Wissensschatz

von Christian Schulenburg

Geht es darum, Wissen im Unternehmen festzuhalten und vielleicht sogar ein Wiki zu etablieren, fällt heute fast immer der Name Confluence. Gerade für Teams ist es damit ein Leichtes, Wissen zu teilen, Dokumente gemeinsam zu bearbeiten und Projekte zu organisieren. Wir haben die Plattform im Test unter die Lupe genommen und waren vor allem von der Vielzahl der Inhaltstypen angetan.

Confluence stammt von der Firma Atlassian und wurde bereits im Jahr 2004 veröffentlicht. Es hat sich seitdem zu einer zentralen Software für Teams entwickelt, die ihre Zusammenarbeit optimieren und Wissen effizient teilen möchten. Es bietet eine flexible Plattform zum Erstellen, Organisieren und Verwalten von Dokumentationen, Projekten und teamübergreifendem Wissen. Mit Funktionen wie dynamischen Seiten, Vorlagen und Integrationen in andere Atlassian-Produkte wie Jira oder Trello gehört Confluence zu den führenden Tools im Bereich Wissensmanagement. Confluence kann dabei sowohl im eigenen Rechenzentrum als auch in der Cloud zum Einsatz kommen. Für unseren Test nutzen wir Confluence Cloud.

Pläne für jeden Geldbeutel

Atlassian bietet bei Confluence Cloud vier verschiedene Editionen. Bei der kleinsten Edition handelt es sich um die kostenfreie "Free Edition". Diese richtet sich an Teams mit bis zu zehn Benutzern und erlaubt bereits unbegrenzte Bereiche und Seiten. Whiteboards sind dabei auf drei aktive Whiteboards je Nutzer und Automatisierungen auf zehn Ausführungen je Regel je Monat limitiert. Eingeschränkt sind zudem die Vergabe von Berechtigungen und die Archivierung. Ebenso ist der Dateispeicher auf nur 2 GByte begrenzt.

Die Standardversion hebt die Limitierungen auf und erweitert Funktionen wie die Zusammenarbeit mit externen Partnern oder die Anzahl der Regelausführungen pro Monat. Auch erhöht sich der Speicher auf 250 GByte. Die Kosten starten bei 6,40 US-Dollar im Monat pro User und reduzieren sich mit der Anzahl der Nutzer.

Die nächsthöhere Stufe ist Premium. Dieser Plan enthält weitere Features wie einen Teamkalender, einen Contentmanager zum zentralen Überwachen und Verwalten der Inhalte sowie Atlassian Intelligence (AI) zur effizienten Kommunikation und zum Nutzen weiterer KI-Funktionen. Der Speicherplatz ist in diesem Plan nicht mehr begrenzt und es stehen unbegrenzt Whiteboards zur Verfügung. Hierfür steigen die Kosten auf über 12 US-Dollar.

Der höchste Plan ist der Enterprise-Plan, der mit Atlassian Analytics interaktive, anpassbare Diagramme und Dashboards über einen Low-Code/No-Code-Editor erstellt. Über Atlassian Analytics erhalten Nutzer einen tieferen Einblick in die Daten. Mit den Datenkonnektoren lassen sich externe Datenquellen mit einbinden. Weiterhin unterstützt die Enterprise-Version mehrere Identitätsanbieter parallel und es steht eine umfassende Audit-Protokollierung von benutzerinitiierten Aktivitäten, einschließlich Berechtigungsänderungen, zur Verfügung. Der Enterprise-Plan benötigt mindestens 801 lizenzierte Nutzer und eine jährliche Zahlungsweise, wodurch die Kosten bei mindestens 118.000 US-Dollar im Jahr liegen.

Navigation auf verschiedenen Ebenen

Um einen ersten Eindruck von Confluence zu erhalten, bietet sich die kostenlose Variante an. Nach einer Registrierung ist für 30 Tage auch direkt die Premium-Version freigeschaltet, sodass wir die erweiterten Funktionen direkt testen konnten. Zur Registrierung waren nur eine E-Mail-Adresse und ein vollständiger Name sowie ein Passwort festzulegen. Weiterer Daten oder Zahlungsinformationen bedurfte es nicht. Zum Abschluss der Registrierung gaben wir noch die Bezeichnung unserer Seite an, über die wir die Plattform im Anschluss erreichen konnten. Für unseren Test lautete der Pfad "https://it-administrator.atlassian.net/". Die Umgebung war somit in wenigen Minuten einsatzbereit.

