Kollaboration mit Microsoft Loop
Schleifen drehen
Veröffentlicht in Ausgabe 04/2025 - SCHWERPUNKT
Die Arbeitswelt ist geprägt von zunehmender Digitalisierung und Remote-Arbeit, die flexible und dynamische Tools zur Zusammenarbeit erfordert. Viele Unternehmen nutzen bereits bewährte Microsoft-Werkzeuge wie Teams, OneNote oder Planner, stoßen jedoch dann an Grenzen, wenn es um spontane, temporäre Workflows oder die nahtlose Integration von Inhalten geht. Genau hier setzt Microsoft Loop an.
Kerngedanke hinter Loop
Microsoft Loop wurde erstmals Ende 2021 vorgestellt und ergänzt das Microsoft-365-Universum als Plattform für dynamische Zusammenarbeit. Anders als klassische Tools ermöglicht Loop eine neue Art der Integration und Echtzeit-Kollaboration: Inhalte wie Notizen, Tabellen oder Aufgabenlisten lassen sich damit flexibel erstellen, direkt in andere Anwendungen einbetten und gemeinsam bearbeiten – ohne Medienbrüche.
Ein Kernelement von Loop sind die sogenannten Loop-Komponenten. Diese lassen sich beispielsweise in Teams-Chats oder Outlook-E-Mails einfügen, bleiben synchronisiert und ermöglichen die Zusammenarbeit in Echtzeit, unabhängig davon, in welcher App sie genutzt werden.
Die Arbeitswelt ist geprägt von zunehmender Digitalisierung und Remote-Arbeit, die flexible und dynamische Tools zur Zusammenarbeit erfordert. Viele Unternehmen nutzen bereits bewährte Microsoft-Werkzeuge wie Teams, OneNote oder Planner, stoßen jedoch dann an Grenzen, wenn es um spontane, temporäre Workflows oder die nahtlose Integration von Inhalten geht. Genau hier setzt Microsoft Loop an.
Kerngedanke hinter Loop
Microsoft Loop wurde erstmals Ende 2021 vorgestellt und ergänzt das Microsoft-365-Universum als Plattform für dynamische Zusammenarbeit. Anders als klassische Tools ermöglicht Loop eine neue Art der Integration und Echtzeit-Kollaboration: Inhalte wie Notizen, Tabellen oder Aufgabenlisten lassen sich damit flexibel erstellen, direkt in andere Anwendungen einbetten und gemeinsam bearbeiten – ohne Medienbrüche.
Ein Kernelement von Loop sind die sogenannten Loop-Komponenten. Diese lassen sich beispielsweise in Teams-Chats oder Outlook-E-Mails einfügen, bleiben synchronisiert und ermöglichen die Zusammenarbeit in Echtzeit, unabhängig davon, in welcher App sie genutzt werden.
Loop ist darauf ausgelegt, Teams eine flexible und unkomplizierte Möglichkeit zu bieten, an gemeinsamen Aufgaben zu arbeiten – ideal für spontane Abstimmungen, Brainstormings oder kurzfristige Projektplanungen. Besonders Nutzer von Microsoft 365 profitieren von der nahtlosen Verzahnung mit Anwendungen wie Teams, Outlook oder Planner.
Abgrenzung zu anderen Microsoft-Tools
Für viele, die neu in Microsoft Loop sind, stellt sich natürlich die Frage: Wann setze ich Loop sinnvoll ein? Die Grenzen zwischen den verschiedenen Collaboration-Tools im Universum von Microsoft 365 scheinen oft fließend, und es ist nicht immer leicht zu erkennen, welches Werkzeug für welche Situation am besten geeignet ist. Gerade für Loop-Neulinge ist diese Einordnung jedoch essenziell, um den vollen Nutzen des Tools zu erschließen. Loop hat eine ganz spezifische Nische und ergänzt bestehende Angebote:
- OneNote: Dient der langfristigen Organisation von Notizen und Informationen. Es bietet strukturierte Inhalte und eine ausgezeichnete Archivierung, eignet sich aber weniger für dynamische, schnelle Zusammenarbeit.
- Planner: Bietet mit Funktionen wie Kanban-Boards klare Verantwortlichkeiten und die Nachverfolgung von Deadlines. Es ist ideal für Projekte, die langfristige Planung und transparente Fortschrittskontrolle erfordern.
- Loop: Hier liegt der Fokus auf flexibler, temporärer Zusammenarbeit. Das Werkzeug ist optimal für spontane Workflows und agile Abstimmungen, bei denen keine langfristige Struktur benötigt wird – etwa Brainstormings, Ad-hoc-Projektabstimmungen oder die gemeinsame Arbeit an Dokumenten.
