Souverän zusammenarbeiten

von Martin Gerhard Loschwitz

Microsoft 365 oder Googles Business Apps sind für viele Unternehmen die naheliegende Option in Sachen Groupware aus der Cloud. Damit aber begeben sich IT-Verantwortliche in die Abhängigkeit von einem US-amerikanischen Technologiekonzern. In Sachen digitaler Souveränität halten viele Administratoren das heute nicht mehr uneingeschränkt für eine gute Idee. Das Schweizer Unternehmen Infomaniak bietet mit seiner kSuite E-Mail, Kalender, Chat, Videokonferenzen und Onlinespeicher als souveräne europäische Alternative, die zudem DSVGO-konform ist.

Groupware-Dienste selbst zu betreiben, ist mittlerweile alles andere als trivial: Postfix unter Linux ist zwar flott installiert, doch bis DKIM, SPF und so weiter so eingerichtet sind, dass die jeweilige Domäne tatsächlich zuverlässig E-Mails versenden und empfangen kann, ist einiger Aufwand zu betreiben. Dasselbe gilt für Kalender oder Videokonferenzen. Jitsi etwa benötigt viel Tuning, damit es zuverlässig funktioniert – ansonsten bleibt bei den Teilnehmern einer Videokonferenz die Röhre schlicht schwarz. Kein Wunder, dass es viele Unternehmen magisch zu den Cloudanbietern Google und Microsoft zieht. Zwar fließt auch etwas Wasser den Rhein hinunter, bis Microsoft 365 oder die Googles Business Apps richtig aufgesetzt und konfiguriert sind. Ist der IT-Verantwortliche mit dem Setup aber einmal durch, läuft die Umgebung und verursacht im Alltag nur noch wenig Aufwand. Die monatlichen Subskriptionsgebühren nehmen deshalb viele Unternehmen bislang in Kauf.

Doch in jüngster Vergangenheit ist ein Wandel feststellbar, denn die digitale Souveränität, bisher vor allem ein Buzzword ohne große praktische Auswirkung, gewinnt zunehmend an Bedeutung. Vor dem Hintergrund der aktuellen US-Administration, dessen Gesetzgebung aber auch aufgrund heimischer Datenschutzanforderungen kritisch zu sehen ist, planen Firmen zunehmend die Migration weg von den Hyperscalern. Dann aber stellt sich die Frage nach einem neuen Anbieter, denn oft treffen IT-Verantwortliche hier auf Werkzeuge für E-Mail-Anbieter, Videokonferenzen oder Kalender- und Kontaktverwaltung. Meist sind das dann jedoch separate Angebote verschiedener Hersteller, die auch nicht verzahnt sind.

Hier kommt Infomaniak aus der Schweiz ins Spiel. Seine kSuite vereint alle zentralen Groupware-Funktionen. Empfang und Versand von E-Mails, ein Onlinespeicher, Videokonferenzen, Chats und persönliche wie zentrale Kalender gehören ebenso zum Lieferumfang wie eine umfassende Kontaktverwaltung. Dabei gibt kSuite sich bindungsfreudig: Auf Desktops lassen sich die Dienste debenso wahlweise per Browser oder speziellem Client nutzen wie auf iOS und Android.

Der Anbieter bezeichnet die kSuite als "ethische Collaboration-Lösung". Das ist eine Anspielung auf das Thema „Digitale Souveränität“, denn die Software ist komplett in der Schweiz gehostet, vollständig konform sowohl mit der DSGVO als auch mit dem eidgenössischen Datenschutzgesetz (DSG). Seit Neuestem enthält kSuite auch eine eigene KI. Die, so der Hersteller, ist vollständig unabhängig und kommuniziert nicht mit Servern oder Anbietern in den USA. De facto ist kSuite Teil eines größeren Portfolios aus verschiedenen As-a-Service-Diensten bis hin zum Webhosting.

Bei der kSuite unterscheidet der Hersteller zwischen zwei Varianten: "my kSuite" richtet sich an Privatanwender und bietet einen eingeschränkten Funktionsumfang. Hingegen ist "kSuite Pro" für Unternehmen gedacht und kommt wiederrum in drei Editionen daher. Die Tarife "Business" und "Enterprise" unterscheiden sich dabei vor allem durch die Menge der nutzbaren Ressourcen, während "Standard" in Sachen Funktionalität deutlich eingeschränkt ist.

