschliche Interaktionen am Computer nachzubilden. So kann die Desktop-MSPA beispielsweise genau lernen, wo die Maus zu klicken hat, welche Informationen zu kopieren oder wie bestimmte Formulare zu befüllen sind. Desktop-Flows agieren also wie ein Mensch, was sie ideal für Prozesse macht, die keine APIs besitzen oder eine direkte Benutzerinteraktion benötigen. Dies ist sehr gut geeignet für Anwendungen, die keine Schnittstellen zur Automatisierung bieten. MSPA kann hier visuelle Elemente des Desktops nutzen und somit beispielsweise in älteren Anwendungen navigieren, die nur über eine grafische Benutzeroberfläche steuerbar sind. Das Ziel dabei ist, die Aktionen eines Menschen präzise nachzubilden und so wiederkehrende Aufgaben effizient zu übernehmen.

Workflows in der Praxis

Um die soeben erklärte Technik von MSPA mit Leben zu füllen, schauen wir uns einige Beispiele aus der Praxis an. Power Automate erlaubt zum Beispiel das automatische Speichern von E-Mail-Anhängen in OneDrive. Sobald eine E-Mail mit einem Attachment in einem bestimmten Postfach eingeht, landet diese automatisch in einem definierten Ordner in OneDrive. Ebenso können Sie sich bei neuen Einträgen in einer Excel-Tabelle benachrichtigen lassen. Kommt ein neuer Eintrag in einer bestimmten Excel-Tabelle hinzu, sendet Power Automate eine Benachrichtigung an eine Microsoft-Teams-Gruppe, um das Team zu informieren.

Möglich ist auch, Genehmigungsprozesse für Urlaubsanträge umzusetzen. Ein Mitarbeiter stellt über ein Formular einen Urlaubsantrag, der automatisch beim genehmigenden Vorgesetzten landet, der darüber eine Benachrichtigung per E-Mail oder Teams erhält. Anschließend kann er den Antrag direkt genehmigen oder ablehnen, der Antragsteller wird entsprechend informiert und der genehmigte Urlaub findet sich automatisch in einem Teamkalender wieder.

Bei diesen Beispielen spielt MSPA seine größte Stärke aus: die Verfügbarkeit von Hunderten Konnektoren [2], die eine Kommunikation mit verschiedenen Diensten und Anwendungen ermöglichen. Neben Microsoft-Diensten wie SharePoint, Teams und Outlook lassen sich auch externe Systeme einbinden, darunter ServiceNow, SAP oder Salesforce sowie kleinere Dienste wie ToDoIst und infrastrukturnahe Komponenten wie PostgreSQL oder MongoDB. Zusätzlich bietet Power Automate zahlreiche einsatzbereite Vorlagen, mit denen User schnell starten und wiederkehrende Prozesse automatisieren.

Workflows mit KI

Microsoft setzt vermehrt auf künstliche Intelligenz (KI) in der gesamten Power Platform und somit in MSPA. Ein Beispiel dafür ist das Copilot Studio, das als Orchestrator für verschiedene KI-gestützte Anwendungen dient, etwa bei der Bereitstellung von Chatbots. Besonders spannend: Diese Chatbots lassen sich mit Power Automate kombinieren, um direkt konkrete Aktionen auszulösen.

Auch bei Workflows spielt KI eine entscheidende Rolle. Anwender können einfach in Prosa beschreiben, wie ihr gewünschter Workflow aussehen soll. Daraufhin erstellt Copilot einen passenden Vorschlag für einen Power-Automate-Workflow. Stimmt der Nutzer diesem Vorschlag zu, wird der gewünschte Ablauf direkt erstellt. Zusätzlich erhält der Anwender Hinweise, welche Details noch zu ergänzen sind – etwa die genaue Angabe einer SharePoint-Seite, die als Ressource zum Einsatz kommt.

Die passende Lizenzierung

Welche Lizenz für Microsoft Power Automate Sie wählen sollten, richtet sich nach Ihren spezifischen Anforderungen und Einsatzszenarien. Microsoft hat zwei grundsätzliche Lizenzierungsmodelle im Angebot, die diese Bedürfnisse abdecken – sei es für einfache Automatisierungen oder komplexe, unternehmensweite Prozesse. Diese laufen unter den Bezeichnungen "Power Automate Premium" und "Power Automate Process". Einen umfassenden Überblick über den M365-Lizenzkosmos und somit MSAP zeigt [3].

Power Automate Premium ist für 15 US-Dollar pro Benutzer und Monat erhältlich. Mit dieser Lizenz können Unternehmen unbegrenzte Cloud-Flows zur digitalen Prozessautomatisierung (DPA) erstellen und ausführen. Zudem ermöglicht sie den Einsatz von Desktop-Flows durch Robotic Process Automation im überwachten Modus, was insbesondere bei der Arbeit mit älteren Anwendungen nützlich ist.

