Microsoft Dataverse ist eine komplexe und flexible Anwendung. Diese ursprünglich als Datenbank für Microsoft CRM genutzte Technologie, hieß früher Common Data Service (CDS) und ist dann im Zuge der Entwicklung der Power Platform zu Microsoft Dataverse geworden. Dies bringt einige Besonderheiten mit sich: So hat sich die Sprache, also die Bezeichnung von Artefakten, mit der Zeit geändert. Was heute eine Tabelle ist, war früher eine Entity, eine Spalte nannte sich Metadaten. Leider sind diese Änderungen in der Oberfläche noch nicht vollständig abgeschlossen. An manchen Stellen treffen wir immer noch auf eine Entity, zum Beispiel wenn wir eine Business-Process-Regel erstellen. Ersetzen Sie in Gedanken einfach Entity mit Tabelle. Schließlich speichert die Tabelle "Accounts" tatsächlich Daten zu Firmen und keine Konten – denn so wird die Tabelle in der deutschen Hilfe übersetzt.

Auch die Oberfläche hat sich mehrmals gewandelt. Wenn Sie also zum Beispiel in Blogbeiträgen oder Videos ein anderes GUI sehen, als Sie aktuell haben, ist dies wahrscheinlich eine veraltete Ansicht. Es ist aktuell jedoch noch notwendig, einige Einstellungen in der alten Oberfläche vorzunehmen. Diese soll irgendwann vollständig verschwinden. Sie können allerdings die meisten Konfigurationen in der alten oder in der neuen Oberfläche vornehmen, die neue ist sehr viel intuitiver und einfacher.

Da Dataverse vollständig in die Microsoft Power Platform integriert ist, ermöglicht sie Unternehmen, ihre Daten an einem zentralen Ort zu verwalten, zu speichern und in unterschiedlichen Anwendungen und Analysen zu nutzen. Verschiedene Programme wie die Dynamics-365-Produktpalette, Power Apps, Power Pages und Power BI greifen auf Dataverse zu. Es bietet eine einheitliche und sichere Datenstruktur, die das Management von Daten vereinfacht und die Interoperabilität zwischen verschiedenen Anwendungen verbessert.

Diese Möglichkeiten bringen allerdings mit sich, dass die Administration einer Dataverse-Datenbank anders ist als die einer normalen. Auf den eigentlichen Datenbankserver haben Sie keinen Zugriff, diesen managed Microsoft selbst. Allerdings haben Sie viele andere Möglichkeiten, wobei das Verwalten von Formularen, das Erstellen von Workflows und die Vergabe von Rechten auf Tabellen nur eine kleine Auswahl ist. Jede Dataverse-Datenbank ist in eine Umgebung eingebettet, die Sie im Power Platform Admin Center unter "https://aka.ms/ppac" verwalten. Dort richten Sie die Datenbank ein, vergeben Rechte auf Tabellen und vieles mehr. Sowohl für die Administration als auch für die Arbeit mit der DB gibt es entsprechende Rollen.

Das Schema der Dataverse-Datenbank ist offen und unter [1] einsehbar. In der Mitte der Seite gibt es ein Bild, in dem Sie auf verschiedene Anwendungen klicken können und so sehen, welche Tabellen es in welcher Anwendung gibt und wie diese aufgebaut sind. Für die Darstellung des Schemas lädt die Seite eine Anwendung, was eine Weile dauern kann. Natürlich ist das Schema anpassbar und um eigene Artefakte erweiterbar.

Dataverse umfasst sogenannte Umgebungen [2], die als Container für Daten, Anwendungen und Ressourcen dienen. Jede Umgebung lässt sich unabhängig verwalten und konfigurieren, was Flexibilität bei der Entwicklung, dem Testen und Bereitstellen von Anwendungen bietet. Unternehmen können mehrere Umgebungen erstellen, um unterschiedliche Geschäftsbereiche oder Projekte zu unterstützen, und die Datenverwaltung und -sicherheit auf jeder Ebene anpassen. Umgebungen ermöglichen es, Entwicklungs-, Test- und Produktionsinstanzen zu unterscheiden und dadurch eine klare Trennung der Verantwortlichkeiten und einen strukturierten Rollout von Anwendungen zu gewährleisten. Administratoren sind in der Lage, Bereitstellungen zu überwachen und die Leistung der Umgebungen zu optimieren.