Positiv fällt auf, dass der interessierte Administrator mit Infomaniaks Vertrieb sprechen kann, es aber nicht muss. Alternativ lässt sich ein kSuite-Account auch unmittelbar online anlegen und bezahlen. Im Anschluss steht der gesamte Funktionsumfang des gebuchten Pakets bereits zur Verfügung. Das funktioniert so reibungslos wie bei der Hyperscaler-Konkurrenz und bietet zudem alles, was Unternehmen in Sachen Groupware und Dateiaustausch erwarten.

Alles an Bord für gute Kommunikation

Zentraler Dreh- und Angelpunkt des Produkts ist der E-Mail-Service. Dieser erlaubt das Einrichten von kundenspezifischen Domänen und betreibt für diese dann einen Mailserver, der Versand und Empfang ermöglicht. Ebenfalls von zentraler Bedeutung aus Sicht des Anbieters ist kDrive, ein Ersatz für Google Drive, Dropbox oder Microsoft OneDrive, also ein Speicher für Daten in der Cloud. Der Dienst ist durchaus umfangreich und bietet beispielsweise eine Indizierung hinterlegter Inhalte anhand automatischer OCR-Analyse von Bildern an.

Hinzu gesellen sich diverse Groupware-Werkzeuge wie eine Kalenderfunktion und ein zentrales Adressbuch für das gesamte Unternehmen. Die Möglichkeit der Anwender, eigene Kontakte zu pflegen, bleibt davon freilich unberührt. Die feilgebotenen Kalenderfunktionen sind umfassend: Persönliche Kalender pro Anwender sind ebenso möglich wie geteilte Ansichten etwa zur Verwaltung der Urlaubsplanung im Unternehmen.

Unter dem Namen kMeet sind auch Audio- und Videokonferenzen Teil des Pakets. Im Gespann mit kChat ermöglicht die kSuite so umfassende Kommunikation. Zusammen machen kChat und kMeet Google Meet oder Microsoft Teams ebenso Konkurrenz wie Zoom oder Slack. Etwas aus der Reihe fällt die Komponente kPaste, ein Onlinedienst zum Austauschen von Notizen im Stile eines Pastebins.

Only Office und KI sorgen für produktive Büros

Auch in Sachen Kollaboration hat die kSuite etwas im Köcher. Basis ist dabei eine eigene Instanz von OnlyOffice, einer quelloffenen Office-Umgebung, die sich speziell an Nutzer von Online-Kollaboration richtet. Enthalten sind typische Werkzeuge wie Tabellenkalkulation, ein Werkzeug für Präsentationen und eine WYSIWYG-Textverarbeitung. Zwar stammt die kommerzielle Only-Office-Variante von einem russischen Unternehmen mit Hauptsitz in Lettland und unterliegt deshalb EU-Sanktionen im Kontext des russischen Überfalls auf die Ukraine. Dies umfasst jedoch nicht die quelloffene Variante des Office-Pakets unter der GNU AGPL v3 und hat somit auf die von Infomaniak betriebene Instanz keine negativen Auswirkungen.

Der Anbieter ergänzt sein Produkt schließlich um verschiedene Verwaltungswerkzeuge und neuerdings die angesprochene KI namens Euria. Die kommt im Stile eines persönlichen Assistenten daher und soll ähnlich wie ChatGPT Nutzern bei alltäglichen Aufgaben und Problemen mit Rat und Tat zur Seite stehen. In Summe gilt, dass kSuite Pro die allermeisten Features des Alltags so abdeckt, wie die Hyperscaler-Konkurrenz in Form von Google Business Apps oder Microsoft 365 es ebenfalls tut. Kurzum: Mit kSuite Pro lässt sich durchaus sinnvoll und produktiv arbeiten.

Dank Assistent zügig in Betrieb genommen

Doch vor dem Betrieb stehen bei kSuite umfangreiche Konfigurationsmaßnahmen auf dem Plan. Im Anschluss an das Anlegen eines Unternehmens- und Nutzeraccounts begrüßte uns für den E-Mail-Dienst ein Assistent. Der wies uns darauf hin, dass noch keine unternehmensspezifische Domäne eingerichtet sei und mithin der Versand und Empfang von Mails nur über temporäre kSuite-Adressen erfolge. Dieser Assistent zeigte sich alles in allem als sehr praktisch, denn nicht nur führte er uns durch das korrekte Einrichten einer Domäne, sondern zeigte auch an, welche Einträge im DNS zu hinterlegen sind, um den Besitz der Domäne zu beweisen und um später E-Mails versenden und empfangen zu können. Die TXT-Einträge für SPF und DKIM zeigte kMail dabei unmittelbar an, sodass sie sich kopieren und einfügen ließen.