Bei der ersten Anmeldung machte uns zunächst eine Übersichtsseite mit den wichtigsten Punkten vertraut. Erwartungsgemäß bringt Confluence zudem ein umfangreiches Wiki mit, das alle Funktionen ausführlich beschreibt. Einige weitere Begriffe seien für das weitere Verständnis der Plattform und ihre Hierarchie kurz erklärt: Die wichtigsten Objekte in Confluence sind "Spaces" und "Sites". Bei Spaces, auf Deutsch auch Bereiche genannt, handelt es sich um eine Sammlung verwandter Seiten, an der eine Gruppe gemeinsam arbeiten kann. So lassen sich solche für Teams, Softwareprojekte, Dokumentationen oder Wissensdatenbanken anlegen. Jeder Bereich enthält eine Übersicht, um den Beteiligten über den Zweck zu informieren. Ein Space wird über Sites wie einfache Seiten, Blogs, Whiteboards oder Datenbanken mit Inhalt gefüllt.

Nach der Einrichtung wird ein erster Space automatisch angelegt, sodass wir direkt durch die Confluence-Umgebung navigieren konnten. Die Navigationspunkte befinden sich im oberen Bereich und starten mit dem "App Switcher" ganz links. Dieser führt zu anderen Applikationen des Herstellers wie Jira oder Trello und zu einer zentralen Atlassian-Administration. Daneben führt das Confluence-Logo zur Startseite der Plattform. Auch hier gibt es wieder eigene Menüpunkte und wir konnten hierüber auf wichtige Bereiche, Seiten und Aktualisierungen zugreifen.

Unter dem Eintrag "Bereiche" finden sich kürzlich besuchte und markierte Spaces. Innerhalb des Menüpunkts lassen sich ebenfalls neue Bereiche erstellen. Gleiches gilt für den nächsten Menüeintrag "Teams", wo sich auch neue Teambereiche direkt erstellen lassen. Aufgrund noch nicht vorhandener Teamseiten gelangten wir hier in unserem Test nur zum Verzeichnis aller Teams und Nutzer. Darüber hinaus konnten wir von hier aus neue User einladen

Umfassendes Ökosystem

Im Hauptmenü ist ferner der Eintrag "Apps" zu finden, der zur "Kalender-App" und der Premium-Funktion "Analytics" führt. Hier lassen sich weitere externe Anwendungen wie Slack oder Google Drive einbinden. Insgesamt stehen über 1000 zusätzliche Apps zur Verfügung – ein gewaltiges Ökosystem.

Für Vorlagen gibt es einen eigenen Menüpunkt, in dem wir aus über 140 solchen Mustern wählen konnten. Egal ob Besprechungsnotizen, Projektpläne oder Berichte, es gibt eine Vielzahl an Mustern, die die Seitenerstellung beschleunigen. Aus den Vorlagen heraus lassen sich dann direkt Seiten erstellen, was auch über den Eintrag "Erstellen" funktioniert. Hierüber lassen sich zudem andere Inhalte wie Whiteboards oder Datenbanken aus der Taufe heben. Im rechten oberen Bereich gibt es noch eine Suche, die alle Seiten, Bereiche und anderen Inhalte durchforstet. In den "Benachrichtigungen" werden Updates zu Bereichen und Elementen angezeigt, die wir uns in Confluence angesehen haben. Darüber hinaus sind hier Aktivitäten wie Antworten, Erwähnungen und Aufgabenzuweisungen ersichtlich.

Über die Hilfe gelangten wir zu einer umfangreichen Online-Unterstützung. Ganz rechts ist die Confluence-Administration zu finden. Bei unserem Premium-Plan kamen wir hier zur Steuerungszentrale, während der Free- oder Standard-Plan direkt die allgemeine Konfiguration anzeigt. Hier lassen sich Einstellungen zu Sicherheit, Design und allgemeinen Themen vornehmen. Die Steuerzentrale überwacht die globalen Aktivitäten und führt wichtige Metriken und Informationen zusammen. Neben den Confluence-Settings befinden sich hier noch die eigenen Einstellungen und der persönliche Bereich. Auch dort lassen sich eigene Seiten erstellen und für persönliche Notizen nutzen.