Schlaue Features für Anwender
Eine offene Loop-Seite ist die zentrale Arbeitsfläche für kreative und dynamische Zusammenarbeit. Der Einstieg ist denkbar einfach: Sie können sofort mit dem Schreiben beginnen, ähnlich wie in einem klassischen Texteditor. Doch Loop bietet weit mehr als nur das Erfassen von Text: Ob Meeting-Notizen, Projektideen oder To-do-Listen – alles findet direkt auf der Seite Platu. Dank der Unterstützung von Markdown-ähnlichen Befehlen lässt sich der Text einfach strukturieren:
- Überschriften erstellen: Tippen Sie "#" gefolgt von einem Leerzeichen, um eine H1-Überschrift zu erstellen. Für kleinere Überschriften verwenden Sie "##" oder "###".
- Text hervorheben: Nutzen Sie "STRG+B" (⌘+B auf dem Mac) für fett, "STRG+I" (⌘+I) für kursiv oder "---" für horizontale Linien als Teiler.
- Komponenten hinzufügen: Tippen Sie "/", um das Menü für Loop-Komponenten zu öffnen. Sie können Listen, Tabellen, Aufgaben oder sogar Planner-Elemente einfügen und nahtlos mit Ihrem Team bearbeiten.
- Teammitglieder einbinden: Mit "@" erwähnen Sie Personen aus Ihrem Team direkt. Dies ist ideal, um Aufgaben zuzuweisen oder Input zu bestimmten Themen zu erfragen. Erwähnte Personen erhalten eine Benachrichtigung und können sofort auf der Seite aktiv werden.
Komponenten, Pages und Workspaces erklärt
Komponenten, Pages und Workspaces bilden in Loop die Grundlage für die Teamarbeit. Komponenten sind wiederverwendbare Bausteine, etwa Listen, Tabellen oder Notizen – sie bleiben synchronisiert, egal ob sie in Teams, Outlook oder Whiteboard Verwendung finden. Gerade bei kurzfristigen Aufgaben oder Brainstorming-Sessions entfalten sie ihre Stärke. Besonders nützlich sind die Loop-Komponenten in Teams. Sie lassen sich einfach einem Chat hinzufügen, beispielsweise um eine Abstimmung durchzuführen, wie in Bild 2.
Pages sind, wie der Name schon vermuten lässt, einzelne Seiten, die Text und gegebenenfalls mehrere Komponenten enthalten. Sie sind in ihrer Struktur und Einordnung in die Gesamtarchitektur vergleichbar mit OneNote-Seiten. Microsoft stellt beim Anlegen von Seiten bereits verschiedene Templates zur Auswahl. Von der Projektübersicht über die 1:1-Besprechung bis zur Wettbewerbsanalyse ist bereits einiges mit an Bord.
Workspaces schließlich bieten einen zentralen Container, um Projekte zu organisieren und alle relevanten Informationen an einem Ort zusammenzuführen. In einem Workspace können Teams Dokumente, Aufgaben und Kommunikationsinhalte sammeln und strukturieren. Die klare Aufteilung in Pages ermöglicht es, Projektpläne, Fortschrittsberichte und Brainstorming-Ergebnisse übersichtlich darzustellen. Alle Projektinformationen sind damit zentral und übersichtlich verfügbar, ohne zwischen verschiedenen Tools wechseln zu müssen. Dateien, Aufgaben und Ressourcen sind innerhalb des Workspaces leicht zugänglich, Änderungen und Ergänzungen werden sofort synchronisiert.
Neben den Loop-internen Komponenten sind aber auch Elemente aus anderen Programmen einfach importier- und darstellbar, sodass Nutzer nicht ständig zwischen den verschiedenen Tools wechseln müssen – dies betrifft natürlich vorrangig Microsoft-Produkte. So lässt sich beispielsweise einfach ein Planner-Board einfügen. Dieses wird dann in Loop als Komponente behandelt. Zusätzlich zu Microsofts Angeboten sind weitere externe Systeme integrierbar, etwa Jira, Trello oder Figma.
Meetings planen und dokumentieren
Microsoft Loop bietet mit seinen flexiblen Funktionen und Vorlagen eine optimale Unterstützung, um Meetings zu planen, durchzuführen und die Ergebnisse nachhaltig festzuhalten. Besonders praktisch ist die Möglichkeit, Meeting-Notizen direkt in Tools wie Teams oder Outlook als Loop-Page zu erstellen.