Ein Spaziergang oder Selbstläufer wird die DNS-Einrichtung dadurch zwar nicht, aber dasselbe Problem haben Microsoft, Google und andere Dienste ebenfalls. Hier präsentiert sich kMail insofern auf Augenhöhe mit der Konkurrenz, und die anstehenden Arbeiten sind durchaus zu meistern. Das gilt zumindest mit etwas Vorerfahrung im Hinblick auf die DNS-Konfiguration. Obendrein bot uns die Suite ein einfaches Werkzeug zum Überprüfen der gemachten Einträge. Sind dort alle grün, darf der Admin annehmen, dass DNS für den Mailversand bereitsteht.

Auch darüber hinaus griff uns kSuite unter die Arme: So war es beispielsweise leicht, per Browser im Konfigurationsassistenten zusätzliche kSuite-Benutzer anzulegen. Wichtig ist dabei aber, dass User in kSuite und hinterlegte E-Mail-Adressen nicht zwangsläufig identisch sind, wie es etwa bei Google Business Apps der Fall ist. Zwar bot der Dialog zum Anlegen von Nutzern gleich auch eine Option, um für den neuen Anwender eine entsprechende E-Mail-Adresse einzurichten. Ein Zwang besteht dazu aber nicht. Im ersten Augenblick mag das etwas verwirrend sein, insgesamt hält das die kSuite-Konfiguration aber sehr flexibel. Zumal diese Besonderheit praktisch nur den E-Mail-Dienst betrifft. In anderen Diensten wie kDrive, kChat oder kMeet haben neu angelegte Unternehmensnutzer bei Vorliegen einer entsprechenden Subskription implizit auch Zugang.

Keine Grenzen bei den Clients

Ein zentraler Aspekt von Groupware ist heute die tiefe Integration in den Arbeitsalltag der Anwender auf dem Desktop und mobilen Geräten. In beiden Punkten gibt sich kSuite mustergültig. Hinter den Kulissen werkeln bei den Diensten des Anbieters standardisierte Protokolle. Entsprechend lässt sich der E-Mail-Dienst mit jedem Standardprogramm nutzen, also etwa auch mit Thunderbird oder Apple Mail. Ähnliches gilt für Kalender, wo WebDAV zum Einsatz kommt.

Als besonders praktisch zeigte sich der Onlineassistent für das schnelle Einrichten der jeweiligen Accounts auf den Zielgeräten. Dieser erkannte auf Grundlage unseres Browsers das Betriebssystem und schlug dann einen Ablauf zur Einrichtung vor. Für iOS-Geräte und macOS stellte der Assistent im letzten Schritt Konfigurationsprofile bereit, die E-Mail- und Kalenderzugänge auf der Systemebene hinterlegen. Es genügte, beim Aktivieren des Profils Passwort und Benutzername einzugeben, um die Verbindung herzustellen. Dieser Assistent machte das Einrichten auf vielen Betriebssystemen beinahe zum Vergnügen.

Komplementär zur Verwendung im Browser bietet Infomaniak auch diverse Clientprogramme an, die erlauben kChat oder kMeet auf allen gängigen stationären wie mobilen Betriebssystemen zu nutzen. Die Integration von kDrive in Windows, macOS, iOS oder Android ist ebenfalls sehr gut gelungen, denn hier tauchte kDrive als Einhängepunkt im System auf, der sich auch aus anderen Anwendungen heraus als Speicherziel auswählen ließ. Alles in allem lassen sich die kSuite-Dienste auf allen gängigen Systemen weitgehend ohne Einschränkung nutzen.

Positiv fällt auch die Integration in die App-Stores aller relevanten Anbieter auf. Denn Programme wie kChat oder kDrive stehen sowohl im Microsoft Store als auch in Apples App Store für iOS und macOS zur Verfügung. Insbesondere Administratoren von Macs bekommen dadurch die Möglichkeit, per Geräteverwaltung alle nötigen Anwendungen komfortabel auf allen verwalteten Clients automatisiert zu installieren.