Viel Freiraum für eigene Spaces

Wie bereits erwähnt, lassen sich neue Bereiche über den Button "Erstellen" schnell einrichten. In unserem Test haben wir einen Space für eine Knowledge-Base erstellt. Dafür mussten wir uns nur für einen Namen, ein Icon sowie den Zweck entscheiden. Zur Wahl stehen hier Zusammenarbeit, Wissensdatenbank und ein benutzerdefinierter Bereich.

Der Bereich zur Zusammenarbeit enthält dabei naturgemäß primär Funktionen für Teams, etwa Live-Edit-Seiten, Whiteboards und Datenbanken. Hier wurden für uns direkt Vorlagen für einen Projektplan, eine Dokumentation zur Entscheidungsfindung sowie eine Besprechungsvorlage angezeigt. Der Bereich für die Knowledge-Base soll wichtige Informationen enthalten, die innerhalb der Organisation oder mit Partnern oder Kunden zu teilen sind. Als Vorlagen gab es hier bereits eine Anleitung und einen Artikel zur Fehlerbehebung.

Neben der Auswahl des Zwecks sind noch die Berechtigungen zu definieren. Hier konnten wir zwischen privat, den Standardberechtigungen für Spaces oder der Übernahme von Rechten eines vorhandenen Bereichs wählen. Wir entschieden uns für die Standardberechtigungen. Im nächsten Schritt war noch der Funktionsumfang der Inhalte des Bereichs festzulegen. Hierüber lässt sich die Verfügbarkeit von Inhalten wie Blogs, Whiteboards oder Kalendern steuern.

Im neu erstellten Space ist links das Bereichsmenü zu finden. Hier sind Funktionen wie Automatisierung, Analysen, der Inhaltsmanager sowie die Bereichsadministration zu beheimatet. Mit dem Inhaltsmanager verwalten Administratoren einen Space effizient und können zum Beispiel inaktive Seiten archivieren oder löschen. Bei den letztgenannten Menüpunkten handelt es sich aber um Premium-Funktionen, die in der freien beziehungsweise der Standardversion nicht verfügbar sind.

Durchdachtes Berechtigungskonzept

In der Bereichsadministration lassen sich die Details des Spaces konfigurieren. Neben dem bereits gewählten Logo, dem Namen oder den Funktionen können an dieser Stelle sehr granular Berechtigungen eingerichtet werden. So konnten wir Zugriffsrechte für Benutzer oder Gruppen bestimmen und festlegen, wer Seiten, Anhänge oder Kommentare erstellen oder löschen darf. Grundsätzlich nutzt Confluence die drei Berechtigungsstufen "globale Berechtigungen", "Bereichsberechtigungen" und "Seiteneinschränkungen".

Bei globalen Berechtigungen handelt es sich um übergeordnete Rechte, wie das Erstellen von Bereichen. Confluence-Administratoren weisen diese Rechte zu. Weiterhin hat jeder Space seine eigenen, unabhängigen Berechtigungen, die der Bereichsadministrator verwaltet. Auf unterster Ebene ist es möglich, das Anzeigen oder Bearbeiten bei Bedarf auf bestimmte Benutzer oder Gruppen zu beschränken. Gäste lassen sich ebenfalls zu Confluence einladen und belegen dabei keine Lizenz. Diese werden in der Atlassian-Administration eingerichtet und einem festen Bereich zugewiesen.

Neben einem Zugriff für Gäste lassen sich auch ein anonymer Zugriff einrichten und Confluence-Webseiten öffentlich zugänglich machen. Der anonyme Zugang ist vor allem für kundenorientierte Wissensdatenbanken und Dokumentationen verwendbar. Die Rechte anonymer Nutzer sind, wie bei Gästen, detailliert steuerbar, sodass die unbekannten Nutzer bei Bedarf auch Seiten bearbeiten können. Geht es nur darum, Inhalte zu veröffentlichen, helfen "Öffentliche Links". Diese ermöglichen es den Nutzern, eine schreibgeschützte Version einer Confluence-Seite über eine eindeutige Public Link-URL aus dem Internet aufzurufen. Im Bereich "Verknüpfungen" der Menüstruktur lassen sich schließlich noch interne und externe Links hinterlegen.