Jede Umgebung hat eine eigene URL, die beim Einrichten zufällig erzeugt wird, sich jedoch später ändern lässt. Rufen Sie diese Adresse auf und verfügen über die entsprechenden Lizenzen, stehen Ihnen Apps zur Verfügung, über die Sie mit der Datenbank und deren Inhalt agieren können. Über die URL "https://make.powerapps.com" erreichen Sie Dataverse für Entwicklungs- und Verwaltungszwecke. Auch wenn Sie dort die Möglichkeit haben, Tabellen direkt über den Link in der linken Navigation zu bearbeiten, sollten Sie davon die Finger lassen. Dieser Punkt sollte nur dazu dienen, sich einen Überblick über die Tabellen, deren Spalten und Beziehungen zu verschaffen. Anpassungen an einer Dataverse-Datenbank sollten ausschließlich über die sogenannten "Solutions" (Lösungen) [4] erfolgen. Dies sind logische Container, die Änderungen enthalten, die Sie dergestalt über mehrere Umgebungen transportieren können. Außerdem ist mit Lösungen nachvollziehbar, wer welche Änderungen durchgeführt hat – also eine Versionierung.

Im Kern von Dataverse stehen Tabellen, die ähnlich wie die in einer Datenbank funktionieren. Jede Tabelle enthält eine Sammlung von Zeilen (Daten) und Spalten (Felder). Spalten definieren die Art der Daten, die in den Zeilen gespeichert werden können, wie beispielsweise Text, Zahl, Datum oder auch Bild und Währung. Es gibt verschiedene Arten von Tabellen: Standardtabellen decken typische Szenarien ab, wie beispielsweise Kontakte, Firmen oder Produkte. Diese enthalten gängige Felder wie Name, Adresse, E-Mail und Telefon. Benutzerdefinierte Tabellen erlauben es, spezifische Datenanforderungen für individuelle Geschäftsprozesse zu erfüllen.

Dataverse bietet leistungsstarke Tools und Konnektoren für die Integration und Migration von Daten aus verschiedenen Quellen. Mit Power Query und Dataflows sind Sie in der Lage, Daten aus externen Systemen zu extrahieren, zu transformieren und in Dataverse zu laden. Diese Tools unterstützen eine Vielzahl von Datenquellen, einschließlich Datenbanken, Web-APIs und Dateisystemen. Zudem bieten sie erweiterte Funktionen für die Datenbereinigung und -transformation, um sicherzustellen, dass die Informationen konsistent und von hoher Qualität sind. Zudem erleichtern die Werkzeuge die Synchronisation von Daten zwischen verschiedenen Systemen, was einen einheitlichen Bestand gewährleistet. Die Daten aus Drittsystemen werden dazu in virtuelle Tabellen gespeichert. Dies ist besonders interessant, wenn Sie Dataverse mit Fachanwendungen wie zum Beispiel SQL Server oder SAP verbinden möchten.

Jede Tabelle bietet umfangreiche Möglichkeiten: Erstellen Sie eine Tabelle, erhalten Sie schon einen Basissatz von Spalten. Diese speichern unter anderem, wem ein Datensatz gehört, wann dieser entstanden ist und vieles mehr. Die Spalten erlauben die Auswahl aus einer Vielzahl von Datentypen, wobei auch komplexe oder dynamische Inhalte möglich sind wie Formeln oder Aggregierung anderer Spalten der Tabelle. Zudem haben Sie die Option, einer Standard- oder benutzerdefinierten Tabelle eigene Spalten hinzufügen.

Jede Spalte enthält auch einen internen Namen. Dieser besteht aus den vergebenen Spaltennamen, einem Präfix und ist immer komplett klein geschrieben. Diese Kombination lässt sich im Gegensatz zum Anzeigenamen nachträglich nicht mehr ändern. Das gleiche Muster gilt auch für selbsterstellte Tabellen: Diese haben einen Anzeigenamen und einen nicht änderbaren internen Namen. Dies bedeutet auch, dass Sie sich vor dem Start überlegen sollten, wie die Benennung aussehen soll. Denn gibt es später eine Tabelle mit dem Anzeigenamen "Dienstleistungen", die intern jedoch "<Präfix>_Produkt" heißt, ist dies sehr verwirrend. Sie benötigen den internen Namen eines Artefakts, wenn Sie per Code auf Dataverse zugreifen und auch für einige Aktionen mit Power Automate. Wer die Anpassung vornimmt, legt auch das Präfix fest – Microsoft nutzt für seine Anpassungen "msdyn".