Die Nutzung vorgefertigter Templates erleichtert die Strukturierung und Organisation von Meetings erheblich. In wenigen Schritten können Sie eine Loop-Page erstellen, die sowohl die Agenda als auch die Meeting-Notizen übersichtlich sammelt.
Vor dem Meeting erstellen Sie in Teams oder Outlook eine Loop-Page für das geplante Meeting und fügen die Agenda hinzu, um den Teilnehmern eine klare Übersicht über die Themen zu geben. Dann teilen Sie die Loop-Page mit den Eingeladenen, sodass diese schon vorab Kommentare oder Ergänzungen einfügen können. Während der Sitzung können Teilnehmer parallel schreiben und ergänzen, wodurch ein gemeinsames Verständnis entsteht. Aufgaben, die sich aus den Diskussionen ergeben, lassen sich direkt in die Loop-Page integrieren und den entsprechenden Personen zuweisen.
Nach der Konferenz bleibt die Loop-Page als Dokumentation des Meetings bestehen und lässt sich von allen Beteiligten jederzeit abrufen. Teilnehmer können offene Punkte ergänzen oder Updates hinzufügen, ohne dass die Inhalte verloren gehen. Nicht zuletzt sind die Notizen durch Copilot durchsuchbar.
Loop effektiv administrieren
Loop bietet leistungsstarke Kollaborationstools, stellt jedoch auch neue Herausforderungen in den Bereichen Governance, Speicherverwaltung und Zugriffsrechte dar. Admins müssen Loop zunächst einmal aktivieren. Dies geschieht über das Microsoft 365 Admin Center unter "admin.microsoft.com" bei "Einstellungen / Einstellungen der Organisation / Dienste".
Hier lassen sich sowohl Arbeitsbereiche als auch Komponenten separat freischalten. Eine Cloud-Policy, erstellbar über das Microsoft 365 Apps Admin Center unter "https://config.office.com/", ermöglicht die gezielte Steuerung, welche Nutzergruppen Zugriff auf welche Funktionalitäten erhalten sollen.
Was die Speicherart und die Speicherorte von Loop-Elementen angeht, können Administratoren von folgenden Grundannahmen ausgehen: Loop-Komponenten und -Pages werden als Dateien mit der Endung ".loop" gespeichert und ähneln in ihrer Handhabung anderen Office-Dateiformaten wie DOCX, PPTX oder XLSX. Diese Dateien profitieren von Funktionen wie Versionierung, Audit-Logs, Änderungsverfolgung mit Autorenangaben, Exportoptionen, eDiscovery-Workflows und rechtlichen Sperren.
Loop-Workspaces entsprechen Containern und sind mit SharePoint-Seiten vergleichbar. Admins können für Workspaces Governance- und Compliance-Richtlinien anwenden und Tools wie AvePoint oder ShareGate für das Management nutzen. Ein geteilter Loop-Workspace erlaubt autorisierten Nutzern den Zugriff auf alle enthaltenen Pages und verknüpften Dateien, sofern entsprechende Zugriffsrechte auf die zugrunde liegenden Dateien bestehen. Über die SharePoint-Embedded-Administrator-Rolle können IT-Verantwortliche im SharePoint Admin Center unter "Containers" auf die Workspaces zugreifen und diese verwalten. Eine Container-Suche wurde von Microsoft für das erste Quartal 2025 angekündigt.
| Initialer Erstellungsort | SharePoint Embedded | SharePoint- Seite | OneDrive des Benutzers |
|---|---|---|---|
| Loop-App | ✓ | — | — |
| Copilot Pages | ✓ | — | — |
| Teams Channel Meeting | — | ✓ | — |
| Team Channel | — | ✓ | — |
| Teams (privater Chat) | — | — | ✓ |
| Teams (privates Meeting) | — | — | ✓ |
| Outlook-E-Mail | — | — | ✓ |
| OneNote | — | — | ✓ |
| WhiteBoard | — | — | ✓ |
Die Frage nach dem Speicherort
Als nicht ganz konsistent und vor allem als eine Herausforderung bei der Administration stellt sich allerdings die Wahl des Speicherorts für Loop-Daten dar. Hier obliegt es in vielen Fällen dem Benutzer, wo Daten gespeichert werden – oftmals ohne dass sich dieser hierüber bewusst ist. Die Wahl des Speicherorts findet beim Erstellen einer Komponente statt – der Vorteil, dass sich mit Loop Komponenten anwendungsübergreifend erzeugen lassen, kann hierbei schnell zum Problem werden. Die Tabelle gibt Aufschluss über den Speicherort anhand des initialen Erstellungsortes.