Inhalte zügig erstellt

Beim Menüpunkt "Inhalt" kommt nun die eigentliche Stärke von Confluence ins Spiel – die Bereitstellung von Inhalten. Inhalte in einem Space werden als Seiten, Blogposts, Whiteboards oder Datenbanken dargestellt. Wie schon geschrieben, greift die Plattform auf vorformatierte Vorlagen zurück, die relevante Makros und Anweisungen enthalten. Jede Vorlage ist nach eigenen Bedürfnissen anpassen, neue lassen sich von Grund auf neu erstellen. Seiten und Blogbeiträge kann der Nutzer mit Text und Tabellen befüllen und sehr umfangreich formatieren.

Weiter lassen sich Makros verwenden und Dateien einbetten, sodass auch dynamische Elemente wie Videos, Jira-Vorgänge, Roadmaps und automatisierte Berichte darstellbar sind. In unserer Knowledge-Base haben wir zunächst die Fehlerbehebungsvorlage als neue Seite hinzugefügt und weiter angepasst. Die Bearbeitung war über das Stiftsymbol einfach möglich. Mittels der Editorleiste konnten wir Texte, Bilder, Tabellen oder Diagramme sehr intuitiv einfügen und bearbeiten. Umfangreichen Tastenkombinationen und die Autovervollständigung unterstützen bei der Erstellung von Inhalten.

Mit dem Slash-Befehl "Ctrl + /" öffnet sich ein Menü, um verschiedene Erweiterungen direkt an der aktuellen Position einzufügen. Das fängt mit Trennlinien und Info-Paneelen an und geht weiter bis hin zu Code-Auszügen und Jira-Verknüpfungen.

Die Möglichkeiten sind insgesamt sehr umfangreich, um Wikis lebendig gestalten zu können. Positiv ist auch, dass mehrere Nutzer parallel an einer Seite arbeiten können, was transparent dargestellt wird. So war etwa ersichtlich, wo im Text ein Kollege arbeitete. Alle an einer Seite vorgenommenen Änderungen werden automatisch gespeichert und in Echtzeit für alle Betrachter angezeigt. Nutzer können im Text Kommentare hinterlassen oder an der Seite selbst. Weiter lassen sich Inhalte beobachten, sodass ein Nutzer automatisch auf dem Laufenden bleibt.

Texte verfassen mit AI

In den Enterprise- und Premium-Plänen unterstützt seit einiger Zeit "Atlassian Intelligence for Confluence" (AI) mit künstlicher Intelligenz bei der Erstellung von Inhalten. Diese Funktion hat uns besonders interessiert und wir haben diese in unserem Test ausprobiert. Starten konnten wir den Dialog während der Bearbeitung des Inhalts über den Slash-Befehl "/ai" oder aus dem Menü. Wir haben die AI etwa darum gebeten, eine Einleitung für unseren Space zu schreiben. Dies hat sehr gut geklappt; gefallen haben uns auch die weiteren Funktionen: So lässt sich zum Beispiel der Sprachstil von einem professionellen zu einem freieren Ton ändern. Auch kann auf Wunsch der Text gekürzt oder erweitert werden – definitiv eine stark unterstützende Ergänzung, die sehr gut integriert ist, um schneller Inhalte zu schaffen.

Nützlich: Whiteboards und Datenbanken

Confluence kann aber deutlich mehr, als nur klassische Textseiten zu erstellen. Hierzu zählen unter anderem Whiteboards. Damit lassen sich Ideen brainstormen, aber auch Diagramme und Flussdiagramme erzeugen. Statt einer normalen Seite wählten wir dazu beim Erstellen ein Whiteboard aus. Zunächst ist die Leinwand leer und es stehen spezifische Tools wie Haftnotizen, Text, Linien, Formen, Aufkleber und Stempel bereit.