Dataverse nutzt Datenmodelle, um die Beziehungen zwischen den Tabellen zu definieren. So kann jeder Datensatz einen Besitzer haben, der sich in der Tabelle "User" zeigt. Damit hat jede Tabelle eine Beziehung in die User-Tabelle. Dies ermöglicht es, komplexe Datenstrukturen abzubilden und die Daten in einem sinnvollen Kontext zu organisieren. Beziehungen können eins-zu-viele, viele-zu-eins oder viele-zu-viele sein, je nach den Anforderungen der Anwendung.

Durch Datenmodelle lassen sich konsistente und nachvollziehbare Strukturen schaffen, die die Analyse und Berichterstellung erleichtern. Dataverse unterstützt beim Erstellen, indem es für jede neue Beziehung automatisch die dafür benötigten Felder in den Tabellen anlegt – beziehungsweise die komplette Zwischentabelle. Der Entwurf von Beziehungen ist eine Tätigkeit beim Entwickeln des Datenmodells.

Ein Unterschied von Dataverse zu normalen Datenbanken ist, dass jede Tabelle schon mit Ansichten und Formularen daherkommt, die zum Verwalten der Daten dienen. Beide sind für die eigenen Bedürfnisse anpassbar und für verschiedene Formfaktoren verfügbar. Ansichten sind Listen, die die Daten – gefiltert durch Kriterien – dem Anwender präsentieren. Typische Anwendungsfälle sind "Meine Daten", alle aktiven oder inaktiven Daten und Vergleichbares. Das Anpassen ist einfach und kann auch von Anwendern selbst vorgenommen werden.

Formulare dienen der Präsentation und der Arbeit mit einzelnen Datensätzen. Vom Start weg hat jede Tabelle mindestens drei Formulare. Eines für den Desktop, ein mobiles und eines für den Einsatz in Dashboards. Formulare können sich in verschiedenen Ausprägungen zeigen. So enthält das Formular für das Erstellen eines Datensatzes weniger Felder als jenes zum Verwalten eines Datensatzes. Formulare können unter anderem einzelne Tabs enthalten, die verschiedene Daten auf einer Seite abbilden. Es gibt viele weitere Komponenten für Formulare und sollten die ab Werk vorhandenen nicht ausreichen, können Sie mit Type Script eigene erstellen und einbinden. Das Anpassen ist zwar durch die No-Code-Technologie technisch sehr einfach, aber die Planung, wo genau welche Daten stehen sollen, ist in der Regel sehr aufwendig. Formulare sind der entscheidende Punkt für eine Akzeptanz durch die Anwender.

Falls die Bordmittel der Formulargestaltung nicht ausreichen, können Sie eine eigene Logik mit JavaScript für das Frontend oder C# für das Backend hinzufügen. Oft kommt dies zum Einsatz, wenn Daten abhängig vom Inhalt aus- oder eingeblendet werden. Eine andere Möglichkeit ist das Erstellen weiterer Datensätze anhand einer Eingabe. So erfassen Sie zum Beispiel einen Zahlungsplan, berechnen dann per Code die einzelnen Raten und bauen diese als Datensatz oder Metadatum ein.

Geschäftsregeln ("Business Process Rules") entstehen über einen visuellen Editor und beeinflussen die Tabellen- oder Formularebene, um Eingaben zu validieren, Standardwerte festzulegen oder komplexe Berechnungen durchzuführen. Dies eliminiert die Notwendigkeit, dafür einen eigenen Code schreiben zu müssen und ist zudem einfacher.

Dataverse-Workflows und Power-Automate-Flows ermöglichen es, automatisierte Prozesse zu erstellen, die auf bestimmten Ereignissen basieren, wie beispielsweise dem Erstellen oder Aktualisieren von Datensätzen. Diese Automatisierungen helfen, repetitive Aufgaben zu minimieren und die Effizienz der Geschäftsprozesse zu steigern. Praktisch kein produktives System kommt ohne solche Anpassungen aus. Auch kann hier wieder Programmierung mit JavaScript oder C# unterstützen (Plug-ins), wenn die Bordmittel nicht ausreichen.

Ein zentrales Merkmal von Dataverse ist die Sicherheitsinfrastruktur, die gewährleistet, dass nur autorisierte Benutzer auf Daten zugreifen und diese bearbeiten können. Sicherheitsrollen und -berechtigungen sind auf verschiedenen Ebenen definierbar – einschließlich Tabellen, Zeilen und Spalten. Diese granularen Zugriffskontrollen ermöglichen es Unternehmen, sensible Daten zu schützen und das Einhalten von Datenschutzbestimmungen zu gewährleisten. Sie sollten im Kontext von Dataverse jedoch stets vor Augen haben, dass es in diesem System sehr komplex sein kann, Sicherheit durchzusetzen. Sorgfältige Planung und ständige Überprüfung sind in einem Dataverse-Projekt vom Start weg Pflicht. Zumal eine nachträgliche Implementierung mit einem unverhältnismäßig hohen Aufwand verbunden ist.