Ein Problem entsteht dann, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, aber noch gemeinsam verwendete Komponenten in seinem OneDrive gespeichert hat. Bei gemeinsam verwendeten Office-Dokumenten ist vielen Anwendern bewusst, dass diese vom "OneDrive-Laufwerk" übergeben werden müssen – bei Loop-Komponenten ist dies vermutlich nicht ganz so ersichtlich.
Persönliche Inhalte wie Meeting-Notizen oder Loop-Komponenten aus Teams-Chats liegen im OneDrive des Erstellers. Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, greifen die standardmäßigen Löschrichtlinien von OneDrive: Inhalte bleiben 30 Tage aktiv, werden anschließend für weitere 93 Tage soft gelöscht und danach endgültig entfernt. Admins können in dieser Zeit über das SharePoint Admin Center auf die Inhalte zugreifen und diese sichern.
Anders verhält es sich bei geteilten Arbeitsbereichen, die in SharePoint Embedded lagern. Diese bleiben nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters im Tenant erhalten, gelten dann jedoch als "ownerless". Das bedeutet, dass sich kein neuer Eigentümer zuweisen lässt und der Arbeitsbereich bestehen bleibt, ohne aktiv verwaltet zu werden. Dies kann zu ungenutzten Ressourcen führen, weshalb Admins regelmäßige Prüfungen solcher Arbeitsbereiche über PowerShell-Befehle wie "Get-SPOSite" durchführen sollten.
Ein Sonderfall sind Copilot Pages, die direkt von Microsoft Copilot erstellt wurden. Diese Inhalte sind an den Benutzeraccount gebunden und werden automatisch gelöscht, sobald das zugehörige Benutzerkonto verschwindet. Eine Übergabe oder dauerhafte Speicherung ist hier nicht möglich. Admins sollten daher bei Bedarf frühzeitig manuelle Sicherungen vornehmen, um relevante Inhalte zu archivieren.
Empfehlenswert ist die Etablierung klarer Prozesse für den Umgang mit Loop-Inhalten bei Mitarbeiter-Abgängen. Dies umfasst die Übergabe relevanter Inhalte vor dem Ausscheiden sowie die Nutzung von Tools zur Identifikation und Sicherung potenziell kritischer Daten. Ein neues Feature, das bald verfügbar sein soll, wird es Admins erlauben, vorübergehende Verwalter für Benutzerkonten während der Aufbewahrungsfrist zu bestimmen, um wichtige Inhalte zu sichern oder zu transferieren.
Freigaben im Unternehmen und extern
Die Freigabe von Loop-Inhalten innerhalb des Unternehmens erfolgt nahtlos und unterstützt die Zusammenarbeit in Teams-Umgebungen. Mitarbeiter können Loop-Komponenten und -Arbeitsbereiche direkt in Teams-Chats, Kanalbesprechungen oder Outlook-E-Mails teilen. Dabei bleiben alle Änderungen in Echtzeit synchronisiert, unabhängig davon, wo auf die Inhalte zugegriffen wird.
Loop ermöglicht es natürlich auch; Arbeitsbereiche und Komponenten mit externen Benutzern wie Gästen zu teilen. Dafür gelten jedoch einige wichtige Voraussetzungen:
1. Registrierte Gäste: Externe Benutzer müssen in der Tenant-Datenbank als B2B-Gäste registriert sein, um auf Loop-Inhalte zugreifen zu können.
2. Sensitivity-Labels: Wenn Sensitivity-Labels auf Arbeitsbereiche oder Komponenten angewendet wurden, ist das Teilen mit externen Nutzern blockiert, um sensible Daten zu schützen.
3. Spezifische Freigabe-Links: Freigaben erfolgen ausschließlich an definierte Personen über "Teilen mit spezifischen Personen"-Links. Allgemeine Freigabelinks sind für externe Nutzer nicht verfügbar.
Fazit
Microsoft Loop bringt frischen Wind in die Welt der Kollaborationstools, insbesondere für Unternehmen. Es punktet mit nahtloser Integration, Echtzeit-Zusammenarbeit und flexiblen Nutzungsmöglichkeiten, sei es in Teams, Outlook oder anderen Microsoft-Anwendungen. Besonders spannend sind die Möglichkeiten, spontane Workflows und temporäre Projekte effizient umzusetzen.
Herausforderungen bleiben: Admins müssen den Überblick über Speicherorte, Zugriffsrechte und Governance bewahren, während Nutzer eine klare Einordnung in den bestehenden Toolmix benötigen. Mit kluger Konfiguration und gezielten Schulungen kann Loop jedoch seine volle Stärke entfalten und eine entscheidende Rolle in der modernen Arbeitswelt einnehmen.
(ln)