Auch hier bringt Confluence unzählige Vorlagen mit und wir haben eine Konzeptkarte ausgewählt. Die Bearbeitung ging schnell von der Hand. Die Features sind sehr eingängig und die Nutzung hat uns gefallen. Mit der Option "Zusammenfassen" unterstützt hier wieder AI und fasst mit einem Klick den Inhalt zusammen.

Eine recht neue Funktion in Confluence sind Datenbanken. Daten lassen sich so strukturiert mithilfe von Informationsbibliotheken sammeln und verwalten. Solche Datenbanken ähneln anderen Inhaltstypen, integrieren sich wie diese in die Inhaltsstruktur eines Spaces und erhalten auch dessen Berechtigungen. Innerhalb einer Datenbank werden Informationen in Feldern angelegt, die sich als Spalten darstellen. Nach dem Erstellen einer neuen Datenbank hatten wir zunächst eine eher leere Seite mit drei Feldern, die es zu befüllen galt.

Alternativ konnten wir noch aus den drei Vorlagen "Produktanforderungen", "Inhaltsbibliothek" und "Forschungs-Repository" wählen. Wir nutzten die Produktanforderungen, um auch mit den Inhalten etwas zu spielen. In den Vorlagen wurden sechs Felder hinterlegt und die Datenbank wurde mit drei Datensätzen gefüllt. Ein Feld definiert sich über einen freien Feldnamen und den Feldtyp, der Text, Zahlen, Datum, Benutzer, Status und viele andere Typen enthalten kann. Zusätzlich kann der Nutzer noch ein Standardwert und eine Feldbeschreibung hinzufügen.

Die Datenbank erscheint zunächst im Tabellenlayout. Zudem stehen ein Kartenlayout und ein Board, in dem der Inhalt über eine Gruppierung in Lanes geteilt wird, zur Verfügung. Die Dynamik bei diesem Board hat uns sehr angesprochen und wir konnten Einträge auch zwischen den Lanes verschieben. Die Daten lassen sich dynamisch filtern und sortieren. Die Einstellungen können dann in verschiedenen Ansichten gespeichert werden, sodass der User schnell zwischen ihnen wechseln kann.

Zeit sparen durch Automatisierung

Die Automatisierung in Confluence ist eine Funktion, um sich wiederholende Aufgaben zu reduzieren. Dazu lassen sich Regeln, primär von Bereichs- oder Produktadministratoren, erstellen und aktivieren. Diese Regeln arbeiten im Hintergrund und unterstützen bei Routineaufgaben, die ansonsten manuell auszuführen wären. Solche Richtlinien können zum Beispiel automatisch Teamupdates oder Erinnerungen an unerledigte Aufgaben senden.

Jede Regel definiert sich durch eine Kombination aus Trigger, Bedingungen, Verzweigungen und Aktionen. Eine neue Richtlinie lässt sich über den Punkt "Automatisierung" im Bereichsmenü erstellen. Hierbei können Regeln komplett neu geschaffen werden oder der Nutzer greift auf eine große Vorlagensammlung zurück. Auch in der Automation kann AI unterstützen. In unserem Test haben wir die KI dazu aufgefordert, eine E-Mail zu senden, wenn ein Mitarbeiter eine neue Seite erstellt. Den Auftrag hat AI direkt erfüllt und eine wunschgemäße Regel vorbereitet.

Immer auf dem neuesten Stand in der Cloud

Damit fortlaufende Änderungen in der Cloudvariante von Confluence nicht zu überraschend für die Nutzer sind und kleine Änderungen nicht große Wellen schlagen, geht Atlassian sehr strukturiert vor. Über eine öffentliche Roadmap informiert der Anbieter über Details aller geplanten Änderungen, die kurz- und mittelfristig für die Cloudplattform zu erwarten sind. Dieser Fahrplan wird vierteljährlich aktualisiert und bietet Nutzern Informationen zu bestehenden und kommenden Cloudfeatures. Über die wöchentlichen Cloud-Release-Notes erscheint zudem jede Woche eine Zusammenfassung aktueller Updates.