Um Sicherheit durchzusetzen, benötigt jeder Zugriff eine Rolle. Diese sind in Dataverse schon vorbereitet und zum Teil bereits ab Werk im Einsatz. Ein Benutzer hat in der Regel mehrere ihm zugewiesene Rollen, wovon jede zwei Eigenschaften festgelegt: Wer kann wie (lesen, schreiben, löschen et cetera) auf eine Tabelle zugreifen und welche Aktionen abseits davon sind erlaubt. Dies kann zum Beispiel der Import oder das massenhafte Löschen von Daten sein. Die Definition von Rollen und deren Vergabe erfolgt auf der Ebene einer Umgebung im Power Platform Admin Center. Systemrollen können Sie nicht verändern. Sollte dies erforderlich sein, müssen Sie die Rolle kopieren, anpassen und dann dem User zuweisen, nachdem Sie seine alte Rolle deaktiviert haben. Es gibt allerdings Anwendungen (zum Beispiel Microsoft Power Pages), die das interne Sicherheitssystem ignorieren und eine eigene Schicht aufbauen. Dies steigert natürlich die Komplexität noch einmal deutlich.

Darüber hinaus bietet Dataverse Unterstützung für Verschlüsselungstechnologien und regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen, um die Integrität und Vertraulichkeit der Daten zu gewährleisten. Auditing-Funktionen ermöglichen es, Änderungen und Zugriffe zu überwachen und sicherheitsrelevante Ereignisse zu dokumentieren. Gerade beim Auditing sollten Sie aber beachten, dass dies erheblich Speicherplatz verbraucht.

Es ist stehen Ihnen auch granulare Zugriffskontrollen auf Zeilen- und Feldebene zur Verfügung. So können Sie beispielweise konfigurieren, dass eine Benutzergruppe der Leitungsebene eine Kreditkartennummer sehen kann und die Benutzergruppe der Mitarbeiter nicht. Um Benutzergruppen zu administrieren, steht Ihnen die Integration mit Entra ID offen, was eine zentrale Stelle zum Verwalten der Nutzer etabliert und Dopplungen vermeidet.

Im Power Platform Admin Center nehmen Sie auch Einstellungen außerhalb der Dataverse-Umgebungen vor. Eine der wichtigsten ist das Verwalten der Kapazität unter "Resources / Capacity", denn die Menge an Informationen in einer Dataverse-Datenbank ist durch die Anzahl der erworbenen Lizenzen limitiert. Natürlich können Sie diesen Speicherplatz erweitern, dafür müssen Sie aber entweder mehr Lizenzen oder zusätzlichen Speicherplatz erwerben. Der Storage umfasst dabei die Kategorien Benutzerdaten, Protokolle und Dateien. Dateien liefern dabei Anhänge zu Tabellen, die in den Zeilendaten lagern.

Die Dataverse-Administration umfasst auch das regelmäßige Warten und Überwachen, um Leistung und Verfügbarkeit sicherzustellen. Sie können systemweite Einstellungen konfigurieren, Datenbankoptimierungen durchführen und Leistungsprobleme diagnostizieren. Überwachungs- und Protokollierungsfunktionen ermöglichen es, Änderungen und Aktivitäten zu verfolgen und Sicherheitsvorfälle zu erkennen und zu beheben. Regelmäßige Backups und Wiederherstellungspläne sind ebenfalls entscheidend, um die Datenintegrität zu schützen und Ausfallzeiten zu minimieren. Die Nutzung von Analytics-Tools unterstützt die Überwachung der Systemleistung und hilft bei der Identifizierung von Optimierungspotenzialen.

Microsoft Dataverse bietet eine robuste und flexible Plattform zum Verwalten von Unternehmensdaten. Mit seinen Funktionen zur Datenmodellierung, Geschäftslogik, Sicherheit und Integration ermöglicht Dataverse Unternehmen, Daten effizient zu verwalten und innovative Anwendungen zu entwickeln. Die zentrale Verwaltung und die nahtlose Integration in die Microsoft Power Platform machen Dataverse zu einem Werkzeug, das es Unternehmen erlaubt, ihre Datenstrategie zu optimieren.