Im Hinblick auf die Funktion der jeweiligen Komponenten und Anwendungen ist kSuite über jeden Zweifel erhaben. Im Test funktionierten alle Anwendungen des Anbieters tadellos. Videokonferenzen zwischen Clients mit macOS und Windows sowie iOS waren ebenso möglich wie die gemeinsame Terminplanung per Kalender oder das Chatten per kChat. Auch Ton- und Videoqualität bei kMeet boten keinen Anlass zur Kritik. Verglichen mit den Mühen, die der Betrieb einer eigenen Jitsi-Installation fast immer erfordert, ist kMeet eine hervorragende, leicht zu nutzende Alternative. Das ist auch deshalb bemerkenswert, weil kMeet auf Jitsi basiert – hier hat der Anbieter seine Technologie also offensichtlich im Griff.

Kauderwelsch in der Dokumentation

Nicht ganz so positiv fiel uns die kSuite-Dokumentation auf: Diese ist zwar keinesfalls spärlich oder unvollständig, doch ist an vielen Stellen deutlich zu erkennen, dass der Anbieter die eigene Doku vor allem in französischer Sprache pflegt. Die anderssprachigen Versionen der Seiten, die auf Grundlage der Spracheinstellungen im Browser automatisch erscheinen, sind aber offensichtlich maschinell übersetzt. An manchen Stellen stiftet die Dokumentation deshalb mehr Verwirrung, als sie beseitigt.

Wer der französischen Sprache mächtig ist, kann wenigstens in der originalen Dokumentation nachschauen. Andernfalls hilft in wenigen Ausnahmefällen nur das Prinzip von Try-and-Error weiter. Es soll an dieser Stelle nicht der Eindruck entstehen, die kSuite-Dokumentation sei schlecht, denn das ist sie nicht. Im Gegenteil ist sie inhaltlich auf einem Niveau, das mancher andere Anbieter gern für sich beanspruchen würde. Manchmal führten die offensichtlichen Übersetzungsfehler aber eben zu unverständlichen Anweisungen.

Umfangreiche Migrationen benötigen Unterstützung

Der schönste Onlinedienst bleibt wertlos ohne validen Migrationspfad. Infomaniak bietet hierzu eine spezielle Funktion an, die sowohl den Import bestehender Dateien aus Google Drive oder Microsoft OneDrive als auch den Import bestehender E-Mails umfasst. Unter "https://import-email.infomaniak.com" erreichten wir den Importdienst für E-Mails. Der allerdings stößt naturgemäß gerade bei größeren Postfächern an seine Grenzen. Denn Anbieter wie Google oder Microsoft implementieren für elektronische Nachrichten ein Rate Limiting, das verhindert, dass Nutzer mehr Datenverkehr in einem definierten Zeitraum verursachen als der Anbieter handhaben kann. Und letztlich tritt auch kSuite gegenüber anderen E-Mail-Anbietern als Client auf.

Wer allerdings ein ganzes Unternehmen mit vielen Mailboxen parallel hin zu kSuite umziehen möchte, braucht größere Kaliber. Hier empfiehlt sich ein Blick auf Audriga, einem Joint Venture des Karlsruher Institute for Technology und dem Berliner Forschungszentrum Informatik (FZI), das sich auf den Umzug von Mailstrukturen spezialisiert hat. Mit der kSuite kooperiert Audriga jedenfalls sehr gut. Ein großer Vorteil dabei ist, dass sich das Programm etwa für Google oder Microsoft direkt über das API mit den jeweiligen Anbietern verbindet. Das umgeht das Rate Limiting, weil das Kopieren der Mails nicht über die normale Verbindung eines E-Mail-Clients geschieht.

Fehlendes Benutzerverzeichnis senkt Komfort

Die Verwendung eines Identity Providers (IdP) ist einer der Schwachpunkte der kSuite. Dabei ist zu unterscheiden, ob kSuite sich als Client an ein IdP anhängen oder einen eigenen IdP anbieten soll. Erstere Konfiguration ist grundsätzlich möglich. So schlossen wir kSuite an ein bestehendes Entra ID beziehungsweise einen bestehenden Open-ID-Connect- Dienst (OIDC) an und stülpten der Kollaborationsumgebung damit eine externe Benutzerverwaltung über. Aktuell funktioniert laut Hersteller allerdings nur die Verbindung mit Entra ID – wer ein lokales AD nutzen will, schaut in die Röhre. Vor dem Hintergrund der Tatsache, dass kSuite-Interessenten ja regelmäßig Dienste wie Entra ID loswerden wollen, ist das eine mittelschwere Katastrophe.