Damit Admins sich nicht täglich mit den Updates beschäftigen müssen, können sie den Rollout in einem gewissen Rahmen steuern. In den Einstellungen lässt sich festlegen, ob über das kontinuierliche Release-Programm Produktänderungen und neue Funktionen direkt bei Verfügbarkeit beim Nutzer ankommen sollen oder ob dies gebündelt einmal pro Monat geschehen soll. Die Konfiguration erfolgt in der Atlassian-Administration. Hier konnten wir im Bereich der Produkte das Release-Management konfigurieren.

Darüber hinaus stehen ab der Premium-Version Sandboxen bereit. Dabei handelt es sich um isolierte Umgebungen, in denen sich Änderungen testen lassen, bevor sie produktiv werden und den Benutzern zur Verfügung stehen. Jede Sandbox funktioniert dabei wie ein Replikat der Produktionsinstanz und es lassen sich bestimmte Bereiche oder alle Bereiche aus der Produktion in die Sandbox übertragen.

Extra-Sicherheit nur gegen Aufpreis

Unser Test hat sich vor allem mit den Hauptfunktionen von Confluence beschäftigt. Nichtsdestotrotz stehen die Sicherheit und Verfügbarkeit bei Atlassian weit oben auf der Prioritätenliste. So gibt es ein umfangreiches Programm zum Thema Datenschutz und Sicherheit und die Verfügbarkeit liegt laut Anbieter bei bis zu 99,9 Prozent. Eine Statusseite im Web gibt dabei stets Informationen zur aktuellen Verfügbarkeit der Instanz aus. Die Cloudprodukte von Atlassian werden auf IaaS-Basis von AWS in mehreren Regionen weltweit gehostet, darunter solche in den Vereinigten Staaten, Australien und der Europäischen Union. Der Standort lässt sich über die Datenresidenz in der Atlassian-Administration ab der Premium-Version steuern.

Daten werden während der Übertragung mit TLS 1.2+ und am Speicherort mit AES-256 verschlüsselt. Single Sign-on und Zwei-Faktor-Authentifizierung finden ebenfalls Unterstützung. Diese und andere Funktionen benötigen aber Atlassian Guard, das in der Standard-Subscription bei 4 US-Dollar im Monat je Nutzer startet. Neben den genannten Funktionen liefert Guard Tools für die Benutzerverwaltung Benutzersicherheit, Verhinderung von Datenverlust und Bedrohungserkennung. Der Wermutstropfen ist, dass Atlassian sich die Sicherheit zusätzlich bezahlen lässt.

Fazit

Confluence ist eine Wissensplattform, die weit über das einfache Erstellen von Inhaltsseiten hinausgeht. Beeindruckt hat uns die Breite der Optionen und die tiefe Integration von Atlassian Intelligence. Automatisierung und Cloudupdates sind gut gelöst. Lediglich die Zusatzkosten für das Plus an Sicherheit haben uns weniger gefallen.

Produkt	Zentrale Plattform für Informationen, Wikis, Protokolle und Dokumentationen, lokal oder in der Cloud nutzbar.
Hersteller	Atlassian https://www.atlassian.com/de/software/confluence
Preis	Zur Wahl stehen diverse Pläne, die einen unterschiedlichen Funktionsumfang bieten und aufeinander aufbauen. Der niedrigste Plan ist kostenlos, die Bezahlversion startet bei 6,40 US-Dollar im Monat. Der Premium-Plan mit deutlich größerem Funktionsumfang schlägt mit mindestens 12 US-Dollar je Nutzer und Monat zu Buche. Die Kosten pro User reduzieren sich mit deren Anzahl, so auch bei der größten, der Enterprise-Variante.
Systemanforderungen	Für die von uns getestete Cloudvariante von Confluence sind keine weiteren Systemanforderungen zu erfüllen. Für den Webbrowserzugriff sind Browser wie Google Chrome, Mozilla Firefox, Apple Safari und Microsoft Edge unterstützt. Für iOS und Android steht die App Confluence Mobile zur Verfügung.
Technische Daten	https://www.it-administrator.de/downloads/datenblaetter

Einrichtung	8
Inhaltspflege	9
Vorlagen	9
Collaboration	8
KI-Integration	9
Die Details unserer Testmethodik finden Sie unter https://www.it-administrator.de/testmethodik/