Zusätzlich bietet die MSPA-Desktop-Lizenz Zugang zu Process Mining auf Desktops und 50 MByte Process-Mining-Datenspeicher, der auf bis zu 100 GByte pro Tenant erweitert werden kann. Power Automate Premium stellt auch KI-Tools zur Verfügung, die Aufgaben wie Formularverarbeitung, Objekterkennung, Vorhersagen und Texterkennung unterstützen. Um jedoch einen RPA-Bot im unbeaufsichtigten Modus zu betreiben, ist eine zusätzliche MSPA-Hosted-Process-Lizenz erforderlich.

Die Premium-Lizenz richtet sich an Anwender, die Automatisierungen mit Premium- oder benutzerdefinierten Konnektoren erstellen wollen sowie an jene, die Anwendungen simulieren, die menschliches Verhalten nachahmen (überwachte RPA). Auch Entwickler, die Desktop-Flows erstellen und verwalten, benötigen eine Premium-Lizenz.

Wichtige bei der Premium-Lizenzierung ist die Tatsache, dass automatisierte und geplante Flows immer im Kontext des Flow-Besitzers laufen, unabhängig davon, wer den Flow startet oder welche Konten den Verbindungen dienen. Bei sofortigen Flows (beispielsweise durch Button-Trigger) erfolgt die Ausführung im Kontext des Nutzers, der den Flow auslöst. Nutzt ein automatisierter Flow Premium-Konnektoren, reicht es aus, wenn der Besitzer eine Premium-Lizenz hat. Anders bei sofortigen Flows: Hier benötigen alle auslösenden Nutzer eine Premium-Lizenz. Eine Process-Lizenz kann in diesem Fall eine kostengünstige Alternative darstellen, da sie die Lizenzierung einzelner Nutzer überflüssig macht.

Power Automate Process kostet 150 US-Dollar pro Bot und Monat und richtet sich an Organisationen, die autonome Bots für automatisierte Abläufe ohne manuelle Eingriffe benötigen. Diese Lizenz ist besonders geeignet für zentrale Aufgaben, die allen Mitarbeitern im Unternehmen zur Verfügung stehen, ohne dass jeder Einzelne eine eigene Lizenz benötigt. Mit einer Process-Lizenz sind sämtliche Flows innerhalb eines Geschäftsprozesses abgedeckt und lassen sich als zusammenhängende Einheit verwalten. Eine MSPA-Process-Lizenz ist erforderlich für

- Flows mit unbeaufsichtigter RPA, um Desktop-Flows ohne Benutzerinteraktion auf Maschinen auszuführen.

- Workflows, die mithilfe eines Anwendungskontos (Service Principal) laufen, Dies ist häufig in Unternehmen mit mehreren Umgebungen (wie Entwicklung, Test und Produktion) der Fall, um Flows über DevOps-Pipelines zwischen Umgebungen zu übertragen und zu verwalten, ohne Nutzern in der Produktionsumgebung direkten Zugriff zu gewähren.

- Flows, die große Datenmengen verarbeiten oder häufig starten und somit viele Power-Platform-Anfragen generieren.

- viele Nutzer, die einen Premium-Flow einsetzen. In diesem Fall benötigen entweder alle Nutzer eine Premium-Lizenz oder Sie decken diese Art von Ablauf über eine Process-Lizenz ab. Letzteres bietet Unternehmen die Möglichkeit, die Lizenzierung an der Anzahl der Flows auszurichten. Dies ist besonders für größere Organisationen oder MSPA-Umsetzungen, die viele Mitarbeiter betreffen, durch den festen monatlichen Preis vorteilhaft.

- Flows, die Premium-Konnektoren nutzen und auf die zahlreiche Gastnutzer zugreifen, ohne dass klar ist, ob diese über Premium-Lizenzen in ihrem Heim-Tenant verfügen.

Die Premium-Konnektoren lassen sich in beiden Lizenzmodellen nutzen, unterscheiden sich jedoch hinsichtlich der verfügbaren Kapazitäten für Datenbank- und Dateispeicher in Microsoft Dataverse (der Storage-Umgebung für Copilot und MSPA). Power Automate Premium bietet 250 MByte Datenbank- und 2 GByte Dateispeicher, während der MSPA-Process-Plan 50 MByte Datenbank- und 200 MByte Dateispeicher umfasst. Diese Unterschiede können bei der Wahl des passenden Lizenzmodells eine Rolle spielen, je nachdem, welche Speicheranforderungen das Unternehmen hat.

Fazit

Microsoft Power Automate überzeugt als Plattform für die Automatisierung von Arbeitsprozessen, insbesondere für Unternehmen, die auf Microsoft 365 setzen. Durch die nahtlose Integration in die Microsoft-Umgebung und den Low-Code- Ansatz ist MSPA eine optimale Wahl, um wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren und somit Zeit und Ressourcen zu sparen. Die umfangreiche Auswahl an Konnektoren ermöglicht es, sowohl interne Microsoft-Dienste wie Outlook, SharePoint und Teams als auch externe Anwendungen nahtlos zu verknüpfen. Dies eröffnet vielseitige Einsatzmöglichkeiten in verschiedenen Unternehmensbereichen.