Und es wird noch schlimmer: Denn anders als die Konkurrenz aus der Cloud bietet kSuite auch keine Möglichkeit, ein Benutzerverzeichnis in der Cloud zu pflegen und zu verwalten. Bei Microsoft, Google und anderen Diensten ist es möglich, sich bei einem Onlinedienst einzuloggen, der im Hintergrund mit den zentralen Verzeichnissen der Anbieter verbunden ist. So erscheint für den aktuellen Service nicht dessen Anmeldefenster, sondern das von Google oder Microsoft. Die Benutzerauthentifizierung geschieht dann in der Cloud, der Dienst erhält lediglich die Information, dass es den Benutzer gibt oder eben nicht.

Selbst kleinere Unternehmen benötigen heute eine zentrale Benutzerverwaltung, um beispielsweise die gesetzlichen Anforderungen in Sachen Sicherheit und Compliance zu erfüllen. Den Betrieb eines solchen Verzeichnisses unterstützt kSuite aber ebenso wenig wie das Anbinden anderer Anwendungen daran. Hier müssen sich mögliche kSuite-Anwender also nach Alternativen umsehen, was insbesondere den Umzug aus der US-Cloud hin zu Infomaniak in vielen Fällen deutlich erschwert. Denn wer die Vorzüge einer zentralen Benutzerverwaltung kennengelernt hat, will selten hinter diesen Standard zurück.

Grundsätzlich gehört ein Benutzerverzeichnis nicht implizit zum Umfang, den ein Onlinedienst wie kSuite heute anbieten soll oder muss. Die Konkurrenz aus der Cloud hat das Feature aber im Programm und nicht wenige Unternehmen entscheiden sich auch deshalb für Microsoft oder Google. Wenn Infomaniak also auf der Suche nach einer Feature-Anregung für kSuite ist, würden wir als einen der ersten Punkte eben diesen anbringen.

Fazit

In Summe präsentierte sich Infomaniaks kSuite im Test als umfassende Groupware auf der Höhe der Zeit, die stabil und zuverlässig funktioniert. Grundfunktionen wie den Betrieb eines E-Mail-Servers deckt das Produkt ebenso ab wie das Teilen von Dateien, die Einrichtung eines Onlinechats und das Veranstalten von Video- und Audiokonferenzen. Die ebenso integrierte Version von Only Office ermöglicht zudem die Zusammenarbeit an Tabellen, Textdokumenten und Präsentationen. Gemeinsame und individuelle Kalender stellen die Umgebung ebenso wenig vor Herausforderungen wie Online-Adressbücher für die gesamte Firma oder einzelne Mitarbeiter.

Durchaus positiv fällt auch die Sorgfalt auf, mit der Infomaniak verschiedene Betriebssysteme unterstützt. Das fängt bei spezifischen Anwendungen für alle Betriebssysteme und deren Integration in die jeweiligen Stores der Anbieter an und endet bei den diversen Setup- und Migrationsassistenten, mittels derer sich das Leben der Anwender deutlich vereinfachen lässt. Weniger positiv tritt jedoch die teils unglücklich übersetzte Dokumentation und das Fehlen einer Möglichkeit für den Betrieb eines Benutzerverzeichnis in Erscheinung. Hier ist durchaus noch Luft nach oben. Wer eine Migration hin zu kSuite in Betracht zieht, sollte diese zudem sorgfältig vorbereiten. Externe Dienste wie Audriga sind hier in vielen Fällen eine lohnende Investition.

Produkt	Clouddienst für Kommunikation und Collaboration.
Hersteller	Infomaniak https://www.infomaniak.com/de/ksuite
Preis	kSuite Pro kostet pro Benutzer pro Monat in der Standard-Version 1,58 Euro, in Business 3,29 Euro und als Enterprise-Lizenz 6,21 Euro.
Systemanforderungen	Browser oder jeweils spezielles Programm für E-Mail-Client und Kalenderanwendung, das alle gängigen Standards unterstützt.
Technische Daten	https://www.it-administrator.de/downloads/datenblaetter

Kommunikation	8
Collaboration	7
Betriebssystem-Unterstützung	8
Einrichtung & Konfiguration	8
Benutzerverwaltung & IdP	6
Die Details unserer Testmethodik finden Sie unter https://www.it-administrator.de/testmethodik

Infomaniak kSuite